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UNIVERSIDADE ANHEMBI MORUMBI
ESCOLA DE negócios e HOSPITALIDADE
CURSO DE TECNOLOGIA EM MARKETING
DANIELA GARCIA
Diagnóstico organizacional – Redistribuição de volume de trabalho.
Jundiaí
2019
DANIELA GARCIA	
Diagnóstico organizacional – Redistribuição de volume de trabalho.
Trabalho apresentado no Curso de Tecnologia em Marketing instituição de ensino superior Anhembi Morumbi de São Paulo, como requisito para a realização da disciplina de prática profissional: Diagnóstico organizacional.
Orientador(es): Prof. Márcia Aparecida dos Santos
	 
 Jundiaí
2019 
RESUMO
Durante o projeto, foi identificado um grande problema que apareceu em quase todos os setores da empresa. Muitos funcionários estão sobrecarregados, trabalhando em funções complexas e repetitivas até depois do expediente, enquanto outros colaboradores do mesmo setor muitas vezes ficam com horas vagas e ociosas trabalhando em assuntos pessoais por falta de tarefas. O propósito deste projeto, é analisar os setores que possuem essa característica e identificar que tipo de melhorias poderiam ser aplicadas no departamento, visando uma redistribuição de tarefas internamente, o que pode gerar motivação nos funcionários, reduzir horas extras, e fazer com que as equipes trabalhem em sintonia.
Palavras-chave: redistribuição, motivação, fluxo de trabalho.
LISTA DE FIGURAS 
Figura 1 – Organograma dos principais departamentos da Horiba …………………10
Figura 2 - - Fluxo de contratação de funcionários no setor de Recursos Humanos… 11
Figura 3 - Fluxograma do setor de recebimento – Departamento de Logística……. 12
Figura 4 – Melhorias no Fluxograma de Recursos Humanos ……………………… 14
Figura 5 - Fluxograma do setor de recebimento (2) – Departamento de Logística… 15
LISTA DE TABELAS 
Tabela 1 – Análise Swot do departamento de Vendas.................................................	13
LISTA DE ABREVEATURAS E SIGLAS 
SWOT -  Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).
KPI- Key performance Indicator (Indicadores de qualidade).
	
SUMÁRIO
1.	INTRODUÇÃO	8
1.1	Objetivos do trabalho	8
1.2 Objetivo específico	8
2.	DADOS DA EMPRESA	9
3.	MISSÃO, VISÃO E VALORES DA EMPRESA	9
4. ORGANOGRAMA ORGANIZACIONAL …………………………………………….10
5.	DEPARTAMENTOS DA EMPRESAS E SUAS FUNÇÕES	11
6.	ANÁLISE SWOT	13
7.	PROPONDO MELHORIAS E SOLUÇÕES	14
8.	INDICADORES DE QUALIDADE	16
9.	CONCLUSÃO	17
1. INTRODUÇÃO
Neste trabalho, serão abordados alguns problemas identificados nos setores da empresa Horiba, e também algumas sugestões de melhorias à serem aplicadas dentro do modelo organizacional atual.
1.1 Objetivos do trabalho
No estudo de caso da empresa Horiba, foi observado que diversos setores estão com uma má distribuição de trabalho. O que sobrecarrega alguns funcionários, e desmotiva outros, por escassez de trabalho, ócio, atividades monótonas. O objetivo desse trabalho é identificar os setores que possuem esse problema, e encontrar uma forma de melhorar o dia a dia dos funcionários, e redistribuir o setor, motivando os funcionários e promovendo conhecimento em áreas diferentes e obtendo melhores resultados.
1.2 Objetivo específico 
Objetivo no departamento de vendas – Promover melhoria interna de redistribuição de trabalho entre a equipe interna, e realizar trocas de tarefas para manter os funcionários motivados e integrados em todas as áreas do departamento.
 Objetivo no departamento de Recursos Humanos -. Organizar as tarefas diárias, agilizar os processos de contratação, e fazer melhorias para otimizar o tempo e organização das tarefas e contratar um estagiário para auxiliar nas atividades básicas que requerem muito tempo do departamento. 
 Objetivos no departamento Financeiro – Efetuar a contratação de um novo analista operacional, para dividir melhor as tarefas entre a equipe. Melhorar a interação entre gestão e colaboradores para aumentar o desempenho do setor e reduzir as quantidades de horas extras mensais. 
2. DADOS DA EMPRESA 
Empresa estudada: Horiba Instruments Brasil, multinacional japonesa de médio porte, localizada em Jundiaí/SP.
Produz reagentes químicos e soluções para aparelhos de Hematologia e Bioquímica, que são equipamentos importados do mesmo grupo.
3. ESTRATÉGIAS EMPRESARIAIS (ESTRATÉGICO, TÁTICO E OPERACIONAL)
Estratégia empresarial é a definição de que ações devem ser tomadas hoje (curto prazo) para acionar planos de ação (médio prazo) – com base no estudo do passado, da situação presente e de perspectivas do que está por vir – para que se alcançar os resultados desejados no futuro (longo prazo). Já ações estratégicas é um plano documentado que deve existir sinalizando a direção, as intenções e as ações que devem ser executadas tendo em vista o cenário presente, as oportunidades e as ameaças para poder construir o cenário futuro desejado.
O objetivo atual é aumentar a participação da empresa no mercado, e devido a situação pandêmica que o país se encontra, a Horiba está focada em criar mais visibilidade, conquistar novos clientes, e distribuidores da marca. Para isso, a empresa adotou a estratégia de investir no setor de comunicação da empresa, 
As táticas estudadas para obter essa melhoria, a princípio são: Investir em publicidade e posts nas redes sociais, realizar marketing de incentivo, promoções, webinares, vídeos institucionais, e qualquer tipo de comunicação por meios digitais.
 Com essas medidas a empresa espera conseguir um bom retorno financeiro, e aumentar sua carteira de clientes e distribuidores.
4. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO
	Oportunidades
	Ameaças
	DESENVOLVIMENTO
	MANUTENÇÃO
	Pontos Fortes
	- De mercado
- De produto
- Financeiro
- De capacidades
- De estabilidade
- Diversificação
	 - Estabilidade
- Nicho
- Especialização
	Pontos Fracos
	CRESCIMENTO
	SOBREVIVÊNCIA
	
