Modolulo ii Gestao de Stock

Prévia do material em texto

INSTITUTO SUPERIOR DE GESTÃO, COMÉRCIO E FINANÇAS
FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO
Curso: Contabilidade e Auditoria, Disciplina: Gestão Logistica, Nível: III, Modulo: II
INTRODUÇÃO A GESTÃO DE STOCK
1. Noções básicas de stock
Stock é o conjunto de unidades de cada artigo que permite satisfazer uma necessidade futura de consumo.
Stock é o conjunto de itens materiais de propriedade da empresa que: (1) são mantidas para vendas futuras; (2) encontram-se em processo de produção e (3) são concretamente consumidos no processo de produção de bens e serviços.
Gestão do Stock – Consiste em manter os níveis óptimos de modo que não haja ruptura de stocks, mais também a menor custo, compreende três áreas:
· Gestão material – Guarda ou segurança;
· Gestão Administrativa – Ficha de armazém;
· Gestão Económica – Custos mínimos.
1.2. Termos usados na identificação de stocks
Nomenclatura: Conjunto de termos que definem com precisão os artigos consumidos pela empresa, registados e ordenados de forma adequada.
Designação: Serve para identificar o produto através de uma descrição convencionada no âmbito da linguagem falada (do geral para o particular).
Codificação: O código constitui uma simplificação complementar da designação e tem por finalidade, através de símbolos (numérico, alfabético, alfanumérico), identificar de forma abreviada cada artigo (do geral para o particular).
1.3. Tipos de stocks
Stock normal: agrupa todos artigos consumidos de modo mais ou menos regular. De referir que o stock normal, inclui.
Activo: artigos para satisfação imediata dos clientes.
Reserva: existências do stock normal que não tem espaço no local destinado ao stock activo.
Stock de segurança ou de protecção: parte do stock global destinado a responder a alterações bruscas da procura, aumentos de prazos de entrega acordados; rejeição de material na sua recepção, roubos, etc.
Stock afectado: Stock destinado a fins específicos. Quando um produto é fundamental para um serviço e esta acabar, por vezes reserva-se uma parte retirando de stock normal onde fisicamente se encontra.
Stock global: toda existência física de determinado artigo num dado momento, que é igual à soma dos stock normal, de segurança e afectado.
1.4. Funções de Stock	
· O stock desempenham o papel de amortecedores entre as compras e as vendas, entre as compras e a produção e também entre a produção e as vendas Pois é através do stock existente no armazém que as empresas conseguem manter os níveis de venda enquanto aguardam pela chegada da mercadoria solicitada através da nota de encomenda aos fornecedores. Por outro lado, deve-se constituir um stock suficiente capaz de abastecer o mercado enquanto aguarda os novos lotes de produção de acordo com a política da empresa. Por fim, o stock garante que a mesma a empresa não esteja em constante produção, através do stock ela consegue satisfazer as necessidades dos seus consumidores/clientes.
· Constituir stock com finalidade especulativa, isto é comprar a preços baixos para revender ou utilizar quando os preços subirem.
· Evitar compras frequentes em pequenas quantidades.
· Obter reduções de preços por compras de grandes quantidades
1.5. Gráficos de Evolução de Stocks
A evolução dos stocks (movimento das existências) pode ser expressa pelo gráfico de dentes de serra, que relaciona as entradas e as saídas dos artigos com ao tempo.
Stock global = normal (activo+reserva)+segurança+afectado
Stock médio = média de todas existências calculadas entre duas recepções de artigos 
1.6. Princípios Básicos do Controlo de Stocks
· Determinar o que deve permanecer em Stock (número de itens/bens);
· Determinar quando se deve reabastecer os Stocks (periodicidade);
· Determinar quanto do Stock será necessário para um período predeterminado;
· Accionar um departamento de compras para executar a aquisição de bens; 
· Receber, armazenar e atender os Materiais adquiridos de acordo com as necessidades;
· Controlar os Stocks em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição do Stock;
· Manter inventários periódicos para a avaliação das quantidades e estado dos materiais Stocados; e
· Identificar e retirar do Stock os itens obsoletos e danificados.
1.7. Funções Básicas de um Sistema de Gestão de Stock (Elementos funcionais)
Para ter os materiais necessários na quantidade, local e tempo esperados, é fundamental contar com um bom sistema de gestão de estoques. Seguir um esquema de organização permite valorizar os clientes, evitar atrasos, reclamações e prejuízos, e ajudar a planear corretamente a produção.
A matéria-prima, o material em processo e o produto final podem ficar em estoques diferentes. No entanto, a organização destes estoques não pode ser vista de forma independente. As decisões tomadas para um determinado estoque afetam diretamente o funcionamento dos demais.
