Workflow: Conceito, Vantagens e Objetivos

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Sumário
1.	INTRODUÇÃO	4
2.	WORKFLOW	4
2.1.	Conceito	4
2.2.	Onde é utilizado	4
2.3.	Vantagens	5
2.4.	Objetivos dentro da empresa	5
2.5.	Cases de uso	6
2.5.1.	Tilibra – Triare Workflow Fácil	6
2.5.2.	Discovery Channel, Wix.com e We Work – Monday.com	6
2.6.	Software house que desenvolve a tecnologia Workflow	7
2.6.1.	Finch Soluções	7
2.6.2.	Monday.com	7
3.	CONCLUSÃO	7
4.	REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS	8
WORKFLOW
INTRODUÇÃO
 A gestão do conhecimento, ou KM (Knowledge Management) é um conjunto de tecnologias e processos cujo objetivo é apoiar a criação, a transferência e a aplicação do conhecimento nas organizações. Dentre essas tecnologias, temos o Workflow.
Workflow é um termo em inglês que significa fluxo de trabalho, ou seja, o modo como os processos são realizados na sua empresa — da rotina administrativa até o pós-venda. A seguir, veremos mais sobre esta tecnologia utilizada em várias empresas como método de Gestão do Conhecimento.
WORKFLOW
 Conceito
Workflow, que traduzido do inglês, significa Fluxo de Trabalho, é uma sequência de passos necessários para automatizar processos, seguindo um conjunto de regras definidas, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra. 
Segundo Souza (2018) “Workflows — também chamados de fluxos de trabalho — são a maneira como as pessoas realizam o trabalho e podem ser ilustradas como uma série de etapas que precisam ser concluídas sequencialmente em um diagrama ou lista de verificação.”
 Onde é utilizado
Um fluxo que pode ser adotado pela gestão de uma empresa a fim de aumentar a eficiência de trabalho, além de melhora contínua nos processos usados pelas equipes (SOUZA, 2018).
Como exemplo:
Ao fazer uma ação de mídia paga no Facebook Ads é preciso criar uma campanha que tenha algum objetivo específico que pode ser gerar mais cliques num link, conseguir mais fãs/seguidores, aumentar as conversões em venda etc.
Em seguida, é especificado qual público deverá ser atingido e o conjunto de anúncios que pertencerão a essa campanha.
Como você pode ver, essa ação tem um fluxo de trabalho composto de criação da campanha, escolha do público e criação dos anúncios da campanha.
Se não seguir à risca esta ordem, o fluxo será quebrado, o trabalho não vai ser bem executado e, dificilmente, o objetivo será atingido. Por essa razão, é preciso ter um workflow (SOUZA, 2018).
Vantagens
 O raciocínio é mais simples do que parece. Uma vez que todas as atividades da empresa são sistematicamente planejadas e controladas, e a comunicação entre departamentos se torna mais eficiente, consequentemente o fluxo de trabalho da empresa será continuamente otimizado.
Mais qualidade, padronização e agilidade das atividades gerenciadas por aquele sistema.
Integridade - garantia de que as informações são transmitidas da maneira como foram geradas, sem distorções.
Direciona automaticamente as documentações e orientações necessárias a cada atividade específica da cadeia de produção.
Redução de custos e diminuição de desperdícios;
Cometem menos erros, pois são mais eficazes e eficientes nos processos;
Maior transparência no uso e processamento de informações;
Aumento da colaboração entre os membros do seu time e do trabalho em equipe;
Melhoria contínua dos processos.
 Objetivos dentro da empresa
A tecnologia workflow garante a comunicação e a troca de informações entre os departamentos envolvidos num mesmo processo. Representando as atividades que compõem o processo, o fluxo de execução e as interações entre os mesmos, assim como as pessoas responsáveis e os recursos envolvidos.
“A tecnologia workflow refere-se a um conjunto de ferramentas que, quando vistas sob uma ótica macro ambiental, fazem a ponte entre eventuais unidades de produção e o escritório de uma determinada empresa
Não somente garante a comunicação e troca de informações entre diferentes departamentos envolvidos em um mesmo processo de negócio, como garante que toda e qualquer tarefa seja executada pelo colaborador para o qual ela for destinada.
Consiste em representar as atividades que compõem os processos, seu fluxo de execução e as interações entre os mesmos, assim como os agentes responsáveis e os recursos envolvidos” (OLIVEIRA, 2014).
