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MANUAL DE PROCEDIMENTOS - GESTÃO CADASTRAL - Maio de 2018 Ministro do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão ESTEVES PEDRO COLNAGO JÚNIOR Secretário-Executivo GLEISSON RUBIN Secretário de Gestão de Pessoas AUGUSTO AKIRA CHIBA Diretora do Departamento de Legislação e Provimento de Pessoas NELEIDE ABILA Coordenadora-Geral de Cadastro de Pessoal MÔNICA BISPO DOS SANTOS Elaboração Caroline Israel Pio Claudiomar Oviedo Ribeiro Cleison Faé Daniel Meneses Machado Diana Rodrigues Eliene Tavares de Oliveira Marcelo Matias de Almeida Maria Yaneide de Lucena Pereira Marcia Alves de Assis Silvana Bimbato Viviane Naves de Azevedo Revisão e Formatação Anderson Caires Santos Carla Prado Novais Talitha Lopes Saraiva Pedrosa Valdick Araújo dos Santos BRASIL. Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Secretaria Executiva. Secretaria de Gestão de Pessoas. Manual: GESTÃO CADASTRAL. Brasília, 2018. Impresso no Brasil/ Printed in Brazil É livre a reprodução exclusivamente para fins não comerciais, desde que a fonte seja citada. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO E GESTÃO Secretaria de Gestão de Pessoas MANUAL DE PROCEDIMENTOS - GESTÃO CADASTRAL - 1ª EDIÇÃO Brasília/DF, maio de 2018 MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO E GESTÃO Secretaria de Gestão de Pessoas Esplanada dos Ministérios – Bloco “C” – 7º andar – Sala 710 Brasília – DF, CEP: 70.046-900 Fones: 55 61 2020–1041 http://www.planejamento.gov.br/ 2018, SECRETARIA DE GESTÃO DE PESSOAS NORMALIZAÇÃO BIBLIOGRÁFICA. Coordenação de Documentação e Informação do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão – CODIN/MP Normalização Bibliográfica: CODIN/CGPLA/SPO B823m Brasil. Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Manual de procedimentos : gestão cadastral / Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, Secretaria de Gestão de Pessoas. -- Brasília: MP, 2018. 48 p. 1. Administração pública 2. Servidor público 3. Cadastro de pessoal I. Título CDU 35.08 SUMÁRIO DISPOSIÇÕES GERAIS 6 OBJETIVO GERAL 6 OBJETIVO ESPECÍFICO 6 APLICAÇÃO 6 ÁREA RESPONSÁVEL 6 ASPECTOS GERAIS 6 GLOSSÁRIO 7 SIGLAS 7 MANUTENÇÃO CADASTRAL 8 ATUALIZAÇÃO DE DADOS BANCÁRIOS DE SERVIDOR 8 ATUALIZAÇÃO DE NOME CIVIL DE SERVIDOR 15 ATUALIZAÇÃO DE NOME SOCIAL DE SERVIDOR 17 ATUALIZAÇÃO DE ENDEREÇO DE SERVIDOR 19 ATUALIZAÇÃO DE ENDEREÇO ELETRÔNICO DE SERVIDOR 21 INCLUSÃO E ALTERAÇÃO DE FORMAÇÃO E RECONHECIMENTO DA TITULAÇÃO 24 ATUALIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DE ÓBITO DE SERVIDOR 29 ATUALIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS DE SERVIDOR 32 GESTÃO CADASTRAL DE DEPENDENTES 41 REFERÊNCIAS 48 6 MANUAL DE PROCEDIMENTOS - GESTÃO CADASTRAL DISPOSIÇÕES GERAIS 1. OBJETIVO GERAL O presente Manual tem o objetivo de padronizar as atividades e orientar os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Pública Federal - SIPEC, quanto aos procedimentos relativos à atualização cadastral dos servidores e seus dependentes e dos aposentados e pensionistas da União no que diz respeito aos procedimentos operacionais realizados no SIAPE pelas unidades de gestão de pessoas. 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Estabelecer orientações para a manutenção do cadastro dos servidores, fixando diretrizes técnico-administrativas de forma padronizada para as áreas de gestão de pessoas com o objetivo de: a) Aumentar a confiabilidade e a produtividade nos processos de atualização cadastral; b) Minimizar as inconsistências; c) Simplificar as ações; d) Agilizar os processos de análise; 3. APLICAÇÃO O Manual tem abrangência no âmbito das competências regimentais das unidades de gestão de pessoas da Administração Pública Federal. 4. ÁREA RESPONSÁVEL Departamento de Provimento e Movimentação de Pessoas - DEPRO/SGP/MP 5. ASPECTOS GERAIS A manutenção cadastral é a atualização dos dados do servidor, aposentado, pensionista e seus dependentes. A atualização cadastral é importante para promover a validação das informações prestadas pelo servidor. Este manual oferece o passo-a-passo dos procedimentos a seguir: a) Manutenção Cadastral b) Gestão cadastral de Dependentes 6. GLOSSÁRIO Para efeito deste Manual, os termos utilizados estão baseados nas seguintes definições: a) Servidor: é a pessoa legalmente investida em cargo público; b) Transação é a descrição do código de acesso as funcionalidade do SIAPE 1. 7. SIGLAS 7.1 Constam deste Manual as seguintes siglas: a) DOU: Diário Oficial da União; b) PCA: Provimento de Cargo; c) SIAPE: Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos; d) Siapecad e) G) SIGEPE: Sistema de Gestão de Pessoas; f) H) SIPEC: Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal; g) K) UORG: Unidade Organizacional; ‘ 8 MANUAL DE PROCEDIMENTOS – APOSENTADORIA - MANUAL DE PROCEDIMENTOS – GESTÃO CADASTRAL MANUTENÇÃO CADASTRAL ATUALIZAÇÃO DE DADOS BANCÁRIOS DE SERVIDOR 1. CONCEITO É o procedimento operacional para inclusão, alteração, exclusão de dados bancários, posto que é livre a opção bancária aos servidores ativos e inativos entre as instituições bancárias credenciadas. A atualização será realizada pelo Operador do Sistema e uma vez realizada, surtirá efeitos para fins de créditos da remuneração ou proventos e de demais operações financeiras efetuadas, inclusive por outros sistemas (por exemplo, pagamento de diárias efetuado via SCDP). 