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QUALIDADE EM SERVIÇOS ESPM Prof. MSc Adriano Hoffmann adrianosh.professor@gmail.com www.adrianosh.com 1 A 1 -2 “ Os fatores tradicionais de produção, terra, mão-de-obra e até dinheiro, pela sua mobilidade, não mais garantem vantagem competitiva a uma nação em particular. Ao invés disto, o gerenciamento tornou-se o fator decisivo de produção.” Peter Drucker A Evolução da Gestão pela Qualidade Total Venezianos Romanos Egípcios Gregos Chineses Babilônicos 3000 2500 2000 1500 1000 500 D.C. D.C. D.C. A.C. A.C. A.C. A.C. A.C. A.C. 500 1000 1500 Sumérios Guildas 1900 1910 1920 1930 1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 II Guerra I Guerra Controle da Qualidade Garantia da Qualidade Sistema de Gestão da Qualidade Gestão pela Qualidade Total Gestão pela Excelência Inspeção da Qualidade A Evolução da Gestão pela Qualidade Total W.EDWARD DEMING JOSEPH M. JURAN “Gurus” da Qualidade ARMAND V. FEIGENBAUM KAOURU ISHIKAWA PHILIP B. CROSBY AS DOENÇAS MORTAIS DE DEMING 1. Falta de constância de propósito. 2. Ênfase nos lucros de curto prazo. 3. Avaliação de desempenho, classificação por mérito ou revisão anual. 4. Mobilidade da administração. 5. Administração somente pelo uso de números visíveis. O QUE PODEMOS FAZER PELA QUALIDADE NO SERVIÇO PÚBLICO? 7 A 1 -8 A premissa básica da Gestão da Qualidade Total é que o sucesso de uma organização decorre da qualidade que ela oferece a seus clientes. A qualidade, por sua vez, é um resultado dos processos de produção dos produtos e serviços, bem como dos processos de apoio que suportam e complementam os processos de produção. Ainda que os processos sejam adequados, para que produzam bons resultados é preciso que as pessoas se dediquem a operá-los e melhorá-los. POR QUE A EXCELÊNCIA? Os cidadãos estão satisfeitos com a Qualidade dos serviços públicos? Os orçamentos são suficientes para as modificações e para os desafios? Os serviços públicos têm concorrência? Como podemos ‘melhorar’? A 1 -9 GESTÃO PELA QUALIDADE..... .......Deve envolver todos os funcionários de uma organização para controlar e melhorar permanentemente a maneira como o trabalho é realizado, a fim de ir ao encontro das expectativas de Qualidade do cidadão. A 1 -10 O FUTURO Conseguir e manter os servidores qualificados e motivados; Responder as futuras demandas de serviços exigidos pela sociedade; Entender que o Serviço Público não é diferente de uma Empresa Privada; Resolver os problemas e vencer os obstáculos; Sobreviver, ampliar, ser reconhecida ou fechar! A 1 -11 SEIS PECADOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 1. Objetivos grandiosos 2. Vários coisas ao mesmo tempo 3. Gordo é bonito 4. Faça sempre grande 5. Não aprende com a experiência 6. Resistência a abandonar A 1 -12 Fonte: Os pecados mortais da administração pública. Peter Drucker. Anal & Conj, BH: v.5 n.3 set/dez 1990 “É FAZER CERTO DA PRIMEIRA VEZ.” (Phillip Crosby) OS 10 PRINCÍPIOS DA GESTÃO DA QUALIDADE 1º - Total Satisfação dos Clientes 2º - Gerência Participativa 3º - Desenvolvimento dos RH’s 4º - Constância dos Propósitos 5º - Busca da Melhoria Contínua 6º - Gerência de Processos 7º - Delegação 8º - Comunicação e Disseminação das Informações 9º - Garantia da Qualidade 10º - Não Aceitação de Erros ABORDAGENS DA QUALIDADE A - ABORDAGEM TRANSCENDENTAL Esta abordagem foca na Excelência organizacional. B- ABORDAGEM BASEADA NA PRODUÇÃO Esta abordagem está focada na produção de bens e serviços. C- ABORDAGEM BASEADA NO PRODUTO Esta abordagem vê a qualidade como uma variável precisa e mensurável, ou seja, avalia a qualidade pelo produto ou serviço. D- ABORDAGEM BASEADA NO VALOR Esta abordagem agrega qualidade em termos de custo e preço. Enfatiza o valor “justo”. E- ABORDAGEM BASEADA NO USUÁRIO Esta abordagem da qualidade é baseada na avaliação do usuário. DIMENSÕES DA QUALIDADE Qualidade Percebida Estética Atendimento Durabilidade Conformidade Confiabilidade Características Desempenho Produto/Serviço DIMENSÕES DA QUALIDADE SOMENTE PARA SERVIÇOS Hetereogeneidade Inseparabilidade Estocabilidade Serviço CUSTO DA QUALIDADE Custo de qualidade representa a quantia