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ANÁLISE DE PROJETOS E ORÇAMENTO EMPRESARIAL AULA 5 Prof. Clecio Steinthaler 2 CONVERSA INICIAL Nesta aula abordaremos vários tipos de orçamentos, iniciando na sua concepção histórica, ou orçamento tradicional, para em seguida analisar o orçamento contínuo, que inovou a metodologia histórica ao elaborar orçamentos em um período de 12 meses, mas de forma dinâmica e atualizada, adicionando novo mês no fim do período que está sendo orçado. Estudaremos o orçamento base zero, que inovou novamente ao desprezar todas as médias históricas e iniciar um orçamento como se a empresa estivesse iniciando suas atividades. Veremos que, no orçamento flexível, as despesas variáveis passam a ser vinculadas às receitas, ajustando-se permanentemente a cada variação de mercado. Estudaremos o orçamento por atividades, que “fatia” a empresa nas atividades que ela desempenha e nessas áreas agrega as despesas. Por fim, vamos tratar dos mais recentes processos orçamentários, como o beyond budgetin de gestão flexível, em que não há existência formal de um orçamento, mas análises periódicas de resultados e despesas. Veremos o modelo matricial, que exerce forte controle sobre os pacotes de gastos ao instituir a figura do gestor como responsável por áreas de despesas. Por fim, passaremos por uma das áreas mais sensíveis em termos orçamentários e contábeis, o terceiro setor, que é constituído pelas entidades sem fins lucrativos, operando como uma organização de iniciativa privada, mas de caráter público, gozando de benefícios fiscais. CONTEXTUALIZANDO A complexidade do mundo dos negócios requer que as organizações adotem estratégias e ferramentas adequadas para lidar com os constantes desafios e com a própria competitividade, como forma de sobreviverem. Os mecanismos de planejamento e controle, com destaque ao orçamento, estão entre as principais armas das organizações. Lunkes (2010, p. 12) define o orçamento como “a etapa do processo do planejamento estratégico em que se estima e determina a melhor relação entre resultados e despesas para atender às necessidades, características e objetivos da empresa no período esperado”. 3 O orçamento representa o plano de ações futuras da empresa, sempre para determinado período, e abrange os aspectos financeiros e não financeiros. As organizações se utilizam dessa ferramenta para os mais diversos propósitos, dentre os quais o planejamento e a coordenação de suas atividades, alocação eficiente de recursos, avaliação de desempenho e motivação dos envolvidos ao estabelecer metas com premiação. TEMA 1 – ORÇAMENTO: UMA VISÃO GERAL Vamos iniciar com uma questão bem simples: o que é um orçamento? Em uma concepção simples, podemos dizer que orçamento é a demonstração do cálculo entre as receitas e as despesas de uma organização, em determinado período de tempo. Agora que temos a primeira concepção do que é um orçamento, vamos passear pela sua história. Historicamente, a origem da palavra remonta à Constituição inglesa de 1689, quando o primeiro-ministro levava ao parlamento os planos para os gastos envoltos em uma grande bolsa de couro (budget). A partir de 1800 a palavra budget foi incorporada ao dicionário inglês com o significado de orçamento. O primeiro registro de utilização do orçamento em organizações privadas ocorreu em 1919, na empresa Du Pont. Modernamente orçamento é a tradução do plano estratégico da empresa, em medidas mensuráveis, que expressam os recursos necessários e os retornos estimados em determinado período. Para atender a essa função, deve atender a três funções básicas: Funciona como projeto, plano de recursos ou plano de ação; Apresenta estimativas das demonstrações financeiras futuras; Instrumento que a gerência emprega para alcançar metas estratégicas. Trata-se de um processo interativo entre o estágio atual da empresa e a sua projeção estimada. 4 Portanto, o orçamento é um instrumento de planejamento das atividades de uma organização. Por meio dele podemos definir: O orçamento pode contemplar a visão de curto e longo prazo: Uma organização é composta de pessoas municiadas de um processo tecnológico, com métodos de processamento e gestão, orientados por um sistema de informações eficientes para gerar riqueza. O orçamento abrange funções e operações que envolvem todas as áreas da empresa. Representa o plano de ações futuras da empresa para determinado período de tempo. Projeção das receitas Ao estimar a receita, podemos estabelecer o crescimento desejado para a empresa. Projeção dos gastos Os gastos refletem o investimento necessário para sustentar o crescimento estimado. Projeção do lucro O lucro é o objetivo final das organizações, sendo medido pela diferença entre as receitas e as despesas. O planejamento de longo prazo, é mais conhecido como Planejamento Estratégico O orçamento quando projetado para o período de um ano, torna-se um instrumento de planejamento de curto prazo Orçamento 5 Esse conjunto, em sua operacionalidade para gerar riqueza, exige investimentos e gastos. Portanto, cabe ao orçamento acompanhar a variação desses gastos, em relação às receitas que ela gera, para manter o resultado econômico, que é o objetivo empresarial. Receita alta Gastos baixos Receita baixa Gastos altos Objetivos do orçamento É um eficiente sistema de autorização ao estabelecer limites Um meio de projeções e planejamento Um canal de comunicação e coordenação Um instrumento de motivação, ao estabelecer metas reais Um instrumento de avaliação e controle Uma fonte de informação para tomada de decisão Resultado financeiro negativo Resultado financeiro positivo 6 O processo orçamentário sempre deve atender a uma decisão empresarial, seja ela funcional, como melhor uso de uma estrutura de recursos, ou apenas para melhorar indicadores de rentabilidade. A função de um orçamento inicia-se na visão do negócio e do que se quer e se solidifica no planejamento orçamentário, quando é verificado se a organização tem recursos e disponibilidades operacionais para atender à visão proposta. As funções básicas do orçamento são: Fundamentos do orçamento Deve refletir os objetivos estratégicos da empresa Deve ser baseado em pressuposto sobre o futuro como primeiro passo Deve haver cenários hipotéticos para analisar hipóteses Um instrumento de motivação (sistema de recompensa por metas atingidas) Planejamento Coordenação e comunicação Monitoramento da execução Avaliação da performance 7 1.1 Planejamento Estabelecer as metas dentro de padrões realistas e possíveis de serem atingidas. Revisões periódicas para acompanhar os resultados: Prever resultados prováveis para cada opção; Decidir sobre as opções; Análise da melhor relação custo-benefício. 