Apostila - Project 2016

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COD.: TE 1770/1
Project 2016
Project 2016
Project 2016
Créditos
Project 2016
Coordenação Geral
Marcia M. Rosa
Coordenação Editorial
Henrique Thomaz Bruscagin
Autoria
Eliseu Alencar Santiago
Este material constitui uma nova obra e é uma derivação da seguinte obra original, 
produzida por TechnoEdition Editora Ltda., em Dez/2013: Project 2013
Autoria: Fares Hid Saba
Revisão Ortográfica e Gramatical
Fernanda Monteiro Laneri
Diagramação
Carla Cristina de Souza
Edição nº 1 | 1770_1_WEB
março/ 2016
Copyright © Impacta Participações e Empreendimentos Ltda.
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internacionais.”
Sumário
Informações sobre o treinamento ....................................................................................... 10
Capítulo 1 - Conhecendo o Project ..................................................................................... 11
1.1. Introdução .......................................................................................12 
1.2. Projeto .............................................................................................12
1.2.1. Objetivo ...........................................................................................13 
1.2.2. Tarefas ............................................................................................13 
1.2.3. Recursos ..........................................................................................13
1.3. Triângulo do projeto ........................................................................14
1.3.1. Tempo .............................................................................................14 
1.3.2. Custo ...............................................................................................14 
1.3.3. Escopo .............................................................................................15
1.4. Gerenciando as restrições do projeto ...............................................16 
1.5. As fases de um projeto ....................................................................17 
1.6. Edições do Project ............................................................................18 
1.7. Tela inicial .......................................................................................19
1.7.1. Barra de ferramentas de acesso rápido .............................................20 
1.7.2. Faixa de opções ...............................................................................21 
1.7.3. Backstage ........................................................................................22 
1.7.4. Barra de entrada de dados ou de edição ...........................................23 
1.7.5. A linha do tempo .............................................................................24 
1.7.6. Janela de projeto ..............................................................................25 
1.7.7. Barra de status .................................................................................27
1.8. O sistema de ajuda ..........................................................................27
1.8.1. A janela Ajuda ..................................................................................28 
1.8.2. Ajuda em caixas de diálogo..............................................................28
Pontos principais ................................................................................................29 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 31
Capítulo 2 - Estrutura inicial do plano de projeto e trabalho com tarefas ....... 35
2.1. Modo de exibição padrão: Gráfico de Gantt ......................................36 
2.2. Definindo um plano de projeto .........................................................37
2.2.1. Definindo as opções de calendário ...................................................37 
2.2.2. Definindo horário de trabalho ..........................................................39 
2.2.3. Definindo períodos não úteis ...........................................................39 
2.2.4. Criando um calendário de trabalho ..................................................41 
2.2.5. Definindo o calendário do projeto ....................................................43 
2.2.6. Definindo a data de início ou término do projeto..............................44 
2.2.7. Alterando o formato de data e hora ..................................................47
2.3. Operações básicas ...........................................................................47
2.3.1. Definindo o agendamento da tarefa .................................................48
2.4. Inserindo uma lista de tarefas ..........................................................52 
2.5. Estimando as durações.....................................................................56 
2.6. Vinculando as tarefas .......................................................................60
2.6.1. Alterando o tipo de vínculo ..............................................................65
2.6.1.1. Rastreando vínculos .........................................................................67
2.6.2. Latência e avanço .............................................................................69
2.7. Dividindo tarefas ..............................................................................72
2.7.1. Como dividi-las ................................................................................72 
6
Project 2016 Sumário
2.7.2. Movendo uma tarefa dividida ...........................................................75 
2.7.3. Ajustando a duração de uma tarefa dividida .....................................75
Pontos principais ................................................................................................76 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 79
Capítulo 3 - Trabalhando com arquivos .......................................................................... 83
3.1. Introdução .......................................................................................84 
3.2. Salvando o projeto ...........................................................................84
3.2.1. Salvando uma cópia do projeto ........................................................85 
3.2.2. Salvamento automático ....................................................................86
3.3. Protegendo o projeto com senha ......................................................87 
3.4. Definindo uma pasta compartilhada .................................................90 
3.5. Abrindo um projeto existente ..........................................................91 
Pontos principais ................................................................................................93 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 95
Capítulo 4 - Configurando as tarefas ................................................................................ 99
4.1. Definindo o calendário de tarefas .....................................................1004.1.1. Aplicando o calendário no fundo das visualizações de Gráfico de Gantt ....102
4.2. Definindo restrições de tarefas .........................................................103 
4.3. Tarefa de resumo do projeto ............................................................107 
4.4. Inserindo data limite ........................................................................108 
4.5. Inserindo tarefas de marco ..............................................................111 
4.6. Tarefas em fases ..............................................................................114
4.6.1. Como organizar as tarefas em fases .................................................116 
4.6.2. Inserindo número da estrutura de tópicos ........................................120
4.7. Tarefas inativas ................................................................................121 
4.8. Inserindo tarefa periódica ................................................................122 
4.9. Documentando as tarefas .................................................................126
4.9.1. Inserindo anotações de tarefas .........................................................126 
4.9.2. Inserindo hiperlinks de tarefas .........................................................128
4.10. Caminho crítico ................................................................................130
4.10.1. Exibindo o caminho crítico do projeto ..............................................130
4.11. Alterando o tipo de tarefa ................................................................135
4.11.1. Ajustando o agendamento controlado pelo empenho das tarefas .....139
4.12. Verificando data final e estatísticas do plano ....................................140 
Pontos principais ................................................................................................142 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 145
Capítulo 5 - Trabalhando com recursos .......................................................................... 149
5.1. Introdução .......................................................................................150 
5.2. Tipos de recurso ..............................................................................150 
5.3. Inserindo recursos ...........................................................................151
5.3.1. Configurando recursos .....................................................................153
5.4. Definindo o calendário de recursos ..................................................158
5.4.1. Calendário de folga ..........................................................................160
5.5. Atribuição de recursos às tarefas .....................................................162
5.5.1. Atribuição de recursos de trabalho ...................................................163 
5.5.2. Métodos para associar recursos .......................................................164 
5.5.3. Atribuição de recursos adicionais a uma tarefa .................................167 
7
Project 2016 Sumário
5.5.4. Atribuição de recursos materiais ......................................................170 
5.5.5. Atribuição de recursos de custos ......................................................171
5.6. Examinando atribuições, superalocação e subalocação de recursos ..172
5.6.1. Identificando a superalocação nos modos de exibição de tarefas .....173 
5.6.2. Planejador de equipe ........................................................................174 
5.6.3. Visualizando a carga de trabalho dos recursos no modo
 de exibição Uso dos Recursos ..........................................................177 
5.6.4. Visualizando a carga de trabalho individual no modo
 de exibição Gráfico de Recursos .......................................................180
5.7. Ajuste manual de superalocação ......................................................184
5.7.1. Redistribuindo recursos ...................................................................186
5.7.1.1. Nivelamento por seleção ..................................................................187 
5.7.1.2. Nivelando por recursos ....................................................................188 
5.7.1.3. Configurando as opções de nivelamento ..........................................189
5.8. Compartilhamento de recursos ........................................................195
5.8.1. Criando um pool de recursos ...........................................................197 
5.8.2. Abrindo um projeto que usa recursos compartilhados ......................203 
5.8.3. Abrindo um pool de recursos ...........................................................203
Pontos principais ................................................................................................205 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 207
Capítulo 6 - Consolidação e acompanhamento do projeto ..................................... 211
6.1. Introdução .......................................................................................212 
6.2. Linhas de base .................................................................................212
6.2.1. Definindo a linha de base .................................................................213 
6.2.2. Visualizando dados da linha de base ................................................215
6.2.2.1. Visualizando os campos da linha de base .........................................216 
6.2.2.2. Visualizando a linha de base graficamente .......................................217
6.2.3. Atualizando uma linha de base ........................................................224
6.3. Atualização do projeto .....................................................................224
6.3.1. Atualizando tarefas por datas de início e término .............................226 
6.3.2. Atualizando tarefas pela porcentagem de conclusão ........................232 
6.3.3. Utilizando a caixa de diálogo Atualizar projeto .................................234
6.4. Controlando alterações do projeto ...................................................236
6.4.1. Gravando um plano provisório .........................................................237 
6.4.2. Gravando várias linhas de base ........................................................239
6.5. Comparando versões de um projeto .................................................244 
