AULA 10 - Organograma, Fluxograma, Layout, Manuais e Formulários Administrativos

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AULA 10
ORGANOGRAMA, FLUXOGRAMA, LAYOUT, MANUAIS E FORMULÁRIOS ADMINISTRATIVOS
A. REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A representação gráfica da estrutura organizacional dos departamentos estão expostos em um esquema 
de diferenciação ou de integração existente nos níveis das organizações. Segundo Manganote (2001) , ele é 1
decorrente da diferenciação das atividades, à medida que ocorre a especialização do trabalho e o aparecimento 
de funções especializadas.
1. ORGANOGRAMA DEPARTAMENTAL
Organograma é o gráfico que representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a disposição e a 
hierarquia dos órgãos. Existem várias maneiras de representar-se a estrutura da empresa. A escolha do tipo ideal, 
como é dito para os outros tipos de gráficos, fica a critério do analista, considerando este a natureza da 
organização e o seu nível de concentração ou desconcentração.
Para que os objetivos sejam alcançados, Araújo (2011) destaca a importância do gestor responsável pela 2
sua elaboração, que, possibilitando uma leitura fácil e de uma boa interpretação dos componentes da 
organização, é vital que preparem e elaborem os seus organogramas pensando sempre em termos de facilitação 
do entendimento que ele proporciona.
Um organograma permite visualizar rapidamente, quem é quem na estrutura organizacional, ou seja, quais 
os órgãos de linha, quais os assessoramentos, quem está subordinado a quem. Possui a desvantagem de ficar 
um pouco complicado quando se tentam indicar todas as situações possíveis e quando não está atualizado.
Um organograma ideal tem de ser claro nas suas indicações, ser simples, apresentado apenas o 
essencial, ser preciso, mostrando o mais real e atualizado possível e ter estética, ou seja, apresentar certo 
equilíbrio na distribuição e posicionamento dos órgãos.
2.1 TIPOS DE ORGANOGRAMA
a) Organograma Clássico
É o tipo mais comum, compondo-se de retângulos e linhas verticais e horizontais. Entre os diversos tipos, 
é o que apresenta maior facilidade de construção, devido a sua flexibilidade em termos de mudança estrutural, 
sem causar grandes alterações no restante do gráfico.
b) Organograma Funcional
É um organograma destinado à descrição e posicionamento das atividades aos diversos órgãos, 
ampliando desse modo, as partes setoriais de um organograma simples.
Tem por objetivo retratar as atividades (funções) de forma estática, apresentado enorme aplicação quando 
de uma análise funcional, conseguindo facilmente evidenciar atividades duplicadas ou até mesmo negligenciadas, 
 MANGANOTE, Edmilson J. T. Organização, Sistemas e Métodos. 2 ed. Campinas, SP: Editora Alínea, 2001.1
 ARAÚJO, Luís G. de. Organização, Sistemas e Métodos e as Tecnologias de Gestão Organizacional. V 1. 5 ed. São 2
Paulo: Atlas, 2011.
UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA (UnB)
FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO, CONTABILIDADE E GESTÃO DE POLÍTICAS PÚBLICAS (FACE)
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO (ADM)�
DISCIPLINA CÓDIGO CRÉDITOS TURMA PERÍODO PROFESSOR
ANÁLISE ORGANIZACIONAL, SISTEMAS E MÉTODOS 202380 04 E 2019/1 MARCOS ALBERTO DANTAS
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ou ainda, aquelas distribuídas sem a mínima lógica, subordinadas, direta e desnecessariamente, a determinadas 
unidades da empresa.
c) Organograma em Barras
É aquele em que os órgãos componentes da estrutura são configurados através de longos retângulos 
horizontais, começando todos na mesma posição à esquerda, e prolongando-se para a direita.
Neste tipo de gráfico, quanto maior for a importância do órgão, maior será o seu dimensionamento do 
retângulo, ou seja, mais ele avança para a direita.
Os retângulos ou barras horizontais são posicionados sucessivamente e os órgãos representados por 
retângulos mais curtos são subordinados diretamente ao primeiro, com maior dimensionamento no nível 
imediatamente acima.
