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A MODELAGEM DE PROCESSOS COMO FONTE DE REQUISITOS PARA O DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS EM UMA IES: UM ESTUDO DE CASO Simone Pradella (UNISC) simonepr@unisc.br DAVID JOSE WENDT (UNISC) david@unisc.br O objetivo deste artigo é apresentar um estudo de caso que evidencia vários benefícios obtidos a partir da modelagem de processos numa instituição de ensino superior. O grande desafio para as organizações que anseiam usufruir dos benefícioss da gestão de processos está na forma como enfrentam o paradigma da mudança de uma cultura organizacional centrada na estrutura funcional para a de gestão de processos. O tema abordado propõe uma reflexão sobre essa realidade e também procura evidenciar experiências relevantes vivenciadas em uma instituição que está empenhada na aplicação, em seu cotidiano, da gestão de processos. Neste artigo também serão demonstrados, por meio de uma abordagem qualitativa, baseada em pesquisa documental associada à pesquisa de campo, através de entrevistas com profissionais diretamente envolvidos, os principais benefícios obtidos com a modelagem de alguns dos principais processos e a apresentação de uma sequência de etapas na derivação de requisitos para o desenvolvimento de um novo sistema informatizado na instituição, denominado Sistema de Ensino. Palavras-chaves: BPM, modelagem de processos, desenvolvimento, sistema XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. 2 1. Introdução O cenário econômico atual exige grande dinâmica das organizações quanto a sua mobilidade no alinhamento entre a estratégia e o operacional, por isso, é vital para a sua sobrevivência que tenham capacidade de vislumbrar rapidamente as mudanças de ambiente e as demandas para que possam obter uma resposta eficiente e eficaz na implementação da estratégia. Nesse sentido, estratégia e estrutura interagem para que as organizações tenham visão de futuro permeada pelas diversas propostas de mudança organizacional. Cada organização possui sua própria trajetória, com seus erros, acertos e seu processo de aprendizado, criando assim um histórico distinto e num ambiente único sob a ótica da cultura organizacional. Em ambientes econômicos turbulentos muito se questiona o valor do planejamento, argumentando-se que as empresas devem ter mais capacidade de adaptação estratégica do que planos. Na visão de Paim et al. (2009), o elemento chave são os esforços para lidar com o desafio de sustentação e/ou alcance de competitividade em meio ao crescimento da complexidade e da dinâmica do ambiente de atuação das organizações. A reengenharia de processos de negócio, através da prática da gestão de processos de negócio, dá indicativos de ser o caminho natural a ser trilhado pelas organizações que almejam se perpetuar como instituições sólidas e competitivas. A evolução tecnológica acelerada dos métodos globais de produção tornou-os cada vez mais complexos e a gestão mais difícil de ser realizada. Como conseqüência, na maior parte das organizações, o modelo da divisão do trabalho tornou-se inviável. A visão do trabalho assim organizado estimula a criatividade, apresenta melhores respostas às necessidades dos clientes, além de dar maior significado aos esforços das pessoas dentro das organizações. O presente artigo apresenta como tema o entendimento e o significado de um processo, saber identificá-lo, aperfeiçoá-lo, com apresentação dos principais benefícios obtidos com sua consecução e/ou seu desdobramento. 2. Revisão de Literatura 2.1 Gestão de processos de negócio Processo pode ser compreendido como uma série de tarefas logicamente relacionadas que, ao serem executadas, produzem algo de valor para o cliente ou beneficiário. Segundo a WfMC (2010), processos de negócio realizam cursos de ações executadas para garantir a evolução da empresa no sentido de atingir metas. Cruz (2003, p. 63) define processo como sendo um conjunto de atividades que tem por objetivo transformar insumos (entradas), adicionando-lhes valor por meio de procedimentos, em bens ou serviços (saídas) que serão entregues e devem atender aos clientes. Segundo Gonçalves (2000 p.7), não existe produto ou