2. REQUISITOS BÁSICOS Para a efetivação do cadastramento no SIAPE, faz-se necessária solicitação formalizada pelo interessado, indicando a conta vinculada a uma instituição bancária que faça parte da rede credenciada. 3. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA 3.1 Solicitação formalizada; e 3.2 Comprovante da titularidade da conta do tipo salário para alteração da conta de pagamento do salário; ou 3.3 Comprovante da titularidade da conta do tipo corrente para alteração da conta de pagamento das demais operações. 4. BASE LEGAL 4.1 Legislação principal: a) Ofício-Circular nº 170 SEGRT/MP, de 15 de fevereiro de 2016 4.2 Legislação complementar: a) Resolução BACEN nº 3.402, de 6 de setembro de 2006; b) Portaria Normativa 03/2011 - Assentamento Funcional Digital 5. PROCEDIMENTOS 5.1. Procedimentos a serem realizados para Análise do requerimento. 5.1.1 A qualquer tempo, o servidor poderá solicitar a alteração da conta em que serão depositados seus proventos, atendendo sua livre opção bancária. Para isto, deverá preencher requerimento formal com as informações do domicílio bancário desejado, obedecendo ao constante no Ofício Circular n° 170 SEGRT/MP. Observação: Atente principalmente para o tipo da conta informada (conta salário para os proventos e conta corrente para demais operações) e se o banco informado é um dos constantes na lista de bancos conveniados. 5.2 Procedimentos para a alteração dos dados bancários no SIAPE. 5.2.1 Acesse a transação >CAATDADBCO (SIAPE, SIAPECAD, DADOSPESS, ALTSERV, CAATDADBCO - Atualiza Dados Bancários): 5.2.2 Informe o Cadastro de Pessoa Física - CPF do servidor ou utilize a tecla PF1 = Ajuda para demais opções: 5.2.3. Assinale a Matrícula SIAPECAD do servidor com o vínculo que sofrerá as alterações dos dados bancários: Observação: Atente para o fato de que o servidor que acumula vínculos pode escolher um domicílio bancário diferente para cada matrícula. 5.2.4. O sistema exibirá a seguinte tela: 5.2.5. Preencha os campos abaixo para alterar os dados da conta para pagamento do salário: a) Tipo de Conta: Obrigatoriamente informe o código 04 - CONTA SALARIO E NAO E DEPOSITOJUDICIAL. b) Banco/Agência/DV: Tecle PF1 = Ajuda para localizar o código do Banco e da Agência no formato correto de preenchimento. c) Número da C/C: Preencha o número da conta salário sem hífen, ponto ou vírgula, conforme requerimento/comprovante apresentado. 5.2.6. Efetue a confirmação e o SIAPE irá efetuar a integração com a folha de pagamento. 5.3. Procedimentos para a alteração dos dados bancários para pagamento de demais operações no SIAPE. 5.3.1. Preencha, conforme a seguir: a) Tipo de Conta: Obrigatoriamente, informe o código 01 - CONTA CORRENTE E NAO E DEPOSITO JUDICIAL. b) Banco/Agência/DV: Tecle PF1 = Ajuda para localizar o código do Banco e a agência no formato correto de preenchimento. c) Número da C/C: Preencha o número da conta corrente sem hífen, ponto ou vírgula, conforme requerimento/comprovante apresentado. 5.3.2. Confirme a transação para concluir a alteração. Observação: Verifique se o sistema exibirá a informação de que a “alteração foi efetuada com sucesso na folha de pagamento”, pois caso haja alguma pendência cadastral para a matrícula o sistema não irá validar a alteração na folha de pagamento até que a mesma seja regularizada. 5.4. Procedimentos a serem realizados para alteração dos Dados Bancários de servidores não recepcionados pelo SIAPECAD. 5.4.1. Acesse a transação >CDATDADBAN (SIAPE, CADSIAPE, CADASTRO, ATUCADAST, CDATDADBAN - ATUALIZA DADOS BANCARIOS): 5.4.2. Identifique o servidor informando a matrícula ou use PF1 = Ajuda: 5.4.3. Assinale a opção Conta para pagamento servidor ou Conta para outras operações: 5.4.4. Confirme a alteração. 5.5. Procedimentos para consultar a integração das alterações no SIAPE. 5.5.1. Acesse a transação >CDCOINDFUNC (SIAPE, CADSIAPE, CODIVCAD, CDCOINDFUN - DADOS INDIVIDUAIS FUNCIONAIS). 5.5.2. Identifique o servidor e tecle Enter. 5.5.3. Selecione com um X o campo “BANCO PGTO SALARIO”, ou “BANCO PAGAMENTO DIÁRIAS” e o sistema exibirá os dados da conta para pagamento do salário: ‘ 15 MANUAL DE PROCEDIMENTOS – APOSENTADORIA - MANUAL DE PROCEDIMENTOS – GESTÃO CADASTRAL ATUALIZAÇÃO DE NOME CIVIL DE SERVIDOR 1. CONCEITO 1.1 Consiste no procedimento operacional para alteração do nome civil do servidor, a ser realizado no SIAPEcad pelo Operador do Sistema. Uma vez realizado, constará da base cadastral. 2. REQUISITOS BÁSICOS 2.1 Para a efetivação do cadastramento no SIAPE, faz-se necessário solicitação formalizada pelo interessado, indicando o novo nome e a respectiva documentação comprobatória. 3. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA 3.1 CPF - comprovante de situação cadastral emitido pela Receita Federal do Brasil (www.receita.fazenda.gov.br); 3.2 Cópia autenticada do RG; e 3.3 Cópia autenticada de Certidão de Averbação (Nascimento, Casamento, Divórcio) 4. BASE LEGAL 4.1 Legislação principal: a) Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; 5. PROCEDIMENTOS 5.1. Procedimentos a serem realizados para Análise do requerimento. 