Esse tipo de organograma só encontra real aplicação em trabalhos de levantamento simples na 
elaboração rápida do esboço de uma estrutura organizacional. Apresenta pouca flexibilidade de mudança diante 
de situações excepcionais.
d) Organograma Circular, Radial ou Solar
Tem sua filosofia de construção baseada em círculos concêntricos, de modo que representem os diversos 
níveis hierárquicos, estética e compactamente. A autoridade máxima se posiciona no centro e, à medida que os 
órgãos se aproximam da periferia, diminui seu nível hierárquico. É um gráfico de pouca flexibilidade e seu 
emprego não é recomendado para trabalhos de envergadura técnica, pois possui forte impacto visual.
Neste tipo de gráfico não há a obrigatoriedade de os órgãos, em função do seu nível estrutural, terem 
seus círculos diminuídos, sendo apenas uma questão estética.
e) Organograma de Relacionamento ou de Responsabilidade
Tem por finalidade demonstrar as interrelações existentes entre os órgãos ou cargos com as atividades ou 
tarefas, tornando-se, ainda, um excelente instrumento para controle executivo.
Este tipo de organograma procura retratar a estrutura informal. Para a sua confecção faz-se necessário 
localizar, através de questionários, os pontos de repulsa e atração entre as pessoas da organização; localizar as 
ligações e fontes de comunicações entre os principais líderes, de modo que possam criar centros de controle 
dentro da rede de fluxos e informações da estrutura formal; e tomar por base o organograma hierárquico para 
construir, em função dele, conjunto de linhas representadas através de diversas convenções, que irão representar 
os vários tipos de relações.
2. ANÁLISES E PROCESSOS DE FLUXOGRAMA
Fluxograma é um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representação esquemática de um 
processo, muitas vezes feita através de gráficos que ilustram de forma descomplicada a transição de informações 
entre os elementos que o compõem. 
De acordo com Oliveira (2013:264) , o "Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência 3
de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais 
envolvidos no processo”. Podemos entendê-lo, na prática, como a documentação dos passos necessários para a 
execução de um processo qualquer. É uma das sete ferramentas da qualidade. Muito utilizada em fábricas e 
indústrias para a organização de produtos e processos.
O fluxograma apresenta objetivos bem definidos, conforme podemos observar:
➡ Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;
➡ Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
➡ Facilitar a leitura e o entendimento;
 OLIVEIRA, Djalma Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. 21 ed. São Paulo: 3
Atlas, 2013.
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➡ Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes;
➡ Maior flexibilidade; e
➡ Melhor grau de análise.
3.1 VANTAGENS DO FLUXOGRAMA
➡ Apresentação real do funcionamento de todos os componentes de um método administrativo. Esse 
aspecto proporciona e facilita a análise da eficiência do sistema;
➡ Possibilidade de apresentação de uma filosofia de administração, atuando, principalmente, como 
fator psicológico;
➡ Possibilidade de visualização integrada de um método administrativo, o que facilita o exame dos 
vários componentes do sistema e de suas possíveis repercussões, tanto positivas quanto negativas.
➡ Propiciar o levantamento e a análise de qualquer método administrativo, desde o mais simples ao 
mais complexo, desde o mais específico ao de maior abrangência;
➡ Propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lógica do 
processo, tanto por parte dos especialistas em métodos administrativos, quanto por seus usuários;
➡ Possibilidade de identificação mais fácil e rápida dos pontos fortes e fracos do método administrativo 
considerado;
➡ Propiciar a atualização e manutenção do método administrativo de maneira mais adequada, pela 
melhor clarezadas alterações introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.
3.2 TIPOS DE FLUXOGRAMAS
a) Fluxograma Vertical
Também conhecido como folha de análise, folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo é 
normalmente destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade 
organizacional. 
Possuem as vantagens de ser impresso como formulário padronizado, possuir maior rapidez de 
preenchimento, maior clareza de apresentação e grande facilidade de leitura por parte do usuário.
O fluxograma vertical é formado de colunas verticais; em cada coluna são colocados os símbolos 
convencionais de operação, transporte, arquivamento, demora e inspeção; em outra, a descrição do método atual 
e, por último, aquela em que consta o elemento que executa a operação.
b) Fluxograma Parcial ou Descritivo
Possui os seguintes aspectos básicos:
➡ Descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos;
➡ É mais utilizado para levantamento;
➡ É de elaboração um pouco mais difícil do que o fluxograma vertical; e
➡ É mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.
c) Fluxograma Global ou de Coluna
É o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas e possui os seguintes aspectos básicos:
➡ É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos;
➡ Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da 
unidade organizacional considerada; e
➡ Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.