serviço oferecido por uma empresa sem um processo empresarial. Da mesa forma, não faz sentido existir um processo empresarial que não ofereça um produto ou um serviço. O Guia BPM CBOK (2009) sugere três tipos de processos, a saber: processos primários (também chamados de essenciais); os processos de suporte, que são desenhados para prover suporte, gerenciamento de recursos e ou infraestrutura requerida pelos processos primários; processos de gerenciamento, que são utilizados para medir, monitorar e controlar atividades de negócio. Processos não gerenciados seguem uma tendência natural de voltar a servir as necessidades departamentais e gerenciais em vez de servirem aos principais clientes e parceiros da organização. XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. 3 Gestão de processos é uma parte valiosa de sistemas de gestão disciplinados e que usam a tecnologia eficientemente. Atualmente diversas organizações estão migrando de uma estrutura funcional para estruturas baseadas em processos. Neste aspecto autores como (RUMMLER & BRACHE, 1994) comentam da dificuldade de ter-se uma organização totalmente processual. Davenport (1994) propõe combinar estruturas processuais e funcionais como uma forma de possibilitar uma interface entre os processos e as funções. Este tipo de administração mostra os relacionamentos internos entre cliente-fornecedor, por meio dos quais são produzidos produtos/serviços. “As maiores oportunidades de melhorias no desempenho estão nas interfaces funcionais, aqueles pontos em que o bastão é passado de um departamento para outro” (RUMMLER & BRACHE, 1994). Gestão de processos de negócio, ou Business Process Management (BPM) é uma metodologia de gestão por processos, que tem como finalidade proporcionar aos gestores formas de aprimorar os serviços prestados ao cliente, através do aperfeiçoamento do processo de negócio. Segundo o Guia BPM CBOK (2009), estão surgindo novas estruturas e papeis organizacionais e novos tipos de profissionais para prover suporte às práticas de gerenciamento de processos de negócio. Existem organizações cujos esforços de BPM são conduzidos pelas áreas de TI e aquelas cujos programas de BPM estão sendo conduzidos pelas principais áreas de negócio. Muitas organizações possuem equipes multidisciplinares que combinam conhecimento de TI e de negócios. Nesse sentido, a Figura 1 sugere o ciclo completo e ideal para um projeto BPM, nesse sentido, o sucesso da gestão de processos depende muito em dados e análise para juntar informação confiável sobre o escopo de um processo, como está sem desempenho e o que os clientes e parceiros esperam dele. XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produçãona Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. 4 Figura 1 - Ciclo de um projeto BPM Fonte: BPM CBOK, 2009 Estes diferentes modelos geram papeis e responsabilidades com títulos e alinhamentos de responsabilidades muito variados, mas todos com o foco no gerenciamento de processos, o que reflete a evolução ou maturidade em BPM nas organizações: “Centro de Excelência” em BPM ou um “Escritório de Processos”. 2.2 Modelagem de processos De acordo com Smith & Fingar (2003), a modelagem de processos de negócio procura criar uma definição simples de um processo de tal maneira que profissionais de diferentes áreas possam ver, compreender e manipular, de acordo com suas competências, o processo através de uma notação adequada. A modelagem de processos compreende as etapas de identificação, mapeamento, análise e redesenho dos processos. Os principais objetivos da modelagem de processos são a compreensão do funcionamento da organização, conversão do conhecimento tácito para explícito, a otimização do fluxo de informações, subsidiar a reestruturação da organização. O desenho de processos está inserido dentro de um contexto organizacional, no qual há um ambiente externo que influencia e direciona a atuação da organização, e um contexto ou ambiente interno, que deve ser entendido para responder adequadamente às demandas do contexto externo (PAIM et al., 2009). Com o objetivo de qualificar o trabalho da modelagem, foi criado o portal de processos na intranet da instituição, onde está