TCC - Acadêmico Robson Roberto - Gestão Pública

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UMA APLICAÇÃO PRÁTICA DO EXCEL NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Acadêmico: Robson Roberto Inácio da Silva
Prof. Orientador: Eduardo de Freitas Vicente
Resumo 
Este trabalho tem como objetivo demonstrar a utilização do software Microsoft Excel em departamentos de administração pública, assim, podendo trazer qual a sua importância e qual o nível dessa importância para os departamentos de gestão pública. Para isso serão feitas pesquisas bibliográficas, ou seja, levantamentos de obras relevantes ao tema, de autores relevantes e importantes, demonstrando como o uso deste programa pode ser de extrema importância para a boa administração de departamentos de gestão pública. Por ser um software de utilização simples e muito popular, apesar de seus contras, como o custo gerado, ele ainda é o mais utilizado e o mais eficiente para a gerência dos departamentos de administração públicos.
Palavras-chave: Master of Business Administration. Gestão Pública. Administração Pública. Microsoft Excel.
ABSTRACT
This work aims to demonstrate the use of Microsoft Excel software in public administration departments; thus, it can bring its importance and the level of that importance to public management departments. For this, bibliographic research will be carried out, that is, surveys of relevant works for the theme, relevant and important authors, demonstrating how the use of this program can be extremely important for a good administration of public management departments. Because it is simple to use and very popular, despite its controls, such as the cost used, it is still the most used and the most efficient for the management of public administration departments.
Keywords: Master of Business Administration. Public administration. Public administration. Microsoft Excel.
INTRODUÇÃO
A administração pública conta com várias ferramentas, sejam elas automatizadas ou não, para que o trabalho dos funcionários seja facilitado e a necessidade dos cidadãos consiga ser suprida com eficiência. Uma das ferramentas mais utilizadas na administração pública é o pacote de programas (softwares) de computador chamado Microsoft Office, que é um pacote de aplicativos para escritório que contém processador de texto (Word), planilha de cálculo (Excel), banco de dados (Access), apresentação gráfica (Power Point), cliente de e-mails (Outlook), entre outros programas utilizados em larga escala pelo mundo todo.
O programa mais utilizado é, sem dúvida, o Microsoft Word (editor de texto), porém, logo em seguida e não de menor eficiência, está o Microsoft Excel. O Excel é um programa de edição de planilhas, que foi desenvolvido para substituir as antigas folhas de cálculo, muito utilizadas em escritórios ao redor do mundo. Várias empresas utilizam o Excel, porém ele também é amplamente utilizado em muitos departamentos de administração pública, por ser um programa de fácil utilização e de manipulação global, podendo ser manipulado em vários locais diferentes, sem riscos de desentendimentos e erros. 
Portanto, este trabalho tem como objetivo trazer a demonstração da utilização do software na administração pública brasileira, com seu uso em um departamento municipal de educação. Para isso, serão utilizados alguns objetivos específicos, eles são: 
1. Contextualização e referenciação bibliográfica de administração e gestão pública;
2. Contextualização e referenciação bibliográfica do software Excel;
3. Análise da utilização do software Excel na administração pública (departamento municipal de educação).
Assim, esse trabalho se justifica por sua relevância não somente acadêmica, mas profissional, onde poderá ser compreendida a necessidade do software Excel na administração pública e como ele pode auxiliar e trazer melhorias e agilidade na administração e também no atendimento ao público em geral. 
A metodologia utilizada neste trabalho é a pesquisa bibliográfica, que abrange a leitura, análise e interpretação de livros, periódicos, documentos mimeografados ou fotocopiados, mapas, imagens, manuscritos, entre outros. Onde todo material recolhido deve ser submetido a uma triagem, a partir da qual é possível estabelecer um plano de leitura. Segundo Forte (2008), a pesquisa bibliográfica
[...] dá suporte a todas as fases de qualquer tipo de pesquisa, uma vez que auxilia na definição do problema, na determinação dos objetivos, na construção de hipóteses, na fundamentação da justificativa da escolha do tema e na elaboração do relatório final. (FORTE, 2008, p. 210)
Outro tipo de metodologia utilizado foi o de pesquisa de campo, onde é feita a observação de fatos e fenômenos exatamente como ocorrem realmente, à coleta de dados referentes aos mesmos e, finalmente, à análise e interpretação desses dados, com base numa fundamentação teórica consistente, objetivando compreender e explicar o problema pesquisado. Segundo Franco e Pimenta (2008, p.35), como qualquer outro tipo de pesquisa, a de campo parte do levantamento bibliográfico, “ela exige também a determinação das técnicas de coleta de dados mais apropriadas à natureza do tema e, ainda, a definição das técnicas que serão empregadas para o registro e análise”.