1.2 Coordenação e comunicação Coordenar e consolidar o orçamento nas diversas unidades funcionais que estejam interligadas, direta ou indiretamente, nas suas várias fases (P&D, design, produção, marketing, distribuição, serviço ao cliente). A comunicação deve ser abrangente, e a informação deve estar disponível a todos os interessados. Atenção: nesse processo, os objetivos estratégicos devem ser claros, pois são eles que justificam o processo orçamentário. 1.3 Monitoramento da execução Um processo de orçamento, sem acompanhamento e medição de seus resultados, é inócuo. Deve-se acompanhar e medir os resultados reais com os resultados planejados, para a noção exata de ajustes ou manutenção nas mesmas condições do processo orçamentário. 1.4 Avaliação de performance É a parte mais sensível das funções básicas do orçamento, pois se trata de mensurar de modo imparcial e sem justificativas a performance dasunidades operativas e das pessoas envolvidas. Esse processo deve ser conduzido pela direção e apresenta três subfunções muito importantes: Motivar pessoas, por meio de um sistema de recompensas por objetivos atingidos; 8 Exercer papel orientador e incentivador, ou, em determinadas ocasiões, punir as pessoas que não atingiram os objetivos; Fornecer indicadores para decisões sobre remuneração, promoção, missões futuras, etc. Para que o orçamento seja utilizado como um instrumento de controle, basta que, por intermédio de relatórios gerenciais, as projeções sejam comparadas com resultados efetivamente obtidos. Por exemplo: Quadro 1 – Orçado versus realizado As características gerenciais do orçamento ficam evidentes quando analisamos as decisões que são implementadas por meio da sua análise. Decisões empresariai s • Decidir antecipadamente – minimizar problemas Decisões estratégicas • Decidir mercados/produtos Decisões administrativ as • Estrutura dos recursos – uso adequado dos insumos Objetivos • Atingir indicadores desejados – metas e objetivos 9 TEMA 2 – EVOLUÇÃO DO PROCESSO ORÇAMENTÁRIO – ORÇAMENTO CONTÍNUO E ORÇAMENTO BASE ZERO O primeiro método de elaboração de um processo orçamentário estabeleceu padrões rígidos de controle. Esse processo foi denominado de orçamento estático, ou budget. Esse procedimento de rigidez extrema aos princípios orçados tem por base uma grande dependência das informações históricas (média de valores passados, projetados para o futuro) e uma característica de engessamento dos processos administrativos (só se pode gastar o que está orçado) e, em consequência disso, uma incapacidade de resposta a variações rápidas de mercado. A maturidade dos processos administrativos levou ao questionamento das vantagens e desvantagens do orçamento empresarial estático, e esse processo acelerou o surgimento de novos tipos e modelos de orçamentos. Esse processo evolutivo, em nenhum momento, despreza o método original, pois seu modelo básico ainda é utilizado. No processo orçamentário original, as projeções de receitas e despesas são elaboradas apenas uma vez e têm a projeção para o ano todo. Algumas questões se destacam nesse processo: 1. A empresa se envolve no processo orçamentário apenas uma vez por ano, quando o elabora; 2. Muito tempo despendido para elaboração ou revisão orçamentária anual; 3. Anualmente, revê o orçamento anterior, para então realinhar o orçamento do próximo período, quando muitas informações de mercado “se perderam”, como problemas econômicos nacionais, crises internacionais que se refletem no mercado interno, políticas econômicas. O orçamento estático tem por base um conjunto de dados fixados para o período estimado, que não pode ser alterado. Os objetivos e as características básicas são os mesmos para a maioria dos processos orçamentários. 10 Agora que estudamos a ferramenta inicial do processo orçamentário, vamos analisar sua evolução. Quadro 2 – Evolução dos processos orçamentários A empresa só estará envolvida com o processo orçamentário em um único período do ano. O controle é exercício durante todo o período, com a comparação entre o realizado e o orçado. Atenção: esse acompanhamento orçamentário não significa alteração nos valores orçados. a. Valores estimados a maior: representam sobra. b. Valores estimados a menor: comprometem o orçamento ao ponto de atrasar decisões importantes. Aguardam liberação. 11 2.1 Orçamento contínuo (ou rolling forecast) É uma metodologia utilizada para elaborar orçamentos em um período de 12 meses, mas de forma dinâmica e atualizada, pois se adiciona um novo mês no fim do período que está sendo orçado. Assim, tem-se continuamente um orçamento de 12 meses atualizado. 2.1.1 Vantagem do orçamento contínuo a. Permite uma atualização constante, evitando a necessidade de uma grande revisão orçamentária anual; b. A elaboração do orçamento anual torna-se mais rápida e simples, pois as revisões constantes durante todos os meses anteriores simplificam o processo, bastando apenas uma revisão final dos valores orçados. Saiba mais Este modelo é indicado para empresas que atuam em segmentos com produtos com ciclos de vida curtos ou em mercados muito voláteis. 