6.6. Consolidando vários projetos ...........................................................246
6.6.1. Criando um projeto-mestre ..............................................................247
6.6.1.1. A opção Vincular ao projeto .............................................................249
6.6.2. Vínculos entre projetos ....................................................................253 
6.6.3. Superalocação/subalocação entre projetos .......................................256
Pontos principais ................................................................................................258 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 259
Capítulo 7 - Personalização e formatação ...................................................................... 263
7.1. Introdução .......................................................................................264 
7.2. Personalizando a barra de ferramentas de acesso rápido
 e a faixa de opções .........................................................................264 
7.3. Tabelas personalizadas ....................................................................266 
8
Project 2016 Sumário
7.4. Campos personalizados ...................................................................273
7.4.1.Criação de campos com listas de valores ..........................................278 
7.4.2. Criação de campo de código da estrutura de tópicos ........................283 
7.4.3. Criação de campos calculados ..........................................................286
7.4.3.1. Utilizando funções ...........................................................................291
7.4.4. Campos calculados com indicadores gráficos ...................................295
7.5. Formatando o gráfico de Gantt .........................................................304
7.5.1. Formatando o estilo das barras ........................................................306
7.5.1.1. Formatando uma categoria de barras ...............................................307 
7.5.1.2. Formatando uma barra individualmente ...........................................308
7.5.2. Formatando as linhas de grade ........................................................309
7.6. Formatando o texto .........................................................................311
7.6.1. Formatando estilos de texto .............................................................311 
7.6.2. Formatando o texto individualmente ................................................312
7.7. Formatando a escala de tempo .........................................................312
7.7.1. Alterando a escala de tempo dos modos de exibição
 divididos em fases ...........................................................................313
7.8. Modelos ...........................................................................................314
7.8.1. Modelos do Project ..........................................................................315 
7.8.2. Criando modelos ..............................................................................318
Pontos principais ................................................................................................321 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 323
Capítulo 8 - Visualizando e personalizando projetos ................................................ 327
8.1. Introdução .......................................................................................328 
8.2. Linha do tempo ................................................................................328
8.2.1. Copiando a linha do tempo ..............................................................331
8.3. Modos de exibição personalizados ...................................................332 
8.4. Filtros ..............................................................................................338
8.4.1. Filtro automático ..............................................................................339 
8.4.2. Filtro predefinido .............................................................................343 
8.4.3. Criando filtros ..................................................................................346
8.5. Agrupamento de detalhes do projeto ...............................................356
8.5.1. Aplicando um agrupamento .............................................................359 
8.5.2. Criando um agrupamento ................................................................360
8.6. Classificando dados .........................................................................365 
8.7. Exportando dados ............................................................................368 
8.8. Importando dados ............................................................................378 
Pontos principais ................................................................................................382 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 385
Capítulo 9 - Relatórios, painéis e custos ......................................................................... 389
9.1. Relatórios e painéis ..........................................................................390
9.1.1. Novo Relatório .................................................................................391
9.1.1.1. Em Branco ........................................................................................393 
9.1.1.2. Gráfico .............................................................................................395 
9.1.1.3. Tabela ..............................................................................................396
9.1.2. Painéis .............................................................................................397
9.1.2.1. Burndown ........................................................................................398 
9
Project 2016 Sumário
9.1.2.2. Tarefas Futuras ................................................................................399 
9.1.2.3. Visão Geral do Custo ........................................................................400 
9.1.2.4. Visão Geral do Projeto ......................................................................401 
9.1.2.5. Visão Geral do Trabalho ...................................................................402
9.1.3. Recursos ..........................................................................................403
9.1.3.1. Recursos superalocados ...................................................................403 
9.1.3.2. Visão geral do Recurso .....................................................................404
9.1.4. Custos .............................................................................................406
9.1.4.1. Fluxo de Caixa .................................................................................407 
9.1.4.2. Valor Agregado ................................................................................407 
9.1.4.3. Saturações de Custos .......................................................................408 
9.1.4.4. Visão Geral do Custo da Tarefa ........................................................410 
9.1.4.5. Visão geral de Custo do Recurso ......................................................411
9.1.5. Em Andamento ................................................................................411
9.1.5.1. Relatório de Marco ...........................................................................412 
9.1.5.2. Tarefas Adiadas ...............................................................................413 
9.1.5.3. Tarefas Atrasadas ............................................................................414 
9.1.5.4. Tarefas Críticas ................................................................................415
9.2. Relatórios visuais .............................................................................416
9.2.1. Relatórios visuais disponíveis ...........................................................420 
9.2.2. Criar um relatório visual utilizando um modelo ................................424 
9.2.3. Editar um modelo de relatório visual existente .................................426 
9.2.4. Criar um novo modelo de relatório visual .........................................429
9.3. Custos do projeto ............................................................................433
9.3.1. Custo das tarefas .............................................................................434 
9.3.2. Custo dos recursos ..........................................................................439
Pontos principais ................................................................................................442 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 445
Capítulo 10 - Impressão .......................................................................................................... 449
10.1. Introdução .......................................................................................45010.2. Visualizando a impressão .................................................................450 
10.3. Configuração rápida de impressão ...................................................450
10.3.1. Definindo período de impressão ......................................................451 
10.3.2. Definindo datas ...............................................................................452 
10.3.3. Páginas e orientação ........................................................................453
10.4. Configurações detalhadas de impressão...........................................453
10.4.1. Guias e comandos ............................................................................454
10.4.1.1. Guia Página ......................................................................................455 
10.4.1.2. Guia Margens ...................................................................................456 
10.4.1.3. Guias Cabeçalho e Rodapé ...............................................................458 
10.4.1.4. Guia Legenda ...................................................................................460 
10.4.1.5. Guia Modo de exibição .....................................................................462
10.4.2. Configurando a página .....................................................................466
Pontos principais ................................................................................................472
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 473
Mãos à obra! ................................................................................................................................. 477
10
Informações sobre o treinamento
Para o melhor aproveitamento do curso Project 2016, 
é imprescindível ter participado do curso de Ambiente 
Windows, ou possuir conhecimentos equivalentes. 
1
 9 Projeto;
 9 Triângulo do projeto;
 9 Gerenciamento das restrições do projeto;
 9 Fases de um projeto;
 9 Edições do Project;
 9 Tela inicial;
 9 O sistema de ajuda.
Conhecendo o 
Project
12
Project 2016
1.1. Introdução
O Project é um software da Microsoft desenvolvido para gerenciar projetos. 
Tem alta taxa de aprovação, pois apresenta diversas vantagens em relação aos 
outros programas com a mesma finalidade, dentre as quais podemos ressaltar:
 • Versatilidade e eficiência no gerenciamento de projetos;
 • Possibilidade de simulações no momento de planejamento;
 • Simplicidade e usabilidade;
 • Extensos recursos de extração de informações que facilitam e demonstram 
todas as fases de um projeto.
Apesar da aparente simplicidade, o software oferece ferramentas avançadas 
para o gerenciamento de projetos complexos, o que só podia ser feito por meio 
de programas também complexos e com alto custo até 1990, quando do seu 
surgimento.
1.2. Projeto
O Project oferece ferramentas que possibilitam manter-nos informados e 
controlar o trabalho em todas as fases do projeto, desde o planejamento, 
passando pelo agendamento, controle de custos, execução e finalização do 
projeto.
Há alguns itens que são fundamentais, estão diretamente ligados entre si e 
ajudam a determinar a eficiência do projeto. Nos tópicos a seguir, conheceremos 
detalhes a respeito desses elementos.
13
Conhecendo o Project 1
1.2.1. Objetivo
O objetivo é a especificação do propósito do projeto, como Lançar o produto X 
ou Desenvolver o software Y. Essa especificação deve ser feita de forma clara 
e com critérios bem definidos, para que seja possível, ao final do processo, 
considerar o objetivo bem-sucedido.
O Project permite que seja feita toda a documentação, criando, assim, um 
histórico da vida do projeto, o que é fundamental para acertar cada vez mais 
em planejamentos futuros.
1.2.2. Tarefas
Tarefas são os passos necessários à realização do objetivo, como Realizar 
análise das necessidades ou Contratar equipe de desenvolvedores. Todas 
as atividades devem ser especificadas e organizadas de maneira lógica, porque 
estão diretamente ligadas ao prazo de execução e custos, portanto, qualquer 
divergência afeta, também, a data de término do projeto.
1.2.3. Recursos
Os recursos são tudo o que torna possível a execução das tarefas. Eles podem 
ser pessoas, como Gerente operacional e Programadores, ou equipamentos 
e materiais, por exemplo, Servidor de dados 1, Impressora e Papel A3.
Deve-se considerar que, no Project, há três tipos de recursos disponíveis: de 
trabalho, material e custo. Tais recursos serão apresentados com detalhes mais 
adiante.
