GESTÃO SECRETARIAL: ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS

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Pró-reitoria de EaD e CCDD 
 
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Gestão Secretarial: Administração de 
Escritórios 
 
 
 
 
 
 
Aula 1 
 
 
 
Professor Fabricio Stocker 
 
 
Pró-reitoria de EaD e CCDD 
 
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Conversa inicial 
 Iniciamos com a apresentação dos pontos-chave que nortearão a 
disciplina de Gestão Secretarial e Administração de Escritórios. O objetivo 
desta aula é proporcionar conhecimentos específicos sobre o papel do 
profissional de secretariado na administração e rotina de escritórios. Para isso, 
estruturamos a aula da seguinte forma: aspectos introdutórios a respeito da 
gestão secretarial; o secretariado nas rotinas de escritório; o planejamento, 
controle e gestão das rotinas secretariais. 
 
 Contextualizando 
 Uma empresa tradicional do ramo alimentício, durante a definição de seu 
projeto de crescimento, decide ─ por meio de seu conselho deliberativo e em 
conjunto com toda a equipe da diretoria ─ realizar um processo de aquisição de 
outra empresa, até então concorrente do seu negócio. Durante o procedimento 
de reestruturação organizacional na nova empresa, o Secretário Executivo, 
além das suas atividades de rotina na assessoria direta à diretoria, foi 
designado para acompanhar e supervisionar o trabalho de adequação da 
estrutura, funções e atividades dos funcionários que tinham o mesmo papel nas 
duas empresas. 
 Nesse período de reestruturação, o Secretário Executivo teve que 
desenvolver diferentes competências para exercer sua função como Secretário 
– Gestor do novo projeto, porém quais foram os pontos de decisão e de maior 
impacto nesse novo trabalho desenvolvido pelo profissional? De que modo, 
atuando em dois diferentes trabalhos, ele poderá desempenhar de forma 
satisfatória sua função? 
 
 
 
 
 
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Tema 1: Gestão Secretarial e Administração de Escritórios 
 Na área de ciências sociais aplicadas, dificilmente encontramos 
definições-padrão para os conceitos de gestão e administração, em razão dos 
muitos termos comumente utilizados. Em específico para essa disciplina, 
focaremos em dois pontos: na Gestão Secretarial e na Administração de 
Escritórios. Por isso precisamos nos debruçar com um pouco mais de atenção 
para entender qual a aplicação e a função dessas atividades. 
 No cenário atual das organizações, o impacto do fenômeno da 
globalização e o aumento da competitividade têm acelerado o ritmo de troca de 
conhecimentos e experiências. Com esse fato, o fluxo de informações e o 
desenvolvimento da tecnologia têm também impulsionado a maneira como as 
organizações são administradas, ou seja, a gestão e a administração de 
escritórios estão em um processo de evolução contínuo. 
 Você deve estar se perguntando, mas o que isso afeta no meu 
desempenho profissional? 
 As empresas, na sua grande maioria, estando inseridas nesse mercado 
globalizado, têm exigido profissionais mais preparados e que exerçam 
eficazmente as habilidades gerenciais. Por essa razão, a Gestão Secretarial 
surge como um fator importante nas atividades de administração de escritórios. 
 Tendo dito isso, precisamos definir então o que compreende a palavra 
“gestão”. E para esse entendimento, podemos observar a figura abaixo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Figura 1: a função da gestão nas organizações. 
 
 
 
 
 Com base nesse modelo, consideramos que dentro do processo de 
gestão há cinco atividades diferentes: a) planejar; b) organizar; c) comandar; d) 
coordenar; e) controlar. Essas podem ser traduzidas da seguinte forma: 
 
a) Planejar: envolve a previsão de eventos futuros, a curto, médio ou longo 
prazo. Uma das atividades de gestão é o planejamento, ou seja, 
racionalizar sobre como os processos acontecerão, de que forma os 
talentos humanos serão mais bem aproveitados, planejar a organização 
física e as rotinas da organização. 
b) Organizar: consiste na atividade de organização e determinação de 
como a estrutura organizacional será estabelecida. Ou seja, é o passo 
da implantação das atividades que foram planejadas. 
c) Comandar: a função de comando também está incluída nas atividades 
Gestão
Planejar
Organizar
ComandarCoordenar
Controlar
 
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de gestão. Comandar se refere à forma de administrar a equipe e as 
pessoas envolvidas na empresa ou no setor. Todo gestor possui 
determinadas pessoas que por ele são geridas e comandadas. 
d) Coordenar: a atividade de coordenação está atrelada aos esforços 
individuais para o alcance de um objetivo comum, ou seja, diferentes 
pessoas e setores podem trabalhar de formas distintas, porém 
considerando que o propósito seja coletivo. A coordenação é essencial e 
uma das atividades de gestão. 
e) Controlar: após o planejamento, em todas as funções elencadas deve 
haver uma maneira de controle para verificação e avaliação do 
desempenho das atividades. É por meio desse ato que se pode 
perceber falhas e elaborar possíveis melhorias nas atividades 
desenvolvidas. 
 
