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1 UNIVERSIDADE LUTERANA DO BRASIL CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO DOUGLAS ROVEDA APLICAÇÃO DA FERRAMENTA EXCEL NAS TAREFAS DO SETOR DE PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO DE UMA EMPRESA CARAZINHO 2020 2 RESUMO Para atender às pressões de mercado, torna-se imprescindível para as organizações a busca por melhoria contínua em seus processos, com isso percebeu-se a necessidade de melhoria no setor de planejamento e controle da produção da empresa em estudo, onde verificou-se, um tempo elevado para realização da importação de pedidos de venda para o sistema da empresa. Deste modo, o estudo tem por objetivo, propor um algoritmo no editor de planilhas Excel, como solução para redução de tempo da tarefa. Para obtenção dos dados, realizou-se um estudo de caso, com entrevistas não estruturadas, observação e verificação no setor e no procedimento. Com o novo método de análise de dados utilizando uma ferramenta alternativa de verificação e também de edição dos parâmetros dos arquivos, chegou-se a um resultado satisfatório de otimização de tempo, na faixa de 80 por cento, permitindo a realização de outras tarefas nesse período. Conclui-se que é necessário a continuidade de verificação e manutenção dos métodos utilizados no setor para melhorar cada vez mais o processo. Palavras-chave: Processo. Algoritmo. Redução de tempo. 3 ABSTRACT In order to meet market pressures, it is essential for activities to search for continuous improvements in its processes, with this we perceive the need to improve the production planning and control sector of the company under study, where it was verified, a time for importing sales orders into the company's system. In this mode, the study aims to propose an algorithm in the Excel spreadsheet editor, as a solution to reduce task time. To analyze data, conduct a case study, with unstructured interviews, observation and verification in the sector and in the procedure. With the new method of data analysis that uses an alternative verification tool and also the editing of file archives, it has reached a satisfactory result of time optimization, in the range of 80 percent, allowing the execution of other activities in that period. It is concluded that it is necessary to verify the verification and maintenance of the methods used in the sector to improve the process even more. Keywords: Process. Algorithm. Time reduction. 4 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Parque fabril Indutar…………………..……………………….…..…..……...9 Figura 2 - Arquivo TXT pedidos………………..……………………………..………...14 Figura 3 - Tela de importação de pedidos……………………………………....……..15 Figura 4 - Arquivo TXT previsões………………………………………………...……..17 Figura 5 - Tela Excel filtro de dados……………………………………………......…..18 Figura 6 - Tela Excel pedidos……………………………………………………………19 Figura 7 - Tela Excel seleção de datas…………………………………….………...…20 Figura 8. Fluxograma comparativo……………………………………………….…..…21 5 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 - Comparativo de Resultados………………………………………….……22 6 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO…………………………………………………………………………………...7 1.1 TEMA DE PESQUISA…………………………………………………………………………...7 1.2 PROBLEMA DA PESQUISA…………………………………………………………………....7 1.3 OBJETIVO GERAL……………………………………………………………………………....8 1.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS…………………………………………………………………....8 1.5 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO…………………………………………………....8 1.6 JUSTIFICATIVA…………………………………………………………………………………..9 2 REFERENCIAL TEÓRICO………………………………………………………………….…10 2.1 FERRAMENTA EXCEL………………………………………………………………………...10 2.3 PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO………………………………………..10 3 METODOLOGIA……………………………………………………………………………......12 3.1 TIPO DE PESQUISA…………………………………………………………………………...12 3.2 CENÁRIO E CONTEXTO……………………………………………………………………...12 3.3 COLETA, ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS………………………...………..12 4 RESULTADOS……………………………………………………………………………….....14 4.1 IMPORTAÇÃO DE PEDIDOS………………………………………………………………....14 4.2 IMPORTAÇÃO DE PREVISÃO DE DEMANDA……………………………………………..16 4.3 PROPOSTA DE MELHORIA…………………………………………………………………..17 4.4 ANÁLISE DOS RESULTADOS………………………………………………………………..21 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS………………………………………………………………...