investida por uma instituição na busca e implementação da qualidade. Para Crosby o custo da qualidade compreende a despesa de fazer as coisas erradas. É a sucata, o retrabalho, inspeção, testes e atividades similares que se tornam necessárias, devido aos problemas da má conformidade. CUSTO DA QUALIDADE Erros Retrabalho Defeitos Inspeção Revisões Horas extras Excedentes Moral baixo Custo Cidadão insatisfeito Confusão Falta de Estoque Equipamento inadequado Falhas em equipamentos Tempo ocioso Tempo perdido Reclamações Absenteísmo Rotatividade desnecessária Comunicações inadequadas Cobranças tardias Conflitos Ingerências políticas Cidadãos não atendidos Visível Menos visível USA até 33%. E no Brasil? MUITAS ORGANIZAÇÕES CONCENTRAM SEUS ESFORÇOS NA REPARAÇÃO DE SEUS ERROS, AO INVÉS DE PREVENI-LOS CONTROLE DE QUALIDADE TOTAL - TQC (TOTAL QUALITY CONTROL ) O controle de qualidade visa eliminar todas as imperfeições existente no sistema e no processo de produção por isso deve ser vista como uma atividade permanente, com o envolvimento de todos colaboradores na participação efetiva dos programa de melhoria da qualidade. Modelo do Sistema da Qualidade Clientes Tecnologia Procedimentos Requisitos Legais P & D Pessoas Instalações e equipamentos FERRAMENTAS DA QUALIDADE 5W2H Diagrama de Causa & Efeito Folha de Verificação Brainstorming Para analisar a variabilidade nos processos, podemos utilizar várias ferramentas, sendo que as citadas a seguir não são as únicas, mas são das mais utilizadas no MASP, Método de Analise e Solução de Problemas. Programa 5 ‘S’ PDCA Benchmarking Matriz GUT Fluxograma PROGRAMA 5´S O 5’S ou Programa 5’S como também é conhecido, é um conjunto de cinco conceitos simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes. O termo 5’S origina-se de palavras que em japonês começam com a letra S, são elas: OS CINCOS SENSOS SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO ou DE DESCARTE SEITON - SENSO DE ORDENAÇÃO ou DE ARRUMAÇÃO SEISO - SENSO DE CONSERVAÇÃO ou DE LIMPEZA SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE ou ASSEIO SHITSUKE - SENSO DE AUTODISCIPLINA PROGRAMA 5’S OBJETIVOS • Bem-estar do homem • Melhoria da qualidade de bens e serviços • Aprimoramento do ambiente de trabalho • Melhoria da imagem da organização • Prevenção de acidentes e de quebras • Redução de custos • Eliminação do retrabalho • Aumento da produtividade • Incentivo à criatividade • Base para o desenvolvimento da GQT • Mudança comportamental • Combate ao desperdício O que a gente não precisa, só atrapalha. Senso de utilização "tenha só o necessário, na quantidade certa" Cada pessoa deve saber diferenciar o útil; do inútil. Só o que tem utilidade certa deve estar disponível. Eliminando-se o que não é útil,você pode se concentrar apenas no que é útil. Senso de ordenação "Um lugar para cada coisa. Cada coisa em seu lugar" Cada coisa tem seu único e exclusivo lugar. Cada coisa após o uso, deve estar em seu lugar. Tudo deve estar sempre disponível e próximo do local de uso. Se está no lugar, está na mão! Senso de Conservação Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo. Cada pessoa na empresa deve, antes e depois de qualquer trabalho realizado, retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim que previamente acordado. Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança. Setor limpo é aquele que menos suja. Senso de Saúde Praticar o Senso de Saúde é estar atento ao bem-estar próprio e coletivo, com a preocupação em manter um bom clima organizacional e zelo pela qualidade das relações de trabalho, importante fator de adoecimento quando não cuidados. Vai muito bem, Obrigado! Senso de Auto- Disciplina "Ordem, rotina e constate aperfeiçoamento" É a rotinizacão da melhoria alcançada, a obediência à rotina, a busca constante da melhoria, a educação do ser humano. BENCHMARKING Ser o melhor entre os melhores É a busca sistemática da melhoria nos processos em uso para levar a empresa a um desempenho superior e vantagem competitiva. Através do benchmarking é possível conhecer os critérios de excelência adotados pelas empresas que atuam no mesmo segmento do mercado e que