5.1.1. Em decorrência de situações que ensejam a modificação do nome civil, o servidor poderá solicitar a alteração em seus dados cadastrais. Para tanto, deve preencher requerimento formal, indicando o novo nome, a motivação e a respectiva comprovação documental. 5.1.2. Note que antes da alteração do nome civil do servidor no SIAPE, o mesmo já deve estar atualizado junto à Receita Federal e institutos de identificação. O SIAPE possui integração com o sistema da Receita Federal, portanto irá aparecer crítica caso esta atualização não seja efetuada em ambos sistemas. 5.2. Procedimentos operacionais no SIAPE a serem realizados para a alteração do Nome do servidor. 5.2.1. Acesse a transação >CAATNOMERH (SIAPE, SIAPECAD, DADOSPESS, NOME, CAATNOMERH - ATUALIZA NOME DO RH). 5.2.2. Identifique o servidor pelo CPF ou use PF1 = Ajuda: 5.2.3. Indique o novo nome e a motivação para a alteração. 5.2.4 Efetue a confirmação para a integração com a folha. ‘ 17 MANUAL DE PROCEDIMENTOS – APOSENTADORIA - MANUAL DE PROCEDIMENTOS – GESTÃO CADASTRAL ATUALIZAÇÃO DE NOME SOCIAL DE SERVIDOR 1. CONCEITO 1.1 É o procedimento operacional para cadastramento do nome social do servidor travesti ou transexual. A atualização será realizada pelo Operador do Sistema e uma vez realizada surtirá efeitos para fins cadastrais. 2. REQUISITOS BÁSICOS 2.1 Para a efetivação do cadastramento no SIAPE, faz-se necessário requerimento da pessoa interessada 3. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA 3.1. Requerimento formal. 4. BASE LEGAL 4.1. Legislação principal: a) Decreto nº 8.727, de 28 de abril de 2016. 4.2. Legislação complementar: a) Portaria nº 233, de 18 de maio de 2010 b) Nota Informativa 45/2015 5. PROCEDIMENTOS 5.1 Procedimentos a serem realizados para Análise do requerimento: 5.1.1. A qualquer tempo, o servidor travesti ou transexual poderá solicitar o uso do nome social adotado por ele, de acordo com seu requerimento e o disposto no Decreto n° 8.727/2016 e na Portaria n° 233/2010/MP. 5.1.2. Verifique as informações constantes no requerimento, que deve conter o nome civil do servidor, a data da solicitação e o nome social que será utilizado por ele. 5.2. Procedimentos operacionais no SIAPE a serem realizados para o cadastramento do nome social. 5.2.1. Acesse a transação >CAIASERVID (SIAPE, SIAPECAD, DADOSPESS, INCALTRH,CAIASERVID - INCLUI/ALTERA SERVIDOR). 5.2.2. Proceda com a identificação do servidor através do CPF. 5.2.3. O sistema exibirá a seguinte tela: 5.2.4. Para cadastrar o nome social, preencha conforme a seguir: a) NOME SOCIAL: Informe o nome social descrito pelo servidor requerente; b) DATA REQUERIM.: Informe a data que o servidor efetuou a solicitação; c) DL REQUERIMEN.: Preencha este campo com os dados de identificação do Documento Legal utilizado para formalização do requerimento. 5.2.5. Efetue a confirmação com a tecla ENTER. Neste momento, o sistema irá passar para a tela com as demais informações pessoais do servidor. Tecle ENTER para seguir as demais telas até a tela de confirmação final. Após isto, o cadastro do nome social estará concluído. 5.3. Procedimentos a serem realizados para consulta do nome social de servidor. 5.3.1. Para consulta do nome social do servidor acesse a transação >CDCOINDPES (SIAPE, CADSIAPE, CODIVCAD, CDCOINDPES - DADOS INDIVIDUAIS PESSOAIS). 5.3.2. Após a identificação do servidor, selecione com um X o campo “NOME SOCIAL”. ‘ 19 MANUAL DE PROCEDIMENTOS – APOSENTADORIA - MANUAL DE PROCEDIMENTOS – GESTÃO CADASTRAL ATUALIZAÇÃO DE ENDEREÇO DE SERVIDOR 1. CONCEITO 1.1 Compreende o procedimento operacional para alteração de endereço do servidor, a ser realizado no SIAPEcad pelo Operador do Sistema. Uma vez realizado, constará da base cadastral. 2. REQUISITOS BÁSICOS 2.1 Para a efetivação do cadastramento no SIAPE, faz-se necessário solicitação formalizada pelo interessado indicando o novo endereço 3. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA 3.1. Requerimento. 4. BASE LEGAL 4.1. Legislação principal: a) Lei n.º 8.112, de 11 de dezembro de 1990; b) Lei nº 7.115, de 29 de agosto de 1983. 5. PROCEDIMENTOS 5.1 Procedimentos a serem realizados para Análise do requerimento. 5.1.1 Em decorrência de mudança de endereço residencial o servidor deverá solicitar a alteração em seus dados cadastrais. Para tanto, deve preencher requerimento formal, indicando o novo endereço. 5.2 Procedimentos operacionais no SIAPE a serem realizados para a alteração do Endereço do servidor. 5.2.1 Acesse a transação >CAALENDRH (SIAPE, SIAPECAD, DADOSPESS, CAALENDRH - ALTERA ENDERECO DO RH). 5.2.2. Proceda com a identificação do servidor pelo CPF ou use PF1 = Ajuda. 5.2.3.O sistema exibirá a seguinte tela: 5.2.4. Indique o novo endereço, conforme declarado pelo servidor. 5.2.5. Efetue a confirmação para finalizar. 5.3. Procedimentos a serem realizados para consulta do endereço de servidor. 