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Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Maio, 2010
Manual de Gestão Documental
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Presidente da República 
Luiz Inácio Lula da Silva 
Ministra do Meio Ambiente 
Izabella Mônica Vieira Teixeira
Secretário Executivo
José Machado
Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade – ICMBio 
Rômulo José Fernandes Barreto Mello 
Diretora de Planejamento, Administração e Logística 
Silvana Canuto Medeiros 
Diretor de Unidades de Conservação de Proteção Integral 
Ricardo José Soavinski 
Diretor de Unidades de Conservação de Uso Sustentável e Populações Tradicionais
Paulo Fernando Maier Souza 
Diretor de Conservação da Biodiversidade 
Marcelo Marcelino de Oliveira
Equipe Técnica Responsável
Aline Ramalho Bezerra Borges
Lorena Maria Borges da Silva
Colaboradores
Luciano Luiz de Jesus
Marli dos Reis Alves Soares
Nataniel Fragoso Ribeiro 
Adriana Rodrigues Alves 
Adriane Correia de Souza
Projeto Gráfico 
Eduardo Guimarães
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Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Manual de Gestão Documental
Este material contém informações 
importantes para o usuário, orientando como 
produzir, tramitar e destinar seus documentos 
de forma padronizada. A modernização da 
área de documentação também é exposta no 
manual, dando a dimensão do que está sendo 
feito para aprimorar o serviço e o atendimento 
ao usuário.
Instituto Chico Mendes 
de Conservação da 
Biodiversidade
Centro de Documentação 
Tel:(61) 3341-9015 
Fax:(61) 3341-9492 
01/05/2010
CDOC
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Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO .......................................................................................................................... 7
DEFINIÇÕES .................................................................................................................................8
GESTÃO DE DOCUMENTOS ....................................................................................................... 10
Definição de Documento ........................................................................................................ 11
Produção de Documentos .....................................................................................................13
Modelos e Formatação .................................................................................................... 14
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO .................................................................................................. 16
Protocolo Geral ..................................................................................................................... 16
Recepção (Recebimento de documentos) ........................................................................17
Expedição (Serviço de Postagem e Malote) .................................................................... 18
Instrução Processual ........................................................................................................21
Processamento Digital ..........................................................................................................26
Informações sobre o trâmite físico de documentos – Sede e Unidades ............................26
Arquivo Central ......................................................................................................................29
Biblioteca ................................................................................................................................31
Gestão da Informação – SGI ................................................................................................. 32
REFERÊNCIA ..............................................................................................................................34
ANEXO I ..................................................................................................................................35
REDAÇÃO OFICIAL ..................................................................................................................... 37
IDENTIDADE VISUAL ............................................................................................................. 37
QUALIDADE E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL .................... 37
Clareza .............................................................................................................................. 37
Coesão ..............................................................................................................................38
Concisão ...........................................................................................................................38
Formalidade e uniformidade ...........................................................................................38
Impessoalidade ................................................................................................................39
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PADRONIZAÇÃO ....................................................................................................................39
Pronomes de Tratamento ................................................................................................39
Fechos .............................................................................................................................. 41
Identificação do Signatário .............................................................................................. 41
Formatação ......................................................................................................................42
ATOS DE COMUNICAÇÃO ......................................................................................................44
Documentos Padrão Ofício ..............................................................................................44
Ofício .................................................................................................................................46
Ofício Circular ...................................................................................................................48
Memorando ......................................................................................................................50
Memorando Circular ........................................................................................................54
Despacho ..........................................................................................................................56
Fax ....................................................................................................................................60
Correio Eletrônico ............................................................................................................62
ATOS NORMATIVOS...............................................................................................................62
Apostila ............................................................................................................................. 62
Atestado ............................................................................................................................64
Certidão ............................................................................................................................66
Ata .....................................................................................................................................68
Portaria ............................................................................................................................. 72
Nota Técnica ..................................................................................................................... 74
InstruçãoNormativa ........................................................................................................ 76
Ordem de Serviço ............................................................................................................. 78
Parecer .............................................................................................................................80
Resolução .........................................................................................................................82
REFERÊNCIAS ............................................................................................................................84
ANEXO II – Logomarca ICMBio ..................................................................................................85
ANEXO III – Guias de Remessa de Correspondência e Malote ................................................86
ANEXO IV – Quadro de Ações sobre Processos ........................................................................ 91
ANEXO V – Guias de Arquivo e Espelhos de Identificação ........................................................93
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Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Lei nº 8.159, de 8/1/1991
LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. 
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão 
documental e a de proteção especial a 
documentos de arquivos, como instrumento 
de apoio à administração, à cultura, 
ao desenvolvimento científico e como 
elementos de prova e informação.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
O Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade alçou o Projeto de Gestão 
Documental com o objetivo de estruturar a área de documentação, modernizando suas 
atividades e serviços. O Projeto busca a equalização das atividades com a implantação de 
padrões para produção, trâmite e destinação de documentos com o auxílio de manuais e 
capacitação, inserindo o usuário em uma nova realidade. 
A estrutura da área de documentos é:
A Coordenação de Documentação é ligada à Coordenação Geral de Administração e 
Tecnologia da Informação – CGATI/DIPLAN. 
Este manual é apresentado com a finalidade de sintetizar o tratamento que será 
aplicado à documentação do Instituto, com parâmetros e métodos que irão mudar a cultura 
e hábitos pré-existentes. 
As ações já iniciadas mostram o impacto positivo na realidade do ICMBio. Os Servidores 
passam a ter capacitação para tratar a documentação. No seu cotidiano terá o controle 
da informação, dispondo de ferramentas para isso. A Instituição está aprendendo a ter a 
informação de maneira mais ágil e eficiente, dando ainda mais celeridade a suas ações. 
 E é neste contexto que a busca principal se torna o comprometimento das pessoas no 
desenvolvimento das tarefas que envolvam documentos, de maneira que promova melhoria 
a todos, atingindo, direta ou indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo é precioso em 
nossa atividade.
 Coordenação de Documentação/CGATI/DIPLAN
APRESENTAÇÃO
ARQUIVO 
CENTRAL
COORDENAÇÃO 
 DE DOCUMENTAÇÃO
PROTOCOLO 
GERAL
PROCESSAMENTO 
DIGITAL
BIBLIOTECA MEMORIAL
GESTÃO DA 
INFORMAÇÃO
MODERNIZAÇÃO 
E ANÁLISE 
DOCUMENTAL
ATENDIMENTO 
AO USUÁRIO
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DEFINIÇÕES
Assunto - É a matéria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o conteúdo 
de que se trata. 
Autuação e/ou formação de processo - É o termo que caracteriza a abertura do processo. 
Correspondência - É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou 
entidades, à exceção dos processos. 
Desapensação - É a separação física de processos apensados.
Desentranhamento de peças - É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer 
quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.
Desmembramento – É a separação de parte da documentação de um ou mais processos 
para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização 
e instruções específicas do órgão interessado.
Despacho - Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido 
à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo 
administrador, servidor público ou não.
Diligência - É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades 
indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim 
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
Distribuição - É a remessa do processo ou documento às unidades, sendo direcionado 
conforme despacho ou informação constante no documento. 
Documento - É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, 
estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do 
homem numa determinada época ou lugar.
Espelho de identificação - É a identificação visual padronizada de uma caixa ou pasta, com 
informações de seu conteúdo. 
Gestão de documentos - Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.
Guia de andamento - É uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo 
ou do documento por uma unidade administrativa a outra unidade administrativa, devendo 
conter o número de volumes e o número de folhas.
Guia de remessa de correspondência - É um formulário que deve ser preenchido, quando for 
encaminhada mais de uma correspondência no mesmo envelope, devendo ser autenticada 
com a assinatura do seu emissor e do seu receptor. 