oferecem produtos / serviços voltados para o mesmo perfil de clientes. BENCHMARKING Ser o melhor entre os melhores A comparação entre as melhores empresas e seus processos, levará ao questionamento básico: “Por que a empresa X tem sucesso? “ A essa questão, outras como “qual a diferença entre nossos produtos e serviços e o deles? “ou “por que não fazemos de modo semelhante ? “ levarão a organização a adotar padrões cada vez melhores para seus processos de forma a se igualar e superar o desempenho dos melhores concorrentes. O benchmarking deve ser continuamente praticado, mantendo a organização sempre voltada para o crescimento e os desafios da superação da concorr6encia. Na maioria dos casos, isso pode significar a própria sobrevivência da organização no mercado. BRAINSTORMING Brainstorming ou Tempestade de Ideias, é a criação espontânea de ideias em um grupo de pessoas, para solução de um problema específico ou desenvolvimento de oportunidades. É um intercâmbio livre de ideias, com alguns critérios para atingir bons resultados. A filosofia básica do Brainstorming é deixar vir à tona todas as ideias possíveis sem criticar durante a sua exposição. O objetivo é obter o maior número possível de sugestões, para fazer posteriormente o julgamento. O Brainstorming, não determina uma solução, mas propõe muitas outras. BRAINSTORMING QUANDO USAR UM BRAINSTORMING •Para solucionar um problema, nas listagens das possíveis causas e soluções. •No desenvolvimento de um novo produto, e das características do produtos. E várias outras aplicações, pois é uma técnica muito flexível. COMO FAZER UM BRAINSTORMING •Organizar um grupo de pessoas. •Selecionar um líder e um secretário para o grupo. •Definir o problema a ser discutido. •Anotar todas as ideias sugeridas. •Manter todos os participantes envolvidos. •Tentar obter o maior número de ideias. •Analisar e julgar todas as ideias. Este julgamento pode ser feito no grupo ou em outra sessão. •Identifique as ideias mais adequadas ao objetivo. O CICLO PDCA O CICLO PDCA O Ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA) Proposto por Deming e Walter A. Shewart como um processo de melhoria contínua. A fase Plan (planejar) é a primeira etapa de um processo. Os demais passos dependem fundamentalmente deste sendo que este consiste do projeto do produto e suas demais implicações para o correto andamento do processo de desenvolvimento. Envolve a identificação dos problemas a serem resolvidos, obtenção e análise de dados e o desenvolvimento de recomendações. A fase Do (executar) A segunda etapa do processo de desenvolvimento de qualquer novo produto, metodologicamente é a execução. Esta consiste de colocar em pratica as definições e demais circunstâncias desenvolvidas na primeira fase do processo, ou seja, esta consiste essencialmente da fabricação do produto que foi projetado. O CICLO PDCA O Ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA) (cont.) A fase Check (verificar) A terceira etapa do processo é a verificação. Fundamentalmente, para que o produto e todo o processo estejam de comum acordo com as duas etapas anteriores, a verificação deve ser executada. A fase Act (agir ou ação corretiva) A quarta e última etapa do Ciclo PDCA é a ação. Corretiva ou mesmo preventiva, esta faz parte da filosofia kaisen, que são as pequenas e constantes melhorias, e é uma etapa fundamental para que realmente haja o espírito kaisen dentro do processo de desenvolvimento. A partir daí, o Ciclo PDCA é reiniciado, com várias melhorias que deverão ser constantes. A 1 -37 A Matriz GUT é uma ferramenta de priorização de problemas e riscos, que auxilia o gestor a avaliar de forma quantitativa os problemas da organização, tornando possível priorizar as ações corretivas e preventivas para o extermínio total ou parcial do problema. Matriz GUT Primeiro passo O primeiro passo para montar a Matriz GUT é listar todos os problemas relacionados às atividades que você terá que realizar em seu departamento, sua empresa ou até mesmo suas tarefas em casa, por exemplo. Montando uma matriz simples, contemplando os aspectos GUT e os problemas a serem analisados. Segundo passo Em seguida você