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1 UFC Assistente em Administração Noções de Administração: Administração: conceitos e objetivos; ....................................... 1 Níveis hierárquicos e competência gerenciais; ................................................................. 14 Planejamento, organização, direção e controle; ................................................................ 24 Comportamento organizacional: equipes e processos sociais; ......................................... 34 Liderança; .......................................................................................................................... 48 Comunicação; ................................................................................................................... 62 Tomada de decisão; ......................................................................................................... 72 Grupos e equipes;.............................................................................................................. 83 Conflito, ........................................................................................................................... 88 Poder e política. ................................................................................................................ 98 Cultura organizacional. ................................................................................................... 104 Mudança organizacional. ................................................................................................. 116 Administração pública: Caracterização da gestão pública. .............................................. 124 Governabilidade, governança e prestação de contas dos resultados das ações (accountability). ................................................................................................................... 135 Mecanismos de controle interno e externo. ..................................................................... 142 Fundamentos constitucionais do Estado e de controle da administração pública no Brasil. ............................................................................................................................................. 149 Da administração pública burocrática à gerencial. .......................................................... 156 Terceirização. ................................................................................................................. 168 2 - Compras e Licitações: Aquisição de recursos materiais e patrimoniais; Obrigatoriedade da licitação e contratação direta; Modalidades de licitação; Procedimentos da licitação. .... 173 3 - Noções de Arquivo: Conceitos fundamentais de arquivologia; ................................... 259 Noções de documentação: conceito, importância, natureza, finalidade, características, fases do processo de documentação e classificação; ................................................................... 271 Noções de arquivo: conceito, tipos, importância, organização, conservação e proteção de documentos. ......................................................................................................................... 275 4 - Noções de Legislação: Regime Jurídico Único dos Servidores Públicos Civis da União, das Autarquias e das Fundações Públicas Federais: Lei nº 8.112/90 e suas alterações; .... 288 Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal: Decreto nº 1.171/94 e suas alterações; ............................................................................................ 336 Normas para licitações e contratos da Administração Pública: Lei nº 8.666/93 e suas alterações. ........................................................................................................................... 350 Plano de carreira dos cargos técnico-administrativos em educação: Lei nº 11.091/05 ..... 350 Processo Administrativo no âmbito da Administração Pública Federal: Lei nº 9.784/99. .. 360 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 2 Olá Concurseiro, tudo bem? Sabemos que estudar para concurso público não é tarefa fácil, mas acreditamos na sua dedicação e por isso elaboramos nossa apostila com todo cuidado e nos exatos termos do edital, para que você não estude assuntos desnecessários e nem perca tempo buscando conteúdos faltantes. Somando sua dedicação aos nossos cuidados, esperamos que você tenha uma ótima experiência de estudo e que consiga a tão almejada aprovação. Pensando em auxiliar seus estudos e aprimorar nosso material, disponibilizamos o e-mail professores@maxieduca.com.br para que possa mandar suas dúvidas, sugestões ou questionamentos sobre o conteúdo da apostila. Todos e-mails que chegam até nós, passam por uma triagem e são direcionados aos tutores da matéria em questão. Para o maior aproveitamento do Sistema de Atendimento ao Concurseiro (SAC) liste os seguintes itens: 01. Apostila (concurso e cargo); 02. Disciplina (matéria); 03. Número da página onde se encontra a dúvida; e 04. Qual a dúvida. Caso existam dúvidas em disciplinas diferentes, por favor, encaminhar em e-mails separados, pois facilita e agiliza o processo de envio para o tutor responsável, lembrando que teremos até cinco dias úteis para respondê-lo (a). Não esqueça de mandar um feedback e nos contar quando for aprovado! Bons estudos e conte sempre conosco! 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 1 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO Prezado(a) Candidato(a), para entendermos o assunto de “Noções de Administração”, o conceito de “Organizações” é essencial de se compreender previamente, tendo em vista que a Administração se relaciona com a maneira de gestão das organizações. Conceito de Organização1 Organização é uma palavra originada do Grego "organon" que significa instrumento, utensílio, órgão ou aquilo com que se trabalha. Palavra que também pode ser entendida, como a forma que se dispõe um sistema (conjunto de elementos), em relação ao modo como eles estão organizados, ou seja, como os diversos elementos que o compõe estão coordenados e dispostos em um espaço. No entanto, o conceito que queremos destacar se traduz à forma como ela é aplicada, seja na organização escolar, na organização empresarial, na organização pessoal, na organização de eventos, na organização doméstica, etc. Pois em todas essas aplicações, o sentido de organização se baseia na forma com as pessoas se inter-relacionam e na disposição e distribuição dos diversos elementos envolvidos (recursos humanos e materiais), que sempre tem em vista a concretização de um mesmo objetivo. Organização Empresarial Uma organização empresarial é formada por duas ou mais pessoas, que executam tarefas de modo controlado e coordenado, por meio da divisão e atribuição de responsabilidades, visando um mesmo objetivo em comum e a máxima qualidade do processo de trabalho. Dependendo do tipo de organização (pública ou privada, entidade econômica ou social), há uma pessoa que exerce um papel fundamental perante as funções de: liderança, planejamento, controle dos recursos humanos/materiais, financeiros e tecnológicos disponíveis na empresa. Quanto a estrutura de uma organização, esta pode ser formal ou informal. Uma organização formal é planejada e estruturada seguindo um regulamento interno. Já uma organização informal são as relações geradas espontaneamente entre as pessoas, resultado do próprio funcionamento e evolução de uma empresa. Alguns elementos estão diretamente associados a uma organização, como por exemplo, clientes, fornecedores, concorrentes, comunicação social, etc. Por isso, também merecem a atenção das empresas. Tipos e Importância das Organizações A criação de uma organização sempre está fundamentada a algum propósito, ou seja, a algum objetivo, que podemser vinculados ao desenvolvimento de produtos ou a prestação de serviços para a satisfação das necessidades humanas. Quanto ao tipo destas organizações elas podem ser: públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos, permanentes ou temporárias. Vejamos algumas definições: Organização Pública: é aquela mantida pelo poder público, isto é, por qualquer nível de governo federal, estadual ou municipal. Organização Privada: é a mantida pela iniciativa privada, isto é, por pessoas sócias da organização. Também existe a organização mista, na qual esforços públicos são combinados com privados. Organização com fins Lucrativos: é aquela cujo objetivo é gerar lucro a partir das atividades por ela desenvolvidas, para distribuí-lo aos seus sócios. Organização sem fins Lucrativos: não tem objetivo de lucro, mas outras finalidades, como amparar os necessitados, desenvolver atividades sociais, congregar pessoas. A ausência da finalidade de lucro 1 http://www.significados.com.br/organizacao/. 