5.3.1. Poderá ser efetuada consulta do endereço do servidor acessando a transação >CDCOINDPES (SIAPE, CADSIAPE, CODIVCAD, CDCOINDPES - DADOS INDIVIDUAIS PESSOAIS). 5.3.2. Após a identificação do servidor, selecione com um X o campo “ENDERECO”. O sistema exibirá o endereço cadastrado para o servidor. Observações: A atualização de endereço, assim como de algumas outras informações pessoais, também poderá ser realizada pelo próprio servidor, mediante acesso ao site https://servidor.sigepe.planejamento.gov.br. Atente que para fins de auxílio-transporte o servidor deverá comprovar o novo endereço mediante apresentação do comprovante de residência. Vide Manual de Auxílio-Transporte. ‘ 21 MANUAL DE PROCEDIMENTOS – APOSENTADORIA - MANUAL DE PROCEDIMENTOS – GESTÃO CADASTRAL ATUALIZAÇÃO DE ENDEREÇO ELETRÔNICO DE SERVIDOR 1. CONCEITO 1.1 Trata-se de procedimento operacional para alteração de endereço eletrônico do servidor, a ser realizado no SIAPENET pelo Operador do Sistema. Uma vez realizado, constará da base cadastral. 1.2 O endereço eletrônico cadastrado no campo e-mail pessoal será o destinatário das informações do sistema SIGEPE. Este e-mail também será utilizado para validação de uma variedade de funcionalidades do SIAPE, SIAPENet, SIGAC, SIGEPE, etc, como geração de senhas e de autorizações para consignações. 2. REQUISITOS BÁSICOS 2.1 Para a efetivação do cadastramento no SIAPE, faz-se necessário solicitação formalizada pelo interessado indicando o novo endereço 3. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA 3.1 Requerimento. 4. BASE LEGAL 4.1 Legislação principal: a) Lei n.º 8.112, de 11 de dezembro de 1990; 5. PROCEDIMENTOS 5.1 procedimentos a serem realizados para Análise do requerimento. 5.1.1 Em decorrência de cadastramento ou mudança de endereço eletrônico o servidor deverá solicitar a alteração em seus dados cadastrais. Para tanto, deve preencher requerimento indicando o novo e-mail. 5.2. Procedimentos operacionais no SIAPEnet a serem realizados para a alteração do e-mail. 5.2.1. Acesse o site www.siapenet.gov.br > órgão> atualização cadastral>usuário>atualizar endereço eletrônico. 5.2.2. O SIAPENet exibirá a seguinte tela, onde você irá informar o CPF a fim de identificar o servidor: 5.2.3. Após a identificação do servidor, surgirá a seguinte tela: 5.2.4. Clique num dos campos de e-mail para que se possa preencher os dados de e-mail. Na sequência, informe os e-mails constantes no requerimento, sabendo que o campo “E-mail pessoal” pode ser preenchido com um e-mail de qualquer provedor disponível na internet. Já o campo “E-mail institucional” deve ser preenchido com um e-mail vinculado ao provedor do órgão a que o servidor seja vinculado. Atente para o item 5.1.2. 5.2.5. Após o preenchimento dos campos, clique em “Atualizar” para concluir o cadastro. 5.3. Procedimentos a serem realizados para consulta do endereço eletrônico de servidor. 5.3.1. Acesse a transação >CDCOINDPES (SIAPE, CADSIAPE, CODIVCAD, CDCOINDPES - DADOS INDIVIDUAIS PESSOAIS). 5.3.2. Após a identificação do servidor, selecione com um X o campo “E-MAIL”. O sistema exibirá o endereço eletrônico cadastrado para o servidor. ‘ 24 MANUAL DE PROCEDIMENTOS – APOSENTADORIA - MANUAL DE PROCEDIMENTOS – GESTÃO CADASTRAL INCLUSÃO E ALTERAÇÃO DE FORMAÇÃO E RECONHECIMENTO DA TITULAÇÃO 1. CONCEITO 1.1 É o procedimento operacional com vistas ao cadastramento pelo operador do SIAPE de certificado, diploma ou titulação obtido pelo servidor, proveniente de educação formal e ao reconhecimento da titulação cadastrada com a finalidade de pagamento de gratificação específica. Este procedimento também serve como base de dados para emissão de relatórios de indicativos da qualificação e formação dos servidores para os órgãos. Após conclusão deste processo, as informações constarão no histórico funcional do servidor e refletirão na folha quando devido. 2. REQUISITOS BÁSICOS 2.1. Servidor possuir formação proveniente de educação formal de qualquer titulação; ou 2.2. Participação do servidor no processo de incentivo a qualificação, progressão por titulação ou similar. 3. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA 3.1. Apresentação do título de educação formal, seja certificado, diploma ou titulação. 3.2. Processo formalizado de incentivo a qualificação, progressão por titulação ou similar para os casos em que haverá reflexo financeiro. 4. BASE LEGAL 4.1 Legislação principal: a) Específico por Carreira. 5. PROCEDIMENTOS 5.1. Procedimentos para análise da documentação necessária à execução do processo. 5.1.1. Antes de proceder a inclusão de nova formação, verifique a validade da documentação apresentada e se a mesma consta de todas as informações necessárias para o cadastramento. 5.1.2. Para o reconhecimento da titulação com finalidade de pagamento de gratificação específica vinculada à formação, verifique se o processo contém todas as tramitações e autorizações necessárias para a inclusão da rubrica no contracheque do servidor. 