Guia de remessa de malote - É um formulário que deve ser preenchido com informações 
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
sobre o conteúdo do malote de correspondência que esta sendo enviado, devendo ser 
autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Interessado - É a pessoa, empresa ou órgão que será beneficiada com a ação. 
Juntada - É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se 
por Anexação ou Apensação.
Juntada por anexação - É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/
documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um 
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
Juntada por apensação - É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais 
antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com 
o mesmo interessado ou não. Ex. Um processo de solicitação de aposentadoria de servidor 
público estadual, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá 
um único processo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.
Numeração de peças - É a numeração atribuída às partes integrantes do processo.
Peça do processo - É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, 
folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de 
vídeo, nota fiscal, entre outros.
Procedência - A instituição que originou o documento.
Processo - É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, 
bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, 
instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos 
órgãos autorizados a executar tais procedimentos.
Processo acessório - É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do 
processo principal.
Processo principal - É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação 
de um ou mais processos como complemento à sua decisão.
Protocolo geral - É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos 
com relação às rotinas de recebimentoe expedição de documentos.
Registro - É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado 
a controlar a movimentação da correspondência e de processo e fornecer dados de suas 
características fundamentais, aos interessados.
Termo de arquivamento e desarquivamento - É uma nota utilizada para informar o 
arquivamento ou desarquivamento do processo/documento mediante despacho motivado da 
autoridade competente ou a requerimento do interessado.
Termo de desapensação - É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou 
mais processos apensados. 
Definições
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Termo de desentranhamento de peças - É uma nota utilizada para informar sobre a retirada 
de peça(s) de um processo.
Termo de encerramento - É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.
Termo de juntada de peça - É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou 
peça(s) ao processo. 
Termo de ressalva - É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do 
processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a 
ausência de uma peça.
Termo de retirada de peça - É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou 
peça(s) do processo. 
Tramitação - É a movimentação do processo e/ou documento de uma unidade à outra, interna 
ou externa, através de sistema próprio.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
A Gestão de Documentos foi definida na LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que 
dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, Art. 
3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
A aplicação desta técnica permite que a Instituição utilize a documentação de maneira 
correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituição soluciona 
os problemas decorrentes da falta de um programa de gestão, como: perda, duplicidade e 
extravio de documentos; falta de espaço; dificuldade no acesso e na localização da informação; 
controle manual de fluxo; e falta de padrão para elaboração e tratamento de documentos. 
Na gestão documental considera-se, também, o cidadão, que na forma desta lei (Lei 
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informação, conforme dispõe o Art. 4º 
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular 
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão 
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo 
seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade 
da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituição não deve 
se organizar apenas por necessidade própria, mas também para atender as demandas do 
Governo Federal e os anseios da sociedade. 
No Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial 
a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao 
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, também é exposta a 
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
necessidade de proteção do acervo documental, referindo-se à conservação dos documentos 
e a preservação da informação. O Art. 25 complementa a informação do art.1 com as 
penalidades, dispondo: Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na 
forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor 
permanente ou considerado como de interesse público e social. A preservação também 
faz parte do projeto de gestão, buscando a conscientização do usuário no manuseio do 
documento, dando a devida importância ao que é sua ferramenta de trabalho. As sanções 
penais podem ser vistas no Decreto-Lei nº2.848, de 7 de dezembro de 1940. Código Penal/
Dos crimes contra o patrimônio. 
A informação em tempo hábil e correta é um grande instrumento de trabalho para a 
Instituição, que deve mantê-la atualizada e disponível.
Definição de Documento
Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de 
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e 
pensamento do homem numa determinada época ou lugar.
Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, 
de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, conforme descrito a seguir.
a) Caracterização quanto ao gênero
Documentos textuais: São os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;
Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões 
variáveis, contendo representações geográficas arquitetônicas ou de engenharia. 
Ex.: mapas, plantas e perfis;
Documentos iconográficos: São documentos em suporte sintético, em papel 
emulsionado, contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias (diapositivos, 
ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras;
Documentos filmográficos: São documentos em películas cinematográficas e 
fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com 
bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e 
fitas vídeo magnéticas;
Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, 
contendo registros fonográficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnéticas; 
Documentos micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da 
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex.: 
rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela;
Documentos informáticos: São os documentos produzidos, tratados e armazenados 
em computador. Ex.: disco flexível (disquete), disco rígido (Winshester) e disco óptico.
Gestão de Documentos
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b) Caracterização quanto à espécie
Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade 
de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, 
estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, 
ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei;
Atos enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a 
fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;
Atos de assentamento: São os configurados por registros, consubstanciando 
assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infração;
Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões etc. Ex.: 
traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;
Atos de ajuste: São representados por acordos em que a Administração Pública 
Federal, Estadual ou Municipal - é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos 
(transação, ajuste etc.);
Atos de correspondência: Objetivam a execução dos atos normativos, em 
sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, 
exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
c) Caracterização quanto à natureza
Documentos Secretos: São os que requerem rigorosas medidas de segurança 
e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de servidores que, 
embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a 
deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional;
Documentos Urgentes: São os documentos cuja tramitação requer maior 
celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informação oriundos do Poder 
Executivo, do Poder Judiciário e da Assembléia Legislativa do Estado (Câmaras 
Municipais); mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; 
pedidos de exoneração ou dispensa; demissão; auxílio - funeral; diárias para 
afastamentoda Instituição; folhas de pagamento; outros que, por conveniência 
da Administração ou por força de lei, exijam tramitação preferencial;
Documentos Ostensivos: São documentos cujo acesso é irrestrito;
Documentos Reservados: São aqueles cujo assunto não deva ser do conhecimento 
do público em geral.
Produção de Documentos
Na elaboração e/ou produção de documento deverá ser considerado os padrões da 
ABNT e da Redação Oficial da Presidência da República, podendo a Instituição determinar os 
parâmetros a serem adotados. 
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
No Manual de Redação Oficial do ICMBio são relacionados os formatos que deverão 
ser utilizados no âmbito da Instituição.
Para produzir um documento é necessário entender sua finalidade, e assim, utilizar 
o melhor instrumento para transmitir a informação. Este esclarecimento é precioso para 
iniciar um bom entendimento entre o locutor e o receptor da mensagem. No quadro abaixo 
há a definição dos tipos mais utilizados.
ESPÉCIE/TIPO DE 
DOCUMENTO FINALIDADE
MEMORANDO
Modalidade de comunicação entre unidades administrativas de 
um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo 
nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de 
comunicação eminentemente interna.
MEMORANDO-CIRCULAR
Comunicação interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas 
diferentes de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente 
em mesmo nível ou em níveis diferentes.
OFÍCIO
O tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração 
Pública entre si e também com particulares.
OFÍCIO-CIRCULAR
Comunicação expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas 
diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais 
entre órgãos da Administração Pública ou a particulares.
FAX
É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio 
antecipado de documentos. 
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox 
do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se 
deteriora rapidamente.
E-MAIL
O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, 
transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão 
de documentos.
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio 
eletrônico tenha valor documental, é necessário existir certificação 
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida 
em lei. O email institucional já é considerado como documento 
comprobatório. 
DESPACHO
Decisão proferida sobre ofício, memorando, parecer, informação, 
requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a 
seu conhecimento e solução. Pode ocorrer também despacho de 
encaminhamento de um órgão para outro. O despacho pode constituir-
se de uma palavra, de uma expressão ou de um texto mais longo.
Gestão de Documentos
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Modelos e Formatação
Os documentos têm padrões de formatação que devem ser seguidos, facilitando a sua 
identificação e o entendimento do seu objetivo. 
