Gestão Secretarial: Reuniões e Viagens

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Questão 1/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios 
Leia as asserções a seguir:
 
I - As empresas investem cada vez mais na capacitação do pessoal que trabalha no atendimento direto ao cliente. 
 
Porque
 
II - Em ambientes de muita concorrência, como é o cenário econômico atual, quando não satisfeito, o cliente facilmente encontrará outra empresa que ofereça produto similar, atendendo-o de maneira eficaz.
 
A respeito dessas assertivas, assinale a opção correta.
	
	A
	As assertivas I e II são falsas.
	
	B
	A assertiva II é verdadeira porém não justifica a ideia expressa na assertiva I.
	
	C
	As duas assertivas são verdadeiras e a segunda afirmativa justifica e complementa a primeira. 
	
	D
	As assertivas I e II são proposições excludentes.
Questão 2/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios 
Organizar viagens é uma das atividades inerentes ao dia a dia da profissão de Secretariado. Diferentemente de viagens de passeio, as viagens a trabalho possuem algumas providências diferentes e devem ser planejadas de forma mais cuidadosa.  Com relação ao planejamento das viagens, assinale a alternativa correta:
	
	A
	O que diferencia as viagens a passeio e viagens a trabalho é o fato de que em viagens de trabalho, somente são realizados compromissos empresariais.  
	
	B
	Diferentemente de viagens pessoais, em que consultamos diferentes companhias e fazemos diversas cotações, nas viagens de trabalho, dá-se a preferência a utilizar sempre a mesma empresa para fazer a viagem.
	
	C
	Itens como transporte e hospedagem são relevantes no processo de planejamento de viagens, mesmo que sejam para viagens de curta duração.
	
	D
	No planejamento das viagens de trabalho não é aconselhável incluir no roteiro da viagem informações turísticas da cidade ou país para onde será feita a viagem, visto que essas poderão ser distrações para o profissional que está viajando.
	
	E
	O planejamento e organização da viagem inicia com a ida do executivo para o seu compromisso e se encerra com o seu retorno para a empresa.
Questão 3/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios 
Para que as reuniões de negócios sejam objetivas, com qualidade e tragam bons resultados, é importante atentar-se para as fases de planejamento e organização da reunião, momento o qual, vários itens deverão ser analisados para evitar problemas durante a reunião. Sobre a etapa de planejamento da reunião, assinale a alternativa correta:
	
	A
	Durante a fase de planejamento operacional da reunião, deve-se verificar os itens: a escolha do local, reserva de materiais necessários; preparação do coffe-break entre outros.
	
	B
	Um dos itens do planejamento é a definição da pauta da reunião, que deverá ser discutida com todos os participantes antes do início da reunião.
	
	C
	O planejamento didático da reunião é reflexo do treinamento e da capacitação que os funcionários deverão receber antes de participar da reunião. 
	
	D
	      As etapas do planejamento somente são possíveis em reuniões ordinárias, visto que em reuniões extraordinárias não há tempo disponível para atender os itens do planejamento.
	
	E
	A convocação dos participantes para a reunião, é um dos pontos chave que antecede a reunião. Nesse momento, deve-se verificar para quais funcionários a pauta será enviada e para quais a convocação deverá ser feita de forma mais breve.
Questão 4/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios 
Reunião é um agrupamento de pessoas, com o propósito de analisar e debater determinado assunto, em direção a um consenso no encaminhamento da solução do problema em foco (MEIRELLES, 1999).  Com relação aos tipos de reunião, assinale a alternativa correta:
	
	A
	Palestras, conferências, seminários, atividades de integração não podem ser consideradas como reuniões, apenas como eventos corporativos.  
	
	B
	Reuniões ordinárias, são reuniões que surgem no decorrer do dia e de forma inesperada exige a convocação das pessoas envolvidas.
	
	C
	Reuniões extraordinárias, são aquelas previstas no planejamento das atividades da empresa e geralmente ocorrem todo início de mês. 
	