Este artigo foi organizado em seções para melhor compreensão dos assuntos abordados, onde: 1) Introdução: a seção introdução tem como objetivo trazer o tema, delimitações, justificativa, objetivos, metodologia e organização do artigo; 2) Desenvolvimento do artigo: a segunda seção do artigo trará o desenvolvimento do trabalho, com a contextualização dos assuntos abordados, buscando os objetivos específicos e também o objetivo geral; 3) Análise/Discussão dos resultados: na terceira seção se tem o objetivo de demonstrar quais foram os resultados da pesquisa de campo, o que foi observado durante a estadia do autor durante sua observação; 4) Conclusão: análise do que foi dito durante a construção deste trabalho, demonstrando se os objetivos específicos e geral foram ou não alcançados; 5) Referências; referenciação dos autores e documentação utilizada para a construção deste trabalho.
Assim, este trabalho trará na próxima seção seu desenvolvimento, começando com a contextualização e referenciação de administração pública, também das ferramentas utilizadas em administração pública, passando pelos temas e assuntos supracitados conforme o decorrer do trabalho. 
DESENVOLVIMENTO DO ARTIGO
A seção de desenvolvimento do artigo trará a revisão bibliográfica apresentando os assuntos e temas pertinentes a boa compreensão deste trabalho, como: gestão pública e administração pública, ferramentas automatizadas utilizadas para melhoria do atendimento, dando ênfase a utilização do Microsoft Excel, e também a utilização dessa ferramenta em um departamento público de educação (secretaria municipal de educação).
Gestão pública
A gestão pública, ou administração pública, é um termo usado (de forma ampla), para definir um conjunto de atividades que envolvem a aplicação dos conhecimentos teóricos da administração e de ciências gerenciais no setor público ou no processo de interação com esses setores.
O gestor público, ou profissional de gestão pública é o responsável por planejar, assessorar processos deliberativos, coordenar ações e avaliar programas e políticas públicas em organizações estatais e não-estatais, nacionais ou internacionais. Sua atuação é vista em todos os níveis, da União, de estados e municípios, em que há utilização de recursos empenhados para a produção de bens públicos.
Porém, apesar de tudo ainda podem ficar dúvidas das diferenças entre a administração privada e pública, já que os princípios acabam parecendo os mesmos. Então, o que difere a gestão pública da gestão privada? Apesar de tal resposta ser um conceito particular, pode-se dizer que a administração privada é algo que compete somente ao mercado e a competitividade, porém a gestão pública admite várias características que, se revisadas e realizadas de forma errônea, podem trazer problemas para a União e para várias áreas importantes, inclusive para os próprios cidadãos. 
Pensando no contextode administração pública, deve-se pensar na abordagem de alguns elementos conceituais básicos, como por exemplo a noção de poder/dever do gestor público e as consequências de seus atos. E quando se trata de administração pública, fundamentalmente em razão do que é chamado de princípio basilar da legalidade, o administrador público deve estar sempre sujeito ao que a lei diz. Assim, pode-se dizer que o poder do gestor público é, na verdade, um poder-dever. 
