Você sabe o que é um projeto resumo parte 1 ava

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Você sabe o que é um projeto?
Podemos definir como um empreendimento que tem um objetivo bem definido, que necessita de recursos e possui determinados prazos e custos, e que precisa de qualidade para conclusão. Em uma empresa, os projetos são atividades exclusivas e, por isso, o grande desafio dessas empresas, para serem únicas no mercado, é gerenciar atividades que jamais foram realizadas anteriormente e que não desejam que sejam realizadas no futuro, porque nesse momento elas conseguem se diferenciar das outras.
· Atualmente, os projetos estão cada vez maiores e mais complexos, pois envolvem diversas áreas como qualidade, produção, logística, tecnologia da informação e vendas, entre outras. Assim, ocorrem mudanças na forma de enxergar o gerente de projetos, que deixa de ser um especialista técnico para se tornar um agente integrador e conseguir unir todas as equipes para chegar à conclusão do projeto iniciado.
Qual é a importância da gestão de projetos?
A gestão de projetos é a utilização de:
[…] uma boa base para definir e planejar todo o trabalho a ser realizado, conduzir a execução das atividades (colocando o plano em prática), verificar e controlar o desempenho da execução e garantir que as características especificadas e contratadas sejam entregues. 
(KEELING, 2012, p. 5)
O que uma pessoa precisa para ser um gerente de projetos?
Para que uma pessoa se torne um gerente de projetos, destacamos algumas qualidades importantes, de acordo com Keeling (2012). Como é uma posição que exige soluções rápidas, não há tempo hábil para o desenvolvimento das habilidades necessárias, logo, o profissional deve ser: 
· O centro ao redor do qual gira toda a atividade.
· O elo entre os stakeholders internos e externos e as organizações.
· Regulador do progresso, velocidade, qualidade e custo.
· Líder e motivador do pessoal do projeto.
· Comunicador e negociador em todas as situações relacionadas ao projeto.
· Controlador de finanças e outros recursos.
· Uma pessoa que tenha personalidade forte, enérgica, porém, tolerante.
· Hábil em delegar e dirigir trabalhos técnicos.
· Enérgico e persistente.
· Empreendedor e dinâmico, com conhecimento nas áreas financeira e comercial.
Como alcançar o sucesso em um projeto?
Todo projeto pode ter sucesso ou não e, para isso, o primeiro passo é entender o conceito de sucesso de um projeto. Nada mais é que controlar o escopo, tempo e o custo (tripla restrição ou triângulo de ferro). Quando uma empresa consegue que seu projeto seja entregue da maneira que ele foi pensado (escopo), no prazo definido (tempo) e dentro do orçamento previsto (custo), temos um sinal de que o projeto foi bem-sucedido.
Porém, hoje estamos vendo algumas mudanças, atualizações e ampliação na visão de sucesso, pois, para medir o sucesso, devemos verificar o impacto no cliente, impacto na equipe, resultados comerciais e preparação para o futuro. 
Isso significa que podemos ter projetos que não atingiram a meta de tempo e orçamento, mas, ainda assim, podem ser considerados bem-sucedidos, enquanto outros, entregues dentro do tempo e orçamento previstos, não conseguiram trazer valor para o cliente, e dessa forma o projeto não foi bem-sucedido.
Quais perguntas devem ser feitas antes do gerente assumir um projeto?
Quanto maior a maturidade, melhor serão os resultados. Seguem algumas perguntas que devem ser realizadas antes de o gerente assumir os projetos:
· Conceito: o projeto tem um bom propósito? Sua execução é viável?
· Objetivos: os objetivos estão claros? Não há dúvidas?
· Estrutura: a estrutura administrativa é ideal e ajudará o projeto?
· Planejamento: há um plano viável? Existe uma organização e um sequenciamento?
· Programação: todas as atividades foram programadas? Há recursos para executá-las?
· Monitoramento: há controle de tudo? Todas as atividades e gastos estão monitorados?
· Competência: a equipe é competente? Dispõe de uma liderança adequada?
Você sabe quais são os erros mais frequentes dos projetos?
A seguir, conheceremos os erros mais frequentes dos projetos em cada fase que os compõem.
Fase do conceito (início do projeto)
Falha na análise de viabilidade dos projetos ou análise malfeita. Falha na identificação dos stakeholders e seus interesses. Pesquisa de riscos do empreendimento sem profundidade. Falta de apoio da liderança e dos órgãos ligados ao projeto.
Fase do planejamento do projeto
Requisitos mal levantados ou pesquisados. Falta de planejamento e/ou objetivos mal definidos. Escopo do projeto e do produto mal definidos. Estrutura administrativa imprópria. Previsões financeiras errôneas. Negociações contratuais deficientes.