5.1.3. Quando for incluir nova formação ao servidor acima do grau de escolaridade em que ele se encontra atualmente, primeiramente deverá ser feita a alteração do nível de Escolaridade através da transação >CAIASERVID. VIDE PROCEDIMENTO DE ATUALIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS. 5.2. Procedimentos a serem realizados para a inclusão da Formação de RH. 5.2.1. Acesse a transação >CDINFORMRH (SIAPE, CADSIAPE, CADASTRO, ATUCADAST, FORMACAO, CDINFORMRH - INCLUI FORMACAO DO RH). 5.2.2. Após a identificação do servidor, a seguinte tela será exibida: 5.2.3. Preencha conforme orientações a seguir: a) Formação - Tecle PF1 = Ajuda para abrir a relação de cursos e selecione o código correspondente. b) Titulação - Tecle PF1 = Ajuda para relacionar os níveis da Titulação e selecione o código correspondente. c) Estab de Ensino - Preencha com o nome do Estabelecimento de Ensino onde o servidor concluiu a formação que está sendo cadastrada. d) Município - Tecle PF1 = Ajuda para relacionar os municípios e selecione o código correspondente. e) Pais(Exterior) - Preencha apenas se o Estab. De Ensino for fora do Brasil. f) Concluído em - Preencha com o ano de conclusão de acordo com o Certificado ou Diploma. g) Carga horária - Preencha com a quantidade de horas somente caso esteja descrito no diploma ou certificado. 5.2.4. Após o preenchimento dos campos, o sistema solicitará a confirmação, finalizando o procedimento. 5.3. Procedimentos a serem realizados para o reconhecimento da Titulação. 5.3.1. Antes de proceder com o reconhecimento da titulação do servidor, a formação correspondente já deve ter sido cadastrada através do procedimento do item 5.2. 5.3.2. Após a inclusão da formação acesse a transação >CDATTITREC (SIAPE, CADSIAPE, CADASTRO, ATUCADAST, CDATTITREC - ATUALIZA TITULACAO RECONHECIDA). 5.3.2. Identifique o servidor pela matrícula ou use PF1 = Ajuda, e o sistema apresenta a tela seguinte: Observação: Se já houver uma titulação reconhecida, o sistema irá perguntar se quer excluir. Marque (N) Não, tecle Enter e assim esta tela será exibida. 5.3.3. Note que o sistema exibe todas as Formações cadastradas para o servidor. 5.3.4. Selecione com um “X” a titulação que deverá ser reconhecida, seja a fim de gerar pagamento de rubrica específica de gratificação ou a sua maior titulação para registros cadastrais. 5.3.5. Após teclar ENTER o sistema irá solicitar a confirmação. Assimque for efetuada, haverá a integração com a folha de pagamento. 5.4. Procedimentos a serem realizados para a alteração da formação do servidor. 5.4.1. Acesse a transação >CDALFORMRH (SIAPE, CADSIAPE, CADASTRO, ATUCADAST, FORMACAO, CDALFORMRH - ALTERA DADOS DA FORMACAO DO RH). 5.4.2. Identifique o servidor pelo CPF ou use PF1 = Ajuda, e será exibida uma tela com as formações cadastradas, conforme a seguir: 5.4.3. Selecione com um “X” a formação que deverá ter as informações alteradas e o sistema exibirá os dados dela, permitindo a alteração dos mesmos, semelhante à tela exibida no item 5.2.2. 5.4.4. Após efetuar as alterações desejadas, tecle ENTER. Na sequência execute a confirmação e o procedimento estará finalizado. 5.5. Procedimentos a serem realizados para a exclusão da formação do servidor. 5.5.1. Acesse a transação >CDEXFORMRH (SIAPE, CADSIAPE, CADASTRO, ATUCADAST, FORMACAO, CDEXFORMRH - EXCLUI FORMACAO DO RH). 5.5.2. Após a identificação do servidor, será exibida uma tela com as formações cadastradas, semelhante à tela exibida no item 5.4.2. 5.5.3. Selecione com um “X” a formação que será excluída e tecle ENTER. 5.5.4. Aparecerá a tela solicitando a confirmação do procedimento. Após efetuá-la, o procedimento estará finalizado. 5.3. Procedimentos a serem realizados para consulta de Formação do servidor. 5.3.1. Acesse a transação >CDCOFORMRH (SIAPE, CADSIAPE, CADASTRO, ATUCADAST, FORMACAO, CDALFORMRH - CONSULTA FORMACAO DO RH). 5.3.2. Após a identificação do servidor o sistema exibirá os dados das formações cadastradas para o mesmo. ‘ 29 MANUAL DE PROCEDIMENTOS – APOSENTADORIA - MANUAL DE PROCEDIMENTOS – GESTÃO CADASTRAL ATUALIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DE ÓBITO DE SERVIDOR 1. CONCEITO 1.1 Trata-se de procedimento operacional para o cadastramento das informações referentes ao óbito do servidor. A atualização será realizada pelo Operador do Sistema e uma vez realizada repercutirá nas informações cadastrais do servidor. 1.2 Esclarecemos que esta etapa é complementar aos processos de vacância do PCA do servidor ativo falecido ou do encerramento da aposentadoria do servidor que encontrava-se na situação de aposentado no momento do falecimento. Caso a vacância ou o encerramento da aposentadoria ainda não tenha sido efetuada no sistema, efetue estes procedimentos antes de dar sequência. Vide Manual de Vacância. 2. REQUISITOS BÁSICOS 2.1 Para a efetivação do cadastramento no SIAPE, faz-se necessário a apresentação da cópia autenticada da certidão de óbito emitida por cartório competente ao órgão em que o servidor falecido possuía vínculo. 3. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA 3.1 Cópia autenticada da Certidão de Óbito. 4. BASE LEGAL 4.1 Legislação principal: a) Artigos 41, 226 a 228 e 241 e parágrafo único da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990. 