Os mais conhecidos são o Memorando e o Ofício. Expedientes que se diferenciam 
antes pela finalidade do que pela forma. Com o fito de uniformizá-los, será adotada uma 
diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. 
Poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda 
e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho). Também é 
obrigatório constar o número da página a partir da segunda.
Devem conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla da coordenação, diretoria e órgão 
que o expede. 
Exemplo: Memorando nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
 Ofício nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Nota: A numeração dos documentos padrão ofício recomeça a cada ano.
b) local e data: por extenso, com alinhamento à direita logo abaixo do tipo. 
 Exemplo: Brasília, 15 de março de 2007.
c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. 
 Nota: No caso do ofício deve ser incluído também o endereço, cidade, estado e CEP.
d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito. 
 Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.
 Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
e) vocativo: que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
 Exemplo: Senhor Coordenador de Administração,
f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:
 - introdução: apresentação do assunto que motiva a comunicação. Não use as 
formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, 
empregue a forma direta;
- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia 
sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que 
confere maior clareza à exposição;
- conclusão: apresentação da posição recomendada sobre o assunto.
 Nota: os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que 
esses estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)
 ou
 Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)
h) assinatura do autor da comunicação.
i) identificação do signatário.
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
CONFIGURAÇÕES PADRÃO
Fonte Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé..
Número de páginas É obrigatório constar a partir da segunda página.
Tamanho Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício (oficio e memorando) devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.
Orientação O documento deverá ser impresso como Retrato.
Impressão 
Os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em 
ambas as faces do papel . Neste caso, as margens esquerda e direita 
terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);
A impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A 
impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações.
Início de parágrafo O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda.
Espaçamento entre 
parágrafos Deve ser utilizado espaçamento de 2,5cm.
Espaçamento entre 
linhas Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas.
Alinhamento O texto deve ser justificado.
Margem esquerda O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura.
Margem direita O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.
Margem superior O campo destinado à margem superior terá 2 cm.
Margem inferior O campo destinado à margem inferior terá 2 cm.
Símbolo
No modelo Ofício utilizar o Brasão da República, nos demais 
documentos utilizar apenas o símbolo do ICMBio. Todos os 
documentos produzidos devem apresentar o símbolo da Instituição.
Gestão de Documentos
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Identidade Visual
Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais deverão 
possuir a logomarca do ICMBio.
Logomarca (Anexo II), é a marca que reúne graficamente letras do nome de uma 
instituição e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer 
representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
A Coordenação de Documentação tem em sua atribuição planejar, organizar, controlar e 
coordenar todas as atividades relacionadas a documentos. Compete à Coordenação: auxiliar as 
Diretorias em trabalhos voltados ao tratamento de documentos, inclusive no planejamento; atender 
a demanda de usuários e proporcionar o atendimento personalizado no Sistema Gerenciador de 
Documentos e Processos - SGDOC; planejar treinamentos, cursos eelaborar manuais, bem como-
promover reciclagem para atualizar o usuário quanto às atividades; desenvolver programas de 
conscientização do usuário quanto à gestão documental; orientar os profissionais que executam as 
atividades relacionadas à gestão; e buscar continuamente a modernização de todas as atividades 
desenvolvidas nas áreas do Centro de Documentação, considerando os recursos tecnológicos.
Protocolo Geral 
O Protocolo Geral está sendo modernizado para suprir a necessidade de controlar 
a documentação do Instituto, dando celeridade, confiabilidade e exatidão no acesso a 
informação e auxiliando a tomada de decisão.
Os procedimentos adotados no Protocolo Geral (PG) são baseados na Portaria 
Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002 do Ministério do Planejamento.
 A nova metodologia tem como principal ferramenta de trabalho o sistema SGDOC 
(Sistema Gerenciador de Documentos e Processos), que gerencia os dados do documento 
e processos, possibilitando a busca e localização por qualquer uma das informações. O 
sistema disponibiliza imagem do documento digitalizada e histórico do trâmite, permite 
ainda cadastrar despachos e comentário (em ordem cronológica). No registro de processo o 
sistema permite a inclusão de informações direcionadas a atividade fim da Instituição. 
As atividades do Protocolo Geral foram redefinidas, são elas:
1. Gerar cadastro no SGDOC de todos os documentos externos; 
2. Autuar documento (formalizar processo);
3. Manter a base de dados do sistema de autuação de processos e documentos atualizada;
4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execução 
do serviço de protocolo;
17
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
5. Encaminhar os documentos de âmbito externo; 
6. Administrar despesas com serviços de postagens e malote;
7. Controlar o fluxo das correspondências enviadas diariamente pelo serviço de correios;
8. Atender as demandas dos usuários de forma ágil e com exatidão;
Recepção (Recebimento de documentos)
 A área de Recepção tem uma função muito importante na gestão de documentos, pois 
a forma como o documento é recebido no Centro de Documentação definirá o tratamento do 
mesmo. Compete a esta área: 
1. Receber o documento externo, gerando um pré-cadastro no SGDOC, com data e 
hora exata de entrada, inseridos automaticamente pelo sistema;
2. Receber documentos internos (trâmite interno), avaliar todas as informações do 
documento, inclusive imagem;
3. Atender as demandas dos usuários internos ou externos de forma ágil e com exatidão;
4. Organizar o serviço de entrega de documentos externos (motoboy);
Orientações ao usuário 
Recebimento de documentos pelo Protocolo Geral (PG)
Para realizar um bom atendimento, seguem algumas orientações ao usuário sobre o 
novo procedimento adotado pelo PG:
a) Receber documentos, processos e correspondências
a. Procedimentos:
i. Documentos: todo documento será pesquisado no sistema, não 
estando cadastrado, o mesmo receberá um digital (código de barras) 
e será cadastrado, digitalizado e tramitado;
1. O documento que já estiver cadastrado será identificado com 
o numero da digital (no canto superior direito), que consta no 
sistema e será informado no despacho o trâmite dado pelo PG, 
conforme o que estiver descrito no documento.
ii. Processos: o processo será recebido, estando este com o despacho de 
encaminhamento, numerado até 200 páginas, com capa em condições 
adequada. Com exceção das minutas, não será recebido processo com 
documento grampeado na capa. Os documentos em suportes como cd, 
fita, disquete e outros, deverão constar como peças do processo.
Centro de Documentação
18
iii. Correspondência: No recebimento da correspondência externas, todas 
as cartas serão abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais, 
sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislação vigente.
Expedição (Serviço de Postagem e Malote) 
A expedição de documentos é realizada com a utilização do contrato de serviços de 
correios, que tem como base o cartão de postagem e o serviço de malote. Ambos podem ser 
solicitados ao Protocolo Geral, por meio de memorando. 
A novidade para envio de correspondências ao ICMBio é a Caixa Postal, uma maneira 
mais eficiente de garantir o recebimento de correspondências na Instituição em tempo hábil. 
Para envio de correspondência ao ICMBio, no espaço destinado para informar o 
destinatário deve constar apenas o nome da Instituição, a caixa postal e o CEP de identificação, 
conforme determina o modelo abaixo.
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade – ICMBIO 
CAIXA POSTAL 7993
CEP: 70673-970
Para envio de documentos ao ICMBio (Sede), as unidade externas deverão utilizar 
um modelo de GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA-GRC (Anexo III), quando houver 
mais de um documento por envelope, o que facilitará a identificação dos documentos e 
quantidade enviadas. 
Serviço de Postagem 
O quadro abaixo apresenta os serviços disponíveis, com suas definições e prazos. No 
quadro seguinte temos um demonstrativo de valores aplicados a estes serviços, em Estados 
localizados nas extremidades do país. A finalidade é que o usuário tenha uma visão do custo 
x prazo, considerando que muitas vezes os prazos de entrega dos serviços são praticamente 
o mesmo, mas têm uma diferença muito grande de valores. 