2.1.2 Desvantagem do orçamento contínuo Pelo seu dinamismo, não é recomendável para empresas que atuam em segmentos com produtos com ciclos de vida longos ou em mercados sem grandes oscilações, como as concessões. Exige uma cultura organizacional direcionada à gestão de mudanças e que se adapte rapidamente a novos cenários, pois seu sucesso depende do engajamento de todos os envolvidos. 12 2.1.3 Fator crítico para o sucesso do orçamento contínuo Por exigir que a cada período o orçamento seja fechado e em seguida acrescido ao final do plano orçamentário, exige um grau acentuado de comprometimento dos envolvidos no processo de previsão, exigindo que a prática do orçamento se torne um hábito na empresa, e que se tenha foco e seja utilizado da maneira correta. 2.2 Orçamento base zero Como todo processo orçamentário, depende de informações históricas. Surge então uma questão: quem pode garantir que o valor gasto no passado não está muito acima ou abaixo do que deveria ter sido efetivamente gasto? Ao se trabalhar com médias históricas de valores, distorções ou “sujeiras” ocasionadas por reduções de preços por vários motivos, ou elevação de preços, por aquisições emergenciais ou crises setoriais extemporâneas, ou ainda, aquisições acima das reais necessidades, esse tipo de orçamento pode comprometer a média histórica, gerando graves distorções no orçamento. Saiba mais Problema: pode-se perpetuar ineficiências do passado, nas projeções do futuro. Nesse processo, o orçamento base zero é uma ferramenta gerencial de controle orçamentário capaz de auxiliar os gestores no controle de gastos operacionais, partindo da premissa de estabelecer um limite mínimo necessário para que a empresa produza, enquanto cada gasto é justificado e cotado como se a empresa nunca tivesse conhecimento do valor e da quantidade a ser adquirida. O período que é usado como ponto de partida e base para limite de gastos e direcionamento de recursos é o atual. Ele pode começar a qualquer momento, pois não depende de nenhum orçamento prévio ou cotação. É o nascimento dos gastos da empresa. O orçamento base zero deve começar com uma grande reflexão: Se a empresa fosse começar hoje, o que seria necessário? Quais seriam os gastos e como otimizá-los? 13 Quais as atividades são prioritárias para a organização? A base de valores para estabelecer o orçamento é feita pela análise de cada premissa relacionada com a função geradora de receita, despesas, custo ou investimento, considerando apenas os planos e as necessidades estratégicas da empresa. 2.2.1 Vantagens do orçamento base zero Como ele não utiliza base histórica para estimar os valores, parte do princípio de que aquele gasto é inicial e nunca existiu antes. Por isso, antes de orçá-lo, ele deve ser justificado. Dessa forma torna-se fácil a identificação de despesas e custos desnecessários e até mesmo projeções de vendas avaliadas a maior, para mostrar eventual crescimento, que não será concretizado; Pela necessidade de realizar o orçamento do zero, o gestor é obrigado a analisar cada item detalhadamente, justificando cada despesa e eliminando o desnecessário, podendo alocar os recursos de forma mais eficiente; Concentra-se nas necessidades reais da organização, sem usar como referência as variações dos anos anteriores. 2.2.2 Desvantagens do orçamento base zero O grande problema do orçamentobase zero incide em não ser feito da maneira correta, quando as despesas não são analisadas detalhadamente. Portanto, todos os valores estimados para vendas, custos, despesas e investimentos podem gerar orçamentos irreais. Um segundo efeito está na questão motivacional, pois seu sistema reduz a motivação dos gestores em relação às metas, pois não ficam envolvidos na elaboração orçamentária, apenas recebem as metas totais de vendas e os limites de custos e despesas que devem ser seguidos. Demanda um tempo maior para sua elaboração, exigindo que o gestor faça “liberações” de valor em doses homeopáticas para cada setor, conforme a justificativa apresentada para seu gasto. 14 Segundo Perez (2012), o método de aplicação do orçamento base zero assemelha-se em alguns aspectos a outros métodos, quando recomenda “fatiar” a empresa em vários departamentos, para então definir as prioridades de gastos. Seus passos são estruturados em quatro fases: 1. Dividir a empresa em departamentos-chaves, que poderão ser administração, marketing, comercial e operações. É importante definir um responsável para cada departamento; 2. Listar as atividades correspondentes a cada departamento e depois classificá-las por ordem de prioridade. Essa tarefa será executada pelos gerentes dos departamentos. Cada um dirá quais são as principais atividades e o limiar do seu departamento, para que este opere sem prejudicar os demais e a empresa como um todo; 3. Elaborar e apresentar o pacote de decisão, que na verdade é um documento no qual se descreve determinada atividade, de tal forma que a direção da empresa consiga analisá-la e compará-la com outras atividades que disputam a alocação dos recursos; 4. Escolher, entre todas as atividades, as mais importantes. Após determinado o limite de gastos para o departamento, os gestores escolhem quais as atividades são consideradas como essenciais, recebendo as dotações orçamentárias, enquanto as atividades excluídas ou consideradas não importantes ocuparão as últimas posições da fila para receber os recursos que sobrarem. TEMA 3 – EVOLUÇÃO DO PROCESSO ORÇAMENTÁRIO – ORÇAMENTO FLEXÍVEL – ORÇAMENTO POR ATIVIDADES O orçamento flexível surgiu para contornar a deficiência do orçamento estático, em que todo o processo é vinculado a valores preestabelecidos. Portanto, essa metodologia congela todas as despesas e todas as receitas em função de um volume de vendas estimado. Mas as vendas variam e, consequentemente, alguns custos ligados diretamente à produção ou a vendas também irão oscilar, pois não são os denominados custos fixos. 