Portanto, o gestor não só pode fazer o que a lei lhe autoriza, mas tem o dever de fazê-lo. Assim, ao passo que na gestão de uma empresa privada o gestor pode fazer tudo que a lei não proíbe, na esfera pública, pelo contrário, o administrador pode e deve fazer somente o que a lei permite. Assim, a gestão pública está restrita aos ditames legais, o que se denomina “princípio da legalidade administrativa”. Segundo a Constituição Federal, Art. 37 de 1988, a administração pública deve obedecer aos princípios de: 
a. Legalidade: significa que a administração pública está sujeita aos princípios legais, ou seja, as leis ou normas administrativas contidas na Constituição. Neste caso, só é possível fazer o que a lei autoriza. Quando a administração pública se ou desvia-se afasta da legalidade, ela é exposta à responsabilidade civil e criminal, conforme o caso. Desta forma, a lei acaba distribuindo responsabilidades aos gestores. Trazendo essa lógica para o cotidiano, um administrador público em um processo de licitação, por exemplo, deverá proceder de maneira já estabelecida e em hipótese nenhuma de forma diferente.;
b. Impessoalidade: aborda tanto a atuação impessoal, que objetiva a satisfação do interesse coletivo, quanto a própria administração pública. Esse princípio impõe ao gestor público que só pratique o ato para o seu objetivo legal, vedando qualquer prática de ato administrativo sem interesse público ou vantagem para a gestão. Podemos citar como exemplo de violação do princípio da impessoalidade, a exaltação do trabalho de um secretário de obras na inauguração de uma obra; 
c. Moralidade: trata de obedecer não somente a lei jurídica mas também a lei ética da própria instituição, ou seja, o administrador público precisa seguir alguns padrões éticos. Portanto, a moralidade administrativa junto a sua legalidade e adequação aos demais princípios, possuem pressupostos que, quando não seguidos, tornam a atividade pública ilegítima. Sendo assim, o gestor público que agir de forma contrária descumprirá a moralidade como também o princípio de legalidade. Na política, um exemplo prático disto é a nomeação de parentes em cargos comissionados;
d. Publicidade: diz respeito à divulgação oficial do ato para conhecimento público. O princípio da publicidade é um requisito da eficácia e da moralidade. Sendo assim, todo ato administrativo deverá ser publicado, com exceção dos que possuem sigilo nos casos de segurança nacional, investigações policiais ou de interesse superior da Administração, conforme previstos na lei. Um tipo de informação que não pode ser divulgada são os dados pessoais de servidores, por exemplo;
e. Eficiência: esse princípio exige que a atividade administrativa seja exercida de maneira perfeita, com rendimento funcional. A eficiência exige resultados positivos para o serviço público e um atendimento satisfatório, em tempo razoável.
Assim, eles podem ser ditos como princípios obrigatórios e devem ser observados pela prática administrativa por ocasião da prática dos atos de gestão. Porém, a gestão pública não é somente a busca da observância do princípio da legalidade administrativa, segundo Freitas Et al. (1997), ele deve também buscar o interesse público. Pensando em outros autores, tais como Meireles (2002), existem outras doze características (ou princípios) que devem ser seguidos para uma boa administração pública, elas são:
a. Legalidade;
b. Impessoalidade ou Finalidade;
c. Moralidade;
d. Publicidade;
e. Eficiência;
f. Proporcionalidade;
g. Razoabilidade;
h. Ampla Defesa;
i. Segurança Jurídica;
j. Supremacia do Interesse Público;
k. Contraditório;
l. Motivação.
Assim, a gestão pública é responsável por organizar as várias áreas da administração pública, como Recursos Humanos, Finanças Públicas e Políticas Públicas, Educação Pública, entre várias outras. E como o nome bem diz, ela trata do público, dos cidadãos contribuintes, por isso é necessário que se trate (direta ou indiretamente) com e do público. E para melhorar e agilizar esse tratamento, algumas ferramentas são utilizadas, e elas serão apresentadas na próxima subseção.
Pacote Office: pacote de aplicativos para escritórios
O pacote Office é um pacote de aplicativos de escritório (para escritórios) amplamente utilizado ao redor do mundo, ele é composto de diversos aplicativos para muitas utilizações, entre os programas que compõem esse famoso pacote, se destacam o Word (processador de texto), o Excel (planilhas de cálculo), o Access (banco de dados), o PowerPoint (apresentador gráfico) e o Outlook (e-mails e contatos). Essa ampla constituição faz do pacote Office um dos mais populares em casas, empresas, instituições de ensino e instituições governamentais de todo o mundo.
O pacote Microsoft Office é uma suíte indispensável para trabalhos em setores administrativos, escritórios, almoxarifados, contabilidade, gestores e demais funções que necessitam de uma integração de ferramentas. Vale ressaltar a sua importância para a confecção de trabalhos acadêmicos, pesquisas, projeções e demais atividades das mais diversas áreas de atuação, incluindo a gestão de administração públicas. 