QUADRO DE SERVIÇOS DE POSTAGEM DISPONÍVEIS
SERVIÇO DESCRIÇÃO PRAZO DE ENTREGA
Carta Registrada Carta com n° de registro que possibilita 
rastreamento.
3 a 5dias úteis
Sedex Convencional Sedex comum com n ° de registro para 
rastreamento.
2 a 3 dias úteis
Sedex 10* Sedex rápido com n° de registro para 
rastreamento.
É entregue até as 10 horas 
do dia seguinte (considerar 
dia útil).
Sedex hoje* Sedex rápido com n com n ° de registro para 
rastreamento.
Entrega no mesmo dia da 
postagem.
19
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
SERVIÇO DESCRIÇÃO PRAZO DE ENTREGA
PAC Serviço para pacotes, com custo mais baixo. 5 a 8 dias úteis
Carta simples Carta sem n° de registro. É destinado a 
documentos s/n° ou circulares. Tem baixo custo.
3 a 5 dias úteis
AR
Aviso de Recebimento
AR é um formulário que deve ser preenchido 
com o remetente e destinatário, com a 
finalidade que na entrega da correspondência, 
o destinatário assine o mesmo para comprovar 
o recebimento, devendo ser devolvido ao 
remetente. O valor da AR é acrescentado no 
valor da postagem .
-
Telegrama Serviço de envio de mensagem, sendo 
necessário apenas a disponibilização do texto 
ao Correios.
4 horas (entre capitais)
Impresso especiais Serviço com foco para os materiais de até 5kg 
por objeto, com mesmo padrão de formato. Não 
pode ser confidencial.
11 dias (entre capitais)
*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do serviço para o trecho.
Para rastreamento de correspondência, o usuário deve acessar o site: www.correios.com.br, 
o campo rastreamento fica localizado no canto inferior esquerdo da página. 
QUADRO DEMONSTRATIVO DE CUSTO
ORIGEM DESTINO PESO TIPO VALOR VALOR
Brasília Manaus 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60
Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60
Brasília Manaus 300 gramas Envelope R$ 35,10 R$37.70
Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 38,30 R$40,90
Brasília Manaus 300 gramas Envelope R$ 55,00 R$57,60
Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 53,50 R$56,10
Brasília São Paulo 300 gramas Envelope R$ 55,50 R$58,10
Brasília Goiânia 300 gramas Envelope R$ 28,30 R$30,90
Brasília Manaus 300 gramas Caixa R$ 16,00 R$18,60
Brasília Porto Alegre 300 gramas Caixa R$ 18,00 R$20,60
Brasília Manaus 300 gramas Envelope R$ 3,50 R$6,10
Brasília Porto Alegre300 gramas Envelope R$ 3,50 R$6,10
SERVIÇO
CARTA REGISTRADA 
3 a 5 dias úteis
SEDEX 
CONVENCIONAL 
2 a 3 dias
SEDEX 10 Até as 10 h 
do seguinte dia útil
SEDEX HOJE 
Entrega no mesmo dia
PAC 5 a 8 dias úteis
CARTA SIMPLES 
3 a 5 dias úteis
VALOR VALOR
Sem AR Com AR
Centro de Documentação
20
Orientação ao usuário
Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG)
a) Para o envio da correspondência:
a. O envelope deve estar aberto para conferência do PG;
b. Material enviado deve conter despacho ou documento encaminhando;
c. No caso do envio de mais de um documento dentro do mesmo envelope, 
utilizar a GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA – GRC (Anexo III);
d. Não será enviada correspondência de caráter particular, apenas recebida.
NOTA: As correspondências particulares, recebidas no Instituto, não devem citar no envelope o 
nome da Instituição ou cargo, deve conter apenas o endereço e o nome do destinatário.
Serviço de Malote
O serviço de malote atende ao envio de documentos agrupados com um destino único, 
que não tem caráter emergencial e com observação do custo x benefício. Este serviço tem a 
seguinte logística: 
a. A documentação deve ser enviada por meio da GUIA DE REMESSA DE MALOTE – 
GRM (Anexo III), onde deve constar a relação de todos os documentos inseridos 
no malote; 
b. A documentação enviada a Sede, tem previsão de chegada entre segunda-feira e 
quarta-feira ao Instituto;
c. As unidades devem encaminhar o malote impreterivelmente às sextas-feiras;
d. Toda sexta-feira são enviados os malotes da Sede para as unidades;
a. Regras de funcionamento: 
i. O Protocolo receberá documentos para envio via malote somente até 
sexta-feira, às 10h30. Os documentos que não forem entregues neste 
período serão enviados na próxima sexta-feira; 
ii. O limite de peso total do malote é de até 30kg; 
iii. Equipamento ou material frágil não devem ser enviados via malote, 
deverá ser utilizado o serviço de postagem; 
iv. Os processos e documentos a serem enviados, devem estar em 
envelopes abertos para conferência do PG, contendo despacho ou 
documento encaminhando, principalmente no caso de envio de 
contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Definição de Correspondência 
Toda documentação recebida terá sua definição da seguinte forma: 
Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em interna e externa, oficial e 
particular, recebida e expedida.
a) Interna e externa
A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão.
A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da 
Administração Municipal, Estadual e Federal.
b) Oficial e particular 
A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre os 
órgãos ou entidades da Administração Pública Municipal, Estadual e Federal ou 
destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas.
A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada entre 
autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração 
Pública Municipal, Estadual e Federal.
c) Recebida e expedida
A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pelo 
protocolo geral do órgão ou entidade.
A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito da 
Administração Pública Municipal, Estadual e Federal.
Instrução Processual
Autuação
A instrução processual é iniciada com a autuação de um documento ou de um conjunto 
de documentos. Para proceder à autuação deverá ser avaliada a necessidade de abertura de 
um processo, considerando a exigência de um estudo detalhado, de despachos determinando 
procedimentos técnicos, pareceres técnicos, anexos ou instruções para execução de 
procedimentos específicos. 
Documentos que não são tramitados, não poderão ser autuados, como: convites para 
festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, 
desarquivamento de processo e outros. 
Conjunto de documentos que não serão tramitados não poderão constituir processo. 
Neste caso deverá ser constituído um dossiê, que tem por finalidade agrupar informações 
de um mesmo tema, com o objetivo de criar um histórico para pesquisa, estudos ou suporte 
para desenvolvimento de projetos futuros. 
Centro de Documentação
22
As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão tornar-
se peças de processo.
A autuação de processo só poderá ser realizada pelo Protocolo Geral ou Unidades 
Protocolizadoras.
A autuação só se dará por meio de documento original. A solicitação deverá ser 
feita mediante memorando com objetivo específico. No assunto deverá constar a seguinte 
descrição: Solicitação de abertura de processo, e em seguida no corpo do memorando as 
seguintes informações: interessado e o assunto do processo. 
No Anexo IV há um quadro com descrição de todas as ações que podem ser realizadas 
com o processo após sua autuação.
Numeração única de processo
A numeração, ou seja, o número de protocolo é o que identifica ou caracteriza um 
processo, conforme Portaria nº. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia 
da Informação do Ministério do Planejamento, e atribui valor perante a Administração 
Pública Federal. 
É formada por 15 dígitos, devendo ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV), 
resultando em 17 dígitos, conforme a seguinte descrição:
A primeira parte é constituída de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído 
a cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se 
inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3º;
02000 a 02999 = MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE
A segunda parte é composta por uma numeração seqüencial de 6 dígitos, que a cada 
ano é reiniciado. A terceira parte refere-se ao ano de formação do processo. A quarta e última 
parte é constituída de 2 dígitos, chamados de DV (Dígitos Verificadores), que são calculados 
automaticamente pelo sistema. 
