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AN02FREV001/REV 4.0 62 PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA Portal Educação CURSO DE RELAÇÕES INTERPESSOAIS NO TRABALHO Aluno: EaD - Educação a Distância Portal Educação AN02FREV001/REV 4.0 63 CURSO DE RELAÇÕES INTERPESSOAIS NO TRABALHO MÓDULO III Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas. AN02FREV001/REV 4.0 64 MÓDULO III 14 HABILIDADES PARA LIDAR COM PESSOAS Este módulo terá uma característica mais dinâmica em relação aos demais, pois tratará de algumas sugestões para lidar com pessoas, o que é um grande desafio. Mas existem ferramentas simples e eficazes que podem ajudar no desenvolvimento contínuo no trato com as pessoas, afinal quem se relaciona bem adquire maiores chances de êxito e consegue abrir portas tanto na vida profissional quanto pessoal. A primeira abordagem que faremos será: o que as pessoas esperam de você? Mas atenção: não iremos sugerir a você que viva a mercê da opinião alheia, porque certamente haverá de agradar gregos e arrumar problemas com troianos. E o pior: será que agradará a si mesmo? Mas existem alguns mecanismos que agradam a gregos e troianos e trazem inúmeros benefícios. Outro ponto importante é a questão do ouvir, acredite, desaprendemos a fazer isso. E se não ouvimos os outros, ignoramos suas necessidades, petições e tudo mais, sem querer “demos um tiro no pé”, só podemos entender alguém se este consegue apresentar o que precisa o que busca, suas aspirações, e o mais importante: a aspiração dele pode ser a chave do seu sucesso! O feedback pode ser resumido naquela frase simples mas de efeito fenomenal: “ Quem não se comunica...” Tenho certeza que o final é fácil de concluir, como uma pessoa poderá saber se está acertando, errando, no caminho certo , atendendo as expectativas sem que ninguém nunca toque neste assunto? Ou pior: quando erra recebe a correção na lata, mas quando acerta...”Um silêncio devastador”. E por último uma lição para a vida: Pessoas compram pessoas, portanto dominar as técnicas de negociação são importantes para quem quer avançar na vida pessoal e profissional. AN02FREV001/REV 4.0 65 O que as pessoas esperam de você? “Pergunte aos executivos bem-sucedidos qual é a característica mais desejável em cargos de liderança, e eles dirão que é a capacidade de trabalhar com outras pessoas. Pergunte aos empreendedores o que separa o sucesso do fracasso, e eles dirão que é a habilidade com relacionamentos. Sente-se com professores e comerciantes, gerentes de lojas e pequenos empresários, e eles dirão que é a capacidade de lidar com pessoas faz a diferença entre aqueles que se destacam e os que ficam na mediocridade. É uma habilidade de valores incalculável. Não importa o que você queira fazer, se não é capaz de alcançar o sucesso junto com outras pessoas, então não alcançará nunca!” John C. Maxwell Se você nunca ouviu falar em John C. Maxwell saiba que é uma autoridade em liderança. Executivos, pastores, treinadores, líderes de um modo geral pagam por suas consultorias em liderança que se resumem numa simples frase: Um líder é aquele que possui seguidores, que as pessoas o seguem em qualquer direção. Parece mágico? Autoajuda? Mas não é, na verdade é trato com as pessoas. Primeiro caso para este módulo: Carla era uma vendedora de uma competência sobressalente. Entendia de todos os processos e tecnicamente dominava o conhecimento de todos os produtos da empresa. Extremamente comprometida com resultados, sempre chegava no horário e ganhava quase todos os prêmios e bonificações pelo alcance dos resultados em vendas. Qualquer campanha que a empresa lançasse, todos sabiam que tinham uma concorrente: Carla. Era competitiva e buscava extrapolar seus resultados. A empresa sabia que sempre podia contar com ela quando os resultados não eram tão interessantes e Carla se incumbia de correr atrás do prejuízo. Mas, foi demitida, mesmo tendo resultados fantásticos e comprometimento com a empresa. Por quê? Carla não tinha um bom relacionamento com sua equipe de vendas e nem com as outras áreas. Sempre arrumava uma intriga e se achava injustiçada. Antes de a empresa decidir demiti-la a transferiu para a filial. Não teve jeito, arrumou encrenca com todo mundo e ainda ligava na matriz para complicar o trabalho dos colegas da antiga equipe. AN02FREV001/REV 4.0 66 Qual era o problema de Carla? Lidar com pessoas. Alcançar resultados garantiu que ela permanecesse no emprego? Não. Uma pequena história de Robert W. Woodruff, este homem transformou uma pequena empresa de bebidas no maior grupo internacional no setor: a Coca-Cola e a quê ele atribuiu esse sucesso? Ao sucesso com as pessoas!1 Woodruff distribuía panfletos com um texto que ele mesmo criou: “A vida é muito parecida com o trabalho de um vendedor. Se somos bem- sucedidos ou não, é muito mais uma questão do quão bem motivamos os seres humanos com o quais lidamos para comprar de nós e o que temos a oferecer. Sucesso ou fracasso neste trabalho é, essencialmente, uma questão de relacionamentos humanos. Tem a ver com todo o tipo de reação que provocamos nos membros de nossa família, nossos clientes, funcionários, empregadores, colegas de trabalho e colaboradores. Se esta reação é favorável, temos grande chance de ser bem-sucedidos. Se a reação não for boa, estamos condenados. O pecado mortal para os nossos relacionamentos pessoais é que não damos a eles a devida importância. Não dedicamos um esforço ativo e contínuo a fazer e dizer coisas que contribuirão para que as pessoas gostem mais de nós, creiam em nós, e que criarão nelas o desejo de trabalho conosco na realização de nossos propósitos e desejos. O tempo todo vemos pessoas e organizações desempenhando apenas uma pequena parte de seu potencial de sucesso, ou falhando totalmente, só porque negligenciam o elemento humano nos negócios e na vida. Eles não priorizam as pessoas e suas ações. No entanto, são estas pessoas e suas reações que fazem as empresas ser bem-sucedidas ou quebrar.” 1 Retirado de Vencendo com as Pessoas de John C. Maxwell AN02FREV001/REV 4.0 67 14.1. PRINCÍPIOS DO RELACIONAMENTO HUMANO John C. Maxwell dividiu os princípios pessoais de acordo com cinco grandes questões: 1. Estamos preparados para os relacionamentos? 2. Estamos ansiosos para concentrar nossos esforços nas pessoas? 3. É possível estabelecer confiança mútua? 4. Estamos dispostos a investir nas outras pessoas? 5. É possível criar relacionamentos em que todos ganhem? De todos os princípios que respondem as questões acima, iremos concentrar nossa atenção nas orientações da primeira questão e da quinta questão, estão descritos a seguir: Estamos preparados para os relacionamentos? Princípio da lente: quem você é determina sua maneira de ver tudo a sua volta. Com certeza você deve ter conhecido alguém que via o mundo, a vida e aspessoas de forma negativa. Lembra-se daquela hiena do desenho? “Oh céus! oh vida! oh inferno! Oh derrota! A forma como vemos as coisas e lidamos com a situação tem muito a ver com que nós somos. Nossas percepções são as lentes que usamos para ver o mundo, há grande chance de tudo ser muito diferente do que vemos, pensamos ou ouvimos. O princípio da lente reforça o que estudamos no Módulo I, que nossas reações têm a ver com personalidade, valores e percepções. Dentro deste princípio as variáveis de influência são: genética, autoimagem, experiências pessoais, atitudes e as amizades. AN02FREV001/REV 4.0 68 Princípio do espelho: a primeira pessoa que devemos analisar somos nós mesmos: Pessoas que não percebem quem são nem o que fazem geralmente causam prejuízos a seus relacionamentos. É aquela história: o inferno são os outros. Este princípio parte da premissa de que: a primeira pessoa que devo conhecer bem sou eu mesmo – Autoconhecimento. Quem não conhece a si mesmo tem atitude projetiva, tudo é culpa dos outros. Será que somos capazes de olhar para dentro de nós? Será que se pedisse para nossos amigos e familiares descreverem o que mais incomoda no nosso comportamento não seriamos surpreendidos com as respostas? Faça o teste. A outra variável dentro deste princípio a ser considerada é que: a primeira pessoa com quem devo me dar bem sou eu mesmo – Autoimagem. Uma pessoa que não tem uma imagem positiva de si mesmo, não tem a capacidade de construir relacionamentos saudáveis. Neste sentido, é muito importante ter autoconhecimento e buscar formas de gostar e respeitar a si mesmo. Outra consideração: a primeira pessoa que cria problemas sou eu mesmo – Autocrítica. Lembre-se: o maior obstáculo para suas conquistas é você mesmo. Não é autoajuda e nem visão negativa. É uma questão de olhar para si e ser realista. Se sempre arruma problemas e estes sempre estão relacionados aos seus comportamentos, de quem é a culpa? Mais uma consideração: a primeira pessoa que preciso mudar sou eu mesmo – Desenvolvimento Pessoal. “Tem um trecho bíblico que diz assim:” Hipócrita! Como quer tirar o cisco que está no olho do seu irmão se no seu há uma trava?!”Quem tem por regra ter problemas em relacionamentos, sempre aponta no outro o que seria importante – o outro - mudar e nunca aponta a si mesmo. Os religiosos sempre usam esta frase nas cerimônias de casamento: “Se você quiser que seu parceiro te faça feliz, você não será feliz. Mas, se você estiver disposto a fazer seu parceiro feliz, então serás feliz”. Procuramos sempre a mudança do lado de fora e nunca dentro de nós. Faça o teste. Mude um único comportamento e poderá perceber as mudanças ao seu redor. E por último: A primeira pessoa que AN02FREV001/REV 4.0 69 pode fazer a diferença sou eu, ou seja, assumir a Responsabilidade pelos meus resultados. Princípio da Dor: Pessoas más magoam as outras e são suscetíveis a sair magoadas. Muitas pessoas são suscetíveis a magoa. Esta comparação também foi tirada na íntegra do livro de Maxwell, trata-se de uma citação do filósofo Arthur Schopenhauer que compara os seres humanos com porcos-espinhos se espremendo em uma noite fria de inverno: Quanto mais frio do lado de fora, mais nos esprememos para nos aquecer, mas conforme nos imprensamos, mais ferimos uns aos outros com nossos espinhos afiados. E na noite solitária de inverno do mundo, de vez em quando um de nós se separa e sai da toca por conta própria até morrer congelado em nossa solidão. As pessoas suscetíveis a mágoa, magoam e são magoadas com frequência. Tem a ver com o princípio