Definição de Planejamento Organizacional

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Definição de Planejamento Organizacional
O planejamento organizacional é aquele planejamento voltado para empresas.
Não obstante, toda atividade de planejamento nas empresas, por sua natureza, deverá, no entendimento de Oliveira (2009, p. 5), resultar de decisões presentes, tomadas a partir do exame de impactos das mesmas no futuro, o que lhe proporciona uma dimensão temporal de alto significado.
Planejamento organizacional é um processo administrativo, que consiste em um conjunto de ações antecipadas, intencionais, integradas, coordenadas, necessárias e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente e dar suporte as ações e atividades para o atingimento do objetivo proposto.
É o ato de estudar e documentar antecipadamente o cenário de atuação da organização, e definir objetivos a serem atingidos, assim como, identificar os meios, as ações e estratégias necessárias para o alcance desses objetivos.
O planejamento empresarial consiste, no seu sentido mais amplo, em um processo que estabelece objetivos, define linhas de ação e planos detalhados para atingi-los e determina os recursos necessários à consecução dos mencionados objetivos.
Visa possibilitar a tomada de decisões antecipadamente e dar suporte as ações e atividades necessárias para o atingimento dos objetivos propostos.
3.1 Planejamento Empresarial
o planejamento é uma das funções do processo administrativo e para que a
função de planejar seja bem operacionalizada é necessário que ocorram as demais funções.
A administração, no entendimento de Moraes (2001, p. 13), é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar os esforços realizados pelos membros da organização, empregando todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos.
A realização dessas funções, para Moraes (p. 13), caracteriza o trabalho do administrador, independentemente do nível hierárquico em que se situe e do tipo de organização em que atue, com ou sem finalidade lucrativa, pública ou privada, manufatura ou de prestação de serviços.
4. Dimensões do Planejamento Organizacional
De acordo com Oliveira (2009, p. 4), o planejamento pode ser conceituado como um processo, considerando cinco dimensões:
· Assunto abordado – corresponde ao assunto abordado, que pode ser produção, pesquisas, novos produtos, finanças, marketing, instalações, recursos humanos, etc. Esta dimensão, portanto, está correlacionada às funções desempenhadas pela empresa.
· Elementos do planejamento – corresponde aos propósitos, objetivos, estratégias, políticas, programas, orçamentos, normas e procedimentos, entre outros.
· Dimensão de tempo do planejamento – corresponde ao prazo de atingimento dos objetivos, que pode ser, por exemplo, de longo, médio ou curto prazo.
· Unidades organizacionais contempladas – corresponde a abrangência do planejamento dentro da organização, que nesse caso, pode ser de unidades estratégicas de negócios, de subsidiárias, de grupos funcionais, de divisões, de departamentos, de produtos, etc.
· Características do planejamento – que podem ser representadas por complexidade ou simplicidade, qualidade ou quantidade, planejamento estratégico ou tático, confidencial ou público, formal ou informal, econômico ou dispendioso.
5. Princípios do Planejamento Organizacional
Dentro de uma empresa, o planejamento deve respeitar alguns
princípios visando conseguir os resultados esperados. Estes princípios
podem ser divididos em gerais e específicos.
5.1 Princípios Gerais:
Segundo Oliveira (2006), são quatro os princípios gerais do planejamento para os quais o gestor deve estar atento:
5.1.1 Princípio da contribuição aos objetivos:
Devem-se hierarquizar os objetivos estabelecidos e procurar alcançá-los em sua totalidade, tendo em vista a interligação entre eles. O planejamento deve sempre visar os objetivos máximos da empresa
5.1.2 Princípio da precedência do planejamento:
Corresponde à função da administração que vem antes das outras (organização, direção e controle). Como conseqüência o planejamento assume a situação de maior importância no processo administrativo.
5.1.3 Princípio da maior penetração e abrangência:
O planejamento pode provocar uma série de modificações nas características e atividades da empresa como: nas pessoas, na tecnologia e nos sistemas.
Quando provocadas nas pessoas, correspondem à necessidade de treinamento, substituição, transferências, funções, avaliação etc.
Quando provocadas na tecnologia corresponde à evolução dos conhecimentos, as novas maneiras de fazer os trabalhos etc.
E quando provocadas nos sistemas podem ocorrer alterações nas responsabilidades estabelecidas, nos níveis de autoridade, descentralização, comunicações, procedimentos, instruções, etc.
5.1.4 Princípio da maior eficiência, eficácia e efetividade:
O planejamento deve procurar maximizar os resultados e minimizar as deficiências, procurando proporcionar à empresa uma situação de eficiência e efetividade:
· Eficiência (fazer as coisas de maneira adequada; resolver problemas; salvaguardar os recursos aplicados; cumprir seu dever; e reduzir os custos); eficácia (fazer as coisas certas; produzir alternativas criativas; maximizar a utilização dos recursos; obter resultados; e aumentar o lucro);
· Efetividade (manter-se no mercado; e apresentar resultados globais positivos permanentemente).
A efetividade é a capacidade de uma empresa coordenar constantemente, o tempo, os esforços e energias, visando alcançar os resultados e a manutenção da empresa no ambiente competitivo. E para tanto é necessário que esta empresa seja eficiente e eficaz.
5.2 Princípios Específicos
5.2.1 Planejamento participativo:
O responsável pelo planejamento deve além de elaborá-lo, facilitar o processo de sua elaboração pelas áreas pertinentes ao processo, na empresa, sendo que o principal benefício do planejamento é o processo desenvolvido e não seu resultado final.
5.2.2 Planejamento coordenado:
Todos os aspectos da empresa devem ser envolvidos de forma interdependente para serem planejados eficientemente.
5.2.3 Planejamento Integrado:
Os vários escalões de uma empresa, seja ela de porte médio ou grande, devem ter seus planejamentos de forma integrada a fim de obter o resultado projetado e esperado.
5.2.4 Planejamento permanente:
Decorrente do próprio ambiente empresarial em constante turbulência, essa condição se faz necessária, pois nenhum plano se mantém válido com o decorrer do tempo. É preciso constantes adaptações.
6. Filosofias do Planejamento Organizacional
As filosofias do planejamento podem ser divididas quatro:
· satisfação;
· otimização;
· adaptação; e
· da participação.
Um mesmo planejamento, normalmente, pode ter características de duas ou mais filosofias, contudo uma delas é dominante.
6.1 Filosofia da Satisfação
A filosofia da satisfação visa esforços para se atingir algum nível de satisfação.
Satisfazer é fazer bastante bem, mas não necessariamente tão bem quanto seria possível. Busca atender ao nível de satisfaz que atende ao interesse do tomador de decisões.
O responsável pelo planejamento geralmente começa por estabelecer objetivos e metas simples. São estabelecidos de maneira não tão elevada quanto seria possível, mas apenas satisfatoriamente elevados.
Este tipo de planejamento dá destaque à viabilidade e não à otimização e o seu foco central é o dinheiro. Em virtude disto é dada muita ênfase às previsões financeiras e ao orçamento.
É o tipo de planejamento que interessa mais às empresas de sobrevivência e não àquelas de crescimento e desenvolvimento.
Na concepção de Oliveira (2009, p. 11), a vantagem da filosofia da satisfação é que o processo de planejar pode ser realizado em pouco tempo, e exige menor quantidade de capacidade técnica.
Nesse sentido, tal filosofia pode ser muito útil quando a empresa inicia o aprendizado do processo de planejar.
6.2 Filosofia da otimização
Este tipo de planejamento busca não apenas fazer bastante bem, mas tão bem quanto possível.
Persegue o ótimo. Adota, para tanto, modelosmatemáticos, que se constituem num sistema com simulações para alcançar os objetivos de maximizar ou minimizar efeitos.
São consideradas variáveis controladas e não controladas pelo administrador.
As controláveis são as variáveis internas à empresa, tais como: pessoal, produto, despesas, etc. As não controláveis são as variáveis externas à empresa, tais como: clima, concorrentes, renda, entre outras.
“O otimizador tenta formular os objetivos da empresa em termos quantitativos e reuni-los numa única medida de desempenho empresarial total” (Ackoff, 1981, p. 8).
O planejador otimizante tenta:
a) minimizar os recursos necessários para se obter um nível específico de desempenho;
b) maximizar o desempenho que pode ser obtido com os recursos que estão disponíveis;
c) obter o melhor equilíbrio entre custos e benefícios (p. 9).
Os planejadores otimizantes têm dificuldade de tratar de forma explícita a estrutura organizacional e o comportamento do pessoal, como a motivação e a satisfação. As pessoas desmotivadas ou não alinhadas ao plano sistêmico podem sabotar a sua realização.
6.3 Filosofia da adaptação
Nas palavras de Oliveira, esta filosofia apresenta as seguintes características:
a) baseia-se na suposição de que o principal valor do planejamento não está nos planos elaborados, mas no processo de elaboração desses planos;
b) supõe que a maior parte da necessidade atual de planejamento decorre da falta de eficácia administrativa e de controles, e que os profissionais das empresas são os responsáveis pela maioria das confusões que o planejamento tenta eliminar ou evitar; e que
c) o conhecimento do futuro pode ser classificado em três tipos: certeza, incerteza e ignorância, visto que cada uma dessas situações requer um tipo diferente de planejamento, comprometimento, contingência ou adaptação (2009, p. 12).