A falta de gestão ou uma gestão inadequada pode resultar em perda de tempo, falta de confiança de funcionários, fornecedores e clientes e, até mesmo, o fechamento da empresa. 
Podemos dividir as funções básicas de gestão de estoque em quatro tópicos: 
· Programação
· Aquisição
· Estocagem
· Distribuição
1.7.1. Programação e distribuição
Primeiramente, é necessário definir e programar os objetivos a serem alcançados, estabelecendo padrões para utilizar como guias. Programe:
a) Metas da empresa em relação ao tempo de entrega dos produtos;
b) Definir o número de itens que devem permanecer no estoque;
c) Manter inventários organizados e completos;
d) Controlar quantidades de entrada e de retirada, além de valores e informações;
e) Determinar prazos para reabastecer os produtos.
Para organizar a distribuição das vendas, na maioria das vezes é necessário gerenciar uma carteira de pedidos. Este documento deve ser composto pelos pedidos confirmados por clientes, e deve mostrar dados detalhados de cada pedido. É fundamental controlar o que cada cliente pediu, qual a quantidade e a data de entrega.
É fundamental estabelecer um tempo de reposição, para assim, calcular o estoque mínimo. Para isso, deve-se considerar as datas e metas da distribuição. Outro fator essencial, é calcular o tempo que o material levará para ser entregue ao almoxarifado da empresa.
Esse tempo pode ser calculado com três fatores: a data de emissão do pedido, o tempo necessário para a preparação do pedido e o tempo do transporte do material solicitado. É necessário ser realista com estes prazos e se preparar para evitar atrasos e falta de materiais estocados.
O centro de distribuição é responsável pelo recebimento de mercadorias, conferência de pedidos, separação de pedidos, embalagem, movimentação e entrega. Os volumes devem ser claramente identificados para evitar trocas de produtos.
1.7.2. Aquisição e estocagem
A base fundamental da aquisição pode ser respondida ao se questionar o quê se quer comprar, para que serve tal produto e quem será o público-alvo. Em seguida, deve-se levar em consideração o custo-benefício, pesquisando as características do material e o custo da compra.
A gestão da estocagem começa pela classificação dos materiais. Os critérios utilizados nesta etapa são o tamanho, peso, tipo, forma, dimensão e outras particularidades de cada produto. É importante definir classificações claras e objetivas, de forma a evitar dúvidas e agilizar o processo de produção.
Pode-se definir a estocagem em permanente ou provisória, visto que alguns materiais são sempre necessários e não podem faltar no estoque. Os materiais de estocagem provisória são guardados por pouco tempo, apenas enquanto são necessários.
1.8. Instrumentos e Técnicas de Controlo de Stock
1.8.1. Técnicas 
1.8.1.1. Técnicas qualitativas
Estas têm como objecto de controlo a qualidade do trabalho, serviço ou produtos. Para o efeito, usa-se auditorias (interna, externa, gerencial) que consistem em examinar documentos ou arquivos para medir a qualidade do trabalho. Pode-se optar, também, pela avaliação do pessoal, performance, entre outros.
1.8.1.2. Técnicas quantitativas: 
Estas têm como objecto de controlo as quantidadesde trabalho, serviços ou demais recursos de que dispõe a organização. Para tal, podem ser usados, por exemplo, os Gráficos de GANTT, de Carga e a rede PERT para medir o recurso tempo.
2. Métodos de previsão de vendas
O Que é a Previsão de Vendas
A previsão de vendas é uma ferramenta utilizada no mundo dos negócios para estabelecer uma projeção alcançável de vendas para a empresa no próximo mês, trimestre, semestre ou ano.
Esta ação é considerada essencial para o planejamento de todas as organizações, devendo ser realizada por meio do estudo do histórico comercial, de pesquisas e tendências de mercados, além das estimativas de vendedores.
O processo de previsão de vendas é realizado por etapas, englobando desde o levantamento de dados para a determinação de uma estimativa de vendas até a elaboração do planejamento com as estratégias para que a empresa se prepare para trabalhar com o volume de vendas que terá no futuro, adaptar o seu orçamento à previsão de receita que será gerada, além desenvolver ações que visam superar as expectativas e aumentar os seus lucros.
Elementos Analisados na Previsão de Vendas
A previsão de vendas é feita a partir da análise de fatores que impactam nas vendas da empresa. Conheça abaixo os fatores analisados na formação da previsão de vendas:
1- Mercado
O ponto de partida a previsão de vendas é a análise do mercado, que permite entender os rumos da economia. Por exemplo, se você te uma loja de tênis e a previsão é que o setor de calçados cresça 5% no próximo ano, é importante considerar este fator.
Da mesma forma, se a sua concorrência está expandindo os seus negócios e planeja abranger mais de 5% do mercado, pode ser que os seus negócios sejam reduzidos.