 E o profissional de Secretariado Executivo? 
 De acordo com as diretrizes curriculares nacionais, o profissional de 
Secretariado Executivo deve desenvolver suas competências e habilidades 
para atuar como assessor executivo, empreendedor, consultor e gestor. 
 Assim, temos a união do perfil do profissional de Secretariado Executivo 
com as atividades de gestão. Então, chamamos essa unidade de Gestão 
Secretarial, ou seja, o desempenho do profissional de secretariado em 
atividades de gestão e gerenciamento dentro do ambiente organizacional. 
 
a) “Saiba mais” 
O artigo “Fundamentação da Gestão Secretarial: Um Estudo Bibliométrico”, 
publicado na Revista Gestão e Secretariado – GESEC, apresenta que a 
temática de gestão secretarial vem sendo abordada em diversos artigos, por 
conta dessa ligação da profissão com a atuação de gestor. Por meio de uma 
análise quantitativo-descritiva as autoras buscam identificar as teorias que 
surgem para fundamentar a área da gestão secretarial. 
 
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Tema 2: O Secretariado nas Rotinas de Escritórios 
 Embora a história da profissão de Secretariado seja uma das mais 
antigas do mundo, o profissional dessa área nem sempre atuou como gestor. 
Indícios indicam que foi durante a Revolução Socialista, realizada na década 
de 1920 na Rússia, que o cargo de secretário incorporou as funções de gestão. 
 Nesse período, o partido comunista precisava passar por uma 
estruturação de sua cúpula de comando. Como a revolução, bem como o 
partido comunista, tinha por bandeira o proletariado (os trabalhadores) um dos 
cargos deveria ser ocupado por alguém da prole. No entanto, por conta da 
importância estratégica, essa pessoa não poderia preencher os principais 
cargos, como o de presidente, vice-presidente, tesoureiro ou comando militar. 
Assim, o então eleito Joseph Stálin foi designado a ocupar o cargo de 
secretário. 
 
Fonte: <https://www.goodfreephotos.com/albums/people/Joseph-Stalin-Portrait.jpg>. 
 
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 Stálin foi secretário-geral do Partido Comunista da União Soviética e do 
Comitê Central a partir de 1922 até sua morte, em 1953, tornando-se líder da 
União Soviética. O que destacamos nesse episódio, o qual faz referência ao 
nosso tema, é o fato de Joseph Stálin observar que todas as informações têm 
um fluxo vindo da secretaria, e foi dessa forma que em pouco tempo ele 
desenvolveu suas competências, conquistou o Partido e assumiu o governo 
Soviético. 
 Esse episódio, assim como outros, fez com que aqueles que atuavam na 
área de Secretariado passassem a ser reconhecidos como gestores, devido à 
evolução do perfil profissional e a formação curricular. 
 De acordo com Azevedo (2000, p. 145), “É exigido desse profissional 
conhecimentos e habilidades em áreas diversificadas, como administração, 
economia, finanças,marketing, recursos humanos, tecnologia da 
informação...”. Nesse sentido, a formação curricular do profissional de 
Secretariado, por meio das Diretrizes curriculares, busca alguém: 
 
i. Com sólida formação geral e humanística; 
ii. Com análise e interpretação de conceitos e realidades inerentes à 
administração pública e privada; 
iii. Com postura reflexiva e crítica; 
iv. Com capacidade de gerir processos e pessoas; 
v. Com visão holística dos processos que compõem a organização; 
vi. Que se envolva com os resultados esperados da organização em que 
atua; 
vii. Que participa de processos, que são etapas para atingir os resultados 
planejados; 
viii. Que, como secretário, projeta ações (o que fazer), delineie objetivos 
(para que fazer), defina prioridades, prazos e a metodologia a ser 
adotada em cada ação (como fazer); 
ix. Que pratique o planejamento para evitar desperdícios de tempo, 
 
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recursos e pessoas; 
x. Que organize as atividades, disponibilizando informações, materiais e 
recursos; 
xi. Que delegue atribuições; 
xii. Que tenha controle das informações, dos documentos, dos 
desempenhos, dos recursos, dos processos, dos gastos, das receitas... 
 