15 Vamos exemplificar: imagine que determinada empresa tenha um aumento de 25.0% nas vendas e que no momento A e no momento B ela perca esse aumento. Como se comportam as despesas? A cada oscilação, o orçamento tradicional deve ser revisto, o que demanda tempo e demora na tomada de decisões estratégicas, comprometendo o resultado da empresa. O orçamento flexível solucionou esse problema, ao tratar as despesas e os custos variáveis como um percentual em relação às vendas. Vamos exemplificar: suponha que determinada empresa tenha um volume de vendas de R$ 800.000,00 mensais e, para esse volume de vendas, seus custos e suas despesas variáveis sejam R$ 350.000,00. Como estabelecer a relação dos custos e despesas variáveis com o volume de vendas? Aumento das vendas Custos e despesas variáveis sofrem aumento Redução nas vendas Custos e despesas variáveis sofrem redução 16 Pronto, acabamos de calcular um percentual vinculado às vendas, que determina o montante a ser gasto com os custos e as despesas variáveis. Assim, a cada oscilação nas vendas, automaticamente o orçamento estará ajustado a essa realidade. Mas, para utilizarmos essa fórmula, deve-se ter a noção exata da perfeita distinção entre gastos fixos e gastos variáveis: 1. Despesas ou gastos fixos: são aqueles que não sofrem alteração de valor em caso de aumento ou diminuição da produção. Eles independem do nível de atividade da empresa. Exemplos: aluguel, IPTU, locação de equipamentos, salários da administração, etc. 2. Custos ou despesas variáveis: são aquelas que variam proporcionalmente de acordo com o nível de produção ou atividades. Seus valores dependem diretamente do volume produzido ou volume de vendas efetivado em determinado período. Exemplos: matérias-primas; comissões de vendas; insumos produtivos, como a água ou energia. Vendas estimadas de R$ 800.000,00 Custos e despesas variáveis estimadas em R$ 350.000,00 R$ 350.000,00/R$ 800.000,00=0,4375 Portanto, os custos e as despesas variáveis representam 43,75% sobre o volume de vendas. Gastos fixos •Recebem o tratamento orçamentário tradicional. Gastos variáveis •Seguem o volume de vendas, portanto são flexíveis. 17 3.1 Vantagens do orçamento flexível 1. Significância com maior exatidão e atualização dos valores relacionados a custos, despesas e investimentos; 2. O acompanhamento das variações em tempo real permite respostas a mudanças rápidas de cenário econômico; 3. Mensuração real dos custos de cada departamento, que tenha gastos variáveis; 4. Desvantagens do orçamento flexível; 5. Necessidade de um maior monitoramento, para acompanhar as possíveis variações que estejam ocorrendo; 6. Um sistema de orçamento volátil acompanha as variações no dia a dia, mas gera um grave problema de desalinhamento quanto à previsibilidade futura. Quadro 3 – Exemplo Podemos observar que os departamentos responsáveis pelos gastos fixos de manufatura e despesas fixas de administração têm seus valores orçados de forma constante, independente do volume de vendas, enquanto as outras despesas têm seus valores flexibilizados de acordo com o volume de vendas. Nas organizações esse conceito é importante, pois quanto maior a produção, menores os custos fixos unitários. Quantidade Vendida (unidades) 6.000 8.000 10.000 Faturamento Bruto 217.000,00 256.000,00 302.000,00 (-) Custo do Produto Vendido 93.100,00 109.858,00 129.632,44 (-) Despesas variaveis 51.100,00 60.298,00 71.033,64 (=) Resultado Bruto 72.800,00 85.844,00 101.333,92 (-) Gastos fixos de manufatura 25.000,00 25.000,00 25.000,00 (-) Despesas Administrativas fixas 15.000,00 15.000,00 15.000,00 (=) Resultado Operacional 32.800,00 45.844,00 61.333,92 18 3.2 Orçamento por atividades O orçamento por atividades centraliza a atenção no custo das atividades necessárias à fabricação e venda de bens e serviços. Ele decompõe os custos indiretos em centros de custos por atividades homogêneas. Os gestores utilizam o critério de causa e efeito para identificar os direcionadores de custo de cada um desses centros de custos indiretos. (HORNGREN et al., 1997) Segundo Leone (2000), o activity based costing ou custeio baseado em atividades (ABC) é um método de custeio que tem como objetivo avaliar com precisão as atividades desenvolvidas em uma empresa, utilizando direcionadores para alocar as despesas e os custos indiretos. Afirma ainda o autor que: O centro de interesse do ABC concentra-se nos gastos indiretos, portanto a característica desse método é a atribuição mais rigorosa desses gastos ao objeto de custo, permitindo um controle mais efetivo e oferecendo melhor suporte às decisões gerenciais. Saiba mais O grande objetivo do ABC é criar informações para decisão visando melhorar a competitividade das empresas. O princípio do ABC é dividir a empresa em atividades principais e depois em secundárias, até a menor unidade. E, em seguida, alocar os custos para cada atividade e depois fazer o rateio novamente entre as unidades. Os departamentos transferem os custos entre si, mas não podemos nos esquecerde que os departamentos de serviços transferem os custos ao departamento de produção. Quanto maior o volume de vendas Menor o valor unitário dos gastos e das despesas fixos 19 3.3 Diagrama simplificado da estrutura alocativa dos gastos no sistema ABC Determinada empresa tem cinco departamentos (centros de custo), e cada departamento tem um ou mais subdepartamentos (centro de custos secundários). Se cada subdepartamento tiver um setor, temos então o centro de custo terciário. O princípio é “fatiar” a empresa em todos os níveis, até chegar à última unidade produtiva, compondo o orçamento de baixo para cima. Por exemplo: o orçamento do centro de custos fabricação, além dos próprios custos, terá o somatório dos orçamentos de depósito e empacotamento. O gestor, ao analisar seu centro de custos, no caso fabricação, consegue distinguir quanto que cada subdepartamento contribui no seu custo total. Fabricação Marketing Vendas Distribuição Pesquisa e Desenvolvimento $ Empresa Remessa Depósito Empacotamento Laboratorio Frota Pessoal Inventário Centro de Custo 1 Centro de Custo 1.1 Centro de Custo 1.2 ............ ............ ........... .......... ............ ............ ........... Existem atividades que, pela sua característica, atendem a mais de um departamento, portando seus custos devem ser rateados entre todos os setores que se beneficiam desse trabalho. Para fazer esse rateio, afirma Leone (2000) que o método ABC deve utilizar os direcionadores de custo, que determinam a quantidade de trabalho 20 aplicada em determinada atividade e, por meio dela, o custo de uma atividade que se quer custear, denominada “fator de consumo de recursos”. Por exemplo, o rateio do aluguel de uma empresa, que pode ser rateado em função dos vários departamentos que ela tem. Assim, o valor total do aluguel será rateado por cada departamento que se beneficia desse local. Nesse caso, a medida ideal de rateio é o metro quadrado. Então: direcionador de custo = metro quadrado (unidade que se utiliza para fazer o rateio). Fator de consumo de recurso = aluguel. O mesmo princípio pode ser utilizado para vários outros custos e despesas que a empresa tenha: Fator de consumo de recurso = IPTU; Direcionador de custo = metro quadrado; Fator de consumo de recurso = energia; Direcionador de custo = consumo por KW por departamento, e assim sucessivamente. Só podem sofrer rateio os custos e as despesas indiretas, pois as despesas diretas já estão automaticamente alocadas em seus departamentos. Para cálculo dos custos indiretos, devem-se considerar os departamentos internos que “prestam serviço” ao departamento de produção. Cada departamento que “presta serviço” deve elaborar seu orçamento de custos, seguindo quatro passos: 1. Escolher a “grandeza” e a “medida de atividade” que utilizarão para medir e quantificar o serviço prestado ao departamento de produção; 2. Projetar a quantidade de serviço que deverão prestar mensalmente ao departamento de produção; 3. O responsável pelo departamento deve projetar os gastos totais mensais para que o serviço possa ser prestado; 4. Ratear os gastos do departamento pelos produtos que são fabricados pelo departamento de produção. Apropriação. Para a construção de um modelo ABC, é necessário: 1. Estabelecer o organograma da empresa e, em seguida, separar os centros em que se desenvolvem as atividades da empresa; 2. Cada centro de custo com mais de uma atividade operativa deve ser dividido novamente, até a menor unidade operativa; 21 3. Nesta fase identifica-se cada uma das diferentes atividades dos diferentes centros de custos; 4. Identificar os custos indiretos; 5. Estabelecer os direcionadores de custos e as respectivas medidas de rateio; 6. Distribuir os custos dos diferentes centros ou departamentos pelas atividades. Assim, cada centro ou departamento transfere seus custos ao departamento de produção; 7. Determinar o custo total do produto, que é composto pelos custos diretos e os custos indiretos que foram rateados em função das diversas atividades. 3.4 Vantagens do custeio ABC Proporciona melhor visualização dos fluxos dos processos; Identifica, de forma direta, onde cada componente está consumindo mais recursos; Identifica o custo de cada atividade em relação aos custos totais da entidade. 3.5 Desvantagens do custeio ABC Exigência de vários controles internos; Dificuldade de envolvimento e comprometimento dos empregados da empresa; Necessidade de uma reorganização setorial da empresa; Manutenção do fluxo de informações entre os departamentos; Preocupação excessiva em gerar informações estratégicas, mas não busca respostas para problemas que possam surgir nos departamentos. TEMA 4 – EVOLUÇÃO DO PROCESSO ORÇAMENTÁRIO – BEYOND BUDGETING – ORÇAMENTO MATRICIAL O beyond budgeting é um processo de gestão flexível, sem a existência formal de um orçamento anual de resultados. Nesse sistema de orçamento, não existem metas fixas, mas variáveis, convivendo sempre com uma abordagem do momento atual. 22 O objetivo dessa visão é reduzir a pressão orçamentária tradicional a que os gestores estão submetidos. Ou seja, no modelo tradicional os gestores devem atingir as metas fixadas a qualquer custo, muitas vezes abrindo mão de princípios éticos. Há outro fator adicional que ocorre muitas vezes, pois no orçamento tradicional alguns gastos desnecessários são implementados, para que a média seja mantida e no próximo período o gestor não tenha aquela verba reduzida. Principais elementos que compõem o beyond budgeting: Há dois pontos importantes, que são a forma de controle e o sistema motivacional. •São negociadas entre a alta administração e os gestores e definidas por um processo de benchmarking externo e interno. Metas •Utiliza o planejamento estratégico como fundamento e o balanced scorecard como ferramenta de controle. Planejamento de curto prazo •São disponibilizados conforme a necessidade (justificados), e não alcoados uma vez por ano, como no orçamento tradicional. Recursos 23 Esse processo só pode ser implementado em organizações descentralizadas, que têm em sua cultura os valores de: Quadro 4 – Descrição e orçamento no Beyond Budgeting DESCRIÇÃO ORÇAMENTO TRADICIONAL BEYOND BUDGETING Metas As metas são fixadas anualmente. As metas não são fixas, mas continuamente monitoradas contra um dado •O desempenho é comparado com informações sobre o desempenho dos concorrentes. Controle externo •Análise de indicadores setoriais em comparação com desempenho da própria organização. Controle interno •Usa o princípio da meritocracia, não em nível individualizado, mas em nível de departamento ou filial. Motivação e recompensas Descentralização do poder decisório O cliente em primeiro lugar Participação dos funcionários em todo o processo de planejamento 24 benchmarking, preferencialmente externo, negociado com o grupo de gestores. Premiações e bonificações Os executivos recebem desde que se enquadrem nos objetivos das