BASES DE GESTÃO AULA 2 MODÚLO 4

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BASES DE GESTÃO AULA 2 MODÚLO 4 
Tema: Definir a função de controle na organização contemporânea
INTRODUÇÃO
Se pararmos para pensar, perceberemos que o Controle faz parte de nossas vidas desde cedo. O nosso boletim escolar é um ótimo exemplo disso. Nele, constava o resultado do processo de aprendizagem dos conteúdos que estudamos. Essas informações eram essenciais para o professor pensar e programar novas estratégias de ensino para que pudéssemos aprender mais e melhor.
Isso é um tipo de Controle, concorda?
Repare que, neste exemplo, não usamos o Controle das notas como ferramenta de punição, representada pela reprovação, mas como fonte de melhoria, de como podemos aperfeiçoar as estratégias de ensino para potencializar o nosso aprendizado.
Veremos, em nosso último módulo, que nas Organizações não é diferente. Nossa rotina de trabalho envolve a realização de várias atividades e, de forma conjunta, são elas que geram resultados.
Nossos resultados mostram se cumprimos as metas e qual é o posicionamento da Organização quanto ao atingimento de seus objetivos. Porém, sem Controle efetivo, jamais teremos acesso a esta resposta.
Vamos começar esta jornada para aprender como definir um sistema de Controle na sua Organização?
CONCEITO E FUNDAMENTOS DO CONTROLE
Você aprendeu, ao longo deste tema, que o processo administrativo é composto por 4 etapas: Planejamento, Organização, Direção e Controle.
O Controle é a última função do processo administrativo, mas não a menos importante. Afinal, qualquer ação gerencial precisa alcançar resultados e é exatamente por meio de uma política de Controle efetiva que conseguiremos monitorar os processos para garantir que sejam realizados conforme o planejado, além de corrigir os desvios significativos encontrados nesse caminho.
Logo, se você está pensando que a função Controle tem estreita ligação com o Planejamento, está correto. Elas estão, sim, intrinsecamente relacionadas.
Observe a figura abaixo:
No Planejamento, definimos os objetivos que se pretende atingir. Em sequência, a função Controle vai, exatamente, avaliar o alcance desses objetivos, comparando o desempenho real com o desejado (ideal), estabelecido durante o Planejamento. Além disso, fornece informações importantes que poderão subsidiar os Planejamentos futuros.Com todas essas informações, você conseguiria definir um conceito?
Controles são procedimentos estabelecidos pela Organização, executados diretamente por pessoas ou por meio de sistemas informatizados, para garantir, com confiança, o atingimento dos objetivos de um negócio.
Imagine que sua melhor amiga convida você para viajar para Paris neste exato minuto.
Ela deixa claro que você não precisa se preocupar com absolutamente nada.
Passaporte em dia, de férias...
Claro que você diz sim. Afinal, sempre quis conhecer Paris.
Porém, horas depois, já dentro da aeronave, antes de decolar, ouve o trecho abaixo da conversa entre um passageiro e o piloto:
 
Você continuaria nesse avião? Certamente não.
Com esse exemplo, você nota como os Controles são fundamentais, afinal o piloto, quando não utiliza todos os Controles necessários para desenvolver o seu trabalho, coloca em risco a vida das pessoas que viajam nesse avião. Assim também acontece nas Organizações, sem os Controles, não conseguiremos avaliar a compatibilidade entre objetivos e resultados.
Focos dos Controles
Agora que você compreendeu a importância dos Controles, precisa aprender que eles têm focos distintos, dependendo de onde ocorrem (SOBRAL; PECI, 2008):
 
Tipos de Controles
A maior parte da bibliografia que discute a importância do Controle para as Organizações defende a existência de 3 tipos de Controle (SOBRAL; PECI, 2008):
CONTROLES PREVENTIVOS
Ajudam a antecipar os problemas. Imagine, agora, que vai entrar em um avião. Certamente, você gostaria de viajar tranquilamente e com segurança até seu destino. Não podemos esperar a peça de um avião apresentar um problema para trocá-la, concorda? A área responsável deve realizar o Controle preventivo das aeronaves para que nada aconteça de errado na sua viagem. Portanto, são feitas manutenções preventivas. A inspeção de matérias-primas, a exemplo, também, representa o Controle preventivo.
CONTROLES SIMULTÂNEOS
Ajudam a resolver os problemas à medida que ocorrem. Preocupa-se com o processo. Acontecem em tempo real.
