O que é e como desenhar um fluxograma em 5 passos simples

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O que é e como desenhar um fluxograma em 5 passos simples
janeiro 19, 2018Wallace OliveiraMODELAGEM DE PROCESSOS
Como desenhar um fluxograma parece um mistério para você?
Na verdade um fluxograma tem o objetivo de tornar as coisas mais claras, demonstrar graficamente como funciona o fluxo de tarefas, visualizar a responsabilidade de cada um e sua importância no processo.
Hoje em dia é muito fácil desenhar um fluxograma. Existem várias ferramentas que permitem a criação de contas de avaliação para fazer a diagramação do fluxo, e neste exemplo vamos utilizar o programa online para criar fluxos chamado HEFLO.
HEFLO é um software Low Code BPM, isto é: uma ferramenta para montar fluxograma online que tem uma interface fácil de usar e muito intuitiva, que permite ir além da modelagem e fazer o controle do processo sem entender de programação, usando o esquema de arrasta e solta. Chamamos este controle de “automatização” do processo.
Neste artigo vamos te explicar o que é fluxograma, quando são usados, os símbolos do fluxograma de processos e a diferença entre organograma e fluxograma.
Em seguida, você vai aprender os 5 passos de como desenhar um fluxograma simples.
Vamos lá?
O que é fluxograma?
Para que você entenda o que é fluxograma, vamos recorrer a uma definição simples e objetiva:
Fluxograma é um tipo de diagrama (um desenho) que representa graficamente uma sequência de eventos, os passos de processamento e as decisões tomadas durante um processo.
A linguagem gráfica “fluxograma” é muito popular e é quase um sinônimo para notação de fluxo de processo, mas neste artigo vamos usar os símbolos do BPMN (Business Process Model and Notation), uma notação mais moderna e completa.
Eles usam um conjunto de símbolos do fluxograma que indicam diferentes atividades, eventos e agentes.
Na verdade, existem 4 categorias de símbolos do fluxograma: elementos de fluxo (eventos, tarefas e desvios – também conhecidos com gateways),  raias e piscinas, conectores, elementos de dados e artefatos.
Mais adiante, vamos detalhar cada um dos símbolos do fluxograma para que você os entenda melhor, assim como as regras para um fluxograma de processos ser criado.
Ficou claro para você o que é um fluxograma?
Confira este post, ele pode esclarecer mais detalhes: Mapeamento de processos e fluxograma pode ajudar a empresa?
Onde os fluxogramas são usados?
Eles são muito usados em empresas, para se mapear processos de negócios, entender como acontecem e, me seguida, otimizar esses processos para que sejam mais eficientes e eficazes, gerando mais produtividade e melhores resultados para a empresa.
Por isso, saber como desenhar processos de trabalho usando fluxogramas é uma habilidade muito importante, que você logo verá como pode ser feita.
Mas existem outros lugares onde os fluxogramas são usados. Na meio acadêmico e em pesquisas, um fluxograma pode ajudar a entender como um fenômeno ocorre na natureza.
Além disso, alguns tipos de fluxogramas podem ajudar a tomar decisões, definir investimentos e até a solucionar enigmas. Para isso, se analisam todas as possibilidade de resultados que um fluxo de atividades ou eventos pode resultar e se escolhe a decisão mais favorável, o investimento mais lucrativo ou a resposta mais provável.
Veja um exemplo de fluxograma de uma empresa, no caso, de um fluxograma de atividades de RH:
Qual a diferença entre organograma e fluxograma de processos?
Você já entendeu plenamente o que é fluxograma e quando é usado.
Mas qual a diferença entre organograma e fluxograma de produção?
A diferença é bastante simples.
Enquanto o fluxograma de trabalho apresenta da forma gráfica o fluxo das etapas, os agentes e as atividades ordenadas de um processo, o organograma representa os cargos e a hierarquia de funções de uma empresa.
Podemos dizer que uma marcante diferença entre organograma e fluxograma de atividades é que este leva em consideração o tempo, enquanto o organograma representa um momento específico.