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3. LAYOUT ORGANIZACIONAL
 Um layout adequado apresenta um dinamismo relacionado à evolução dos sistemas, bem como o 
aprimoramento técnico-profissional dos funcionários alocados no sistema considerado. Também pode afetar o 
comportamento das pessoas pela alteração nos métodos e no processo de trabalho.
O layout é importante pois permite que os equipamentos e os recursos humanos sejam distribuídos de 
forma eficiente e cria condições favoráveis ao aumento da produtividade. Ele se torna eficiente, conforme 
descreve Carreira (2009) , quando há o aproveitamento racional do espaço físico que permita a criação de um 4
cenários organizacional para cada posto de trabalho compatível com o critério de departamentalização. 
Para atingir os seus objetivos é necessário criar uma interrelação espacial de forma estruturada, racional e 
lógica em função dos processo operacionais que nela serão realizados. podemos assim descrevê-los:
➡ Proporcionar o fluxo de comunicações entre as unidades organizacionais de maneira eficiente;
➡ Proporcionar melhor utilização da área disponível da empresa;
➡ Tornar o fluxo de trabalho eficiente;
➡ Proporcionar redução da fadiga do empregado no desempenho da tarefa;
➡ Proporcionar situação favorável a clientes visitantes;
➡ Ter flexibilidade ampla, considerando as variações no desenvolvimento dos sistemas relacionados;
➡ Ter um clima favorável para o trabalho e o aumento da produtividade.
4.1 ETAPAS DE UM PROJETO DE LAYOUT
a) Levantamento da situação atual
 Nesse aspecto devem levar em consideração os seguintes aspectos:
➡ Estudo do local;
➡ Estudo das divisões, móveis e equipamentos;
➡ Levantamento do fluxo de trabalho e das atividades relacionadas; e
➡ Análise do ambiente para execução das atividades.
b) Estudo das soluções alternativas
 O estudo das possíveis alternativas de soluções deve levar em consideração os recursos que a empresa 
dispõe para fazer as alterações. As características da empresa também são importantes bem como a natureza de 
suas atividades. Para tanto deve observar:
➡ Enumeração de todos os postos de trabalho;
➡ Enumeração de todos os produtos ou componentes;
➡ Enumeração dos fluxos de produção; e
➡ Determinação da frequência de cada fluxo.
4.2 DISTRIBUIÇÃO DE ESPAÇO EM FUNÇÃO DO LAYOUT
 Todo planejamento que tenha por finalidade uma correta distribuição do espaço de uma área de trabalho, 
intelectual ou manual, deve pretender atingir os seguintes pontos:
➡ Aparência e Conforto;
 CARREIRA, Dorival. Organização, Sistemas e Métodos. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2009.4
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➡ Economia nas operações;
➡ Facilitar o fluxo de pessoas e de Materiais;
➡ Utilizar, da melhor maneira possível, a área disponível;
➡ Permitir uma futura expansão;
➡ Economia nas linhas de instalação elétrica e hidráulica;
➡ Controle qualitativo e quantitativo da produção;
➡ Conforto e segurança aos funcionários;
➡ Flexibilidade para modificações
4.3. TIPOS DE LAYOUT
a) Layout Burocrático (De Escritório)
 Este tipo de layout tem aplicação na reforma de escritório ou setor comercial com rearranjo de áreas de 
trabalho em auditórios, salas de aulas etc. Para análise de distribuição de espaço, analisam-se as seguintes fases:
➜ Áreas de Posto de Trabalho – é o espaço que todo funcionário ocupa com todo o equipamento e material 
necessário para executar determinado trabalho;
➜ Superfície de circulação ou de evolução – compreende aquela necessária à circulação de pessoas, 
materiais etc., variando conforme o tipo de transporte do material;
➜ Superfície de utilização ou de gravitação – é aquela necessária ao usuário para executar seu trabalho, 
para manutenção dos equipamentos e espaço para receber ou enviar aquilo que foi trabalhado;
➜ Planta baixa do espaço a ser ocupado – devem constar os móveis, paredes, janelas, divisórias etc., assim 
como as instalações existentes;
➜ Determinação da quantidade e da natureza dos móveis e equipamentos a serem utilizados – neste 
caso deve ser observado os móveis utilizados e os não utilizáveis;
➜ Confecção dos móveis e equipamentos – os móveis e equipamento podem apresentar-se dentro do layout 
do espaço ou em um layout à parte;
➜ Demarcação da extensão e da localização das instalações elétricas, hidráulicas e demais serviços de 
comunicação.