Um supervisor que está com os olhos bem abertos acompanhando o trabalho do seu time é um exemplo de Controle simultâneo.
CONTROLES POSTERIORES
Preocupa-se com o resultado. Comparam o desempenho real (realizado) com o ideal (planejado) e nos ajudam a pensar sobre os gaps de desempenho, quando ocorrem.
Ao identificarmos uma disfunção/problema na nossa Organização, precisamos corrigi-la usando o Controle posterior.Imagine que você é um fornecedor de camisas e vendeu 100 unidades para uma determinada loja. Antes de entregar, é importante, porém, realizar a inspeção para verificar se as camisas produzidas estão de acordo com as especificações, respeitando a qualidade que você prometeu ao seu cliente, que, no caso, é a loja, concorda?
E uma empresa sem Controle? Seria um completo caos.
Não teríamos informação sobre os processos executados e jamais saberíamos se as metas estão sendo atingidas, sem falar nos inúmeros problemas internos que teríamos para gerenciar, resultado de todo este caos.
Processo de Controle ( Obs : assistir o vídeo sobre o processo de controle em uma organização).
Referenciais comparativos
Muitas Organizações controlam, ainda, seus resultados, levando em consideração padrões comparativos internos e externos, o que lhes permitirá melhorar ainda mais o seu desempenho
Desenho de um sistema de Controle
Até aqui você aprendeu para que serve um bom sistema de Controle e como ele funciona. Mas como devemos desenhá-lo ou que cuidados devemos ter para que cumpra seu objetivo?
Vamos ajudá-lo a responder a partir de agora
1. Envolvimento de pessoas e processo de tomada de decisão baseado em fatos
Todo e qualquer sistema de Controle será usado pelas pessoas. Elas precisam estar conscientes não apenas de sua importância, mas também que um ambiente de Controle é construído com a participação de todos, incorporando-o como parte da rotina e trabalho.
Às pessoas cabe usar as informações decorrentes do processo de Controle para tomar decisões, mas é importante que estas informações sejam corretas. Procedimentos pouco confiáveis de geração de dados e processamento da informação no sistema nos levarão a informações erradas.
Se nossas decisões são pautadas pelas informações, então, as decisões também serão equivocadas. Portanto, lembre-se: as informações devem ser reais e estar disponíveis no tempo certo!
E qual é o tempo certo? Aquele que você tem, como gestor, para decidir.
Exemplo
Imagine que é proprietário de uma loja de roupas e chegou o momento de comprar as mercadorias para renovar o estoque. Porém, o relatório dos itens mais vendidos só estará disponível daqui a 30 dias. Como fará?
Conseguiu compreender por que é fundamental para a Organização definir a frequência exata que o gestor precisará das informações? Só assim elas estarão disponíveis no tempo certo.
Talvez você já tenha ouvido de um colega esta frase: “Não existe gestor ruim, o que existe é gestor mal informado”. Que tal parar e pensar a respeito? Gestores mal informados não conhecem seu negócio e, exatamente porque não o conhecem, tomam decisões equivocadas.
A qualidade das nossas decisões, como gestores, está diretamente relacionada à qualidade das informações que temos na hora de decidir. Quando tomamos decisões, com base nas informações, elas são resultado de um fato e não apenas daquilo que achamos que é o correto. Isso nos garante assertividade, além da agilidade para sobreviver neste mundo volátil e incerto em que vivemos.
2. Identificação das necessidades de informação
O Controle é usado para verificar se estamos atingindo os objetivos. Ele deve ser usado para medir aquilo que é importante, nossos processos críticos, que levam ao desempenho esperado pelaempresa.
Precisamos defini-lo, priorizando o que é, efetivamente, essencial para os resultados. Saber o que devemos controlar, escolher de forma correta os processos que formam a chave para o bom desempenho faz toda a diferença.
Não crie expectativas de que poderá controlar tudo, isto é impossível e nem vale a pena, porque você perderá tempo com o que não é o mais relevante para o sucesso.
Exemplo:
Você é dono de uma pequena livraria, sabe que seus clientes sempre compram na loja porque seus preços são mais baixos do que os da concorrência.
Logo, fica fácil perceber que controlar os custos das operações é essencial, porque é exatamente daí que vem sua vantagem em relação aos concorrentes.
