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Lean PMO
Toda organização que gerencia projetos busca a excelência 
nesse processo. É uma tendência natural a empresa procurar 
melhorar seu gerenciamento, programa e portfólio. O objetivo 
principal das companhias é ampliar a capacidade de gerar valor 
e melhorar o alinhamento entre o trabalho executado e os 
objetivos estratégicos definidos pela alta gestão. Com esse foco, 
as organizações priorizam ações e processos que permitam:
- Melhorar a comunicação entre as áreas;
- Ampliar a colaboração entre os envolvidos;
- Desenvolver os talentos;
- Criar mecanismos para  priorizar projetos que gerem mais valor 
para o negócio.
A adoção de uma unidade organizacional é uma solução 
bastante comum entre as empresas. Esse setor é o que 
chamamos de PMO (Project Management Office  ou Escritório de 
Projetos, em português). Em fevereiro de 2014 o Project 
Management Institute (PMI) publicou uma análise sobre a 
importância do trabalho desse setor.
A PMO Frameworks evidencia esse potencial de contribuição 
junto às empresas. Ainda assim, muitas organizações encontram 
dificuldade em definir o papel e um posicionamento estratégico 
com o intuito de alcançar sucesso no longo prazo e de alavancar 
o PMO como forma de apoiar a realização dos objetivos 
estratégicos da organização.
Há um número significativo de companhias nas quais a função do 
PMO está em expansão. Da mesma forma que existe um forte 
desejo de ampliar o papel de PMO e  focar na estratégia de 
negócio através do aumento de seu escopo de atuação e 
responsabilidade. A intenção é atingir os objetivos e as metas da 
organização.
Todo PMO tem a missão de melhorar a gestão de projetos dentro 
de uma organização, então a grande questão é: como evidenciar 
que o valor do PMO supera os investimentos necessários para 
sua implantação e manutenção?
Os resultados alcançados devem gerar valores significativos o 
bastante para justificar a redução de custos em projetos,  a 
melhoria da performance e a qualidade do projeto. Uma das 
soluções apontadas pelo PMI para que as organizações 
melhorem essa equação é pensar em um Lean PMO.
O pensamento que predomina entre os empresários é de que o 
PMO precisa ser grande. Mas essa regra não se aplica a todas as 
companhias. Preparamos esse ebook com o objetivo de mostrar 
que é possível criar um PMO enxuto e eficiente.
Vamos mostrar como funciona um Lean PMO, desde a 
estruturação, passando pela manutenção, até chegar às formas 
de evidenciar sua geração de valor.
Boa leitura e bons projetos!
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Inovações de processos e de produtos surgem a todo instante. 
Por isso ter um centro de apoio e de informação que possa 
auxiliar o gerente de projetos é tão importante.  
A diferença entre uma organização que tem um PMO de outra 
que não possui este serviço é mesma de um viajante munido de 
mapas, GPS e internet de outro sem essas ferramentas e com 
poucas informações sobre o local.
Existem diversos modelos para o escritório de projetos. Em 
algumas empresas o escritório de projetos é responsável por 
todas as atividades referentes ao gerenciamento, administração 
e execução dos projetos.
Existem também empresas que preferem que o escritório seja o 
responsável apenas pela consolidação das informações em uma 
visão geral de todos os projetos na organização. Nesse segundo 
modelo o PMO dá apoio e aponta possíveis falhas na sequência 
dos projetos. Seu foco institucional está no procedimento de 
gerenciamento. Esse grupo de suporte providencia metodologia, 
ferramentas, processos, modelos e serviços para os gestores.
Independente do modelo adotado, é o PMO que vai mostrar as 
melhores práticas de gerenciamento e auxiliar o gerente a 
conduzi-las.  Sua principal função será a de minimizar problemas.  
Ao otimizar processos, o trabalho desta central gera resultados e 
lucros para as empresas. 
Diferencial de mercado
Métodos sistemáticos e eficientes de implementar novos 
procedimentos, técnicas e ferramentas de gestão de projetos 
corporativos são levados para o dia a dia das empresas através 
de um escritório de gerenciamento de projetos. 