precisa atribuir uma nota para cada problema listado, dentro dos três aspectos principais que serão analisados: Gravidade, Urgência e Tendência. Gravidade: Representa o impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. É analisado sobre alguns aspectos, como: tarefas, pessoas, resultados, processos, organizações etc. Analisando sempre seus efeitos a médio e longo prazo, caso o problema em questão não seja resolvido; Urgência: Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado problema analisado. Quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver esse problema. É recomendado que seja feita a seguinte pergunta: “A resolução deste problema pode esperar ou deve ser realizada imediatamente?”; Tendência: Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. É a avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema. Recomenda-se fazer a seguinte pergunta: ”Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?”. As notas devem ser atribuídas seguindo a seguinte escala crescente: nota 5 para os maiores valores e 1 para os menores valores. Ou seja, um problema extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima tendência a piorar com o tempo receberia uma pontuação da seguinte maneira: MATRIZ GUT Pontos G Gravidade Conseqüência se nada for feito U Urgência Prazo para uma tomada de ação T Tendência Proporção do problema no futuro 5 Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves É necessária uma ação imediata Se nada for feito, o agravamento da situação será imediato 4 Muito graves Com alguma urgência Vai piorar a curto prazo 3 Graves O mais cedo possível Vai piorar a médio prazo 2 Pouco graves Pode esperar um poucoVai piorar a longo prazo 1 Sem gravidade Não tem pressa Não vai piorar ou pode até melhorar Ao final da atribuição de notas para os problemas, seguindo os aspectos GUT, faz-se necessário produzir um número que será o resultado de toda a análise e que definirá qual o grau de prioridade daquele problema. O cálculo é feito da seguinte forma: pega-se os valores de cada problema e multiplica-se desta maneira (G) x (U) x (T). Para o exemplo acima, o produto desta multiplicação seria = 125, ou seja, o fator de prioridade deste problema, segundo a Matriz GUT será 125. O que, dentro de uma comparação com outros problemas, indicará se ele é ou não o mais urgente a ser atacado. MATRIZ GUT Problemas G U T Total Priorização Terceiro passo Após definir e listar os problemas e dar uma nota à cada um deles, é necessário multiplicar os valores de cada um dos aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência, para então obtermos aqueles problemas que serão nossas prioridades. Aqueles que apresentarem um valor maior de prioridade serão os que você deverá enfrentar primeiro, uma vez que serão os mais graves, urgentes e com maior tendência a se tornarem piores. FOLHA DE VERIFICAÇÃO São formulários planejados os quais os dados coletados são preenchidos de forma fácil e concisa. Registram os dados dos itens a serem verificados, permitindo uma rápida percepção da realidade e uma imediata interpretação da situação, ajudando a diminuir erros e confusões. As folhas de verificação podem apresentar-se de vários tipos: A- FOLHA DE VERIFICAÇÃO PARA DISTRIBUIÇÃO DO PROCESSO DE PRODUÇÃO. B- FOLHA DE VERIFICAÇÃO DE ITENS DEFEITUOSOS. C- FOLHA DE VERIFICAÇÃO PARA LOCALIZAÇÃO DE DEFEITO D- FOLHA DE VERIFICAÇÃO DE CAUSAS DE DEFEITOS E- FOLHA DE VERIFICAÇÃO DE DESEMPENHO DE CAPACIDADE E QUALIDADE F- MATRIZ DE RELACIONAMENTO SOLUÇÃO X CAUSAS G- MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO DE SOLUÇÕES H- OUTRAS ... FOLHA DE VERIFICAÇÃO QUANDO USAR AS FOLHAS DE VERIFICAÇAO As folhas de verificação são ferramentas que questionam o processo e são relevantes para alcançar a qualidade. São usadas para: Tornar os dados fáceis de obter e de utilizar-se. Dispor os dados de uma forma mais organizada Verificar a distribuição do processo de produção: coleta de dados de amostra da produção. Verificar itens defeituosos: saber o tipo de defeito e sua percentagem Verificar a localização de defeito: mostrar o local e a forma de ocorrência dos defeitos. Verificar as causas dos