disponível a consulta à documentação dos processos (fluxogramas e descrição dos elementos dos processos e das atividades) e as perguntas e respostas mais frequentes, a possibilidade de envio de sugestões e dúvidas sobre os processos e também a documentação do projeto e da metodologia da gestão de processos. Na adoção da gestão de processos, cada integrante da equipe deve entender claramente seu papel na distribuição de suas responsabilidades de forma a garantir o sucesso do modelo. “A cultura de uma equipe é o seu aprendizado acumulado e o processo de mudança inicia quando um ou mais membros dessa equipe se transformam em líderes e esses incorporam e praticam a gestão de processos, motivando e inspirando as pessoas em relação aos objetivos e estabelecendo a visão de equipe” (SILVA et al., 2010). Existem muitas ferramentas para modelagem de processos de negócio. Muitas características podem ser levadas em consideração ao se escolher uma ferramenta, entre elas, pode-se destacar a utilização do padrão BPMN para modelagem do processo. É possível classificar as linguagens de acordo com os padrões que elas têm capacidade de expressar. Podemos salientar duas importantes características que as ferramentas para modelagem devem possuir: uma notação que seja completa o suficiente para permitir a modelagem do processo de negócio assim como a utilização de uma linguagem para a definição do processo que possa expressar corretamente o processo de negócio. O BPMN é um conjunto de convenções gráficas para descrever processos de negócio. Esta notação foi especificamente projetada para coordenar a sequência de processos e a troca de mensagens existente entre processos. A intenção de um modelo de processo em BPMN é capturar detalhes suficientes para permitir que ele seja utilizado como fonte de uma descrição executável de um processo. Ele permite criar uma linguagem comum entre as áreas de negócio e TI, podendo ser pelas duas áreas e pelos usuários. Os profissionais de negócio e de XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. 5 TI precisam trabalhar em parceria, atuando de forma a buscar a complementação das duas áreas na direção da busca de soluções ante os desafios organizacionais. Para Graeml (2000), o conjunto de estratégias para os sistemas de informação deve ocorrer diretamente do conjunto de estratégias da organização. O sistema de informações deve estar associado ao objetivo do negócio. A área de TI deve criar soluções que agreguem valor ao negócio organizacional. Cabe salientar, que pela formação diferente desses dois tipos de profissionais, certos desafios tendem a surgir e precisam ser superados para que o trabalho flua na direção de um consenso para a busca de suporte tecnológico ideal aos processos, haja vista que os sistemas de informação geralmente não contemplam explicitamente o conceito de processos. Buscar na abordagem ampla e coordenada das necessidades para a obtenção resultados eficientes e eficazes no âmbito organizacional. Essa relação pode ser aperfeiçoada, com a adoção de medidas orientadas a processos e serviços para o desenvolvimento e ou aquisição de sistemas, a revisão do relacionamento entre as duas áreas, adoção de ferramentas orientadas a processos e a capacitação das equipes em técnicas ligadas a processos. 3. Metodologia Em relação aos seus objetivos, a pesquisa desenvolvida tem caráter exploratório. As respostas aos problemas apresentados são oriundas da pesquisa como procedimento racional e sistemático, que conforme Gil (2002) é desenvolvida mediante os conhecimentos disponíveis e a utilização cuidadosa de métodos, técnicas e outros procedimentos científicos. A metodologia utilizada para execução deste trabalho iniciou-se com uma fundamentação teórica, que buscou as informações disponíveis e relevantes sobre a qualidade, serviços e processos. Neste artigo, a análise qualitativa foi feita em observância aos objetivos e ao plano da pesquisa, respeitando a relação com a metodologia proposta, a do Gerenciamento de Processos. Também se caracteriza por ser um estudo de caso, pois conforme Yin (2005), representa a estratégia que permite uma investigação para se preservar as características holísticas e significativas dos acontecimentos da vida real – tais como ciclos de vida individuais, processos organizacionais e administrativos. Segundo a linha de Gil (2002) a coleta de dados do Estudo de caso foi feita através de análise de documentos, entrevistas estruturadas e não- estruturadas, depoimentos pessoais. 