do espelho: se você não gosta de um comportamento é que na verdade parte dele existe em você. Quando pessoas magoam as outras, é uma reação que mais tem a ver com que está acontecendo dentro delas do que passa a sua volta. Caso Roger é supercarismático. Mas tem um ego exaltado. Não se sabe por que, mas parece que sempre tem que provar algo a alguém. Não aceita perder nunca. Fala sem medir as palavras, constantemente magoa as pessoas. Ultimamente perdeu três de seus melhores amigos e não consegue entender por que. E ficou magoado com esta situação. Na última discussão que teve, seu amigo usou a mesma forma de falar que Roger costuma usar. Roger ficou indignado e não aceitou o comportamento do amigo. Alguém o alertou: você está rejeitando o seu modo de tratar as pessoas! Roger negou que aja assim e que nunca faria isso com um amigo. AN02FREV001/REV 4.0 70 Será que Roger se conhece? Conhece seus comportamentos? Será que Roger passou por alguma situação que o leva a agir desta forma? Será que Roger percebe que magoa as pessoas com esta mania de ganhar sempre? Ele não aceitou o comportamento do amigo, que resolveu competir da mesma forma, achou que aquilo não se faz com um amigo. E você, o que acha deste caso? Como lidar com pessoas suscetíveis a magoa? Não leve para o lado pessoal; Olhe além da pessoa ao olhar para o problema; Olhe além da situação; Não alimente a mágoa da pessoa; Ajude a pessoa se ajudar. O Princípio do Martelo: Nunca use o martelo para matar um mosquito na cabeça dos outros. Em alguns momentos reagimos de uma forma muito superior ao que a situação existe. Observe o diálogo: - Amor, pode me informar a hora? - Por que você não olha o relógio? - Estou longe dele! - Você não para de me encher..., não posso ficar em paz um só minuto! Perguntas: Não era mais fácil informar a hora? Por que se criou um conflito em torno de algo tão pequeno? É uma analogia simples, mas quantas são as situações em que criamos um conflito onde não tem? Para evitar que usemos uma intensidade maior do que a necessária é importante entender a extensão do problema, ou seja, ter uma visão total: então ouvir, perguntar, ouvir e só então responder. Lembra-se da técnica Abordagem de AN02FREV001/REV 4.0 71 perguntas? Aqui é cabível. Outra consideração: o tempo certo da ação. É o momento certo de agir? Analise a situação: Terceiro Caso deste Módulo: O que acha deste caso? Joana não soube a hora de falar com Paulo e não respeitou um momento de aborrecimento e então criou uma situação de estresse e mágoa desnecessários. É importante saber que se existe uma situação de conflito, o tempo de retomar a discussão e se o momento da confrontação é agora. Se existe um estado de ânimo apropriado para enfrentar a situação e todos estão de cabeça fria, então o momento é certo. A importância da temperatura é extremamente relevante, por que quando os ânimos se exaltam as coisas pioram. Se a reação é pior que ação, o problema cresce ao contrário também é verdade. Princípio do Elevador: Podemos empurrar as pessoas para cima ou para baixo. Algumas pessoas agregam alguma coisa a nossa vida e são queridas por todos. São pessoas que tornam os dias, os momentos das outras pessoas agradáveis e felizes. Outras pessoas subtraem algo da vida das pessoas e no máximo a toleramos, são às pessoas que tornam os nossos fardos mais pesados. Paulo chegou a sua sala, voltou de uma reunião e parece aborrecido. Joana quer saber como foi a reunião - E aí como foi com o chefe? - Depois a gente fala. - Fala logo, como foi lá? - Não quero falar agora - Por favor, fale... - Eu já te disse que não quero falar nada agora! - Esbravejou AN02FREV001/REV 4.0 72 Há algumas pessoas que multiplicam algo na vida e sãovalorizadas. Temos vários exemplos de pessoas que multiplicam, agregam na vida de outras pessoas: o pessoal do Afroreggae, que ajuda com os recursos que têm jovens e adolescentes a fugirem do mundo do crime. Dr. Zilda multiplicou pelo mundo a multimistura que ajuda no combate a desnutrição. E quantos outros podemos citar? E por último apontamos pessoas que criam divisões na vida – e esta nós evitamos. Essas são as mais comuns: fofoqueiras, as que criam intrigas e que conseguem colocar em guerra os ambientes mais saudáveis. Orientações sobre este princípio: Quem se dispõe a elevar a vida dos outros se compromete a encorajá-los; Quem se dispõe a elevar a vida dos outros sabe a diferença entre a mágoa e a ajuda; Quem se dispõe a elevar a vida dos outros inicia o processo de mudança num ambiente negativo; A despeito deste princípio sugiro a leitura dos livros Peixe e Mais Peixe, com uma história linda sobre o trabalho de elevação de autoestima de uma equipe considerada ruim e chamada de “lixo tóxico” pelas demais áreas da organização. É possível criar relacionamentos em que todos ganhem? Quando ajudamos os outros estamos nos ajudando. Princípio do Bumerangue. Quarto caso deste módulo André tem um comportamento curioso. Não aceita um “não”, adora receber favores e benefícios. Mas não sabe dizer um “sim”. Uma madrugada dessas, ele voltava para casa, estava chovendo muito e o carro dele atolou. Desesperado com a situação ligou para o vizinho e pediu a ajuda. O vizinho