APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA aula 5

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PROTOCOLO
O protocolo é o serviço encarregado das seguintes rotinas:
a. recebimento: inclui a atividade de receber os documentos 
e efetuar a separação em duas categorias: ofi cial, que 
trata de matéria de interesse institucional e particular, que 
trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos 
ofi ciais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de 
natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No 
momento da análise, deverá ser verifi cada a existência de 
outros registros relacionados ao documento recebido, para 
se fazer a devida referência. Os documentos de natureza 
sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser 
encaminhados diretamente aos respectivos destinatários. 
b. registro: os documentos recebidos pelo protocolo são 
registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, 
nos quais serão descritos os dados referentes ao seu 
número, nome do remetente, data e assunto, espécie, 
entre outros elementos.
c. autuação: refere-se a criação de processos.
d. classifi cação: análise e identifi cação do conteúdo de 
documentos, seleção da categoria sob a qual sejam 
recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa 
é executada com o auxílio do plano de classifi cação caso a 
instituição, caso a mesma possua esse instrumento.
e. movimentação (expedição/distribuição): consiste na 
entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A 
distribuição é a remessa dos documentos aos setores de 
trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa 
externa desses documentos. 
f. controle da tramitação: são as operações destinadas 
a registrar a localização do documento dentro da 
instituição. Tal controle pode ser executado por meio 
de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas 
eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade 
ao processo de controle de tramitação
PROTOCOLO - PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 
2015(*) Defi ne os procedimentos gerais para o desenvolvimento 
das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da 
Administração Pública Federal
I. Numeração de folhas
a) Processos não digitais
• A numeração das folhas do processo será iniciada pela unidade 
protocolizadora. As folhas subsequentes serão numeradas, 
em ordem crescente, pelas unidades administrativas que as 
adicionarem, mediante carimbo específi co, que deverá ser 
aposto no canto superior direito na frente da folha;
• a capa do processo não será numerada;
• a primeira folha do processo não receberá o carimbo 
específi co para numeração de folhas, apor na segunda folha 
do processo o carimbo para a numeração de folhas devendo 
ser registrado no campo fl . o número 2; 
II. Principais operações
a) Juntada
Nos processos digitais, a juntada poderá ser registrada por 
usuário autorizado diretamente no sistema informatizado.
JUNTADA POR ANEXAÇÃO
• A juntada por anexação visa à continuidade da ação 
administrativa e ocorre em caráter defi nitivo. 
• Após o procedimento de juntada por anexação, seja de 
documento(s) avulso(s) a processo, seja de processo(s) 
a processo, é vedada a retirada de documento(s) do 
processo, ressalvadas as hipóteses de desentranhamento e 
desmembramento.
• Juntada por anexação de documento(s) avulso(s) a 
processo:
 Esta juntada se caracteriza pela inclusão de documento(s) 
avulso(s) a processo, desde que referentes a um mesmo 
interessado e assunto, sendo que o(s) documento(s) avulso(s) 
anexado(s)passa(m) a compor o processo.
• Juntada de processos por anexação
 Esta juntada se caracteriza pela união de um ou mais 
processos (processos acessórios) a outro processo (processo 
principal), desde que referentes a um mesmo interessado e 
assunto, prevalecendo o número do processo mais antigo, ou 
seja, o processo principal.
JUNTADA POR APENSAÇÃO
• A juntada por apensação de processo(s) a processo ocorre em 
caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução 
e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, 
pertencentes a um mesmo interessado ou não.
• Cada processo conserva sua identidade e independência.
• Esta juntada se caracteriza pela junção de um ou mais 
processos (processos acessórios) a outro processo (processo 
principal). Neste procedimento, considera-se como processo 
principal o que contiver o pedido da juntada por apensação, 
observando-se que este não será, necessariamente, o 
processo mais antigo.
• Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos 
passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas 
deverá ocorrer somente no processo principal.
b) Desapensação de processo(s)
Consiste na separação física de processos apensados. A 
desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) pr
c) Desentranhamento
• Consiste na retirada de folhas/documentos do processo 
de forma defi nitiva, mediante justifi cativa, que ocorrerá 
quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do 
interessado.