…23 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………………………....24 7 1 INTRODUÇÃO Com a evolução constante dos processos produtivos, surge a necessidade de se obter novas ferramentas para auxiliar e otimizar estes processos, contribuindo assim para que se tornem cada vez mais produtivos e alcancem melhores resultados. Neste contexto, a procura pela redução de custos, melhorias de processos e ambiente de trabalho propício para realização das atividades de produção, nos incentiva a programas de melhoria contínua nas organizações. Uma das ferramentas utilizadas nas empresas para auxiliar nas tarefas diárias é o software Excel da Microsoft, que traz eficiência e rapidez na análise de dados e também na montagem e edição de planilhas. Nessa perspectiva, foi realizado o estágio no setor de Planejamento e Controle da Produção-PCP, em uma empresa do ramo metal mecânico que busca na atual situação de mercado a maximização do seu lucro e minimização dos custos envolvidos nos processos produtivos. 1.1 TEMA DE PESQUISA Estudo da aplicação da ferramenta Excel nas tarefas do setor de Planejamento e Controle da Produção em uma Empresa do ramo metal mecânico. 1.2 PROBLEMA DA PESQUISA Atualmente, busca-se o aprimoramento das tarefas diárias nas empresas com foco em redução no tempo de execução e na forma que são realizadas, sempre melhorando o tempo de entrega para as operações subsequentes. É possível aplicar e avaliar a ferramenta Excel na redução de tempo das tarefas em um setor de uma empresa do ramo metal mecânico? 8 1.3 OBJETIVO GERAL Propor um algoritmo no editor de planilhas Excel, para redução do tempo de tarefas no setor de uma empresa metalúrgica. 1.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar avaliação e coletar dados do processo investigado. Analisar e identificar as principais falhas no processo. Acompanhar o processo de importação de Pedidos e demandas Futuras. Apresentar solução de melhoria com base na análise dos resultados e recomendações ao principal problema identificado. 1.5 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO A Indutar iniciou suas atividades em outubro de 1998, buscando atender à demanda do mercado regional no setor metal mecânico. O foco na inovação e o investimento em tecnologia, qualidade e geração de novos conhecimentos integram a cultura e os objetivos norteadores da empresa. Em 2015 a companhia iniciou a industrialização e a comercialização própria de produtos, divididos nas linhas Agrícola e Rodoviária. Com um moderno parque fabril de 40.000 m² e um sistema de complementação entre as linhas de produção da unidade, são fabricadas as peças e componentes, tanto para as grandes montadoras agrícolas e rodoviárias quanto para a linha de produtos próprios. A empresa tem nos seus colaboradores valioso acervo. No ambiente de trabalho, as condições de infraestrutura, higiene, organização e motivação pessoal são garantia de saúde e harmonia entre todos. A tanto, investe em capacitação, treinamento constante e em equipamentos paraaumentar segurança e produtividade. Tudo para manter o compromisso de atuar positivamente no âmbito tecnológico, social e ambiental, com qualidade e sustentabilidade, priorizando a satisfação de seus clientes e colaboradores, vencendo desafios e se preparando 9 para novas conquistas. Em síntese, a Indutar é um a empresa ágil, inovadora, focada no cliente e sempre pronta para novos desafios. Figura 1: Parque fabril Indutar Fonte: Indutar, 2020. 1.6 JUSTIFICATIVA A globalização traz muitas mudanças, onde o acesso a informações é muito rápido e as empresas necessitam estar em constantes modificações para acompanhar o ritmo desenfreado de necessidades e desejos dos consumidores. Mudanças no cenário em que se vive, faz com que as organizações busquem sempre melhorias em seus sistemas de gestão, procurando alternativas para reduzirem seus custos, aumentar a competitividade e consequentemente aumentar seus lucros. Devido ao elevado tempo de operação para realização de tarefas no setor de planejamento e controle da produção, pretende-se apresentar informações relevantes, juntamente com a proposta de reduzir o tempo de processo destas tarefas, utilizando um algoritmo na ferramenta excel. O estudo tem por foco, portanto, disponibilizar mais rapidamente as novas demandas para a programação e planejamento da produção, antecipando ainda mais os processos subsequentes. 10 2 REFERENCIAL TEÓRICO Nesta seção serão abordados aspectos importantes para o entendimento do objetivo e o uso das ferramentas deste trabalho. 