Os programas mais utilizados do pacote Office são: 
a. Microsoft Word Office: é um dos programas mais popularmente conhecidos e utilizados do Pacote Office, juntamente com o PowerPoint e o Excel. Esse software se classifica basicamente como um processador de palavra. Ele é utilizado para escrever documentos, e mesmo tendo sido lançado em 1983, ele não foi substituído em sua totalidade por nenhum outro até hoje. O programa foi responsável por introduzir diversas características que mais tarde seriam copiadas por outras empresas, e sua popularidade faz com que haja diversos cursos à distância sobre ele, desde ensinamentos básicos aos avançados;
b. Microsoft Power-Point Office: é um programa de apresentações. Com ele é possível criar slideshows dos mais diversos tipos. Com sua popularização crescente, é fácil encontrar pessoas que não dão tanto valor para esse software, já que um número grande de apresentações amadoras é difundido por toda a Internet;
c. Microsoft Access Office: ele pode não ser tão conhecido do grande público quanto o Word, Excel ou PowerPoint, mas também é muito importante no Pacote Office. Quando conhecido, o Access pode ser um pouco confundido com o Excel, mas eles não são a mesma ferramenta. O Access trabalha com banco de dados e funciona basicamente como um local com diversas tabelas com os mais diferentes dados. Ele cruza informações, as relaciona e o usuário navega por elas de forma encadeada; 
d. Microsoft Excel Office: será abordado no próximo subtópico.
Como o foco deste trabalho é a inserção e utilização do programa Microsoft Excel Office e sua utilização nos departamentos de gestão e administração públicas, o próximo tópico será responsável e terá como objetivo apresentar com mais profundidade e também contextualizar o software com o tema e assunto abordado neste trabalho.
O Software Microsoft Excel Office
O aplicativo, ou software Microsoft Excel Office, que será chamado neste trabalho somente de Excel, é um programa de computador de edição de planilhas (ou folhas de cálculo), produzido e desenvolvido pela empresa Microsoft, para dispositivos que utilizam o sistema operacional Windows (porém hoje em dia podendo ser utilizado em outros sistemas operacionais, como Linux e MacOS, até mesmo em sistemas móveis como Android e iOS), com vários e importantes recursos para utilização em diversas áreas. 
Seus recursos incluem uma interface intuitiva e várias ferramentas de cálculo e deconstrução de tabelas que, juntamente com um marketing agressivo, tornaram o Excel um dos mais populares aplicativos de computador desde seu lançamento até os dias de hoje. Várias melhorias foram incluídas no Service Pack do Excel desde seu lançamento em 1982, desde a implementação de funcionalidades de VBA (Visual Basic for Applications), POO (Programação com Orientação a Objetos), além das funcionalidades cada vez maiores e mais ágeis, incluindo das fórmulas matemáticas e lógicas implementadas em sua utilização, entre outros. 
O Excel um programa conhecido como spreadsheet software. Isso significa que ele se caracteriza por ser uma aplicação interativa com cunho organizacional, analítico e de armazenamento de dados de uma maneira tabular. Cada arquivo programa recebe normalmente o nome de planilha e dentro dela há diversas células que podem ser preenchidas com os mais diversos valores, desde numéricos simples, até mesmo nominais. É comum muitas pessoas saberem que esse programa não precisa ser utilizado somente como ferramenta de organização, e sim como uma ferramenta de ampla utilização.
Assim, sabendo de todas essas funcionalidades, o Excel acaba sendo um dos programas mais importantes dentro da administração de uma empresa. Portanto, sabendo disso, todas as empresas e até mesmo organizações públicas precisam de um setor financeiro ativo e operacional. Cuidar de transações, pagamentos e recebimentos são importantíssimos e requer muita organização, assim, percebe-se que o Excel é a ferramenta ideal para esse tipo de trabalho, já que consegue lidar com valores monetários e possibilita a visualização de gráficos de todos os tipos.