Cases de uso
Tilibra – Triare Workflow Fácil
“O Sistema Workflow Triare é usado atualmente no processo de aprovação de todas as artes das marcas licenciadas Tilibra. Com o controle através do Sistema Workflow Triare, conseguimos otimizar o nosso tempo de aprovação, organizar todo o material enviado e principalmente criar um histórico de todo o processo. Tivemos um ganho muito expressivo na gestão das marcas e podemos dizer com satisfação que somente por causa do suporte gerado pelo Sistema Workflow Triare foi possível ampliar o nosso licenciamento.”
Discovery Channel, Wix.com e We Work – Monday.com
Depoimentos citados no site da empresa:
Discovery Channel: “É uma ótima ferramenta que nos permite organizar nosso trabalho visualmente de maneira fácil de usar e entender.” (Katherine Simano |Associate art diretor).
Wix.com: “Queríamos criar uma cultura de união. Agora posso abordar qualquer funcionário e conversar com eles sobre o trabalho deles. Isso os deixa nas alturas!” ( Avishai Abrahami |CEO & co-founder)
We Work: “O monday.com elimina muitos erros humanos do processo de planejamento e acelera significativamente nosso rendimento como um departamento.” (Roee Adler |Head of digital)
Software house que desenvolve a tecnologia Workflow
Finch Soluções
 É uma empresa nascida em 2013 em Bauru – SP, inicialmente implementando soluções como robôs de captura de informação, automação e gestão de processos para negócios no mundo jurídico. A partir de 2014, a empresa começou a crescer e expandir para novas áreas. 
A empresa tem a solução Triare Workflow Fácil, a qual é uma solução para organizar o trabalho nas empresas. Promete ser simples, fácil de instalar, baixo investimento, mostra com detalhes todo o caminho e resultado das tarefas.
Monday.com 
O monday.com é uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho que sua equipe realmente gostará de usar. Isso torna divertido e fácil para todos colaborar, focar no que é importante e fazer mais no trabalho. É a primeira ferramenta visual do seu tipo e mostra exatamente onde as coisas estão em um único olhar. Por fim, livre-se de tópicos de e-mail dolorosamente longos, reduza as reuniões e sinta a satisfação de transformar as coisas em verde quando elas terminarem.
O monday.com foi fundado na crença de que a transparência e a colaboração criam uma cultura de propriedade e empoderamento; funcionários mais capacitados são funcionários mais produtivos. E estamos apenas arranhando a superfície do que podemos realizar juntos.
 CONCLUSÃO
Com o presente estudo, constata-se que a tecnologia Workflow é muito utilizada para organização de fluxo de tarefas, tornando o processo mais produtivo e a equipe mais unida, caso haja uma. Conseguindo ter uma visão melhor sobre o que você está fazendo, o tempo gasto naquela tarefa e também para o CEO da empresa conseguir acompanhar a produtividade de seus empregados.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
A FINCH. Disponível em: <http://www.finchsolucoes.com.br/quem-somos>. Acesso em: 28 abr. 2019.
MONDAY.COM - Porque monday.com. Disponível em: <https://monday.com/lang/pt/why-monday/>. Acesso em: 29 abr. 2019.
MONDAY.COM. Disponível em: <https://www.capterra.com/p/147657/monday-com/#about>. Acesso em: 29 abr. 2019
OLIVEIRA, Wallace. Entenda melhor o que é workflow: a união entre TI e processos de negócio. 2014. Disponível em: <https://www.venki.com.br/blog/o-que-e-workflow/>. Acesso em: 28 abr. 2019.
O QUE É O TRIARE? Disponível em: <http://www.triare.com.br/triare/pt/solucao/visualizar/codsolucao/5/workflow-facil-rapido-economico>. Acesso em: 28 abr. 2019.
O QUE é Workflow (Fluxo de Trabalho)? Disponível em: <https://www.estadovirtual.com.br/workflow-o-que-e>. Acesso em: 24 abr. 2019.
SIGNIFICADOde Workflow. Disponível em: <https://www.significadosbr.com.br/workflow>. Acesso em: 28 abr. 2019.
SOUZA, Ivan de. O que é workflow e como aplicar no seu negócio. 2018. Disponível em: <https://rockcontent.com/blog/workflow/>. Acesso em: 28 abr. 2019.
TRIARE Workflow Fácil. Disponível em: <http://www.triare.com.br/triare/pt/cliente/visualizar/codcliente/7/cliente-sistema-workflow-tilibra>. Acesso em: 28 abr. 2019.