4. Resultados e Discussões 4.1 Estudo de Caso Contas a Receber - Vencidos O atual Sistema de Controle Acadêmico foi implantado há mais de dez anos, durante o seu ciclo de vida, um grande número de alterações foi implementado, motivadas principalmente em virtude de impactos decorrentes de mudanças em normas legais, estruturais e financeiras, muitas vezes emergenciais. Por outro lado, a tecnologia utilizada para a construção do atual sistema acabou por ficar defasada não acompanhando a evolução do mercado, principalmente com relação à internet. Desta forma, a fim de garantir a disponibilização de serviços de acordo com as necessidades, foi necessário repetir as mesmas regras das atividades em muitos pontos, como banco de dados, consultas do sistema, relatórios e na própria internet, introduzindo uma grande complexidade e potencializando a ocorrência de erros. As ferramentas utilizadas são proprietárias, bastante específicas e sem muita adoção no mercado, dificultando a formação, contratação e manutenção de funcionários. As alternativas encontradas estão voltadas para o desenvolvimento de um novo sistema baseado em XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte,MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. 6 ferramentas livres. Porém, antes do início do projeto de desenvolvimento, todos os processos relacionados foram submetidos à modelagem. 4.1.1 Identificação e mapeamento de processos Segundo Silva et al. (2010), com base no Negócio da Organização (Cadeia de Valor) e no organograma da organização, é analisado o objetivo de cada unidade gerenciadora e, a partir disso, identificados os processos de negócio que devem atender a esses objetivos e aos objetivos estratégicos. Para realizar o planejamento do mapeamento na unidade gerenciadora, foram registrados num formulário de identificação de processos o nome, o objetivo e o gerente do processo. A seguir, para facilitar o gerenciamento do desenvolvimento do projeto de modelagem, foi elaborado o Plano de Ação. Identificados todos os processos da unidade gerenciadora, elaborou-se o fluxograma – Visão Geral, cujo objetivo é representar o sequenciamento e o inter- relacionamento entre eles e os de outras unidades gerenciadoras, proporcionando uma visão sistêmica dos processos. A partir disso, foi identificado o conjunto de atividades de cada processo. Conforme Cruz (2003), todas as ações dentro de um processo são realizadas de acordo com as atividades a serem desenvolvidas. Quando não se consegue realizar um processo conforme as metas estabelecidas, é necessário descobrir, analisar e corrigir, nas atividades, os problemas que estão causando frustração nos resultados esperados, pois, a rigor, a não ser por suas atividades, todo o processo é abstrato. Dentro da fase de identificação e mapeamento dos processos, foi estabelecido um cronograma de trabalho para a obtenção do modelo AS IS, através do qual foi possível identificar a realidade de cada um dos processos até aquele momento. O passo inicial foi a criação do macrofluxo do processo, com a relação e o encadeamento dos sub-processos, conforme pode ser visualizado na Figura 2. A elaboração deste modelo foi concebida a partir do estabelecimento de um cronograma de pelo menos duas reuniões semanais com duas horas de duração em média. A equipe de trabalho criada teve a participação de representantes de áreas de atendimento ao aluno, analistas de processo integrantes da Assessoria de Desenvolvimento Organizacional e analistas de sistemas. As reuniões nesta fase aconteceram na forma de entrevistas, sendo que foram identificados os processos contemplados para a realização modelagem. Num segundo momento, com base na lista de processos identificados, foi elaborado o macrofluxo de processos dentro da área Contas a Receber - Vencidos, sendo que nesta visão, os processos figuram como sub- processos, conforme mostrado na Figura 2. XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. 