• O desentranhamento ocorre, também, quando se constata a 
anexação indevida ou duplicada de documentos, bem como 
quando há necessidade de utilizar o original de um documento 
junto a terceiros (pessoa física, pessoa jurídica, órgãos ou 
entidades públicos, entre outros) ou em outro processo já 
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existente.
• É vedada a retirada do documento avulso e, quando for o 
caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo
d) Desmembramento
• Consiste na retirada de folhas/documentos do processo 
de forma defi nitiva, mediante justifi cativa, que ocorrerá 
quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do 
interessado, para a formação de um novo processo.
• Nos processos digitais, o desmembramento poderá ser 
realizado diretamente no sistema informatizado por usuário 
autorizado.
• É vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, 
de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo.
e) Reconstituição de processos\volumes
• Os procedimentos para a reconstituição de processos digitais 
são os mesmos adotados para os processos não digitais. 
Ao ocorrer a perda ou extravio de processo, a autoridade 
competente do órgão ou entidade deverá ser comunicada, 
cabendo a ela promover a apuração dos fatos, por meio 
de sindicância ou processo administrativo, e designar, 
formalmente, um servidor ou uma comissão para proceder à 
reconstituição
EXERCÍCIOS
1.( ) (Cespe PGE- PE 2019) Nas instituições públicas, as 
atividades de protocolo, que são supervisionadas 
por arquivista do órgão, são realizadas no arquivo 
intermediário.
2.( ) (Cespe IPHAN 2018)A verifi cação da presença ou ausência 
de anexos nos documentos não é atribuição do protocolo.
3.( ) (Cespe STF 2013) Quando o protocolo remete documentos 
aos setores de trabalho para estes decidirem sobre a 
matéria contida nesses documentos, ele realiza uma de 
suas principais atividades, que é o registro.
4.( ) (Cespe PGE- PE 2019) Quando do recebimento de 
documentos no setor de protocolo, deve-se separar as 
correspondências ofi ciais de caráter ostensivo das de 
caráter sigiloso.
5.( ) (Cespe MC 2013) Todo documento que chega ao MC deve 
ser registrado no protocolo, independentemente do 
documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal.
6.( ) (Cespe CNJ 2013) Depois de receber um ofício, a 
atividade seguinte do setor de protocolo é a de registrar 
o documento, o que pode ser feito manualmente ou 
diretamente em um sistema informatizado. 
7.( ) (Cespe- SEE-DF/2017) Autuação, distribuição e descarte 
são responsabilidades do protocolo
8.( ) (Cespe STJ 2008) O protocolo deve separar as 
correspondências ofi ciais das particulares e a 
correspondência ofi cial de caráter ostensivo da de 
caráter sigiloso.
9.( ) (Cespe IPHAN 2018) É vedada ao protocolo a utilização da 
modalidade de expedição em mãos.
10.( ) (Cespe Serpro 2013) A classifi cação de documentos é 
uma rotina do setor de protocolo
11.( ) (Cespe EMAP 2018) O registro de determinado documento 
consiste naidentifi cação de pontos de acesso a esse 
documento. 
12.( ) (Cespe FUB 2014) A correspondência particular que chega 
ao protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao 
seu destinatário.
13.( ) (Cespe MPU 2018) Distribuição e redistribuição de 
documentos, tarefas realizadas no protocolo, referem-se 
à movimentação dos documentos do protocolo para os 
setores de trabalho responsáveis pela tomada de decisão 
em relação ao conteúdo dos documentos. 
14.( ) (Cespe CNJ 2013) Os elementos utilizados para o registro 
de documentos nos serviços de protocolo são metadados 
desses documentos.
15.( ) (Cespe – Telebrás / 2013) Os procedimentos de registro 
e autuação de documentos são atividades do protocolo. 
O registro consiste no cadastramento de documento 
recebido em um sistema de controle, manual ou 
informatizado, que atribui um número ao documento. A 
autuação ocorre quando um documento passa a constituir 
um processo.
16.( ) (Cespe FUB 2013) O registro do documento em um 
serviço ou sistema de protocolo exige a identifi cação de 
metadados para possibilitar o controle e posterior acesso 
a esse documento
17.( ) (Cespe MPU 2018) Os documentos de arquivo recebidos 
pelo protocolo que sejam considerados ostensivos 
devem ser encaminhados diretamente ao destinatário, 
sem serem abertos ou registrados.
