Trabalho de Sistema de Informação

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Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio 
Grande do Sul 
 
 
 
 
 
 
 
PROCESSOS GERENCIAIS 
 
 
 
Sistema de Informação 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Porto Alegre 
 
2019 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUMÁRIO 
 
RESUMO 
1. INTRODUÇÃO 
 1.1 A empresa 
 1.2 Característica da empresa analisada 
 
2 Definição de Sistema de Informação 
2.1.1 Tipos de Sistemas de Informação 
2.1.2 Sistema de informação para gestão de condomínio 
2.2 Gerenciamento da ferramenta 
2.2.1 Definição dos setores para implantação 
2.2.2 Dados, informações para alimentar o sistema 
2.2.3 Treinamento de equipe 
2.2.4 Posicionamento dos setores 
2.2.5 Gestão dos setores via aplicativo 
3. METODOLOGIA 
3.1 Análise feita para justificar o trabalho 
4. RESULTADO 
4.1 Organizando os setores 
5. ANÁLISE DOS RESULTADOS 
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS 
 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Resumo. 
 
Este trabalho foi desenvolvido no Condomínio Rossi Parque Panamby, uma 
empresa assim caracterizada por ter CNPJ e arrecadação mas não tem fins 
lucrativos, o condomínio está com uma administração nova ( síndico) e com isso 
estão sendo implementados alguma ferramentas para agilizar as operações. 
analisando alguns processos que já existentes, verificamos a necessidade de 
agilizar a operação,otimizando o tempo e os repasse de informações de uma 
maneira mais rápida e eficaz entre os setores. 
O sistema ainda não está totalmente implantado, mas já é visível a mudança no 
rotina dos setores que já foram incluídos.Os colaboradores foram os primeiros a 
sentir os benefícios do novo sistema. 
Palavras Chaves​: Sistemas, Processos e Informações 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1 - Introdução. 
 
No passado os chamados arquivistas eram responsáveis por buscar quaisquer 
documentos que fossem solicitados no arquivo da empresa. 
 
Não há como negar que a tecnologia se tornou uma realidade e precisamos nos 
adaptar a ela a fim de desfrutar dos seus benefícios. Em se tratando do universo 
empresarial, ela se faz ainda mais necessária e, é indispensável para uma gestão 
eficiente, no atual cenário com o fluxo intenso de informações,o mercado atual tem 
um poder de competitividade muito grande, as empresas estão cada vez em busca 
de atualizações que agilizem suas operações visando um pronto atendimento as 
necessidade de seu cliente sejam elas um produto ou serviço. E para alcançar este 
resultado satisfatório estão investindo cada vez mais em Sistemas de Informação, 
para isto acabam reestruturando seus conceitos mais arcaicos, ampliando seus 
horizonte visualizados os efeitos positivos que esta atualização trará para seu 
negócio, seu colaboradores e principalmente para seu cliente final. 
O trabalho aqui apresentado foi desenvolvido em um condomínio, o sistema 
implantado em três setores ( portaria, concierge e administração) mas exatamente 
para fazer a gestão das informações que são pertinentes aos três setores, liberação 
de acesso, reserva de espaços, lista de convidados, comunicados, reclamações e 
sugestões. 
O estudo foi realizado no Condomínio Rossi Parque Panamby, com objetivo sanar 
os problemas de comunicação entre estes setores que deveriam ter as informações 
em tempo real, mas a mesma acabava perdendo se no caminho. A partir deste 
 
estudo e da implantação total do sistema, tendesse a eliminar os problemas de falta 
de retorno aos moradores, desencontro nas informações de entrega, liberação de 
entrada mais ágil e segura. 
 