7 Figura 2 – Macroprocesso do Contas a Receber-Vencidos Fonte: MPG, 2009 4.1.2 Análise e redesenho dos processos - construção do modelo TO BE O primeiro questionamento que surge ao se iniciar a fase de análise e redesenho dos processos é como iniciá-la. É preciso primeiramente estabelecer o objetivo da análise e o aperfeiçoamento do processo. Para Rummler e Brache (1994), deve ser mensurável, com base em um problema ou oportunidade potencial e que tenha impacto sobre a estratégia da organização. É necessário identificar os fatores críticos ou as causas que estão afetando o resultado do processo. Esses fatores podem estar relacionados às desconexões com as entradas ou as saídas faltantes, redundantes ou ilógicas. O ideal é que a identificação desses fatores ocorra durante o mapeamento do processo. As empresas podem ser eficientes executando suas atividades de maneira semelhante entre si, mas, se todas as empresas de um mesmo setor operam da mesma forma, estariam fazendo exatamente o mesmo, e a competição ocorreria por intermédio do preço de seus produtos ou serviços e não pela sua vantagem de custo ou pela diferenciação em relação aos concorrentes. Para a realização do trabalho de análise e redesenho dos processos, foi estabelecido um cronograma contendo uma média de duas reuniões semanais com duas horas de duração cada, com a participação de representantes de áreas de atendimento ao cliente (aluno), Setor de Contabilidade, analistas de processo integrantes da Assessoria de Desenvolvimento Organizacional e analistas de sistemas. Durante essa fase, foram identificados os processos da área a serem contemplados pela modelagem. As reuniões aconteciam na forma de debate aberto, com liberdade de ponderações para qualquer integrante do grupo. Ao término, obteve- se um novo modelo baseado na convergência, por consenso, na discussão em busca do XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. 8 equilíbrio, e em determinados momentos, quando a situação requeria, pela opinião de pessoa mais capacitada ou detentora de maior credibilidade no assunto. A Figura 3 mostra uma página do fluxo do processo redesenhado, denominado modelo TO BE. A parte circulada será referenciada posteriormente dentro do contexto da derivação de requisitos para o sistema. Figura 3 – Diagrama parcial do modelo TO BE Fonte: SGP, 2009 4.1.3 Desenvolvimento do sistema alinhado ao processo modelado Após a conclusão da modelagem do processo, deu-se início ao trabalho da identificação de possíveis derivações de requisitos com vistas à identificação de cenários de casos de uso na visão dos usuários. Segundo Jacobson (2005), caso de uso é um documento narrativo que descreve a seqüência de eventos de um ator (um agente externo) que usa um sistema para complementar um processo. Estes casos de uso passaram então a ser analisados em nível mais detalhado, visando o desenvolvimento de um módulo novo do Sistema de Ensino denominado Contas a Receber – Vencidos. No decorrer do trabalho, na medida em que a análise foi avançando e novos componentes sendo incorporados, os resultados produzidos foram confrontados com o processo redesenhado, visando garantir a cobertura dos componentes dentro do processo redesenhado, sendo assim a modelagem foi respaldada através do seu alinhamento com a estratégia e estrutura da instituição. As noções de casos de uso são empregadas para alinhar o fluxo do processo desde a captura dos requisitos até os testes, e para proporcionar a rastreabilidade dos requisitos durante o desenvolvimento até a distribuição do software. A modelagem dos processos precedendo o desenvolvimento do sistema, inserido no contexto do estudo de caso do presente artigo, busca o alinhamento natural do sistema ao negócio. XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. 