Os recursos estão diretamente relacionados com os custos das tarefas. Por 
exemplo, considerando-se que uma tarefa tenha duração de 10 horas e que 
o recurso para sua execução tenha custo de R$ 20,00 por hora de trabalho, o 
custo desta tarefa será de R$ 200,00. Para obter o custo total do projeto, soma-
se o custo de todas as tarefas.
No Project, os recursos são inseridos por meio de planilhas semelhantes às que 
utilizamos no Excel. Podemos, também, utilizar ferramentas tradicionais do 
Windows, como Copiar e Colar, uma vez que o Project integra-se perfeitamente 
a outros programas conhecidos do Microsoft Office.
14
Project 2016
1.3. Triângulo do projeto
Tempo, custo e escopo são elementos essenciais de qualquer projeto. O projeto 
pode ser visualizado de diversas maneiras, porém, há um modelo que envolve 
somente esses três elementos essenciais, conhecido por triângulo do projeto. 
A figura do triângulo ilustra o equilíbrio e a relação desses elementos. Como 
os lados do triângulo são conectados pelos vértices, se ajustarmos um lado, 
afetamos os outros dois.
Tais elementos funcionam como fatores determinantes e restritivos no 
gerenciamento de projetos, conforme veremos nos tópicos seguintes.
1.3.1. Tempo
Geralmente, este é o item mais determinante ou restritivo em um projeto. 
Quando determinamos o tempo do projeto, organizamos a agenda e limitamos 
o prazo final para sua execução.
1.3.2. Custo
No triângulo do projeto, o custo tem um significado mais abrangente do 
que simplesmente o valor em dinheiro; abrange, também, todos os recursos 
necessários ao projeto. Todo equipamento, material empregado, ou mesmo 
pessoas que estão envolvidas na execução de algum trabalho, requerem 
dinheiro. Por isso, os recursos são considerados um item do custo.
O custo exerce, portanto, na maioria dos projetos, um caráter limitante e 
definitivo, já que poucos projetos que excedam o orçamento podem ser 
concretizados sem que sejam necessárias medidas corretivas.
15
Conhecendo o Project 1
1.3.3. Escopo
O escopo inclui o trabalho que será necessário realizar para que o produto ou 
serviço do projeto seja concluído de forma satisfatória. O escopo possui dois 
aspectos diretamente relacionados: o escopo do produto e o escopo do projeto.
Todo projeto gera um resultado único, que pode ser um produto tangível ou 
um serviço. Para desenvolvê-lo e chegar ao resultado pretendido, devemos 
descrever:
 • A qualidade e as funções do produto, dados comumente chamados de 
especificações, mas que chamamos de escopo do produto;
 • Tarefas e fases, ou seja, todo o trabalho que será envolvido para atender ao 
escopo do produto, ao qual chamamos de escopo do projeto.
Para ilustrar a aplicação do triângulo do projeto, consideremos os seguintes 
parâmetros:
 • Tempo: Início em 01/07/2016 e fim em 30/08/2016;
 • Custo: R$ 20.000,00;
 • Escopo: Atualização do Windows nos computadores da empresa.
A análise desses três parâmetros pode determinar o seguinte:
 • Se o projeto citado permanecer dentro dos parâmetros determinados, ou 
seja, iniciar em 01/07/2016 e finalizar em 30/08/2016, tiver custo total 
de R$ 20.000,00 e todos os computadores da empresa estiverem com o 
Windows atualizado, será considerado um projeto de sucesso;
 • Se, por exemplo, o projeto acabar no dia 02/09/2016, o custo for R$ 
24.000,00 e nem todos os computadores da empresa forematualizados, 
não é possível considerá-lo bem-sucedido, porque nem um dos itens foi 
cumprido.
16
Project 2016
1.4. Gerenciando as restrições do projeto
Todos os elementos que constituem o triângulo do projeto podem ser restritivos 
à sua execução. Quando um desses elementos não pode ser mudado ao longo 
do projeto, pode ser necessário equilibrar os outros dois.
A figura do triângulo ilustra o processo de equilibrar as restrições de tempo, 
custo e escopo. Alterando um lado do triângulo, afetamos, no mínimo, um dos 
outros dois lados, conforme os seguintes exemplos:
 • Se ajustarmos o plano inicial do projeto para o custo diminuir, poderá ser 
necessário mais tempo para a execução, pois não será possível pagar pelos 
mesmos recursos. Caso não seja possível alterar a agenda, o escopo deverá 
ser reduzido, já que não será possível executar todo o trabalho;
 • Se o tempo for encurtado no plano inicial, talvez seja necessário aumentar o 
orçamento, para contratar mais recursos. Caso não seja possível aumentar 
o custo, o escopo deverá ser reduzido, uma vez que não dispomos de 
recursos e tempo suficientes;
 • Se houver um aumento do escopo, é provável que seja necessário mais tempo 
e um maior custo. Caso esse aumento se dê após o início das atividades, é 
chamado de deformação de escopo.
O aumento de escopo ou a deformação do escopo não será 
ruim, contanto que sejam ajustados o orçamento e a agenda, 
de acordo com as novas necessidades.
O triângulo do projeto é um modelo que tenta reproduzir as necessidades 
reais e aumentar a produtividade e pode ajudar, ainda, a determinar a eficácia 
do projeto. Porém, é importante considerarmos o contexto real no qual esse 
modelo está inserido, visto que cada projeto é único e possui necessidades 
bastante específicas.
17
Conhecendo o Project 1
1.5. As fases de um projeto
Um projeto é dividido em três etapas: planejamento, execução e finalização, 
cada qual com características e necessidades distintas. É importante atentar 
para a relação de dependência entre as atividades executadas em cada uma das 
fases, as quais são descritas a seguir:
 • Planejamento
A partir de uma ideia de projeto, esta fase é iniciada. É a fase da elaboração de 
um plano, do planejamento estratégico do projeto em questão. Nesta fase inicial, 
verifica-se e quantifica-se a disponibilidade dos recursos e do agendamento. 
Quando houver tarefas definidas, os recursos estiverem alocados para cada 
tarefa e os custos e o tempo parecerem viáveis, o projeto pode seguir para a 
próxima etapa.
 • Execução
A segunda fase do projeto consiste em controlar todos os itens que foram 
inseridos na fase anterior. Conferir a agenda, gerenciar as tarefas e recursos 
fazem parte da execução, que só é finalizada quando alcançamos o objetivo do 
projeto.
 • Finalização
Na última fase do projeto, os parâmetros iniciais de custo, tempo e objetivo 
devem ser comparados com os resultados alcançados, para verificar se o projeto 
teve sucesso. São emitidos relatórios finais e a análise dos dados pode ajudar 
na realização de futuros projetos.
O Project oferece diversos recursos para que o gerente disponha do máximo de 
informações, e isso ocorre, também, com relação às diferentes fases do projeto, 
uma vez que cada qual exige recursos de software. Na fase de execução do 
projeto, por exemplo, é essencial que o gerente possa manter contato com os 
recursos para avisá-los das tarefas que lhes cabem e receber informações de 
atualização. Dentre as facilidades que o Project oferece para essa comunicação, 
podemos citar a impressão de cronogramas, o envio destes por fax, a integração 
com o Outlook, a atualização de dados por meio de um servidor Web e a 
possibilidade de exportação de dados para planilhas no Excel.
18
Project 2016
1.6. Edições do Project
O Project 2016 é a mais recente edição do MS Project e está disponível nas 
edições Standard, Professional, Pro for Office 365 e Server. As três primeiras 
permitem o gerenciamento de projeto em área de trabalho e apresentam 
diferenças quanto à disponibilidade de recursos; alguns são restritos à versão 
Professional. O Project Server, por sua vez, direciona-se ao gerenciamento 
empresarial de projetos com base em um ambiente de servidor.
Este curso aborda a edição Microsoft Project Professional 
2016.
Para que possamos usufruir de todos os recursos do Microsoft Office Project 
Standard 2016 ou do Microsoft Office Project Professional 2016, devemos 
observar os seguintes requisitos mínimos no momento da instalação:
 • Processador de, no mínimo, 700 MHz;
 • Memória RAM de, no mínimo, 512 MB;
 • Espaço em disco rígido de 2,5 GB, lembrando que, com a remoção do pacote 
de download original (que pode ser feita depois de concluída a instalação), 
temos uma parte desse espaço liberada;
 • Monitor com resolução de, no mínimo, 1024x768;
 • Um dos seguintes sistemas operacionais (ou um posterior):
 • Windows Server 2003 R2 com MSXML 6.0;
 • Windows Server 2008 com SP2 de 32 ou 64 bits;
 • Windows 7;
 • Windows 8;
 • Windows 10.