A partir da orientação acima, o número de protocolo tem sua composição da 
seguinte forma: 
02070.000000/2009-00
Ressalta-se que o seqüencial de dígitos deverá ser separado conforme padrão 
determinado na Portaria nº. 3, seguindo símbolos xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx. 
De acordo com a PORTARIA Nº 3, DE 16 DE MAIO DE 2003, Art. 11, Parágrafo único. Os 
processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecerão tramitando 
com o número de origem, até a decisão final e o seu arquivamento, não sendo permitida 
a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal. 
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numeração atribuída pelo Ministério do 
Planejamento, sendo utilizada a faixa disponibilizada ao ICMBio (02070 a 02204). Atualmente 
o ICMBio tem as seguinte UP cadastradas:
CÓDIGO DE UNIDADE PROTOCOLIZADORA
CÓDIGO SIGLA SITUAÇAO CÓDIGO SIGLA SITUAÇAO
02629 ITATIAIA TRANSFERIDA 02075 REBIO MATA ESCURA CRIADA
02030 CEPENE TRANSFERIDA 02077 RESEC GUARIBAS/PB
02031 CEPTA TRANSFERIDA 02078 ESEC CARIJÓS/SC CRIADA
02032 CEPSUL TRANSFERIDA 02079 PARNA APARADOS DA SERRA/RS CRIADA
02033 CEPERG TRANSFERIDA 02080 PARNA CAPARÁO CRIADA
02034 CMA TRANSFERIDA 02081 PARNA ILHA GRANDE CRIADA
02036 CEPNOR TRANSFERIDA 02082 PARNA PAU BRASIL/BA CRIADA
02044 TAMAR TRANSFERIDA 02072 IPANEMA TRANSFERIDA
02045 ORGÃOS TRANSFERIDA 02084 PARNA TIJUCA CRIADA
02057 IGUAÇU TRANSFERIDA 02085 SEMPRE VIVAS CRIADA
02061 CEMAVE TRANSFERIDA 02086 FLONA SILVÂNIA CRIADA
02062 CPB TRANSFERIDA 02087 APA GUAPIMIRIM CRIADA
02068 CENAP TRANSFERIDA 02088 PARNA JURUENA CRIADA
02071RAN TRANSFERIDA 02089 RESERVA BIOLÓGICA DE SOORETAMA/ES CRIADA
02083 CEPAM TRANSFERIDA 02090 APA NASCENTES DO RIO VERMELHO/GO CRIADA
02073 FLONA C.BONITO TRANSFERIDA 02091 PARNA SERRA DA BODOQUENA/MS CRIADA
02074 RESEC UNIÃO/RJ CRIADA 02094 FLONA DE PASSO FUNDO CRIADA
02096 FLONA IBIRAMA CRIADA 02114 FLONA TAPAJÓS CRIADA
02097 PARNA C. GUIMARÃES CRIADA 02115 RESERVA GUAPORÉ CRIADA
02098 ESEC SERRA GERAL CRIADA 02116 FLONA TEFÉ CRIADA
02090 PARNA MARANHESES CRIADA 02117 FLONA HUMAITÁ CRIADA
02100 PARNA CANASTRA CRIADA 02118 APA CIP CRIADA
02101 PARNA CONFUSOES CRIADA 02113 ESEC TERRA DO MEIO CRIADA
02102 PARNA EMAS CRIADA 02119 CR1 CRIADA
02103 APA ARARIPE CRIADA 02120 CR2 CRIADA
02104 APA IBIRAIPUTA CRIADA 02121 CR3 CRIADA
02105 RESEX MATA GRANDE CRIADA 02122 CR4 CRIADA
02106 FLONA CARAJÁS CRIADA 02123 CR5 CRIADA
02107 PARNA CABO ORANGE CRIADA 02124 CR6 CRIADA
02108 PARNA C. DIAMANTINA CRIADA 02125 CR7 CRIADA
02109 FLONA CHAPECÓ CRIADA 02126 CR8 CRIADA
02110 ESEC GUARAQUEÇABA CRIADA 02127 CR9 CRIADA
02111 RESEX CHICO MENDES CRIADA 02129 CR10 CRIADA
02130 ESEC CARACARAÍ CRIADA 02128 CR11 CRIADA
02112 REBIO LAGO PIRATUBA CRIADO
Centro de Documentação
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Numeração de Peças 
A numeração de peças do processo é iniciada no Protocolo Geral, com o carimbo 
específico, aposto no canto superior direito da página. A folha de abertura do processo 
(memorando) recebe o numero 1. A capa do processo não será numerada. 
Duas peças de um mesmo processo não podem receber o mesmo número, não sendo 
permitido diferenciar por A e B. Cada folha recebe um número, seguindo um seqüencial 
numérico conforme apresentado no processo. 
No caso de erro na numeração das peças do processo, apor um “X” sobre o carimbo 
que necessita de correção e renumerar as folhas.
Documentos pequenos (Ex.: guias de depósito bancário, DARF) serão colados no centro 
da página do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores 
direito e esquerdo, observando para não prejudicar informações constantes do verso.
Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a 
partir do processo acessório. No caso da apensação, os processos continuarão com sua 
numeração original.
No caso de encerramento, o termo deverá ser a folha de número 200, já na abertura de 
volumes, as folhas deverão ser numeradas seguindo a seqüencia do volume anterior. 
Diligência 
Quando há necessidade de esclarecimento de um interessado que não integra a 
Administração Pública Federal. O processo deverá ser encaminhado ao Protocolo Geral do 
órgão ou entidade envolvida, para que a mesma faça a convocação do interessado, por meio 
de correspondência. Não se cumprindo as exigências o órgão responsável deverá anexar 
uma cópia da convocação ao processo e devolver o mesmo a esta Instituição. 
Encerramento de processo
O encerramento do processo acontece por motivos específicos, são eles: quando 
o pleito for indeferido, deferido ou forem cumpridas todas as demandas solicitadas; se o 
interessado desistir da ação ou quando, por omissão, deixar o processo por mais de um 
ano sem movimentação. Outro motivo que enseja o encerramento do processo é o número 
excedente de folhas, sendo necessária abertura de um novo volume.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Abertura de Volume
O processo que exceder a 200 folhas, a partir da folha 201 deverá proceder à abertura 
de um novo volume, ressaltando que o último documento não poderá ser desmembrado para 
abertura do mesmo. Por exemplo, primeiro volume poderá ser encerrado com 185 páginas, 
considerando que o último documento tenha mais de 15 folhas.
Deverá constar como última folha, no primeiro processo, o termo de encerramento e 
no segundo volume o termo de abertura como primeira folha. 
A anexação de documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande 
volume, se dará com a colocação da etiqueta na capa do documento, contendo o número 
do processo e a palavra “anexo”, não sendo permitida a movimentação em separado 
destas peças. 
Tendo a necessidade de inserir a encadernação ou brochura no processo, o mesmo 
deverá estar preparado ao ser entregue para Unidade Protocolizadora.
Reconstituição de Processo 
No caso de desaparecimento ou extravio de processo, o funcionário ao tomar 
conhecimento do fato deverá comunicar a chefia, que promoverá a imediata apuração dos 
fatos, mediante a sindicância ou processo administrativo. 
Para reconstituir o processo, deverá ser colocado em uma capa de processo o 
documento que deu ciência a chefia sobre o fato ocorrido e a documentação que caracteriza 
a busca do processo. Apresentar ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, para que 
autorize ou não a reconstituição do processo. Se autorizado, deverão ser resgatadas as 
informações, bem como, obter cópia dos documentos que constituíam o processo. 
A primeira folha do processo de reconstituição deverá constar a informação que se 
trata de um processo reconstituído com todos os dados pertinentes ao mesmo. O processo 
aberto receberá um novo número.