1 - Noções de Administração: Administração: conceitos e objetivos; 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 2 não impede que a organização venda mercadorias ou preste serviços remunerados, no entanto o lucro dessa atividade deve ser revertido somente para a organização, e jamais para os seus proprietários. Organização Permanente: é aquela constituída por prazo indeterminado, em princípio para sempre, sem que isso impeça seu desaparecimento. Organização Temporária: é a constituída com uma finalidade específica, para desaparecer logo que a atividade tenha sido concluída. Observe alguns exemplos para a melhor compreensão do assunto: - A Petrobras é uma organização mista, permanente, com finalidade lucrativa. - Um consórcio de empresas de engenharia constituído para construir uma estrada é uma organização privada, temporária, com finalidade lucrativa. - Um hospital municipal e uma associação de moradores são organizações permanentes, sem fins lucrativos, o primeiro público e a segunda privada. Já a respeito de sua importância podemos citar que: Servem à Sociedade: são instituições sociais que refletem alguns valores e necessidades culturalmente aceitos. Realizam Objetivos: coordenam os esforços de diferentes indivíduos, permitindo-nos alcançar metas que, de outra forma, seriam muito mais difíceis ou até mesmo impossíveis de serem atingidas. Preservam o Conhecimento: como as universidades, museus e corporações são essenciais porque guardam e protegem a maior parte do conhecimento que nossa civilização juntou e registrou. Proporcionam Carreiras: proporcionam aos seus empregados uma fonte de sobrevivência. Componentes de uma Organização A figura abaixo apresenta um diagrama mostrando os principais componentes de uma organização, vejamos: Fonte: Adaptado de Maximiano, 1995. Com isso podemos observar que toda organização é composta pelo que chamamos de inputs e outputs, ou seja, entrada e saída, respectivamente, que ao passarem pelo processo de transformação, são convergidos em objetivos, e claro, nos produtos ou serviços que serão ofertados aos clientes. Maximiano2 reforça que toda organização é um sistema de recursos que procura realizar algum tipo de objetivo, e se utiliza de dois componentes importantes: processo de transformação e divisão do trabalho, como apresentado na figura acima. Posto isso, para sua melhor compreensão, estudaremos a seguir cada um destes componentes. Recursos Os recursos são os meios ou ativos de que dispõem as empresas para a realização da produção.3 Quanto mais recursos as empresas tiverem ao seu alcance, melhor será o seu funcionamento e resultados, e quanto menos recursos tiverem, maiores as dificuldades no alcance de seus objetivos. Porém, excesso de recursos significa uma aplicação pouco rentável para uma empresa, por isso a organização administrativa procura a máxima rentabilização dos recursos necessários para a obtenção dos objetivos. Existe uma variedade de recursos empresariais, porém os recursos mais importantes são os seguintes: 2 MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração – 6. ed. rev. e ampl. – São Paulo: Atlas, 2004. 3 http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/as-empresas-e-seus-recursos/49451/ 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 3 1. Recursos Materiais: são os recursos físicos, como edifícios, prédios, máquinas, equipamentos, instalações, ferramentas, matérias-primas etc. 2. Recursos Financeiros: são recursos monetários, como capital, dinheiro em caixa ou em bancos, créditos, investimentos, contas a receber etc. 3. Recursos Humanos: são as pessoas que trabalham em todos os níveis da empresa, desde o presidente até o mais humilde dos operários. Na verdade, as pessoas são os únicos recursos vivos e inteligentes de uma empresa, capazes de lidar com todos os demais recursos empresariais. Os recursos humanos estão distribuídos em todos os níveis de uma organização, desde o nível estratégico até o nível operacional, e este é o recurso mais importante que uma organização pode ter atualmente. Alguns economistas denominam os recursos empresariais como fatores de produção, pois para eles, a produção de riqueza somente ocorre quando três fatores de produção estão presentes: a natureza, o capital e o trabalho. Natureza: representa os meios que proporcionam matéria-prima, máquinas e equipamentos. Capital: representa os meios que financiam a produção. Trabalho: representa a mão de obra que transforma a matéria-prima em produto acabado ou serviço prestado, com a ajuda de máquinas e equipamentos. Com o avanço cientifico, outros dois outros tipos de recursos passaram a integrar os recursos básicos de uma empresa, sendo estes os recursos mercadológicos e os administrativos. Recursos Mercadológicos: são os recursos comerciais que as empresas utilizam para colocar seus produtos ou serviços no mercado, como vendas, promoção, propaganda, pesquisa de mercado, definição de preços etc. Recursos Administrativos: são os recursos gerenciais que as empresas utilizam para planejar, organizar, dirigir e controlar suas atividades. A falta de um desses recursos impossibilita o processo de produção e colocação dos bens e serviços no mercado. Assim, todos os recursos empresariais apresentam a mesma relevância. Todavia, são os recursos humanos, os únicos recursos que proporcionam inteligência, conhecimento, competência e tomada de decisões para que seja colocado em ação todos os demais recursos empresariais, que por sua vez são inerentes, estáticos e sem vida própria. Processos de Transformação É por meio dos processos que as organizações transformam os recursos em resultados, e alguns processos que se encontram nas organizações são: Processo de Produção: transformação de matérias-primas, por meio de máquinas ou da atividade humana, em produtos e serviços. Processo de Administração de Encomendas: transformação de um pedido feito ou prestação de um serviço. Processo de Administração de Recursos Humanos: transformação de necessidades de mão-de- obra em disponibilização de pessoas. Divisão do Trabalho Em uma organização, cada pessoa realiza tarefas específicas, e todas contribuem para a realização dos objetivos organizacionais. A divisão do trabalho é o processo que permite superar as limitações individuais e a especialização é o elemento que agrega mais eficiência e eficácia a este processo. Objetivos Toda empresa existe para produzir alguma coisa, seja produtos (bens), ou serviços (educação, saúde segurança...). As empresas que produzem bens são chamadas de empresas industriais, enquanto que as que prestam serviços são chamadas de empresas prestadoras de serviços. Além da produção, as empresas precisam colocar seus produtos ou serviços no mercado e é aí que surge a comercialização. 1609517 E-book gerado especialmente paraLUCIANA LUCAS ROGERIO 4 A Organização Administrativa4 O papel da Organização Administrativa é exatamente alocar, arranjar, agrupar, reunir, dividir o trabalho, especializar, para que as atividades sejam executadas da melhor maneira possível. Vale lembrar que cada organização possui uma identidade pessoal que é peculiar à sua gestão, ou seja, possui seus objetivos, seu ramo de atividade, um ou mais produtos ou serviços que oferta, uma missão, visão e valores que cabe à sua cultura organizacional, seus pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades inerentes ao negócio, sua política empresarial, sua situação tecnológica e financeira, entre outros. Fatos que só confirmam que cada organização é única, mas que todas necessitam de uma administração eficiente e eficaz para conseguir agregar bons resultados ao negócio. O papel da organização administrativa incumbe o agrupamento das atividades necessárias para atingir os objetivos da empresa, esse agrupamento envolve a reunião de pessoas e recursos empresariais sob a autorização de um chefe, tendo em vista que a organização precisa lidar com pessoas, órgãos e relações de autoridade e responsabilidade. Por fim o que devemos considerar é que a organização administrativa, serve para agrupar e estruturar todos os recursos da empresa, permitindo assim o alcance dos objetivos almejados da melhor forma possível. A organização administrativa existe porque são muitas as tarefas do trabalho empresarial, e seria impossível uma só pessoa realizar todas com o máximo de qualidade, daí a necessidade de muitas pessoas em conjunto executando atividades diferentes, o que conduz a departamentalização da empresa (criação de áreas funcionais) e a um novo problema: o da coordenação entre as pessoas envolvidas. Funções Organizacionais e as Pessoas que as Exercem As funções organizacionais condizem as tarefas especializadas que serão realizadas por um grupo de pessoas ou por uma pessoa específica, para que a organização realize seus objetivos. A partir destas funções é que surgem as áreas funcionais da empresa, áreas que tem a função de determinar o conjunto de processos que será aplicado aos recursos da empresa. A Administração Geral é que se responsabiliza pela coordenação das áreas funcionais e das pessoas envolvidas no processo do trabalho. Posto isso, Maximiano5 afirma que as áreas funcionais mais importantes para qualquer organização são: produção (ou operações), marketing, finanças, recursos humanos e pesquisa e desenvolvimento. Produção (ou Operações) Se trata de um sistema de operação produtivo, que transforma os recursos em bens ou serviços, para que sejam oferecidos pela empresa a seus clientes. O papel das pessoas do Departamento de Produção, de modo geral, é se ater às operações e à qualidade dos produtos que são produzidos, os colaboradores desse setor devem buscar atender, as necessidades e desejos dos clientes buscando uma valorização profissional e humana, trabalhando motivados desenvolvem melhor seus trabalhos. 4 MOLINA, J. Gestão em Petróleo e Gás. Organização.2015. 5 MAXIMIANO, Antonio César Amauri. Teoria Geral da Administração: da Revolução Urbana à Revolução Digital. São Paulo: Atlas, 2007. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 5 Na produção de bens, com o fim de comercialização do produto final, a transformação dos recursos pode ser realizada por pessoas e/ou por maquinas, por exemplo, quando se trata de algum trabalho manual, como os artesanatos, apenas as pessoas são necessárias para a sua fabricação, na fabricação de pães são necessárias as pessoas para produzir e as máquinas, ou seja, o forno, para assar os pães, já na fabricação de automóveis as máquinas são primordiais para fabrica-los. Contudo, na produção das empresas prestadores de serviços, os clientes são processados e transformados, por exemplo, na área da saúde, os pacientes chegam doentes nos hospitais, são tratados, e saem de lá saudáveis, os alunos entram na escola sem saber ler e escrever, os professores os alfabetizam e eles saem de lá educados, e no caso das universidades e escolas profissionalizantes, eles saem com uma profissão, e assim por diante. Vale destacar que o processo produtivo pode ser divido em três tipos de processos: 1. Produção em Massa: fornecimento de grande número de produtos e serviços, podem ser simples ou complexos, ou seja, é uma produção em larga escala de produtos padronizados através de linhas de montagem. 