	
- Inovação
- Internacionalização
- Expensão
	
- Estabilidade
- Nicho
- Especialização
 
5. ANÁLISE SWOT
	Fatores Internos
	Fatores Externos
	Pontos Fortes
	- Qualidade do Produto
- Vendedores Preparados
- Grande quantidade de produtos à pronta entrega
- Produção própria.
	
- Nome renomado no mercado
- Clientes fidelizados
	Pontos Fracos
	
- Falta de comprometimento de outros setores para liberação da venda.
- Alto custo de produção
	
- Concorrência com preços baixos.
- Atrasos na entrega
- Matéria prima com alto custo
- Entrada de concorrentes estrangeiros
 
6. MISSÃO, VISÃO E VALORES DA EMPRESA
O conceito da empresa Horiba é “Alegria e diversão” que representa o desejo de ver todos os funcionários realizando um trabalho gratificante e que lhes permita levar vidas felizes e gratificantes. Busca que os colaboradores coloquem “Alegria” em seu trabalho através de seus próprios esforços, e aproveitem o ao máximo o tempo que passam no local de trabalho. Para esse fim, a empresa fornece locais onde os funcionários possam trabalhar com um sentimento de "alegria e diversão". Além disso, se os funcionários trabalham com esse senso, sua capacidade de gerar ideias aumenta, sua imaginação se expande, a eficiência também aumenta e o valor corporativo aumenta. Isso resulta em um relacionamento "ganha-ganha" para clientes, acionistas, fornecedores e a sociedade.
7. ORGANOGRAMA ORGANIZACIONAL
Figura 01: Organograma dos principais departamentos da Horiba
Fonte: Elaborado pela autora
8. DEPARTAMENTOS DA EMPRESAS E SUAS FUNÇÕES
Figura 02 - Fluxo de contratação de funcionários no setor de Recursos Humanos.
Fonte: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0080-62342007000300021
Figura 03 – Fluxograma do setor de recebimento – Departamento de Logística
Fonte: Elaborado pela autora
9. ANÁLISE SWOT
Tabela 1 – Análise Swot do Departamento de Vendas
Fonte: Elaborado pela autora
10. PROPONDO MELHORIAS E SOLUÇÕESFigura 04 – Melhorias no Fluxograma de Recursos Humanos.
No quadro abaixo, foi proposta como melhoria, a inclusão do contato direto com RH e gestor com o entrevistado, afim de evitar incompatibilidade de perfis. No outro fluxograma, o entrevistado era selecionado apenas através de testes, o que pode ser bom no começo, porém pode gerar conflitos pessoais no decorrer do tempo.
Os resultados esperados para essa mudança, é manter a harmonia e bom relacionamento entre funcionários e gestores, afim de evitar uma grande rotatividade de empregados.
Figura 05 – Fluxograma do setor de recebimento (2) – Departamento de Logística
Durante a análise do departamento, concluiu-se que o departamento de recebimento já possui um fluxograma funcional, e que não há necessidades de melhorias atualmente, portanto a empresa optou em dar continuidade na estratégia atual.
11. INDICADORES DE QUALIDADE 
Taxa de conversão
Utilizamos o KPI de Taxa de conversão para visualizarmos os indicadores de novos clientes da equipe comercial online.
Em um período de 6 meses, 278 novos prospectos, desses 98 clientes, a empresa fechou negócio com 21. 
Nesse caso, o indicador da taxa de conversão nos últimos 6 meses foi de 35%
Valor médio de Venda
Verificando os dados nos indicadores de valor médio de vendas, foi possível analisar a média da equipe no geral, ajudando a estabelecer novas metas e melhorias para os próximos meses.
Analisamos o número de vendas total de um período de 30 dias, e obtivemos o seguinte dado:
Volume de vendas: 21 equipamentos
Receita adquirida: R$77,598,00
Valor médio de venda total: R$ 3695,15
12. CONCLUSÃO
Ao iniciar o projeto, foi observado no estudo da empresa, que as funções dentro dos setores estavam mal organizadas entre os colaboradores. 
A proposta inicial para todos os setores tinha como objetivos específicos redistribuição de tarefas entre os colaboradores que atuam no mesmo departamento e rotatividade de funções para promover a dinâmica entre os funcionários. 
A empresa acabou implementando algumas das melhorias sugeridas, como redistribuir alguns trabalhos considerados genéricos pelos gestores, entre sua equipe. Porém algumas sugestões não puderam ser acatadas, pois violava a descrição do cargo estabelecida pelo departamento de RH durante a contratação dos colaboradores em questão.
Como resultado esperado, a empresa prevê que alguns colaboradores possam reduzir seus números de carga extras semanais em até 20% no primeiro trimestre, o que não é um número significativo, porém a longo prazo poderá trazer benefícios para os funcionários e para o caixa da empresa.
DIRETORIA
SECRETÁRIA
 RH	
VENDAS
FINANCEIRO
MARKETING
LOGÍSTICA
QUALIDADE