metas. Existe a confiança do recebimento da premiação com base na avaliação do grupo de gestores que analisa o desempenho na abordagem “daquilo que deveria ser feito”. Planos A figura das metas fixas (contratos fixos) está relacionada aos planos. Existe a confiança de que qualquer ação possa ser exigida para atingir metas de médio prazo, aceitas pelo grupo de gestão, dentro dos princípios de governança e parâmetros estratégicos da entidade. Recursos Os recursos cuja aceitação de disponibilidade para apoiar os orçamentos operacionais e de capital são colocados à disposição.Existe a confiança de prover os recursos quando forem necessários. Coordenação As atividades serão coordenadas com outros gestores de planos de acordo com plano aceito ou redirecionado por nível superior. Existe a delegação de confiança para que o gestor coordene as atividades com base em acordos periódicos e exigências de clientes. Controles O desempenho deve ser monitorado mensalmente e qualquer variação significativa deve ser revisada. Forecast demandado trimestralmente. Existe confiança de que o forecast seja baseado na alternativa mais provável, de maneira que só existirá interferência se a tendência dos indicadores ficar fora de certos parâmetros. Fonte: Revista de Administração e Economia, vol. 45, n. 2, p. 30. 25 Principais limitações e sugestões de melhoria apontadas pelos defensores do beyond budgeting em relação ao orçamento empresarial: Quadro 5 – Limitações e sugestões de melhorias LIMITAÇÕES SUGESTÕES DE MELHORIA Conduzir o processo de trás para frente Nunca faça o orçamento sem antes elaborar o planejamento estratégico. Começar de cima para baixo Evite o orçamento ditatorial, sem a participação dos gestores e dos demais níveis hierárquicos. O orçamento deve ser uma “estrada” de mão dupla. Atingir as metas a qualquer custo Não vincule as recompensas exclusivamente ao cumprimento das metas orçamentárias. Oportunidades de investimento lucrativas não previstas devem ser levadas em conta, dando flexibilidade ao processo orçamentário. Tratar o orçamento como um mandamento gravado em pedra Quando o ambiente organizacional muda significativamente ao longo do período orçamentário, o orçamento – que não pode ser inflexível – deve ser ajustado. Estimar os gastos no escuro Cada gasto deve ser cuidadosamente estudado, ou seja, estimativas ou dados médios sem consistência não devem ser utilizados. Além disso, todos os gastos devem ser analisados de forma conjunta, uma vez que são inter-relacionados. Fonte: Carneiro (2011) 4.1 Orçamento matricial O orçamento matricial, por exercer um forte controle sobre os pacotes de gastos, é uma metodologia orçamentária que está se expandindo rapidamente no meio empresarial. 26 Pela sua facilidade de elaboração, bem como pela visão objetiva dos gastos, proporciona análise simples e imediata de cada pacote de gastos estimados no orçamento. O método tem este nome por ser derivado de uma matriz e trabalha com dois eixos: Eixo dos pacotes: grupos de receitas, despesas, custos ou investimentos da empresa; Eixo dos departamentos: são as unidades de negócios, centros de custos ou departamentos. Seu processo de elaboração é estruturado de forma bem simples: 1º •Elaborar os pacotes de gastos da empresa. •Ex.: viagens, marketing, salários, receitas, etc. 2º •Elaborar a relação dos departamentos, ou centro de negócios, com o nome do respectivo gestor 3º •Nomear um gestor responsável por cada pacote de gastos ou receita. 27 4.2 Esquema estrutural do orçamento matricial Vamos supor que o pacote orçamentário de treinamento, orçado para atender a todos os departamentos, tenha como um dos seus gastos as verbas para participação em cursos externos. Mas esse pacote tem como responsável o gestor de um dos departamentos, que centralizara todos os valores gastos por cada departamento, respeitando sempre o limite orçado. Havendo necessidade de redução de verbas nesse pacote, o gestor do pacote será comunicado, e caberá a ele administrar a verba entre todos os departamentos, até o novo limite orçado. Esse modelo força que cada gestor faça seu orçamento de forma estratégica, justificando os gastos e avaliando se existem formas de minimizá- los para atingir as metas estabelecidas. 4.3 Vantagens do orçamento matricial 28 Envolve cada gestor no gasto, pois deverá fazer seu orçamento pensando estrategicamente em como serão realizados os gastos, avaliando formas de reduzi-lo. A despesa do ano anterior ajustada ao ano presente (caso de inflação, diminuição de vendas etc.) será repassada como meta. Assim, evita-se a inflação de custos para criar verbas maiores, que permitem folgas para atingir metas. A implementação de reduções orçamentárias torna-se uma tarefa mais ágil, pois caberá a cada gestor determinar e controlar os novos limites orçamentários. A empresa adquire agilidade diante das possíveis mudanças de mercado. 4.4 Desvantagens do orçamento matricial Há duas grandes desvantagens na aplicação desse princípio orçamentário, e ambas estão vinculadas a conflitos internos de relacionamento. O primeiro grande conflito pode ocorrer entre as gerências de departamentos no momento de estabelecerem suas prioridades, pois passam a disputar parcelas maiores da verba destinada para cada pacote de gastos. O segundo conflito está na autoridade de cada gestor do pacote de gastos, pois nem sempre esse gestor pode ter um cargo de chefia ou gerência, mas um gerente poderá ter dificuldades em ter que justificar a um funcionário de nível júnior uma despesa. Esses desafios só podem ser vencidos e essa metodologia, implementada, com forte apoio da alta direção da empresa, que deverá ter uma gestão participativa e colaborativa, destacando que cada gestor de pacote de despesas tem autoridade e autonomia para tomar as decisões necessárias na gestão das despesas sob sua responsabilidade, e que a estrutura das responsabilidades orçamentárias não é distinta das funções hierárquicas. TEMA 5 – ORÇAMENTO EM ENTIDADES SEM FINS LUCRATIVOS Uma das áreas mais sensíveis em termos orçamentários e contábeis é o terceiro setor. Trata-se de entidades com uma organização de iniciativa privada, sem fins lucrativos, mas que prestam serviços de caráter público. 