b) Layout Industrial
 O Layout industrial será feito observando somente os aspectos do processo produtivo e para tanto se 
deve observar o processo desenvolvido pela indústria para depois convencioná-lo conforme esse processo.
➜ Layout em Linha (por produto) - neste tipo, as máquinas e equipamentos envolvidos na manufatura 
encontram-se agrupados juntos e em sequência, de modo a propiciar que os materiais, ao entrarem em fase 
de produção, sigam sempre a mesma linha de processamento;
➜ Layout funcional (por processo) – neste layout todas as operações semelhantes ou máquinas do mesmo 
tipo são agrupadas para aproveitar o máximo sua potencialidade. Possui essa nomenclatura porque a posição 
das máquinas indica a sua função ou finalidade;
➜ Layout agrupado – resulta do conceito de “grupos” de peças ou produtos que passam por processos 
semelhantes. Dentro do grupo encontra-se arranjo por produto e por processo.
4.4. AMBIÊNCIA
 Nos dias de hoje, as empresas dão grande importância às condições ambientais que cercam seus 
funcionários. Desse modo, a iluminação, a sonorização e a temperatura atuam de modo negativo ou positivo no 
rendimento do trabalho desenvolvido. 
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a) Iluminação – a utilização racional de luminosidade nos ambientes de trabalho evita doenças visuais, diminui a 
fadiga ocular, aumenta a eficiência operacional e diminui o número de acidentes no trabalho;
b) Cores – uma impressão de calor ou frio, uma atmosfera com sensação excitante ou de repouso são obtidas 
através do emprego das cores que se prestam a esta finalidade;
c) Ruídos – os ruídos, com sua intensidade e duração, afetam e prejudicam sobremodo o rendimento humano 
na execução de qualquer tarefa. As empresas têm procurado evitar a propagação e a reflexão das ondas 
sonoras, empregando materiais acústicos nas janelas, paredes e tetos, sem falar em determinadas máquinas 
e equipamentos;
d) Temperatura e ventilação – tanto o homem quanto a máquina possuem temperatura ideal para 
funcionamento, portanto, para analisar a temperaturae a ventilação deve-se considerar o tipo de 
empreendimento desenvolvido e a localização da estrutura física (prédio). Devem-se verificar a s posições de 
portas e janelas e o sistema de refrigeração ambiental.
B. MANUAIS E FORMULÁRIOS ORGANIZACIONAIS 
1. MANUALIZAÇÃO 
As grandes empresas dependem da padronização para oferecer a mesma qualidades nos produtos. 
Porém existem empresas cujas sobrevivência depende da criatividade e da inovação e não atribuem a mesma 
importância a regras. Nesse caso prevalece a flexibilidade que permite aos funcionários criar métodos próprios 
para cumprir suas tarefas. 
A quantidade de normas e procedimentos padronizados que uma empresa estabelece caracteriza seu 
nível de formalização. Segundo Hall (2004) a formalização é constituído por regras e procedimentos criados para 5
lidar com as contingências organizacionais. Não se trata de um conceito abstrato, pois o grau de formalização da 
organização é o que constitui uma indicação de opinião a respeito dos membros da organização.
Os manuais são importantes instrumentos para formalização da política, procedimentos e rotinas que 
compõem o dia a dia da empresa. As organizações costumam variar com relação à necessidade de uniformizar 
seus processos. 
Segundo Cury (2007) os manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade 6
de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividades, sendo, portanto, 
um ótimo instrumento de racionalização de métodos, de aperfeiçoamento do sistema de comunicações, 
favorecendo a integração dos diversos subsistemas organizacionais.
Oliveira (2013) entende que o manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, 7
atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos gestores e 
funcionários das organizações. 