Observações Gerais (Processos no sistema)
As digitais (documentos) que forem compor um processo deverão ser encaminhadas 
virtualmente para o Arquivo Central e deverá ser informado no comentário da digital o nº 
do processo. 
Centro de Documentação
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Processamento Digital
A área de Processamento Digital é responsável por digitalizar os documentos recebidos 
no Instituto, devendo manter atualizada a base de imagem e providenciar o backup do banco 
de dados. Também é responsável pela tramitação de todos os documentos que dão entrada 
no Protocolo Geral e pela distribuição interna. 
No futuro, conforme o Projeto de Gestão Documental, a área auxiliará no tratamento e 
na tramitação dos documentos eletrônicos. 
As atividades do Processamento Digital são: 
1. Digitalização 
2. Redigitalização
3. Tramitação (via sistema)
4. Distribuição (físico)
5. Atualização banco de imagens 
6. Atendimento ao usuário de forma ágil e com exatidão
Informações sobre o trâmite físico de documentos – Sede e Unidades 
Os diagramas apresentados abaixo explicam o fluxo que os documentos passam a ter 
com a aplicação da Política de Gestão.
Caso 1: Dentro da Diretoria o trâmite de documento será possível entre todas as áreas 
que a compõe.
Figura 1 – Método de Trâmite nas Diretorias
DIRETORIA
SETOR
COORDENAÇÃO
GERAL
COORDENAÇÃODIVISÃO
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento à outra Diretoria deverá tramitá-lo 
virtualmente e fisicamente para o Protocolo Geral. O Protocolo Geral ficará responsável por 
tramitar o documento à Diretoria de destino.
Figura 2 – Método de Trâmite entre Diretorias
Caso 3: A tramitação de documentos entre UC, CR, CE e UAAF será livre. Estas Unidades 
visualizarão dentro do sistema todas as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central. 
Figura 3 – Método de trâmite dentre Unidades externas e Sede.
NOTA: O trâmite físico e virtual de documento entre as Diretorias, PRESI, UC, UAAF, CR e CE 
será feito pelo Protocolo Geral. Não haverá protocolo setorial. 
DIUSP
DIREP DIPLAN
DIBIO PRESIPROTOCOLO
GERAL
CR
UC UAAF
CESEDE
Centro de Documentação
28
Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservação - UC, Coordenações 
Regionais - CR, Unidade Avançada de Administração e Finanças - UAAF e Centros 
Especializados – CE, para Sede, deverá obrigatoriamente ser encaminhada fisicamente e 
virtualmente para o Protocolo Geral.
Figura 4 – Trâmite de todos as Unidades para Sede ICMBio.
Caso 5: A entrada de documentos externos será realizada no Protocolo Geral, que 
ficará responsável porcadastrar o documento, digitalizar e tramitar para área de destino. A 
distribuição do documento físico também fica a cargo do Protocolo Geral.
Figura 5 – Método de Trâmite para documentos externos
NOTA: No caso de documentos que derem entrada nas CR, UC, CE, UAAF, fica a unidade responsável 
por cadastrar o documento no sistema e registrar todas as informações pertinentes, 
mantendo o sistema atualizado. O sistema é fonte de consulta e base de informação de 
todo o Instituto, auxiliando na tomada de decisão e na agilidade de processos. 
UC UAAF
CR CE
PROTOCOLO
GERAL
ÓRGÃOS, 
PESSOAS
FÍSICAS E
JURÍDICAS 
DIREP
DIBIO
DIUSP
UC, CR
UAAF e CE
PRESI
PROTOCOLO 
GERAL
DIPLAN
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Arquivo Central
Para entendimento, o Art. 2º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe que 
consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos 
e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer 
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
A aplicação da Gestão Documental, influencia diretamente na área de arquivo, que tem 
como tarefa tratar toda a documentação gerada no ICMBio. 
A organização, conservação e preservação do documento e da informação são focos 
desta área, devendo dispensar adequado tratamento físico, como realizar a higienização dos 
documentos, fazer pequenas restaurações, utilizar material adequado para sua conservação, 
ter cuidado no manuseio de documentos, observar as condições climáticas do ambiente e 
tomar medidas estratégicas para controlar a ação dos agentes físicos, químicos, biológicos 
e mecânicos. 
Será de responsabilidade do Arquivo Central a elaboração do plano de classificação e da 
tabela de temporalidade da atividade-fim e adequação do plano de classificação da atividade-
meio do CONARQ, devendo mapear as atividades junto às áreas da Instituição. O objetivo é 
o gerenciamento e a recuperação da informação de maneira ágil e promover a utilização 
racional do espaço físico. Deverá considerar a legislação vigente, para o desenvolvimento 
das atividades.
O Arquivo Central tem como atribuições:
1. Recebimento de documentos para Arquivamento pelo Sistema Gerenciador de 
Documentos e Processos – SGDOC 
2. Utilização do Sistema de Arquivo (extensão do SGDOC) para tratamento técnico do 
acervo 
3. Arquivamento virtual e físico 
4. Desarquivamento virtual e físico 
a. Empréstimo e consultas
5. Tratamento técnico
a. Realização triagem (tratar ou descartar)
b. Higienização 
c. Indexação
d. Aplicação plano de classificação (classificar)
e. Avaliação 
i. Aplicação tabela de temporalidade 
Centro de Documentação
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f. Endereçamento
g. Arranjo
6. Inventário 
7. Atendimento da demanda ao usuário interno e externo de forma ágil e com exatidão.
A metodologia que será utilizada para o funcionamento do Arquivo Central é definida 
em três tópicos: documentos com e sem digital (etiqueta de código de barras) e processo. 
Este método será utilizado até a finalização do Sistema de Arquivo (extensão do SGDOC).
Procedimentos a serem realizados pelo usuário:
Arquivamento: 
1. Documentos com digital: 
a. Tramitar a digital para o Arquivo Central;
b. Entregar documentos diretamente no Arquivo Central;
c. Aguardar recebimento:
i. No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a 
conferência de todas as digitais;
ii. No ato do recebimento serão conferidas as informações cadastradas 
e imagens (atualizadas). 
2. Documentos sem digital:
a. Preencher a Guia de Arquivamento (Anexo V) e cadastrar a guia no sistema
b. Organizar documentação física conforme seqüencial descrito na Guia;
c. Preencher espelho conforme modelo (Anexo V) e identificar a caixa ou pasta;
d. Entregar diretamente no Arquivo Central;
e. Aguardar recebimento no sistema da digital da Guia e a conferência do conteúdo.
i. No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a 
conferência de toda a documentação.
3. Processos: 
a. No arquivamento de processo deverá ser analisados documentos com digital, 
os mesmos deverão ser tramitados para o Arquivo Central e informado no 
comentário da digital o número do processo.
b. O processo arquivado via sistema SGDOC, deverá ser tramitado para o 
Arquivo Central;
c. O processo que não estiver cadastrado no sistema SGDOC, será arquivado 
por meio da Guia de Arquivamento (AnexoV); 
31
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
d. Entregar o processo diretamente no Arquivo Central;
e. Aguardar recebimento:
i. No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a 
conferência de todos os números de protocolo;
f. No ato do recebimento serão conferidas as informações cadastradas.
Desarquivamento: 
A solicitação de Desarquivamento deverá ser realizada por meio do email 
arquivocentral@icmbio.gov.br, até a finalização do Sistema de Arquivo.
Biblioteca
A Biblioteca tem por finalidade reunir o máximo de publicações voltadas à atividade 
fim do Instituto, tornando-se uma biblioteca técnica, que irá auxiliar estudos e pesquisas, 
servindo aos analistas ambientais, usuários internos, pesquisadores e estudantes.
