Prévia do material em texto
Como montar um escritório de contabilidade EMPREENDEDORISMO Especialistas em pequenos negócios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br Expediente Presidente do Conselho Deliberativo Robson Braga de Andrade – Presidente do CDN Diretor-Presidente Guilherme Afif Domingos Diretora Técnica Heloísa Regina Guimarães de Menezes Diretor de Administração e Finanças Vinícius Lages Unidade de Capacitação Empresarial e Cultura Empreendedora Mirela Malvestiti Coordenação Luciana Rodrigues Macedo Autor Paulo César Borges de Sousa Projeto Gráfico Staff Art Marketing e Comunicação Ltda. www.staffart.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas / TOKEN_HIDDEN_PAGE Sumário 11. Apresentação ........................................................................................................................................ 22. Mercado ................................................................................................................................................ 33. Localização ........................................................................................................................................... 44. Exigências Legais e Específicas ........................................................................................................... 75. Estrutura ............................................................................................................................................... 106. Pessoal ................................................................................................................................................. 127. Equipamentos ....................................................................................................................................... 138. Matéria Prima/Mercadoria ..................................................................................................................... 139. Organização do Processo Produtivo .................................................................................................... 1610. Automação .......................................................................................................................................... 1811. Canais de Distribuição ........................................................................................................................ 1912. Investimento ........................................................................................................................................ 2313. Capital de Giro .................................................................................................................................... 2514. Custos ................................................................................................................................................. 2715. Diversificação/Agregação de Valor ..................................................................................................... 2816. Divulgação .......................................................................................................................................... 2817. Informações Fiscais e Tributárias ....................................................................................................... 3018. Eventos ............................................................................................................................................... 3219. Entidades em Geral ............................................................................................................................ 3520. Normas Técnicas ................................................................................................................................ 3821. Glossário ............................................................................................................................................. 3922. Dicas de Negócio ................................................................................................................................ 4123. Características .................................................................................................................................... 4324. Bibliografia .......................................................................................................................................... 4425. Fonte ................................................................................................................................................... 4526. Planejamento Financeiro .................................................................................................................... A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas / Sumário 4527. Soluções Sebrae ................................................................................................................................. 4528. Sites Úteis ........................................................................................................................................... 4529. URL ..................................................................................................................................................... A presentação / A presentação 1. Apresentação Os serviços de contador e assessoria fiscal e tributária são essenciais na gestão das empresas, sejam elas pequenas ou grandes. A contabilidade tem uma história tão antiga quanto à da própria civilização humana. Desde o surgimento da civilização, das mais remotas até à atualidade, os humanos sempre tiveram necessidades de manter o controle da posse e propriedade, fosse de áreas determinadas para caça e coleta de raízes e frutas ou a quantidade de alimentos armazenados para passar certas temporadas, etc. Esse processo continua a ser efetuado na atualidade, apenas diferindo a forma de controle, que sai de uma situação extremamente rude e empírica para um processo moderno, avançado e, acima de tudo, muito profissional, de forma que o controle patrimonial – principal objetivo da contabilidade – também apresenta evoluções no conceito de prospecção de resultados, controles de custos, dentre outros processos. A contabilidade nunca parou de desenvolver-se, tanto assim que em meados na década de 1990 aconteceu na Europa e nos Estados Unidos a contabilização do Capital Intelectual, ou seja, reconhecer a qualificação de seu quadro de funcionários como parte integrante de seus Bens Patrimoniais, sendo um elemento de difícil mensuração, contudo plenamente possível de valoração, tornando-se então um diferencial que uma empresa denota em relação à outra. Normalmente as pessoas confundem a Ciência Contábil como sendo da Área de Exatas ou mesmo da Área de Humanas, no entanto deve ser ressaltado que o estudo da Contabilidade é parte integrante da área de Ciências Sociais Aplicadas. E, cita-se Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 1 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado que, esta confusão ocorre até mesmo no meio acadêmico, mas o profissional da contabilidade deve denotar sempre a adequada classificação de tão importante ciência. Toda empresa necessita de um profissional de contabilidade, seja de que ramo, segmentoou porte empresarial for o negócio. Este tipo de atividade requer muitas responsabilidades pois trabalha diretamente com as obrigações legais e tributárias de empresas. Este é um mercado promissor e pode gerar bons lucros pois todo negócio formal precisa de um mínimo de escrituração e registro de suas movimentações contábeis registradas em balancetes, balanços e demonstrações contábeis, tanto para manter sua regularidade fiscal junto às autoridades tributárias (federais, estaduais e municipais) quanto para obtenção de crédito, financiamento e também para a participação em licitações e compras públicas, institucionais e governamentais. Este documento não substitui o plano de negócio. Para elaboração deste plano consulte o SEBRAE mais próximo. 