2.1 FERRAMENTA EXCEL Excel ou Microsoft Excel é um aplicativo de criação de planilhas eletrônicas. Foi criado pela Microsoft em 1987 para computadores que usam o sistema operacional da empresa antes já rodava no Mac (1985). O Excel é a melhor plataforma eletrônica para criação de planilhas. Muitas empresas hoje sobrevivem com base em uso destas planilhas. Seus recursos incluem uma interface intuitiva e capacitadas ferramentas de cálculo e de construção de gráficos que, juntamente com marketing agressivo, tornaram o Excel um dos mais populares aplicativos de computador até hoje. (Meyer, 2013) Na ferramenta Excel, utiliza-se a planilha eletrônica, ou folha de cálculo, é um tipo de programa de computador que utiliza tabelas para realização de cálculos ou apresentação de dados. Cada tabela é formada por uma grade composta de linhas e colunas. O nome eletrônica se deve à sua implementação por meio de programas de computador. No Brasil, estas tabelas também são chamadas de planilhas. Em Portugal são chamadas de folhas de cálculo. Para identificarmos uma célula, normalmente utilizamos o nome da coluna seguido do nome da linha. Por exemplo, se tomarmos a coluna de nome A e a linha de número 10, neste cruzamento teremos a célula A10. As planilhas são utilizadas principalmente para aplicações financeiras e pequenos bancos de dados. (Meyer, 2013) 2.3 PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO O sistema de manufatura, toda vez que formula objetivos, é necessário formular planos de como atingi-lo, organizar recursos humanos e físicos necessários para a ação, dirigir a ação dos recursos humanos sobre os recursos físicos e controlar esta ação para a correção de eventuais desvios. No âmbito da 11 administração da produção, este processo é realizado pela função de Planejamento e Controle da Produção (PCP). Russomano (2000, p.49) considera o PCP como setor responsável pela coordenação dos vários departamentos da fábrica, com vista ao bom atendimento das solicitações de Vendas que lhe são encaminhadas, cabendo-lhe providenciar que as mesmas sejam atendidas no prazo e quantidade exigidos. Dentro do planejamento da produção, está presente uma série de técnicas desenvolvidas no decorrer de longos anos, e sua correta aplicação é elemento chave para o aprimoramento e desenvolvimento da produção, na busca de melhores resultados. 12 3 METODOLOGIA 3.1 TIPO DE PESQUISA Uma pesquisa, segundo Andrade (2002) apud Beuren (2008) tem algumas finalidades primordiais, como: proporcionar maiores informações sobre o assunto que se vai investigar; facilitar a delimitação do tema de pesquisa; orientar a fixação de objetivos e a formulação de hipóteses; ou descobrir um novo tipo de enfoque sobre o assunto. O estudo a ser realizado será caracterizado como uma pesquisa de caráter descritivo e explicativo, quanto aos procedimentos, será utilizado o método tipo estudo de caso e, quanto a sua abordagem, será usada a análise quantitativa, no campo teórico e prático da aplicação da ferramenta Excel e análise da eficácia na redução de tempo de processo. 3.2 CENÁRIO E CONTEXTO Quando se trata do cenário da pesquisa, a mesma foi feita na indústria metal mecânica Indutar, fabricante de implementos agrícolas, peças e componentes metálicos, localizada no município de Ibirubá-RS. A pesquisa tem por objeto de investigação o processo de importação e análise de pedidos da carteira de clientes. Verificar a possibilidade de melhoria na redução de tempo, através da aplicação de ferramentas, identificar falhas e suas possíveis causas e consequências, para posteriormente buscar a solução de tais problemas. 3.3 COLETA, ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS Para a coleta de dados utilizou-se o monitoramento e observação do processo sistêmico. Além disso, foram utilizados relatos dos colegas que também fazem uso deste sistema. 13 A coleta de dados foi desenvolvida durante o período de estágio, junto à empresa, através de entrevistas não estruturadas, elaborando-se perguntas chave para identificação do problema. Segundo Beuren (2008) analisar dados significa trabalhar com todo material obtido durante o processo de investigação, ou seja, com os relatos de observação, as transições de entrevistas, as informações do sistema e outros dados disponíveis. Após a análise dos dados e relatos dos colegas, o processo de melhoria será estruturado de forma que seja identificado a causa raiz da falha, para posterior correção, através da aplicação de um algoritmo em uma ferramenta alternativa. Com a simulação e aplicação da proposta da melhoria, o resultado será avaliado, se atendeu as expectativas. 14 4 RESULTADOS Neste tópico serão apresentados os resultados obtidos através do estudo de caso realizado na empresa Indutar, como também uma proposta para otimização do problema identificado. 