A eficiência na execução de planos estratégicos determina o 
sucesso ou o fracasso de uma companhia, por isso a demanda 
por um centro de gerenciamento de projetos é crescente. Ao 
diminuir o número de falhas e acelerar o andamento das 
atividades, a empresa contará com um diferencial em relação aos 
concorrentes.
Com um PMO, a organização  melhora consideravelmente os 
padrões de produtividade das metas de curto, médio e longo 
prazo.  Compreender a importância e descobrir a melhor forma de 
trabalhar o PMO dentro das empresas faz parte do próprio 
processo de adoção dessa ferramenta.
Na sequência deste ebook, é possível ter uma ideia sobre o que 
é PMO, qual sua função e quais os elementos  do Lean PMO. Além 
de entender porque o lean management é importante nesse 
processo e como implantá-lo.
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O principal propósito do PMO será prover soluções para 
melhorar a performance da organização no que diz respeito à 
gestão de projetos. O bord da companhia, gerentes de projetos e 
demais áreas de negócios são clientes em potencial deste 
prestador de serviços interno. Além dos desafios de evidenciar o 
valor gerado pelo escritório de projetos, o PMO terá de gerenciar 
e atender esses clientes com necessidades diferentes e, em 
algumas vezes, até mesmo conflitantes.
Durante a estruturação do PMO é fundamental identificar as reais 
necessidades de cada grupo de clientes, assim como definir o 
escopo de atuação do PMO e sua evolução. Uma ferramenta 
muito útil no processo de estruturação do PMO é o Business 
Model Canvas, que permite estruturar um negócio em uma folha 
e assim definir qual é sua proposta de valor para cada “segmento 
cliente” dentro da organização.
Para implantar e organizar um escritório PMO deve-se considerar 
pontos essenciais para atingir o sucesso em todos os projetos. 
Seguindo o ciclo PDCA separamos os principais pontos que 
devem ser estruturados durante um projeto de implantação de 
um PMO:
PLAN
Primeiramente, uma comissão é designada para organizar a 
formação da equipe e definir como ela irá trabalhar. Depois é 
feita a escolha do gerente de projetos, que deve ter pleno 
conhecimento sobre a realidade da empresa, seu atual estágio 
de maturidade, assim como as prioridades do PMO.
Uma ferramenta muito útil para apoiar o planejamento do LEAN 
PMO é o PM CANVAS (Download da A0 aqui ou do aplicativo iOS 
e Android). Nele você e sua equipe irão estruturar o 
planejamento preliminar do seu projeto, definindo claramente os 
13 blocos e as principais entregas do projeto de implantação do 
PMO (veja outro ebook em que falamos sobre como estruturar 
seu PM CANVAS). 
É o gerente de projetos quem vai realizar um plano de trabalho 
para a equipe. Essa estratégia deve conter os setores que 
requerem uma ação mais imediata, bem como a forma de 
executá-las pelo PMO. Nessa etapa, será necessário um projeto 
piloto que aponte as bases da atividade do PMO.
Também deverão ser realizados alguns projetos voltados para o 
escritório. Dali sairá algumas definições importantes: a formação 
da equipe, o espaço de utilização, os custos, os ganhos, os 
prazos, a comunicação.
Também serão definidas as atividades que vão anteceder a 
implementação bem como as competências esperadas dos 
profissionais que vão compor a equipe. Da mesma forma em que 
a estimativa dos riscos a serem enfrentados e a obtenção de 
suporte de outras áreas devem ser mensuradas. 
DO
Definido o projeto com os gastos e ganhos, chega o momento de 
implementar o que foi estabelecido na etapa de planejamento. É 
fundamental ter um projeto estruturado na sua ferramenta de 
gestão de projetos com todas as atividades que serão 
executadas. Durante a execução será importanteentregar todos 
os produtos necessários para o escritório de projetos operar 
plenamente. 
Também é feita a organização estrutural como definição da 
ferramenta de gestão de projetos que será adotada (seja um 
software sejam planilhas eletrônicas), relatórios e templates. 