18.( ) (Cespe Telebrás 2015) No registro, rotina da atividade 
de protocolo, é feita a identifi cação dos metadados dos 
documentos de arquivo
19.( ) (Cespe DPU 2016) Expedição e microfi lmagem de 
documentos são tarefas do protocolo.
20.( ) (Cespe SEE-DF 2017) As atividades de protocolo se 
desenvolvem na fase do arquivo intermediário.
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21.( ) (Cespe DPF 2018) A tramitação dos documentos, uma das 
atividades mais importantes durante a fase do seu uso 
administrativo, consiste na distribuição dos documentos 
aos destinatários 
22.( ) (Cespe MPU 2013) Correspondência ofi cial em cujo 
envelope haja indicação de particular não deve ser aberta, 
mesmo que trate de assunto específi co das atividades da 
instituição destinatária.
23.( ) (Cespe STM 2018) A eliminação de documentos deve ser 
feita diretamente pelo setor de protocolo. 
24.( ) (Cespe STM 2018) Depois de receber um ofício, a 
atividade seguinte do setor de protocolo é a de registrar 
o documento, o que pode ser feito manualmente ou 
diretamente em um sistema informatizado.
25.( ) (Cespe CNJ 2013) O protocolo deve registrar 
todos os documentos que entram na instituição, 
independentemente de eles terem natureza arquivística.
26.( ) (Cespe DPU 2016) O registro de documentos é uma 
atividade de responsabilidade do arquivo permanente.
27.( ) (Cespe IPHAN 2018) A avaliação de documentos é uma 
das atividades precípuas da área de protocolo, visto 
que subsidia a criação da tabela de temporalidade dos 
documentos
28. (ESAF - ANA 2009) O desentranhamento é a
a. juntada defi nitiva de um processo a outro.
b. juntada provisória de um processo a outro.
c. separação de processos após a juntada provisória.
d. retirada de peças do processo.
e. abertura de um novo volume do mesmo processo.
29.( ) A juntada por apensação de processo(s) ocorre em caráter 
temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a 
uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, 
pertencentes a um mesmo interessado ou não. Nesse caso, 
cada processo conserva sua identidade e independência.
30.( ) Desapensação é a separação física de processos 
apensados.
31.( ) (Cespe TRE/MS 2013) A anexação é a juntada do 
documento ou processo a outro processo, prevalecendo 
o número do processo mais recente
32.( ) (Cespe TSE 2007) A juntada por anexação é a união 
defi nitiva de um ou mais processos a um outro processo 
(considerado principal), desde que pertencentes a um 
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto
33.( ) (MPS 2010) A apensação é a juntada, em caráter defi nitivo, 
de documento ou processo a outro processo; nesse caso, 
deve prevalecer, para referência, o número do processo 
mais antigo.
34.( ) (Cespe STJ 2008) Processo é o termo geralmente usado 
na administração pública para designar o conjunto de 
documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo 
organicamente acumulados no decurso de uma ação 
administrativa ou judiciária 
35. (Cespe TRE-PB 2018) No desenvolvimento de suas 
atividades, um servidor notou o extravio de um processo 
administrativo. Imediatamente, informou o fato à autoridade 
competente do órgão, a qual iniciou a apuração dos fatos por 
meio de sindicância.Nessa situação hipotética, a sindicância 
instaurada pela autoridade do órgão constitui requisito inicial 
do procedimento de
a. A entrada.
b. B desentranhamento.
c. C reconstituição de processo.
d. D encerramento de volume.
e. E abertura de volume.
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
A) Operações de Arquivamento
O arquivamento de documentos é feito a partir das seguintes 
rotinas/operações:
• inspeção: leitura do último despacho para verifi car se 
o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá 
obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem 
sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a 
fi nalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados 
a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informação;
• estudo: é a leitura do documento para verifi cação das 
informações que lhe serão atribuídas e se há antecedentes ou 
necessidade se fazer referências cruzadas.
• classifi cação: determinar sob qual método deverá ser 
arquivado o documento e se haverá necessidade de utilizar 
referências cruzadas.