9 Nessa fase a maioria dos requisitos é descoberta e estabilizada; os riscos principais do projeto são diminuídos ou eliminados; os elementos centrais da arquitetura são implementados e testados. A especificação do produto é detalhada o suficiente para modelar o domínio do problema, validar os requisitos em termos desse modelo e permitir um planejamento acurado do projeto. As user stories são priorizadas enormalmente as atividades de análise e projeto são focadas nas de maior risco e/ou que agregam maior valor ao negócio. A maioria das user stories são descritas em detalhes, por meio de uma série de seminários com a elaboração de protótipos voltados para a interface com o usuário para esclarecer a visão de requisitos funcionais. O processo atribui uma forte ênfase à elaboração de sistemas de software com base em uma compreensão completa a respeito de como o software entregue será utilizado. O método adotado é o de desenvolvimento iterativo e incremental, baseando-se no fato de que os requisitos mudam, considerando que estes são instáveis, promove a descrição detalhada do problema através de refinamentos sucessivos e desenvolve a solução através de incrementos efetivos em vários ciclos de desenvolvimento. Nesse sentido, as mudanças são registradas e trabalhadas durante a confecção do projeto de desenvolvimento. O desenvolvimento é organizado em uma série de miniprojetos, de duração fixa chamada iterações. Cada iteração inclui suas próprias atividades de análise de requisitos, projeto, implementação e teste. Grande parte dos componentes e ou funcionalidades desenvolvidas no Sistema de Ensino, são oriundas dos casos de uso e possuem cobertura no processo redesenhado. Há funcionalidades não elucidadas a partir da modelagem dos processos, contudo o objetivo é evidenciar boa parte da derivação de requisitos a partir do processo redesenhado. A Figura 4 exibe um menu do módulo inicial Contas a Receber – Vencidos no Sistema de Ensino. Nota-se, por exemplo, as opções “Agenda da Cobrança”, “Cadastrar Agendamento”, “Executar Ação de Cobrança”, entre outras, que foram herdadas plenamente do redesenho do processo e contempladas via derivação de requisitos. Figura 4 - Menu inicial da versão 1.0 do Sistema de Ensino Fonte: SGP, 2009 4.2 Pesquisa sobre a modelagem de processos do grupo de sub-processos Contas a Receber - Vencidos XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. 10 O estudo de caso apresenta também a aplicação de uma pesquisa qualitativa envolvendo os processos do grupo de sub-processos Contas a Receber – Vencidos. Inicialmente, em reunião específica, os participantes (respondentes) foram informados sobre a metodologia adotada, oportunidade em que todas as dúvidas acerca dos questionários puderam ser sanadas. Os questionários da pesquisa foram distribuídos para os usuários integrantes que participaram direta e ativamente durante todas as fases da modelagem do processo e também do desenvolvimento do módulo do sistema. Os questionários foram tabulados e seus resultados estão representados nos quadros 1 e 2. No Quadro 1, os respondentes tiveram a oportunidade de realizar a avaliação de tópicos que dizem respeito ao resultado obtido na fase de análise e redesenho dos processos. Tópico Ótimo Bom Regular Ruim Péssimo Não Sei/Não Se aplica Conversão de conhecimento tácito para explícito 2 2 Medição de desempenho dos processos 4 Adaptação dos processos aos fatores externos, tais como mudança de legislação e cenários econômicos 1 3 Alinhamento dos processos com a estratégia da instituição 3 1 Melhoria na comunicação dos processos 2 2 Socialização do conhecimento (compartilhamento das informações) 4 Identificação de sugestões de melhorias dos processos 3 1 Uniformização de termos e conceitos 1 3 Padronização da documentação dos processos 1 3 Diminuição de retrabalho 1 2 1 Padronização na execução das atividades 3 1 Visão sistêmica a partir dos processos 4 QUADRO 1 – Tabulação do resultado da pesquisa sobre a análise e redesenho dos processos O Quadro 1 mostra vários tópicos relevantes da gestão de processos sendo abordados no contexto da modelagem. Analisando o resultado da tabulação, nota-se que os tópicos, na sua grande maioria, tiveram suas respostas concentradas entre os conceitos mais altos, ou seja, bom e ótimo. Com base nisso, pode-se afirmar seguramente que a modelagem dos processos teve reflexos altamente positivos dentro da área em que foi efetuada, e seguramente evidencia-se o reconhecimento de importante contribuição para o melhor desempenho e qualificação das atividades dentro dos processos por ela gerenciados. No Quadro 2, os usuários respondentes tiveram a oportunidade de realizar a avaliação de tópicos que dizem respeito ao resultado obtido na modelagem dos processos abordando tópicos relevantes relacionados ao desenvolvimento do módulo do sistema. Tópico Ótimo Bom Regular Ruim Péssimo Não Sei/Não Se aplica XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. 