2- Recursos
Levando em consideração que o número de vendedores e o investimento em publicidade interfere no aumento de vendas, este tipo de recurso deve ser analisando durante a previsão de vendas. Do mesmo jeito, a redução de gastos também pode causar impactos.
3- Estratégias
Suponha que a sua empresa está mudando para um espaço melhor, com potencial de aumento de 30% na clientela, ou pode aumentar os preços em 10%, o que irá diminuir as suas vendas em 5%, mas aumentará o faturamento em 4,5%.
Todas estas variáveis devem ser consideradas durante a previsão de vendas para a construção de estratégias.
4- Produtos
Lançar novos produtos ou serviços pode levar certo tempo para gerar lucros, mas este tipo de investimento pode compensar no futuro. Nesta situação, é preciso incluir na previsão de vendas a análise dos produtos que estão programados para serem lançados.
Também é necessário analisar o número de venda dos produtos que já fazem parte da cartela da empresa e se eles estão estáveis ou perdendo força no mercado.
Qual é a Importância da Previsão de Vendas
O mundo dos negócios é complexo e exige cada vez mais um processo de tomada de decisão embasado, que seja capaz de ampliar acertos e minimizar erros.
Para que isso seja possível, é necessário contar com estimativas de vendas confiáveis sobre as perspectivas do cenário econômico e do mercado em que a empresa atua.
A previsão de vendas é importante para qualquer negócio porque ajudar a fortalecer o desenvolvimento da empresa, mantendo-a saudável, pagando os seus custos, e claro, gerando lucros, lembrando, para que isso tudo aconteça, é preciso ter uma boa taxa de vendas.
Alguns dos principais motivos para fazer a previsão de vendas do seu negócio são:
· Otimizar os recursos usados na administração e nas vendas do negócio;
· Ter condições de se preparar para corresponder às crescentes necessidades do mercado em que atua;
· Fornecer informações e preparar a equipe de vendas para trabalhar com os objetivos que foram definidos;
· Evitar o acúmulo de um estoque excessivo e redução de custos ao comprar em um volume maior do que a saída de vendas;
· Proporcionar o desenvolvimento de ações de marketing mais eficientes, que estejam apropriadas ao mercado do negócio;
· Propicia um controle e acompanhamento maior das ações de vendas, o que permite que a empresa mantenha ou aumente a sua cartela de clientes, sustentando o interesse deles na sua empresa;
Como Fazer a Previsão de Vendas
Conforme já foi dito, o a previsão de vendas é um processo feito por etapas, que devem ser desenvolvidas corretamente para não prejudicar o planejamento do negócio para os próximos meses ou ano.
As três principais fases da previsão de vendas são: a coleta de informações, a análise de informações e a elaboração de estimativa.
Para que os resultados da previsão de vendas sejam melhores e mais assertivos, geralmente é utilizado mais de um método para prever. Durante este processo é recomendado usar a combinação de diversos métodos para a previsão de vendas.
É importante ressaltar que os métodos utilizados devem estar adequados aos objetivos da empresa e o tipo de informações coletadas.
A primeira etapa da previsão de vendas é a determinação dos objetivos, ou seja, o que a empresa quer saber através deste processo como, por exemplo, o quanto vai vender nos próximos meses ou ano, em quais produtos deve focar para as vendas futuras, em quais áreas pode investir, entre outras possibilidades.
Na sequência, a previsão de vendas inclui a divisão dos produtos em grupos homogêneos, agrupando aqueles que possuem as mesmas características, valores e volume de vendas.
Assim, é mais fácil de analisar quais os produtos que ainda seguem fortes no mercado e os que estão perdendo força nas vendas.
A terceira etapa da previsão de vendas consiste em estipular quais são os fatores que influenciam nas vendas de cada produto ou grupo e determinar a importância relativa de cada um.
Por exemplo, se a variação dos valores da matéria-prima influencia no preço final dos produtos, você deve considerar este fator na previsão de vendas.
Afinal, se está em uma fase em que a produção do produto está mais cara, consequentemente, o seu valor será mais caro, o que pode afugentar os clientes e diminuir a quantidade de vendas.
Feito isso, é indicado escolher os métodos de previsão de venda que são mais adequados ao tipo de atividade exercido pela empresa.
Após a definição dos métodos para prever as vendas, o negócio deve fazer o levantamento de todas as informações disponíveis para realizar o processo, focando principalmente nos dados das vendas realizadas nos períodos anteriores e nas tendências do mercado.
Reunidas as informações, o empresário deve analisá-las para fazer a projeção de vendas para o futuro.