Em linhas gerais, as empresas identificam suas necessidades de informação em 3 questões:
1. Quais informações nos darão apoio às operações diárias?
2. Como podemos acompanhar o progresso dos planos de ação?
3. Quais informações nos darão subsídio ao processo de tomada de decisão?
Essas 3 perguntas são essenciais para que você, como gestor, possa começar a pensar nas suas necessidades de informação e desenhar seu sistema de Controle (FNQ, 2008).
3. Definição de um sistema de Controle que avalie resultados dentro de uma perspectiva sistêmica
Antigamente, as Organizações gerenciavam e estabeleciam apenas Controles financeiros para os seus processos. Hoje, sabe-se que o valor de uma Organização é calculado também levando-se em consideração seus ativos intangíveis, aqueles que não podemos tocar, como, por exemplo, a competência e a motivação de seus empregados, a capacidade de inovar, a imagem da empresa perante seus clientes.
Por essa razão, o sistema de Controle precisa abranger não apenas aquilo que é tangível, como os resultados econômico-financeiros, mas também o que é intangível. Isto tem levado as Organizações a redefinirem sistemas de Controle, tornando-os capazes de avaliar resultados dentro de uma perspectiva mais pluralista, que compreenda a Organização e os diversos stakeholders que fazem parte de seu universo. 
Obs: Stakeholders
Podem ser pessoas, áreas, Organizações, entidades ou todos que estão interessadas direta ou indiretamente em um projeto.
Os resultados, agora, precisam levar em consideração diversas perspectivas:
· O nível de conhecimento e a habilidade dos empregados.
· O clima para agir em prol dos objetivos organizacionais.
· A capacidade de a empresa aprender e inovar.
· Como ela desenvolve seus processos internos, dando atenção não apenas a custos, tempo de entrega e qualidade, mas respeitando a sociedade em que está inserida.
· De que maneira se relaciona com seus clientes e atende a suas necessidades.
· Os indicadores econômico-financeiros, que devem ser definidos a partir da fase em que a Organização se encontra.
Obs: Sociedade são : Os Indicadores Ethos são uma ferramenta de gestão que apoiam as empresas na incorporação da sustentabilidade e da responsabilidade social empresarial (RSE) em suas estratégias de negócio para que sejam sustentáveis e responsáveis.
A FNQ (2008) recomenda, em seus cadernos de excelência, que a Organização tenha um sistema de Controle que possa avaliar o seu desempenho em várias dimensões:
· Resultados relativos a clientes e mercado.
· Resultados relativos à sociedade.
· Resultados relativos às pessoas.
· Resultados econômico-financeiros.
A gestão contemporânea é aquela que abandona Controles unilaterais e se responsabiliza pelos resultados de forma mais integrada, compreendendo também que existe uma relação entre eles, e que é exatamente esta relação que impacta diretamente os resultados globais do negócio.
Benefícios reais
Você já aprendeu que os Controles precisam trazer benefícios reais à Organização e seus membros, ajudando-os no processo de decisão. Porém, faremos aqui uma ressalva: um sistema de Controle deve superar os seus custos de implantação.
Sabe aquela empresa que contratou uma pessoa apenas para verificar o consumo de café porque o dono estava achando que os funcionários tomavam cafezinho demais? Pois é, será que o custo de contratação da pessoa não acabará sendo maior do que o custo do cafezinho?
Fatores a serem considerados
Antes de encerrarmos a discussão sobre Controle, é importante deixar claro, ainda, que alguns fatores devem ser considerados quando se define um sistema desta natureza (SOBRAL; PECI, 2008):
· Tamanho da Organização.
· Composição de sua estrutura organizacional.
· Cultura da empresa, que pode ser mais ou menos formal.
· Estilo de liderança e modelo de gestão adotado.
Empresas pequenas tendem a ter Controles mais informais, empresas maiores, no entanto, com estruturas cada vez mais enxutas, optam por um sistema de Controle por meio de indicadores de performance, mais complexos e formais.
A frase de William Deming é uma grande verdade: “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia”.
TENDÊNCIAS
Diante de um mundo cada vez mais competitivo e globalizado, as Organizações precisam avaliar o quanto estão preparadas para enfrentar os desafios. Uma política de Controle bem fundamentada demonstra seu compromisso com a excelência e a preocupação com seus públicos de interesse de forma sistêmica.
É por essa razão que o número de empresas que adota indicadores de desempenho para avaliar seus resultados aumenta diariamente; afinal, eles garantem objetividade à política de Controle, apresentando os resultados quantitativamente.