 
 
 
 
 
1.1 A empresa. 
 
 
O Condomínio Rossi Parque Panamby, a nível de esclarecimento no trabalho o 
condomínio é citado como empresa mas, embora tenha um CNPJ não pode ser 
considerada como tal: 
 “​O condomínio ​não possui personalidade jurídica​. 
O artigo 44 do Código Civil é claro ao dispor que são pessoas jurídicas de direito 
privado as associações, as sociedades, as fundações, as organizações religiosas, 
os partidos políticos, e as empresas individuais de responsabilidade limitada. 
Ou seja, o condomínio não se confunde com nenhuma dessas figuras, não sendo 
também uma empresa. 
Como o condomínio não é pessoa física nem jurídica, ​sua natureza é considerada 
anômala ou híbrida ​. 
Por definição, condomínio é um “coletivo de cidadãos, pessoas físicas com 
interesses comuns que partem da aquisição da propriedade e sua conseqüente 
manutenção”.” ( artigo do site:tudocondo.com.br com base no Código Civil ) 
 
Em novembro de 2014 foi entregue a primeira etapa constituído de 03 torre, 15 
andares cada a segunda etapa concluída em maio de 2015 composta por mais três 
torres e vinte e duas casas. 
É classificado como condomínio club de alto padrão mantendo uma infra 
considerada uma das maiores de Porto Alegre com espaços como: sauna, salão de 
beleza, academia, sala acústica, restaurante, três salões de festa sendo um com 
área privativa e piscina reservada somente para convidados, serviço de concierge 
dentre outros. 
Possui um quadro de funcionários formado por equipes orgânicas ( colaboradores 
contratados pelo condomínio) e equipes terceirizadas, totalizando um quadro atual 
de 49 colaboradores. 
 
1.2 Característica da empresa analisada 
Uma das características da empresa analisada é a falta de comunicação entre os 
setores. As informações rodam desencontradas sem processos definidos, causando 
muitas vezes retrabalho das atividades e uma demora no retorno ao cliente final ( 
morador). 
Esse tipo de postura operacional tornou se hábito a partir do momento que os 
setores foram se auto modificando sem um planejamento e sem nenhum sistema de 
informação cada colaborador colocava suas ideias em prática sem verificar se o 
processo era uma progresso ou um entrave ao setor. 
 
2. Referencial Teórico. 
Dedicamos este tópico a apresentar algumas definições do tema estudado por 
autores da área. 
 
2.1 Definições de sistema de informaçõe 
Os grandes escritores da área definem sistema de informações com várias 
concepções citamos aqui algumas delas: 
 Na concepção de Rezende (2008) “Informática ou Tecnologia da Informação (TI) 
pode ser conceituada como recursos tecnológicos e computacionais para guarda, 
geração e uso da informação e do conhecimento. Está fundamentada nos seguintes 
 
componentes: hardware e software e seus dispositivos e periféricos; software seus 
recursos; sistemas de telecomunicações;gestão de dados e informações 
(REZENDE, 2008) 
Esta é a visão de Magalhães e Sampaio (2013) O setor de tecnologia da 
informação está relacionado dentro das organizações às atividades de inovação, 
segurança, suporte técnico, manutenção, implantação, serviços digitais e produtos, 
sendo um conjunto para geração, aplicação e uso da informação. 
Já para Laudon e Laudon (2010) a tecnologia de informação é todo software e todo 
hardware de que uma empresa necessita para atingir seus objetivos 
organizacionais. Isso inclui não apenas computadores, discos, assistentes digitais 
pessoais (PDA) e até mesmo smartphones, se usados para fins organizacionais, 
mas também softwares, como os sistemas operacionais, pacotes de escritório 
(Office e LibreOffice) e milhares de programas computacionais que podem ser 
encontrados em uma grande empresa. 
 
 
2.1.1 Tipos de sistema de informação 
Para entendermos um pouco sobre a importância dos sistemas de informação 
dentro de uma empresa achamos importante conhecer um pouco de alguns 
sistemas e suas funcionalidades. 
 