4.2 Legislação complementar: a) Orientação Normativa DRH/SAF nº 101, de 11 de dezembro de 1991 (DOU 12 de dezembro de 1991); b) Acórdão TCU - Plenário nº 294, de 31 de março de 2004 (DOU 07 de abril de 2004); c) Nota Técnica nº 60/2011/CGNOR/DENOP/SRH/MP; d) Nota informativa nº 36 /2013/CGNOR/DENOP/SEGEP/MP; e) Nota Informativa nº 305/2016-MP. 5. PROCEDIMENTOS 5.1. Procedimentos para análise da documentação necessária à execução do processo 5.1.1 O servidor que veio a falecer deve ter as informações referentes ao óbito implementadas no SIAPE para fins cadastrais. Para uma correta alimentação do sistema, deve-se estar de posse de cópia autenticada da certidão de óbito do servidor falecido. 5.2 Procedimentos operacionais no SIAPE a serem realizados para o cadastramento das informações do óbito. 5.2.1 Acesse a transação >CAIFOBITRH (SIAPE, SIAPECAD, DADOSPESS, OBITO, CAIFOBITRH - INFORMA OBITO DO RH). 5.2.2. Identifique o servidor através do CPF ou use PF1 = Ajuda. 5.2.3. O sistema exibirá a seguinte tela: 5.2.4. Verifique atentamente se os dados do servidor exibidos correspondem aos dados do servidor falecido. 5.2.5. Para proceder com a inclusão das informações, preencha conforme a seguir: a) CARTÓRIO: Identifique o cartório que emitiu a certidão de óbito; b) UF DO CARTORIO: Preencha com a informação do ente federativo ao qual pertence o cartório que emitiu a certidão; c) NUMERO DO REGISTRO: (APENAS PARA CERTIDÕES EMITIDAS COM O PADRÃO ANTIGO) Informe o número do registro da certidão; d) NUMERO DO LIVRO: (APENAS PARA CERTIDÕES EMITIDAS COM O PADRÃO ANTIGO) Informe o Livro onde foi efetuado o registo do óbito; e) NUMERO DA FOLHA: (APENAS PARA CERTIDÕES EMITIDAS COM O PADRÃO ANTIGO) Informe a folha onde consta o registro do óbito; f) DATA DO OBITO: Preencha com a data do óbito informada na certidão; g) MAT. DA CERTIDAO: (APENAS PARA CERTIDÕES EMITIDAS NO NOVO PADRÃO) Informe o número da matrícula da certidão de óbito. 5.2.6. Efetue a confirmação e o SIAPE irá efetuar a integração com a folha de pagamento. 5.3. Procedimentos a serem realizados para a consulta do óbito de servidor. 5.3.1. Acesse a transação >CDCOINDFUN (SIAPE, CADSIAPE, CODIVCAD, CDCOINDFUN - DADOS INDIVIDUAIS FUNCIONAIS). 5.3.2. Identifique o servidor, selecione com um X o campo “OBITO”. O sistema exibirá os dados do óbito. ‘ 32 MANUAL DE PROCEDIMENTOS – APOSENTADORIA - MANUAL DE PROCEDIMENTOS – GESTÃO CADASTRAL ATUALIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS DE SERVIDOR 1. CONCEITO 1.1 Trata-se de procedimento operacional para alteração de dados pessoais de servidor, a ser realizado no SIAPEcad pelo Operador do Sistema. Uma vez realizado, constará da base cadastral. 1.2 Algumas outras informações pessoais que não necessitam de comprovação documental poderão ser realizadas pelo próprio servidor, mediante acesso ao site https://servidor.sigepe.planejamento.gov.br 2. REQUISITOS BÁSICOS 2.1 Para a efetivação do cadastramento no SIAPE, faz-se necessário solicitação formalizada pelo interessado indicando o dado a ser alterado ou, observada incorreção em algum registro, o Operador do Sistema poderá corrigi-lo. 3. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA 3.1 Requerimento; 3.2 Documentação comprobatória dos dados a serem alterados ou corrigidos. 4. BASE LEGAL 4.1 Legislação principal: a) Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; 4.2 Legislação complementar: 5. PROCEDIMENTOS 5.1. Procedimentos para análise da documentação necessária à execução do processo. 5.1.1 Em decorrência de solicitação por parte do servidor, com vistas à alteração ou observada pelo Operador do Sistema, à necessidade de correção de algum registro dos dados pessoais do servidor, este processo permite a alteração de vários documentos e dados pessoais, tais como: nome, nome social, estado civil, escolaridade, cor/origem étnica, dentre outras, utilizando-se uma mesma transação. 5.1.2. Antes de prosseguir, atente para as informações que serão alteradas ou corrigidas e verifique se estão de acordo com a documentação comprobatória do servidor. 5.2. Procedimentos operacionais no SIAPE a serem realizados para a alteração de Dados Pessoais do servidor. 5.2.1 Acesse a transação >CAIASERVID (SIAPE, SIAPECAD, DADOSPESS, INCALTRH, CAIASERVID - INCLUI/ALTERA SERVIDOR). 5.2.2 Identifique o servidor informando o seu CPF ou use PF1 = Ajuda. 5.2.3. O sistema exibirá a seguinte tela: 5.2.4. Nesta tela, poderão ser efetuadas as alterações nas informações relativas ao nome social do servidor. Tecle ENTER para dar sequência. 5.2.5. O sistema exibirá a seguinte tela: 5.2.6 Nesta tela, poderão ser alteradas ou corrigidas as informações pessoais do servidor, como nome, sexo, grupo sanguíneo, nome de pai e mãe, cidade de nascimento, UF, escolaridade, estado civil, cor/origem étnica, pessoa com deficiência. Tecle ENTER para dar sequência.5.2.7. O sistema exibirá a seguinte tela: 5.2.8 Altere ou corrija os dados da documentação do servidor, como identidade (RG), título de eleitor, PIS/PASEP, data do primeiro emprego, etc. Tecle ENTER para dar sequência. 