A atuação do profissional de secretariado geralmente está ligada aos 
processos administrativos dentro de escritórios, e por esse motivo vinculamos a 
gestão secretarial à administração de escritórios. Mas essa administração não 
está limitada às atividades burocráticas desse setor, mas é por ele que o 
Secretário Executivo reúne os esforços necessários para as atividades de 
planejamento, organização e controle das operações a ele vinculadas. 
 Com isso, o profissional de Secretariado Executivo se torna um 
multiprofissional, assumindo papéis polivalentes e figurando-se como um 
elemento chave na organização, por meio de uma postura gerencial condizente 
com as tendências do mercado atual. 
 
Tema 3: Planejamento e Gestão do Trabalho 
 Planejamento, estabelecimento de metas, objetivos e planos, são partes 
integrantes da atividade de gestão. Os gestores precisam se preocupar em 
planejar o que, como e quando será feito, além de quem será responsável pela 
atividade, pois essas são decisões que vão impactar no gerenciamento do 
trabalho e no futuro da organização. 
 Em nosso dia a dia, estamos envolvidos em uma série de atividades que 
intuitivamente ou não, são planejadas na nossa cabeça ─ o que será feito de 
almoço, como eu chegarei ao trabalho, quais atividades serão priorizadas no 
meu setor, quem irá entregar o relatório ao gerente ─, todas elas em uma ação 
no futuro. 
 Considera-se o planejamento uma das funções mais importantes no 
 
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cotidiano das organizações e principalmente no dos gestores. Durante o 
processo de planejamento, conforme já mencionado, são estabelecidos os 
objetivos a serem cumpridos, além de buscar alocar os recursos, as pessoas e 
determinar prazos para o desenvolvimento das atividades. A correta 
elaboração de um planejamento possibilita um controle maior e uma melhor 
avaliação do desempenho. 
 O início do planejamento foca em delimitar o objetivo e o resultado que 
se espera com o desempenho da atividade. No contexto organizacional, alguns 
passos são considerados na fase inicial do planejamento, como: a política 
organizacional, diretrizes da organização, metas, programas/projetos, 
procedimentos e métodos que permitirão o alcance do objetivo traçado com o 
planejamento. 
 Além do que foi apresentado sobre a função de “planejar”, na área de 
administração e gestão de negócios, subdividimos o planejamento em três 
níveis, conforme ilustração a seguir: os planejamentos estratégico, tático e 
operacional. Todos se relacionam com objetivos específicos da organização e 
procuram definir como será feito para que esses alvos sejam alcançados. 
 
 
• Definição da missão da organização. 
Responsável pelos objetivos gerais do 
negócio da empresa. Longo prazo. Ex.: 
planejar a expansão do atendimento do 
escritório para atender em nível nacional
Planejamento 
Estratégico 
• Refere-se às atividades gerenciais e mais 
pontuais com relação ao planejamento 
estratégico. Médio prazo. Ex.: desenvolver 
parcerias com profissionais de outras 
regiões. 
Planejamento 
Tático
• É o tipo de planejamento pontual, direto à 
atividade cotidiana, de curto prazo. Ex.: 
contratar consultoria para expansão do 
negócio da empresa. 
Planejamento 
Operacional 
 
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 No complexo ambiente em que as organizações se encontram, a falta de 
planejamento e a turbulência em que as ações acontecem podem levar a um 
conjunto de tomadas de decisões e a uma avaliação de alternativas 
improvisadas, o que acarretará graves problemas para o desempenho da 
empresa. Assim reiteramos a importância em se preocupar com a atividade de 
planejamento e gestão do trabalho. 
 Para exemplificar melhor a conceituação de planejamento e a sua 
aplicação no cotidiano das empresas, vamos pensar no seguinte caso: 
 Você abriu um negócio para assessorar eventos e determinou como 
missão que a sua empresa seja a melhor prestadora no serviço de cerimonial 
na região de atendimento. Porém, declarar essa missão não levará a 
companhia à meta proposta. Condições como concorrência, demanda dos 
clientes, recursos e fatores internos precisam ser analisados para que as 
decisões necessárias sejam tomadas no nível estratégico da empresa, assim 
como no nível tático e operacional quando for preciso. 
 
Durante a fase de elaboração do planejamento, deve-se atentar para os 
seguintes aspectos: 
 
Prazo: dependendo do nível em que o planejamento se aplica é que o prazo 
será ajustado. Utiliza-se como média: para planejamento estratégico, de longo 
prazo, de 2 a 5 anos; para planejamento tático/gerencial, de médio prazo, de 6 
meses a 1 ano; para planejamento operacional, de curto prazo, projetos 
mensais ou até mesmo semanais. 
 