4.1 IMPORTAÇÃO DE PEDIDOS Uma das principais tarefas do planejador de PCP é o lançamento dos pedidos enviados pelos clientes, esses pedidos, são fornecidos via EDI (EDI é a sigla de Electronic Data Interchange, que em português significa Troca Eletrônica de Dados). É a troca de documentos via sistemas de teleinformática entre duas ou mais organizações de forma padronizada. O arquivo é recebido em formato TXT (arquivo em formato de texto), em uma forma padrão que o sistema X da empresa possa ler e importar os dados recebidos. As principais informações necessárias que estão dentro deste arquivo são o códigoitem, a quantidade, a data de entrega e a ordem de compra (Figura 1). Figura 2. Arquivo TXT pedidos Fonte: Autor (2020) No arquivo TXT existem dois tipos de Ordem de Compra (Figura 1): a de pedidos firmes planejados que pode ser “congelado” em quantidade e tempo, o sistema não tem permissão para alterar automaticamente, a empresa deve atender conforme informação recebida. A outra Ordem de compra é a de previsão de 15 demanda futura, informação que alguns clientes fornecem para nortear o planejador, porém, esta informação poderá mudar até o momento em que se tornará um pedido firme. Conforme Tubino (2000, p 64), a responsabilidade pela preparação da previsão da demanda normalmente é do setor de Marketing ou Vendas. Porém, existem dois bons motivos para que o pessoal do PCP entenda como esta atividade é realizada. Primeiro, a previsão da demanda é a principal informação empregada pelo PCP na elaboração de suas atividades, e afeta de forma direta o desempenho esperado de suas funções de planejamento e controle do sistema produtivo. Para importar/lançar os arquivos TXTs de pedidos para o sistema X da empresa utiliza-se a tela importação de pedidos (Figura 2). Figura 3. Tela de importação de pedidos Fonte: Empresa (2020) Na tela de importação de pedidos (Figura 2) seleciona-se no campo diretório, o local onde o arquivo se encontra no computador, após seleciona-se também o Layout do formato do arquivo, neste caso cada cliente envia em um Layout 16 diferente, seleciona-se o mesmo que está sendo importado. Para iniciar a importação clica-se no botão executar. O sistema X da empresa está parametrizado para ler toda extensão do arquivo, mas importar somente as linhas que tem a ordem de compra com 8 dígitos, que seria somente as de pedidos firmes. O tempo médio para esta execução é de aproximadamente 90 minutos. Após o término da importação, o sistema gera uma listagem com a sequência de números de pedidos importados. Para visualizar estes pedidos o sistema fornece relatórios de pedidos de venda. 4.2 IMPORTAÇÃO DE PREVISÃO DE DEMANDA A empresa trabalha também com previsões de demanda futura como estratégia de planejamento. São antecipadas as demanda de produção em uma semana, ou seja, o cliente nos envia uma programação para 30 dias de pedidos firmes e também neste mesmo arquivo nos fornece mais 365 dias, em média, de previsões de demandas futuras. Utiliza-se o mesmo arquivo TXT para importação desta previsão, somente é feita a substituição do número da ordem de compra de previsão (999999999) por um número “fantasma” de 8 dígitos por exemplo 99999991 (Figura 3). 17 Figura 4. Arquivo TXT previsões Fonte: Autor (2020) Na tela de importação (Figura 2), muda-se os parâmetros para um intervalo de datas que se deseja importar, por exemplo: se firmaram pedidos até o dia 31 de março, aumenta-se o parâmetro da data para o dia 07 de abril, assim, tem-se lançado no sistema os pedidos firmes e também uma semana de previsão de demanda futura. Para efetuar a leitura e importação deste arquivo de previsão o sistema também leva em média 90 minutos de execução. 4.3 PROPOSTA DE MELHORIA Do modo antigo, para realização destas duas tarefas, importação de pedidos firmes e importação de previsão de demandas futuras, leva-se em média 180 minutos. A proposta deste trabalho seria a redução do tempo destas tarefas com a utilização da ferramenta excel, com a intenção de editar este arquivo TXT sem modificar o formato e parâmetros que são necessários para que o sistema X faça a leitura correta e sem haver erros nos dados importados. Foi analisado e verificado que o sistema X no momento da importação do arquivo TXT, faz a leitura de todas as linhas que se encontra dentro dele, em média existem 30 mil linhas no total, isto se deve ao fato de que o cliente informa previsões 18 para até 365 dias a frente dos pedidos firmes. Neste caso decidimos eliminar as linhas desnecessárias de dentro do arquivo. Para montar-se o arquivo com os pedidos firmes abrimos o arquivo TXT na ferramenta excel, clica-se na aba dados e acionamos o filtro de dados. No primeiro momento, será importado no sistema X somente pedidos firmes que contemplam as linhas com ordem de compra (O.C.) com número de 8 dígitos, as demais linhas será ignorado desmarcando-as na coluna O.C. (Figura 4). Verificou-se que a lista de linhas necessárias diminuíram para apenas 1041 linhas (no modelo antigo seriam em média 30 mil linhas). Figura 5. Tela Excel filtro de dados Fonte: Autor (2020) O próximo passo foi salvar estes dados em um novo arquivo TXT. Para isso foi criado um algoritmo em uma nova coluna, nesta mesma tela do excel que irá 19 parametrizar