2. Produção por Processo Contínuo: um processo contínuo é visto como um método usado em indústrias e fábricas a fim de garantir maior quantidade fabricada de um determinado produto durante o menor espaço de tempo possível, temos como exemplo o fornecimento ininterrupto de um único produto ou serviço, como gasolina, corantes, açúcar ou transmissão de programas de televisão. 3. Produção Unitária e em Pequenos Lotes: a produção é feita por unidades ou pequenas quantidades, cada produto a seu tempo sendo modificado à medida que é feito, por exemplo, o fornecimento de produtos e serviços sob encomenda. O processo de produção envolve: • Fabricação: processo produtivo, programação, controle; • Qualidade: programação, controle; • Manutenção: preventiva, corretiva; Marketing A função de marketing é estabelecer e manter a ligação entre a organização e seus clientes, consumidores, usuários ou público-alvo. Sua função abrange atividades de: Pesquisa: identificação de interesses, necessidades e tendências do mercado (estudo de mercado). Produtos: criação, desenvolvimento e lançamento de novos produtos e serviços, inclusive seus nomes, marcas e preços, forma de apresentação e embalagem. Distribuição / Praça: desenvolvimento dos canais de distribuição e gestão dos pontos de venda (se será venda direta, venda por atacado, varejo, distribuidores autorizados). Preço: políticas comerciais e estratégias de preço, estrutura de preços, descontos, facilidades de pagamento e prazos. Promoção: comunicação com o público-alvo, por meio de propaganda, publicidade e promoção nos pontos de venda. Envolve material promocional e amostra grátis. Vendas: são as atividades relacionadas ao número de bens ou serviços vendidos em um determinado período de tempo. As pessoas que trabalham no departamento de marketing precisam usar de seus conhecimentos para aumentar as vendas de uma determinada marca ou uma organização, essa pessoa é responsável por criar estratégias para tornar um produto ou um serviço mais atraente para seus clientes, além disso, fica como responsabilidade do colaborador de marketing concretizar o nome da empresa, levando seu nome diretamente para pessoas que precisam de seus produtos/serviços. O colaborar que irá trabalhar na área de Marketing, deve ser criativo, antenado, comunicativo e estrategista, além disso, ele precisa conhecer as novas tendências da sua área e, principalmente, ser ético. Finanças A função financeira cuida do dinheiro da organização e abrange também as decisões de: Planejamento de Recursos Financeiros: realização de orçamentos, programação das necessidades de recursos financeiros, projeções financeiras e análise do mercado de capitais. Investimento: avaliação e escolha de alternativas de aplicação de recursos em prol de maiores retornos. Financiamento: identificação e escolha de alternativas de fontes de recursos (como títulos, empréstimos e financiamentos). 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 6 Controle e Gestão dos Recursos Disponíveis: acompanhamento e avaliação dos resultados financeiros da organização (como realização de pagamentos, recebimentos, operações bancárias, fluxo de caixa e acompanhamento do orçamento financeiro). Destinação dos Resultados: seleção de alternativas para aplicação dos resultados financeiros da organização. Seguros: análise do mercado securitário, contratação de apólices, administraçãode apólices - liquidação de sinistros. Contabilidade6: a função contábil também é realizada juntamente com as finanças, e tem objetivo controlar a evolução do patrimônio da empresa. Através da contabilidade é possível calcular e registrar todas as operações comerciais e financeiras realizadas em um respectivo período, bem como, produzir relatórios a usuários (internos e externos), com informações úteis e relevantes para a análise da situação econômica e patrimonial da empresa. As pessoas que trabalham no Departamento de Finanças de uma determinada organização possuem grandes e importantes responsabilidades, pois é nesse departamento que o planejamento de todas as finanças da organização é feito. As principais funções que o profissional atuante desse setor possui são7: registrar, organizar, demonstrar, analisar e acompanhar as modificações do patrimônio em virtude da atividade econômica ou social que a empresa exerce. Posto isso, acompanhe as definições: - Registrar todos os fatos que ocorrem e podem ser representados em valor monetário; - Organizar um sistema de controle adequado à empresa; - Demonstrar com base nos registros realizados, expor periodicamente - por meio de demonstrativos - a situação econômica, patrimonial e financeira da empresa; - Analisar os demonstrativos com a finalidade de apuração dos resultados obtidos pela empresa; - Acompanhar a execução dos planos econômicos da empresa, prevendo os pagamentos a serem realizados, as quantias a serem recebidas de terceiros e alertando para eventuais problemas. Recursos Humanos ou Departamento Pessoal O objetivo dos recursos humanos é encontrar, atrair e manter os colaboradores de uma organização. Processo que se inicia antes da pessoa ser empregada na organização, e que se estende até após o seu desligamento. As pessoas designadas a trabalharem nessa área da empresa, precisam desenvolver funções como: Planejamento de Mão de Obra: definição da quantidade de pessoas necessárias para trabalhar na organização e das competências que elas devem ter. Envolve: programação de necessidades de pessoal, análise de mercado de trabalho, pesquisa de recursos humanos e orçamento de pessoal. Recrutamento e Seleção: localização e aquisição de pessoas para a organização. Envolve a divulgação de vagas externas, cadastramento de candidatos a emprego, técnicas de seleção como análise de currículo, dinâmicas em grupo e aplicação de testes e entrevistas. Treinamento e Desenvolvimento: transformação dos potenciais das pessoas em competências. Avaliação de Desempenho: informação sobre o desempenho das pessoas e definição de ações que permitam o aprimoramento do desempenho. Deve-se acompanhar e controlar as atividades das pessoas e averiguar resultados. Remuneração ou Compensação: definição de mecanismo de recompensas para as pessoas por seu trabalho, considerando seus cargos e salários e o mercado de trabalho. Higiene, Saúde e Segurança: proteção das pessoas que trabalham para a organização, considerando condições ambientais e psicológicas satisfatórias para a qualidade de vida, além de relações com sindicatos. Administração de Pessoal: realização de atividades burocráticas, com registro de pessoal, manutenção de arquivos e prontuários, contagem de tempo de serviço, preparação de folhas de pagamento e acompanhamento de carreiras. Funções Pós-Emprego: recolocação, aposentadoria e outros tipos de benefícios para o ex- funcionário. 6 http://atitudeenegocios.com/funcao-da-contabilidade/ 7 http://www.covrecontabilidade.cnt.br/2011/08/logo-estaremos-no-ar.html 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 7 Pesquisa e Desenvolvimento A função de pesquisa e desenvolvimento (P&D) é transformar as informações de marketing em produtos e serviços. Tem também outras funções, como a identificação e a introdução de novas tecnologias e melhoramentos nos processos produtivos, para reduzir custos. Departamentos de Pesquisa e Desenvolvimento devem sempre ser compostos por pessoas capacitadas de alto nível técnico, capazes de teorizar produtos comercializáveis e que possam trazer benefícios ao consumidor final., para realizar essa tarefa, as fontes podem ser variadas, inclusive até mesmo com participações externas. As grandes organizações geralmente têm muitas pessoas trabalhando em atividades de P&D, e essas pessoas são técnicos de todas as profissões que trabalham em laboratórios e centros de pesquisa para idealizar e desenvolver produtos e serviços de todos os tipos. As pequenas organizações às vezes têm também atividades de P&D, mas, em muitos casos, as ideias e as fórmulas são compradas ou copiadas de organizações maiores e mais inovadoras. Funções Organizacionais Não Tradicionais Além das funções organizacionais já expostas, existem outras funções menos recorrentes como: Área Técnica: as pessoas dessa área executam serviços especializados dentro das organizações. Possuem atribuições variadas, entre elas a manutenção dos sistemas de informação, atendimento a um público específico (como área técnica de graduação ou pós-graduação em universidades), serviços de assistência técnica, etc. Segurança: apesar do setor de recursos humanos gerir a segurança local, muitas vezes ainda é necessário um setor de segurança (composto pelos seguranças, supervisores e vigilantes, que de fato operacionalizam a segurança local), este setor ocorre como um departamento autônomo, e muitas empresas terceirizam este setor para uma empresa especializada. Administrativa: na função administrativa, as pessoas que nela trabalham, auxiliam o funcionamento diário de uma organização, por dessa função é possível criar uma padronização das ações, ela facilita a comunicação e a organização da empresa, bem como o gerenciamento das diversas atividades administrativas. Um exemplo são as microempresas