19
Conhecendo o Project 1
1.7. Tela inicial
O Project, apesar de comercializado separadamente, é um programa que faz 
parte do pacote Office da Microsoft e, portanto, deve ser iniciado a partir do 
botão Iniciar da barra de ferramentas do Windows, em seguida, Programas / 
Microsoft Office / Microsoft Project 2016, se seu sistema operacional for até 
o Windows 7. No caso do Windows 8 ou 10, o acesso poderá ser feito por meio 
da nova interface ou da antiga área de trabalho.
Assim que o Project abre, é apresentada uma lista à esquerda da tela, contendo 
os arquivos abertos recentemente. Por padrão, são listados os últimos 25 
arquivos recentes, mas é possível alterar esse número para até 50 arquivos.
No centro da tela, você poderá abrir arquivo em branco, chamado Projeto vazio, 
um novo projeto baseado em um arquivo já existente, uma apresentação dos 
conceitos básicos do Project ou um modelo pronto.
Vejamos a imagem da tela inicial do Project:
Vamos abrir um projeto vazio para conhecer a área de trabalho do programa. 
Para isso, clique na miniatura que mostra o Projeto vazio.
20
Project 2016
A próxima imagem exibe a tela de um projeto vazio. Vejamos os detalhes de 
todos os componentes dessa tela a seguir.
1.7.1. Barra de ferramentas de acesso rápido
Nesta barra de ferramentas, ficam armazenados os comandos mais utilizados 
pelo usuário. O padrão é que essa barra possua apenas os comandos Salvar, 
Desfazer e Refazer, mas ela pode ser personalizada de duas formas:
 • Podemos clicar com o botão direito do mouse em qualquer comando da 
faixa de opções (descrita no tópico adiante) e escolher a opção Adicionar à 
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido;
 • Podemos clicar no botão , ao lado da barra de ferramentas de acesso 
rápido, e optar por um dos comandos predefinidos ou acessar mais opções, 
clicando em Mais Comandos (isso fará com que seja exibida uma janela 
com todos os comandos do Excel que podem ser adicionados à barra).
21
Conhecendo o Project 1
1.7.2. Faixa de opções
Esta faixa, também conhecida como ribbon, substitui os menus e as barras de 
ferramentas da versão anterior à 2010 por grupos de comandos organizados 
em guias. Além das guias, que agrupam as principais tarefas do Project, a faixa 
de opções contém grupos, que possuem diversos comandos relacionados entre 
si, e comandos, que são funcionalidades (um menu, um botão ou uma caixa 
para inserir informações). Vários grupos possuem um menu ou uma janela que 
apresenta comandos ou funcionalidades. Esses menus e janelas – muitos dos 
quais serão apresentados no decorrer deste curso – podem ser exibidos a partir 
de um clique na seta localizada ao lado do nome do grupo.
Guia Finalidade
Tarefa
Na guia Tarefa são disponibilizados botões que permitem realizar 
ações como a adição e a formatação de tarefas, além de diversas 
outras ações relacionadas ao trabalho com tarefas.
Recurso
Na guia Recurso estão os botões que realizam açõesvoltadas ao 
gerenciamento dos recursos responsáveis pela execução do trabalho 
no projeto.
Relatório
Esta guia foi a grande novidade da versão 2013 e, agora, na 
versão 2016, ainda permite que você tenha uma gama enorme de 
possibilidades de criação de relatórios, principalmente relatórios 
gráficos contendo informações importantes do seu projeto.
Projeto
Com os comandos presentes na guia Projeto, manipulamos funções 
avançadas do projeto relacionadas às propriedades, ao agendamento 
e à geração de relatórios.
Exibir
Usando os comandos disponíveis na guia Exibir, podemos selecionar 
e personalizar modos de exibição e adicionar à exibição uma linha 
do tempo.
Formato
Na guia Formato, encontramos botões que personalizam textos, 
colunas e cores. Esses botões podem ser diferentes de acordo com 
o modo de exibição sendo usado.
22
Project 2016
1.7.3. Backstage
O Backstage, acessado quando clicamos na guia Arquivo, é o local onde podemos 
realizar o gerenciamento dos arquivos de um projeto, assim como dos dados 
referentes a tais arquivos. No Backstage estão reunidos os comandos básicos 
que, em versões anteriores do Project, eram encontrados no menu Arquivo, 
como Abrir e Salvar, por exemplo.
Além do gerenciamento de arquivos e de seus respectivos dados, o Backstage 
permite o gerenciamento, também, de conexões do Project Server, a realização 
de check-out e a publicação de projetos.
Não são só os comandos que antes estavam presentes no menu Arquivo 
que agora estão localizados no Backstage: o comando Opções, que abre a 
caixa de diálogo Opções do Project, em versões anteriores ao Project 2010, 
era encontrado no menu Ferramentas. Por meio da caixa de diálogo Opções 
do Project, é possível ajustar configurações referentes ao funcionamento e à 
aparência de tal aplicativo.
Vejamos, na imagem seguinte, o Backstage do Project:
23
Conhecendo o Project 1
1.7.4. Barra de entrada de dados ou de edição
Nas versões anteriores do Project, esta barra já aparecia como padrão. Para 
exibi-la na versão 2016, basta clicar na guia Arquivo / Opções, escolher a 
ficha Exibir e marcar a caixa de verificação Barra de entrada. Para ocultar a 
barra, basta desmarcar essa caixa. Outra opção que você pode escolher é a 
de manter o status on-line próximo ao nome. Com essa caixa marcada, você 
poderá usufruir de seu status integrado a outras ferramentas Microsoft (Skype, 
Skype for Business, Outlook e Office 365).
24
Project 2016
Vejamos a imagem a seguir com a indicação da barra de entrada de dados ou 
de edição:
1.7.5. A linha do tempo
O Project 2016 inclui um modo de exibição da linha do tempo que é visualizado 
automaticamente acima de outras exibições, mostrando uma visão geral concisa 
do cronograma inteiro. É possível adicionar tarefas à linha do tempo e até 
imprimi-la em um atraente relatório de resumo do projeto inteiro. Outra opção 
é colá-la em um e-mail para obter um relatório instantâneo e sem complicação.
Para ocultar a linha do tempo, basta escolher a guia Exibir e, no grupo Modo 
Divisão, desmarcar a opção Linha do Tempo.
25
Conhecendo o Project 1
1.7.6. Janela de projeto
Esta janela é a que exibe o projeto no qual estamos trabalhando. A imagem 
seguinte mostra uma janela de projeto do Project:
Caso seja necessário, podemos abrir diversas janelas por meio da guia Exibir, 
grupo Janela, comando Nova Janela.
O comando CTRL + F6 possibilita o acesso rápido às 
janelas.
26
Project 2016
Para facilitar a escolha dos modos de exibição disponibilizados pelo Project 
(planilhas, gráficos ou formulários), podemos habilitar a barra de visões. Para 
tanto, basta clicar com o botão direito do mouse no canto esquerdo da janela 
de projeto e, então, ativar a opção Barra de Visões.
A tela passará, então, a exibir a barra de visões da seguinte forma:
27
Conhecendo o Project 1
1.7.7. Barra de status
Nesta barra, podem ser visualizadas várias informações sobre o projeto atual. 
Entre outras informações, e de acordo com as escolhas do usuário, ela exibe 
opções relacionadas, por exemplo, à criação de novas tarefas e atalhos para 
trocas de visualização.
1.8. O sistema de ajuda
A ajuda do Project é instalada automaticamente junto com o programa, no 
entanto, podemos, também, ter acesso ao conteúdo da ajuda on-line do Office. 
No momento da busca na ajuda, podemos definir se a pesquisa deve ser feita 
em modo on-line ou off-line ou se deve ser feita em uma categoria específica 
dentro de um programa.
28
Project 2016
1.8.1. A janela Ajuda
Utilizar a janela Ajuda do Office é semelhante a utilizar um navegador da 
Web, com a diferença de que a ajuda possui recursos que os navegadores não 
possuem. A próxima imagem ilustra a janela Ajuda:
1.8.2. Ajuda em caixas de diálogo
Também em caixas de diálogo é possível acessar a ajuda, caso seja necessária 
alguma orientação a respeito das opções que usamos para realizar alguma 
tarefa. Para obter ajuda em uma caixa de diálogo, basta clicar sobre o botão 
Ajuda, disponível em muitas caixas de diálogo, ou pressionar a tecla F1 do 
teclado. O tópico referente à caixa de diálogo abrirá; caso não haja um tópico, 
a home page da ajuda será exibida.
29
Conhecendo o Project 1
Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita 
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.