Na próxima etapa, é preciso conferir os resultados da análise e compará-los, determinando premissas para aqueles fatores que não podem ser calculados por meio de fórmulas numéricas.
Em seguida converta as deduções e premissas em previsões mais específicas para o mercado num todo e na região em que o negócio está estabelecido. Por fim, basta aplicar as previsões de vendas nas operações cotidianas da empresa
Existem três métodos de previsão de vendas mais vulgarizados nomeadamente 
· Médias aritméticas, 
· Mínimos quadrados 
· Médias móveis. 
Estes métodos baseiam-se no levantamento estatístico de valores verificados (histórico), e na determinação da recta da tendência desses valores. 
Essa tendência, uma vez extrapolada indica qual é previsão desses valores para um período próximo de tempo. De referir que a previsão de vendas acompanha a gestão empresarial, nomeadamente a gestão de stock.
2.1. Pressupostos para uma boa previsão:
· Conhecimento do ambiente e sua evolução a curto prazo, médio e longo prazo;
· Conhecimento de produtos e do seu ciclo de vida.
· Conhecimento da empresa e da sua política de distribuição
2.2. Método das Médias Aritméticas
Fórmula de cálculo:
Em que:
x – valor do consumo (ou vendas)a determinar;
x1 – média mensal dos valores dos consumos (ou vendas) no período t1
x2 – média mensal dos valores dos consumos (ou vendas) no período t2
 t1 – data que corresponde a metade do período do tempo t1 
 t2 – data que corresponde ao período t1 mais metade do período do tempo t2
 t – mês que corresponde ao valor doconsumo (ou venda) a determinar
Exemplo: Recorrendo aos consumos de um artigo durante 24 meses (ver tabela a baixo), aplicando a fórmula do método das médias aritméticas, determine os consumos para os próximos 24 meses.
Assim teremos:
Assim obtemos a função da recta tendência
x = 48,25 + 1,25 x t
A partir desta, determinam-se os consumos dos 24 meses, e constata-se que os valores são muito próximos dos consumos em histórico. A previsão do consumo para Julho do ano seguinte ao histórico A, será:
x = 48,25 + 1,25 x (24+7) = 87 unidades
2.3. Método dos Mínimos Quadrados
Tal como o método anterior, também se baseia na determinação de uma recta tendência, com a expressão: x = a + bt.
Pelo método dos mínimos quadrados, teremos:
e depois 
Exemplo: Recorrendo aos dados históricos do quadro do exemplo tido na sala de aulas do método em epígrafe e aplicando as fórmulas para o cálculo de a e de b, obtém-se a seguinte recta da tendência:
x = 45,88 + 1,37 x t
Nota: comparando as previsões obtidas pelos dois métodos os resultados são diferentes. Ambos têm idêntico rigor ou risco nas previsões que oferecem, a adopção de um ou de outro depende da preferência na execução dos cálculos a efectuar.
2.4. Métodos das Médias Móveis
Formula de cálculo
Onde:
· V(xn-1) – vendas do período anterior ao período da previsão
· V( xn) – vendas do período em análise
· V(xn+1) – vendas do período posterior ao período em análise
· n - número de meses da previsão
3. Custo total de aprovisionamento 
A gestão de stock faz parte de uma das 6 áreas funcionais das empresas apresentadas pelas teorias neoclássicas, a saber:
· Função administrativa
· Produção (Técnica)
· Aprovisionamento
· Marketing (Comercial)
· Financeira (Obtenção, utilização e controlo dos recursos financeiros)
· Recursos humanos (ARH)
3.1. Funções do Aprovisionamento
Selecção - Inclui a tomada de decisão sobre os produtos a adquirir e a estimativas das quantidades necessárias;
Procura - Refere-se à planificação orçamental, a aquisição de fundos, realização de abastecimento e administração dos fundos de assistência.
Distribuição - Inclui o desalfandegamento, controlo do inventário, armazenagem e transporte.
Uso - Engloba a embalagem e rotulagem, e o tratamento de demais informações necessárias à aplicabilidade dos materiais. 
3.2. Elementos Essenciais do Aprovisionamento
· Quantidade de bens necessários
· Qualidade dos bens – Os serviços utilizados é que determinam a qualidade dos bens.
· Custo ou preço – Preço que se ajuste a qualidade que desejamos controlar.
· Prazo de entrega (tempo de espera “ Te”) – Tempo de espera entre a encomenda e recepção da mesma.
3.3. Áreas do Aprovisionamento
· Compras
· Transporte
· Armazenagem
· Gestão do stock
3.4. O custo total de aprovisionamento (CTA) 
O custo total de aprovisionamento inclui todos encargos com: Aquisição (compra), Efectivação de Encomenda e Armazenamento.
2.3.1 Custos de Aquisição (C1)
Incluem a preparação das requisições, selecção de fornecedores, negociação, transportes, despachos alfandegários, etc. 
C1 = N x p
N – número total de encomendas num ano
p – preço médio unitário
A minimização deste custo, deve satisfazer a seguintes condições:
· Evitar prazos e pagamento longos
· Reduzir compras de urgência 
· Organizar as compras de modo a centralizá-las
2.3.2 Custos de Realização de Encomenda (C2)	
	