Nessa altura, ocorre a realização de um projeto que de fato será 
aplicado e a busca por recursos em outros setores. O escritório 
(finalmente) começa a operar.
check
É nesse estágio que a aplicação de todos os componentes do 
PMO é iniciada. Nesse ponto começamos a medir com o objetivo 
de evidenciar o valor gerado pelo PMO. O PMO implantado tem 
que ser capaz de gerar valor de maneira a justificar seu 
investimento e seu custo de manutenção. Durante a operação do 
PMO, além de prestar seus serviços para seus diferentes clientes, 
é fundamental medir os benefícios gerados assim como 
metrificar esse valor. 
Durante a operação o PMO irá acompanhar a evolução da 
organização, a adoção da metodologia, a melhoria dos 
indicadores de projeto, a utilização da ferramenta de gestão de 
projetos adotada e a diminuição de não conformidades e 
incêndios. Para quem construir o Canvas da Iniciativa, será o 
momento de medir se os benefícios definidos foram atingidos.
Não se preocupe, é inerente a qualquer projeto de 
implementação conquistar algumas metas e fracassar em outras. 
Separe todos os resultados que não atenderam às expectativas e 
refaça seu plano de ação com medida para atacá-los. O 
importante é criar uma espiral evolutiva, em que a cada rodada 
um novo resultado e conquistado.
ACT
Durante essa etapa criamos ações corretivas, ou seja, a correção 
da falhas encontradas no passo anterior cuja eficácia foi 
verificada. É nessa fase que se inicia novamente o ciclo levando 
ao processo de melhoria contínua.
Nessa etapa é fundamental evitar um comportamento bastante 
danoso à execução de tudo o que foi planejado anteriormente: a 
acomodação. Sempre é possível melhorar. Não aceite os 
primeiros resultados. Procure ampliar sua margem de eficiência, 
mesmo que tudo tenha saído de acordo com o que foi 
programado.
Acompanhe e recicle sua equipe e amadureça os objetivos para 
os próximos projetos. A utilização de planilhas e a definição de 
indicadores ajudam o PMO na busca pela excelência.  
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O processo de acompanhar evolução da maturidade de 
diferentes áreas da empresa e a execução de seus projetos nem 
sempre é algo simples.
Enquanto algumas empresas optam por acompanhar projetos 
com planilhas eletrônicas ou softwares instalados localmente, 
outras já sabem que isso tem um impacto muito significativo no 
tempo investido na qualidade das informações geradas e por 
isso investem em uma solução que faça esse trabalho de forma 
mais profissional.
A nossa recomendação é o Project Builder, uma criação 
nossa, utilizada atualmente por desde os 20 maiores 
grupos econômicos do Brasil até pequenas empresas e 
consultores individuais.
O Project Builder permite acompanhar dentro de um único 
ambiente sua estrutura organizacional, os recursos humanos, sua 
carteira de projetos e seu projetos de forma muito simples. Com 
essa estrutura é possível gerar de forma dinâmica relatórios que 
evidenciam como está a gestão de projetos dentro das diferentes 
áreas de negócio de sua organização. Tudo isso dentro de um 
ambiente colaborativo em que cada recurso do projeto informa 
sua execução, publicando documentos e automatizando a 
comunicação. A própria ferramenta evidencia tendências e emite 
alertas automáticos que notificam os principais envolvidos 
antevendo atrasos, para que seja possível tomar medidas antes 
que uma crise ocorra.
A composição de um Lean PMO eficiente
Existem determinados pilares sob os quais as equipes devem 
trabalhar para desenvolver um modelo de gestão eficiente 
baseado no Lean PMO. O que abrange desde a base do projeto, 
passando pelas mudanças necessárias, pela orientação de 
crescimento e até alcançar o cumprimento dos objetivos.
Métricas de desempenho:  são baseadas em indicadores como 
tempo, produtividade, rendimento e valor agregado. Com esses 
dados em mãos, é possível identificar os resultados obtidos pelo 
setor. Caso estejam abaixo do esperado, a ação dos gestores é 
voltada para o próximo item.