• codifi cação: etapa na qual são colocados nos documentos 
os símbolos referentes ao método de arquivamento que foi 
utilizado, podendo ser letras, números, cores, etc.
• ordenação: agrupar os documentos de acordo com a 
codifi cação aposta, separando-os por guias de ordenação 
(fi chas), em escaninhos ou classifi cadores. 
• guarda dos Documentos: é o arquivamento, ou seja, a guarda 
ordenada dos documentos ou inserção do documento na 
unidade de arquivamento pré-estabelecida
EXERCÍCIOS
36.( ) (Cespe PGE- PE 2019) Arquivamento de documento 
consiste no processo de colocar o documento classifi cado 
e ordenado em uma unidade de acondicionamento.
37.( ) (Cespe EBC 2011) A inspeção é a primeira etapa de uma 
operação de arquivamento. Nesse momento, o arquivista 
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deve examinar cada documento para verifi car se o mesmo 
se destina ao arquivamento.
38.( ) (Cespe EBC 2011) A classifi cação é o último momento da 
operação de arquivamento. 
39.( ) (Cespe MCTI 2012) A ordenação de documento é 
uma atividade anterior à classifi cação e posterior ao 
arquivamento.
40.( ) (Cespe- SEE-DF/2017) Ordenação é uma fase posterior à 
classifi cação dos documentos.
41.( ) ((Cespe ICM –Bio 2014) A ordenação é uma operação 
física que consiste em guardar os documentos de arquivo.
B) Métodos de Arquivamento
42.( ) (Cespe IPHAN 2018- adaptada) No método de 
arquivamento numérico simples, a ordenação é orientada 
pelo número de entrada ou de registro do documento.
43.( ) (Cespe TJ – AL 2012) A ordenação numérica é método 
direto, pois a pesquisa ocorre exatamente no documento.
44.( ) (Cespe SEBRAE/BA 2008) O método numérico simples 
atribui um número a cada pasta de cliente (pessoa 
física ou jurídica), obedecendo à ordem de entrada ou de 
registro, sem qualquer preocupação com a ordenação 
alfabética.
45.( ) (Cespe SEBRAE/BA 2008) A escolha do método de 
arquivamento no arquivo corrente é determinada pela 
espécie ou pelo gênero do documento.
46.( ) (Cespe Antaq 2005) Os métodos de arquivamento decimal 
e duplex necessitam de adoção de um índice alfabético.
47.( ) (Cespe ANAC 2009) A localização dos documentos de 
arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto 
depende de um índice.
48.( ) (Cespe TCE/RS 2013) O método de arquivamento 
alfanumérico, que consiste na combinação de letras e 
números, pertence ao sistema indireto. 
49.( ) (Cespe TRE/MS 2013) Osdocumentos, no sistema 
numérico simples, são agrupados em sequência numérica, 
exigindo o índice alfabético remissivo
50.( ) (Cespe-PRG-DF 2005) Considerando as hipóteses 
de arquivamento a seguir, é correto afi rmar que o 
método principal empregado foi por assunto, mas 
foram empregados também os métodos secundários 
geográfi cos, alfabético e cronológico.
VEÍCULOS
- Goiás
- Minas Gerais
- São Paulo/Capital
- São Paulo/Interior
PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO
- de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A.
- de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R.
PAGAMENTOS
- antes de 1980
- de 1981 a 1985
- de 1986 a 1989.
51.( ) (Cespe FUB 2014) O método de arquivamento por assunto 
é aplicado exclusivamente aos documentos de arquivo 
acumulados pelas atividades-meio da organização.
52.( ) (Cespe FUB 2014) O método duplex é utilizado na 
classifi cação ideográfi ca dos documentos
53.( ) (Cespe ANAC 2009) Pastas de um arquivo classifi cadas 
como acordos, convênios, correspondências, relatórios, 
processos, formulários e guias são exemplos da utilização 
do método de arquivamento por assunto.
54.( ) (Cespe IPHAN 2018) O método de arquivamento 
alfanumérico faz parte do sistema indireto de buscas.
55.( ) (Cespe IPHAN 2018) O método geográfi co considera 
a procedência do documento para a realização de seu 
arquivamento.