	D
	As reuniões além de se diferenciarem pela periodicidade, podem se diferenciar em razão dos seus objetivos – reunião informativa, reunião de avaliação, reunião de tomada de decisão e etc.
	
	E
	Atividades de confraternização, como coquetéis, almoços e jantares podem ser realizadas junto com reuniões de negócio e por essa razão são chamadas de reuniões dialogais, cujo principal objetivo é a apresentação e discussão de algum tema.
Questão 5/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios 
Uma atividade desempenhada pelo profissional de secretariado executivo no seu dia a dia é a de organização de viagens nacionais e internacionais, do executivo e da equipe que porventura venha a atender.
Considerando a organização de viagens, analise as afirmativas a seguir:
I. as viagens de negócios são necessárias para prospecção de novos clientes, reunião com fornecedores e parceiros, coordenação de projetos e atividades fora da sede da empresa.
II. durante a organização da viagem, detalhes quanto à hospedagem, alimentação, transporte, precisam ser planejados antes da viagem.
III. em viagens internacionais, mais cuidados deverão ser tomados, em relação a visto e passaporte, quando necessários, documentação de vacinação e outras informações sobre o país. 
IV. assim como a organização da viagem, a conversa após retorno do executivo deverá fazer parte das atividades do secretário, é nesse momento que poderão ser visto questões que podem ser melhoradas ou novas informações para futuras viagens. 
São corretas as afirmativas: 
 
	
	A
	Afirmativas I e III, apenas.
	
	B
	Afirmativas I, II e IV, apenas.
	
	C
	Afirmativas II e III, apenas.
	
	D
	Afirmativas I, II, III e IV.
	
	E
	Afirmativa II, apenas.
Questão 6/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios 
A organização das reuniões de negócios, em muitas empresas, é uma atividade exclusiva do profissional de Secretariado. No entanto, algumas decisões não competem apenas ao profissional que está organizando a reunião, sendo preciso o acordo entre diferentes setores da empresa. Com relação a organização das reuniões de negócio analise as sentenças a seguir, assinalando V para as afirmativas verdadeiras e F para as afirmativas falsas.
 
 (   ) Antes de iniciar a organização da reunião, é papel do profissional que está organizando fazer uma previsão dos custos e conferir qual a disponibilidade de recursos financeiros para a sua execução.
 (  ) Dependendo do número de pessoas que irão participar da reunião e o objetivo desta é que será definido o tipo de estrutura necessária para a reunião.
 (   ) É na fase de organização da reunião que realizamos o processo de follow up, onde serão controladas as discussões que ocorrem no dia da reunião.
 (  ) A divulgação da reunião, pode ser feita de duas formas, convite aos profissionais ou convocação, onde está sendo exigida a participação na reunião.
 
Agora, marque a sequência correta:
	
	A
	V, F, V, F
	
	B
	F, V, F, V
	
	C
	F, F, V, F
	
	D
	V, F, V, V
	
	E
	V, V, F, V
Questão 7/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios 
Leia o fragmento de texto a seguir:
 
Muitas empresas, preocupadas com produtos e vendas, se esquecem da parte mais importante do negócio: o cliente. Quando você não dedica uma parte do planejamento buscando conhecer o seu público-alvo, isso representa riscos que certamente irão afetar o seu negócio negativamente.
 
Fonte: Portal da Revista Exame.Disponível em < http://exame.abril.com.br/pme/noticias/3-perguntas-para-conhecer-melhor-seu-consumidor>. Acesso em: 01/12/2015
 
O profissional de Secretariado deve desenvolver um conjunto de competências, habilidades e atitudes que contribuem para um atendimento efetivo aos clientes. Qual das alternativas abaixo expressa essas competências?
	
	A
	Comunicação, empatia e desinteresse.  
	
	B
	Autocontrole, parcimônia, criatividade.
	
	C
	Comunicação, negociação e controle emocional.D
	Negociação, relacionamento pessoal e firmeza.
	