Planos de ação:  Apenas identificar que os resultados não estão 
dentro do esperado não basta para modificá-los. A equipe de 
PMO deverá definir ações que tragam maior suporte para atingir 
os resultados planejados na primeira etapa.
Monitoramento do setor e de estratégias:  Além de acompanhar 
se as mudanças estão acontecendo de forma gradativa dentro do 
setor de implantação, é preciso estar atento às estratégias 
escolhidas. Elas são as melhores ou outras poderiam ser 
aplicadas? Se o resultado ainda não estiver aceitável, deve-se 
corrigir o curso estratégico.
Avaliação:  Em todo o tempo é necessário fazer uma avaliação 
para ter certeza de que as decisões são as melhores possíveis. 
Porém, é necessário estabelecer um tempo para uma avaliação 
mais detalhada e precisa. O objetivo é retornar às métricas de 
desempenho e fazer uma análise completa já com a 
implementação da equipe de Lean PMO. Caso ainda não seja 
detectada a melhoria necessária, devem-se implantar novas 
iniciativas.
Todos esses pilares estão relacionados aos objetivos principais 
desse departamento, que é detalhar por meio de projetos todas 
as metas empresarias e as estratégias para alcançá-las. O 
caminho mais seguro é ser preciso e claro desde o início do 
planejamento, da execução, do controle e da finalização dos 
projetos.
manutenção e geração de valor do Lean PMO
São duas as etapas que visam manter a geração de valor do Lean 
PMO. A primeira refere-se a colocar em prática a manutenção. 
Onde é possível encontrar mais elementos como hardwares e 
softwares que facilitem o trabalho da equipe? Esse é o tipo de 
pergunta que deve ser respondida nesse momento. Não se trata 
de algo difícil. Muitos casos precisam apenas de atualização.
O segundo passo é mais complexo. Esse percurso refere-se à 
análise dos recursos utilizados. A questão aqui é: eles trouxeram 
resultados para os projetos acompanhados pelo PMO?
Se o saldo for positivo, o ideal é pensar em alternativas que 
possam otimizar ainda mais os resultados. Agora, se o saldo for 
negativo, será preciso analisar os pontos que não deram retorno. 
A falha pode estar tanto no projeto quanto nos membros de sua 
equipe.
Seja realista quanto à geração de valor. Isso é fundamental para 
não criar falsas expectativas. Mas não esqueça que a geração de 
valor deve sempre estar acima dos gastos utilizados com o PMO. 
O gerente deve criar uma linha do tempo e estabelecer os 
ganhos em cada período. Por fim, é feita uma análise e são 
definidos os procedimentos seguintes.
Elementos do PMO
1.  Base priorizada:  os projetos passam por mudanças ao longo 
do processo. Se a proposta for elaborada a partir de um valor de 
negócio e não permitir alterações, essa postura vai interferir no 
resultado final.  
2. Demanda no tempo certo:  utilizando o primeiro elemento 
coerentemente, é possível cumprir com os prazos estipulados 
sem perder tempo. Em vez de rever o projeto, o escritório, através 
dos gerentes, poderá assumir uma postura de resultados.
3. Processo simplificado:  simplificar significa eliminar todos os 
fatores (internos ou externos) que possam travar o projeto. Nada 
pode ser mais adequado do que trabalhar de forma simplificada, 
isso evita complicações desnecessárias.
4. Equilíbrio na carga de trabalho:  cada gerente deve assumir 
uma função ou, ao menos, ter a clareza de quais são as ações que 
cabem a ele realizar. Deixar que os procedimentos sejam 
executados sem nenhum controle gera desorganização.   
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A adoção do Sistema Toyota de Produção pelasempresas não é 
recente. Maior produtividade e qualidade dos produtos são 
algumas das vantagens desse processo. Pensar no cliente antes e 
durante a execução garante que a demanda será atendida sem a 
produção de excedente. O que implica em maior qualidade e 
menos desperdício de tempo e de dinheiro.
