Atividade de pesquisa 02 - Tópicos Especiais em Técnicas de Secretariado (1)

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Tópicos Especiais em Técnicas de Secretariado
Aluno (a): Fabiele Munis Carvalho do Carmo
Data: 25 / 06 /2020
Atividade de Pesquisa 02
NOTA:
INSTRUÇÕES:
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1 – Com base no quadro abaixo, qual a diferença entre a correspondência empresarial e
a oficial?
Empresarial – é trocada entre empresas ou entre estas e pessoas físicas;
Oficial – acontece entre órgãos do serviço público ou entre os mesmos e a sociedade.
2 – Descreva a relação existente entre os pronomes de tratamento e os documentos oficiais.?
Os pronomes de tratamento são considerados, por grande parte dos gramáticos e linguistas, um caso específico de pronomes pessoais. Pela nossa cultura, levamos em conta o contexto e o tipo de relação que temos com a pessoa a quem nos direcionamos ou que citamos em nosso enunciado. Consideramos a intimidade, a familiaridade, a formalidade, o nível de hierarquia, entre outros fatores que definem como deve ser a interlocução.Quanto ao emprego de iniciais maiúsculas ou minúsculas nos pronomes de tratamento, há ainda um certo impasse, porém alguns gramáticos sugerem que se use letras minúsculas nos pronomes mais usuais ou comuns, tais quais: senhor, senhora, doutor, dona, dom, senhorita, professor, você. Já nos demais pronomes, menos usuais e mais formais, utiliza-se letras maiúsculas, como por exemplo: Vossa Senhoria, Vossa Excelência, Vossa Santidade, etc.
3 – Explique as três principais fases da gestão documental.
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar. Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD).Gestão Documental é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funções são: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações
4 – Apesar de a reunião ser uma importante ferramenta de gestão, nem sempre seus resultados são positivos. Explique por que ela é considerada uma ferramenta de gestão, e quais as principais causas dos efeitos indesejados.
Com a globalização, os clientes, agora com uma variedade maior de opções, começaram a escolher mais, em função, principalmente, da relação qualidade-preço dos produtos e serviços oferecidos, que gerou competitividade entre as empresas. Nas últimas décadas, as organizações têm buscado, ao longo do tempo, a melhoria dos seus processos e resultados, o que está diretamente relacionada com a gestão de qualidade.
O desejo de qualquer organização é a sobrevivência. As empresas são sistemas abertos, integrantes de ecossistemas complexos, que interagem e são dependentes. Para gerir estes sistemas é preciso planejar, organizar, controlar e dirigir os recursos de forma eficaz e eficiente, por meio de métodos e ferramentas adequadas.
5 – Sintetize as principais providências a serem tomadas pelo secretário na organização de uma viagem.
Um (a) secretário (a) deve ter iniciativa própria, estar sempre atento (a) e deve ouvir as outras pessoas com atenção. Suas tarefas devem ser terminadas ao tempo e a hora, uma vez que esse cargo exige alto padrão de desempenho de suas tarefas.
O (a) secretário (a) deve ter lealdade e discrição, não devendo por isso, fazer qualquer tipo de comentário em público sobre seu superior e muito menos expô-lo ao ridículo. O (a) secretário (a) tem acesso a documentos confidenciais de seu chefe e também de toda organização e, por isso:
• Não deverá revelar os segredos comerciais, nem mesmo após deixar a empresa.
• Deverá saber o limite de sua autoridade.
• Sempre solicitar instruções completas e claras, agindo com a máxima competência e procurando sempre não comentar nem especular sobre o que lhe for informado.
6 – Sintetize as etapas da organização de eventos.
A organização de eventos é um processo que requer alguns cuidados e atenção. Ela pode ser dividida em três etapas: Pré-produção, Produção e Pós-produção.
Atividade de Pesquisa 02: Tópicos Especiais em Técnicas de Secretariado