Existem varáveis que são possíveis de prever com certeza, outros oferecem indicativos de como serão e, outros, ainda, nem se têm sinais de que acontecerão, como catástrofes climáticas.
O planejamento adaptativo leva em consideração as mudanças externas e internas que afetam o desempenho da empresa. Para bom uso do planejamento baseado na filosofia da adaptação são exigidas flexibilidade da empresa e atenção contínua às mudanças externas e internas.
6.4 Filosofia da participação
É o tipo de planejamento feito com a participação de todas as chefias e colaboradores da organização, pois a direção tem consciência de que todos podem contribuir com a entidade. Valoriza a democracia, a solidariedade, o comprometimento e o espírito coletivo.
7. Elementos Essenciais do Planejamento Organizacional
O resultado de um planejamento empresarial (plano) deve contemplar três elementos essenciais.
· Objetivos;
· Meios necessários para realização (humanos, financeiros, materiais, informacionais e tecnológicos);
· Mecanismos de controle (dispositivos  e indicadores de desempenhos que permitam o monitoramento durante a execução do planejado a fim de evitar desvios em relação ao estabelecido).
O Planejamento empresarial visa saber como está a situação atual, para onde se pretende chegar, como e  quando chegar.
Quando uma empresa decide aumentar seu faturamento bruto num determinado percentual e num determinado período, está definindo um objetivo.
Isto porque objetivos são situações ou resultados futuros desejados.
Se a mesma empresa decidir aumentar em 2% o faturamento de um dos seus produtos num determinado período, ela está definindo uma meta, pois a meta é uma parte do objetivo.
Tanto os objetivos quantitativos quanto as metas têm três elementos importantes:
1. um item;
2. um valor; e
3. um prazo.
Exemplo: reduzir em 5% (valor) o consumo de energia elétrica (item) durante os próximos seis meses (prazo).
Quando se fixa objetivos qualitativos deve haver explicações adicionais que definam referenciais para oportunizar a avaliação.
Por exemplo: aumentar a qualidade da empresa em três anos. Um dos indicadores que podem ser adotados para medir o aumento da qualidade é a satisfação do consumidor.
8. Benefícios do Planejamento Organizacional
Um bom planejamento possibilita vários benefícios para organização, dentre eles:
· Identificação e estabelecimento de objetivos e metas;
· Possibilita a utilização dos recursos de forma eficaz e eficiente (economia);
· Permite  a identificação de variáveis internas e externas relevantes;
· Facilita a percepção de novas oportunidades ou riscos;
· Define as responsabilidades e estimula o comprometimento dos envolvidos;
· Determinar tarefas e prazos, viabilizando o controle e ajustes se necessário;
· Da suporte para conseguir credibilidade e apoio financeiro, material e humano.
9. Processo Decisório
Decisões são escolhas que as pessoas fazem para enfrentar problemas e aproveitar oportunidades. De acordo com Moraes (2001, p. 77), a decisão envolve um processo, isto é, uma sequência de seis passos ou fases que se sucederão:
Definição e diagnóstico do problema: esta etapa compreende o levantamento de dados e fatos a respeito do problema.
· Procura de soluções alternativas mais promissoras: uma vez identificado o problema real, deve-se procurar as formas (soluções) mais adequadas para resolvê-lo.
· Análise e comparação dessas alternativas de solução: nesta etapa deve-se verificar as vantagens e desvantagens de cada curso sugerido, comparando-os e fazendo uma avaliação de custo/benefício a fim de verificar quais as consequências futuras mais promissoras de cada ação alternativa.
· Escolha da melhor alternativa como plano de ação: deve-se levar em consideração que as alternativas serão satisfatórias (de acordo com o padrão determinado) e não ótimas (dificilmente encontráveis em virtude das limitações de recursos).
· Execução da alternativa escolhida: esta etapa compreende o uso de habilidades gerenciais, administrativas e de persuasão para assegurar que a alternativa escolhida seja posta em prática.
· Avaliação e feedback: os tomadores de decisão colhem informações sobre a instituição da decisão e da sua eficácia em atingir as metas estabelecidas.
10. Importância do Planejamento no Processo Decisório
O processo de decisão é um elemento constante e permanente do planejamento, em qualquer nível hierárquico.