5.2.9. O sistema exibirá a seguinte tela: 5.2.10. Altere ou Corrija as informações de contato do servidor como endereço, telefone fixo e/ou celular, etc. Observação: Note que a transação >CAIASERVID não efetua a alteração do e-mail, sendo apenas permitida tal alteração via SIAPENet (ver item Atualização de Endereço Eletrônico de servidor). 5.2.11. Tecle ENTER e o sistema irá solicitar a confirmação. Após efetuada, haverá a integração com a folha de pagamento, concluindo o processo. Observação: Perceba que algumas alterações efetuadas na transação >CAIASERVID também podem ser efetuadas em outras transações, conforme demais processos constantes neste manual. 5.3. Procedimentos a serem realizados para consulta dos dados pessoais de servidor. 5.3.1. Acesse a transação >CDCOINDPES (SIAPE, CADSIAPE, CODIVCAD, CDCOINDPES - DADOS INDIVIDUAIS PESSOAIS). 5.3.2. Após a identificação do servidor, selecione com um X o campo que deseja consultar ou não marque nenhum para exibir todas as informações e confirme. O sistema exibirá os dados solicitados. 5.3.3 Dentro do SIAPECad existem ainda outras ocorrências em que é possível consultar os dados pessoais do servidor, bem como informações gerais referente ao seu vínculo com o serviço público, sendo >CACODADORH (SIAPE,SIAPECAD,DADOSPESS,CACODADORH - CONSULTA DADOS PESSOAIS DO RH) e >CAEMDOSSIE (SIAPE, SIAPECAD, DADOSPESS, CAEMDOSSIE - DOSSIE DO RH) - Transação que emite o dossiê completo do RH. 5.3.4 Acesse a transação >CACODADORH (SIAPE,SIAPECAD,DADOSPESS,CACODADORH - CONSULTA DADOS PESSOAIS DO RH): 5.3.4.1 Informe o CPF do servidor que deseja consultar os dados pessoais. Utilize a tecla de ajuda PF1 caso não tenha a informação. Em seguida, o sistema apresentará uma sequência de telas com os dados pessoais do RH: 5.3.6 Acesse a transação >CAEMDOSSIE (SIAPE, SIAPECAD, DADOSPESS, CAEMDOSSIE - DOSSIE DO RH) - Transação que emite o dossiê completo do RH: 5.3.6.1 Com a consulta através da tecla de ajuda PF1, busque o CPF do servidor que deseja emitir o dossiê. Há diversas opções que o usuário pode utilizar para gerar o dossiê do RH. Assinale a que melhor atender à sua demanda. ‘ 41 MANUAL DE PROCEDIMENTOS – APOSENTADORIA - MANUAL DE PROCEDIMENTOS – GESTÃO CADASTRAL GESTÃO CADASTRAL DE DEPENDENTES 1. CONCEITO 1.1 Procedimento operacional realizado no SIAPE para inclusão, alteração e exclusão das informações relativas aos dependentes, cujos reflexos ocorrerão nos históricos funcionais e/ou no cálculo das remunerações ou proventos dos servidores. 2. REQUISITOS BÁSICOS 2.1 Requerimento formal do servidor, identificando o dependente e o benefício pleiteado, acompanhado da documentação pertinente, inclusive no que tange à dependência econômica, quando for o caso, conforme rol abaixo: a) Cônjuge, companheiro ou companheira de união estável; b) Pessoa separada judicialmente ou divorciada, com percepção de pensão alimentícia; c) Filhos e enteados, até 21 (vinte e um) anos de idade ou, se inválidos, enquanto durar a invalidez; d) Filhos e enteados entre 21(vinte e um) e 24 (vinte e quatro) anos de idade, dependentes economicamente do servidor e estudantes de curso regular reconhecido pelo MEC; e) Menor sob guarda, ou tutela concedida por decisão judicial enquanto permanecer nessa condição; f) Filho ou irmão que tenha deficiência; g) Pai, padrasto, mãe e madrasta. 3. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA 3.1 Documentação pessoal, estabelecida de acordo com o grau de parentesco do dependente, sua condição e o benefício requerido. Deve-se observar a especificidade de cada pleito. Como exemplo, não exaustivo, os documentos abaixo elencados: a) Cônjuge: certidão de casamento, carteira de identidade e CPF; b) Companheiro(a): comprovação de união estável, carteira de identidade e CPF. Para comprovar união estável, na ausência do termo devidamente registrado, apresentar, no mínimo, 3 (três) dos seguintes documentos: i. Certidão de nascimento de filho (a) em comum; ii. Certidão emitida por entidade religiosa civilmente reconhecida; iii. Declaração do imposto de renda do servidor em que conste o interessado como seu dependente; iv. Disposições testamentárias; v. Declaração especial feita perante tabelião; vi. Prova do mesmo domicílio; vii. Prova de encargos domésticos evidentes e existência de sociedade ou comunhão nos atos da vida civil. c) Filho(a) ou enteado(a): certidão de nascimento, carteira de identidade e CPF (obrigatório); d) O menor sob a guarda ou tutela: Termo de Guarda Judicial, certidão de nascimento, carteira de identidade e CPF (obrigatório); e) O filho(a), enteado(a), menor sob guarda ou tutela inválidos: inclusive a comprovação de invalidez por junta médica oficial; f) A pessoa separada judicialmente ou divorciada: carteira de identidade, CPF e comprovante de percepção de pensão alimentícia. 4. BASE LEGAL 4.1 Legislação principal: a) Constituição Federal de 1988; b) Lei 8.112 de 12 de dezembro de 1990; c) Lei nº 9.717 de 27 de novembro de 1998; d) Lei nº 13.135 de 17 de junho de 2015. 4.2 Entendimentos do Órgão Central do SIPEC: a) Nota Técnica nº 334/2010/COGES/DENOP/SRH; b) Portaria Normativa nº 03/2012/SEGEP/MP; c) Nota Informativa nº 114/2012/CGNOR/DENOP/SEGEP/MP; d) Orientação Normativa nº 7, de 19 de março de 2013; e) Portaria Normativa nº 1, de 9 de março de 2017. 