na qual um mesmo gestor possui múltiplas funções. As funções organizacionais administrativas podem ser: compras, manutenção do patrimônio, contabilidade, finanças, recursos humanos, atendimento aos clientes, etc. Objetivo das Organizações Toda empresa é criada com o objetivo de produção de bens, e comercialização de produtos, ou com o objetivo de prestar algum tipo de serviço para os seus clientes, e cada empresa possui objetivos e características particulares, em relação a seus recursos, estratégias, público alvo, etc. As organizações empresariais com fins lucrativos, geram receita, e é através da venda de seus produtos ou serviços que se obtêm lucro. No entanto não podem ser consideradas autônomas e nem autossuficientes, pois precisam ser bem administradas para que o retorno financeiro seja positivo. Objetivos e metas organizacionais Nas empresas, a definição dos objetivos e metas, está diretamente relacionada com o planejamento estratégico, no qual definições claras de objetivos precisam existir para direcionar os rumos da organização, dando sustentabilidade a ela. Os objetivos e metas também têm a finalidade de propor desafios ao planejamento estratégico. Quão maior e mais arrojado forem os objetivos e metas, mais desafiador será o planejamento. Objetivos são os alvos que se busca atingir, já as metas são os objetivos mais específicos, com uma previsão de ser cumprida, as organizações possuem objetivos, e são eles que alicerçam o trabalho, na medida em que determinam a estrutura das instituições, as atividades e a distribuição dos recursos humanos nas diversas tarefas, de acordo com Drucker8. Os objetivos em uma empresa devem ser dinâmicos, pois são à base da relação entre a organização o ambiente externo e os participantes e, portanto, estão em contínua evolução, alterando essas relações, 8 DRUCKER, P.F. Introdução à administração. São Paulo, Pioneira, 1991. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 8 devendo ser reavaliados e modificados em função das mudanças no ambiente externo e internoda organização Objetivos amplos em uma empresa possibilitam a definição de políticas, diretrizes, metas, programas, procedimentos e normas; possibilitando que se identifique o papel que a organização desempenha na sociedade em geral. A administração possui dois objetivos principais: Alcançar a Eficiência: se refere aos meios, os métodos, processos, regras e regulamentos sobre como as coisas devem ser feitas na empresa a fim de que os recursos sejam adequadamente utilizados. Uma organização eficiente é aquela que utiliza racionalmente seus recursos; Alcançar a Eficácia: se refere aos fins, os objetivos e resultados a serem alcançados pela empresa, significa a capacidade de realizar um objetivo ou resolver um problema, capacidade de se chegar aos resultados. A Importância da Administração nas Empresas Segundo Stoner9: “A Administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos.", Chiavenato ainda complementa o conceito de Administração dizendo que “[...] a tarefa básica da Administração é a de fazer as coisas por meio de pessoas de maneira eficiente e eficaz”. Nos dias atuais, a Administração nas empresas desempenha um papel fundamental para o bom desempenho organizacional, levando em consideração o atual cenário do mercado, que é extremamente volátil e vive em constante mudança. Sendo assim, a administração representa um fator substancial para qualquer negócio, pois oferece ferramentas que servem de apoio ao administrador e faz com que o processo decisório se torne mais rápido, mais seguro, mais otimizado, menos custoso, etc. Os Administradores Quando se pensa em administrar, pensa-se naqueles que se utilizam dos elementos da administração, ou seja, em algumas pessoas que chamamos genericamente de administradores, este profissional, no entanto, não tem apenas esta função teórica, ele é responsável pela implantação de tudo que se planeja na empresa, portanto ele é responsável por definir os programas e métodos de trabalho que serão aplicados, bem como pela avaliação de resultados e correção dos setores e procedimentos que estiverem com problemas. O cotidiano do administrador é repleto de conteúdo administrativo e mesmo profissionais de outras áreas, como advogados, médicos e engenheiros, fazem uso do processo de administrar. É função do administrador acompanhar a produtividade e os lucros da organização, por isso sua função envolve a fiscalizando dos processos de produção, o controle dos equipamentos e materiais envolvidos na produção e o controle de desperdícios e prejuízos das etapas de produção. Para que tudo isso seja funcional, o administrador também faz um estudo do aproveitamento da mão de obra, atuando, inclusive, na admissão e contratação dos funcionários, estabelecendo por este ato as relações da empresa com o contratado. O administrador moderno é o profissional que pensa e utiliza as ideias do futuro. O executivo deve buscar motivação ao encontrar um ambiente favorável, com autonomia e espaço para iniciativa, de maneira que possa estar sempre acreditando no que faz. Um administrador competitivo deve saber desviar-se de todos esses problemas, sempre procurando levar seus objetivos adiante, não importando o que possa vir a acontecer e deve sempre manter o entusiasmo, mesmo que sua empresa não esteja bem no mercado. Os melhores profissionais não são aqueles que levam a empresa quando ela está bem e sim aqueles que conseguem tirá-las de suas maiores crises. O profissional que utiliza a administração como meio de vida executa tarefas desde o nível hierárquico de supervisão elementar até o nível de dirigente máximo da organização, assim como pode atuar em diferentes frentes como a Administração da Produção, Administração Financeira, Administração de Recursos Humanos, Administração de Materiais, Administração de Estoques, Administração Mercadológica e Administração Geral. 9 STONER, James A. F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5 eds. Rio de Janeiro: Prentice Hall do Brasil, 1999. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 9 Em cada nível ou em cada frente da Administração de empresas há uma dinâmica diferente, pois há um conjunto de variáveis controláveis e incontroláveis, até mesmo porque não existem duas organizações iguais, assim como não existem duas pessoas idênticas. Os Gerentes O gerente tem um papel administrativo e estratégico dentro das organizações, no qual está focado no gerenciamento sistêmico das áreas funcionais da empresa e suas principais funções compreendem: - Tomar decisões. - Processar informações. - Relacionar-se com pessoas, de dentro e fora da organização. Ação que corresponde ao papel Interpessoal e Intrapessoal do gerente. Papel Interpessoal: são aqueles que envolvem relações com pessoas de dentro e fora da organização. São três os papéis interpessoais que os gerentes desempenham: imagem do chefe, líder e ligação. Imagem do Chefe: compreende todas as atividades nas quais o gerente age como um símbolo e representante de sua organização (falar em público, comparecer a solenidades, relacionar-se com autoridades em nome de sua empresa). Líder: permeia todas as atividades gerenciais e não é uma atividade isolada. Ligação: envolve a teia de relações humanas que o gerente deve manter, principalmente com seus pares. Papel Intrapessoal: compreende todas as relações e formas de reflexão e ação da pessoa a respeito dela própria, como: autoanálise, autocontrole, automotivação, autoconhecimento, capacidade de organização pessoal e administração do próprio tempo. O equilibro entre as competências é a base da distinção ente o papel do administrador maestro e o do administrador cirurgião. Administrador Maestro: ele conhece as técnicas, mas não sabe como fazer o serviço. Administrador Cirurgião: além de conhecer as técnicas, ele sabe executá-las para alcançar o objetivo proposto. Competências Gerenciais (Habilidades necessárias ao Administrador) Stoner10 destaca que administradores devem ter as seguintes atribuições: - Trabalham com outras pessoas e por meio delas; - São responsáveis e têm que prestar contas de seus atos; - Chegam a um equilíbrio entre objetivos concorrentes e estabelecem prioridades; - Tem que pensar analítica (subdividir um problema, analisar seus elementos e propor uma solução viável) e conceitualmente (ver toda a tarefa em abstrato e relacioná-la com outras tarefas); - São mediadores, eles têm que acertar as discordâncias entre as pessoas antes que elas escapem ao controle; - São políticos, recorrem à persuasão e às soluções de meio-termo para alcançar os objetivos da organização; - São diplomatas, podem atuar como representantes oficiais de suas unidades em reuniões organizacionais; - Tomam decisões difíceis, cabe aos administradores propor soluções para problemas difíceis e fazer acompanhamento de suas decisões. O gerente ou o profissional que atua na Administração de uma empresa é avaliado por suas habilidades técnicas (que são as técnicas ligadas ao saber fazer, às competências de domínio da função), mas, principalmente, por suas habilidades comportamentais (estão ligadas com os fatores motivacionais, psicológicos e emocionais do indivíduo). Neste sentido, o profissional da Administração não é apenas avaliado pelos seus conhecimentos tecnológicos da Administração, mas por seu modo de agir, pensar e tomar decisões, por suas habilidades, competências, atitudes, comportamentos, personalidade e filosofia de trabalho. Podemos definir então que os administradores necessitam ter as seguintes habilidades: 10 STONER, J.A.F. Administração. Rio de Janeiro: Prentice-Hall do Brasil, 2 ed. 1985. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 10 Habilidades Técnicas: estão relacionadascom a capacidade do administrador para usar ferramentas, procedimentos, técnicas e conhecimentos especializados relativos à sua área de atuação específica. São as habilidades de fazer as coisas concretas e práticas, como desenhar um projeto, compor um cronograma, elaborar um programa de produção, entre outras. Habilidades Humanas: dizem respeito à capacidade do administrador para se relacionar com as outras pessoas ou grupos, saber se comunicar com outras pessoas, entendendo-as, motivando-as e liderando-as, o que torna essas habilidades cruciais para o seu desempenho, já que o administrador faz uso de pessoas para conseguir resultados. Para um administrador de topo, as habilidades humanas também são importantes para estabelecer relações com grupos de interesse externo ao da organização e para conseguir agregar os membros internos da empresa em torno de sua visão estratégica. Habilidades Conceituais: envolvem conceitos e ideias que possibilitam ao administrador uma visão sistêmica da organização, dando-lhe condições para avaliar fatos, situações, informações e ideias. Relacionadas com a capacidade do administrador para coordenar e integrar todos os interesses e atividades de uma organização ou grupo. São habilidades que permitem que o administrador faça abstrações e desenvolva filosofias, valores e princípios de ação. Representam as habilidades mais sofisticadas e permitem as tomadas de decisões mais acertadas e inovadoras. Para Katz11, a relevância de cada habilidade varia de acordo com o nível organizacional que o administrador ocupa. Assim, os administradores no nível estratégico preponderam as habilidades conceituais, enquanto para os administradores no nível operacional são mais importantes as habilidades técnicas. Habilidades necessárias a cada nível organizacional Figura: Modelo de habilidades gerenciais de Katz Princípios da Administração Para a aplicação da organização administrativa os gestores contam com técnicas, ferramentas e truques que auxiliam no alcance de seus objetivos, entretanto estes meios e instrumentos não são tão importantes quanto os princípios essenciais sob o qual se alicerçam a ciência da Administração (Drucker12). Para Chiavenato13, princípio é uma afirmação, uma proposição geral válida e aplicável para determinados fenômenos, é uma previsão antecipada do que deverá ser feito quando ocorrer àquela determinada situação, como um guia de ação. Os princípios são a base sob a qual se sustentam as teorias, não devem ser abordados de forma rígida, mas sim, considerados relativamente e flexivelmente. Vejamos a seguir os 16 princípios mais mencionados na literatura: 11 KATZ. R. The human side of Managing Technological Innovation. New York, Oxford University Press, 1997. 12 DRUCKER, P.F.O melhor de Peter Drucker: a administração. São Paulo, Nobel, 2001. 13 CHIAVENATO, I. Teoria Geral da Administração. São Paulo, MAKRON BOOKS, 1993. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 11 Em relação aos objetivos: 1. Os objetivos da empresa devem ser claramente definidos e estabelecidos por escrito. Toda organização tem que ter um compromisso com metas comuns e valores compartilhados, tem de ter objetivos simples, claros e unificantes, simples e flexíveis. Em relação às atividades e agrupamento de atividades: 2. As responsabilidades designadas para uma posição devem pertencer tanto quanto possível ao desempenho de uma simples função. 3. As funções devem ser designadas para os departamentos de modo homogêneo para que se alcance a operação mais eficiente e econômica. Em relação à autoridade: 4. Deve haver uma linha de autoridade claramente definida, conhecida e reconhecida por todos, desde o topo da organização até cada indivíduo da base. 5. A autoridade, a responsabilidade, os deveres de cada pessoa ou órgão, bem como suas relações com outras pessoas ou órgãos, devem ser definidos, estarem documentados e comunicados a todos. 6. O desempenho das funções deve ser acompanhado da respectiva responsabilidade, que deve andar junto com a respectiva autoridade. Ambas devem sempre estar equilibradas entre si. 7. A autoridade para tomar ou iniciar uma ação deve ser delegada o mais próximo possível da cena da ação. 8. O número de níveis de autoridade deve ser o mínimo possível. Quanto as relações: 9. Há um limite quanto ao número de pessoas que podem ser supervisionadas por um superior. 10. Cada pessoa deve subordinar-se a um único superior, evitando-se duplicidade de ordens. 11. A responsabilidade da autoridade mais elevada para com os atos de seus subordinados é absoluta. 12. Princípio da especialização: a organização deve fundamentar-se na divisão do trabalho que provoca a especialização das pessoas em determinadas atividades. A especialização produz o incremento da quantidade e qualidade do trabalho executado. 13. Princípio da definição funcional: o trabalho de cada pessoa, a atividade de cada órgão e as relações de autoridade e responsabilidade são aspectos que devem ser claramente definidos por escrito. As empresas geralmente utilizam o organograma, a descrição do cargo ou o Manual de Organização para atender ao princípio da definição funcional. O importante é deixar claro a posição de cada pessoa ou órgão na estrutura organizacional da empresa. 14. Princípio da paridade da autoridade e responsabilidade: a autoridade é o poder de dar ordens e de se exigir obediência dos subordinados, já a responsabilidade é o dever de prestar contas ao superior, ou seja, a autoridade maior. O princípio da Paridade salienta que deve existir uma interdependência entre o volume de autoridade e o volume de responsabilidade atribuído a cada pessoa ou órgão. Essa equivalência é necessária para evitar que certas pessoas ou órgãos tenham excessiva responsabilidade sem a necessária autoridade. Ou, até mesmo, demasiada autoridade para pouca responsabilidade. Assim, cada responsabilidade deve ser correspondente a sua autoridade, bem como, a autoridade deve ser compatível com sua responsabilidade, pois ambas devem sempre ser equivalentes. Em decorrência do princípio da distribuição de autoridade e responsabilidade, outro aspecto discutido pelos autores neoclássicos é a amplitude administrativa. A amplitude administrativa (ou amplitude de comando ou ainda amplitude de controle) significa o número de subordinados que um administrador pode supervisionar. Quando um administrador tem muitos subordinados sua amplitude de comando é grande e ampla, na prática, a amplitude média adotada por uma organização determina a configuração geral de sua estrutura organizacional. Uma amplitude média estreita com um maior número de níveis hierárquicos produz uma estrutura organizacional alta e alongada, e ao contrário disso, uma amplitude média larga com poucos níveis hierárquicos produz uma estrutura organizacional achatada e dispersada horizontalmente. A tendência atual nas organizações é de achatar e comprimir a estrutura organizacional no sentido de aproximar a base da cúpula e melhorar as comunicações. 15. Princípio Escalar: é decorrente do princípio anterior. Cada pessoa deve saber exatamente a quem prestar contas, e sobre quem possui autoridade. Refere-se a cada cadeia de relações diretas de 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 12 autoridade de um superior para um subordinado em toda a organização, desde a base até a cúpula, onde geralmente está o chefe principal como autoridade máxima 16. Princípio das funções de linha e de staff: aqui deve-se definir, da maneira mais clara possível, não só a quantidade de autoridade atribuída a cada pessoa ou órgão, mas também a natureza dessa autoridade. Este princípio leva a distinção entre as funções de linha e de staff dentro da empresa. As funções de linha são aquelas diretamente ligadas aos objetivos principais da empresa, enquanto asfunções de staff são aquelas que não se encontram diretamente ligadas àqueles objetivos. O critério da distinção é o relacionamento direto ou indireto com os objetivos empresariais e não o grau de importância de uma atividade sobre outra. Mudança Organizacional e a Administração As mudanças no ambiente organizacional estão cada vez mais frequentes, por isso as empresas precisam adaptar-se às variações e oscilações tanto do ambiente interno como externo. Muitas dessas mudanças são inesperadas e ocorrem em fases de extrema dificuldade das empresas, tornando o processo decisório ainda mais difícil. Assim, conforme surgem novas exigências do mercado, as empresas também anseiam novas necessidades, para que seja possível acompanhar o dinamismo do mercado. Processo que é composto por mudanças do ambiente externo e adaptações do ambiente interno que faz com que as empresas se tornem cada vez mais complexas. Questões 01. (CEMIG/ TELECOM - Analista Administrativo Jr. - FRAMINAS) Os administradores, para exercer as funções gerenciais, precisam dominar determinadas habilidades para desempenhar seu trabalho com eficiência e eficácia. A habilidade relacionada ao entendimento da organização como um todo e que permite o administrador compreender as dificuldades enfrentadas tanto pelo seu departamento quanto pelos outros é a (A) conceitual. (B) humana. (C) técnica. (D) comportamental. 02. (UNIRIO - Administrador - UNIRIO) As três habilidades básicas do administrador, são, necessariamente, (A) técnicas, humanas e conceituais. (B) conceituais, filosóficas e estruturais. (C) estruturais, humanas e institucionais. (D) institucionais, filosóficas e psicossociais. (E) psicossociais, técnicas e estruturais. 03. (MAPA - Administrador - CONSULPLAN) Segundo Chiavenato (2000), os recursos empresariais são os componentes ou meios pelos quais as organizações sociais utilizam para realizar suas atividades e, assim, atingir seus objetivos. Constituem-se recursos empresariais, EXCETO: (A) Recursos materiais. (B) Recursos humanos. (C) Recursos da natureza. (D) Recursos mercadológicos. 