Esses conceitos também são utilizados por startups. Se antes 
essas empresas passavam meses desenvolvendo softwares 
sofisticados correndo o risco de ninguém se interessar pelo 
produto, agora o processo é inverso. Tudo é testado de maneira 
rápida e com um gasto financeiro menor.  
O processo produtivo não acontece mais de maneira isolada. 
Planejamento, conceito, protótipo e lançamento andam junto 
com a avaliação do público-alvo. Uma mudança na rotina das 
empresas que acarreta no aumento da satisfação do cliente sem 
que ele tenha de pagar pelas falhas e desperdícios que 
ocorreram até chegar ao produto final.
O sistema Lean, portanto, adequa espaços, recursos humanos (e 
naturais), matéria prima, e, principalmente, tempo. De acordo 
com esse conceito, nada pode atrasar mais os processos de 
produção do que o desperdício, independente de sua origem. 
Tudo isso, em tese, leva a uma simplificação de processos, pois a 
ideia é eliminar todos os ruídos ainda na fase do projeto.
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Essa proposta de redução de desperdício e criação de valor para 
a empresa é bastante conhecida entre gerentes e supervisores 
de projetos no setor de TI. Apesar de apresentar ideias bastante 
atuais para a rotina das organizações, o sistema não é novo.
Criado pela montadora Toyota no Japão, o “lean manufacturing” 
começou a ser utilizado nos anos 1950. O período de inovação 
que surgiu após a II Guerra Mundial se estendeu para as 
empresas.  Se antes os olhos dos donos e sócios estavam 
voltados unicamente para o processo de produção, a partir 
daquele momento todas as dimensões do negócio eram 
valorizadas.
Ferramentas da filosofia Lean
Existem algumas ferramentas que colaboram com a filosofia 
Lean. Dentre elas pode-se citar os programas 5S, Kanban e 
Kaisen.
Programa 5S - Além de colaborar com a gestão e com a 
produção, também ajuda na melhoria das condições de trabalho 
e na execução pelos funcionários. Basicamente trabalha com a 
premissa de economia e organização.
Kanban - Existem dois pontos extremados que objetivam o 
Kanban: a produção e o consumo. O trabalho é realizado 
conforme a demanda surge. O resultado é a redução dos 
estoques, a facilitação do processo administrativo e a redução do 
consumo de material. O movimento dos recursos financeiros 
também é adequado à necessidade.
Kaisen - Um trabalho em busca da excelência. Essa ferramenta se 
propõe a buscar alternativas que melhorem os resultados, tanto 
em qualidade quanto em quantidade. 
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Basicamente, a proposta de Lean Management é instituir uma 
gestão enxuta. Isso implica retirar ou substituir o que não agrega 
valor e a utilizar apenas o necessário com intuito de otimizar os 
resultados. A seguir, apresentamos os princípios que fazem parte 
dessa tarefa de aprimorar os processos de criação, de gestão e de 
execução de projetos.
1.  Reduzir desperdícios -  Ao eliminar os excessos, os gestores 
otimizam tempo e recursos. Analisar a real necessidade de 
reuniões e do tempo utilizado para cada atividade faz parte 
desse processo.
2.  Reduzir inventários e aumentar a capacidade de espaço -  
Agilizar os processos de inventário facilita a eliminação de itens 
que já não fazem parte daquele ambiente. Com mais espaço 
disponível, o ambiente de trabalho melhora e ainda possibilita a 
instalação de equipamentos ou armazenagem de matéria prima. 
3. Potencializar sistemas de produção - Se uma forma de 
produção trouxer resultados significativos para a empresa, o lean 
management irá buscar formas de otimizar esse sistema.
4. Desenvolvimento de sistema de abastecimento -  Se a 
empresa não for abastecida adequadamente pelos fornecedores, 
dificilmente conseguirá produzir da forma que planejou. 