Fase da execução/implementação do projeto
Má seleção dos especialistas e do time. Monitoramento e controle malfeitos ou inadequados. Comunicação fraca (ou inadequada) das normas e processos, dentro e fora do projeto. Interferências constantes de pessoas da empresa que julgam ter poder para tal. Falha no gerenciamento das expectativas dos stakeholders.
Fase de conclusão (encerramento) do projeto
Impossibilidade de concluir o projeto no prazo. Falhas no encerramento de contratos e pendências de pagamentos. Falhas na qualidade da entrega.
Nesta webaula, conheceremos o ciclo de vida de um projeto. Também veremos as estruturas organizacionais existentes em uma empresa e sua influência no ambiente dos projetos.
Como saber quando começa e quando termina um projeto?
De acordo com a figura a seguir, temos que as fases de qualquer projeto são: início do projeto (iniciação), organização e preparação (planejamento), execução do trabalho (realização) e encerramento do projeto.
O que é a estrutura funcional?
Nessa estrutura, normalmente, os funcionários são agrupados por área de conhecimento ou especialidade, como informática, financeiro, engenharia etc. Além disso, cada departamento possui uma hierarquia independente de outros departamentos. Os gerentes de projetos, em estruturas funcionais, têm pouco poder e autoridade, pois os executantes do projeto sempre respeitarão as tarefas programadas pelo seu superior funcional imediato (um gerente de outra área da empresa), sejam elas relacionadas ou não ao projeto.
A seguir, veremos quais são as vantagens e as desvantagens da estrutura funcional.
Vantagens da estrutura funcional
· Flexibilidade no uso dos recursos necessários aos projetos, pois os recursos estão centralizados.
· Especialistas em determinado assunto podem ser utilizados em diferentes projetos, além de conseguirem ser reunidos para o compartilhamento de conhecimento.
· Facilidade no controle do orçamento e dos custos do projeto.
· Grande controle sobre os funcionários, pois eles têm apenas uma pessoa para quem reportar as suas ações.
· Canais de comunicação verticais e bem estabelecidos.
· Rápida possibilidade de reação, mas pode ser dependente das prioridades dos gerentes funcionais, o que pode atrasar a tomada de decisão no projeto.
Desvantagens da estrutura funcional
· O cliente não é o foco das atividades do departamento que gerencia o projeto, pois o departamento funcional tende a ser orientado às suas atividades particulares (em vez de se voltar ao projeto).
· A responsabilidade total do projeto não é delegada a nenhum funcionário específico.
· As respostas às necessidades dos clientes são lentas.
· Há uma tendência de subestimação do projeto, pois não há uma ênfase orientada aos projetos.
· A motivação das pessoas colocadas na GP tende a ser pequena, pois as decisões, normalmente, são tomadas em favor dos grupos funcionais mais fortes.
· A coordenação do projeto torna-se complexa e mais lenta, havendo a necessidade de um acréscimo de tempo para a aprovação das decisões.
· O que é a estrutura funcional projetizada?
· Na estrutura projetizada, o projeto é o elemento central. Nela, há um gerente de projetos que tem total responsabilidade por ele, bem como está ligado, em termos hierárquicos, diretamente ao principal gestor da empresa. Nessa estrutura, muitas vezes, outras funções da empresa (contabilidade, recursos humanos, jurídico etc.) podem estarsubordinadas ao gerente de projeto. Ou seja, na estrutura projetizada há um (ou mais) departamento voltado.
· A seguir, veremos quais são as vantagens e as desvantagens da estrutura funcional projetizada.
Vantagens da estrutura funcional projetizada
· O gerente do projeto tem total autoridade sobre o projeto.
· Todos os membros de um projeto estão sob a responsabilidade do gerente do projeto (unidade de comando dentro do projeto).
· Membros desenvolvem alto comprometimento com o projeto.
· A possibilidade de se tomar decisões rápidas é maior, o que permite uma velocidade maior de resposta aos clientes.
· A interface com a alta administração é mais fácil e mais direta.
· A alta administração fica com mais tempo livre para a tomada de decisões executivas.
Desvantagens da estrutura funcional projetizada
· Quando a empresa tem vários projetos, pode haver duplicidade de trabalho no momento em que ela cria novos grupos.
· Funcionários com conhecimentos específicos tendem a serem alocados em projetos quando estão disponíveis (e não apenas quando são necessários ao projeto).
· Grande incerteza sobre o que acontecerá aos membros quando o projeto acabar.
· Custo mais alto pela duplicação de esforços, facilidades e pessoal.
· Tendência de reter os funcionários em um projeto por um tempo maior do que o necessário.
· Falta de oportunidade para o intercâmbio técnico entre os diferentes projetos.
· Você já ouviu falar em estruturas matriarcais?
As estruturas matriciais são uma mescla entre as estruturas funcionais e projetizadas, havendo um líder funcional e um gerente de projetos que dividirão os vários aspectos relacionados ao projeto. As estruturas matriciais podem se dividir em estruturas matriciais fracas, equilibradas ou fortes.