Objetivo: é necessário ter claro qual o objetivo e a questão norteadora para o 
estabelecimento dos planos. Para facilitar, utilize início de frases com verbo no 
infinitivo (procurar, realizar, executar) e, se for necessário, descreva uma 
questão chave que deverá ser respondida pelo seu objetivo principal. 
 
 
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Desenvolvimento: ainda que na maior parte das vezes as atividades de 
planejamento sejam desenvolvidas pela diretoria e pelos gerentes, as fases 
subsequentes do planejamento são desenvolvidas por diferentes setores e 
envolvem pessoas nos mais variados níveis da organização. Para tanto, os 
recursos humanos exigidos para a execução do trabalho precisam ser 
analisados já na fase de planejamento. 
 
Tempo de execução: possibilidade de algum imprevisto no cronograma e de 
alterações nos recursos necessários podem atrasar e prejudicar o andamento 
das atividades. 
 
Responsabilidade: definição do responsável por cada uma das partes 
elencadas no planejamento. 
 
Orçamento: verificação do orçamento disponível e da necessidade de alocar 
recursos. 
 
Tema 4: Organização das Rotinas Secretariais 
 A atividade de organização consiste no processo de “dividir, integrar e 
coordenar as atividades e os recursos organizacionais de forma a alcançar as 
metas definidas” (SOBRAL; PECI, 2008, p.166). 
 Quando nos referimos ao processo de organização de uma empresa, 
podemos considerar níveis diferentes para a sua concepção, seja com relação 
à estrutura e arquitetura organizacional, ou concernente às formas de 
organização do trabalho, relacionados com a administração interna do 
escritório. 
 A respeito da organização estrutural, De Barros Neto (2002) classifica o 
desenho da empresa em três tipos básicos: organizações linear, funcional e 
linha-assessoria, conforme podemos detalhar no quadro abaixo. 
 
 
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Organização LinearOrganização Funcional 
Organização 
Linha-assessoria 
Ideal para pequenas 
empresas. Caracteriza-se 
pela centralização das 
decisões e tem 
responsabilidades bem 
definidas. 
Recomendada para médias 
empresas. Segue o princípio 
da especialização do 
trabalho. As decisões são 
descentralizadas e a 
comunicação é fluída. 
 
Indicado para grandes 
empresas, nas quais existam 
funções diversificadas. 
Caracteriza-se pela 
necessidade de linhas de 
pessoal especializado para 
atividades de assessoria, em 
razão da complexidade da 
empresa. 
 
 No tipo de organização linear, geralmente, em razão da centralização 
das decisões, o estilo de liderança é autocrático, tornando-se necessário o 
acompanhamento constante do gerente/proprietário. Já na organização 
funcional ─ pelo fato de a coordenação e as decisões ocorrerem de forma 
descentralizada ─ pode existir um conflito de responsabilidades, causando até 
mesmo concorrência entre os setores. Por fim, na organização 
linha-assessoria, a complexidade da estrutura pode afetar o sistema de 
organização da empresa, exigindo muitos controles e procedimentos 
burocráticos. 
 Com relação à atividade interna de organização, precisamos nos atentar 
aos seguintes pontos: 
a) Amplitude de controle: refere-se à quantidade de pessoas que serão 
gerenciadas e supervisionadas pelo gestor; 
b) Divisão de trabalho: diz respeito ao processo de delegação das 
atividades e funções entre a equipe de pessoas; 
c) Organização: no sentido de integrar os esforços de uma determinada 
equipe para que, de forma organizada, os objetivos sejam alcançados; 
d) Organograma: é a simbolização de como o trabalho está estruturado; 
e) Unidade de comando: delimitação da chefia imediata e dos níveis de 
hierarquia. 
 
Durante esse processo de organização, é importante definir quais serão 
 
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as atividades e os projetos a serem desenvolvidos em equipe ou 
individualmente, e analisar as competências necessárias para o 
desenvolvimento da tarefa. Para tanto, retoma-se a importância de estudar a 
estrutura da empresa para que a sua organização seja facilitada durante o 
processo de trabalho. 
 
Recapitulando: a primeira função da administração refere-se ao planejamento. 
Sem a definição clara de onde a empresa quer chegar, não há motivos para se 
preocupar com a sua organização. Dessa maneira, atentar-se para a correta 
distribuição das funções, para as unidades de comando, e para a maneira 
como a estrutura da empresa está organizada, é uma atividade subsequente 
ao processo de planejamento. 
 