11 Auxiliou na derivação de requisitos para o desenvolvimento do sistema 1 2 1 Ajudou na priorização dos requisitos desenvolvidos 1 3 Proporcionou a elicitação de requisitos aderentes às regras de negócio 2 2 Ganho de produtividade com o desenvolvimento do sistema 2 2 Diminuição do retrabalho nas atividades da área 2 2 Integridade e consistência das informações 2 2 Facilidade de operação do sistema 1 3 Dinâmica de ajuste quando ocorreram mudanças na especificação dos requisitos para o sistema 1 3 QUADRO 2 – Tabulação do resultado da pesquisa sobre a modelagem e o desenvolvimento do sistema A análise do resultado da tabulação do Quadro 2 evidencia a concentração das respostas nos conceitos mais positivos na maioria dos tópicos avaliados pelos usuários respondentes do questionário. No momento em que a pesquisa foi aplicada, os usuários já tiveram um período de mais de seis meses utilizando a primeira versão do Sistema de Ensino em ambiente de produção. Nesse sentido, pode-se afirmar que as respostas são pautadas na experimentação prática em seu cotidiano, o Sistema sendo submetido em diversos momentos, aos desafios e exigências do cotidiano. O resultado mostra satisfação dos usuários com o sistema desenvolvido e demonstram-se seguros com a sua utilização. 5. Considerações As organizações estão enfrentando um mercado com mudanças cada vez mais velozes num ambiente altamente competitivo, o que exige que elas tenham à disposição, rapidamente, as informações de que necessitam e conhecimentos diferenciados, para proporcionar uma gestão inteligente. Para sobreviver nesse cenário, é necessário que o planejamento empresarial e da Tecnologia da Informação sejam coerentes e integrados, de modo que as respectivas estratégias estejam plenamente alinhadas e entre si, tornando o alinhamento estratégico entre TI e negócios um importante instrumento de gestão. Os resultados mostrados no estudo de caso apresentado neste artigo evidenciam o seu objetivo de explorar e mostrar os principais benéficos da modelagem de processos e, por conseqüência, o reconhecimento da importância da gestão de processos no contexto organizacional. Conforme observado nas respostas do estudo de caso apresentado, a modelagem proporcionou a geração de insumos na derivação dos requisitos para o desenvolvimento de sistemas, o auxilio na identificação de competências e na uniformização de conceitosatravés da construção de um glossário de termos e conceitos, a conversão de conhecimento tácito para explícito, melhoria na comunicação dos processos, a socialização do conhecimento. Através da modelagem é possível identificar indicadores para redução de custos e a otimização dos processos. Através da documentação das atividades e construção do fluxo é possível uma maior visão sistêmica sobre os processos, a passagem de conhecimento entre os atores, facilitando a troca de recursos humanos nas áreas que permeiam o processo. Proporciona maior certeza da consecução baseada no alinhamento estratégico e mais assertiva e eficaz em agregar valor ao negócio, facilita o entendimento da estrutura e a dinâmica das XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011. 12 áreas da instituição, o entendimento dos problemas da instituição e identificar potenciais melhorias. O conhecimento adquirido por meio da modelagem permitiu a disseminação e a utilização dessa experiência no âmbito da instituição, com o propósito de subsidiar as tomadas de decisões. 6. Referências BPM CBOK, Guide to the Business Process Management Common Body of Knowledge. Versão 2.0. Disponível em: <.www.abpmp.org.2009>. Acesso em: 08 dez. 2010. BPMN, Business Process Management Notation. Disponível em: <www.bpmn.org. 2009>. Acesso em: 10 mar. 2011. 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