 • O Project oferece ferramentas necessárias para gerenciar um projeto, desde 
a fase de planejamento até sua execução e finalização. Para constituir o 
plano inicial de um projeto, devemos especificar o objetivo, todas as tarefas 
necessárias à realização deste objetivo e os recursos que tornarão possível 
a execução das tarefas;
 • O triângulo do projeto ilustra o equilíbrio e a relação entre os elementos 
mais importantes do projeto. Os lados do triângulo são conectados pelos 
vértices, de forma que, ao ajustarmos um lado, afetamos, no mínimo, um 
dos outros dois. Para gerenciar esses elementos, que podem ser restritivos, 
devemos buscar o equilíbrio entre tempo, custo e escopo;
 • A primeira fase de um projeto é a do planejamento, que consiste na 
elaboração de um plano em que haja as especificações de tarefas, recursos, 
tempo e custos e a análise de viabilidade;
 • Na segunda fase do projeto, devemos controlar todos os itens que foram 
inseridos na fase anterior. Conferir a agenda, gerenciar tarefas e recursos 
fazem parte da execução até alcançarmos o objetivo;
 • Na última fase do projeto, os parâmetros iniciais de custo, tempo e objetivo 
devem ser comparados com os resultados alcançados, para verificar se o 
projeto teve sucesso;
 • O Project, uma das mais utilizadas ferramentas para gerenciamento de 
projetos, apresenta mais de uma edição: Standard, Professional, Pro for 
Office 365 e Server;
 • Para que possamos usufruir de todos os recursos do Project, é importante 
observar quais são os requisitos mínimos no momento da instalação;
30
Project 2016
 • O Project é um programa que faz parte do pacote Office da Microsoft e, 
portanto, deve ser iniciado a partir do botão Iniciar da barra de ferramentas 
do Windows, por meio da opção Programas / Microsoft Office / Microsoft 
Project 2016;
 • Os principais elementos presentes na tela inicial do Project são: a barra 
de ferramentas de acesso rápido, a faixa de opções, backstage, a barra de 
entrada de dados ou de edição, a linha do tempo, a janela de projetos e a 
barra de status;
 • A ajuda do Project é instalada automaticamente junto com o programa, no 
entanto, podemos, também, ter acesso ao conteúdo da ajuda on-line do 
Office. No momento da busca na ajuda, podemos definir se a pesquisa deve 
ser feita em modo on-line ou off-line ou se deve ser feita em uma categoria 
específica dentro de um programa.
1Conhecendo oProject
 Teste seus conhecimentos
32
Project 2016
1. Em um projeto, o que são tarefas?
2. Em um projeto, o que são recursos?
 ☐ a) São passos necessários à realização de um recurso.
 ☐ b) São passos necessários à realizaçãode um 
calendário.
 ☐ c) São passos necessários à realização de um resumo.
 ☐ d) São passos necessários à realização de um objetivo.
 ☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.
 ☐ a) São tudo o que torna possível a execução da 
finalização.
 ☐ b) São tudo o que torna possível a execução do 
planejamento.
 ☐ c) São tudo o que torna possível a execução das tarefas.
 ☐ d) São tudo o que torna possível a execução do custo.
 ☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.
33
Conhecendo o Project 1
3. Quais elementos compõem o triângulo de um projeto?
4. No Project, quais são as fases de um projeto?
 ☐ a) Tempo, custo e escopo.
 ☐ b) Prazo e custo.
 ☐ c) Custo, escopo e objetivo.
 ☐ d) Tempo e objetivo.
 ☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.
 ☐ a) Planejamento, execução e objetivo.
 ☐ b) Iniciação e finalização.
 ☐ c) Planejamento, execução e finalização.
 ☐ d) Controle e objetivo.
 ☐ e) As alternativas B e D estão corretas.
34
Project 2016
5. No triângulo do projeto, qual(is) o(s) elemento(s) mais 
restritivo(s)?
 ☐ a) Escopo.
 ☐ b) Custo.
 ☐ c) Tempo.
 ☐ d) Escopo e tempo.
 ☐ e) Tempo e custo.
2
 9 Modo de exibição padrão;
 9 Definição de um plano de projeto;
 9 Operações básicas;
 9 Inserção de uma lista de tarefas;
 9 Estimativa das durações;
 9 Vinculação de tarefas;
 9 Divisão de tarefas.
Estrutura inicial
do plano de projeto e 
trabalho com tarefas
36
Project 2016
2.1. Modo de exibição padrão: Gráfico de 
Gantt
A área em que trabalhamos no Project para inserir, editar ou analisar as 
informações de um projeto é chamada de modo de exibição. Há diversos 
modos de exibição, mas, geralmente, trabalhamos com um ou, no máximo, 
dois de cada vez. O modo de exibição padrão, mostrado na imagem a seguir, 
é chamado de Gantt com linha do tempo ou Gráfico de Gantt, apresentando, 
também, a linha do tempo.
O modo de exibição Gráfico de Gantt apresenta a lista das tarefas na tabela de 
entrada, no lado esquerdo, e representa cada uma delas no gráfico de Gantt, 
no lado direito.
Esse modo de exibição é bastante comum para representar um plano de projeto 
e facilitar a apresentação a terceiros, além de ser útil para analisá-lo ou inserir 
e ajustar os detalhes das tarefas.
Os outros modos de exibição do Project realçam aspectos diferentes de um 
plano de projeto, mas priorizam os detalhes das tarefas e recursos.
37
Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
2.2. Definindo um plano de projeto
O plano de projeto é um modelo feito a partir do projeto real e enfoca os aspectos 
mais importantes deste. No plano de projeto, devemos tentar antecipar o que 
deve acontecer e o que desejamos que aconteça com relação a agenda, tarefas, 
recursos e respectivos custos.
O principal aspecto desse plano é o tempo, uma vez que o Project é uma 
ferramenta ativa de agendamento. Mesmo que tenhamos planejado tanto a 
data de início quanto a data para término do projeto, é necessário inserirmos 
somente uma delas, já que o Project calcula a outra por meio da soma ou 
subtração da duração.
2.2.1. Definindo as opções de calendário
É possível configurar as opções de calendário para o projeto corrente ou para 
todos os novos projetos. As opções são: o dia que inicia a semana, o mês 
fiscal, o horário de início e término de uma tarefa quando não é especificado o 
período, a quantidade de horas por dia, a quantidade de horas por semana e a 
quantidade de dias por mês. É aconselhável configurar as opções de calendário 
como procedimento inicial em relação aos calendários do Project.
O Project tem quatro calendários a serem considerados:
 • Calendário do projeto;
 • Calendário-base;
 • Calendário dos recursos;
 • Calendário das tarefas.
38
Project 2016
Para definir as opções de calendário, você deve realizar o seguinte procedimento:
1. Na guia Arquivo, clique em Opções;
2. Selecione a guia Cronograma;
3. Selecione se as opções de calendário são para o projeto corrente ou se são 
para todos os novos projetos;
4. Defina as configurações desejadas (ano, semana, dias, horas) e clique sobre 
o botão OK.
É possível trabalhar com projetos que contêm configurações 
diferentes em uma mesma máquina. Para isso, basta configurar 
as opções de calendário para o projeto corrente.
É importante frisar que, ao alterar as datas de início e término em um calendário, 
os outros calendários do Project não são alterados, portanto, quando o horário 
de trabalho e o período de trabalho forem os mesmos, deveremos alterar esses 
dois dados nos demais calendários.
39
Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
2.2.2. Definindo horário de trabalho
Para definir os horários de trabalho, devemos seguir os procedimentos adiante:
1. Na guia Projeto, clique sobre o ícone Alterar Período de Trabalho;
2. Em Para calendário, selecione o calendário-base que deseja editar;
3. Clique na guia Semanas de Trabalho e, em seguida, no botão Detalhes;
4. Selecione o dia ou o conjunto deles;
5. Selecione a opção Definir dia(s) para os períodos de trabalho específicos 
e, então, defina os períodos (De / Até);
6. Clique em OK.
2.2.3. Definindo períodos não úteis
O calendário do projeto representa os períodos úteis, como os dias de trabalho, 
e os períodos não úteis, como os finais de semana ou feriados, para determinar 
quando as tarefas podem ser agendadas.
O calendário Padrão apresenta apenas os finais de semana como períodos não 
úteis. Podemos especificar exceções, ou seja, períodos não úteis específicos 
diferentes do padrão.
40
Project 2016
Para definir períodos não úteis, devemos seguir o procedimento adiante:
1. Na guia Projeto, dentro do grupo Propriedades, clique sobre o ícone Alterar 
Período de Trabalho. A seguinte tela será exibida:
2. Na caixa Para calendário, selecione o calendário-base que deseja editar;
3. No campo Nome da guia Exceções, descreva um nome para o período não 
útil, por exemplo, o nome do feriado;
4. Nos campos Início e Concluir, digite ou selecione as datas de início e término 
para o intervalo de tempo não útil;
5. Clique em OK.
Na parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt, será exibida uma coluna 
cinza nos dias de folga total.