muito prestativo se enfiou no lamaçal e ajudou André a desatolar seu carro. No outro dia, o vizinho precisava de uma peça para o carro dele e foi pedir um favor para André, este por sua vez teve uma reação que o vizinho não esperava: Deu mil desculpas para não atender a solicitação do vizinho e se negou a ajudá-lo. A peça? Uma câmara de pneu. AN02FREV001/REV 4.0 73 O que achou do comportamento de André? Pessoas como ele se concentra muito em si e nunca fazem favor a ninguém. São aproveitadores. Há ainda aqueles que recebem primeiro e oferecem depois, este tipo só sabe levar vantagens e enxergam os relacionamentos como “escambos”. Só oferecem ajuda a alguém quando acham que estão em débito e não querem ficar devendo favores. Agora também existem aquelas pessoas que são investidoras, este grupo de pessoas oferecem primeiro e depois recebem. Desejam contribuir para o progresso e se doam de verdade aos outros. Os investidores adotam o princípio do Bumerangue: quem ajuda os outros é ajudado. Orientações sobre este princípio: Pense nos outros em primeiro lugar (não é o mesmo que deixar de pensar em si). Foco no investimento e não no retorno; Invista em pessoas com grande potencial de se tornarem melhores e também torná-lo melhor; Inicie o processo com a permissão destas pessoas; Aproveite a recompensa que virá no tempo certo e use a experiência para ajudar outras pessoas. Certamente quando você precisar o retorno virá. Estes princípios podem ser alavancas para quem deseja estabelecer relacionamentos mais saudáveis e duradouros. Tudo depende da nossa vontade em querer ceder um pouco mais, ao invés de ficar reclamando que ninguém faz nada por nós. 14.1.1 Feedback: A ponte ou o abismo para os relacionamentos? Todo mundo conhece uma pergunta clássica: Foi bom para você? Mesmo que as pessoas não saibam, esta é uma forma de pedir uma avaliação sobre AN02FREV001/REV 4.0 74 performance, é querer um retorno. De forma simplificada, feedback é o retorno. Poucas empresas ou relacionamentos têm consciência da importância desta ferramenta. E essa omissão pode levar a destruição das relações. O feedback oportuniza o aprimoramento, quando se tem a noção do que as pessoas percebem sobre seus comportamentos, a pessoa tem a oportunidade de melhorar, de crescer e de se desenvolver. Por outro lado, a omissão pode ser entendida com indiferença, com sentimentos de pouca importância e isso pode florescer comportamentos de apatia, por que as pessoas afetadas por esta omissão podem concluir que nada que façam faz diferença. É um instrumento que usado de forma correta promove o fortalecimento das relações, por isso vamos apresentar quais são os princípios básicos do feedback, os tipos de feedback e suas implicâncias no contexto das relações. 14.1.1.1 Os princípios básicos do feedback: Para Willians (2005), os princípios básicos de um feedback são: Qualidade e Quantidade: a qualidade de qualquer relação está fundamentada na quantidade e na qualidade dos feedbacks recebidos. Se o feedback é fraco, as relações são fracas. Se for ofensivo, a relação será ofensiva. Cordialidade: é um tipo fundamental de feedback. Atitudes simples como: bom dia, perguntar sobre o final de semana pode parecer irrelevantes, mas que são de grande valor para algumas pessoas. Contato visual: Quando conversamos com as pessoas e continuamos a olhar para o computador, estamos dizendo: “você é menos importante do que o que estou fazendo”. Cada cabeça, uma sentença: Cada pessoa tem um grau de exigência de feedback, umas precisam de mais, outras de menos. Mas, todas precisam. As AN02FREV001/REV 4.0 75 pessoas que exigem manutenção alta devem ser assistidas neste sentido ou então a relação começa a entrar em desgaste. Omissão: Sonegar feedback é o mesmo que impor um castigo psicológico, a pessoa se sente invisível. 14.1.2 Tipos de feedback Feedback positivo: o objetivo deste feedback é reforçar um comportamento que desejamos que se repita. Quando alguém realiza algo que agrada, que é positivo deve receber o reconhecimento, para que se sinta estimulada a repetir o comportamento. Caso haja omissão, o comportamento pode não se repetir. Feedback corretivo: o objetivo deste é modificar o comportamento. Quando há a necessidade de se mudar um comportamento, o ponto de partida é o feedback corretivo. Mas não é o mesmo que dizer feedback ofensivo. O feedback corretivo é o grande desafio para os gestores, professores, pais, esposos e todo o tipo de relação. Por que? Porque ninguém gosta de ver seus “defeitos” ser expostos. Feedback Insignificante: O feedback insignificante é fraco, vago e sem propósito. Não causa impacto na pessoa que recebe, esta não consegue perceber a importância dele e logo se evapora sem alcançar resultado algum. Feedback Ofensivo: é que possui conotação de desprezo e este pode conter qualquer um dos anteriores. Quando alguém diz: “Ou você bate as metas ou está fora”, está tentando modificar um comportamento – corrigir ou está dizendo que o funcionário não é importante, é descartável? (insignificante, não orienta e nem aponta o comportamento que se deseja). AN02FREV001/REV 4.0 76 FIGURA 18 Tipos de Feedback FONTE: Willians, 2005. A lógica da aplicação do feedback