5.  Aumento da flexibilidade e melhoria na aparência -  A 
flexibilidade é a possibilidade de mudar no meio do processo, se 
for necessário. Para que isso seja possível, a empresa precisa se 
adequar a essa mudança. Outro fator importante é avaliar o que 
está dando certo e quais pontos são menos produtivos. 
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Por complementar a atividade do escritório de gerenciamento de 
projetos, o Lean colabora com o trabalho do PMO. Uma prática 
comum nos negócios é cuidar do planejamento de outros setores 
sem elaborar o próprio plano de ação.
Ao utilizar o Lean no PMO e planejar, num primeiro momento, o 
setor de TI e as ações dos gerentes de projetos, o resultado será 
um ganho inicial para o planejamento dos demais programas.
Passos para o PMO�Adotar a Metodologia Lean
Caso o PMO queira seguir a risca a criação de valores e se 
adequar ao processo que propõe a outros setores da corporação 
na conclusão de projetos, deverá implementar a metodologia 
Lean. Esse passo a passo traz uma ideia clara de como elaborar 
um plano para adotar a metodologia Lean.  
Implementação do programa 5S:  o programa 5S colabora com o 
PMO para adequar as ferramentas de trabalho, sempre 
organizadas em necessárias e desnecessárias. O programa 5S 
melhora a organização, a utilização de recursos, a comunicação e 
aperfeiçoa a delegação de tarefas.
Utilização de softwares:  otimizar a utilização de programas de 
computadores, sempre a procura dos mais completos e de maior 
usabilidade, é definidor para que todos trabalhem no mesmo 
ritmo.
Delegação de tarefas:  esse item pode ser parte integrante do 
programa 5S, mas é muito importante entender que essa 
delegação deve ser bem distribuída para que ninguém fique 
sobrecarregado ou ocioso.
Horário determinado:  estipular o horário de cada tarefa é 
fundamental para o cumprimento das metas.
Podemos entender dentro desse processo que para um PMO ser 
eficiente, deve adotar a mesma postura na criação de projetos. 
Caso contrário, o desperdício iniciará na base e o próprio 
escritório será mais um elemento de gestão alargada e 
desnecessária.
A utilização do Project Builder, um software facilitador da gestão 
de empresas, será benéfica na tarefa de implantar um processo 
de gestão e manufatura enxuta. Um treinamento rápido será o 
suficiente para que gerente entenda seu funcionamento, mesmo 
sem nunca ter trabalhado com o software. Isso se deve ao layout  
intuitivo que o Project Builder oferece aos usuários. Todo o 
desenvolvimento foi feito para a utilização online.
Sobre a project builder
A Project Builder é uma empresa que tem como objetivo de 
ajudar as Empresas a entenderem e aproveitarem os benefícios 
do Gestão de Projetos, conseguindo assim resultados reais e 
permanentes para os seus negócios. Fazemos isso hoje de três 
formas principais:
Software completo e integrado: para facilitar o gerenciamento 
de projetos, programas e portfólios da sua organização, 
independente do porte e setor de atuação. O Project Builder 
permite gerenciar em uma única ferramenta todas as ações de 
sua empresa, do nível estratégico até o operacional, gerenciando 
planejamento estratégico, objetivos, portfólio de projetos, 
programas, projetos e atividades. 
Metodologia passo a passo de implementação de 
Gerenciamento de Projetos: que já rodamos e refinamos com 
mais de 100 empresas clientes. Oferecemos pacotes de 
consultoria em cima desta metodologia e do uso efetivo do 
Project Builder.
Produção de conteúdo educativo: cobrindo temas como 
gerenciamento de projetos, gestão de equipe, produtividade, 
gestão estratégica, gerenciamento de portfólio de projetos, 
gerenciamento de programas, modelos de maturidade, entre 
outros.
Este conteúdo toma no nosso blog de Gerenciamento de 
Projetos, eBooks e Webinars gratuitos e palestraspresenciais.
Para colocar as dicas em prática, esteja atento às novidades em 
se tratando de definição de indicadores de desempenho, além 
de contar com softwares eficientes e uma equipe bem treinada.
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sua simplicidade pode ajudar a promover uma mudança na sua 
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