41
Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
É possível definir como exceção um período de trabalho parcial em um dia. 
Neste caso, depois de definir a exceção, basta selecioná-la e, então, clicar sobre 
o botão Detalhes, que exibirá a seguinte tela:
Nessa tela, basta selecionar a opção Períodos de trabalho e definir o período 
(De / Até).
Vale considerar a possibilidade de repetir a exceção por toda uma parte da agenda. 
Para isso, devemos selecionar a frequência em Padrão de recorrência, que pode 
variar entre Diariamente, Semanalmente, Mensalmente e Anualmente e, em 
seguida, selecionar detalhes de recorrência à direita. Esses detalhes mudam de 
acordo com o padrão de recorrência.
2.2.4. Criando um calendário de trabalho
O calendário definido ao criar um novo arquivo no Project é o Padrão, das 09:00 
às 12:00 horas e das 13:00 às 18:00 horas, de segunda-feira a sexta-feira.
Além do calendário Padrão, o Project traz outros dois, o calendário 24 horas, 
utilizado quando não existe período de folga, e o calendário Turno da Noite, 
das 23:00 às 03:00 horas e das 04:00 às 08:00 horas.
42
Project 2016
Ao serem criados os recursos em um projeto, eles assumem o calendário definido 
no projeto, porém, pode ser que alguns recursos trabalhem em um horário 
diferente do calendário do projeto e, também, as tarefas sejam agendadas de 
acordo com o calendário do projeto. No entanto, pode ser que haja algumas 
tarefas que devam ser executadas fora dos horários determinados nele. Sendo 
assim, será necessário criar calendários diferentes para o projeto, para as tarefas 
e recursos específicos.
Em algumas empresas, existe um departamento que controla e cria os 
cronogramas dos projetos de outras empresas do mesmo grupo. Nessecaso, 
pode existir diferença entre os horários de trabalho de cada uma delas. Dessa 
forma, em vez de alterar o calendário toda vez que for necessário criar um 
cronograma, torna-se mais produtivo criar calendários permanentes para serem 
utilizados sempre que um cronograma for criado.
Para criar um novo calendário, devemos realizar o seguinte procedimento:
1. Na guia Projeto, grupo Propriedades, clique sobre o ícone Alterar Período 
de Trabalho;
43
Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
2. Clique no botão Criar Novo Calendário e defina o seu nome;
3. Defina se o novo calendário será uma cópia do calendário-base, no qual 
o horário definido originalmente é das 09:00 às 12:00 horas e das 13:00 às 
18:00 horas, de segunda-feira a sexta-feira; ou se será cópia de algum outro 
calendário existente, carregando todas as suas definições de trabalho e folgas;
4. Clique em OK.
Devemos notar que, ao retornar para a janela Alterar Período Útil, o campo 
Para Calendário já vem com o calendário criado selecionado para configuração.
2.2.5. Definindo o calendário do projeto
Para verificar ou alterar o calendário que está sendo aplicado atualmente no 
projeto, devemos realizar o seguinte procedimento:
1. Acesse a guia Projeto;
2. Clique sobre o ícone Informações do Projeto. Confira e modifique, se 
necessário, o campo Calendário;
44
Project 2016
3. Clique em OK.
2.2.6. Definindo a data de início ou término do projeto
A maioria dos projetos deve ser agendada a partir da data de início, mesmo que 
a data de término seja conhecida. Esse tipo de agendamento faz com que as 
tarefas tenham início assim que possível e possibilita maior flexibilidade.
45
Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
Para definir a data de início de um projeto, devemos seguir o procedimento 
adiante:
1. Na guia Projeto, clique sobre o ícone Informações do Projeto, no grupo 
Propriedades. A seguinte imagem será exibida:
2. Na caixa Data de início, digite ou selecione a data desejada para o início do 
projeto.
Entretanto, há alguns casos em que o agendamento a partir da data de término 
pode apresentar facilidades, como nos casos a seguir:
 • Para identificar a data de início em um projeto que precisa terminar de 
acordo com uma data específica exigida;
 • Se a data de início é desconhecida, como quando o trabalho depende de 
outra fonte e ainda não foi recebido;
 • Se a metodologia de gerenciamento de projetos exige o agendamento a 
partir da data de término.
46
Project 2016
Quando trabalhamos com um projeto agendado a partir de uma data de término, 
o Project se comporta de forma diferente nos seguintes processos:
 • Quando digitamos novas tarefas, a restrição O Mais Tarde Possível (OMTP) 
é atribuída automaticamente. Devemos definir outras restrições somente 
quando necessário;
 • Quando usamos a redistribuição automática para reduzir superalocações de 
recursos e equilibrar sua disponibilidade, o Project adiciona automaticamente 
um número negativo para a redistribuição com atraso. Os atrasos geram um 
tempo extra depois das tarefas e não antes, já que o projeto foi agendado 
a partir da data de término;
 • Quando arrastamos uma barra no gráfico de Gantt para alterar a data 
final da tarefa, a restrição Não Terminar Depois De (NTDD) é atribuída 
automaticamente.
Quando alteramos um projeto previamente agendado a partir da 
data de início para a data de término, os atrasos de redistribuição 
e as divisões de redistribuição de tarefas e atribuições são 
automaticamente removidos.
Na janela Informações sobre o projeto, para definir a data de término de um 
projeto, devemos realizar o seguinte procedimento:
1. Na caixa Agendar a partir de, selecione a opção Data de término do projeto;
2. Na caixa Data de término, digite ou selecione a data desejada para o término 
do projeto.
47
Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
2.2.7. Alterando o formato de data e hora
O padrão nas opções gerais para trabalho com o Project é que seja exibida 
somente a data nos campos.
Para alterar o formato de data, basta clicar na guia Arquivo, selecionar Opções, 
escolher a ficha Geral e definir o formato de data e hora no campo Formato de 
data.
2.3. Operações básicas
As operações básicas são um grupo de atividades simples, como inserção, 
seleção e exclusão de tarefas. Também podemos acrescentar a esse grupo a 
tarefa de exclusão do conteúdo de uma célula. Essas operações se caracterizam 
por sua praticidade e rapidez.
48
Project 2016
2.3.1. Definindo o agendamento da tarefa
Por padrão, as tarefas no Project vêm com a configuração de agendamento 
manual. Isso significa que, ao inserir dados na coluna Nome da tarefa, a Duração 
da tarefa, assim como as datas de Início e Término, não serão inseridas de 
forma automática, como é feito caso o agendamento esteja definido como 
automático.
O agendamento manual permite que você possa definir as tarefas sem a 
preocupação da duração e do início ou término da tarefa.
 • Digitação de tarefas: Para inseri-las em um arquivo novo, basta, na tabela 
de entrada de dados que aparece na visualização Gráfico de Gantt, clicar 
na primeira linha da coluna Nome da tarefa, digitar o nome da primeira 
tarefa, pressionar a tecla ENTER ou clicar na linha seguinte, digitar a segunda 
tarefa e assim por diante. Posteriormente, será necessário preencher outras 
colunas, como veremos mais adiante. Vale notar que a numeração das 
tarefas aparecerá automaticamente;
 • Seleção de uma única tarefa: Para este tipo de seleção, basta apenas clicar 
no ID da tarefa que se quer executar. Vejamos:
49
Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
 • Seleção de todas as tarefas: Ao clicarmos na célula do canto superior 
esquerdo da planilha, no topo da coluna ID que contém a numeração das 
linhas, selecionamos todas as tarefas e todas as colunas, ou seja, a planilha 
inteira. Vejamos:
 • Seleção de tarefas subsequentes e tarefas não subsequentes: Quando 
temos uma sequência de tarefas, podemos selecionar uma parte delas na 
ordem em que estão dispostas. Uma forma de se fazer isso é clicar no ID 
da primeira delas e, segurando o botão do mouse, arrastar o cursor até a 
última tarefa desejada. Outra forma é clicar igualmente no ID da primeira 
tarefa, soltar o botão do mouse, pressionar a tecla SHIFT e segurá-la, clicar 
na última tarefa desejada e soltar a tecla SHIFT. Para selecionar tarefas não 
subsequentes, basta clicar no ID da primeira delas, pressionar a tecla CTRL e 
segurá-la, clicar nas tarefas desejadas e depois soltar a tecla CTRL. Vejamos:
50
Project 2016
 • Exclusão de tarefa: Para excluirmos uma tarefa, devemos selecioná-la 
totalmente clicando em seu ID e, então, pressionar a tecla DELETE. Outra 
forma é selecionar apenas o nome da tarefa, pressionar a tecla DELETE e 
clicar no ícone que aparece à esquerda da célula, selecionando a opção 
para apagar a tarefa inteira. Também podemos excluí-la por meio do menu 
de atalho exibido ao clicarmos com o botão direito do mouse. No menu, 
basta escolher a opção Excluir Tarefa. Vejamos:
51
Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
 • Exclusão do conteúdo de uma célula: Podemos excluir o conteúdo de 
uma célula ativa selecionando-a e pressionando DELETE, ou por meio da 
opção Limpar, do grupo Edição da guia Tarefa;
 • Inserção de uma nova tarefa: Podemos inserir uma nova tarefa pressionando 
a tecla INSERT ou por meio do menu de atalho exibido ao clicarmos com 
o botão direito do mouse. Nesse menu, basta escolher a opção Inserir 
Tarefa. Tanto o uso da tecla quanto do menu ocasionam o aparecimento 
de uma nova tarefa (linha) na(s) célula(s) selecionada(s);
 • Rolar até a Tarefa: Podemos rolar a escala de tempo no Gráfico de Gantt 
para que seja exibido o início de uma tarefa previamente selecionada na 
tabela de entrada de dados. Para isso, basta selecionar a tarefa e clicar na 
opção Rolar até a Tarefa, disponívelno grupo Edição da guia Tarefa. Este 
comando também funciona em outras visualizações.