Outro diferencial da utilização do Excel nas empresas, é que nos dias de hoje a maioria dos departamentos necessita manter uma grande quantidade de informações organizadas: logins, senhas, e-mails, telefones e endereços são apenas alguns exemplos das informações (muitas vezes secretas) encontradas nesses arquivos. O Excel permite não somente o armazenamento dessas informações, mas também um rápido acesso, aumentando bastante a produtividade. Ele também permite que algumas dessas informações sejam protegidas por senhas, o que aumenta a possibilidade de segurança e diminuição de algumas vulnerabilidades, o que é importantíssimo para a administração e gestão públicas. 
Após compreender as funcionalidades do software Excel, a próxima seção terá como objetivo apresentar como o programa é utilizado em um departamento da prefeitura de da cidade de Tucuruí-PA, especificamente no departamento de matrículas da secretaria de educação.
DISCUSSÃO/ANÁLISES DOS RESULTADOS
Esta seção terá como objetivo trazer a análise da utilização do software Microsoft Excel Office dentro do departamento de matrículas na secretaria de educação da cidade de Tucuruí-PA, onde o programa é amplamente utilizado para fazer a planificação dos nomes dos alunos e seus dados, e também dos dados de seus pais ou responsáveis, gerando informações importantes para a boa gestão da educação na cidade. 
Utilização do Excel na gestão pública
O Excel na administração pública em geral é muito utilizado, por ser de simples utilização e também por ser um software que traz várias comodidades para o usuário. A informática, principalmente os aplicativos “secretários” oferecem meios cada vez mais baratos e acessíveis de melhorar a gestão pública, oferecendo, assim, melhorias na eficiência da interação entre o governo e o cidadão trazendo melhores percepções da sociedade sobre a transparência das práticas dos funcionários públicos e dos departamentos públicos. O que é um fator importantíssimo quando se trata de matrículas escolares.
Na secretaria da educação existem dois funcionários responsáveis por coletar, manipular, arquivar e atualizar os dados dos alunos da rede pública de ensino da cidade Tucuruí-PA. Esses dois funcionários são de cargo escriturário, contratados em regime estatutário (concursados pela prefeitura da cidade), e trabalham oito horas diárias, sem acúmulo de cargos. Há alguns anos esse tipo de coleta e organização de dados eram feitas por meio de papéis e arquivos de papéis, porém desde o ano de 2016 essa organização foi refeita em planilhas de Excel, elaboradas pelos funcionários do departamento de informática e manipuladas pelos escriturários do departamento da secretaria da educação. Foram necessários três meses de trabalho para a reorganização e digitalização dos documentos antigos (de menos de dez anos, conforme lei) e sua organização nas planilhas supracitadas. 
Essas planilhas contam com todos os principais dados dos alunos, como nome do aluno, data de nascimento, sexo, endereço, telefone de contato, cor/raça, nome dos pais ou responsáveis, numeração de documentos do aluno e dos pais, dados de condições socioeconômicas, entre outras informações que são necessárias a coleta para censos realizados pelo governo estadual e federal. Pode-se observar um exemplo dessa planilha na Figura 1. 
Figura 1: Planilha de controle de dados de matrícula dos alunos da rede municipal
Fonte: Cedido pela prefeitura municipal da Cidade de Tucuruí-PA (2020)
As planilhas são separadas por unidade (escola), e contém abas de todas as salas de aula contidas naquela unidade. Existem unidades de ensino infantil, fundamental I, fundamental II, médio e também creches. Todas essas unidades contam com uma planilha de controle. As planilhas, porém, não servem somente para controle, elas têm uma importância maior para os funcionários não somente do departamento, mas também das unidades de ensino. Quando são necessários os levantamentos desses dados para censos escolares, levantamento de situação escolar, entre outras pesquisas a nível municipal, estadual ou até mesmo federal, é necessário somente fazer uma sumarização dos dados contidos em cada uma das planilhas, trazendo mais agilidade, comodidade e facilidade para os funcionários, deixando espaço para serviços mais importantes e mais urgentes. Um exemplo disso é a criação automática de gráficos, como pode ser visto na Figura 2.
