Gestão Empresarial Aula 4 Gestão Processos

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Gestão Empresarial
AULA 4 – Análise e Gestão de 
Processos
Prof. Dr. Mauro Mastella
Email: mauro@ufcspa.edu.br
“Dinâmica da Pizza” – Seqüenciamento 
de Operações
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Preparação da Pizza de Camarão
Algumas Considerações:
Um “pizzaiollo”.
 Disponível fogão com forno e duas bocas funcionando, duas panelas + 
microondas.
Massa já está pronta.
Precisa preparar apenas o molho, montar a pizza e assar.
Existe uma seqüência já conhecida.
 A fome é grande!!! Vamos ajudar o pizzaiollo e sugerir uma nova seqüência 
para diminuir o tempo de preparo?
Sequenciamento de Operações
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Sequência de Preparo Tradicional
Aquecer o molho - 6 minutos 
• Manual - 2 minutos 
• Processo - 4 minutos 
Colocar o Molho - 2 minutos 
• Manual - 2 minutos 
Descongelar o camarão - 6 minutos 
• Manual - 2 minutos 
• Processo - 4 minutos 
Ferver a água - 8 minutos 
•Manual - 2 minutos 
•Processo - 6 minutos 
Cozinhar camarão - 6 minutos
•Manual - 2 minutos 
•Processo - 4 minutos
•
Colocar camarão - 2 minutos
•Manual - 2 minutos 
Aquecer o forno - 12 minutos 
• Manual - 2 minutos 
• Processo - 10 minutos 
Assar - 6 minutos 
• Manual - 2 minutos 
• Processo - 4 minutos 
48 minutos !!! 
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Sequência Alterada
Tempo manual
Tempo processo automático
22 minutos!!!
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ENGENHARIA DE MÉTODOS / PROCESSOS
É a estrutura tradicional, organizada em departamentos e setores. O
trabalho é distribuído entre as áreas, de forma que cada setor ou
departamento faz a sua parte. Há gerentes e chefes de
departamentos e setores. Não há pessoas responsáveis por
processos. O sistema de trabalho funciona com um formato vertical,
ou seja, seguindo as linhas de autoridade da organização (Diretor –
Gerente – Supervisor – Encarregado – Auxiliar) e realizando partes
de processos.
ESTRUTURA FUNCIONAL 
A maioria dos processos empresariais não é executada em somente
um departamento ou setor. Na gestão por processos, há uma visão
horizontal dos trabalhos, procurando dar um sentido de conjunto aos
processos e organizar a sua execução da melhor forma. Em geral a
estrutura organizacional formal funciona como barreira para a gestão
por processos. Isso deve ser compreendido e administrado.
GESTÃO POR PROCESSOS 
“A estrutura do processo pode ser distinguida das versões
mais hierárquicas e verticais da estrutura.
Enquanto a estrutura hierárquica é, tipicamente, uma visão
fragmentária e estanque das responsabilidades e das
relações de subordinação, a estrutura de processos é uma
visão dinâmica da forma pela qual a organização produz
valor.”
ESTRUTURAS HIERÁRQUICA E POR PROCESSOS 
Fazer 
eficientemente o 
que não deve ser 
feito.
Fazer 
ineficientemente
o que não deve
ser feito.
Fazer 
eficientemente o 
que deve ser 
feito.
Fazer 
ineficientemente
o que deve ser 
feito.
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UM DOS OBJETIVOS DA GESTÃO POR PROCESSOS: 
AUMENTAR OS NÍVEIS DE EFICIÊNCIA E EFICÁCIA.
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA 
RESPONSABILIDADES DO “DONO DO PROCESSO”
• Ter uma visão completa de todo o processo
• Administrar toda a documentação relacionada ao processo
• Coordenar e acompanhar a execução do processo
• Avaliar o desempenho do processo através de indicadores-chave
• Corrigir deficiências do processo
• Buscar sempre melhorias contínuas no processo
• Treinar os participantes do processo na compreensão da 
transfuncionalidade do mesmo.