Regras de Alfabetação
56. (IADES APEX BRASIL 2018)Uma das formas de ordenar os 
documentos é a alfabética. No caso de pastas de arquivo por 
nomes de pessoas, a regra de alfabetação principal é a que 
considera
a. a ordem alfabética pelo prenome.
b. o último sobrenome e depois o prenome.
c. os artigos e as preposições.
d. os títulos das pessoas (ministro, professor, doutor) na 
alfabetação.
e. a separação dos sobrenomes compostos
57. (FUNCAB – SUDECO 2013) 
Considere os nomes a seguir:
1. Alberto Soares Júnior
2. João Castelo Branco
3. Everaldo Santo Cristo
4. Dr.Alexandre Silva
5. Maria Cardoso Silva
O nome arquivado corretamente, segundo o método alfabético, 
é:
a. Júnior,Alberto Soares
b. Branco, João Castelo
c. Santo Cristo, Everaldo
d. Silva, Dr.Alexandre
e. Cardoso Silva, Maria
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EMPRÉSTIMO
Guia-fora: Indicador colocado no lugar de uma unidade de 
arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção 
temporária.
Finalidades da guia-fora: possibilitar a cobrança de pastas / 
rearquivamento de documentos
EXERCÍCIOS
58. (FCC TRE/SP 2012) A remoção temporária de um documento é 
assinalada, no arquivo, por meio de
a. jaqueta.
b. microfi cha.
c. guia-fora. 
d. etiqueta.
e. clipe.
59.( ) (Cespe Serpro 2013) Ao se retirar temporariamente um 
documento da unidade de arquivamento, para empréstimo 
ou consulta, deve-se colocar, no lugar do documento, um 
indicador denominado fantasma ou fi cha-fantasma.
60. O indicador utilizado para assinalar a remoção temporária de 
um documento em consulta ou emprestado é denominado
a. guia-fora. 
b. sinalética.
c. cartão-janela.
d. etiqueta.
B) Métodos de Arquivamento
I. Métodos Padronizados: dividem - se em variadex, automático e soundex. Estes dois últimos não têm aplicação prática nos arquivos 
brasileiros.
II. Métodos Básicos: dividem-se em alfabético, geográfi co, numérico e ideográfi co.
a) Alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca 
b) Geográfi co: utiliza a procedência ou o local de produção do documento como elemento principal de busca.
Por estado: Quando se organiza por estado, as 
capitais devem vir primeiro e as demais cidades 
vêm em seguida, na ordem alfabética:
Minas Gerais
Belo Horizonte
Arinos
Uberlândia
Por país: Quando se organiza por país, 
a capital deve vir primeiro e as demais 
cidades vêm em seguida, na ordem 
alfabética:
Ex: Espanha
Madri
Barcelona
Valência
Por cidade: Quando o principal elemento é 
a cidade e não o estado, deve-se observar a 
rigorosa ordem alfabética por cidades, não 
havendo destaque para as capitais. 
Ex: Araçatuba (SP)
Brasília (DF)
Brasília (MG)
Curitiba (PR)
c) Numérico 
Simples Atribuição de um número ao documento de acordo com a sua ordem de entrada ou de registro.
Cronológico Utiliza número e a data como forma de localização da informação.
Dígito-terminal Os docs são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididos em 
três pares, cuja leitura se dá da direita para a esquerda.
d) Ideográfi co (assunto)
• sua aplicação depende da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais, portanto, 
é considerado de difícil aplicação.
• é aconselhado para as grandes massas documentais e variedade de assuntos.
Alfabético
Indicado quando o volume 
e a diversidade de assuntos 
da documentação a ser 
arquivada são pequenos.
Dicionário Enciclopédico
Assuntos isolados são dispostos alfabeticamente 
conforme a seqüência das letras
Exemplo:
Sistemas de arquivos
Sistemas de biblioteca
Sistemas de processamento de dados
Venda de publicações
Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e 
dispostos alfabeticamente.
Exemplo:
Sistemas 
de arquivos
de bibliotecas 
de processamento de dados
Venda de publicações
Numérico
Decimal Duplex
Expansão limitada de classes (10),
As subdivisões são representadas por “pontos”.