· Envolve os encargos salariais, 
· custos com material utilizado para processar a encomenda, 
· amortizações das instalações e equipamentos do sector de compras, 
· custos indirectos (faxes, telefones, iluminação, etc).
O custo de realização da encomenda é igual ao custo de realização de uma encomenda (E), vezes o número de encomenda efectuadas durante o ano.
O valor de E obtém-se somando todos os gastos com a realização da encomenda dividindo-os pelo número anual de encomendas
 
E – Custo de uma encomenda; 
N – consumo anual; L – Lote 
Ne = N/L (número de encomendas)
2.3.3. Custos de Armazenagem (C3) 	
O custo de armazenagem envolve a taxa de posse dos stocks e o valor do stock médio.
A taxa de posse é constituída por: despesas relativas aos armazéns (x); juros do capital imobilizado em stocks (y); desvalorização do stock (z).
As despesas relativas aos armazéns respeitam a: salários com o pessoal; amortização de instalações e equipamentos; obsolescência; imposto e seguros; transportes; iluminação, etc.
Dividindo-se o total das despesas anteriores pelo valor médio imobilizado em stocks no período em análise (normalmente um ano), temos percentagem de x.
Juros do capital imobilizado: juro efectivo do capital a que se tenha recorrido para comprar os stocks, ou, dispondo de capitais próprios, seria o juro aplicado numa outra aplicação do capital, e assim obtemos a percentagem y.
Desvalorização do stock, é em norma 2% a 10% do capital imobilizado, é a percentagem z a reter.
Assim terremos: t= x + y + z (taxa de posse)
 