 
Sistemas de Informação Transacionais (SIT) Foco na base operacional 
• Sistema de Informação Gerencial (MIS ou SIG) - foco em informações associadas 
aos subsistemas funcionais; 
 • Sistemade Apoio à Decisão (DSS ou SAD) - foco no suporte às decisões através 
de simulações com a utilização de modelos; 
• Sistema de Gestão Empresarial (ERP ou SGE) - foco na integração das 
informações em uma organização; 
 • Data warehouse/Data mining (DW/DM) - foco na exploração dos dados gerados 
pela empresa; 
• Customer Relationship Management (CRM) - foco no relacionamento com o 
cliente, de forma individual. 
Esses sistemas são formados por alguns componentes. 
 
 
2.1.2 Sistema de informação para gestão de condomínio. 
Hoje o mercado oferece inúmeros sistemas para gestão de condomínio, no nosso 
caso de estudo acompanhamos as etapas de planejamento para escolha do sistema 
a ser utilizado. O sistema escolhido foi o Towsq, uma escolha feita pela equipe, 
baseada: 
● Análise sobre o sistema que era utilizado no condomínio. 
● Se essa nova ferramenta iria trazer maior rapidez na tomada de decisões 
● Na experiências com a utilização da plataforma em outros condomínios 
administrados pela LG Síndicos Profissionais. 
● Outro ponto decisivo para escolha da sistema, seria o a experiência dela 
dentro da gestão condominial, como que recursos ela iria trazer para agilizar 
a operação centro do condomínio. 
● A forma de Implantação. 
● O investimento que seria necessário 
E após todas essas dúvidas esclarecidas w analisadas o condomínio optou 
por implantar o: 
 
 
 
O TownSq e a plataforma de gerenciamento de condomínio, criada no Brasil em 
2013. Na metade de 2017, a startup aumentou de porte e precisou trocar de nome 
para se qualificar no processo de internacionalização hoje, a TownSq atua em 
quatro países, Brasil, Estados Unidos, México e Canadá e atende mais de 1,4 
milhão de residências no mundo.A plataforma é bem complexa, atuando dentro da 
empresa como uma ERP, trabalha as transações operacionais, trabalha a 
funcionalidade dos setores, gera relatório, organizar as tarefas, controla as finanças, 
dá feedback aos moradores, faz a integração das informações. 
2.2 Gerenciamento das informações na ferramenta. 
É uma ferramenta muito fácil de ser manuseada, no local de estudo optou se pela 
mobilidade da ferramenta realizando seu gerenciamento atrás das interfaces de 
tablet disponibilizados ao concierge, terminal de consulta instalado na portaria, 
notebook utilizado pelo financeiro e celulares usados pela administração que 
consegue atuar mais in loco. 
O aplicativo e um conjunto de ferramenta que basicamente , organiza , integra e 
facilitando a visualização da operação. O softwares que compõem o TownSq se 
dividem para controlar diversas áreas ao mesmo podendo atender tanto várias 
demanda passando as informações por todos os setores. Quanto às necessidades 
dos moradores consegue receber as solicitações organizar os dados passando a 
informação exata da real necessidade e direcionando ao setor responsável. 
 
2.2.1 Definição dos setores e implantação. 
Como todo o processo de implantação, os gestores se separam com a difícil tarefa 
de escolha dos setores que irão ser os precursores para implantação, não poderia 
ser diferente neste caso. 
Optamos por começar a implantação em dois setores que estavam com uma 
carência de organização das informações e também por serem os dois locais que 
tem um acesso direto com morador a, informação tem que ser filtrada e passada de 
uma maneira mais rápida, o primeiro a ser feito a conscientização foi o Concierge 
devidos ao grande fluxo de informação de entrada e saída do setor, logo após a 
portaria para agilizar e unificar o processo de autorizações e a administração para 
agilizar as demandas de solicitações dos moradores. 
Concierge cadastro de recebimento e entregas 
Portaria autorizações de visitantes e prestadores 
 
Administração reservas, reclamações e sugestões solicitação de manutenção. 
● Etapa 1 - Avaliação do sistema mapeamos todos os problemas que estavam 
que estavam pendentes e as possibilidades de resolvê-los 
● Etapa 2 - Analisamos os sistemas que eram utilizados e mapeamos onde a 
informação se perdeu para não haver conseguido resolver o problema 
● Etapa 3 - Confirmação da escolha do sistema TownSq 
● Etapa 4 - Implantação do sistema 
● Etapa 5 - Manutenção e revisão 
2.2.3 Dados informações para alimentar o sistema. 
O TownSq é uma ferramenta de fácil alimentação de dados podendo ser feita de 
forma contínua com monitoramento diário. De maneira simples absorve os 
seguintes processos: 
● As entrada: os dados brutos, a tratamento, mas que serão importantes para 
determinar o processo. 
● Os processos: os mecanismos de análise das informações que vão comparar 
o desempenho planejado com o real. 
● As saídas: são os relatórios que exibem o resultados da análises feitas na 
etapas dos processos. 
Tivemos a etapa inicial onde alimentamos o sistema com taxas as informações que 
haviam em arquivos, outros sistemas, listagem que constasse informações dos 
moradores. Esses dados eram os fundamentais para dar início aos demais 
processo, pois o morador e o nosso cliente final. 
● Após fizemos todo o processo de análise e filtragem destas informações para 
termos a mínima margem de erro quanto os dados lançados para que o 
informaçao final fosse precisa. Foram checadas manualmente todos os 
dados lançados,trazendo isso para números foram checadas as informações 
de 396 cadastros lançados ambos contendo; 
● Nome completo ( de todos da unidade que fossem usar a ferramenta) 
● Telefone 
● Email ( de todos que fossem usar a ferramenta ) 
 
 
 
Realizamos vários testes para checar como a informação iria rodar na ferramenta e 
visualizar a saída destes dados processados via relatórios. 
2.2.4 Treinamento de equipe 
Implementar novas tecnologias na empresa é sempre importante. Porém é muito 
importante para se obter um bom resultado nesta implementação educar o time a 
respeito da tecnologia que será implantada. Afinal os colaboradores precisam das 
informações adequadas para poderem entender e compreender como funciona o 
sistemas as vantagens e o benefícios que irá agregar aí seu setor. 
● Dividimos o treinamento em dois dias, mesclando colaboradores de ambos 
setores. 
 
● Passamos vídeos sobre a ferramenta como também tivemos a presença de 
um representante da Towsq que explicou o passo a passo de cada 
funcionalidade da ferramenta e a importância dela para cada setor. 
● Realizamos treinamentos práticos com diversas simulação de possíveis 
situações que poderiam vir a acontecer no decorrer do processo. 
2.2.5 Gestão dos serviços via aplicativo. 
A implementação desta ferramenta agiliza a operação tornado a rotina de 
entrega e controle de encomendas: 
Concierge 
Processo antigo: 
● Recebia a mercadoria 
● Registrava no livro de protocolo 
● Interfona para avisar o morador que a mercadoria havia chegado 
● Deslocava até o local para entrega com caderno e mercadoria 
● Recebia uma rubrica na maioria das vezes sem condições de identificação. 
● Não havia como gerar relatório 
Processo atual: 
● Recebe a mercadoria 
● Abre o cadastro do morador tira a foto e enviar 
● O sistema gera uma mensagem automática avisando que sua mercadoria 
chegou e está no Concierge 
● Morador responde via aplicativo informando se está em casa para receber 
● Ao receber coloca sua assinatura eletrônica. 
● Emite relatório diário e mensal de entrega cada unidade. 
 
 
Portaria: 
Processo antigo: 
● Administração recebi autorização de prestadores, visitantes e lista de 
convidados via e-mail 
● Imprimir 
● Protocola 
● Entregava a portaria a folha para ser conferida quando chegava o prestador 
ou visitante. 
● Gerando um acúmulo de papel e informações desencontradas pois em 
alguns casos, o prestador/ visitante chegava antes do email ser repassado. 
 