Segundo o professor Chiavenato:
“organograma é o gráfico que representa estrutura formal da empresa”
Veja um exemplo de fluxograma de processos de negócio e de um organograma, compara os dois e perceba suas diferenças:
Exemplo de fluxograma de processos
 
Exemplo de organograma
 
Agora que você entendeu a diferença entre organograma e fluxograma, vamos conhecer os símbolos do fluxograma e como desenhar processos de trabalho com eles, isto é: como desenhar um fluxograma.
Símbolos do fluxograma de processos
Dependendo dos símbolos do fluxograma usados, diferentes tipos de fluxograma podem ser desenhados.
Veja, a seguir, alguns dos símbolos e as regras para fluxograma de processos correspondentes a cada um desses símbolos.
Depois, confira um exemplo de como desenhar um fluxograma.
1- Símbolos de fluxo
Na notação BPM os símbolos que representam os elementos de fluxo se dividem em 4 tipos.
Evidentemente existem os símbolos do fluxograma que indicam o início e o final dos processos. Além desses, há outros que mostram quais tarefas devem ser realizadas, eventos intermediários durante o processo e momentos de tomada de decisão ou de desvio do fluxo.
Veja exemplos de cada um deles:
Símbolos de início
São indicados por um círculo feito com uma linha simples e, no HEFLO, na cor verde.
Pode haver certos tipos especiais de início, indicados por desenhos dentro do círculo.
Um início de processo devido a uma mensagem, ou um processo que só se inicia se múltiplos eventos ocorrerem ou ainda um início em paralelo com outro processo são alguns exemplos.
Veja alguns deles. Mais adiante, você verá uma lista completa:
Símbolos de eventos finais
São indicados por círculos desenhados com uma linha dupla.
Também pode haver vários tipos de eventos de término. Há aqueles que só terminam quando vários eventos ocorrem. Outro tipo de evento de término (Encerramento) indica que sempre que ele ocorrer, o processo será imediatamente encerrado.
Evento intermediário durante o processo
Podem ocorrer eventos durante o processo que determinarão certos acontecimentos ou dependem de outros elementos para desencadear ações automáticas.
Um evento condicional, por exemplo, só permitirá que o fluxo prossiga se determinada condição for atendida.
Tarefas
São as atividades que devem ser realizadas. São representadas por caixas retangulares. Dentre os diversos tipos existentes, existem as tarefas manuais, as de envio ou recebimento de mensagens, aquelas que seguem regras específicas do negócio e muitas outras.
Gateways ou desvios
Um dos símbolos de fluxos BPMN mais importantes, os gateways mostram quando o fluxo se divide entre diversas possibilidades e que regras de fluxograma de processos devem ser seguidas, nesses casos.
São representados por losangos. Como os demais símbolos, existem diversos tipos. Alguns deles são:
Gateway exclusivo: apenas um dos fluxos de saída a partir dele pode ser seguido;
Paralelo: em que dois fluxos de tarefas ocorrem simultaneamente a partir dele;
Inclusivos: outra forma de fluxo paralelo, porém sujeito a condições em cada fluxo de saída.
Existem muitos outros, veja as notações desses citados acima:
2- Piscinas e raias
As piscinas são caixas onde são desenhados os fluxos e atividades.
As piscinas podem ser divididas em raias.
Cada raia indica um grupo de tarefas que é desempenhada por um ator. Pode ser um departamento, um cargo, um comitê, etc. Mas nunca uma pessoa especificamente.
Veja um exemplo de fluxograma de processos de negócios usando diversas raias:
3- Conectores
Como fazer um fluxograma sem indicar a ordem em que as tarefas ocorrem e como se relacionam?
Para isso, você deve usar os conectores, que são de 3 tipos:
De troca de mensagens:
De fluxo de sequência:
E de associação entre objetos de dados e uma tarefa:
4- Elementos de dados e artefatos
Esses símbolos de dados mostram como eles são usados durante o processo, veja alguns deles:
Já os artefatos se referem a tarefas que precisam de uma documentação, uma nota explicativa,veja como podem ser representados:
Você teve um breve resumo dos símbolos do fluxograma. Veja agora um exemplo de como fazer fluxograma de processos de negócio.
Como desenhar um fluxograma em 5 passos
1- Defina as responsabilidades
Se você pretende aprender como desenhar um fluxograma para entender melhor um processo, o primeiro passo é identificar os papéis envolvidos.
