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Introdução à Administração
Aula 3: Os tipos e os benefícios do planejamento
O processo de planejamento, a partir do que vimos na aula anterior, envolve ainda a discussão das seguintes etapas: definição do negócio, missão, visão, valores, diretrizes estratégicas e objetivos estratégicos; definição das ações/estratégias; definição dos responsáveis, prazos e orçamentos; definição dos planos de contingência; definição dos mecanismos de implantação e de monitoração e avaliação.
Já os níveis de planejamento compreendem os níveis estratégico, tático e operacional e os tipos de planos são traduzidos em procedimentos, orçamentos, programas, regras ou regulamentos.
Planejamento
O planejamento elaborado em cada departamento no nível intermediário da empresa é denominado planejamento tático. Ele representa a ligação entre o planejamento estratégico e os planos operacionais voltados para a execução das tarefas e operações.
As principais características do planejamento tático são: É projetado para o futuro próximo ou as atividades atuais da empresa em nível de departamentos. Está relacionado com o controle e a integração das operações atuais da empresa, focalizando a alocação de recursos.
O planejamento tático aborda uma área específica (como um departamento ou uma divisão da empresa) no médio prazo, e procura limitar as variáveis envolvidas para reduzir a incerteza provinda do ambiente externo por meio do planejamento estratégico, além de permitir a programação necessária no nível operacional.
O Planejamento produz um plano como resultado imediato.
Um plano descreve um curso de ação e procura responder questões, como: O que? Onde? Por quem? Quando? Como? O planejamento tático apresenta as seguintes características típicas:
O planejamento é mais bem compreendido quando se estuda o processo decisório, ou seja, a tomada de decisão sobre o que fazer, quem deve fazer, quando, onde e, muitas vezes, como.
A decisão é um processo sequencial que engloba seis elementos comuns: o tomador de decisão; os objetivos a alcançar; as referências ou valores envolvidos; os cursos de ação alternativos; os estados ambientais da natureza; as consequências de cada curso de ação disponível
Assim como o processo decisório, a decisão envolve um diagnóstico do problema, a procura de soluções e alternativas para o problema, a análise e comparação dessas alternativas, a seleção e escolha da melhor.
Atenção!
O processo decisório diz respeito a uma racionalidade limitada e, por isso, via de regra o tomador de decisões procura sempre alternativas satisfatórias e não as alternativas ótimas, que demandam tempo e recursos que nem sempre estão disponíveis.
Já as decisões podem ser: PROGRAMADAS (computacionais); NÃO PROGRAMADAS (baseadas em julgamentos) e podem defrontar-se com estados da natureza apresentados sob três formas: INCERTEZA;
RISCO; CERTEZA.
Os planos táticos geralmente incluem os o seguintes planos: PLANOS DE RECURSOS HUMANOS (Dizem respeito a recrutamento, seleção e treinamento de pessoas para as várias atividades da organização); PLANO DE PRODUÇÃO (Envolvem métodos e tecnologias necessárias para as pessoas em seu trabalho, o arranjo físico do trabalho e os equipamentos como suportes para as atividades e tarefas); PLANOS FINANCEIROS (Abrangem captação e aplicação do dinheiro necessário para suportar as várias operações da organização);PLANOS DE MARKETING (Referem-se aos requisitos de venda e distribuição dos bens e serviços no mercado e atendimento ao cliente).
Os planos táticos são implementados por meio de políticas.
A política é uma definição de propósitos comuns de uma empresa. Ela estabelece linhas de orientação e limites para a ação dos indivíduos responsáveis pela implementação dos planos.
As políticas podem ser escritas ou apenas implícitas, conferindo assim flexibilidade aos tomadores de decisão no nível gerencial.
Além do planejamento tático, temos o planejamento no nível operacional. Este planejamento envolve os esquemas de tarefas e operações devidamente racionalizados e submetidos a um processo reducionista típico da abordagem de sistema fechado.
O planejamento operacional apresenta as seguintes características:
É montado à base de processos programáveis e com técnicas computacionais.
Preocupa-se basicamente com o que fazer e como fazer, e está voltado para a otimização e a maximização de resultados.