A soma dos três custos C1 + C2 + C3 é igual ao custo total de aprovisionamento.
 
O lote económico (Le): o mínimo do CTA corresponde ao lote económico (ou quantidade económica de encomenda - Qee) e nesse ponto o C2 = C3.
Para calcular Le em função do CTA, basta achar a derivada
Cujo ponto mínimo é igual a 
 
Custo Total de Aprovisionamento por quantidades encomendadas
Periodicidade de encomendas: o espaço de tempo entre duas encomendas.
 
Caso particular: o espaço de tempo entre duas encomendas, com lote económico, designa-se Periodicidade económica de encomendas (Pee). 
2.4. Stock de Segurança
Constitui uma existência adicional ao stock normal, que tem por objectivo proteger da empresa de rupturas, que podem ter origem em consumos (ou venda) acima do previsto.
1. Fórmula Inglesa:
 	
K – nível de serviço (tabela a baixo)
C – Consumo médio mensal
d – prazo de entrega (meses)
2. Fórmula de Zermati
 
C – consumo médio mensal
P – periodicidade de encomenda mensal
Lote económico (Q) – tem em vista responder a seguinte questão: quanto encomendar de cada vez? 
O lote económico deve ser a quantidade que permite que a soma de custos de manutenção e custo de efectivação seja o mínimo possível.
NOTA: Os custos mais importantes são os de efectivação de encomenda e custos de posse.
PONTO DE ENCOMENDA
O ponto de encomenda ou de reposição tem como finalidade dar início o processo de aprovisionamento com tempo útil para não ocorrer a ruptura de stock na empresa.
Esta medida é calculada como o produto entre o tempo de espera (aprovisionamento) e o consumo previsto, adicionando o Stock de Segurança (SS).
Te- é o tempo entre a efectivação da encomenda e o momento em que os artigos chegam a empresa.
20
)
(
 
 
-
 
1
1
2
1
2
 
1
t
t
t
t
x
x
x
x
-
-
=
-
)6(
6 18
75,55 - 75,70
75,55 

 tx
å
å
å
å
-
-
=
t
 . 
t
 
t
t
 . 
x
 
t.x
b
_
 
_
2
_
t
 - b .
_
x
 
a
=
L
N
Ex
2
=
c
p
L
t
C
.
2
.
3
=
p
L
t
L
N
E
Nxp
CTA
2
+
+
=
0
2
)
(
2
=
+
-
tp
Le
EN
'
 
p)
2
L
t
L
N
E
Nxp
(
(CTA)'
×
×
+
×
+
=
 Wilson)
de
 
(Fórmula
 
 
 
tp
2EN
Le
=
)
(
 
12
/
meses
N
L
Pe
=
d
C
K
S.seg
×
×
=
P
x
.
C
seg
S
=