Processo atual:● Morador cadastrar a autorização de entrada do prestador/visitante ou 
convidado direto no aplicativo. 
● Ao chegar o prestador/ visitante identificasse dando o nr da unidade 
● Porteiro abre o aplicativo no nr da unidade e verificar as autorizações 
● Libera a entrada 
● Automaticamente morador já recebe o aviso que sua visita / prestador está 
entrando no condomínio. 
 
Reserva espaço: 
Antigamente : 
Reserva da sala Business e Garageband 
Processo antigo: 
● Lista manual no Concierge 
 
● Morador tinha que se deslocar até o setor para saber se o espaço estava 
liberado 
Processo atual: 
● Morador faz a reserva pelo aplicativo 
● Visualiza quais horários disponíveis 
● Pode fazer a programação para vários dias e horários 
● A Administração e morador recebem um aviso automático sobre a reserva. 
 
 
 
 
Solicitações de moradores 
Processo antigo: 
● Registrar a solicitação de manutenção pelo site que exige uma conta gmail 
● Aguardar a visualização pela administração 
● Sem possibilidade de inserir imagens do problema 
Processo atual: 
● Morador registra a solicitação via aplicativo 
● Administração recebe uma mensagem automática avisando do novo registro 
● Sinaliza o tempo de retorno 
● Sinaliza se a tarefa já venceu a data de retorno 
● Emite relatório diário de todas atividades já realizadas e as pendências 
 
 
 
 
 
3 METODOLOGIA 
 
Neste parte do trabalho será apresentado o contexto de como foi desenvolvida a 
pesquisa e a importância desta pesquisa. 
 
3.1 Análise feita para justificar o trabalho 
A pesquisa realizada para execução deste trabalho, foi de caráter exploratório , um 
sistema novo interligando vários setores com relutância a mudanças. 
Conforme Oliveira (1999, p.134), pesquisa exploratória: “É a ênfase dada à 
descoberta de práticas ou diretrizes que precisam modificar-se na elaboração de 
 
alternativas que possam ser substituídas”. 
Quando nos foi proposto a escolha de sistema para trabalhar, logo já optamos pelo 
TownSq por ser um sistema que estava projeto de implantação neste condomínio, 
foi feito um levantamento, dos problemas mais críticos de fluxo de informações nos 
setores e identificou se a real necessidade de implantar uma ferramenta de gestão 
que interliga, todos os setores. Até aquele momento os setores precisavam da 
mesma informação para operação rodar nos setores. Estas informações acabavam 
gerando retrabalho, pegando por exemplo uma autorização de entrada de prestador: 
morador enviava e-mail para administração, este era impresso, protocolado, 
entregue nas portarias se necessitasse incluir outro no mesmo vc dia para mesmo 
trabalho o processo tinha que ser refeito, sem contar o acúmulo de papel e a perda 
de informações, pois as vezes o morador mandava autorização o prestador já 
estava na portaria,a administração ainda não havia visualizado o e-mail. 
O programa de sistema de informação ( a ferramenta de gestão) não teve custo 
para condomínio faz parte de um. pacote que síndico certificado pelo TownSq tem 
direito a implantar no condomínio que faz a gestão,sendo assim o programa de 
sistema de informação ( software) não teve custo;hardware efetuamos a compra de 
dois tablets e também aproveitamos 04 computadores já existentes, eles serviram 
de banco de dados e terminais de consulta. Foi feito a alimentação só sistema com 
todos os dados dos moradores unidades, e-mail, telefone, dependentes. As 
informações inseridas são distribuídas para os hardware através da plataforma. 
São divididas em subgrupos onde as tarefas podem ser filtrada por setor. 
 
4. RESULTADO 
 
Chegamos a etapa que visa mostrar os resultados de todo processos adotados. 
 