O acervo da Biblioteca será composto de livros, mapas, cd, vídeos, documentários, 
relatórios técnicos, estudos, etc. 
Será criada a “Biblioteca Virtual”, que facilitará o acesso ao acervo, permitindo pesquisa 
e consultas via internet. 
A Biblioteca promoverá eventos culturais para divulgação do acervo e lançamentos de 
publicações do ICMBio. Fará parceria com Universidades para incentivar pesquisas técnicas, 
aproximando o aluno a realidade da conversação da biodiversidade.
A Biblioteca compete às seguintes atividades: 
1. Coleta e armazenamento de doações; 
2. Catalogação de livros;
3. Empréstimo e consulta; 
4. Inserção de dados no sistema;
5. Referência legislativa;
6. Resumo do DOU (Virtual);
7. Suporte aos pesquisadores; 
8. Biblioteca Virtual;
9. Atendimento ao usuário de forma ágil e com exatidão.
Para informações sobre o projeto da Biblioteca e doações de acervo bibliográfico entre 
em contato pelo email biblioteca@icmbio.gov.br. 
Centro de Documentação
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Gestão da Informação – SGI
Esta é a área responsável pela principal ferramenta no Projeto de Gestão Documental, 
o Sistema de Gerenciador de Documentos e Processos – SGDOC. 
O SGDoc foi planejado com uma visão futurista, porém factível, aplicando o princípio 
do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), colocando a disposição do usuário a 
imagem digitalizada do documento e permitindo seu trâmite virtual. 
Outros pontos que são tratados pelo sistema é comunicação entre as unidades por meio 
da inclusão de informações no sistema, podendo o servidor acompanhar o desenvolvimento 
das ações realizadas pelo documento e seus anexos, e também trata a redução do uso de 
papel e o maior controle da documentação e agilidade na recuperação da informação, dando 
celeridade ao usuário no desenvolvimento de suas atribuições. 
O sistema possui o “manual do usuário” que informa, passo a passo, como o sistema 
deve ser utilizado e todas suas funcionalidades. 
A SGI promove a capacitação individual do usuário, dando agilidade à inclusão do 
servidor no sistema. No caso das unidades, será ministrada a capacitação à distância, 
utilizando-se da plataforma Moodle e presencial quando necessário. No ato da capacitação é 
disponibilizado o manual virtual do sistema.
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Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Orientações ao usuárioPara envio de demandas e contato com os gerenciadores do sistema, deve ser 
utilizado o SUPORTE TÉCNICO no próprio sistema. 
Orientação sobre etiquetas
1. Deverá ser solicitado via sistema, Suporte Técnico, a disponibilização de digital 
(etiquetas). 
2. No caso de inutilização de alguma digital, o usuário deverá informar o Gerenciador, 
por meio do suporte técnico, pois a mesma será cancelada.
Orientação sobre o sistema quando estiver indisponível
1. Quando o sistema estiver indisponível, o usuário deve digitalizar o documento com 
a digital e movimentar o documento fisicamente. O sistema estando novamente 
disponível o documento deverá ser cadastrado conforme a imagem digitalizada e 
efetuar o trâmite;
2. O usuário que receber o documento deverá anotar o digital, o destino e despachar. 
Os dados anotados devem ser inseridos posteriormente no Sistema.
Centro de Documentação
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REFERÊNCIA 
BRASIL. Presidência da República. Manual de redação. Coordenação de Gilmar Ferreira 
Mendes. Brasília : Presidência da República, 1991.
BRASIL. Agência Nacional de Energia Elétrica. Manual de editoração de correspondências 
oficiais e atos administrativos : padrões e rotinas. Brasília : ANEEL, 1999.
BRASIL. Ministério da Educação e do Desporto. Normas sobre correspondências e atos 
oficiais. Brasília : MED, 2001.
BRASIL. Senado Federal. Manual de correspondência oficial da Subsecretaria de 
Administração de Pessoal . Brasília : 2000.
BRASIL. Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a 
elaboração, a redação, a alteração, a consolidação e o encaminhamento ao Presidente da 
República de projetos de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo 
Federal, e dá outras providências.
BRASIL. Presidência da República. Manual de redação. Coordenação de Gilmar Ferreira 
Mendes. Brasília : Presidência da República, 2002.
BRASIL. Agência Nacional de Águas. Manual de Padronização das Publicações da Agência 
Nacional de Águas. Brasília: ANA, 2003.
BRASIL. Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR 6023 – Informação e documentação 
– Referência – Elaboração. Brasília: ANBT, 2002.
BRASIL. Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR 6024 – Informação e documentação 
– Numeração progressiva das seções de um documento escrito – Apresentação. Brasília: 
ANBT, 2002.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados e dá outras providências.
Brasil. Portaria nº 3, de 16 de maio de 2003. Ministério do Planejamento, Orçamento e 
Gestão. Destina-se a orientar os órgãos da presidência da república, ministérios, autarquias 
e fundações integrantes do sistema de serviços gerais - sisg, quanto aos procedimentos 
relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único de 
processos e documentos.
Brasil. Portaria Normativa Nº 05, de 19 de dezembro de 2002. Ministério do Planejamento, 
Orçamento e Gestão. Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços 
de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades 
integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
ANEXO I
REDAÇÃO OFICIAL
ICMBio
O Manual de Redação Oficial apresenta instruções para produção 
de documentos oficiais no âmbito do Instituto Chico Mendes de 
Conservação da Biodiversidade.
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Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
REDAÇÃO OFICIAL
Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e 
comunicações com a finalidade de comunicar.
A finalidade principal da Redação Oficial é comunicar com impessoalidade e clareza 
para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos os cidadãos. 
A elaboração de correspondências e atos oficiais deve caracterizar-se pela 
impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, objetividade, concisão, 
formalidade e uniformidade.
As comunicações oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser 
claro, possibilitando imediata compreensão pelo leitor. O uso de papéis uniformes e a correta 
diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. O texto deve 
ser conciso, transmitindo o máximo de informações com o mínimo de palavras.
Aplicam-se às comunicações oficiais os princípios: impessoalidade, clareza, 
uniformidade, concisão e uso de linguagem formal. Devem sempre permitir uma única 
interpretação e ser estritamente impessoais.
IDENTIDADE VISUAL
Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais, deverão 
possuir a logomarca do ICMBio
Logomarca: marca que reúne graficamente letras do nome de uma instituição e 
elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer 
representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
QUALIDADE E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL
Clareza
Clareza é a qualidade do que é inteligível, facilmente compreensível. Já que se busca, 
então, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, é preciso que o pensamento de quem 
comunica também seja claro, com as idéias ordenadas; a pontuação correta; as palavras 
bem dispostas na frase; as intercalações reduzidas a um mínimo; a precisão vocabular 
uma constante.
Redação Oficial
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A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para ela concorrem: 
a) uso do padrão culto de linguagem: observa-se as regras da gramática formal 
e emprega-se um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. Não 
deve ser usado gíria e jargão em documentos oficiais.
b) formalidade: possibilita a uniformidade dos textos. Respeito e impessoalidade 
pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expressões como “Venho por meio 
desta”, “Tenho a honra de” ou “Cumpre-me informar que” são artificiais e não 
cabem em textos oficiais. 
c) impessoalidade: evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um 
tratamento personalista dado ao texto. Evite marcas de impressões pessoais do tipo 
“na minha opinião”. Lembre-se: é em nome do Serviço Público que você está falando
Coesão
A coesão é a ligação entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases, 
entre as próprias frases e entre os vários parágrafos. Texto coeso é aquele em que as palavras, 
as orações, os períodos e os parágrafos estão interligados e coerentemente dispostos.