2. Mercado Para a instalação de um Escritório de Contabilidade indicamos a avaliação da localização, de preferência, próximo de bancos e órgãos públicos para facilitar os deslocamentos pois a rotina demanda constantes idas e vindas a Junta Comercial, Bancos, Prefeitura, Receita Federal e outros órgãos públicos. É sempre bom perceber como os clientes do seu Escritório de Contabilidade poderão ir até o local onde está instalado para verificar se será de fácil acesso para o seu público-alvo. É de extrema importância que o Escritório de Contabilidade seja administrado ou gerenciado por profissional qualificado, ou seja, pessoas formadas e com conhecimentos técnicos e teóricos sobre a prática contábil. Este profissional deve conhecer bem as leis e ter formação na área contábil pois será o responsável pela validação de documentos de empresas clientes. Assumir a responsabilidade Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 2 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização profissional da área contábil de uma empresa não é uma tarefa que permite falhas, já que qualquer erro ou não cumprimento de obrigações acessórias poderá ser refletido em apelação pecuniária contra a empresa. Se isso ocorrer, poderá significar o fim da carreira de um profissional contabilista no que tange a trabalhar com empresas sérias e que cumprem suas responsabilidades sociais, econômicas, financeiras e tributárias. O mercado é crescente e carece bastante de contabilistas que agreguem valor à aplicação das técnicas e princípios contábeis no cotidiano das empresas, tanto na escrituração contábil quanto na orientação aos empresários, visando dotá-los de todas as informações necessárias para a tomada de decisão no dia-a-dia. 3. Localização A localização de um escritório de contabilidade, dependendo do tipo de serviço e venda de tal serviço às empresas e sociedade como um todo, não necessita prioritariamente ser montado em locais de grande visibilidade, conforme segue: Serviço prestado no atendimento dos clientes em suas empresas ou domicílios: o escritório de contabilidade poderá ser instalado em galerias, bairros afastados, etc., sendo esses locais normalmente mais amplos e seguros. Atendimento aos clientes se dará no próprio escritório: nesse caso, será necessário estruturar seu estabelecimento em um local amplamente visível, com grande circulação de pessoas, tanto pedestres quanto motorizadas. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 3 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas Qualquer que seja a opção do profissional de contabilidade, é importante ressaltar que o profissional irá precisar se deslocar para ir aos órgãos como Receita Federal, Secretarias Fazenda, Finanças, Junta Comercial entre outros órgãos fiscalizadores, sendo importante neste sentido estar bem localizado, próximo dos principais centros comerciais, com intuito de estar mais próximo dos clientes e potenciais clientes. Sendo assim, a localização ideal para instalação de um escritório de contabilidade será a mescla das duas opções, considerando um local que tenha boa visibilidade, mas que ofereça também uma estrutura de segurança, já que os bens móveis e também a documentação de clientes que possa estar sob a responsabilidade do profissional de contabilidade são extremamente importantes, merecendo todo o cuidado e atenção. 4. Exigências Legais e Específicas Para abrir um Escritório de Contabilidade o empreendedor deverá cumprir algumas exigências iniciais para então tornar-se apto para se estabelecer no mercado. A seguir constam as etapas que precisam ser cumpridas: Etapa do Registro: Registro da empresa nos seguintes órgãos: - Junta Comercial; Secretaria da Receita Federal (CNPJ); Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 4 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas - Secretaria Estadual de Fazenda; - Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento; - Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano, a Contribuição Sindical Patronal); - Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”; - Corpo de Bombeiros Militar para a obtenção de licença de funcionamento; - Registro do escritório de contabilidade junto ao Conselho Regional de Contabilidade; - Prefeitura para fazer a consulta de local e emissão das certidões, inclusive Alvará de Funcionamento. Além de cumprir as exigências descritas acima, o empreendedor deverá conhecer os seguintes Decretos e Resoluções sobre a atividade de Contador: - Decreto-Lei n°. 9.295, de 27 de maio de 1946 – Cria o Conselho Federal de Contabilidade, define as atribuições do Contador e do Técnico em Contabilidade, e dá Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 5 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas outras providências. - Resolução CFC 803, de 10 de outubro de 1996 – Aprova o Código de Ética do Profissional Contabilista. - Resolução CFC 814, de 25 de julho de 1997 – Constitui Infração ao Decreto-Lei nº. 9.295/1946 a inadimplência de Contabilistas para com o Conselho Regional de Contabilidade. - Resolução CFC 867, de 09 de dezembro de 1999 – Dispõe sobre o Registro profissional dos Contabilistas. - Resolução CFC 868, de 09 de dezembro de 1999 – Dispõe sobre o Registro Cadastral das Organizações Contábeis nos Conselhos Regionais de Contabilidade. - Resolução CFC 892, de 09 de novembro de 2000 - Altera as Resoluções CFC nº. 867/1999 e nº. 868/1999, que dispõem sobre o Registro Profissional dos Contabilistas e Cadastral das Organizações Contábeis nos Conselhos Regionais de Contabilidade, e Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 6 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura dá outras providências. - Resolução 750, de 29 de dezembro de 1993 – Dispõe sobre os Princípios Fundamentais de Contabilidade. Essa resolução é uma das mais importantes da área contábil. 5. Estrutura Conforme comentado anteriormente, indicamos a avaliação prévia da localização. Dê preferência a locais que estão próximos de bancos e órgãos públicos para facilitar os deslocamentos considerando que a rotina demanda constantes idas e vindas a Junta Comercial, Bancos, Prefeitura, Receita Federal e outros órgãos públicos. Avalie também a acessibilidade do local escolhido. É sempre bom perceber como os clientes do seu Escritório de Contabilidade poderão ir até a sua empresa e para isso, identifique se há estacionamentos próximos ou se há facilidade de estacionar em ruas próximas. O tamanho da estrutura física irá depender de suas expectativas quanto ao tamanho da empresa. Um Escritório de Contabilidade pode funcionar com um contador, profissional qualificado para a função, e mais um auxiliar de escritório. Se este for o caso, uma área física de 30m² atende a demanda considerando que praticamente todas as atividades serão desempenhadas por dois profissionais. Se sua expectativa é de ter um Escritório de Contabilidade de micro ou pequeno porte, comestrutura para atender demandas maiores, sugerimos um espaço físico maior e a departamentalização, ou seja, a definição de espaços físicos determinados para uma maior organização da empresa. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 7 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura Geralmente, casas disponíveis para aluguel no centro das cidades se adaptam bem para a estrutura necessária e costumam ter o custo x benefício mais vantajoso em comparação as salas comerciais. Como departamentos básicos destacamos: Arquivo: local destinado ao arquivamento de todos os processos, documentos, contratos, dentre outros, tanto os de propriedade do escritório de contabilidade quanto de terceiros, empresas cliente. Escrita Fiscal: espaço exclusivo para as pessoas que irão atuar com a parte fiscal das empresas atendidas pelo Escritório de Contabilidade. Esse setor materializa a ligação entre as empresas e o Fisco Municipal, Estadual e Federal, calculando os impostos devidos. Departamento de Recursos Humanos: esse departamento compreenderá todas as atividades relacionadas à parte de recursos humanos das empresas, seja no que tange ao registro inicial, demissão, folha de pagamento e encargos. É o departamento responsável por toda a parte de pessoal das empresas, incluindo as obrigações acessórias, tais como: geração de CAGED, SEFIP, RAIS, DIRF e outros. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 8 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura Contabilidade: nesse departamento é que irá ocorrer as consolidações contábeis de todos os departamentos descritos acima, sendo então o departamento que irá finalizar e emitir os relatórios contábeis como um todo, tais como: Diário, Balancete, Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos, dentre outros relatórios financeiros ou econômicos requeridos em cada atividade das empresas sob a responsabilidade técnica do Escritório de Contabilidade. Sala do Contador: esse espaço, além de ser a sala para o profissional – Responsável Técnico – também deverá ser utilizada para a recepção dos clientes e visitantes. Banheiro: para uso dos funcionários, clientes e visitantes. Copa: para uso dos funcionários em seus lanches, preparação de café e água para clientes e visitantes. Sala de Espera: espaço destinado a recepção dos clientes e visitantes até que sejam encaminhados para o departamento de interesse. Geralmente aqui fica a secretária que recepciona e direciona as pessoas. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 9 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal Os espaços indicados acima devem ter layout e mobiliário adequados para facilitar a movimentação e organização dos processos internos, tanto físicos como operacionais. 6. Pessoal Se considerarmos uma microempresa composta apenas pelo contador, principal responsável pela empresa, e mais um auxiliar, a sugestão é de que o auxiliar tenha ou esteja em formação vinculada ao ramo de atividade, ou seja, curso técnico em contabilidade ou área afim, como administração de empresas. Assim, a produtividade poderá ser maior quando a equipe envolvida detém certo conhecimento na área de atuação. Se você pretende ter uma empresa departamentalizada há indicação de profissionais para atender a cada necessidade. Veja a seguir as sugestões de profissionais que geralmente são necessários para trabalharem em um Escritório de Contabilidade e selecione aqueles que, inicialmente, você considera imprescindíveis para a abertura da sua empresa: Secretária: irá atuar na recepção dos clientes e público em geral, presencialmente ou por telefone. Poderá ser a pessoa responsável pelo arquivo de documentos e agendamento das reuniões. Encarregado de Escrita Fiscal: profissional com conhecimento fiscal em nível municipal, estadual e federal. Encarregado de Departamento de Pessoal: profissional com conhecimento em todas as aéreas de recursos humanos como contratação, demissão, cálculos trabalhistas e Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 10 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal demais encargos relacionados a pessoas. Contador: profissional cadastrado no Conselho Regional de Contabilidade e responsável por todas as atividades do Escritório de Contabilidade. Este profissional poderá ser o proprietário do escritório, caso tenha formação nesta aérea. Auxiliar de serviços gerais interno: profissional encarregado de manter a ordem e limpeza do ambiente, incluindo atividades como providenciar café, água e outros trabalhos relacionados. Este serviço pode ser contratado de forma pontual, ou seja, uma vez por semana. Caso essa seja sua opção, delegue a função de café e água para outra pessoa da equipe ou então, organize rodízio dessa função entre os membros da equipe. Auxiliar de serviços gerais externo: profissional encarregado de tramitar documentos junto aos clientes, órgãos do fisco e outras repartições municipais, estaduais e federais, como exemplo Prefeitura Municipal, Secretaria da Fazenda Estadual, Secretaria da Receita Federal, Junta Comercial, Cartórios, CRC, Bancos e outros. O proprietário da empresa deverá estar presente em todas as operações, principalmente, acompanhando o desenvolvimento das atividades inerentes ao Escritório de Contabilidade. A função de gestão administrativo-financeira da empresa deve ser, preferencialmente, uma de suas atribuições. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 11 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos É importante que os profissionais selecionados tenham o perfil adequado para a função. Na entrevista de seleção, deixe claro quais são as tarefas, suas expectativas com relação ao trabalho, o plano de carreira (se houver), salário e benefícios. DICA: Tenha em mãos um roteiro para a entrevista dos profissionais que irá contratar. Use a internet para buscar os tipos de roteiros para cada função e adapte as perguntas conforme a sua necessidade. Lembre-se, uma seleção bem feita é sinônimo de economia e qualidade de serviços prestados. 7. Equipamentos Os equipamentos necessários para a montagem de um Escritório de Contabilidade dependerão do tamanho e estilo que se pretende ter. Há muitas soluções em mobiliários e equipamentos específicos para este ramo de atividade que podem ser pesquisados na internet ou também você poderá optar por algo planejado recorrendo a um especialista para a confecção dos móveis. Sugerimos equipamentos básicos para o início das atividades e você deverá levar em conta o quantitativo conforme a departamentalização do espaço. Mobiliário: mesas, cadeiras, arquivos, armários, estantes (estilo biblioteca), equipamentos de cozinha (fogão, microondas, geladeira, filtro, utensílios de cozinha como copos, xícaras). Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 12 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo Tecnologia: computadores, impressoras, scanner, telefones (PABX), calculadoras (simples e financeira). Material de expediente: Pastas AZ (lombo largo), pastas suspensas, resmas de papel, etiquetas de identificação, caixas organizadoras. DICA: Lembre-se que o ambiente fica mais agradável quando se insere peças decorativas, plantas e adornos. Escolha cores claras para a pintura compondo a harmonia do ambiente deixando o nome da sua empresa em destaque, de preferência, na sala de recepção ou entrada do seu Escritório. 