é estabelecer Confiança. Primeiro é preciso que haja algum tipo de comunicação, a comunicação é a pedra fundamental dos relacionamentos, sem ela, não há como ter compreensão e, portanto, o não há como estabelecer confiança. O outro item importante para se desenvolver confiança é o respeito. Pronto! O tripé da confiança está montado, conforme mostra a figura abaixo: Corretivo Ofensivo Insignificante Positivo AN02FREV001/REV 4.0 77 FIGURA 19 Aplicação do Feedback Positivo Ofeedback positivo tem como objetivo reforçar um comportamento. Atenção: o feedback é sobre o comportamento e não sobre o resultado. Os quatro passos do feedback positivo são: I. Descreva um comportamento específico; II. Descreva as consequências do comportamento; III. Descreve como se sente em relação ao comportamento; IV. Descreva por que você de sente dessa forma. Exemplo: O resultado em vendas de José foi excelente, o feedback deve ser: José foi louvável o seu empenho (I) em buscar o alcance das metas esse mês, graças a esta dedicação (II) os números deste mês foram acima do esperado. Confiança Respeito Comunicação Comprensão AN02FREV001/REV 4.0 78 Senti-me orgulhoso de ter um funcionário como você em minha equipe (III), por que funcionários como você enobrece a empresa. Com este feedback, o indivíduo se sente estimulado a repetir o comportamento e continuar motivado para alcançar resultados positivos. Aplicação do Feedback Corretivo Os métodos tradicionais para corrigir um comportamento são: imposição, persuasão e ameaça. São falhos, sobrevive da cultura do medo, porém o medo tem prazo de validade. Chega um ponto que a pessoa começa a querer jogar tudo para o alto. A imposição e a persuasão são fracas na sua intensidade, logo o funcionário volta ao velho comportamento. Os cinco passos do feedback corretivo são: I. Tente dar o feedback positivo antes de qualquer coisa; II. Faça perguntas cuidadosamente orientadas; III. Diga claramente qual a mudança necessária; IV. Aplique a disciplina apropriada; V. Estabeleça um limite. Exemplo: - Ricardo, obrigado por atender o meu pedido e vir almoçar comigo hoje. Tem uma coisa importante que precisamos conversar. Percebi que ultimamente você não tem comparecido no setor dentro dos horários previstos. O que pensa sobre isso? - Não sei. AN02FREV001/REV 4.0 79 - Acredito que você tenha uma ideia sobre isso, mas eu gostaria de saber quais são os seus planos para o futuro aqui na empresa? - Não sei, não penso no futuro. - Ok, acredito que você pensa e vou respeitar sua resposta. Mas, o que pensa em fazer daqui um ano? - Talvez cursar informática. - E por que você quer fazer informática? - Tem a ver comigo, gosto de computadores e programas. - E depois? Daqui a cinco anos? - Trabalhar na área de TI de alguma empresa. - O que você acha de trabalhar na TI desta empresa? - Nunca pensei sobre isso. - Acredito que você pode ter a oportunidade, depende de você. Para isso é importante que você se empenhe. Como posso ajudá-lo neste sentido? Conforme vimos no exemplo, uma série de perguntas orientadas pode ajudar na aplicação de um feedback corretivo. É como se fosse uma construção. As orientações claras e diretas para mudar o comportamento, caminham na mesma direção do feedback positivo, com apenas um detalhe: I. Descreva um comportamento específico; II. Descreva as consequências do comportamento; III. Descreve como se sente em relação ao comportamento; IV. Descreva por que você de sente dessa forma; V. Descreva o que precisa ser mudado. Conforme discutido anteriormente, aplicar feedback não é fácil, mas é possível fazer isso com esforço e empenho. Não podemos ignorar a necessidade desta ferramenta nos relacionamentos tanto no trabalho, quanto na área pessoal. O feedback auxilia no fortalecimento destas relações. A seguir um questionário retirado AN02FREV001/REV 4.0 80 do livro Preciso saber se estou indo bem, tem 30 afirmações referentes à maneira como você dá feedback positivo e ou negativo. Sugere-se que haja uma reflexão sobre as pessoas do seu ciclo de relacionamento: família, amigos e colegas de trabalho. Escolha a letra apropriada de acordo os códigos abaixo: M = Muito próximo ao meu estilo; P = Próximo ao meu estilo; Q = Quase o meu estilo; N = Nada a ver com meu estilo. Questionário de Avaliação de Feedback 1. Quando dou feedback, utilizo exemplos específicos como base para a discussão M P Q N 2. Tento não adivinhar por que a pessoa agiu de determinada maneira. Prefiro me concentrar no que realmente foi feito. M P Q N 3. Focalizo o que a pessoa fez, não sua personalidade ou atitude. M P Q N 4. Sempre que possível, dou feedback imediatamente após o evento. M P Q N 5. Digo às pessoas o que elas fizeram corretamente e também o que elas fizeram de errado. M P Q N 6. Faço de tudo para não perder a calma nem me exceder ao dar o feedback corretivo. M P Q N 7. Quando dou feedback, vou direto ao ponto, sem rodeios. M P Q N 8. Não fico aguardando uma oportunidade para surpreender o funcionário fazendo algo de errado. M P Q N 9. Quando dou feedback, descrevo como me sinto a respeito do que aconteceu. M P Q N 10. Quanto estou corrigindo um comportamento, incentivo o outro M P Q N AN02FREV001/REV 4.0 81 lado a relatar seu próprio lado da história. 