5. PROCEDIMENTOS 5.1. Procedimentos para análise da documentação necessária à execução do processo. 5.1.1. Receba a documentação do servidor; 5.1.2. Avalie se a documentação apresentada atende aos requisitos para a inclusão das informações; 5.1.3. Analise a documentação apresentada anteriormente a qualquer ação sistêmica. Caso não atenda aos requisitos exigidos, o servidor deverá ser notificado imediatamente. 5.2. Procedimentos a serem realizados para inclusão de Dependente. 5.2.1. Acesse o SIAPE, transação >CDIADEPEND - SIAPE,CADSIAPE,DEPENDENTE - Inclui/Altera; 5.2.2. No item Dependente, preencha os campos conforme a seguir: a) NACIONALIDADE: Preencha com o código referente à nacionalidade do dependente. Em caso de dúvida, pressione F1 para relacionar os tipos de nacionalidade; b) NÚMERO DO CPF: Inclua o número do CPF do dependente. Na impossibilidade de informar o CPF para o dependente menor de 18 anos, poderá informar o número do CPF da mãe; c) DOC ESTRANGEIRO: Preencha os dados de identificação do documento somente no caso de dependente estrangeiro. 5.2.3. Confirme as informações para dar sequência à inclusão. 5.2.4. Inclua os dados do dependente, de acordo com a documentação apresentada, preenchendo os campos a seguir: a) GRAU PARENTESCO e CONDIÇÃO: Acione F1 para abrir as tabelas correspondentes e selecionar o código devido; b) DOCUMENTOS DO DEPENDENTE: Informe o número do CPF e preencha um dos campos, conforme abaixo: i. CERTIDÃO (nascimento, casamento): quando se tratar de formatação antiga; ii. NOVA CERTIDÃO: quando se tratar da certidão mais recente, informar a matrícula; iii. IDENTIDADE: dados do documento do dependente; iv. DOCUMENTO ESTRANGEIRO: informe todos os dados constantes do documento, conforme cada dependência. 5.2.5. Confirme as informações para dar sequência à inclusão. 5.2.6. Inclua a data do início de cada benefício de acordo com o requerimento. Se não informar, o sistema impossibilitará a continuidade da inclusão: Observação: Preencha apenas quando o dependente tiver direito comprovado ao benefício. 5.2.7. Para identificar os benefícios a que o dependentetem direito, verifique o item 5.6.3; 5.2.8. Confirme a inclusão. 5.3. Procedimentos a serem realizados para alteração de Dependente. 5.3.1. Para proceder qualquer alteração nos dados do dependente, utilizar a transação: >CDIADEPEND; 5.3.2. Após a identificação do servidor, o Sistema apresentará a relação dos dependentes já cadastrados. Posteriormente, deverá ser selecionado apenas o dependente que terá algum dado a ser alterado. Na sequência, aparecerão os dados do dependente e, após as alterações desejadas, confirme. Observação: A operacionalização de alteração de dependente é semelhante à inclusão, pois a transação utilizada é a mesma. 5.4. Procedimentos a serem realizados para exclusão de Dependente. 5.4.1. Caso seja necessário excluir o dependente, utilize a transação: >CDEXDEPEND - SIAPE, CADSIAPE, DEPENDENTE; 5.4.2. Ao identificar o servidor, o Sistema relacionará os dependentes já cadastrados. Selecione o dependente a ser excluído; 5.4.3. Acione F1 para consultar e selecionar o motivo da exclusão (Ocorrência); 5.4.4. Após a confirmação, o dependente estará excluído/desativado. 5.5. Procedimentos a serem realizados para reativação de Dependente. 5.5.1. Reative o Dependente excluído utilizando a transação: >CDRTDEPEND - REATIVA DEPENDENTE - SIAPE, CADSIAPE, DEPENDENTE; 5.5.2. Após a identificação do servidor, o Sistema irá relacionar os dependentes já cadastrados, identificando aqueles que constam com a marca/ocorrência de exclusão. A seguir, selecione o dependente a ser reativado; 5.5.3. Após a confirmação, o dependente será reativado. 5.6. Procedimentos para consultas do cadastro de Dependente. 5.6.1. Para consultar os Dependentes cadastrados, utilize a transação: >CDCODEPEND - CONSULTA DEPENDENTE; 5.6.2. Após a identificação do servidor, o Sistema apresentará a relação de seus dependentes. Selecionar o dependente a ser consultado e as informações serão apresentadas na tela conforme abaixo: Observação: Ao marcar com um “X” ao lado do código do benefício e teclar ENTER, o Sistema informará os dados da atualização do benefício do dependente selecionado, bem como o responsável pelo cadastramento. 5.6.3. Para consultar a tabela de grau de parentesco, condição de dependência e relação dos benefícios, deverá ser acessada a transação: >TBCOBENDEP; 5.6.4. Selecione o grau de parentesco e o Sistema relacionará, conforme a tela a seguir, as condições e os benefícios possíveis a partir da combinação do grau de parentesco e da condição de cada dependente: ‘ 48 MANUAL DE PROCEDIMENTOS – APOSENTADORIA - MANUAL DE PROCEDIMENTOS – GESTÃO CADASTRAL 6. REFERÊNCIAS BRASIL. Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Guia para Elaboração de Manuais.Disponível em: < http://intranet/publicacoes/guia-para-elaboracao-de-manuais-versao- final.pdf/view>. Acesso em: 17 jul.2017. BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da República. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm>. Acesso em: 17 jul.2017. 49
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