Em um texto coeso devem haver partes que se relacionam entre si de modo claro e 
adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se 
corretamente os instrumentos da língua (usar artigos e pronomes que concordem com os 
tempos verbais de modo lógico etc.) e observando se há relações de sentido entre as frases, 
que unidas entre si transmitam de modo claro uma informação, uma opinião, uma mensagem. 
Concisão
A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um máximo de informações.
Para que se redija um texto conciso, é fundamental que se tenha, além de conhecimento 
do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessário para revisá-lo depois de pronto. 
É nessa revisão que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições 
desnecessárias de idéias.
Formalidade e uniformidade
A formalidade consiste na observância das normas de tratamento usuais na 
correspondência oficial.
É importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, também, à 
necessária uniformidade das comunicações. 
O estabelecimento de padrão exige atenção a todas as características da redação oficial 
e cuidado com a apresentação dos textos. O uso de papéis uniformes e a correta diagramação 
do texto são indispensáveis para a padronização das comunicaçõesoficiais.
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MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Impessoalidade
A redação oficial deve ser isenta de interferência de individualidade de quem a elabora. 
O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicações 
oficiais decorre:
a) da ausência de impressões individuais da pessoa que comunica: 
independentemente de quem assina um expediente, a comunicação é sempre 
feita em nome do serviço público;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação: seja um cidadão, seja um 
órgão público, o destinatário é sempre considerado de forma homogênea e 
impessoal;
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: as comunicações oficiais 
restringem-se a questões referentes ao interesse público; não cabe nelas, 
portanto, qualquer tom particular ou pessoal.
PADRONIZAÇÃO
As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras 
de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de 
linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.
A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta 
diagramação do texto é indispensável para a padronização. 
Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento tem concordância com a terceira pessoa, o verbo concorda 
com o substantivo que integra a locução e não com o pronome. Da mesma forma, os pronomes 
possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa.
Exemplo:
Vossa Senhoria nomeará o substituto
Vossa Excelência conhece o assunto
Redação Oficial
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DESTINATÁRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREÇAMENTO
•	Presidente da República
•	Presidente do Congresso
•	Presidente do STF
Vossa Excelência Excelentíssimo(a) Senhor(a) + cargo
Ao (À) Excelentíssimo(a) 
Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereço
•	 Advogado-Geral da União
•	 Chefe de Estado-Maior
•	 Chefe do Gabinete Civil da PR
•	 Chefe do Gabinete Militar da PR
•	 Deputado Federal
•	 Deputado Distrital
•	 Deputado Estadual
•	 Desembargador
•	 Embaixador
•	 Governador de Estado
•	 Governador do DF
•	 Ministro de Estado
•	 Ministro de Tribunal Superior
•	 Oficial-General das Forças Armadas
•	 Prefeito Municipal
•	 Presidente da Câmara Distrital (DF)
•	 Presidente de Assembléia Legislativa
•	 Presidente de Câmara de Vereadores
•	 Presidente de Tribunal
•	 Procurador-Geral da República
•	 Procurador-Geral de Estado
•	 Procurador-Geral do DF
•	 Secretário de Estado (Governos estaduais 
e do DF)
•	 Secretário-Geral da PR
•	 Senador
•	 Vereador
•	 Vice-Prefeito Municipal
•	 Vice-Presidente da República
Vossa Excelência Senhor(a) + cargo
Ao (À) Excelentíssimo(a) 
Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereço
•	Auditor da Justiça
•	Juiz Vossa Excelência
Meritíssimo(a) 
Senhor(a) + cargo
Meritíssimo(a) + 
cargo
Ao(À) Meritíssimo(a) 
Senhor(a)
Nome
Juiz(a) d...
Endereço
•	Presidente de Empresa Pública, 
Autarquia ou Fundação Vossa Senhoria Senhor(a) + cargo
Ao(À) Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereço
•	Autoridades em geral
•	Funcionários graduados
•	Oficiais das Forças Armadas
•	Particulares
Vossa Senhoria Senhor(a) + cargo
Ao(À) Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereço
•	Reitor de Universidade
Vossa 
Magnificência
ou
Vossa Excelência
Magnífico(a) 
Reitor(a)
ou
Excelentíssimo(a) 
Senhor(a) Reitor(a)
A Sua Magnificência o(a) 
Senhor(a)
Nome
Magnífico(a) Reitor(a) da
Universidade...
Endereço
•	Papa Vossa Santidade Santíssimo Padre
A Sua Santidade o Papa
Nome
Endereço
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Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
DESTINATÁRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREÇAMENTO
•	Cardeal
Vossa Eminência 
Reverendíssima
ou
Vossa Eminência
Reverendíssimo 
ou Eminentíssimo 
e Reverendíssimo 
Senhor Cardeal
A Sua Eminência 
Reverendíssima
Dom Nome
Título
Endereço
•	Arcebispo
•	Bispo Vossa Excelência Reverendíssima
Excelentíssimo ou 
Reverendíssimo 
Senhor (Título)
A Sua Excelência 
Reverendíssima
Dom Nome
Título
Endereço
•	Monsenhor
•	Cônego
•	Superior Religioso
Vossa 
Reverendíssima
ou
Vossa Senhoria 
Reverendíssima
Reverendíssimo 
Senhor (Título)
A Sua Reverendíssima
ou
A Sua Eminência 
Reverendíssima
Dom
Endereço
•	Religiosos em geral Vossa Reverência Reverendo (Título)
A Sua Reverência
Título Nome
Endereço
Fechos 
Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatário, além de fechar o texto. O 
documento deve conter a assinatura e identificação do signatário. Há dois fechos diferentes 
para todas as modalidades do texto oficial.
a) Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República;
b) Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
Identificação do Signatário
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais 
comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do 
local de sua assinatura. 
A forma da identificação do signatário deve ser a seguinte:
(espaço para assinatura)
NOME EM MAIÚSCULAS E NEGRITO
Cargo do Signatário com Iniciais em Maiúsculas
Nota: Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do 
expediente. Transfira para outra página ao menos a última frase anterior ao fecho.
Redação Oficial
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Formatação
Os documentos deverão apresentar a seguinte formatação:
Nota: a formatação apresentada é para documentos elaborados no BrOffice.org Writer.
Configuração de página
Tamanho de papel: A4 (21 cm x 29,7cm)
Orientação: Retrato
Margens: Esquerda: 3 cm
 Direita: 1,5 cm
 Superior: 2 cm
 Inferior: 2 cm
Parágrafo e espaçamento entre linhas
Parágrafo (recuo): primeira linha 2,5 cm
Espaçamento entre parágrafos (acima): 0,5 cm
Espaçamento entre linhas: simples
Alinhamento: justificado
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Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Fonte
Fonte: Times New Roman
Tamanho: 12
Tipo: Normal
Nota: Casos em que se emprega tipo itálico:
a) Em títulos de publicações (livros, revistas, jornais, periódicos, etc.)
b) Em palavras estrangeiras não incorporadas ao uso comum da língua.
Redação Oficial
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ATOS DE COMUNICAÇÃO
Documentos Padrão Ofício
Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício e o 
memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga 
o que chamamos de padrão ofício. 
Poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda 
e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho). Também é 
obrigatório constar o número da página a partir da segunda.
Devem conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla da coordenação, diretoria e órgão 
que o expede. 
Exemplo: Memorando nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Ofício nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Nota: A numeração dos documentos padrão ofício recomeça a cada ano.
b) local e data: por extenso, com alinhamento à direita logo abaixo do tipo. 
Exemplo: Brasília, 15 de março de 2007.
c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. 
Nota: No caso do ofício deve ser incluído também o endereço, cidade, estado e CEP.
d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito. 
Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
e) vocativo: que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Exemplo: Senhor Coordenador de Administração,
f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:
- introdução: apresentação do assunto que motiva a comunicação. Não use as 
formas: “Tenho a honra