novamente os espaçamentos entre as colunas de dados que são necessárias para que o sistema X faça a leitura correta destes dados (Figura 5). Após aplicada a fórmula em todas as linhas que contempla o arquivo Excel, foi copiado essas informações para um novo arquivo TXT de pedidos firmes. Figura 6. Tela Excel pedidos Fonte: Autor (2020) Replicou-se essa mesma técnica para montarmos o arquivo editado para uma previsão de demanda futura de 7 dias. Ao abrir o mesmo arquivo TXT sem alterações na ferramenta Excel, adicionando novamente o filtro de dados, deve-se desmarcar da coluna da ordem de compra (O.C.), todos os itens com numeração de 8 dígitos, pois são as linhas salvas no modelo anterior. Nesse momento foi eliminado também na coluna de datas desmarcando todos os meses que não são necessários para importação do arquivo de previsão, deixando somente marcado os 7 dias escolhidos após os 30 dias de pedidos firmes para importação (Figura 6). 20 Figura 7. Tela Excel seleção de datas Fonte: Autor (2020) Aplicou-se novamente a fórmula em uma nova coluna, nesta mesma tela do editor que irá parametrizar novamente os espaçamentos entre as colunas de dados que são necessárias para que o sistema X faça a leitura correta destes dados (Figura 5). Após a aplicação da fórmula foram copiadas as linhas geradas para um novo arquivo TXT de previsões de demanda futura. Para melhor entendimento da proposta de mudança feita nas etapas do processo, foi elaborado um fluxograma comparativo (Figura 7), que contempla todas as fases, fluxo atual e também o novo fluxo proposto. 21 Figura 8. Fluxograma comparativo Fonte: Autor (2020) 4.4 ANÁLISE DOS RESULTADOS Realizou-se a importação dos novos arquivos TXTs, após a edição com o uso da ferramenta excel e, ambos tiveram um tempo de execução dentro da média de 18 minutos cada, um tempo consideravelmente abaixo do tempo anterior. Portanto, nas duas tarefa foram utilizados 36 minutos para serem realizadas, ou seja, passou-se a usar 20% do tempo total utilizado anteriormente, que ocorria em torno de 180 minutos, uma redução de 80% no tempo de execução. Estendeu-se essa técnica para outros dois clientes que também fazem uso da plataforma EDI para envio de pedidos, no período da implementação, estas duastarefas de ambos os clientes levariam em média 30 minutos, pois são arquivos 22 menores, por terem uma demanda de pedidos menor. Após a realização da melhoria, estas duas tarefas levaram em média 8 minutos para serem finalizadas, pode-se dizer então, que para esses dois clientes usamos em média 27% do tempo total utilizado no modelo antigo. Gráfico 1. Gráfico comparativo de Resultados Fonte: Elaborado pelo Autor (2020) Pode-se dizer que, sem a aplicação do novo método, gasta-se 240 minutos por semana, foi registrado a utilização de apenas 52 minutos para a realização pelo novo método. Neste caso contempla-se uma redução de tempo de 78 por cento, analisando todos os clientes juntos. 23 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS No decorrer do presente estudo, buscou-se primordialmente alcançar os objetivos propostos. Através da coleta de dados e da busca de informações sobre o tema durante o período de estágio, foi possível comparar o atual método de importação de pedidos com o antigo método utilizado, como também visualizar os tempos de execução dessas tarefas. Ao comparar o novo método com o anteriormente utilizado verificou-se que a empresa ganha tempo em seu processo utilizando a ferramenta Excel para otimização dos dados e com isso as novas demandas recebidas dos clientes são distribuídas aos interessados mais rapidamente, o que agiliza também no planejamento da programação a ser liberada. A oportunidade de estágio na empresa Indutar foi uma experiência gratificante e de grande valor para o crescimento profissional e pessoal. Nesse contexto, tornou-se possível a aplicação de conceitos e ferramentas da Engenharia de Produção, auxiliando no desenvolvimento do trabalho até chegar ao objetivo desejado, mostrando que profissionais de engenharia são capazes de atender as necessidades das organizações com soluções inteligentes e eficazes. Permitiu-se então a implementação da ferramenta Excel nas tarefas do setor, onde a mesma, foi bem aceita e, consequentemente, bem-sucedida, pois foi compatível com o objetivo proposto. 24 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BEUREN, I. M. Metodologia da pesquisa aplicável às Ciências Sociais. 3. ed. São paulo: Atlas, 2008. MEYER, Maximiliano. O que é excel? 2013. Disponível em: https://www.aprenderexcel.com.br/2013/tutoriais/o-que-e-excel. Acesso em: 25 mar. 2020. RUSSOMANO, H. V. Planejamento e Controle da Produção. São Paulo: Pioneira, 2000.
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