29 No Brasil, o governo é considerado como o primeiro setor; o mercado, o segundo setor, e o terceiro setor são as organizações que têm características dos dois setores, mas compõem o terceiro setor. Trata-se de um grupo seleto de entidades inseridas na sociedade civil, que têm recebido diversas denominações, como: 1. Organizações sem fins lucrativos; 2. Organizações voluntárias; 3. Terceiro setor; 4. ESFL (entidade sem fins lucrativos); 5. ONGs (organizações não governamentais). O terceiro setor reúne características tanto do primeiro como do segundo setor, principalmente no que diz respeito às normatizações contábeis e em especial ao processo de gestão da entidade. Mas, se a gestão é privada e os serviços, públicos, como podemos analisar seu problema orçamentário? É uma questão delicada, pois o orçamento é de caráter e uso interno, mas no caso das entidades do terceiro setor, deveria seguir os princípios da gestão pública, em especial o da transparência e do orçamento participativo. Duas condições deveriam ser atendidas: 1. Produzir e repassar à população informações necessárias para a tomada de decisão; 2. Produzir e divulgar informações adequadas à linguagem da população (compreensíveis na prática). O que ocorre é que, como essas entidades se estruturam no recebimento de doações voluntárias (sem registro formal) e em alguns casos, de repasses governamentais, suas despesas procuram estar vinculadas em sua maioria nas receitas formais, enquanto as receitas informais são subavaliadas, mesmo que historicamente e de forma consistente apresentem uma média maior. Portanto, as despesas são mantidas sem vinculação com as receitas, o que nos leva a um quadro de: Despesas altas Receitas baixas 30 1 2 3 4 ou mais Brasil 14 791 13 834 643 149 56 109 Classes de tamanho da população dos municípios Até 5 000 hab. 510 502 4 3 1 - De 5 001 a 10 000 hab. 865 850 13 1 - 1 De10 001 a 20 000 hab. 1 666 1 607 47 6 3 3 De 20 001 a 50 000 hab. 2 541 2 428 84 12 10 7 De 50 001 a 100 000 hab. 1 793 1 653 100 18 9 13 De 100 001 a 500 000 hab. 3 397 3 145 166 48 14 24 Mais de 500 000 hab. 4 019 3 649 229 61 19 61 Classes de tamanho da população dos municípios, Grandes Regiões, Unidades da Federação e Regiões Metropolitanas Entidades de Assistência Social Privadas sem Fins Lucrativos Total Apenas Sede Com Unidades de Prestação de Serviço De que forma conciliar um processo orçamentário, com características privadas, em um setor regulado pela legislação pública, mas com lacunas nessa legislação que não as obriga ao orçamento participativo? Para entendermos a questão, vamos fazer inicialmente um retrospecto pela história do terceiro setor. Começamos no Brasil no século XVI, com a fundação da Santa Casa de Misericórdia de Santos, no ano de 1543. Na década de 1930, com a criação do chamado Estado Novo, o presidente Getúlio Vargas regulamentou essas instituições e criou o Conselho Nacional de Serviço Social (CNSS) em 1938, que estabeleceu que as organizações associadas a ele teriam o direito de receber subsídios e auxílios estatais. Como resultado, as instituições do terceiro setor passaram a ter um papel cada vez mais importante nos assuntos que envolviam a temática social. Conforme dados do site do IBGE, as entidades de assistência social privadas sem fins lucrativos representam uma parcela significativa em quantidade e em valores que movimentam. Quadro 5 – Gráfico da população dos municípios, grandes regiões, unidades da Federação e regiões metropolitanas (2013) Dada essa expressividade, torna-se imperioso que tais organizações passem obrigatoriamente a aplicar os princípios orçamentários de gestão como uma das ferramentas fundamentais para a accountability, ou seja, a obrigação dos gestores de prestar contas de suas atividades. A adoção do orçamento público como um instrumento de planejamento das despesas e da arrecadação de receitas, seguindo o ordenamento jurídico 31 brasileiro, trata o orçamento como lei, normatizado pelos princípios orçamentários. Esse viés tem respaldo na contabilidade, que, por meio de três Normas Brasileiras Contábeis Técnicas (NBC T), emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC), busca normatizar os procedimentos contábeis no terceiro setor, sendo normas derivadas da NBC T–10, que estabelece critérios e procedimentos específicos de avaliação, de registros dos componentes e variações patrimoniais e de estruturação das demonstrações contábeis e as informações mínimas a serem divulgadas em nota explicativa das entidades sem finalidades de lucros. As normas subsequentes são específicas a cada área de atuação: • NBC T 10.4 – Fundações (Resolução CFC nº 837/99, de 22 de fevereiro de 1999); • NBC T 10.18 – Entidades Sindicais e Associações de Classe (Resolução CFC nº 838/99, de 22 de fevereiro de 1999); • NBC T 10.19 – Entidades Sem Finalidade de Lucros (Resolução CFC nº 877/00, de 18 de abril de 2000). Assim, com essas diretrizes reguladas pelos princípios fundamentais de contabilidade, as receitas e despesas poderiam ser reconhecidas mensalmente, respeitando-se os princípios fundamentais de contabilidade, em especial os princípios da oportunidade, da competência e da transparência, pois elas operam tendo por base o regime de caixa. Sabendo que o terceiro setor opera em um regime composto por características dos setores privado e público, confirma-se a necessidade do uso do orçamento participativo, uma vez que tais entidades são beneficiárias da imunidade tributária e devem seguir os princípios expressos no Art. 37 da Constituição da República: II. Princípio da anualidade: define a periodicidade anual do orçamento, devendo o mesmo ter vigência limitada