04. (Pref. de Santana do Jacaré/MG - Auxiliar Administrativo - REIS & REIS) A organização administrativa deve basear-se em princípios de organização. “Refere-se a cada cadeia de relações diretas de autoridade de um superior para um subordinado em toda a organização, desde a base até a cúpula, onde geralmente está o chefe principal como autoridade máxima”. Qual princípio foi definido acima? 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 13 (A) Função de linha e de Staff; (B) Definição funcional; (C) Escalar; (D) Especialização. 05. (EBSERH - Assistente Administrativo/HU-FURG - IBFC) Funções organizacionais são tarefas especializadas que contribuem para a empresa realizar seus objetivos. Todas as empresas têm praticamente as mesmas funções, mesmo que às vezes elas estejam acumuladas em um só departamento. Abaixo estão descritas essas funções. Assinale a alternativa que não condiz com uma dessas funções. (A) Produção. (B) Marketing. (C) Finanças. (D) Recursos Humanos. (E) Redes de internet. 06. (UFABC - Assistente em Administração - VUNESP) Uma das noções básicas em administração refere-se à utilização adequada dos meios disponíveis (materiais, equipamentos, processos etc.) para que se atinjam os fins propostos. O conceito ao qual essa ação se refere é o de (A) eficácia. (B) qualidade. (C) economia. (D) eficiência. (E) correção. Gabarito 01.A / 02.A / 03.C / 04.C / 05.E / 06.D Comentários 01. Resposta: A As habilidades conceituais são necessárias para todos os administradores, mas substanciais aos que fazem parte do nível estratégico, ou seja, da Alta Administração, pois essas habilidades requerem o raciocínio rápido e eficiente, úteis principalmente para a tomada de decisão. É a capacidade de ter uma visão sistêmica, um olhar crítico e perceber como é a dinâmica de uma organização, como é estruturada, organizada - em outras palavras, é enxergar a relação que cada área estabelece entre si. 02. Resposta: A Habilidades Técnicas são as habilidades ligadas à execução do trabalho, e ao domínio do conhecimento específico para executar seu trabalho operacional. Habilidades Humanas são as habilidades necessárias para um bom relacionamento. Habilidades Conceituais são as habilidades que mantêm a visão da organização como um todo, influenciando diretamente no direcionamento e na Administração da empresa. 03. Resposta: C Chiavenato descreve cinco tipos de recursos empresariais, a seguir: 1) Recursos Materiais: são os recursos físicos utilizados nas realizações da atividades empresariais. Ex.: Máquinas, ferramentas, edifício etc.; 2) Recursos Financeiros: são os recursos que financiam as operações da empresa. Ex.: Fluxo de caixa; 3) Recursos Humanos: são os conjuntos de colaboradores, capital intelectual que opera as atividades. Ex.: Diretores, supervisores etc.; 4) Recursos Mercadológicos: meios utilizados para entrar em contato com o ambiente externo, abrangem controle de qualidade, propagandas, análise de mercado, pontos de distribuição, etc.; 5) Recursos Administrativos: é a gestão utilizada pela empresa, abrange o planejamento, organização, direção e controle Integrando ainda, os outros recursos empresariais. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 14 04. Resposta: C Cadeia de comando, também chamada de cadeia escalar, é a linha de autoridade formal em uma organização. Ela pode ser observada no organograma da organização, o qual identifica os papéis de cada indivíduo e quem deve responder a quem dentro da estrutura organizacional. A cadeia de comando é a definição formal do sentido da comunicação e responsabilidade de cada indivíduo da organização. 05. Resposta: E As funções organizacionais são as tarefas especializadas que as pessoas e os grupos executam para que a organização operações), marketing, pesquisa e desenvolvimento, finanças, contabilidade, administração de materiais, logística e recursos humanos. 06. Resposta: D A Eficácia, é saber fazer o certo, já a eficiência que no caso é a alternativa certa, é fazer certo a coisa certa, ou seja, ela se refere aos fins, os objetivos e resultados a serem alcançados pela empresa, significa a capacidade de realizar um objetivo ou resolver um problema, capacidade de se chegar aos resultados. NÍVEIS HIERÁRQUICOS Dentro dos atuais contextos organizacionais da administração, a hierarquia administrativa (ou níveis organizacionais)14 é uma importante forma de definição de escopo administrativo, ou seja, os níveis hierárquicos são os responsáveis pela definição estratégica do administrador dentro da instituição. Posto isso, hierarquia significa a ordenação de elementos em ordem de importância, como por exemplo as diferentes categorias de funcionários ou membros de uma organização. Os administradores são classificados em três níveis hierárquicos: estratégico, tático e operacional. Nível Estratégico É o nível mais elevado da hierarquia, compreende presidentes, diretor geral e demais gestores da alta cúpula da organização. Estas pessoas se caracterizam por decidir e analisar os objetivos globais da empresa, como por exemplo as tendências do mercado, a situação financeira da empresa, a influência da organização, as mudanças de comportamento do consumidor e quais serão as estratégias políticas e financeiras para adaptar-se as adversidades encontradas. É neste nível que são elaboradas as estratégias, no qual realiza-se a gestão estratégica e por consequência o planejamento estratégico. O planejamento estratégico é aquele que define as estratégias de longo prazo da empresa e é aqui que são elaboradas as políticas e diretrizes da empresa. Esse planejamento também contribui para a definição de visão, missão e valores da organização,assim como para seus objetivos e metas, e da análise dos fatores internos e externos da companhia. Este planejamento pode ser considerado o mais amplo dos três e abrange toda a organização. Ele é de longo prazo e será responsável por nortear a empresa como um todo, em razão disso o planejamento começa aqui. No geral, podemos resumi-lo como um processo gerencial que possibilita estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente. O planejamento estratégico é um processo permanente e contínuo, sendo sempre voltado para o futuro, demo que seus propósitos são desenvolver estratégias para que a organização seja capaz de atingir seus macro objetivos. As atividades deste nível não possuem um período com ciclo uniforme. Estas atividades podem ser irregulares, ainda que alguns planos estratégicos se façam dentro de planejamentos anuais ou em períodos pré-estabelecidos. 14 OLIVEIRA, Francisco Coelho. Planejamento Administrativo. FACCAMP.S.D. 2010. 14 HITT, Ireland e HOSKISSON. Administração Estratégica: competitividade e globalização. 2. ed. São Paulo: Tomson Learning, 2008. Níveis hierárquicos e competência gerenciais; 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 15 Nível Tático Nesse nível estão inclusos a gerência média ou intermediária, estando aqui os supervisores, gerentes, diretores de cada área da empresa, etc. Nessa posição as tarefas a serem desempenhadas são todas da área organizacional (financeiro, recursos humanos, linhas diferenciadas de produtos e etc.). Esse nível administrativo é também responsável pela implementação das decisões estratégicas tomadas pelo nível acima. Tratando do planejamento tático também integra a estrutura da organização para fazer frente aos desafios estratégicos, desdobrando os objetivos institucionais em objetivos departamentais. No geral, os integrantes desse nível devem se apropriar da estratégia para desdobrá-la em ações concretas nas suas áreas e processos ou sub processos de atuação. Podemos dizer que o plano tático tem por finalidade especificar de que modo o seu setor, processo ou projeto ajudará a alcançar os objetivos gerais da organização, devendo traduzir e transmitir de forma clara ao nível operacional o que deve ser realizado. O planejamento tático é aquele que faz a intermediação entre o nível estratégico e o operacional. Geralmente, o planejamento tático é projetado a médio prazo e abrange cada unidade da organização, ele traduz e interpreta as decisões do planejamento estratégico e os transforma em planos concretos dentro das unidades da empresa. Este nível engloba a aquisição genérica de recursos e as táticas para a aquisição, localização de projetos e novos produtos. As decisões no nível tático são normalmente relacionadas com o controle administrativo e são utilizadas para decidir sobre as operações de controle, formular novas regras de decisão que irão ser aplicadas por parte do pessoal de operação e designação de recursos. Neste nível são necessárias informações sobre o funcionamento planejado (normas, expectativas, pressupostos), variações a partir de um funcionamento planejado, a explicação destas variações e a análise das possibilidades de decisão no curso das ações. Nível Operacional Nesse nível os administradores devem extrair o máximo das potencialidades do colaborador através das ferramentas administrativas que lhe são concedidas, seu papel é aperfeiçoar a produção de bens e serviços de maneiras satisfatórias em curto prazo, sempre seguindo as diretrizes estabelecidas no nível tático. Dentre os cargos inerentes a essa posição podemos citar os chefes de equipe e supervisores. O planejamento operacional é a formalização dos objetivos e procedimentos, ou seja, a implementação das ações previamente desenvolvidas e estabelecidas pelos baixos níveis de gerência (nível tático). Tem como principal finalidade desdobrar os planos táticos de cada departamento em planos operacionais para cada tarefa. O tempo de planejamento do nível