Os manuais também são recomendados para orientar a execução das operações, descentralizando as 
tarefas que causam prejuízos à qualidade e à uniformidade dos processos. Além disso, servem para esclarecer 
questões ligadas à amplitude de controle, evitando conflitos de jurisdição e sobreposição de autoridade.
Os manuais organizacionais definem e contêm a estrutura organizacional indicando de maneira clara as 
fronteiras e os interrelacionamentos dos órgãos e os limites de responsabilidade e autoridade dos empregados. 
Portanto a manualização organizacional é considerada como um fator de sucesso para qualquer organização que 
 HALL, Richard H. Organizações: estruturas, processos e resultados. São Paulo: Pearson/Prentice Hall, 2004.5
 CURY, A. Organização e métodos: uma visão holística. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2007.6
 OLIVEIRA, Djalma Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. 21 ed. São Paulo: 7
Atlas, 2013.
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busque melhoria em seus processos e comunicação sendo ela interna ou com seu cliente. Dessa forma ela 
transforma todo o seu conhecimento em ativo organizacional e este conhecimento não irá se perder com o tempo 
e com as pessoas.
a) Objetivos do Manual
O objetivo da manualização é permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizadas, 
criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização. Vale como 
instrumento constante de consulta, sem ser o único no qual os gestores e executantes devem se pautar. Por isso 
deve ser bem elaborado, claro, lógico, sem ser limitador da criatividade humana. 
A fim de atingir os objetivos da manualização (ver figura abaixo), a empresa deve incentivar os 
funcionários a utilizar os manuais como instrumentos de referencia e consulta, bem como utilizá-lo na hora de 
avaliar o desempenho de seus subordinados, comparando-o aos padrões estabelecidos.
Fonte: ACADEMIA PEARSON. OSM: uma visão contemporânea. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2011.
1.1. TIPOS DE MANUAIS ORGANIZACIONAIS 
Os diferentes tipos de manuais têm a função de proporcionar ao gerente administrativo, responsável pelo 
estudo, escolher e elaborar de acordo com as necessidades e adequabilidade do seu pessoal.
a) Manual de política e diretrizes – pode ser definida como um parâmetro para tomada de decisão. Portanto 
esse manual deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser seguidas pelos 
executivos e funcionários da empresa no processo de tomada de decisões que levam aos objetivos 
estabelecidos. 
b) Manual de normas e procedimentos – Normalmente esses manual são numerosos, pois tem como objetivo 
descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar 
como elas devem ser desenvolvidas.
c) Manual de organização – Esse manual é também conhecido como manual de funções, por enfatizar e 
caracterizar aspectos formais das relações entre diferentes departamentos (ou unidades organizacionais) da 
OBJETIVOS 
DOS 
MANUAIS
Eliminar 
improvisos 
inadequados Facilitar a avaliação e a revisão de 
práticas
Facilitar o 
treinamento de 
funcionários
Fixar critérios e 
procedimentos 
padronizados
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empresa. É utilizado para estabelecer e definir os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos 
cargos de chefia ou assessoria da empresa. 
d) Manual de instruções especializadas – É aquele que agrupa normas e instruções de aplicação específica 
a determinado tipo de atividade ou tarefa, como por exemplo: manual do vendedor ou manual da secretaria. 
Esse tipo de manual é recomendável quando o número de funcionários que podem utlizá-lo é 
suficientemente grande para preparar sua preparação.
e) Manual do empregado – São importantes em empresas médias e grandes e sua utilização aumenta muito 
nos níveis intermediários e inferiores da empresa. Normalmente o empregado recebe o manual em seu 
primeiro dia de trabalho na empresa e com boa diagramação e redação pode propiciar maior motivação de 
uso.
f) Manual de finalidades múltiplas – Em algumas situações pode ser interessante fazer uso de único manual 
que atenda aos vários aspectos considerados pelos tipos apresentados. Isso pode ocorrer quando existe 
simplicidade na estrutura organizacional.
2. FORMULÁRIOS 
Formulários são documentos padronizados que contêm campos pré-impressos para preenchimento e 
informações. Nas organizações eles são úteis porque facilitam o intercâmbio de dados entre departamentos e a 
comunicação com agentes externos, como clientes e fornecedores.