52
Project 2016
2.4. Inserindo uma lista de tarefas
A criação de tarefas deve ser orientada por algumas diretrizes, para que 
tenhamos maior eficácia nessa etapa do projeto. Aliás, podemos considerar 
que as tarefas são o alicerce de qualquer projeto, por indicarem as atividades 
necessárias para a sua conclusão. Uma opção que pode ser útil é repartir o 
projeto em duas partes menores, por meio da divisão das tarefas do projeto. 
Com a definição das tarefas, podemos visualizar o projeto em certos aspectos, 
como os recursos necessários, a ordem das atividades e o período de tempo de 
execução das tarefas.
Como já dissemos, a eficácia na criação de tarefas depende do acompanhamento 
de algumas diretrizes, expostas a seguir:
 • A definição das tarefas mais curtas do projeto deve ser priorizada, pois o 
tempo em que estas são realizadas e os recursos necessários para cumpri-
las são mais fáceis de serem determinados do que nas demais tarefas;
 • É necessário determinar com clareza os critérios de conclusão das tarefas;
 • Não se recomenda considerar férias e treinamento como tarefas;
 • O detalhamento das tarefas deve estar de acordo com o domínio que 
queremos ter sobre elas. Nesse sentido, é interessante fixar mais detalhes 
nas áreas mais arriscadas.
Os campos da planilha de tarefas do modo de exibição Gráfico de Gantt 
concentram os dados iniciais do projeto. O Gráfico de Gantt mostra a tabela 
Entrada, que recebe esse nome por ser o lugar de inclusão de dados. Ao 
visualizarmos a tabela, encontramos os seguintes campos:
 • ID: O ID é o campo que aparece na tabela Entrada e serve para nos fornecer 
a identificação de uma tarefa. Na sua coluna não encontramos um título 
e não é permitida a digitação de dados. As tarefas são renumeradas 
automaticamente quando excluímos ou incluímos uma tarefa;
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Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
 • Indicadores: Após o campo ID, temos o campo Indicadores, representado 
por um símbolo. Nele, não podemos digitar dados. Por meio de indicadores, 
o campo sinaliza, entre outras coisas, as tarefas já concluídas e, também, 
as situações em que há uma anotação sobre uma tarefa, conforme vemos 
na imagem adiante:
 • Modo da Tarefa: Permite definir se a tarefa será agendada manualmente, 
ou seja, pelo próprio operador do programa, ou automaticamente, pelo 
Project;
 • Nome da tarefa: Esse campo serve para descrevermos uma tarefa;
 • Duração: O campo Duração é reservado para indicarmos o período de 
tempo necessário para o encerramento de uma tarefa. Além disso, nele 
podemos fazer os cálculos que envolvem esses dados, os quais podem ser 
determinados em meses, semanas, dias, horas ou minutos;
 • Início: O campo Início informa a data em que uma tarefa foi ou será iniciada. 
Nele podemos digitar dados e fazer o seu cálculo;
 • Término: O campo Término informa a data em que uma tarefa foi ou estará 
completamente terminada. Como no campo Início, o campo Término é 
aberto para que se digitem e se calculem os dados;
 • Predecessoras: Este campo informa o ID das tarefas anteriores a cada tarefa 
listada. O campo Predecessoras é aberto para que nele sejam digitados 
os dados, mas, ao vincularmos as tarefas, o campo é automaticamente 
preenchido. As predecessoras que se relacionam à mesma tarefa devem ser 
separadas por ponto e vírgula (;). Também neste campo aparece o tipo de 
vínculo entre as tarefas e qual a latência delas, caso esta exista;
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Project 2016
 • Nomes dos recursos: Este campo reúne quais e quantos são os recursos 
alocados para uma determinada tarefa. Os recursos que se relacionam à 
mesma tarefa devem ser separados por ponto e vírgula (;). O preenchimento 
do campo é feito de forma automática, mas também podemos inserir dados 
nele;
 • Adicionar Nova Coluna: Permite facilmente acrescentar uma nova coluna 
à tabela, bastando selecionar o tipo de campo desejado.
Para incluir tarefas na planilha, digitamos as tarefas desejadas no campo Nome 
da tarefa e pressionamos a tecla ENTER. Nessa mesma ocasião, caso o modo 
para entrada de tarefas seja automático, aparecerá o valor de 1 dia de duração 
relacionado a cada tópico digitado. O símbolo de interrogação ao lado dos itens 
é uma indicação de que os valores são apenas uma estimativa. Podemos digitar 
outros dados para alterar esses valores.
Um determinado gráfico é exibido conforme as informações acrescentadas. Para 
exemplificar, teríamos o seguinte gráfico ao inserir as tarefas Definir objetivos, 
Contratar equipe, Executar o projeto e Relatório final. Devemos observar 
que a data de início do projeto é 23/11/2015, pois as tarefas automaticamente 
foram definidas com este início. Caso a data de início não seja definida, o Project 
coloca como início do projeto a data atual.
É recomendado usar o modo de exibição Formulário de Tarefas no momento 
em que adicionamos várias tarefas que dependem umas das outras e têm 
recursos atribuídos.
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Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
Para habilitar o modo de exibição Formulário de Tarefas, podemos clicar no 
botão de mesmo nome disponível na barra de modos ou, então, assinalar a 
caixa de verificação Detalhes, presente no grupo Modo Divisão da guia Exibir.
Caso se resolva trabalhar com o Formulário de Tarefas, é necessário adotar os 
seguintes procedimentos:
1. Clique na primeira linha vazia localizada ao final da lista de tarefas do Gráfico 
de Gantt;
2. No Formulário de Tarefas, digite na caixa Nome o nome da tarefa que está 
sendo criada. O Formulário de Tarefas não serve para a inclusão de subtarefas. 
Estas devem ser criadas com o recuo e o recuo para a esquerda das tarefas do 
projeto que estiver sendo estruturado em tópicos;
3. Na caixa Duração, digite o período de tempo em que a tarefa será realizada. 
Para que o trabalho da tarefa se torne inalterável mesmo com as atribuições de 
recursos, devemos marcar a caixa de seleção Controlada pelo empenho;
4. Inclua, nas colunas do formulário, detalhes das tarefas, tais como os recursos 
atribuídos e as tarefas predecessoras;
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Project 2016
5. Clique em OK para confirmar a entrada de dados;
6. Clique em Próxima para passar para a próxima tarefa.
2.5. Estimando as durações
A duração de uma tarefa é o período de tempo previsto para que ela seja 
concluída, e pode ser determinada em minutos (m), horas (h), dias (d), semanas 
(s) e meses (me), dependendo do escopo do projeto.
As durações podem ser definidas num calendário de projeto que leva em 
conta o período útil e o período não útil nos quais a tarefa se desenvolve. Pelo 
fato de o Project distinguir o período útil do não útil, a duração da tarefa não 
necessariamente corresponde ao período decorrido (que conta o período útil e 
o não útil). No entanto, é possível usar a duração decorrida da tarefa. Em geral, 
a duração decorrida é usada para as tarefas que não são realizadas apenas no 
período útil. São etapas que dependem de outra pessoa para que tenham o seu 
encerramento definitivo, embora no Project seja mais usual atribuir às tarefas 
as durações que pertencem ao período útil.