defeitos. Fazer uma comparação dos limites de especificação. Investigar aspectos do defeito: trinca, mancha, e outros Obter dados da amostra da produção Determinar o turno, dia, hora, mês e ano, período em que ocorre o problema. Criar outras ferramentas DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO Diagrama Espinha de Peixe ou de Ishikawa O diagrama de Causa e Efeito é a representação gráfica das causas de um fenômeno. É um instrumento muito usado para estudar: Os fatores que determinam resultados que desejamos obter (processo, desempenho, oportunidade); As causas de problemas que precisamos evitar(defeitos, falhas, variabilidade). Como fazer o diagrama de causa e efeito 1. Defina o problema a ser estudado e o que se deseja obter (o que deve acontecer ou o que deve ser evitado). 2. Procure conhecer e entender o processo: observe, documente, fale com pessoas envolvidas, leia. 3. Reúna um grupo para discutir o problema, apresente os fatos conhecidos, incentive as pessoas a dar suas opiniões, faça um brainstorming. 4. Organize as informações obtidas, estabeleça as causas principais, secundárias, terciárias, etc. (hierarquia das causas), elimine informações irrelevantes, monte o diagrama, confira, discuta com os envolvidos. 5. Assinale os fatores mais importantes para obtenção do objetivo visado (fatores chave, fatores de desempenho, fatores críticos). Diagrama de Causa e Efeito Como fazer o diagrama de causa e efeito Para organizar o diagrama de causa e efeito, podemos usar as seguintes classificações de causas: Os Ms: 1. Mão de obra 2. Método 3. Material 4. Máquina 5. Meio ambiente 6. Medição 7. "Management" (gestão) 4Ps: 1. Políticas 2. Procedimentos 3. Pessoal 4. Planta Diagrama de Causa e Efeito DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO 47 5W2H É um documento de forma organizada que identifica as ações e as responsabilidades de quem irá executar, através de um questionamento, capaz de orientar as diversas ações que deverão ser implementada. O 5W2H deve ser estruturado para permitir uma rápida identificação dos elementos necessários à implantação do projeto. Os elementos podem ser descritos como: WHAT - O que será feito (etapas) WHY - Por que deve ser executada a tarefa (justificativa) WHERE - Onde cada etapa será executada (local) WHEN - Quando cada uma das tarefas deverá ser executada (tempo) WHO - Quem realizará as tarefas (responsabilidade) HOW - Como deverá ser realizado cada tarefa/etapa (método) HOW MUCH - Quanto Custa a mudança ou o retrabalho (custos) 49 5W2H QUANDO USAR 5W2H •Referenciar as decisões de cada etapa no desenvolvimento do trabalho. •Identificar as ações e responsabilidade de cada um na execução das atividades •Planejar as diversas ações que serão desenvolvidas no decorrer do trabalho. COMO FAZER UM 5W2H •Construir uma tabela com as diversas questões; What, How, How Much, Why, Where e When. •Fazer um questionamento em cima de cada item •Anotar as decisões em cada questão considerada de sua atividades. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PLANO 51 ESTRUTURA ANALÍTICA DO PLANO 52 What (O que?) Why (Por quê?) Where (Onde?) Who (Quem?) When (Quando?) How (Como?) How Much (Custos) Plano de Ação Responsável: Data: ___/___/___ 53 É uma das formas mais simples e poderosas de conhecer os processos. Permite: - visão do conjunto e detalhes do processo; - identificação do fluxo do processo; - identificação dos pontos de controles potenciais; - identificação das inconsistências e pontos frágeis. FLUXOGRAMA 54 É feito com símbolos padronizados e textos, devidamente arrumados para mostrar a seqüência lógica dos passos de realização dos processos ou das atividades. FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA - EXEMPLO DO DIA-A-DIA Assistir TV 55 ASSISTIR O PROGRAMA CHAMAR TÉCNICO OPERAR AJUSTES O FIO ESTÁ CONECTADO À TOMADA? APARECE IMAGEM? LIGAR A TV CONECTAR FIO Não Não Não Não Não Sim Sim Sim Sim Sim APARECE IMAGEM? IMAGEM É BOA? IMAGEM É BOA? 56 FLUXOGRAMA A 1 -57 FLUXOGRAMA OBRIGADO!!!!! ESPM Prof. MSc Adriano Hoffmann adrianosh.professor@gmail.com www.adrianosh.com 58
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