02 Documentos Escolares

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DOCUMENTOS ESCOLARES 
 
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Documentos Escolares 
Sabemos da importância das instituições educacionais manterem, devidamente organizados e arqui-
vados, os documentos que atestam a trajetória do estabelecimento de ensino, a situação dos seus 
professores e funcionários, e, principalmente, os fatos que comprovam a vida escolar dos alunos, 
pois estes recorrem frequentemente à escola ou faculdade que estudaram para solicitar documento 
de comprovação de estudos, mesmo que tais estudos tenham sido realizados há muitos anos. 
Daí a importância da gestão da Secretaria Escolar se dedicar a fazer adequadamente os procedimen-
tos tanto da escrituração do registro escolar quanto do arquivo, pois é de responsabilidade do estabe-
lecimento de ensino, a qualquer tempo, fornecer, no mínimo espaço de tempo, o documento escolar 
solicitado. 
Por outro lado, o crescente número de alunos matriculados nas escolas vem multiplicando considera-
velmente os documentos a serem guardados, e, com isso, o alto custo de manutenção do espaço 
para armazenamento desses documentos tem sido motivo de grande preocupação por parte dos ges-
tores escolares, que a cada dia são cobrados por aliar mais eficiência com menor custo. 
Por outro lado, a lei nos indica que ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa 
aquele que “destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente”. (Lei 9.605/98) 
Na prática, guardar todo documento escolar por tempo indeterminado é impensável, portanto, torna-
se premente ter claro o tempo de guarda de cada documento. 
Uma das atividades de rotina da Secretaria Escolar é periodicamente fazer o descarte de documentos 
que já não tem mais razão de serem mantidos em arquivo. E para executar esta tarefa de forma se-
gura é preciso saber o tempo que cada documento escolar deve ser guardado. 
Dependendo da natureza do documento, há dois tipos de guarda: 
a) Os de guarda permanente; e 
b) Os de guarda temporária. 
Os documentos de guarda permanente devem ser guardados por um tempo bastante longo, ou seja, 
até que não haja mais necessidade de manter o documento em arquivo. 
Há pouco tempo, 30 anos era o tempo considerado adequado para se guardar um documento carac-
terizado como de guarda permanente. Não mais hoje, em virtude da quantidade de pessoas que con-
cluíram os estudos há mais de 40/50 anos e que buscam as instituições que estudaram para obter 
segunda via dos documentos de conclusão de estudos para retornarem aos bancos escolares. 
Quanto aos documentos caracterizados como de guarda temporária podem ser eliminados decorridos 
certo prazo, maior ou menor, normalmente abaixo de 5 anos. 
A microfilmagem de documentos encontra-se regulamentada pelo Decreto no. 1.799, de 30 de janeiro 
de 1996. Este Decreto, que regulamenta a antiga Lei no. 5.455/68, embora seja do ano 1996 é o mais 
recente instrumento legal sobre o assunto. 
Obviamente seu texto não contempla a evolução que as tecnologias da informação e comunicação 
proporcionaram, possibilitando hoje arquivar uma quantidade infinita de documentos em ambientes 
virtuais considerados, por muitos, mais seguros dos que os arquivos físicos. 
É fato que os documentos arquivados nas nuvens não são impactados pela ação do tempo, umidade 
do ar, ataque de traças e roedores, incêndio, inundação, etc. 
Para os documentos que serão descartados é importante que se elabore uma ATA, de modo que fi-
quem devidamente registradas as principais informações do documento a ser eliminado. 
Relativamente aos documentos de professores e funcionários estes deverão ser guardados pelos 
prazos que dispõem as regulamentações previdenciárias e trabalhistas, dependendo do regime de 
contratação, CLT ou estatutário. 
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Para descartar um documento recomendamos ter sempre em mente a resposta para seguinte ques-
tão: qual o fator determinante para guardar ou para eliminar um documento escolar? 
Atualmente, passou a ser um fato corriqueiro, como já mencionado aqui, alunos recorrerem à institui-
ção que estudaram para solicitar 2ª. via de documentos. 
Para a eventual emissão de um Histórico Escolar como recuperar as informações de um aluno que 
passou pelos bancos escolares há mais de 30, 40 ou 50 anos? Isso pode ser uma operação com-
plexa, se tais informações não estiverem adequadamente armazenadas. 
Não há legislação escolar que determine o tempo máximo ou mínimo de guarda de documentos. Por 
isso, é bastante recomendável gerenciar adequadamente a guarda e arquivo de documentos da Se-
cretaria Escolar, que pode ser feito a partir da construção da TABELA DE TEMPORALIDADE DE DO-
CUMENTOS ESCOLARES. (ver abaixo). 
A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ESCOLARES tem por finalidade definir o 
tempo de guarda dos documentos produzidos pelo estabelecimento de ensino, e nela podem ser reu-
nidos grupos de documentos escolares com seus correspondentes tempos de guarda: permanente ou 
temporária. 
A base para construção da Tabela deve ter como objetivo a importância que determinado documento 
representa para resgatar os dados para recompor uma segunda via do Histórico Escolar, do Diploma 
ou Certificado, assegurando a “veracidade dos dados do aluno; a regularidade dos estudos realiza-
dos; e a autenticidade do documento”. 
Tabela de Temporalidade de Documentos Escolares 
 