operacional possui um curto alcance (o menor dos três níveis de planejamento), estando diretamente ligado com a área técnica de execução de um determinado plano de ação. Podemos dizer, que ele envolve cada tarefa ou atividade de forma isolada, preocupando-se com o alcance de metas bastante específicas. O planejamento operacional ajuda a colocar em prática os planos táticos de cada setor da empresa, criando condições para a realização mais adequada dos trabalhos diários que são executados dentro da organização Significa o uso eficaz e eficiente das instalações existentes e de todos os recursos para executar as operações. A decisão no nível operacional é um processo pelo qual se assegura que as atividades operacionais sejam bem desenvolvidas. O controle operacional utiliza procedimentos e regras de decisões pré-estabelecidas. Uma grande parte destas decisões são programadas e os procedimentos a serem seguidos são geralmente muito estáveis. As decisões operacionais e suas ações geralmente resultam em uma resposta imediata. Outras Considerações É importante reconhecer o papel estratégico de cada um dos níveis administrativos, pois se não houver competências correlacionadas entre os setores, a chance de que as decisões tomadas não sejam repassadas ou cumpridas de maneira eficiente são grandes. Os níveis hierárquicos da administração são importantes definições para o contexto organizacional da empresa. É de suma importância que os níveis hierárquicos estejam bem definidos dentro da organização para que cada um saiba o seu lugar e suas competências. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 16 Administrar é interpretar os objetivos da organização e transformá-los em ação por meio de planejamento, organização, controle e direção de todos os níveis organizacionais. Cada um desses níveis tem suas próprias características e responsabilidades e todos colaboram para que a organização atinja seus objetivos. A hierarquia entre os três níveis pode ser representada por meio da pirâmide organizacional que também representa a abrangência e importância das decisões dentro da organização, que aumentam na medida em que a decisão acontece em seus níveis superiores. A pirâmide transmite a ideia da hierarquia dentro da organização, onde os elementos colocados em posições superiores são responsáveis pelas decisões ditas estratégicas. Para que possam ter uma visão sobre os níveis hierárquicos e suas responsabilidades típicas, segue abaixo uma tabela. Níveis Organizacionais Responsabilidades Típicas Presidência Definições estratégicas/objetivos globais. Este nível recebe a orientação direta do proprietário. Tem a função de definir os rumos do negócio e políticas amplas para a empresa como um todo. Diretoria Definições de políticas/objetivos da área. Recebe orientação da presidência, sendo responsáveis pela definição das políticas específicas para suas respectivas áreas. Superintendências /Gerência Geral Definições /elaboração de planos de ação. Nível intermediário entre a diretoria e a gerência. Em algumas empresas é um diretor com poderes atenuados e em outras é um gerente com poderes ampliados. Gerência /Coordenação Definições táticas/ elaboração planos de ação. Responsável pela execução de políticas para seus respectivos departamentos ou divisões. Elabora e acompanha os planos de ação. Supervisão/Analistas Definição de programação/execução de planos de ação. Nível responsável por uma subdivisão ou seção de um departamento ou por uma atividade especializada. Desenvolve e conduz programas de seu setor. Assistentes Execução das tarefas (rotinas mais complexas responsáveis por tarefas que envolvam algum tipo de análise com agregação de valor aos projetos e programas de trabalho. Auxiliares Execução das tarefas (rotinas básicas) responsáveispela execução de tarefas com poucas possibilidades de alteração no resultado final. Questões 01. (UFERSA - Assistente em Administração - COMPERVE) De acordo com a complexidade das tarefas executadas, a administração de uma organização pode ser dividida em três níveis: alta administração, média administração e administração operacional. No tocante à alta administração, é correto afirmar que (A) é responsável pela implementação de tarefas administrativas. (B) é responsável pelo estabelecimento de objetivos e estratégias da organização. (C) realiza planejamento, organização, direção e controle das atividades rotineiras. (D) realiza a supervisão das pessoas na execução das tarefas. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 17 02. (UFRPE - Auxiliar em Administração - UFRPE) Os níveis hierárquicos dentro de uma organização são divididos em: 1) intermediário. 2) institucional. 3) operacional. 4) secundário. 5) primário. Estão corretos, apenas: (A) 1, 2 e 3. (B) 1, 4 e 5. (C) 2, 3 e 4 (D) 3 e 5. 03. (CEFET/RJ - Assistente em Administração - CESGRANRIO) As organizações, de maneira geral, apresentam diferentes níveis hierárquicos e cada um tem um papel distinto na gestão da empresa. Cada nível tem, atrelado a si, sua atuação e abrangência. Assim, o nível (A) operacional tem atuação de longo prazo e abrangência parcial, envolvendo uma unidade da organização. (B) tático tem atuação operacional e abrangência específica, envolvendo uma determinada operação. (C) gerencial tem atuação de curto prazo e abrangência global, envolvendo uma determinada operação. (D) técnico tem atuação intermediária e abrangência parcial, envolvendo uma unidade da organização. (E) institucional tem atuação estratégica e abrangência global, envolvendo toda a organização. Gabarito 01.B / 02.A / 03.E Comentários 01. Resposta: B Vamos ver aqui que: Alta Administração ou Estratégico (Diretoria) – representada pela presidência, vice-presidência e pela diretoria. Responde pelo direcionamento maior das operações e pelas operações da organização. É de sua responsabilidade o desenvolvimento de políticas, estratégias e de estabelecer metas para a organização como um todo. Este nível da administração estabelece objetivos (que serão desmembrados em metas) e os repassam aos níveis hierárquicos mais baixos, até os níveis operacionais. Média administração ou Tático (Gerência) - é conhecida como gerência de departamento, ou gerência de setor. Ela é responsável pela direção e coordenação das atividades dos administradores de primeiro nível e outras pessoas não gerentes, como serventes, recepcionistas e assistentes administrativos. Administração Operacional (Supervisão) – representado pelos gerentes de vendas, chefes de seção ou supervisores de produção. É responsável diretamente pela produção de bens ou serviços, portanto coordena a execução das tarefas de todo pessoal operacional. 02. Resposta: A Intermediário - PLANEJAMENTO TÁTICO; Institucional - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO; Operacional - PLANEJAMENTO OPERACIONAL. 03. Resposta: E Nível Estratégico ou organizacional = estratégias corporativas globais, gerais para toda a organização = longo prazo = direção. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 18 COMPETÊNCIAS GERENCIAIS Para compreender o tema “Competências Gerenciais” é necessário traçar breve panorama acerca do conceito de COMPETÊNCIA sob o enfoque empresarial/administrativo. Com a modernização das atividades gerencias e administrativas, o termo competência antes só conhecido e aplicado à linguagem jurídica, agora passou a ser utilizado na linguagem organizacional, tendo como conceito a capacidade que as pessoas têm de desempenhar com eficiência determinada tarefa. Neste contexto, pode-se destacar um conceito muito conhecido elaborado por Richard E. Boyatzis15 que entende competência como característica sobressalente de uma pessoa, que está casualmente relacionada com um desempenho bom ou excelente em um posto de trabalho concreto, em uma organização concreta. Para Parry16, competência remete ao relacionamento entre conhecimentos, habilidades e atitudes que afetam a maior parte de uma tarefa (papel ou responsabilidade), e está correlacionada diretamente ao desempenho que possa ser medido contra parâmetros bem aceitos, sendo que ela pode ser melhorada através de treinamento e desenvolvimento pessoal. E ainda, de acordo com os ensinamentos de Fandt17, as competências estão ligadas ao trato social, e que englobam "aprendizado" e "solução de problemas". No mercado globalizado atual, diversas mudanças vêm ocorrendo a cada dia, isso acontece devido à grande velocidade e aumento da competitividade entre as organizações. E nesse cenário mundial as competências gerenciais passam a fazem a grande diferença para o sucesso das organizações. No contexto gerencial, o conceito de competência começou a ser construído com Richard Boyatizis, sendo o autor apontado como o precursor do termo “Competência Gerencial”. Seu livro, The Competent Manager: a Model for Effective Performance iniciou o debate acerca do tema competências". O modelo de Boyatizis baseia-se na explicitação de 21 atributos que norteiam a construção de um perfil ideal de gestor. Boyatizis centraliza o seu trabalho em "Comportamentos Observáveis", baseados numa concepção behaviorista (conjunto das teorias psicológicas que postulam o comportamento como o mais adequado objeto de estudo da Psicologia), seu modelo prevê, aspectos psicológicos relacionados a três fatores, senão vejamos: a) Motivação; b) Autoimagem e papel social; c) Habilidades. De acordo com Ênio Resende18, a competência gerencial pode ser entendida como a faculdade de mobilizar diversos recursos cognitivos (que inclui saberes, informações, habilidades e as inteligências) para, com eficácia e pertinência necessária, enfrentar e solucionar uma série de situações ou problemas relacionados com a gestão de uma empresa. Neste sentido, conforme Sveiby19 destaca-se que a competência gerencial, assim como a individual, é constituída por cinco elementos, senão vejamos: 1. Conhecimento Explícito: que envolve o conhecimento dos fatos e é adquirido principalmente pela informação, quase sempre pela educação formal. 