IDENTIFICAÇÃO 
DO FUNCIONÁRIO 
DADOS DA
TAREFA 
DESCRIÇÃO
DA TAREFA 
MAPEAMENTO
DA ATIVIDADE 
E DO PROCESSO 
SOFTWARE DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS
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ATIVIDADE
P R O C E S S O
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ATIVIDADE
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ATIVIDADE
PROCESSOS, ATIVIDADES E TAREFAS 
Na metodologia que utilizamos, o processo se divide em
atividades e estas em tarefas. Para o mapeamento dos
processos e das atividades, são inicialmente inventariadas as
tarefas e posteriormente é feito o trabalho de agrupá-las.
Mapeamento de Processos
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• A atividade é uma operação ou procedimento que por si só não 
assegura que os objetivos estabelecidos pela administração sejam 
atingidos.
• Controles são políticas e procedimentos que ajudam a assegurar a 
execução das diretrizes da administração, tais como o registro 
preciso de uma venda.
• Um processo é uma seqüência de operações realizadas para 
concluir uma tarefa e alcançar os objetivos da empresa, podendo 
variar, em ordem de complexidade, entre um procedimento simples, 
como pagar uma conta, e elementos-chave das atividades 
empresariais, como o gerenciamento de estoque e do sistema de 
distribuição, no caso de um atacadista.
Um processo inclui uma série de controles. 
Os tipos de controles variam conforme o processo.
Mapeamento de Processos
A figura abaixo ilustra a análise em nível detalhado proposta pelo COSO:
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Abordagem
1- Mapeamento dos fluxos e controles internos
Forma de realização: Entrevista com os gestores e as pessoas-chave dos 
processos; entendimento dos processos; desenho do fluxograma dos 
processos.
2- Levantamento dos riscos existentes 
Forma de realização: Identificação dos principais riscos existentes; 
validação dos riscos com a administração; identificação dos controles 
existentes para cobrir os principais riscos identificados.
3-Teste dos riscos existentes 
Forma de realização: Acesso aos usuários-chave responsáveis pela 
execução dos controles e obtenção das evidências necessárias.
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Abordagem
4- Avaliação do impacto e da probabilidade de ocorrência dos 
riscos
Forma de realização: Quantitativa ou Qualitativa.
5- Análise de Riscos x Controles
Forma de realização: Análise se todos os principais riscos estão cobertos 
por controles; identificação da necessidade de implementação de controles.
6- Proposta de Melhorias
Forma de realização: Sugestão de melhorias referente ao ambiente de 
controle através da recomendação de controles para mitigar riscos 
importantes que estejam descobertos.
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Abordagem
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• Primeiro trabalho do gestor de riscos
• Depois de analisar organograma serão 
identificados os responsáveis pelas áreas
Entrevistas
• Visualizar toda a organização de forma sistêmica
• Definir junto ao comitê de riscos as prioridades
• Permitir o controle dos processos mapeados 
pendentes
Elaboração do 
macrofluxo
• Levantamento da documentação de suporte 
para identificação dos riscos
• Atividades devem ser separadas por áreas, para 
melhor racionalização
Elaboração detalhada 
dos processos
• Para toda possibilidade de risco deverá haver algum ponto de 
controle para sua mitigação
• Avaliação da eficiência dos controles
Identificação dos 
controles e riscos
Referência
Atividade
Agente
Decisão Display
Referência
Atividade de 
Controle
Agente
Sistema
Documento
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Padrões de Elaboração dos Fluxos
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Exemplo: Ciclo de Estoques –
Riscos
• Recebimento de material em desacordo com as especificações da 
empresa
• Recebimento de material em desacordo com a Ordem de 
Compra
• Recebimento de material sem Ordem de Compra aprovada
• Recebimento de material em desacordo com a Nota Fiscal
• Materiais recebidos não são lançados no Sistema de Gestão ou 
são lançados incorretamente
• Armazenagem de material em local impróprio• Obsolescência de estoques
• Roubo/perda de estoques
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Resultados
• Fluxogramas dos processos atuais;
• Matriz com riscos e controles, como no exemplo 
abaixo; e
• Fluxograma dos processos com as sugestões de 
melhorias.
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Políticas e Procedimentos
• Formalização
• Comunicação
• Responsabilidades
• Monitoramento e Atualização
• Objetivos -> Controles
• Quanto mais detalhada, melhor!
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Políticas
Procedimentos
Orientação Geral, Direção -> Alta 
administração
Regra Específica, Tarefas -> Todos os níveis
Manuais de Procedimentos
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Fluxogramas
Tarefas e Controles
Políticas
Responsabilidades