Tipo de Documento Tempo de Guarda 
Atos do Poder Público de criação da escola - autorização de funciona-
mento e de aprovação do Regimento 
 
 
Permanente 
 
 
 
 
 
 
 
Publicação do diário oficial dos atos da escola 
Atas em geral 
Livro de Registro de Matrícula 
Livro de Registro de Avaliações Finais 
Livro de Registro de Diploma e de Certificado 
Livro de Visita de Autoridades Educacionais 
Matriz Curricular (exemplar de cada alteração) 
 
Regimento 
Temporária Diário de Classe 
Plano Escolar 
Calendário Escolar 
Guias, Atestados e Declarações em geral 
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Arquivo Escolar 
Arquivo Escolar é o conjunto ordenado de papéis que documentam e comprovam os fatos relativos à 
vida escolar do aluno e à vida funcional dos corpos docente e administrativo. 
Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a ofere-
cer informações aos seus usuários, com rapidez e presteza. 
 As tarefas da Secretária Escolar têm, essencialmente, um caráter de registro de documentação, en-
tretanto vivemos 
agora o tempo da velocidade da informação, portanto a racionalização e a simplificação dos registros 
e arquivamento de documentos escolares são necessárias e urgentes. 
Do contrário, a unidade escolar estará expondo seu nome a justificadas críticas. 
O responsável direto por tudo isto é o (a) Secretário (a) Escolar. 
O Arquivo Escolar deve obedecer a critérios pré-estabelecidos que norteiam o trabalho, proporcio-
nando um mínimo essencial de diretrizes, capazes de conduzir com eficácia as atividades a que o 
serviço se destina. 
Os documentos constituem arquivo quando são guardados em satisfatórias condições de segurança. 
Apresentam-se classificados e ordenados de modo a permitir rapidamente a sua localização e con-
sulta, observando: facilidade na busca de documentos; simplificação na manipulação; acessividade 
para qualquer pessoa; economia de tempo e espaço; resistência ao uso constante; capacidade de 
extensão; disposição lógica; arranjo que possibilite limpeza e conservação; segurança; resistência à 
ação do tempo, que assegure a invulnerabilidade dos documentos. 
Formas de organização: 
O Arquivo Escolar pode ser organizado como: ativo, passivo (vivo ou morto), 
Ao arquivo ativo (vivo) pertencerão todas as pastas de assentamentos individuais e todos os docu-mentos que se referirem a alunos matriculados, a funcionários e a professores em atividades na uni-
dade escolar. 
Ao arquivo passivo (morto) pertencerão todas as pastas de assentamentos individuais e todos os do-
cumentos de ex-alunos, ex-professores e ex-funcionários da unidade escolar. 
Obs. Quando o aluno solicita transferência, sua documentação passa a integrar o Arquivo Morto, se 
retorna à escola, sua documentação volta para o Arquivo Vivo. 
Assim, sempre que se elaborar um documento ou organizar um arquivo, deverá haver a preocupação 
de verificar se os que vierem em futuro remoto entenderão e saberão perfeitamente o que se escritu-
rou e qual o seu adequado funcionamento. 
Nenhum documento pode ser retirado dos Arquivos Escolares sem a prévia autorização escrita do 
Diretor e o conhecimento do secretário. 
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