2. Habilidade: arte de "saber fazer" que envolve uma proficiência prática, física e mental, e é adquirida, sobretudo, por estudos teóricos aliados à prática por meio de treinamento e inclui o conhecimento de regras de procedimento e habilidades de comunicação. 3. Experiência: que é adquirida principalmente pela reflexão sobre erros e sucessos passados. 4. Julgamentos de valor: que são percepções do que o indivíduo acredita estar certo, agindo como filtros conscientes e inconscientes para o processo de saber de cada indivíduo. 15 BOYATZIS, R. E. The competent manager: A model for effective performance. New York: John Wiley & Sons, 1982. 16 PARRY, Scott. B. The quest for competencies. Training, P.48-54, Jul 1996. 17 FANDT, P. Management skills: Practice and experience. St. Paul, MN: West Publishing Co., 1994. 18 RESENDE, Enio. O livro das competências: desenvolvimento das competências: a melhor auto-ajuda para pessoas, organizações e sociedade. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2000. 19 SVEIBY, K. E. A nova riqueza das organizações. Rio de Janeiro: Campus, 1998. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 19 5. Rede social: que é formada pelas relações do indivíduo com outros seres humanos dentro de um ambiente e uma cultura transmitidas pela tradição. O desenvolvimento de competências gerenciais, tem ainda o propósito de tornar as organizações melhor preparadas para enfrentar os desafios atuais e futuros, especialmente as empresas de pequeno porte, que são mais suscetíveis às mudanças, sendo que a competência só efetivamente existirá nomomento em que agregar algum valor econômico à organização e ao valor social do indivíduo. Cada organização, por meio de avaliação administrativa, pode acrescentar aquelas competências gerenciais que consideram necessárias para o alcance de seus resultados específicos. Dessa forma, as competências gerenciais são flexíveis e admitem sua implementação de acordo com o espírito da organização, que ajudam alcançar maiores e melhores resultados. No que se refere à questão do desenvolvimento de competências gerenciais, Swieringa e Wierdsma20 contribuem para essa reflexão destacando as três dimensões principais que consideram relevantes para a aplicabilidade das competências gerenciais: 1. O Saber: refere-se ao conhecimento. Implica questionamentos e esforços voltados a informação que possa agregar valor ao trabalho. 2. O Saber Fazer: refere-se a habilidades. Centraliza-se no desenvolvimento de práticas e consciência da ação tomada. As habilidades são o que se deve saber para obter um bom desempenho. 3. O Saber Agir: refere-se a atitudes. Busca um comportamento mais condizente com a realidade desejada. Neste momento realiza-se a união entre discurso e ação. Deve-se saber agir para se conseguir empregar adequadamente os conhecimentos e habilidades. Uma expressiva parte dos autores considera competência o somatório de conhecimento, habilidades e atitudes, visando a combinação destes para obter um resultado prático satisfatório, que adicione valor à organização. Conhecimentos, Habilidades e (CHA – para não se confundir!!) Atitudes As dimensões “saber”, “saber fazer” e “saber agir” estão inter-relacionadas e por vezes se confundem quando executadas. Trata-se de uma análise múltipla de dimensões que se referem ao indivíduo, ao grupo e à organização, uma vez que estes conceitos podem ser amplamente analisados sob os diferentes prismas citados. Aspecto fundamental para o desenvolvimento de competências gerenciais refere-se à apropriação do conhecimento (saber) aplicar o conhecimento adquirido (saber fazer) em ações no trabalho (saber agir). Essa lógica funciona para qualquer campo de atuação, principalmente para administração, quando se observa que o administrador necessita desenvolver habilidades gerenciais no exercício de suas funções para modernizar sua atividade econômica alcançando a competitividade necessária. Neste sentido, Katz21 identificou três tipos básicos de competências gerenciais: técnica, humana e conceitual, e afirma que todo administrador precisa das três. Habilidades Técnicas São habilidades relacionadas ao uso de conhecimento especializado e facilidade na execução de técnicas ligadas ao trabalho e aos procedimentos de execução; relacionadas a “coisas específicas” na organização. Um exemplo típico são as variadas habilidades em contabilidade, programadores de computadores, engenharia, enfermagem, etc. Ou seja, é necessário ter uma formação profissional para ser possível desempenhar tal função, pois exige um conhecimento e experiência específicos na área. São as habilidades conhecidas como know how (saber como fazer), o que na prática nada mais é do que a execução de uma tarefa com as habilidades técnicas exigidas para boa execução. 20 SWIERINGA, J.; WIERDSMA, A. La Organización que Aprende. Buenos Aires: 1992. 21 KATZ, R. L. As habilitações de um administrador eficiente. São Paulo: Abril, 1986. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 20 Habilidades Humanas São as habilidades ligadas ao trabalho em equipe, ou seja, que envolve pessoas e referem-se à facilidade de relacionamento interpessoal e grupal. Neste caso, abrange as habilidades de comunicação, interação, coordenação, liderança, motivação, desenvolvimento pessoal, resolução de problemas, resiliência, capacidade de arguição, etc. Refere-se a pessoas, de maneira em geral e a forma que elas interagem em grupo. As habilidades humanas compõem a gestão participativa de uma empresa - também chamada de empowerment – envolvendo a interação de diversas áreas e, consequentemente, de um conjunto organizado de profissionais que, juntos, participam do processo de tomada de decisão, e dessa forma trabalham o incentivo da criação de ideias, sugestões de melhorias, possíveis mudanças ou alterações estruturais, os profissionais são encorajados a participar, podendo contribuir muito mais. Essa gestão envolve muitos profissionais e, de certa forma, faz com que as habilidades humanas sejam trabalhadas e desenvolvidas nesse ponto. Habilidades Conceituais São necessárias para todos os administradores, e imprescindível àqueles que fazem parte do nível estratégico, ou seja, da Alta Administração (alto escalão), pois essas habilidades requerem o raciocínio rápido e eficiente, úteis principalmente para a tomada de decisão. Refere-se a ideias e atividades voltadas ao planejamento e organização. Habilidades conceituais é o conjunto de capacidade voltadas a uma visão sistêmica, um olhar crítico e perceber como é a dinâmica de uma organização, como é estruturada, organizada - em outras palavras, é enxergar a relação que cada área estabelece entre si. Segundo Griffin22, as habilidades conceituais do administrador (gestor) dependem de sua capacidade de raciocinar, pois precisam da capacidade mental de entender a organização como um todo e o âmbito em que ela se insere para compreender como suas partes se encaixam e como enxergá-las, isso possibilita raciocinar estrategicamente, perceber o todo e tomar decisões com uma visão mais ampla, servindo para a organização inteira. Veja a Figura que ilustra as habilidades necessárias a cada nível organizacional: Para Fleury e Fleury23, as competências gerenciais devem agregar valor econômico para a organização e valor social para o indivíduo. Seguindo essa linha de pensamento, entende-se que as organizações modernas, buscam cada vez mais direcionar os investimentos no desenvolvimento humano, tanto do corpo gerencial como dos demais colaboradores, de modo que possam agregar valor para as pessoas e para a organização, pois a busca desse desenvolvimento colabora para a manutenção e/ou ampliação de seu diferencial competitivo. 22 GRIFFIN, Ricky W, e MOORHEAD, Gregor. Fundamentos do Comportamento Organizacional. 1a ed, São Paulo, Ática, 2006. 23 FLEURY, A.; FLEURY, M. T. L. Estratégias empresariais e formação de competências. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2004. 1609517 E-book gerado especialmente para LUCIANA LUCAS ROGERIO 21 Há estudos que mostram a preocupação existente entre as organizações acerca da real necessidade de estimular e apoiar o contínuo desenvolvimento das pessoas, como a forma de manter suas vantagens competitivas, o que se obtém estimulando as competências gerenciais. Existem elementos considerados fundamentais para uma gerência efetiva. São eles: Planejamento: planejar e organizar são ações primordiais para que as inúmeras demandas sejam atendidas e bem direcionadas ao alcance de metas e objetivos estipulados pelas empresas. O planejamento auxiliará na definição de prazos, delegação de atividades e otimização do tempo, por exemplo. Senso de análise: é preciso ter capacidade lógica para analisar situações de diferentes ângulos, a fim de propor as melhores soluções e tomar decisões assertivas. O senso de análise também auxilia na antecipação dos problemas, favorecendo a estabilidade de resultados da equipe. Comunicação: a transmissão de ideias e informações para o bom entendimento das mesmas só são possíveis quando há uma comunicação clara e concisa. A comunicação é um elemento fundamental para lidar com os liderados, uma vez que aquele que sabe ser compreendido também consegue compreender. A habilidade de se comunicar é, portanto, o principal fator que para evitar conflitos e contribuir para a fluidez dos processos. Influência: para conduzir um grupo de pessoas e convencê-las a agregar suas ideias
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