Os formulários são importantes veículos de transmissão e registro de informações, cuja importância é a de 
apoiar os sistemas e métodos administrativos, pois em seu conteúdo há dados e informações com as quais várias 
decisões são tomadas.
Em face da complexidade das empresas contemporâneas, os formulários vêm ganhando importância 
crescente, consolidando-se como um dos principais instrumentos de coleta de informações.
De acordo com D’Ascenção (2007) , o uso de formulários permite atingir cinco objetivos:8
✓ Registrar informações que circulam durante o processo;
✓ Conferir maior agilidade às trocas de informações, desenhando seu percurso da maneira mais lógica e 
eficiente possível;
✓ Padronizar os procedimentos de coleta de dados;
✓ Facilitar a visualização e o tratamento dos dados; e 
✓ Atender a exigências legais.
Os formulários fazem parte de processos informacionais que caminham paralelamente a outros processos 
organizacionais, ou criar seus próprios processos administrativos. Podemos justificar a importância dos 
formulários pelos seguintes pontos:
✓ Os dados e informações devem chegar ao decisor no formato correto e na hora oportuna;
✓ A organização precisa cumprir exigências legais e governamentais;
✓ A padronização na comunicação aumenta a eficiência;
✓ O armazenamento dos dados e informações permite manter a história da organização;
✓ São necessários à função administrativa de controle;✓ O crescimento de pessoal administrativo é proporcional ao aumento de número de formulários;
✓ O treinamento dos funcionários para tomar decisões mais estruturadas, baseadas nos dados e 
informações neles contidos.
 D’ASCENÇÃO, Luiz Carlos M. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Atlas, 2007.8
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Cabe ao Analista organizacional criar formulários, que podem ser definidos como documentos 
padronizados, estruturados para uma finalidade específica, com características e campos apropriados, destinados 
a receber, preservar e transmitir informações necessárias a cobrir o fluxo de qualquer trabalho, desde o seu início 
até sua conclusão.
É papel do analista ao estudar a necessidade de criação, incluir as informações necessárias, definir os 
campos apropriados, identificar os fluxos e criar os meios para registro e controle dos diversos formulários 
existentes na organização. Caso isso não seja feito, eles podem proliferar de maneira desordenada pela 
organização, gerando atividades paralelas, controles em duplicata, métodos e processos complicados, 
inadequação e redundância, aumentando a burocracia, o pessoal administrativo e os custos operacionais. Dessa 
forma, os formulários, que deveria ser instrumentos sinérgicos, acabam gerando a entropia organizacional.
O bom formulário deve:
✓ Criar uma atitude mental positiva na pessoa que irá preenchê-lo, pela disposição adequada e clara de 
seus elementos;
✓ Usar o meio mais fácil na anotação dos registros (manual, mecânico ou eletrônico) considerando a 
visibilidade, legibilidade e redução da fadiga visual;
✓ Adequar-se ao meio que será arquivado;
✓ Reduzir a tendência para o erro incluindo títulos, subtítulos e agrupamentos dentro do necessário, 
partindo do geral para o particular, mantendo o equilíbrio e a harmonia;
2.1. CONTROLE DE FORMULÁRIOS
O gerenciamento dos formulários em empresas contemporâneas enfrentam desafios expressivos na 
falta de atenção aos que consideram pouco importantes com relação ao seu controle. Em geral, apenas os 
documentos relacionados a questões financeiras são objetos de dedicação, principalmente pela alta 
administração.
Ao se deparar com a necessidade de fazer o controle dos formulários, o administrador deve levar em 
consideração dois tipos de custos envolvidos na utilização de formulários: os custos de processamento e os 
custos de fabricação.
Os custos de processamento são controlados pelo tempo dos funcionários que emitem, preenchem, 
analisam e arquivam o formulário. Já nos custos de fabricação, o analista verifica as despesas com os materiais 
utilizados para o seu confeccionamento.