Além disso, executivos de Organizações de destaque no cenário brasileiro têm demonstrado a necessidade de se tomar decisões com base em fatos e isto só se torna realidade quando o sistema de medição e análise do desempenho evidenciam resultados reais, pautados em um bom sistema de Controle por meio de indicadores.
Obs: Indicadores
Para a FNQ (2008), um indicador é uma relação matemática que mede, numericamente, atributos de um processo ou de seus resultados, com o objetivo de comparar esta medida a metas numéricas pré-estabelecidas.
Surge, então, a preocupação: Como selecionar um indicador?
Além, claro, de se destinar especial atenção à visão pluralista de resultados, é importante ainda avaliar:
a) Ele reflete valor para os stakeholders?
b) Tem relação direta com as estratégias da Organização?
c) Está alinhado com outros indicadores?
d) É objetivo e apresenta possibilidade de medição?
e) Pode ser comparado a referenciais de desempenho externo e interno?
Mas é possível avaliar de forma objetiva aspectos intangíveis como conhecimento, motivação e inovação? Sim, é! Difícil? Claro que sim, mas não impossível. Este é o caminho e o desafio das Organizações, principalmente as de pequeno e médio porte: ser capaz de mensurar seus ativos intangíveis de forma objetiva, usando indicadores de desempenho.
Atualmente, ainda vale destacar que a desburocratização das atividades, a flexibilização e a agilidade necessárias para a sobrevivência das Organizações têm modificado as formas de Controle sobre as pessoas.
Os gestores não possuem mais tempo e (disposição!) para ficar controlando tudo que acontece à sua volta; é preciso restringir o foco para o desempenho que faz a diferença: verificar, de fato, por meio de indicadores, se as pessoas adotam os comportamentos considerados estratégicos, alcançam suas metas e obedecem às regras de compliance.
Obs: Compliance
No âmbito institucional e corporativo, compliance é o conjunto de disciplinas a fim de cumprir e se fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da instituição ou empresa, bem como evitar, detectar e tratar quaisquer desvios ou inconformidades que possam ocorrer.
Atenção
Nesta mesma linha, lembre-se de que pessoas que desenvolvem suas atividades e usam indicadores de desempenho para mensurar sua performance são mais focadas e produzem melhores resultados. Esta competência, inclusive, é um diferencial para os profissionais do futuro, porque, acredite, um resultado objetivo vale mais do que a opiniãode mil especialistas sobre o seu desempenho dita de forma subjetiva.
CONCLUSÃO
Este tema teve como objetivo compreender a importância da função Planejamento para a gestão; identificar a função Organização como parte do processo de gestão; apresentar o papel do gestor como líder de uma Organização, além de definir a função de Controle nas Organizações contemporâneas.
No primeiro módulo, discutimos como o Planejamento é fundamental para as Organizações que atuam em contextos dinâmicos e permeados de incertezas. Aprendemos que o ato de planejar, como parte integrante do processo de gestão, é a decisão do que se vai fazer hoje para atingir o que se deseja no futuro. Tais decisões são essenciais para que uma Organização cresça de forma sustentável e sobreviva a longo prazo.
O módulo 2 detalhou a função Organização como parte do processo de gestão, explicando como o gestor pode dividir, integrar e coordenar as atividades e os recursos de que dispõe em uma estrutura organizacional que seja capaz de alcançar as metas definidas, garantindo a sinergia necessária capaz de unir os empregados em torno de uma mesma identidade e objetivo.
Já no módulo 3, discutimos como a Direção é a função do processo gerencial responsável pela articulação da ação dos indivíduos dentro de seus locais de trabalho por meio da orientação, comunicação e liderança dos empregados, alinhando-se os objetivos individuais aos organizacionais. No último módulo, vimos que controlar é exercer continuamente um acompanhamento dinâmico das atividades e processos para assegurar conformidade entre o que está sendo feito com os planos e objetivos previamente definidos durante o Planejamento. Observamos, ainda, que o processo de Controle deve fomentar o aprendizado organizacional por meio da melhoria contínua das atividades.
Foi uma jornada de aprendizado que permitiu compreender como interpretar os objetivos propostos pela Organização e traduzi-los em ação por meio do Planejamento, Organização, Direção e Controle. Desenvolver esta competência preparará você para os desafios que terá de lidar ao longo da sua vida profissional