a um ano-calendário;III. Princípio da unidade: compreende a existência de uma única lei orçamentária, seguindo a concepção de totalidade, possibilitando a consolidação e a visão global do desempenho das finanças; IV. Princípio da universalidade: estabelece que o orçamento único deve conter todas as receitas e todas as despesas pelos seus valores brutos,compreendendo um plano financeiro global;V. Princípio do orçamento bruto: determina que todas as receitas e despesas devem constar no orçamento pelos seus valores brutos, impedindo inclusão de importância liquidas quando se tratar de repasses;VI. Princípio da programação: obriga a especificar os gastos por meio de programas 32 de trabalho, que permitirão uma identificação dos objetivos e metas a serem atingidos; VII. Princípio do equilíbrio: em cada exercício financeiro, o montante da despesa não deve ultrapassar a receita prevista para o período; VIII. Princípio da especificação: impede as autorizações globais, ou seja, a classificação e designação dos itens que devem constar no orçamento; IX. Princípio da publicidade: constituído com base democrática, caracteriza o orçamento como um instrumento público que deve ser de conhecimento de toda comunidade e em todas as fases do seu ciclo; X. Princípio da clareza: o orçamento, mesmo obedecendo todo o rigor técnico, deve ser expresso de forma clara, ordenada, objetiva e completa, sendo compreensível para qualquer indivíduo;XI. Princípio da uniformidade: o orçamento deve manter uma padronização de seus dados, a fim de possibilitar comparações entre os distintos exercícios. TROCANDO IDEIAS Você sabia que a Universidade do Oeste de Santa Catarina (Unoesc) realizou uma pesquisa quanto à aplicabilidade do orçamento matricial como ferramenta de controle de gastos? Esse estudo está disponivel em: <https://editora.unoesc.edu.br/index.php/acsa/article/download/4473/pdf_22>. A seguir estão cinco questões importantes quanto à aplicabilidade desse modelo orçamentário. Reflita sobre elas: 1. Tempo de implementação do orçamento matricial. Resposta: as empresas entrevistadas relataram que o período de implementação do orçamento matricial ocorreu de 3 meses, 12 meses a 24 meses. A pesquisa demonstrou que as empresas que implementaram no menor espaço de tempo fizeram a implementação de forma integral, implantando o orçamento na cultura da empresa. Quando a implementação foi de forma parcial, ou ainda quando não houve a participação direta de todos os funcionários envolvidos, o prazo de implantação foi maior. 2. Dificuldades no processo de implantação do orçamento matricial. Resposta: de forma geral, os entrevistados apontaram dificuldades de adaptação ao novo processo por questões culturais e rejeição à mudança. Problemas verificados: Falha de comunicação; Falta de envolvimento da alta direção; Atritos, em que os gestores de unidades não permitiam a interferência do gestor de pacotes na sua administração; 33 Falta de treinamento do pessoal como uma das dificuldades do processo, bem como a falta de envolvimento, a não compreensão e conscientização do pessoal com o qual o controle deveria ser realizado. 3. Relacionamento da controladoria com as demais áreas da empresa após a implementação do orçamento matricial. Resposta: todas as empresas foram categóricas em afirmar que o orçamento matricial contribuiu para um maior relacionamento colaborativo entre as diversas áreas da empresa. 4. Melhorias no controle de gastos fixos. Resposta: todas as empresas entrevistadas afirmaram que o orçamento matricial contribuiu para a melhoria do controle dos gastos fixos. 5. Sugestões dos entrevistados para as empresas que pretendem implementar o orçamento matricial. Resposta: todos os entrevistados citaram, como sugestão àquelas empresas que pretendem implementar o orçamento matricial, focar nas pessoas. NA PRÁTICA Implemente um modelo orçamentário matricial na empresa em que você trabalha. Passo1: reflita sobre a empresa (sua cultura, seu mercado de atuação, sua estrutura gerencial, etc.); Passo 2: crie os centros de custos e os gestores para cada um. Passo 3: pense nas dificuldades de implementação e como você as solucionaria. Depois, releia a tópico “Trocando ideias”. FINALIZANDO Nesta aula abordamos vários tipos de orçamentos, iniciando na sua concepção histórica, ou orçamento tradicional, para em seguida analisar o orçamento contínuo, que inovou a metodologia histórica ao elaborar orçamentos em um período de 12 meses, mas de forma dinâmica e atualizada, adicionando um novo mês no fim do período que está sendo orçado. Estudamos o orçamento base zero, que inovou novamente ao desprezar todas as medias históricas e iniciar um orçamento como se a empresa estivesse iniciando suas atividades. 34 Vimos que, no orçamento flexível, as despesas variáveis passam a ser vinculadas às receitas, ajustando-se permanente a cada variação de mercado. Estudamos o orçamento por atividades, que “fatia” a empresa nas atividades que ela desempenha, e nessas áreas agrega as despesas. Por fim, vimos os mais recentes processos orçamentários, como o beyond budgeting de gestão flexível, que é a não existência formal de um orçamento, mas análises periódicas de resultados e despesas. Vimos também o modelo matricial, que exerce forte controle sobre os pacotes de gastos ao instituir a figura do gestor como responsável por áreas de despesas. Por fim, passamos por uma das áreas mais sensíveis em termos orçamentários e contábeis, o terceiro setor, que é constituído pelas entidades sem fins lucrativos, operando como uma organização de iniciativa privada, mas de caráter público, gozando de benefícios fiscais. Esperamos você em nosso próximo encontro! 35 REFERÊNCIAS JUNIOR, M. R. C. Gestão de projetos: da academia à sociedade. Curitiba: InterSaberes, 2013. MACEDO, J. J. et al. Análise de projeto e orçamento empresarial. Curitiba: InterSaberes, 2013.
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