11. Quando dou feedback corretivo, elaboro algumas soluções possíveis antes do encontro. M P Q N 12. Utilizo exemplos específicos ao dar feedback, para garantir que estou sendo muito claro. M P Q N 13. Ao dar feedback, baseio-me em comportamentos. M P Q N 14. Dou feedback em momentos tranquilos, quando nenhuma das partes está pressionada pelo tempo. M P Q N 15. Acredito que a pessoa merece saber o que está fazendo corretamente, assim como o que precisa ser melhorado. M P Q N 16. Tento dar o feedback corretivo quando posso manter a calma e agir de maneira objetiva. M P Q N 17. Ao dar feedback, não evito contato visual. Ao contrário, faço questão de olhar diretamente para a outra pessoa. M P Q N 18. Para mim, dar feedback é uma oportunidade de ajudar alguém, não uma chance de jogar em cima de outro algo que estava entalado na minha garganta. M P Q N 19. Fico atento para comunicar meus sentimentos, em vez de culpar a outra pessoa. M P Q N 20. Ao tentar corrigir um comportamento, uso perguntas abertas e explica o que estou pensando para garantir que estou compreendendo direito a situação. M P Q N 21. Tento elaborar cada mensagem de feedback de acordo com a necessidade da pessoa. M P Q N 22. Tento saber o que aconteceu, não fazer deduções M P Q N 23. Ao dar feedback, tento evitar rótulos do tipo irresponsável, bom ou ruim. M P Q N 24. Evito dar feedback corretivo na frente dos outros. M P Q N 25. Tento ser justo, equilibrando o uso de feedback positivo ou corretivo. M P Q N 26. Ao corrigir um comportamento específico, me apoio no aqui e agora e evito fazer referências ao passado. M P Q N AN02FREV001/REV 4.0 82 27. Quando dou feedback, me concentro de uma ou duas questões de alta prioridade. M P Q N 28. Ao oferecer feedback, não dou conselho a menos que a outra parte solicito. M P Q N 29. Quando dou feedback, descrevo como me sinto para que a pessoa possa entender o impacto do comportamento em discussão. M P Q N 30. Quando dou feedback corretivo, faço muitas perguntas para que eu possa analisar a situação do ponto de vista de outra pessoa. M P Q N Pontuação – Parte 1: M = Muito próximo ao meu estilo = 3 P = Próximo ao meu estilo = 2 Q = Quase o meu estilo = 1 N = Nada a ver com meu estilo = 0 Para obter a pontuação nas dez dimensões, devem-se somar os valores numéricos de três dos 30 itens do questionário. Dessa forma, se “marcoupróximo ao meu estilo”, no item 1 coloque o número 2 ao lado do item 1, o mesmo acontece nos itens 11 e 21. A seguir some os pontos dos três itens para chegar a pontuação total e marque 6 na coluna total. Dimensões Total 1. Elaboração de um plano 1____+ 11_____+ 21_____= 2. Abordagem específica 2 ___ + 12_____+ 22_____= 3. Foco em comportamento 3 ___ + 13_____+ 23_____= 4. Escolha de hora e local 4 ___ + 14_____+ 24_____= 5. Feedback equilibrado 5 ___ + 15_____+ 25_____= 6. Feedback Relevante 6 ___ + 16_____+ 26_____= 7. Técnicas eficientes 7 ___ + 17_____+ 27_____= 8. Estilo eficaz 8 ___ + 18_____+ 28_____= AN02FREV001/REV 4.0 83 9. Descrição e sentimentos 9 ___ + 19_____+ 29_____= 10. Capacidade de Ouvir 10 ___+ 20_____+ 30_____= Atenção: o número dos itens não deve ser somado, somente a pontuação atribuída a eles. O próximo passo é transferir o valor das pontuações obtidas nas 10 dimensões para o gráfico abaixo. Exemplo: se obteve 6 pontos na dimensão 1, coloque a pontuação na posição indicada no gráfico. Como o exemplo: Após marcar todos os pontos no gráfico, trace um linha ligando todos os pontos, criando um gráfico demonstrativo do resultado final do questionário de avaliação do feedback. Gráfico de Avaliação do Feedback Desenvolvido por Richard L. William, Ph.D 9 9 8 8 7 7 6 6 5 5 4 4 3 3 2 2 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Dimensões P on tu aç ão AN02FREV001/REV 4.0 84 Interpretação Temos consciência que o resultado de uma avaliação depende muito da seriedade do avaliado ao responder, mas este questionário apresenta 90% de confiabilidade para as pessoas que respondem as questões. O gráfico contém uma faixa sombreada que representa a pontuação ideal para cada dimensão. As pessoas que estão com a pontuação nesta área apresentam habilidades na prática de dar feedback. Caso os resultados estejam abaixo da área sombreada, demanda então ajustes e melhorias. Habilidades de Negociação Sabemos que em qualquer relação, saber negociar faz parte da rotina. Negociamos horários, prazos, presentes, datas, propostas e assim por diante. Há aqueles que dominam a ciência da negociação, bem provável que a maioria de nós não chegaremos tão longe, entretanto podemos desenvolver algumas habilidades que são cruciais para o sucesso de uma negociação. Em primeiro lugar, negociação é um processo no qual duas ou mais partes trocam bens, serviços, interesses e tentam um acordo quanto aos termos da troca. Esta é a palavra: Troca. E quem gosta de trocar e sair perdendo? Para ser negociação efetiva, precisa que ambos ganhem. Esqueça aqueles negociadores que saem “batendo no peito” e que massacraram o seu oponente. Negociar é garantir o futuro. Não se pode pensar só no momento. AN02FREV001/REV 4.0 85 Estratégias de Barganha Duas são as estratégias gerais de