Ex: 211 Cursos
211.1 Extensão
211.2 Formação
Expansão ilimitada de classes,
As subdivisões são representadas por “traços”. 
Ex: 2-1-1 Cursos
2-1-1-1 Extensão
2-1-1-2 Formação
Unitermo (Indexação Coordenada)
Criam-se fi chas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na fi cha, os números dos documentos 
que contêm a palavra nela registrada. 
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto 
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em 
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. (Lei nº8159/91)
EXERCÍCIOS
61.( ) (Cespe IPHAN 2018) A produção, a utilização e a 
destinação dos documentos são as três fases básicas da 
gestão de documentos.
62.( ) (Cespe IBRAM 2009) Segundo a lei 8159/91, a gestão de 
documentos compreende o conjunto de procedimentos 
e operações técnicas referentes a produção, tramitação, 
uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase 
corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou 
transferência para guarda permanente.
63.( ) (Cespe TJ AM 2019) A avaliação, que constitui uma das 
fases da gestão de documentos, caracteriza-se pela 
análise do documento e pelo estabelecimento de prazos 
de guarda do acervo.
64.( ) (Cespe CNJ 2013) O arquivista, ao elaborar o plano 
de classifi cação de documentos, desenvolve um dos 
componentes da fase de produção do programa de gestão 
de documentos.
65.( ) (Cespe INPI 2013) A avaliação de documentos faz parte da 
fase de utilização e conservação do programa de gestão 
de documentos.
66.( ) (Cespe TJ AM 2019) ) Na gestão de documentos inserem-
se o plano de classifi cação de documentos e a tabela 
de temporalidade, como instrumentos que viabilizam o 
desenvolvimento das atividades
67.( ) (Cespe- SEE-DF/2017) Produção e avaliação documental 
são operações técnicas referentes à gestão de 
documentos 
68.( ) (Cespe TRT 2013) As atividades de expedição ocorrem na 
fase de destinação de documentos.
69.( ) (Cespe FUB 2014) A fase intermediária é prescindível na 
implementação do programa de gestão de documentos. 
70.( ) (Cespe IPHAN 2018) A gestão de documentos não abrange 
a elaboração de normas para consulta de documentos.
71.( ) (Cespe STM 2018) O protocolo é uma atividade da fase de 
utilização do programa de gestão de documentos.
CONSERVAÇÃO
São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, 
visando manter condições ideais para a conservação do suporte 
da informação. Estas atividades visam diminuir os danos 
causados aos documentos de arquivo por meio de técnicas que 
permitam a preservação do suporte da informação. 
Os fatores que causam danos aosdocumentos estão 
relacionados com sua própria estrutura (fatores intrínsecos), bem 
como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida 
útil dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em:
a. agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes 
físicos causadores de danos aos documentos. A luminosidade 
natural e a artifi cial devem ser evitadas, pois causam o 
enfraquecimento das fi bras dos documentos. Para evitar o mofo e a 
proliferação de insetos, os níveis de temperatura e umidade devem 
ser controlados de acordo com o tipo de suporte dos documentos.
Tipos de suportes* Condições ambientais
Convencionais T 20ºC +/- 1ºC 45% e 55% . 
Variação diária de +/- 5%
Fotografi as em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35%. 
Variação diária de +/- 5%
Fotografi as em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% . 
Variação diária de +/- 5%
Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40%. 
Variação diária de +/- 5%
*Dados extraídos das publicações “Como fazer Conservação Preventiva em Arquivos e 
Bibliotecas” e “Recomendações para a construção de Arquivos
b. agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gordura, 
oleosidade e objetos metálicos (clipes, grampos e hastes de 
metal).
c. agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, 
roedores, entre outros.
Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio 
as ameaças comentadas, torna-se necessária a aplicação das 
técnicas de conservação e restauração.
Acondicionamento/Armazenamento de Documentos
Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e/ou 
armazenados, de acordo com as características e dimensões do 
seu suporte, visando a sua preservação. No quadro abaixo estão 
as principais formas de se acondicionar tais documentos
Quadro de Acondicionamento/Armazenamento de 
Documentos
Fotografi as Acondicionadas em folders de PH neutro 
e guardadas em pastas suspensas, com 
suportes de plástico
Negativo Acondicionados em tiras, em envelopes de PH 
neutro ou polietileno
Documentos 
Convencionais 
(em papel)
Acondicionados em caixas e invólucros 
de papel neutro ou alcalino que devem 
corresponder às expectativas de preservação 
dos documentos.