4.1 Organizando os setores 
 
Nos primeiros dias de uso da ferramenta ocorreu o sentido inverso ao esperado, 
setores ficaram mais lentos, mas isso deu se devido ao fato de não estarem tão 
familiarizando com a ferramenta, pois mesmo com os treinamentos, na prática do 
dia a dia tiveram que ir até os moradores com e expor o que aprenderam pois 
quando ocorre a entrega na casa ou apartamento do morador o morador assina no 
tablet o recebimento.Mas passando essa fase inicial os setores ficaram bem mais 
organizados tendo as informações em tempo real quando solicitadas, podendo 
conferir o quanto rendeu seu trabalho no dia, desobstruindo os setores com menos 
papéis e livros de protocolos espalhados. 
A ferramenta trouxe mobilidade e organização para os setores. As informações são 
compartilhadas entre todos, podendo cada um realizar sua parte simultaneamente. 
A proporção de erro caiu significativamente. As entrega chegam nas datas, o 
 
morador nosso cliente final consegue acompanhar toda movimentação de suas 
mercadorias, seus visitantes e suas solicitações de correções de inconformidades. 
 
 
5. ANÁLISE DOS RESULTADOS 
 
Após a implantação do sistema de informação de gestão condominial, 
pode-se fazer uma análise dos resultados obtidos. 
No mês de setembro 2019, todas as entregas, ocorrências e autorizações 
começaram e gerar relatórios para observa se e implementar melhoria , mas já se 
vê uma grande diferença entre os erros que ocorriam nas entregas e autorizações e 
na também na demora em se ter ciencia de algumas inconformidades com a 
estrutura. 
 Os relatórios saem, diariamente, separado por setores O sistema gerou uma 
tranqüilidade para os funcionários em olhar o sistema e já verificar todas as 
entregas que tenham a fazer, as autorizações que estão liberadas as 
inconformidades que já foram resolvidas, as pendentes, as abertas e as que estão 
em andamento, com a implantação do sistema conseguem garantir o retorno 
organizado das demandas de todos setores já que as informações estão 
interligadas entre setores, podendo garantir 
a entrega e para quando. Anteriormente tinham que ligar para o morador, e verificar 
com o morador ou funcionário, ou, então, irem até a unidade, continua sendo feito 
um acompanhamento do processo para mostrar aos funcionários os benefícios. 
Também é visível a melhora na qualidade do atendimento aos moradores. uma vez 
que a rapidez e eficiência das informações ajudam muito no dia a dia. 
 
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS 
 
A realização deste trabalho, foi muito enriquecedor, poder observar como o 
processo rodava sem um sistema de informação adequado ao setor e depois 
comemorar com a equipe os resultados agregados aos setores, que vem somando 
a cada dia, contribuindo para andamento das tarefas em todos os setores. claro que 
o TownSq ainda disponibiliza de abas que ainda não foram exploradas, 
Neste momento do trabalho foram colocados para rodar concierge, portaria 
,administração, financeiro e manutenção, o sistema ainda está em adequação, 
requer alguns ajustes diários. 
Esses procedimentos levam o condomínio a se atualizar, a fazer com que a 
informação trabalhe a seu fazer. 
O TownSq conseguiu integrar os setores deixando os processos visíveis a todos 
aqueles que fazem a operação funcione, facilitou a tomada de decisões, no 
processo operacional do condomínio, agilizou a solução de demandas mais 
pontuais direcionadas exatamente para real necessidade dos moradores . O 
 
TownSq trouxe uma transparência às ações a serem tomadas a informação fica 
visível a todos, possibilitando que os setores ajudem se mutuamente, podendo 
entregar ao nosso cliente final um resultado rápido satisfatório. 
 
 
 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
 
● artigo do site:tudocondo.com.br com base no Código Civil ) 
● Sites 
● A GESTÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Colecção: Sociedade da 
Informação Autor: Santiago Olmedo Bach 
● Implantando a governança de TI - O livro de Aguinaldo Aragon Fernandes e 
Vladimir Ferraz de Abreu.