Para isso, vamos usar a notação de piscinas e rais, que vimos anteriotemente.
Veja mais detalhes sobre elas:
Piscina ou pools: possuem uma ou mais raias, e representam todo um processo. Normalmente existe apenas uma piscina em um processo, mas é possível incluir várias para representar o relacionamento entre vários processos.
Raias ou lanes: representa uma equipe ou papel no processo. Exemplos: Gestor de RH, Departamento pessoal, Service desk e outros. Evite colocar na raia o nome da pessoa que executa o conjunto de tarefas, e neste caso procure criar um perfil. Exemplo: Responsável por agendar passagens, Gerente administrativo etc.
Veja abaixo como ficaria um exemplo de desenho de raias:
Agora que você definiu pelo menos uma piscina e as raias, para aprender como criar um fluxograma será necessário conhecer os símbolos de fluxo, e o que cada um significa.
2- Adicione um iniciador
O evento iniciador marca como um processo deve ser iniciado.
No desenho do seu fluxograma você pode indicar que o processo é iniciado manualmente por uma pessoa, pelo recebimento de um e-mail, por uma integração com sistemas de informação, um temporizador ou de diversas outras formas.
No BPMN o evento iniciador possui uma linha delimitadora simples, e no HEFLO tem a cor verde.
Veja todas as opções disponíveis.
Para o nosso exercício, inclua no seu fluxo o iniciador manual, representado pelo elemento sem gatilho (sem ícone) e com o descritivo “Início”.
Veja como fica o desenho do processo:
Dica de boa prática:
Você pode incluir vários iniciadores no seu processo. Não existe nenhuma restrição, porém é recomendado que o fluxograma contenha no máximo um iniciador do tipo manual no seu desenho.
Leia mais sobre eventos do BPMN em KB do HEFLO – Eventos.
3- Adicione tarefas e desvios
Após inserir o iniciador é hora de incluir tarefas e desvios. São esses elementos que determinarão a lógica do seu processo.
Tarefas podem ser humanas ou sistêmicas.
Se o seu objetivo é modelar um fluxo simples, então concentre sua atenção em tarefas humanas.
Veja um exemplo:
Note que o iniciador foi conectado a primeira tarefa por um fluxo de sequência, que é um conector de elementos de fluxo.
Assim como no caso dos iniciadores, o BPMN oferece vários tipos de tarefas para você criar o fluxograma de processo.
Veja mais alguns tipos:
Outro tipo de elemento importante para quem quer saber como desenhar um fluxograma são os gateways, que definem desvios do seu fluxo.
No exemplo abaixo, após a verificação de estoque o processo pode seguir um (e somente um) de dois caminhos: Compra devido a falta de material, ou atendimento da demanda pois existe material disponível em estoque.
No vídeo abaixo você pode conferir outro tipo de gateway, chamado Gateway Inclusivo, que permite que o processo siga mais de um caminho em paralelo:
Exemplo de Uso do Gateway Inclusivo
>> Assistir Exemplo de Uso do Gateway Inclusivo
Procure organizar tarefas e gateways ordenados da esquerda para a direita. Isto representará uma linha do tempo e facilitará a leitura do processo. Veja abaixo:
Leia mais sobre tarefas e gateways do BPMN em KB do HEFLO – Tarefas e Gateways
4- Marque o fim do processo
Agora chegou o momento de indicar no desenho do fluxograma como o processo é finalizado.
Como vimos antes, existem vários tipos de finalizadores, veja uma lista mais completa:
Neste exercício selecione o finalizador que tem o rótulo “Fim”.
Você pode adicionar vários finalizadores no seu processo e a única recomendação é que ele tenha no rótulo a situação final gerada pelo finalizador.
Exemplo:
Em um processo de desligamento de empregado uma situação possível seria “empregado desligado”.
5- Revise seu desenho do fluxograma
Agora que marcou início e fim, pontos de desvio, atividades, esperas etc, refaça mentalmente o processo e veja se não tem algo que possa ser melhorado para retratá-lo de maneira mais fiel.
Caso você utilize o recurso de automatização do HEFLO, é possível executar o processo no editor em modo de testes.
Confira este infográfico que resume esse processo:
Na sequência você verá vídeos incríveis sobre modelagem fluxos.