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Fita magnética
(Áudio e vídeo)
Fitas e cassetes deveriam ser transportadas 
da mesma forma em que são armazenados — 
de pé
— e com o peso da fi ta sendo sustentado 
pelo eixo da bobina. Acondicionados em 
embalagens feitas com materiais que 
absorvam os choques (embalagens especiais, 
plástico-bolha), pela utilização de rótulos 
especiais e pelo transporte em veículos 
apropriados. 
Uma embalagem que absorve choques terá 
sempre a vantagem adicional de proporcionar 
um isolamento que contribui para a proteção 
dos meios contra as grandes variações de 
temperatura e umidade
O armazenamento será preferencialmente 
em mobiliário de aço tratado com pintura 
sintética, de efeito antiestático
Documentos 
de grandes 
formatos 
(mapas, plantas 
e cartazes)
Os documentos em grandes formatos 
devem ser armazenados horizontalmente, 
em mapotecas adequadas às suas medidas, 
ou enrolados em tubos confeccionados em 
cartão alcalino e armazenados em armários 
ou gavetas
As gavetas das mapotecas não devem 
ter muita altura para evitar o acúmulo de 
documentos, o que acarretaria problemas de 
conservação. 
Técnicas de Conservação
As principais técnicas de conservação são :
1. alisamento: processo de conservação que consiste em 
colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-
os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%) 
durante uma hora, em uma câmara de umidifi cação. Em seguida 
são passados à ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.
2. higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, 
objetos de metal, de poeira, e outros resíduos, com vistas à 
preservação. A limpeza pode ser feita por meio de uma escova 
ou pincel macio, trincha, aspiradores de pó, pano macio, mesa de 
sucção ou por meio do pó de borracha;
3. desinfestação: processo de destruição ou inibição da 
atividade de microorganismos; A fumigação é considerada a 
técnica mais adequada para se promover a desinfestação. A 
fumigação consiste na exposição de documentos a vapores 
químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para 
destruição de insetos, fungos e outros microorganismos
4. restauração: são intervenções que visam a recuperação de 
documentos deteriorados ou a interrupção dos danos por eles 
sofridos. As principais técnicas de restauração são:
• encapsulação: processo de preservação no qual o documento 
é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas 
bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos 
processos de restauração.
• laminação: processo em que se envolve o documento 
em papel de seda e acetato de celulose. Nesta técnica, a 
durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem 
perda da legibilidade e da fl exibilidade, tornando o documento 
imune à ação de fungos e pragas. 
• Silking: Utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de 
grande durabilidade. A legibilidade e a fl exibilidade, a reprodução 
são pouco prejudicados. A matéria prima é de alto custo
• banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em 
banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua resistência, 
não prejudica a visibilidade e a fl exibilidade e proporciona 
a passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. 
Desvantagem: os documentos tornam-se suscetíveis ao 
ataque dos insetos e fungos.
• Velatura: Técnica de restauração de documentos que consiste 
na aplicação de reforço de papel ou tecido a qualquer face de 
uma folha.
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Medidas Quando se fala em medidas de preservação para 
documentos em suporte tradicional, fala-se de vida útil por 
décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos 
utilizados para a recuperação e o processamento das informações 
armazenadas essa durabilidade é reduzida para anos ou meses.
Como medida de preservação de documentos de guarda 
permanente recomenda-se efetuar:
• emulação – processo de simulação de parte de um 
equipamento ou programa, de forma a disponibilizar o acesso 
a um processo lógico em seu formato original. 
• migração – processo de alteração do suporte ou de 
atualização ou alteração do programa (atualização do 
formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação 
desses dois.
• defi nição de formatos adequados – para a geração de 
matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, 
recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open 
sources) por permitirem melhores condições de acesso e 
preservação em longo prazo, e uma menor dependência de 
software e hardware.