 A fim de reduzir esses dois tipos de custos, deve-se procurar suprimir ao máximo a quantidade de 
formulários, mantendo-se apenas aqueles que realmente abastecem as operações da organização com 
informações importantes. Para tanto o analista deve fazer uso de quatro procedimentos:
a) Padronização – nesse caso o analista deve garantir que não há maneiras distintas de solicitar as mesmas 
informações, evitando que os usuários tenham que aprender procedimentos diferentes de preenchimento.
b) Combinação – sempre que dois formulários ou mais apresentarem muitas semelhanças entre si, convém 
analisar a possibilidade de combiná-los em um único documento, o que contribui para poupar tempo de 
preenchimento e recursos materiais.
c) Simplificação – as atividades de simplificação buscam racionalizar o uso de formulários, eliminando, por 
exemplo, campos ou vias desnecessárias, a fim de tornar o documento mais simples e objetivo.
d) Eliminação – o analista deve avaliar a possibilidade de eliminar formulários, especialmente quando já 
existem outros que podem substituí-los.
Convém ao analista administrativo aperfeiçoar o layout dos formulários, modificando campos que deixem 
dúvidas em relação ao preenchimento e facilitando assim, a visualização rápida de informações. A logística da 
distribuição e o fluxo dos documentos também devem ser alvo de avaliação contínua.
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2.2. CRIAÇÃO DE FORMULÁRIOS
Criar um formulário inevitavelmente gera custos em termos de tempo e material, portanto o analista 
precisa ser cauteloso e seguir uma metodologia de trabalho quando for acrescentar um novo documento à rotina 
empresarial. 
Cabe ressaltar que é fundamental contar com o auxílio dos futuros usuários do documento durante todo o 
processo de criação, por meio de coleta de sugestões e críticas. Isso facilitará a aprovação e a rápida implantação 
do formulário, uma vez que os funcionários se sentirão corresponsáveis pelo sucesso do novo instrumento.
São três as etapas que tal metodologia se desdobra:
1) Estudo das necessidades – A finalidade dessa primeira etapa é identificar as necessidades dos processos 
em que o formulário tramitará. Posteriormente, tais informações servirão de base para o desenho do 
documento, de modo que ele fique em sintonia com os objetivos das operações. 
2) Desenho do formulário – Após o estudo das necessidades, o analista tem informações suficientes para 
criar, de fato, o novo instrumento. Em geral o desenho do formulário divide-se em duas subetapas: a 
escolha do conteúdo e a escolha da forma. A primeira es colha diz respeito à redação dos textos e a 
segunda está ligado ao formato do documento.
3) Escolha do conteúdo – Os campos de um formulário são os espaços reservados para o preenchimento 
de dados. Tradicionalmente eles são ordenados da esquerda para direita e de cima para baixo. Para 
facilitar o preenchimento, convém organizá-los de forma lógica.
2.3. FORMULÁRIO E MANUAIS ELETRÔNICOS
Nos últimos anos, a informática vem ajudando a disseminar os documentos organizacionais e, o mesmo 
tempo, dar-lhe uma nova feição. Atualmente, os formulários e os manuais eletrônicos tornaram-se um componente 
comum da rotina empresarial, o que permitiu substituir os impressos e conferir mais rapidez ao processo de 
distribuição e devolução.
A popularização da internet difundiu ainda mais os manuais e formulários eletrônicos, pois hoje em dia, 
milhões de clientes em todo o mundo utilizam documentos virtuais para efetuar cadastros e compras, por exemplo.
A criação de manuais e formulários eletrônicos pode ser feita de diferentes maneiras, de acordo com o 
nível de complexidade exigido pelas atividades da empresa. Nos casos mais simples, é possível lançar mão de 
softwares básicos. Quando é preciso confeccionar formulários e manuais eletrônicos mais complexos, convém 
contratar um programador para desenvolver aplicativos, usando uma linguagem de programação.
As tecnologias de informações (TI) não acrescentaram apenas vantagens ao emprego de manuais e 
formulários, mas também inauguraram alguns desafios à administração. Entre eles destacam-se a sua 
proliferação dentro das organizações, uma vez que qualquer funcionário com conhecimento básico de informática 
é capaz, hoje, de desenvolver e distribuir rapidamente seu próprio instrumento de comunicação.
Para evitar desperdícios de tempo e recursos materiais, é fundamental monitorar a sua utilização. Cury 
(2007) justifica a importância desse controle mostrando a necessidade de otimizar os processos organizacionais 9
através dos recursos tecnológicos para a sobrevivência e desenvolvimento organizacionais tornando, assim, mais 
simples os fluxos de trabalho e a manipulação de informações.
 CURY, A. Organização e métodos: uma visão holística. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2007.9