Tema 5: Controle e Gerenciamento de Rotinas 
 Quanto menor a estrutura da empresa e menos complexas as 
atividades desenvolvidas, menores serão os controles necessários para manter 
a qualidade e a objetividade das funções. Em outras palavras, quanto maior a 
empresa e mais complexas forem suas atividades, maior será o número de 
controles e procedimentos relacionados ao gerenciamento dessas rotinas. 
 Ouve-se muito dizer que determinada empresa ou setor público é muito 
burocrático, mas na verdade o que pode acontecer é que essa instituição ou 
setor público possui muitos controles e passos que regulamentam os 
procedimentos internos. Ao final, o objetivo desse excesso de controle é tentar 
manter um padrão preestabelecido e seguir as atividades conforme um 
planejamento já delineado. No entanto, muitas vezes isso acaba gerando 
lentidão, e o custo para todo o processo torna-se alto, também em razão do 
tempo e recursos gastos em vão. 
 De acordo com Montana e Charnov (2010), o processo de controle e 
gerenciamento das atividades é o que está relacionado ao sucesso dos planos 
que são implementados pela empresa. Ou seja, o controle é também uma 
 
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atividade subsequente ao planejamento, assim como o processo de 
organização. 
 Com relação a essa atividade de gerenciamento, cabe destacar cinco 
diferentes controles que, dependendo da organização, devem ser 
implementados: os controles comportamentais, de insumo, de processo, de 
produto e os financeiros. 
 
Controles comportamentais Controles direcionados aos 
membros da empresa, como: 
controles de desempenho, 
produção e operacionalização. 
Visam especificar, avaliar e corrigir 
as ações de pessoal. 
 
Controles de insumo Controles relacionados aos recursos 
materiais necessários para a 
operacionalização das atividades. 
 
Controles de processo Controles que avaliam o andamento 
das atividades durante o seu 
processo de desenvolvimento. 
 
Controles de produto Controles direcionados para garantir a 
qualidade da produção de bens ou 
serviços dentro da organização. 
 
 
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Controles financeiros São os controles predominantes nas 
empresas. Regulam os fluxos de 
orçamento e as condições financeiras 
para execução das atividades. 
 
 
 
 Todos esses controles têm o intuito de garantir o padrão de desempenho 
e que os objetivos e os passos definidos pelo planejamento sejam cumpridos, 
utilizando os recursos necessários, no tempo estabelecido e, quando 
necessário, que sejam aplicadas as correções inerentes ao processo. 
 
Trocando Ideias 
 Discutimos nesta aula, a importância do profissional de Secretariado 
estar à frente das atividades gerenciais nas rotinas de escritório. Como 
podemos analisar, diferentes são os papéis que o profissional pode assumir no 
ambiente organizacional. Por outro lado, nos últimos anos, mesmo com o 
fortalecimento da profissão e as conquistas da área, como a regulamentação e 
o código de conduta e ética do profissional, ainda percebemos diversos desvios 
na função do profissional, além de outros problemas que dificultam o 
reconhecimento do especialista de secretariado executivo como um profissional 
gestor e capaz de estar à frente das tarefas decisórias no âmbito em que ele 
está inserido. 
 Frente a essa problematização, apresente seu posicionamento sobre 
esse contexto e descreva de que forma você acredita que questões como 
essas poderiam ser gerenciadas. 
 
 
 
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Síntese 
 Essa aula teve como objetivo introduzir conceitos específicos da 
administração, que são também inerentes à atuação do profissional de 
secretariado. A importância de conhecer os processos de planejamento, 
gerenciamento e controle é evidenciada à medida que o profissional de 
secretariado é vinculado às atividades gerenciais no contexto das 
organizações. 
 Dentro do processo de gestão, apresentamos e discutimos as diferentes 
atividades integradas, como o planejamento, a organização; o comando e a 
coordenação, como o controle sobre as atividades. Considerando que o perfil 
do profissional de Secretariado Executivo vai além das atividades burocráticas 
e técnicas, vinculamos também ao exercício da profissão as atividades de 
cunho gerencial, traduzindo dessa forma a perspectiva da disciplina de Gestão 
Secretarial, ou seja, o desempenho do profissional da área em atividades de 
gestão e gerenciamento dentro do ambiente organizacional. 
 
Referências 
BARROS NETO, J. P. de. Teorias da administração: curso compacto: manual 
prático para estudantes e gerentes profissionais. Qualitymark Editora Ltda., 
2002. 
 
MONTANA, P. J.; CHARNOV, B. H. Administração. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 
2010.