Figura 2: Gráficos conforme dados da planilha de dados de alunos
Fonte: Cedido pela prefeitura municipal da Cidade de Tucuruí-PA (2020)
Outra utilização importante do Excel na secretaria de educação da cidade de Tucuruí-PA é o controle de almoxarifado das unidades de ensino. Um dos grandes problemas na cidade Tucuruí é a pouca verba destinada ao almoxarife básico das unidades de ensino para aquisição de materiais como lápis, borrachas, canetas esferográficas, gizes de lousa, lápis de cor, papéis para impressão, papéis para aplicação de atividades e avaliações, entre outros materiais de utilização básica. Assim, para otimizar a compra e regularizar a utilização, os funcionários do departamento de informática elaboraram uma planilha compartilhada (Figura 3) que pode ser acessada em todas as unidades de ensino, onde ela é atualizada nos itens faltantes e pode-se gerar um ofício de compra para os itens que a unidade de ensino necessita naquele momento. 
Figura 3: Planilha de controle de almoxarifado
Fonte: Cedido pela prefeitura municipal da Cidade de Tucuruí-PA (2020)
Essas e outras facilidades trazidas pelo software Excel são vistas não somente neste departamento da prefeitura da cidade de Tucuruí, mas também em vários outros. E também em outras prefeituras, e em outros departamentos de esferas estaduais e federais, já que este é um aplicativo utilizado a nível mundial e em vários dispositivos diferentes, sem substitutos à altura. 
Após feitas todas essas conceituações e análises, o próximo capítulo tratará das considerações finais, trazendo as últimas observações do autor sobre o que foi analisado durante seu estudo, demonstrando a importância da utilização do software Excel dentro da esfera da gestão pública, em específico no caso estudado.
CONSIDERAÇÕES FINAIS 
O Microsoft Excel Office provou ser vantajoso para diversas atividades comerciais, administrativas, do dia a dia e também na gestão pública. No estudo realizado pelo autor neste artigo, foipossível observar que a utilização do Excel trouxe mais agilidade, mais facilidade e também mais proatividade para a função dos escriturários que utilizam as planilhas de matrícula e também para os colaboradores que utilizam a planilha compartilhada de controle de almoxarifado. 
Pôde-se observar que a utilização do aplicativo não traz somente benefícios a curto prazo, como proatividade e facilitação de trabalhos que seriam árduos se fossem realizados em papel ou em outros meios, mas também trazem melhorias para a relação funcionário-cidadão, com a agilidade dos trabalhos e maior qualidade do serviço prestado à população. 
Portanto, se provou a importância da utilização do software Excel para a esfera de gestão e administração pública, onde demonstrou ser uma ferramenta útil, que trouxe aceleração de serviços que antes levariam dias, e talvez até meses para serem feitos (no caso de levantamento de dados para censos escolares e outros levantamentos necessários para o governo e também para o Ministério da Cultura e Educação). Outro ponto positivo da utilização desse programa é a facilitação de alguns pontos, como a digitação e não necessidade de papéis, que também traz a questão da sustentabilidade que é de enorme importância nos dias de hoje. 
Apesar de todos esses pontos positivos, existe um ponto negativo que é a questão do custo. Hoje em dia o Excel é adquirido somente em assinaturas anuais, não se pode mais adquirir o programa perpetuamente, o que pode trazer gastos não desejáveis para a esfera pública, porém, sem dúvida é um investimento que trará vários aspectos positivos, como os supracitados. Esse investimento é de cerca de R$ 160,00 anuais, porém pode ser menor, pois a Microsoft, a empresa responsável, tem muitos pacotes de descontos para repartições públicas, inclusive no Brasil.
Assim, conclui-se que, apesar de ser um programa custoso e por vezes complicado de utilizar (quando se pensa em fórmulas e cálculos, o que não foi abordado neste trabalho em profundidade), o Excel é um software de extrema importância e que traz vários tipos de vantagens e ganhos para o departamento e para toda a gestão pública. 
REFERÊNCIAS 
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FREITAS, André L. P.; SOUZA, Rennata G. B.; QUINTELLA, Heitor L. M. M. Qualidade de Vida no Trabalho do Técnico-Administrativo em IES Públicas: uma análise exploratória. Revista Brasileira de Qualidade de Vida. 05 (02), 01-12, 1997.
MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 27 ed. São Paulo: Malheiros Editores. 2002.