EXERCÍCIOS
72.( ) (Cespe PGE-PE 2019) A respeito dos processos de 
acondicionamento, armazenamento e manutenção de 
documentos de arquivos, julgue o item.subsequente. O 
processo de embalar documentos em pastas ou caixas 
é denominado acondicionamento; a colocação dessas 
pastas ou caixas em um mobiliário é denominada 
armazenamento
73.( ) (Cespe MPE PI 2018) A seleção do material de 
acondicionamento e armazenamento dos documentos de 
arquivo independe do suporte documental.
74.( ) (Cespe STM 2018) As mídias magnéticas, como 
fi tas de vídeo, áudio e de computador, devem ser 
preferencialmente armazenadas em mobiliário de aço 
tratado com pintura sintética de efeito antiestático. 
Arquivologia
Professor Darlan Eterno
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75.( ) (Cespe STM 2018) Para a otimização do espaço nas 
áreas de depósitos, recomenda-se que, ao se armazenar 
documentos, desconsidere-se o gênero documental de 
cada um deles.
76.( ) (CESPE SEE-DF 2017) Caso a área de armazenamento 
de documentos seja inundada, devem-se recolher os 
documentos que estejam fl utuando na água utilizando-
se uma peneira de pedreiro.
77.( ) (Cespe TCDF 2014) Um modo efi ciente de conservação 
de documentos de arquivo em suporte papel consiste em 
acondicioná-los em embalagens de papel de pH neutro.
78.( ) (Cespe FUB 2014) A laminação é uma técnica utilizada 
parareparos em documentos de arquivo e consiste no 
envolvimento do documento em uma folha de papel de 
seda e outra de acetato de celulose
79.( ) (CESPE ANAC 2012) As condições ambientais de 
armazenamento de documentos em suportes especiais, 
tais como o fotográfi co, são as mesmas dos documentos 
em suporte papel.
80.( ) (Cespe SEE-DF2017) A incidência direta de luz solar sobre 
os documentos deve ser evitada.
81.( ) (Cespe STF 2013) Produzir os documentos de arquivo 
em papel de pH neutro é uma medida que deveria ser 
adotada para todos os documentos produzidos em uma 
organização, visando sua preservação para o futuro
82.( ) (Cespe DPF 2018) A preservação dos documentos de 
arquivo inicia-se quando o documento chega ao arquivo 
permanente. 
83.( ) (CESPE - 2019 - PGE-PE - Asssistente de Procuradoria) A 
retirada de poeira de documentos em suporte papel deve 
ser feita com pano levemente úmido.
84.( ) (Cespe MPE PI 2018) A desinfestação é uma das principais 
atividades de conservação de documentos de arquivo, 
sendo o banho de gelatina seu método mais efi ciente.
85.( ) (Cespe STM 2018) Os documentos de valor permanente 
que apresentem grandes formatos, como mapas, plantas 
e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente
86.( ) (Cespe SEE-DF 2017) Recomenda-se que sejam deixados 
espaços vazios nas caixas onde os documentos estejam 
armazenados, para evitar danos aos documentos quando 
de sua retirada das caixas.
87.( ) (Cespe IPHAN 2019) Os objetivos do acondicionamento 
são guardar e proteger as peças de um acervo e facilitar 
o seu manuseio.
88.( ) (Cespe STF 2013) A defi nição de um formato para os 
documentos de arquivo digitais é uma importante medida 
para a preservação a longo prazo desses documentos. 
GABARITO
1. V 2. F 3. F 4. V 5. F 6. V 7. F 8. V 9. F 10. V
11. V 12. F 13. V 14. V 15. V 16. V 17. F 18. V 19. F 20. F
21. F 22. V 23. F 24. V 25. F 26. F 27. F 28. D 29. V 30. V
31. F 32. V 33. F 34. V 35. c 36. V 37. V 38. F 39. F 40. V
41. F 42. V 43. F 44. V 45. F 46. V 47. F 48. F 49. V 50. V
51. F 52. V 53. F 54. F 55. V 56. B 57. C 58. C 59. V 60. A
61. V 62. F 63. V 64. F 65. F 66. V 67. V 68. F 69. F 70. F
71. F 72. V 73. F 74. V 75. F 76. V 77. V 78. V 79. F 80. V
81. F 82. F 83. F 84. V 85. F 86. F 87. V 88. V