negociação – barganha distributiva e barganha integrativa. A barganha distributiva tem como premissa que tudo que se ganhar na negociação é à custa do oponente. Cada ganho que tiver, implica diretamente em perda para o outro. Exemplo: Se você vai negociar o prazo de entrega de um relatório com um membro de sua equipe, e o pressiona para que a data seja antecipada para o mais breve possível, cada dia que se ganhar de antecipação implica diretamente em trabalho dobrado para o outro, por que este terá que se dedicar ao máximo para dar conta desta demanda e de outras. Ou exemplo: se você irá negociar a compra de um carro, cada centavo que auferir será resultado imediato da perda do outro. Em suma, na barganha distributiva cada negociador tem um ponto alvo e “lutará” para obter a maior fatia da margem de gordura. A prática da barganha distributiva concentra-se em tentar convencer o oponente a aceitar o ponto-alvo ou chegue o mais perto possível. FIGURA 20 Delimitação da Zona Barganha Faixa de aspiração da parte de A Faixa de acordo Faixa de aspiração da parte de B Ponto-alvo da Parte A Ponto-alvo de resistência B Ponto-alvo da Parte B Ponto-alvo de resistência A FONTE: Robbins, Administração: Perspectivas e Mudanças, São Paulo: Saraiva, 2003. p. 436. AN02FREV001/REV 4.0 86 Quanto a barganha integrativa diferentemente da barganha distributiva, opera com uma solução em que ambas as partes saiam satisfeitas da negociação. Seu foco é construir soluções onde os acordos são direcionados para o interesse de todos. Este tipo de negociação é preferível em relação à distributiva, por que constrói relações de longo prazo e facilita o trabalho conjunto no futuro. Na barganha integrativa, ambas as partes são ganhadoras e na distributiva alguém sai perdendo, magoado ou ferido. Por que não é tão comum a barganha integrativa nas organizações? Como os ambientes organizacionais são em suma competitivos e as relações não se caracterizam por franqueza, confiança e flexibilidade, o resultado esperado disto é que todos busquem a vitória, não importando se isso seja em detrimento do outro. Habilidades para uma negociação eficaz De um modo geral todo ser humano deseja sempre as mesmas coisas: felicidade, saúde, prosperidade, segurança, paz de espírito, bons relacionamentos e esperança. Parece utópico, mas é possível alcançar cada uma destas coisas em alguns momentos e em algum campo da nossa vida. E a negociação tem também esse foco, porque se buscamos o ganho de todos, provocaremos nas pessoas sentimentos positivos. Robbins (2003) certifica que para uma negociação ser considerada eficaz deve seguir as seguintes recomendações: Investigação: Inicie a negociação com o máximo de informações que puder. Tente descobrir com antecedência quais são as expectativas, interesses e metas do seu oponente, isso ajudará a prever comportamentos, respostas e ter condições de moldar as propostas dentro das dessas expectativas. AN02FREV001/REV 4.0 87 Apresente uma Proposta Positiva: Quando a negociação “não entre de sola”, e abre algumas concessões, a reciprocidade pode ocorrer. Portanto, inicie a negociação com uma concessão secundária e depois à medida que o processo de negociação vai desenvolvendo outras concessões irão surgir. Concentre-se nos problemas e não nas pessoas: se existe algo a ser negociado, não se deve concentrar nas características do oponente. Caso a negociação torne-se difícil, é necessário o controle para que não avancem para uma postura de ofensa ou desdém. As pessoas devem ser separadas do problema, não personalize as diferenças. Ofertas iniciais: as ofertas iniciais não são relevantes, pois são apenas um ponto de partida, portanto, não gaste energia ou atenção elas. Soluções Integradoras: todas as soluções propostas devem partir da premissa que favoreçam as partes envolvidas. O processo é de ganha-ganha, barganha integrativa. As opções devem ser estruturadas de forma a certificar que no final todas as partes sairão satisfeitas. Qual é a sua habilidade de negociador? Para quem deseja se desenvolver em qualquer aspecto da vida deve ter conhecimento de si mesmo, saber onde estar, para poder então se orientar para onde quer chegar. O teste que abaixo foi retirado do livro –Negociação Total: Encontrando soluções, vencendo resistências, obtendo resultados de José Augusto Wanderley - trata-se de um questionário com questões que nos levam a uma reflexão de como nós conduzimos uma negociação. O resultado da pontuação deste questionário pode apontar em que patamar da habilidade de negociação você está. É importante responder com sinceridade. Dê grau 3 se a resposta se aplica a você frequentemente, grau 2 se às vezes e 1 se raramente se aplica a você. AN02FREV001/REV 4.0 88 FIGURA 21 QUESTIONÁRIO 1. Você prepara suas negociações? 3 2 1 2. Quando prepara a negociação, você tem em vista a sua ótica e a do outro negociador? 3 2 1 3. Você identifica os interesses comuns e conflitantes? 3 2 1 4. Na preparação, você identifica todos os pontos a serem negociados e define as margens de negociação para cada um deles? 3 2 1 5. Você tem expectativa positiva e estabelece objetivos desafiadores ao definir as margens de negociação? 