8. Matéria Prima/Mercadoria O escritório de contabilidadenão vende produtos e sim presta consultorias e serviços para seus clientes, ou seja, fazendo uma analogia teremos no escritório de contabilidade o seu produto o capital intetectual ao prestar serviços de consultoria contábil para seu clientes. Naturalmente que os materiais de escritório e de expediente tais como papel, tinta ou equivalente para impressoras, e demais suprimentos comuns em escritórios deverão ter um estoque adequado ao consumo e com uma pequena reserva para situações emergenciais. 9. Organização do Processo Produtivo Visando dinamizar e uniformizar os processos e procedimentos aplicados no escritório de contabilidade, será bastante interessante que se crie rotinas bem definidas e espaços específicos para as diversas áreas necessárias ao bom andamento no desenvolvimento das diversas atividades desse empreendimento. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 13 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo Vale destacar que o espaço destinado ao escritório de contabilidade gere uma boa impressão a todos que visite o seu empreendimento, bem como, uma satisfação dos funcionários que ali desenvolvem seus afazeres. A organização do processo produtivo deve ser adotada independentemente do tamanho do dito escritório de contabilidade, já que organização é um forte fator definidor de sucesso ou fracasso de empresas. Assim, deve-se criar rotinas e processos bem claros e objetivas, conforme segue: 1) Protocolo – deve-se protocolar todos os documentos que circulam entre Empresas versus Escritório de Contabilidade e vice-versa, além de protocolar todo e qualquer documento que saia do Escritório de Contabilidade para qualquer ato ou fato, tais como registro em Cartório, Junta Comercial, Secretaria da Fazenda Estadual, Secretaria da Fazenda Federal, Secretaria de Finanças Municipais, dentre outros. Esse processo tem a função de identificar com agilidade a localização de todo e qualquer documento sobre a responsabilidade do escritório, inclusive mantendo controle de prazos e etc.Esse mesmo setor deverá se encarregar da distribuição interna da documentação junto aos diversos departamentos, da mesma forma deverá ser feito o protocolo para tal distribuição. 2) Departamento de Escrita Fiscal – nesse setor ocorre o início das operações das empresas no escritório de contabilidade. Sendo assim, nesse departamento será efetivado o registro de todas as NF tanto de entrada quanto de saída, preparando os diversos livros ficais exigidos pela legislação dos diversos poderes de Estado. Esse departamento se encarrega também de validar todas as retenções de impostos, contribuições e tributos que incidem sobre as NF, sejam elas de entrada ou saída, Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 14 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo inclusive nos casos em que a empresa destinatária ou originária tenha que atuar com retenções na forma de Substituição Tributária. 3) Departamento de Pessoal – essa área será a responsável pelo registro de todos os funcionários contratadas pelas empresas, devendo cuidar para que nenhum elemento requerido seja esquecido ou deixado para ser realizado em segundo plano. Da mesma forma deverá ser dada total atenção aos processos de rescisão contratual de funcionários.Além dos controles admissionais e demissionais, o Departamento de Pessoal também é o responsável pelo processamento da Folha de Pagamento mensal dos funcionários da empresa, folha de pro-labore, folha de terceirizados, cálculo de impostos incidentes sobre as verbas da folha (INSS, IRRF, dentre outros), da mesma forma deverá manter rigoroso controle das deduções incidentes sobre remuneração de funcionários, seja no âmbito sindical, órgãos fiscalizadores, etc..Esse departamento também deverá apurar mensalmente todas as provisões relacionadas às Férias e 13º, devendo ainda refletir os encargos incidentes sobre tais provisões (INSS e FGTS).É também nesse departamento que será emitido os contracheques mensais e os mapas oficiais, tais como (CAGED, SEFIP, FGTS, GPS, DIRF, DCTF, INFORME DE RENDIMENTOS ANUAIS, etc.). 4) Departamento Contábil – é nesse departamento que ocorre a consolidação de todas as informações dos demais departamentos do escritório de contabilidade, além de inserir as demais informações que possam não vir dos dois departamentos indicados acima, como por exemplo, lançamentos inerentes a Atas Societárias (aumento de capital, distribuição de lucros, dentre outros).O Encarregado por esse departamento será também o responsável para apresentar ao empresário as diversas formas de tributação aplicável às empresas, como exemplo: Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional. Nesse momento é que o Contabilista será um autêntico “vendedor”, pois a escolha tributária por parte do empresário, segundo o que o contabilista irá apresentar, poderá criar uma cumplicidade ampla e irrestrita, desde que a opção seja a correta.Também será a partir desse departamento que irá ocorrer a impressão dos livros contábeis – DIÁRIO, BALANCETE, RAZÃO e outros. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 15 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação 5) Departamento de Arquivo – nesse departamento deverá ser arquivado toda a documentação que permanecerá sob os cuidados do escritório de contabilidade, portanto, é um dos departamentos mais importantes, já que tudo que pertence a terceiros deve ser resguardado, principalmente em se tratando de documentos fiscais, tributários dentre outros. O responsável técnico pelo escritório contábil (de preferência que seja um contabilista) deverá manter em seu espaço o menor número de documentos das empresas, inclusive orienta-se que seja adotado o processo de escaneamento da documentação que se faça necessário permanecer no escritório, mantendo assim um arquivo eletrônico e a documentação física deverá ser devolvida mediante protocolo às respectivas empresas. 10. Automação A automação do Escritório de Contabilidade é fundamental para o registro dos documentos fiscais, controle das empresas atendidas, obtenção de certidões e outros documentos que hoje já estão disponíveis digitalmente. A tecnologia é favorável para otimização do tempo e melhoria dos processos rotineiros do Escritório de Contabilidade. Há diversos sistemas operacionais específicos (software) para Escritório de Contabilidade que irá ajudá-lo na organização e controle de toda a operação da empresa. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 16 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação Destacamos a seguir os principais recursos que o software adquirido deve ter: 1. Possibilitar o registro de todas as NFs de entrada e saída, contemplando o cálculo de todos os tributos e contribuições, seja em nível municipal, estadual ou federal. Tais cálculos somente serão efetuados de forma correta caso a customização inicial do software tenha sido procedida adequadamente. Fique atento! 2. Emissão dos livros e mapas requeridos pela fiscalização e para o controle das empresas, por exemplo, SINTEGRA. 