Na concepção de Moraes (2001, p. 77), decidir é optar ou selecionar, entre várias alternativas de cursos de ação, aquela que pareça mais adequada.
Nesse sentido, é preciso levar em consideração alguns elementos comuns nas tomadas de decisão, independentemente do nível hierárquico:
· tomador da decisão;
· objetivos a serem alcançados;
· sistema de preferência ou valores, critérios determinados pela cultura organizacional;
· estados da natureza, fatores ambientais não controlados e consequências.
Nesse viés Maximiano (2000, p. 179) afirma que numa organização proativa o processo de planejamento permite elevar o grau de controle sobre o futuro dos sistemas internos e das relações com o ambiente.
A organização que planeja procura antecipar-se às mudanças em seus sistemas internos e no ambiente, como forma de garantir sua sobrevivência.
O planejamento apresenta-se como atividade que leva as organizações a identificarem as necessidades de interferir no curso dos acontecimentos e criar o futuro, de enfrentar eventos futuros conhecidos ou previsíveis e de coordenar eventos e recursos entre si.
11. Tipos de Planejamento Organizacional
O planejamento empresarial se divide em três tipos, de acordo  com o nível organizacional:
· Planejamento estratégico;
· Planejamento tático; e  
· Planejamento  operacional.
Para o bom funcionamento da organização, é imprescindível que os três tipos de planejamentos estejam alinhados com os objetivos da organização.
11.1 Planejamento Estratégico
Na visão de Moraes (2001, p. 72) o planejamento estratégico consiste no estabelecimento de planos gerais que moldam o destino da organização.
É realizado no âmbito institucional, apresenta um horizonte de tempo de longo prazo e uma abrangência global.
A ênfase do planejamento estratégico é a de ajudar a organização a ingressar em mercadosemergentes, ou inventar o futuro.
O planejamento estratégico define a missão, a filosofia /valores, visão  e os objetivos da organização, considerando os fatores externos e internos.
Pilares planejamento organizacional
· Missão: finalidade e razão de existência da organização;
· Filosofia e valores: aquilo em a organização acredita, conjunto de crenças;
· Visão: aonde a organização quer chegar. O que elá desejar ser no futuro;
· Objetivo: resultado que organização espera.
É onde são definidas as estratégias que serão adotadas a longo prazo pela organização para atingir seus objetivos e metas.
Nele devem estar as decisões de longo prazo que definirão como a organização vai se posicionar no segmento de atuação.
É o direcionamento estratégico que permite às organizações reagirem rapidamente às turbulências do meio ambiente que atuam, explorarem as oportunidades e desenvolverem novas técnicas de administração.
Se baseia numa análise das ameaças e oportunidades e uma avaliação das forças e fraquezas da organização.
Enquanto a estratégia se preocupa em “o que fazer”, o Planejamento estratégico se preocupa em “como fazer”.
O planejamento estratégico é responsabilidade da diretoria e abrange toda a organização.
11.2 Planejamento Tático
O planejamento tático, no entendimento de Moraes (p. 83), pode ser definido como o conjunto de decisões tomadas em âmbito intermediário, com amplitude departamental, de médio prazo, e voltadas para as atividades especializadas.
Está contido no planejamento estratégico, podendo ser definido como um subsistema dele.
O plano tático descreve um curso de ação e responde às perguntas: o que, quando, como, onde e por quem.
O planejamento tático também é conhecido como: planejamento administrativo, planejamento funcional ou planejamento departamental.
São planejamentos referentes  as diversas áreas funcionais da organização, que estabelecem objetivos e metas para as unidades da organização.
Possibilitam a realização do plano estratégico da organização. São planos de média duração que abrange os departamentos da organização.
Os responsáveis pelo planejamento tático fazem parte dos níveis intermediários da organização: gerentes e gestores de departamentos, e abrange as unidades da organização.
São exemplos de planejamentos táticos
· planos de marketing;
· planos de produção;
· planos financeiros;
· planos de recursos humanos;
· planos de segurança etc.
Tem sua origem no detalhamento do planejamento estratégico  com a fixação dos objetivos e recursos necessários para o atingimento das estratégias organizacionais.
É através dos planos tático, administrativos ou funcionais que os objetivos estratégicos são realizados.
11.3 Planejamento Operacional
O planejamento operacional, de acordo com Moraes (p. 84), consiste no estabelecimento de planos com a operação da empresa no dia a dia, em base de curto prazo.
Preocupa-se com “o que fazer” (tarefa/atividade) e com o “como fazer” (método).
O planejamento operacional é constituído por uma infinidade de planos operacionais das diversas áreas funcionais (produção, finanças, recursos humanos, segurança, marketing, etc.).