3 2 1 6. Você busca de forma consistente, perseverante e com flexibilidade os seus objetivos? 3 2 1 7. Consegue conviver e superar as situações de ambigüidade, tensão e estresse? 3 2 1 8.Você negocia levando em conta o estilo comportamental do outro negociador? 3 2 1 9. Você analisa e faz o balanço da situação de poder (capacidade de influenciar) sua e da outra parte? 3 2 1 10. Procura encontrar alternativas que atendam aos interesses das partes? 3 2 1 11. Você considera a negociação como um processo e segue as etapas deste processo? 3 2 1 12. Separa as pessoas dos problemas, isto é, ataca os problemas e não as pessoas? 3 2 1 13. Procura criar um clima positivo e gerar confiança? 3 2 1 14. No encontro com o outro lado, você testa os pressupostos adotados na preparação, entre eles, necessidades, expectativas, interesses e valores? 3 2 1 15. Na negociação procura primeiro entender a situação pela ótica do outro e só então se fazer, isto é, apresentar a sua posição e justificativas? 3 2 1 16. Prepara as perguntas e outras formas de obter informação tendo em vista o que pretende saber, como conseguir a informação e a utilização da informação obtida? 3 2 1 17. Procura identificar as táticas utilizadas pelo outro negociador? 3 2 1 18. Negocia considerando que mais importante do que aquilo que se faz é a resposta que se obtém pelo que se faz, ou seja, está atendo às respostas que recebe da outra parte? 3 2 1 19. Faz a apresentação das suas idéias e propostas mostrando soluções e benefícios para outra parte? 3 2 1 20. Considera que as dificuldades e os problemas surgidos na negociação podem ser oportunidades e não ameaças? 3 2 1 21. Planeja como e quando fazer concessões? 3 2 1 22. Antes de buscar uma saída para as situações de impasse, procura identificar as suas causas? 3 2 1 23. Considera a possibilidade de que o desfecho da negociação atenda aos interesses das partes? 3 2 1 24. Procura identificar todas as conseqüências positivas e negativas do acordo a que chegou? 3 2 1 25. Você cumpre o que promete? 3 2 1 26. Leva em consideração que a negociação só acaba quando o acordo foi cumprido e não quando foi firmado? 3 2 1 27. Identifica os pontos positivos e negativos na condução da negociação e procura aprender com seus acertos e erros? 3 2 1 AN02FREV001/REV 4.0 89 15 CONCLUSÕES Este módulo teve como objetivo apontar algumas sugestões para melhorar as habilidades com as pessoas. A primeira pergunta que foi feita é: Estamos preparados para os relacionamentos? Vimos que os relacionamentos dependem muito da forma com que olhamos as pessoas e como nos olhamos para dentro de nós. Que muitas vezes agimos de forma impensada e podemos machucar sem perceber, simplesmente por que não sabemos que fazemos isso. Não usamos o espelho para enxergar a nós mesmos. Às vezes temos uma reação muita acima do que a situação exige e por isso pioramos os problemas. E desconhecemos o princípio do elevador e por isso ignoramos o poder que ele tem de levar as pessoas “para cima” ou “para baixo”. Tivemos a oportunidade de aprender que é possível se construir relacionamentos de confiança mútua, quando nos dispusemos a ajudar os outros e em troca receber ajuda. Ainda, entender o poder do feedback nas relações e as consequências de sua omissão. O feedback positivo aplicado da maneira certa pode fortalecer os relacionamentos e estimular a motivação. Quanto ao feedback corretivo aplicado com cuidado e como forma de corrigir um comportamento pode atuar como remédio para situações mal resolvidas. E por fim, saber negociar está entre as habilidades mais importantes na vida de uma pessoa. Como a todo o momento estamos negociando, seja na vida pessoal ou profissional, sabemos que boa parte das nossas conquistas serão frutos das nossas negociações. Dessa forma, entendemos que procurar desenvolver este aspecto da nossa vida, irá fazer a grande diferença entre o que temos e o que podemos ter. Entre o que podemos ou não conceder. É ter conhecimento de si e do outro. É respeitar as expectativas, considerar as diferenças e buscar a congruência. Um negociador de sucesso planta sementes e colhe muitos frutos no futuro. Desperta confiança e o respeito. FIM DO MÓDULO III AN02FREV001/REV 4.0 90 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BOWDITCH, J. L e BUONO, A. F. Fundamentos do Comportamento Organizacional. Rio de Janeiro: LTC, 2006. CAROSELLI, M. Relações Pessoas no Trabalho. São Paulo: Cengage Learnig, 2009. CHIAVENATO, I. Recursos Humanos: O capital humano nas organizações. São Paulo: Atlas, 2006. CHIAVENATO, I. Teoria Geral da Administração. São Paulo: Atlas, 2006. LACOMBE, F. Recursos Humanos: Princípios e Tendências. São Paulo: Saraiva, 2005. MAXWELL, J. C. Vencendo com as Pessoas. Rio de Janeiro: Thomas Nelson, 2007. MUSSAK, E. Metacompetência: Uma nova visão do trabalho e da realização pessoal. São Paulo: Gente, 2003. ROBBINS, S. P. Administração: Mudanças e Perspectivas. São Paulo: Saraiva, 2003. WANDERLEY, J. A. Negociação Total: Encontrando soluções, vencendo resistências, obtendo resultados. São Paulo: Gente, 1998. WILLIAMS, R. L. Preciso saber se estou indo bem. Rio de Janeiro: Sextante, 2005. FIM DO CURSO
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