3. Para o Departamento de Pessoal o software terá que atender uma série de exigências legais, além de conseguir processar mensalmente, de forma ágil e segura, a folha de pagamento das empresas, realizando os cálculos de retenção dos encargos sociais incidentes sobre a folha de pagamento e também as retenções de IRRF, dentre outros, bem como possibilitara emissão de contracheques, informe de rendimentos anuais, DIRF, mapas de FGTS, SEFIP, CAGED, DIRF, INFORME DE RENDIMENTOS ANUAIS, RAIS, GPS, guias para recolhimento financeiros em favor dos governos em todas as esferas. 4. Em relação à parte contábil, esse software deverá, de preferência, ser totalmente integrado possibilitando a conexão de todos os departamentos com os registros contábeis. Deve ainda possibilitar que todos os lançamentos contábeis sejam feitos de forma automatizada sem a interferência manual, simplificando a consolidação das informações advindas das diversas áreas do escritório e minimizando os erros de Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 17 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição cálculo. É importante que o software esteja preparado para a emissão de relatórios contábeis para a prestação de contas perante o fisco e para a apresentação aos clientes que confiaram toda a parte técnica da área contábil de suas empresas ao seu Escritório de Contabilidade. DICA: Atue de forma pró-ativa em favor exclusivamente de outras empresas. É fundamental ter atenção às atividades contábeis e de gestão de sua própria empresa, pois isto é uma ótima referência para os seus clientes que buscam o serviço de seu Escritório. Seja honesto, ético e transparente em seus processos. Isso garante a confiança na prestação de serviços! 11. Canais de Distribuição O canal de distribuição adotado em um escritório de contabilidade será o relativo à busca e entrega de documentos junto às empresas que são clientes do escritório, além de execução de serviços direcionados aos órgãos oficiais, tais como: Cartórios, Junta Comercial, Secretaria da Fazenda Federal, Estadual e Municipal, dentre outros. Esse serviço deverá ser efetuado por um office boy. Essa atividade é fundamental, pois irá gerar comodidade e satisfação aos clientes do escritório de contabilidade. Além disso deve se analisar a presença digital que se pretende ter com o escritório através de uma home page específica ou portal. Estar entre as primeiras alternativas nos mecanismos de busca ou não estar pode representar a diferença entre captar um novo cliente ou não. Importante ressaltar que tipo de escopo terá essa página: se um portal completo de serviços, se apenas informativa, se com alguma forma de interação com o cliente e prospects, funcionalidades existentes, links e os tipos de informação, inclusive serviços públicos relacionados ao tema. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 18 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento 12. Investimento O investimento irá variar de acordo com a expectativa e intenção do empreendedor, já que dependerá da estrutura que se deseje aplicar na implementação do escritório de contabilidade. Assim, caso a intenção do empreendedor seja iniciar o seu escritório de contabilidade apenas com seu próprio trabalho e contando, no máximo, com mais um auxiliar, o investimento nesse caso será bem reduzido. No entanto, caso a intenção seja instalar um escritório de contabilidade um pouco mais sofisticado, incluindo a instalação de departamentos específicos para o desenvolvimento dos serviços a serem prestados às diversas empresas que possam ser cliente de sua empresa, apresenta-se abaixo uma ideia básica de investimento para montar um escritório departamentalizado MOBILIÁRIO PARA A ÁREA ADMINISTRATIVO-OPERACIONAL E SOFTWARE 1. Mesa – 10 = R$ 2.400,00 2. Cadeira – 16 = R$ 1.920,00 Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 19 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento 3. Microcomputador – 10 = R$ 13.000,00 4. Impressoras: a.Matricial – 2 = R$ 1.800,00 b.Laser – 2 = R$ 1.200,00 c.Multifuncional – 1 = R$ 400,00 5. Fax – 1 = R$ 450,00 Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 20 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento 6. Telefone – 10 = R$ 500,00 7. Armários arquivo – 4 = R$ 1.520,00 8. Prateleiras para almoxarifado – 5 = R$ 1.400,00 9. Estante para livros – 3 = R$ 600,00 10. Pasta AZ (Lombo Largo) – 50 = R$ 250,00 11. Pastas Suspensas – 100 = R$ 100,00 Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 21 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento 12. Calculadoras: a.Simples com bobina – 7 = R$ 1.260,00 b.Financeira HP 12C – 3 = R$ 1.200,00 13. Software – 1 = R$ 2.500,00 (valor médio) Total ........................................ R$ 30.500,00 ADEQUAÇÃO DO IMÓVEL Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 22 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro Para este segmento empresarial o ideal é que o espaço para funcionamento da empresa de escritório de contabilidade seja concebido a possibilitar a disponibilização do mobiliário e maquinário de forma harmônica e, acima de tudo, respeitando a individualidade de cada área/departamento, pois cada trabalho elaborado em um escritório de contabilidade terá que ser com esmero e tranqüilidade, portanto, deverá distribuir os departamentos de forma que possa eliminar ao máximo todo e qualquer barulho. Assim, o ideal é que seja uma sala comercial que possibilite a instalação de divisórias ou paredes em gesso acartonado ou ainda uma casa residencial que poderá ser adaptada. A reforma deverá girar em torno de R$ 3.000,00 a R$ 8.000,00. Nesse custo de reforma já estão previstas as instalações elétricas, rede de computadores, hidráulicas e área administrativa. 13. Capital de Giro Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia imobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilações de caixa.O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela empresa, são eles: prazos médios recebidos de fornecedores (PMF); prazos médios de estocagem (PME) e prazos médios concedidos a clientes (PMCC). Quanto maior o prazo concedido aos clientes e quanto maior o prazo de estocagem, maior será sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mínimos regulados e saber o limite de prazo a conceder ao cliente pode melhorar muito a necessidade de imobilização de dinheiro em caixa. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 23 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro Se o prazo médio recebido dos fornecedores de matéria-prima, mão- de-obra, aluguel, impostos e outros forem maiores que os prazos médios de estocagem somada ao prazo médio concedido ao cliente para pagamento dos produtos, a necessidadede capital de giro será positiva, ou seja, é necessária a manutenção de dinheiro disponível para suportar as oscilações de caixa. Neste caso um aumento na captação e conquista de novos clientes implica também em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado da empresa deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar esta necessidade do caixa. Se ocorrer o contrário, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem maiores que os prazos médios de estocagem e os prazos concedidos aos clientes para pagamento, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, deve-se atentar para quanto do dinheiro disponível em caixa é necessário para honrar compromissos de pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizações excessivas poderão fazer com que a empresa venha a ter problemas com seus pagamentos futuros. Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado na empresa para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com precisão. Ressalta-se que se o empresário for um empreendedor pró-ativo, o tempo de retorno desse segmento empresarial estará sendo atingido no médio prazo, pois trata- se de uma empresa que atua na busca de clientes de forma direta. Sendo assim, o nível de capital de giro irá variar na ordem de 25% a 55% do investimento total. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 24 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos 14. Custos São todos os gastos realizados na produção de um bem ou serviço e que serão incorporados posteriormente no preço dos produtos ou serviços prestados, como: aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas comerciais, matéria- prima e insumos consumidos no processo de produção e execução de serviços, depreciação de maquinário e instalações. O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos na compra, produção e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental a redução de desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas. Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio. Os custos para abrir um escritório de contabilidade devem ser estimados considerando os itens abaixo: 1. Salários, comissões e encargos; 2. Tributos, impostos, contribuições e taxas; Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 25 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos 3. Aluguel, taxa de condomínio, segurança; 4. Água, Luz, Telefone e acesso à internet; 5. Manutenção de software; 6. Produtos para higiene e limpeza da empresa e funcionários; 7. Recursos para manutenções corretivas de maquinários e instalações; 8. Valores para quitar possíveis financiamentos de máquinas e construções; Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 26 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor 9. Propaganda e Publicidade da empresa; 10. Aquisição de produtos para funcionamento do escritório de contabilidade; 11. Despesas com vendas de serviços. 15. Diversificação/Agregação de Valor Nesse segmento, uma das formas de diversificação é o de buscar ser o mais profissional possível em todas as etapas de seu negócio, já que o produto de um escritório de contabilidade é qualificação técnica e uma boa rede de relacionamento, para que o mercado de uma forma geral fale de seu trabalho ou no mínimo lembre de sua empresa. É importante fazer visitas regulares a todos os clientes, independentemente de ter algum assunto específico ou não, pois tais visitas irão viabilizar uma contínua aproximação entre as partes “escritório de contabilidade versus empresa”, sendo esse um monte ímpar para discutir e apresentar novas possibilidades comerciais e melhorias nas rotinas da empresa, o que poderá ensejar possíveis aumentos de honorários. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 27 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias O empresário deverá se esmerar ao máximo para que o processo produtivo de sua empresa seja executado com refinamento de suas atividades, ou seja, procurar agregar o maior valor possível ao seu produto final, que, nesse caso, será apresentar relatórios de gestão operacional, administrativo-financeira, orçamentária e de controle de fluxo de caixa prospectivo. 16. Divulgação A divulgação de um escritório de contabilidade segue os mesmos conceitos tradicionais da propaganda existente no mercado, via dos meios de comunicação como, por exemplo: rádio, outdoors, jornais, internet e revistas especializadas. O empresário de um escritório de contabilidade deverá estar sempre atento às formas de divulgação, pois o Código de Ética do Contabilista é extremamente rígido no que tange a propaganda agressiva e que venha a ser entendida como “desleal” com seus pares.Tal fato poderá ser denunciado ao CRC de sua jurisdição e o escritório de contabilidade, juntamente com o Contabilista, podem ser julgados e, em sendo condenado, perder o registro junto a esse órgão, fato que inviabilizará a continuidade da prestação de serviços contábeis. Diante disto o empresário deverá buscar uma consultoria especializada, no sentido de divulgar sua empresa perante os meios de comunicação. Um trabalho de divulgação bem feito acarretará na aceitabilidade da empresa perante a sociedade em geral. 17. Informações Fiscais e Tributárias O segmento de ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE, assim entendido pela CNAE/IBGE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) 6920-6/01 como a atividade de serviços de registro contábil das transações comerciais, a elaboração de balanço anual, a preparação de declarações de imposto de renda de pessoas físicas e Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 28 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias jurídicas e as atividades de assessoria e representação (não- jurídicas) exercidas ante a administração tributária em nome de seus clientes, poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas ME (Microempresas) e EPP (Empresas de Pequeno Porte), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, desde que a receita bruta anual de sua atividade não ultrapasse a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) para micro empresa R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais) para empresa de pequeno porte e respeitando os demaisrequisitos previstos na Lei. Nesse regime, o empreendedor poderá recolher os seguintes tributos e contribuições, por meio de apenas um documento fiscal – o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que é gerado no Portal do SIMPLES Nacional (http://www8.receita.f azenda.gov.br/SimplesNacional/): • IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica); • CSLL (contribuição social sobre o lucro); • PIS (programa de integração social); • COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social); • ISSQN (imposto sobre serviços de qualquer natureza); • INSS (contribuição para a Seguridade Social relativa a parte patronal). Conforme a Lei Complementar nº 123/2006, as alíquotas do SIMPLES Nacional, para esse ramo de atividade, variam de 6% a 17,42%, dependendo da receita bruta auferida pelo negócio. No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da opção pelo SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no primeiro mês de atividade, os valores de receita bruta acumulada devem ser proporcionais ao número de meses de atividade no período. Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade conceder benefícios tributários para o ICMS (desde que a atividade seja tributada por esse imposto), a alíquota poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal poderá ocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS. Se a receita bruta anual não ultrapassar a R$ 60.000,00 (sessenta mil reais), o empreendedor, desde que não possua e não seja sócio de outra empresa, poderá optar pelo regime denominado de MEI (Microempreendedor Individual) . Para se enquadrar no MEI o CNAE de sua atividade deve constar e ser tributado conforme a tabela da Resolução CGSN nº 94/2011 - Anexo XIII (http://www.receita.fazenda.gov. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 29 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos br/legislacao/resolucao/2011/CGSN/Resol94.htm ). Neste caso, os recolhimentos dos tributos e contribuições serão efetuados em valores fixos mensais conforme abaixo: I) Sem empregado • 5% do salário mínimo vigente - a título de contribuição previdenciária do empreendedor; • R$ 5,00 a título de ISS - Imposto sobre serviço de qualquer natureza. II) Com um empregado: (o MEI poderá ter um empregado, desde que o salário seja de um salário mínimo ou piso da categoria) O empreendedor recolherá mensalmente, além dos valores acima, os seguintes percentuais: • Retém do empregado 8% de INSS sobre a remuneração; • Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remuneração do empregado. Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o MEI terá seu empreendimento incluído no sistema SIMPLES NACIONAL. Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opção pelo SIMPLES Nacional sempre será muito vantajosa sob o aspecto tributário, bem como nas facilidades de abertura do estabelecimento e para cumprimento das obrigações acessórias. Fundamentos Legais: Leis Complementares 123/2006 (com as alterações das Leis Complementares nºs 127/2007, 128/2008 e 139/2011) e Resolução CGSN - Comitê Gestor do Simples Nacional nº 94/2011. 18. Eventos Existem vários eventos, com enfoques específicos, por isso é muito importante que o empreendedor esteja sempre atento aos conteúdos e informações que são disponibilizados nos sites dos seguintes órgãos: Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 30 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos CFC – Conselho Federal de Contabilidade www.cfc.org.br CRC – Conselho Regional de Contabilidade www.crc(uf).org.br, por exemplo: www.crcdf.org.br FENACON – Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisa www.fenacon.org.br IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil www.ibracon.com.br Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 31 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral O principal evento da área contábil é o Congresso Brasileiro de Contabilidade que ocorre de quatro em quatro anos, sempre em um estado diferente. Os Conselhos Regionais de Contabilidade também realizam diversos eventos regionalizados, por isso a grande importância de estar sempre acessando o site desse órgão para manter se informado sobre os eventos que se realizam no decorrer de cada exercício social. O mesmo ocorre com os sites da FENACON e IBRACON. 19. Entidades em Geral CFC – Conselho Federal de Contabilidade www.cfc.org.br CRC – Conselho Regional de Contabilidade Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 32 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral www.crc(uf).org.br, por exemplo: www.crcdf.org.br FENACON – Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisa www.fenacon.org.br IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil www.ibracon.com.br SESCON – Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas www.sescon.org.br – ressalta-se que esse site é direcionado para cada estado da federação. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 33 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL www.receita.fazenda.gov.br MTE – MINISTÉRIO DO TRABALHO E DO EMPREGO www.mte.gov.br CAIXA ECONÔMICA FEDERAL www.caixa.gov.br MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL www.mpas.gov.br Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 34 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas JUNTA COMERCIAL www.jucesp.sp.gov.br , www.juceg.go.gov.br , www.jcdf.desenvolvimento.gov.br – esses são alguns exemplos de endereço de sites de Junta Comercial. 20. Normas Técnicas Norma técnica é um documento, estabelecido por consenso e aprovado por um organismo reconhecido que fornece para um uso comume repetitivo regras, diretrizes ou características para atividades ou seus resultados, visando a obtenção de um grau ótimo de ordenação em um dado contexto. (ABNT NBR ISO/IEC Guia 2). Participam da elaboração de uma norma técnica a sociedade, em geral, representada por: fabricantes, consumidores e organismos neutros (governo, instituto de pesquisa, universidade e pessoa física). Toda norma técnica é publicada exclusivamente pela ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas, por ser o foro único de normalização do País. 1.Normas específicas para um Escritório de Contabilidade: Não existem normas específicas para este negócio. 2.Normas aplicáveis na execução de um Escritório de Contabilidade: Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 35 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas ABNT NBR 15842:2010 - Qualidade de serviço para pequeno comércio – Requisitos gerais Esta Norma estabelece os requisitos de qualidade para as atividades de venda e serviços adicionais nos estabelecimentos de pequeno comércio, que permitam satisfazer as expectativas do cliente. ABNT NBR 12693:2013 – Sistemas de proteção por extintores de incêndio Esta Norma estabelece os requisitos exigíveis para projeto, seleção e instalação de extintores de incêndio portáteis e sobre rodas, em edificações e áreas de risco, para combate a princípio de incêndio. ABNT NBR 5410:2004 Versão Corrigida: 2008 - Instalações elétricas de baixa tensão Esta Norma estabelece as condições a que devem satisfazer as instalações elétricas de baixa tensão, a fim de garantir a segurança de pessoas e animais, o funcionamento adequado da instalação e a conservação dos bens. ABNT NBR ISO IEC 8995-1:2013 - Iluminação de ambientes de trabalho - Parte 1: Interior Esta Norma especifica os requisitos de iluminação para locais de trabalho internos e os requisitos para que as pessoas desempenhem tarefas visuais de maneira eficiente, com conforto e segurança durante todo o período de trabalho. ABNT NBR 5419-1:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas -Parte 1: Princípios gerais Esta Parte da ABNT NBR 5419 estabelece os requisitos para a determinação de proteção contra descargas atmosféricas. ABNT NBR 5419-2:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas - Parte 2: Gerenciamento de risco Esta Parte da ABNT NBR 5419 estabelece os requisitos para análise de risco em uma estrutura devido às descargas atmosféricas para a terra. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 36 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas ABNT NBR 5419-3:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas - Parte 3: Danos físicos a estruturas e perigos à vida Esta Parte da ABNT NBR 5419 estabelece os requisitos para proteção de uma estrutura contra danos físicos por meio de um SPDA - Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas - e para proteção de seres vivos contra lesões causadas pelas tensões de toque e passo nas vizinhanças de um SPDA. ABNT NBR 5419-4:2015 - Proteção contra descargas atmosféricas - Parte 4: Sistemas elétricos e eletrônicos internos na estrutura Esta Parte da ABNT NBR 5419 fornece informações para o projeto, instalação, inspeção, manutenção e ensaio de sistemas de proteção elétricos e eletrônicos (Medidas de Proteção contra Surtos - MPS) para reduzir o risco de danos permanentes internos à estrutura devido aos impulsos eletromagnéticos de descargas atmosféricas (LEMP). ABNT NBR IEC 60839-1-1:2010 - Sistemas de alarme - Parte 1: Requisitos gerais - Seção 1: Geral Esta Norma especifica os requisitos gerais para o projeto, instalação, comissionamento (controle após instalação), operação, ensaio de manutenção e registros de sistemas de alarme manual e automático empregados para a proteção de pessoas, de propriedade e do ambiente. ABNT NBR 5626:1998 - Instalação predial de água fria Esta Norma estabelece exigências e recomendações relativas ao projeto, execução e manutenção da instalação predial de água fria. As exigências e recomendações aqui estabelecidas emanam fundamentalmente do respeito aos princípios de bom desempenho da instalação e da garantia de potabilidade da água no caso de instalação de água potável. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 37 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas / 21. Glossário CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço GPS – Guia da Previdência Social SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS RAIS – Relação Anual de Informações Sociais DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 38 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas / DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais E-SOCIAL - Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. 22. Dicas de Negócio 1. Este tipo de negócio requer a presença constante do responsável contabilista, principalmente, no início da atividade. 2. Faça um bom trabalho com as empresas e utilize-as como referência para ampliar sua carteira de clientes. Firmar parcerias com entidades representativas de classe podem contribuir para o aumento e fidelização de clientes para o seu Escritório. 3. Calcule seus honorários com base no tamanho das empresas que você atende. Veja que pequenas empresas com poucos empregados e baixo faturamento deve ter valor diferenciado para arcar com os gastos da contabilidade. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 39 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas / 4. Seja um profissional ético, qualificado, que respeita e cumpre as leis que regulamentam o processo fiscal e tributário, seguindo as normas e resoluções que orientam a profissão contábil. Procure se atualizar constantemente sobre a sua profissão. 5. Faça uma visita a algum Escritório de Contabilidade já estabelecido e que seja referência para conhecer seus processos e identificar o que pode ser implementado e melhorado na sua empresa. 6. Caso queira dar um toque social e comunitário ao seu escritóriode contabilidade, conheça o trabalho do Contadores do Bem, que realizam um trabalho de suporte à formalização, esclarecimento de dúvidas e auxílio na Declaração Anual do MEI. 7. Monitore continuamente as novidades e lançamentos em termos de sistemas de gestão para a escrituração contábil Links interessantes: Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 40 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas / SEBRAE - Como elaborar um plano de negócios. O processo empreendedor https://www.youtube.com/watch?v=NIK1dfWrADE Escritório de Contabilidade Vitória - Sebrae Mais Empresas Avançadas | Sebrae/ES https://www.youtube.com/watch?v=I8LJIZQ5OiY Rede nacional de contadores socialmente responsáveis: http://www.contadoresdobem.com.br/ 23. Características O empreendedor que tender a iniciar um escritório de contabilidade, deve ter algumas características básicas, tais como: Ter conhecimento específico sobre contabilidade e suas diversas variações tecnológicas e de tipos de serviços a serem oferecidos e prestados para seus diversos clientes. Esse conhecimento poderá ser adquirido por intermédio de serviços prestados em empresas do segmento ou via participação em cursos e eventos sobre contabilidade. Mas será fundamental que tenha formação superior em Ciências Contábeis; Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 41 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas / 2. Este conhecimento requer habilidades para analisar as diversas formas tributárias e fiscais a serem aplicadas às empresas, entendendo perfeitamente a melhor opção para uma ou outra empresa; 3. Estar amparado nas tendências de mercado, ser capaz de elaborar e até mesmo alterar o viés de sua empresa na busca de atingir o que as empresas e empresários esperam de um escritório de contabilidade e de seu responsável técnico; 4. Ser uma pessoa que sempre busca melhorar o nível de seu negócio, com a participação em cursos específicos sobre os mais diversos assuntos e temas contábeis, pois somente assim será possível manter-se atualizado com as mais novas tendências e procedimentos contábeis para prestar um serviço qualificado e de alta precisão a todas as empresas sob sua responsabilidade; 5. Ter habilidade no tratamento com pessoas, tanto com seus colaboradores quanto com clientes, fornecedores, enfim, com todos que de forma direta ou indireta tenham ligação com o escritório de contabilidade; 6. Ser empreendedor com visão prospectiva, atuando com antecipação de tendências, ter visão de futuro no que tange o interesse e expectativa dos empresários dos mais diversos segmentos de mercado, além de estar sempre antenado com as inovações tecnológicas e de mercado; Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 42 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas / 7. Manter bom relacionamento com seus pares (concorrentes), já que a troca de informação entre profissionais da área contábil poderá ensejar em aprendizado, seja na qualidade de questionador quanto na condição de transmissor de conhecimento. Isto significa aprendizado contínuo; 8. Além destas características acima listadas, o empresário de um escritório de contabilidade tem que ser uma pessoa extremamente criativa, sempre com capacidade de sugerir ou mesmo criar formas inovadoras de aplicação de seus conhecimentos técnicos em prol do bem das empresas e consequentemente dos empresários. As características indicadas são apenas direcionamentos, isto não quer dizer que um empreendedor que talvez não se sinta com tais características tenha que desistir de investir neste novo negócio, contudo esse empresário terá que se esforçar um pouco mais do que aqueles que já contam com tais habilidades, no entanto será fundamental que se tenha formação na área contábil. 24. Bibliografia CFC – Conselho Federal de Contabilidade – www.cfc.org.br FENACON – Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 43 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas / Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisa – www.fenacon.org.br IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil – www.ibracon.com.br IUDÍCIBUS, Sérgio de e MARION, José Carlos. Introdução à teoria da contabilidade: para o nível de graduação. 4. ed., São Paulo, Atlas. IUDÍCIBUS, Sérgio de et all. Contabilidade introdutória. 10. ed., São Paulo, Atlas. MARION, José Carlos. Contabilidade empresarial. 13. ed., São Paulo, Atlas. 25. Fonte Não há informações disponíveis para este campo. Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 44 www.sebrae.com.br A presentação / A presentação / M ercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura / Pessoal / Equipam entos / M atéria Prim a/M ercadoria / O rganização do Processo Produtivo / A utom ação / C anais de D istribuição / Investim ento / C apital de G iro / C ustos / D iversificação/A gregação de Valor / D ivulgação / Inform ações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em G eral / N orm as Técnicas / 26. Planejamento Financeiro Não há informações disponíveis para este campo. 27. Soluções Sebrae Não há informações disponíveis para este campo. 28. Sites Úteis Não há informações disponíveis para este campo. 29. URL http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ideias/Como-montar-um- escrit%C3%B3rio-de-contabilidade Ideias de Negócios | www.sebrae.com.br 45 www.sebrae.com.br