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Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
A determinação das durações das tarefas é parte importante do projeto, pois 
uma agenda depende dessa especificação. O Project 2016 facilita essa etapa 
por oferecer recursos que contribuem para a formação de uma agenda voltada 
para a organização de tarefas por meio da especificação de suas durações e da 
dependência existente entre elas. Além desses recursos de agendamento, há 
outros usados de forma secundária, como datas de início, datas de término e 
calendários. De qualquer forma, para tornar a agenda mais realista, devemos 
especificar as durações das tarefas.
Caso o modo para entrada de tarefas seja automático, o Project atribui a toda 
nova tarefa iniciada a duração de um dia. Essa duração pode ser modificada 
de acordo como período real necessário para a sua execução. O símbolo de 
interrogação ao lado dos itens é uma indicação de que os valores são apenas 
uma estimativa.
De fato, o melhor a fazer nesse caso é sempre deixar determinadas as durações 
reais das tarefas, para evitar incoerências na organização do projeto. Além 
disso, essa alteração tem a utilidade de suprimir as superalocações de recurso 
e de aumentar o escopo ou a qualidade das tarefas. (Duração: a extensão total 
do período de trabalho ativo necessário para concluir uma tarefa. Geralmente 
equivale ao tempo de trabalho desde o início até o término de uma tarefa, 
conforme definido pelo calendário do projeto e do recurso.)
Para inserir a duração de uma tarefa, utilizamos o seguinte procedimento: 
digitamos a duração na coluna Duração da tarefa, em seguida, a unidade 
de tempo em minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (s) ou meses (me), 
e colocamos um ponto de interrogação após o valor inserido se ele for uma 
estimativa. Em seguida, pressionamos a tecla ENTER.
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Project 2016
Notemos como fica o gráfico ao inserir as tarefas Tarefa 7, com a duração de 
2 dias, Tarefa 8, com a duração de 4 dias, Execução Tarefa 9, com a duração 
de 7 dias, e Relatório Final, com a duração de 2 dias. Vale observar que a 
data de início do projeto é 23/11/2015, pois as tarefas automaticamente foram 
definidas com este início:
No momento em que se fizerem as alterações de duração das tarefas, é sempre 
bom estabelecer dados realistas, ou seja, devemos estabelecer períodos de 
tempo que realmente correspondam ao tempo que a tarefa demanda para ser 
executada. O montante de trabalho atribuído à tarefa deve ser considerado da 
mesma forma.
Para inserir a duração decorrida de uma tarefa, digitamos a duração na coluna 
Duração da tarefa e depois digitamos a letra d, seja em minutos (md), horas 
(hd), dias (dd), semanas (sd) ou meses (med). Em seguida, pressionamos a 
tecla ENTER.
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Estrutura inicial do plano de projeto e 
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Observemos como fica o gráfico após inserirmos as tarefas Preparar 
documentos, com a duração de 7 dias, e Relatório Final, com a duração de 7 
dias decorridos:
Para que possamos determinar um tempo de estimativa para a tarefa, é 
necessário não só colocar a interrogação após a indicação do tempo, mas, 
também, verificar se a caixa de seleção Mostrar que tarefas agendadas têm 
durações estimadas está marcada. Para isso, antes de determinar a estimativa, 
basta acessar a guia Arquivo / Opções / Cronograma. Vejamos a imagem 
adiante:
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Project 2016
Caso a caixa de seleção Mostrar que tarefas agendadas têm durações 
estimadas esteja desmarcada, as tarefas criadas com duração estimada não 
exibirão o ponto de interrogação. Ao marcar essa caixa, as tarefas criadas com 
duração estimada passam a exibir o ponto de interrogação.
Não há conversão automática de medidas de duração das 
tarefas. Assim, quando substituímos uma duração por 
outra, que tenha uma medida distinta da anterior, devemos, 
primeiramente, fazer o cálculo de conversão e, então, inserir 
o valor correspondente à nova medida.
2.6. Vinculando as tarefas
As tarefas são dispostas em uma sequência específica, e é nessa ordem que 
elas, geralmente, devem ser executadas. Assim, estabelecemos entre elas uma 
relação Término-a-Início, que determina que somente após o término de uma 
tarefa é que se inicia a próxima. Trata-se de uma dependência estabelecendo 
que uma tarefa só pode ocorrer se a tarefa predecessora estiver concluída.
Predecessora é a tarefa vinculada que é realizada antes da tarefa corrente. 
Sucessora é a tarefa vinculada que acontece depois da tarefa corrente.
No Project, além da relação Término-a-Início, em que uma tarefa só é iniciada 
após o término da anterior, temos: relação Início-a-Início, que define como 
data de início da tarefa em questão a data de início da tarefa predecessora 
(as duas tarefas iniciam ao mesmo tempo); a relação Término-a-Término, que 
define como data de término da tarefa em questão a data de término da tarefa 
predecessora (as duas tarefas terminam ao mesmo tempo); e, por fim, a relação 
Início-a-Término, mais raramente empregada, que define como data de término 
da tarefa em questão a data de início da tarefa predecessora.
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Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
Todas essas relações são representadas como linhas que conectam as tarefas 
umas às outras nos modos de exibição Gráfico de Gantt e Diagrama de rede.
 • Determinando o vínculo pelo botão Vincular Tarefas 
Para que as tarefas sejam vinculadas de modo que uma seja predecessora da 
outra, utilizamos o seguinte procedimento:
1. Selecione as tarefas desejadas;
2. Clique no botão Vincular Tarefas, disposto na guia Tarefa, grupo 
Cronograma.
 • Determinando o vínculo por meio da janela Informações sobre a tarefa
Para que as tarefas sejam vinculadas de modo que uma seja predecessora da 
outra, utilizamos o seguinte procedimento:
1. Posicione o cursor na tarefa que terá predecessora(s);
2. Abra a caixa de diálogo Informações da tarefa, que pode ser acessada ao 
clicar no botão Informações, presente no grupo Propriedades da guia Tarefa;
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Project 2016
3. Clique na guia Predecessoras da caixa de diálogo Informações da tarefa;
4. Clique na célula vazia abaixo do cabeçalho da coluna Nome da Tarefa e 
clique na seta que apareceu localizada no canto direito;
5. Escolha a tarefa que será a predecessora dentro da lista que é exibida;
6. Clique em OK para que sejam confirmados os dados inseridos e para que a 
caixa de diálogo Informações da tarefa seja fechada.
Na caixa de diálogo Informações da tarefa, podemos observar as relações das 
tarefas por meio dos números de ID das tarefas predecessoras. Na imagem 
anterior, notemos que a tarefa Preparar documentos tem a tarefa 4, Tarefa 3, 
como predecessora.
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Estrutura inicial do plano de projeto e 
trabalho com tarefas 2
 • Determinando o vínculo por meio do campo Predecessoras
Para que as tarefas sejam vinculadas de modo que uma seja predecessora da 
outra, utilizamos o seguinte procedimento:
1. Escolha uma tabela que apresente o campo Predecessoras (a tabela de 
entrada de dados na visualização Gráfico de Gantt já apresenta esse campo 
como padrão);
2. Clique no campo Predecessoras da tarefa desejada;
3. Digite o ID da(s) tarefa(s) que será(ão) predecessora(s). Caso haja mais de 
uma predecessora, ele deverá ser separado por ponto e vírgula (;);
4. Confirme pressionando a tecla ENTER ou clicando em outra tarefa.
 • Determinando o vínculo por meio do painel inferior
Para que as tarefas sejam vinculadas de modo que uma seja predecessora da 
outra, utilizamos o seguinte procedimento:
1. Posicione o cursor na tarefa que terá predecessora(s);
2. Marque a caixa Detalhes no grupo Modo Divisão da guia Exibir;
3. Insira, no painel inferior na janela de predecessoras, o número do ID das 
tarefas predecessoras, ou escolha as tarefas na coluna Nome da Predecessora;
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Project 2016
4. Clique em OK para que sejam confirmados os dados inseridos.
 • Determinando o vínculo por meio do arrasto do mouse
Para que as tarefas sejam vinculadas de modo que uma seja predecessora da 
outra, utilizamos os seguintes procedimentos:
1. Clique no meio da barra de Gantt da tarefa predecessora;
2. Mantenha o botão do mouse pressionado e arraste para baixo ou para cima;
3. Solte o botão do mouse na barra da tarefa desejada.
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Estrutura inicial do plano de projeto e 
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2.6.1. Alterando o tipo de vínculo
Embora, por padrão, as tarefas do Project sejam vinculadas sob a relação 
Término-a-Início, podemos alterar esse tipo de dependência.
Podemos, por exemplo, efetuar um duplo-clique na linha de dependência exibida 
no gráfico e, então, na caixa de diálogo Dependência entre tarefas, escolher o 
tipo de vínculo desejado:
Ao efetuar o duplo-clique sobre a linha de vínculo, aparece a seguinte caixa de 
diálogo:
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Outras formas de