Tem caráter imediatista, abrangência estritamente local e se caracteriza pelo detalhamento com que estabelece as tarefas e operações. Seu problema básico é a eficiência.
O planejamento operacional se baseia em uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas áreas da empresa.
Embora heterogêneos e diversificados, os planos operacionais podem estar relacionados com métodos, dinheiro, tempo ou comportamentos, entre outros.
Os planos operacionais relacionados com métodos são denominados procedimentos. Eles servem para estabelecer a sequência de passos (ou de etapas) a serem seguidos para a execução dos planos, sendo transformados em rotinas e expressos em fluxogramas (vertical, horizontal, de blocos) ou listas de verificação.
Os orçamentos são planos operacionais relacionados com dinheiro. Como, por exemplo, fluxo de caixa, orçamentos, encargos sociais, reparos e manutenção de máquinas, despesas.
Os programas são os planos operacionais relacionados com o tempo. Cronograma, Gráfico de Gantt, PERT, etc.
Os regulamentos são os planos operacionais relacionados com comportamentos solicitados.
Aula 4: A Função Organização
Introdução
Reconhecemos que a organização é um sistema social, onde se destacam os conceitos de organização formal e informal com seus respectivos elementos. A organização como uma função administrativa estabelece métodos para a distribuição de forma otimizada dos recursos humanos, informacionais, financeiros e materiais, entre outros, necessários ao alcance dos objetivos e metas da organização constantes no plano estratégico definido na fase de planejamento.
A organização pode ser estruturada em três níveis: estratégico, tático e operacional. O processo de organização envolve cinco fases: definição dos objetivos; elenco das atividades com sua respectiva divisão do trabalho; definição de responsabilidades; definição dos níveis de autoridade e desenho da estrutura organizacional.
A fim de responder às exigências internas e externas, a organização pode desenvolver uma especialização vertical, proporcionando maior ou menor número de níveis hierárquicos, e uma especialização horizontal, proporcionando maior número de órgãos especializados, ou seja, a departamentalização, forma pela qual as empresas racionalmente dividem o seu processo produtivo para torná-lo o mais eficiente e eficaz possível.
A partir do planejamento segue-se a organização.
Uma vez planejada, torna-se necessário dar estrutura e configuração à ação empresarial como um todo.
A organização é um sistema social, em que se destacam os conceitos de organização formal e informal com seus respectivos elementos.
A função organização abrange dividir, integrar e coordenar as atividades e os recursos organizacionais.
A função organização, também chamada de desenho organizacional ou organização formal, retrata a configuração estrutural da empresa (seus órgãos e suas relações de interdependência) e seu funcionamento (os processos de atividades e de coordenação) capazes de conduzir ao alcance dos objetivos.
Organização informal é o nome atribuído à organização que surge espontânea e naturalmente entre os ocupantes de posições na organização formal e a partir dos relacionamentos sociais e interações entre as pessoas em função das atividades que executam.
O desenho organizacional constitui uma das prioridades da administração e serve como estrutura básica, como um conjunto de mecanismos de operação, decisão e coordenação.
O desenho organizacional é o meio pelo qual a empresa procura encontrar coerência e compatibilidade entre uma multiplicidade de variáveis:
As principais características do desenho organizacional são: DIFERENCIAÇÃO - Pode ser horizontal,vertical ou por meio de tarefas especializadas; FORMALIZAÇÃO - Pode ser por meio do cargo, do fluxo de trabalho ou de regras; CENTRALIZAÇÃO - Pode ser pela distribuição do poder formal, do poder de tomar decisões ou pela distribuição física de serviços; INTEGRAÇÃO - Pode ser por meio de hierarquia administrativa, autoridade formal, objetivos e planos, departamentalização, assessoria, comissões e forças-tarefas, regras e procedimentos, papéis integradores, arranjo físico e arquitetura, sistemas de seleção e desenvolvimento de pessoal.
O desenho organizacional é afetado por: OBJETIVOS EMPRESARIAIS, TECNOLOGIA, ESTRATÉGIA EMPRESARIAL, AMBIENTE DE TAREFA.
Um ou outro desses fatores pode prevalecer sobre os demais, mas todos eles, em conjunto, contribuem sistematicamente para as escolhas estratégicas do desenho organizacional. Observe a tabela a seguir: