Aula 3 - Contexto da Gestão de Projetos

Prévia do material em texto

CONTEXTO DA GESTÃO DE PROJETOS
2.1 - Fases do projeto
2.2 - O ciclo de vida do projeto 
2.3 - Influências da organização
2.4 - Principais habilidades da administração geral
2.5 - Influências Sócio-Econômicas
UniAnchieta 
Tecnologia em Logística
Profa. Elaine Cristina Marques Esper 
2º sem/2020
Relembrando...
Um projeto, para ser bem sucedido, necessita ser gerenciado  Gerente de Projetos. 
As partes de um projeto são:
Escopo
Qualidade 
Programação 
Orçamento
Recursos
Riscos 
Satisfação do cliente 
Apoio das partes interessadas 
Relembrando...
Uma empresa produz chocolates. Todos os dias ela produz muitos chocolates. Ela sabe quanto e como produzir esses chocolates, sabe a quem atende e de que maneira os produtos vão chegar aos seus clientes. Porém, a equipe administrativa chegou à conclusão de que é o momento de lançar um novo sistema de entregas para o seu produto, agilizando o contato entre empresa e clientes. Suponhamos que você foi designado para criar esse novo sistema. Qual será o primeiro passo? 
Relembrando...
Inicialmente, você irá reunir uma equipe de pesquisa para identificar os diversos sistemas existentes de entrega, compará-los ao que você está atualmente utilizando e definir novos sistemas possíveis. Irá reunir, também, o pessoal de marketing para verificar junto ao mercado qual o nível de aceitação dos sistemas utilizados, quais as opiniões sobre o atual sistema de entregas da empresa e como o público-alvo quer ser atendido. O novo sistema é posto à prova e estará sendo constantemente monitorado para que nada de errado aconteça. 
Definir as fases do projeto é importante
Ciclo de vida de um projeto 
O ciclo de vida de um projeto compreende as fases: 
Iniciação 
Planejamento 
Realização 
Encerramento 
GIDO, J.; CLEMENTS, J.; BAKER, R. Gestão de Projetos. 7ª ed. São Paulo: Cengage, 2018.
LARSON, E.W.; GRAY, C.F. Gerenciamento de Projetos – O processo Gerencial. 6ª ed. Porto Alegre: AMGH, 2016. 
Ciclo de vida de um projeto 
O ciclo de vida de um projeto compreende as fases: 
Definição: especificações, objetos, formação de equipes, definição de responsabilidades.
 
Planejamento: plano, nível de qualidade, programação, orçamento. 
Realização: execução do serviço, produção do produto, definições de prazo, custo e especificações. 
Encerramento: entrega do produto ao cliente, realocação de recursos do projeto, e revisão pós-projeto.
LARSON, E.W.; GRAY, C.F. Gerenciamento de Projetos – O processo Gerencial. 6ª ed. Porto Alegre: AMGH, 2016. 
Fases de um projeto 
 É necessário que ocorra:
 Acordo entre equipe, clientes e gerência com relação aos objetivos: objetivos claros, bem traçados, de comum acordo entre as partes envolvidas;
 Plano - caminho geral e responsabilidades: que haja um plano bem estruturado, estabelecendo diretrizes e responsabilidades a serem seguidas e respeitadas.
 Comunicação constante e efetiva: informativos claros que sejam feitos antes, durante e depois das tarefas visando esclarecer a todos, auxiliando no desempenho geral, evitando comentários inoportunos via “rádio peão”.
 Escopo controlado: diretrizes bem estabelecidas, acompanhadas e adequadamente controladas para um resultado de comum acordo.
 Apoio gerencial: por meio de suporte e promoção de diálogos, de participação geral e, especialmente por assegurar que o que for estabelecido seja cumprido, isto é, posto em prática.
CAMPOS, Luiz Fernando Rodrigues. Gestão de Projetos. IFPR. Rede e-Tec Brasil.
Fases de um projeto 
 Planejamento: 
Temos que planejar as ações para que elas se tornem claras e daí podemos analisar, organizar, executar e controlar o projeto. A análise, organização, execução e controle são chamados de fases de um projeto e essas fases constituem um processo que por sua vez:
 Irá prever necessidades e racionalização do emprego dos meios materiais e dos recursos humanos disponíveis;
 Tem a finalidade de alcançar objetivos concretos, em prazos determinados e em etapas definidas;
 Toma como base o conhecimento e a avaliação científica da situação original; e
Aplica critérios racionais quanto à organização da ação.
ESMERALDO, Jorge Ney. Gestão de Projetos. UFMT. Rede e-Tec Brasil.
Fases de um projeto 
 Fases do Planejamento: 
1ª FASE - ANÁLISE DA SITUAÇÃO
2ª FASE – ORGANIZAÇÃO
3ª FASE – EXECUÇÃO
4º Fase - CONTROLE/AVALIAÇÃO
ESMERALDO, Jorge Ney. Gestão de Projetos. UFMT. Rede e-Tec Brasil.
Influência da Organização 
 Para se ter êxito no projeto é necessário:
 Gerente de projetos com experiência;
 Equipe competente (treinada, capacitada);
 Envolvimento da equipe – Quando toda a equipe está motivada, o projeto tem maior probabilidade de êxito;
 Planejamento adequado - Verifique se durante a execução do projeto há um cronograma de atividades e resultados bem elaborado. Aqui devem se estabelecer mecanismos de controle e avaliação de ações, de modo a aperfeiçoar os recursos existentes;
 Prever problemas – Prepare-se para resolver problemas, em cada fase do projeto, mesmo que eles não aconteçam;
 Visão estratégica – Conhecer o ambiente interno e externo da empresa, identificando as oportunidades e ameaças. A maioria dos projetos necessita de recursos financeiros para sua execução;
 Um cronograma de custos bem planejado é vital para o êxito de um projeto. 
ESMERALDO, Jorge Ney. Gestão de Projetos. UFMT. Rede e-Tec Brasil.
Habilidades da administração geral 
 É importante que a equipe de gestão de projetos saiba responder, dentre outras, as perguntas que se seguem:
Qual é o custo do projeto? 
Quem são os financiadores (patrocinador e/ou apoiadores) do projeto?
Quais os pontos fortes e fracos (ambiente externo e interno) da instituição ou empresa?
“Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado”
ESMERALDO, Jorge Ney. Gestão de Projetos. UFMT. Rede e-Tec Brasil.
Influências Sócio-Econômicas
Praticando... 
 Pensando no projeto de extensão a ser desenvolvido, leia a sequência a seguir: 
Vejamos um exemplo mais detalhado: para se realizar a pintura da cantina da escola é preciso: 
Escolher uma data de início e final da pintura;
Listar o material necessário (tinta, pincéis, jornal para forrar o chão, água, vassoura, etc.);
Escolher o pintor e o ajudante;
Divulgar na escola (cartazes, rádio da escola, jornal da escola, etc.);
Retirar material vendido na cantina que possa atrapalhar o trabalho;
Pintar a cantina;
Recolher o material utilizado para a pintura;
Limpar a cantina;
Voltar com o material vendido na cantina para os devidos lugares;
Reabrir a cantina.
Para cada um dos itens listados anteriormente é preciso responder as perguntas que vem a seguir:
Quem vai fazer? Identifica as pessoas responsáveis pela condução e execução da pintura da cantina.
Por que fazer? São as justificativas da pintura da cantina, as razões porque a mesma deve ser realizada.
O quê fazer? Expressa o que se deseja alcançar com a pintura da cantina.
Como fazer? Implica estratégias e processos que serão aplicados para alcançar os resultados de cada atividade listada acima.
Com quê fazer? Indica os meios e recursos materiais e técnicos indispensáveis para realizar a pintura da cantina.
Aonde vai fazer? Identifica os locais aonde as pessoas devem ir, a cada atividade relacionada nos itens acima.
Quando vai fazer? Define os tempos e prazos para o início, execução e término da pintura da cantina.
Quanto vai custar? Identifica os custos unitários e o custo total necessário para realizar a pintura da cantina.
Iniciação ao Projeto
 O processo de iniciação de um projeto requer alguns cuidados formais. Esses cuidados têm por finalidade envolver e informar adequadamente as três figuras diretamente envolvidas no projeto: o patrocinador, o gerente e a sua equipe básica. Vamos discorrer sobre isso.
Componentes da fase de iniciação
No processo de iniciação deve-se criar o termo de abertura, que deverá conter o título do projeto, resumo ou introdução, nome, responsabilidades e autoridades do gerente, necessidades do trabalho a ser realizado, descrição doproduto, cronograma básico, estimativa de custos, necessidades de recursos, suporte necessário, controle e gerenciamento das informações e aprovações com devidas assinaturas.