	E
	Controle emocional, postura profissional, humor equilibrado.
Questão 8/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios 
Leia o fragmento de texto a seguir:
Atualmente, apesar das profundas evoluções tecnológicas verificadas, com o diversificado leque de meios e formas de comunicação, ainda existem problemas que impedem o desenvolvimento de uma comunicação efetiva, por falta, falhas e até mesmo excesso de informações. Estes obstáculos à comunicação, mais conhecidos por ruídos, de uma maneira geral, são frequentes e temidos pelos gestores conscientes da importância da comunicação na organização.
Fonte: Portal Administradores. Disponível em < http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/ruidos-na-comunicacao/46869/>. Acesso em: 01/12/2015
 
De acordo com o texto e o conteúdo abordado no livro-base, os elementos que compõem o processo de comunicação são:
	
	A
	emissor, mensagem, canal, receptor e contexto. 
	
	B
	emissor, conteúdo, ruído, receptor.
	
	C
	mensagem, canal, ruído, ouvinte e tema.
	
	D
	canal, conteúdo, ambiente, ruído e receptor.
Questão 9/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios 
Leia o fragmento de texto a seguir:
O maior desafio de um negociador é ter que superar objeções, mantendo a calma e o poder de persuasão. Devemos entender que as objeções dos clientes nem sempre são racionais. Com frequência, elas são de ordem emocional e devemos responder às necessidades dos nossos clientes.
 
Fonte: Portal da Revista Exame. Disponível em <: http://exame.abril.com.br/pme/noticias/7-dicas-para-negociar-melhor-com-clientes-da-sua-empresa- >. Acesso em: 01/12/2015
 
Considerando o texto dado e as dicas de atendimento aos diferentes tipos de clientes abordados no livro base, analise as afirmativas a seguir: 
I. O cliente demonstrando agitação e impaciência, consultando muitas vezes o relógio é importante que você o atenda como se fosse um cliente decidido, fazendo demonstrações rápidas e simples, tratando-o com objetividade;
II. Clientes comunicativos devem ser atendidos com cortesia, ouvindo-os atenciosamente e procurando descobrir logo suas intenções;
III. No atendimento de clientes confusos, deve-se fazer perguntas breves para descobrir o que está procurando, realizar demonstrações curtas e usar de linguagem técnica para demonstrar o seu conhecimento.  
IV. Cliente desatento deve ser atendido com muita paciência, limitando o número de opções oferecidas e não se aprofundar em eventuais demonstrações.
 
São corretas as afirmativas: 
	
	A
	Afirmativas I, II e III, apenas.
	
	B
	Afirmativas I, II e IV, apenas.
	
	C
	Afirmativas I e III, apenas.
	
	D
	Afirmativas II e IV, apenas.
Questão 10/10 - Gestão Secretarial: Administração de Escritórios
A qualidade de processos, produtos e serviços tem sido considerada elemento fundamental para a competitividade empresarial. As organizações devem concentrar esforços para atender as necessidades e superar as expectativas consideradas importantes pelos clientes e garantir a conformidade com especificações em suas operações (TEIXEIRA et al., 2013). Com relação as atividades de padronização e melhoria, analise as sentenças a seguir, assinalando V para as afirmativas verdadeiras e F para as afirmativas falsas.
 I. ( ) Os programas de padronização e melhoria de processos são primordialmente compostos de 3 itens: manual de qualidade, procedimento operacional padrão e instrução de trabalho.
II. ( ) O manual de qualidade refere-se ao documento principal com o agrupamento dos demais relatórios e índices de documentações relativas ao sistema de gestão da qualidade da empresa.  
III. (   ) A Instruções de Trabalho – IT é a relação descritiva da execução de cada atividade realizada por determinado profissional.
IV. ( ) Procedimento Operacional Padrão – POP é a descrição detalhada de cada função na hierarquia organizacional
 Agora, marque a sequência correta:
	
	A
	V, F, V, F
	
	B
	F, V, F, V
	
	C
	F, F, V, V
	
	D
	V, F, V, V
	
	E
	V, V, V, F