O planejamento operacional  são referentes aos grupos, equipes e indivíduos da organização, que estabelecem objetivos e metas para as equipes e indivíduos.
Define as atividades e os recursos necessários para realização dos objetivos e metas da organização.
É um plano de curta duração que tem a função de controlar as rotinas de uma unidade da organização.
O planejamento operacional define as atividades e recursos necessários para a consecução dos planos estratégico e tático.
Os responsáveis pelo planejamento operacional estão inseridos abaixo do nível tático. Incluem analistas, supervisores, coordenadores etc., que são responsáveis pela coordenação das rotinas.
 
12. Fases/ Etapas do Planejamento Organizacional
O planejamento pode ser condensado em quatro passos básicos e adaptado a todas as suas atividades e aos níveis organizacionais:
1. Estabelecer um objetivo ou um conjunto de objetivos.
O planejamento tem início com a definição sobre o que a organização ou uma subunidade deseja alcançar.
A identificação de prioridades e a determinação de seus fins possibilitam uma utilização eficaz dos recursos.
Os objetivos são resultados maiores, onde realmente se deseja chegar. As metas são conquistas de curto prazo, servindo como uma espécie de passo a passo para atingir os objetivos.
As metas, em especial, devem seguir um padrão conhecido como SMART, criado pelo professor norte-americano George Doran. Elas devem ser: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com tempo bem definido.
2. Fazer uma análise situacional da organização em relação a seus  objetivos
Definir a situação atual, ou seja, analisar até que ponto a organização está afastada de seus objetivos e quais recursos e possui e necessita para atingir seus objetivos.
Busque identificar as forças e fraquezas da organização, assim como, as ameças e oportunidades existente. Para isso sugiro o uso da Matriz SWOT.
3. Análise de Fatores Internos e externos
Identificar que fatores internos e externos podem ajudar ou criar problemas para a organização no alcance dos seus objetivos.
É necessário conhecer bem os recursos da empresa, afinal, grande parte do sucesso do plano depende deles.
Questões como pessoas motivadas, processos claros, produtos de qualidade e instalações adequadas são de grande valor, então não deixe de analisá-las.
Outros fatores que devem ser levado em consideração é o externo, afinal, ele influencia de forma dinâmica e contínua as ações das organizações empresariais.
Questões como crises financeiras, surgimento de novas leis e mudanças de hábitos de consumo devem ser pensadas com antecedência.
4 Elaborar um plano de ação com objetivo de atingir o(s) objetivo(s).
Plano de ação envolve a determinação de diversas alternativas e a escolha da mais apropriada para se atingir os objetivos propostos.
Ele visa estabelecer e elucidar objetivos, identificar atividades, selecionar responsáveis, estimar recursos, estipular prazos e controlar as ações necessárias para conclusão de um determinado projeto, serviço ou solução de um problema.
14.1 O que é o planejamento organizacional?
Planejamento organizacional é um processo administrativo, que consiste em um conjunto de ações antecipadas, intencionais, integradas, coordenadas, necessárias e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente e dar suporte as ações e atividades para o atingimento do objetivo proposto.
14.2 Qual a importância do planejamento organizacional?
O planejamento organizacional permite a organização identificar e definir objetivos, estimar recursos, ordenar ações e controles, visando o seu pleno funcionamento, com objetivo de maximizar o lucros e reduzir o riscos pertinentes ao seu negócio, e atingir os objetivos estratégicos estabelecidos.
14.3 Quais os tipos de planejamento organizacional?
O planejamento organizacional pode ser dividido em três tipos:
· Estratégico – realizado pela alta administração, visa os estabelecimento de objetivos estratégicos direcionamento da organização;
· Tático – conjunto de decisões tomadas em âmbito intermediário, com amplitude departamental e de médio prazo;
· Operacional – planos ligados a operação da empresa no dia a dia, com duração de curto prazo.
14.4 Quais são os pilares do planejamento organizacional?
· Missão: finalidade e razão de existência da organização;
· Filosofia e valores: aquilo em a organização acredita, conjunto de crenças;
· Visão: aonde a organização quer chegar. O que elá desejar ser no futuro;
· Objetivo: resultado que organização espera.
14.5 Como se aplica o planejamento organizacional?
A aplicação do planejamento organizacional envole alguns ações dentre as quais podemos destacar:
· Determinação de missão, visão e valores;
· Estabelecimento de metas e objetivos desejados;
· Analise de ambientes interno e externo;
· Definição de estratégias;
· Desenvolvimento de planos de ação
·Monitoramento de resultados;
· Aplicação de ações corretivas e complementares.