Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
UNIVERSIDADE ANHEMBI MORUMBI CURSO DE TECNOLOGIA EM COMÉRCIO EXTERIOR RÔMULO GOMES DA SILVA Gestão de Projetos – Handbook SÃO PAULO 2020 RÔMULO GOMES DA SILVA Gestão de Projetos – Handbook Trabalho apresentado no Curso de Tecnologia em Comércio Exterior, instituição de ensino superior Universidade Anhembi Morumbi de São Paulo, como requisito para a realização da disciplina de prática profissional: Gestão de Projetos. Orientador: Prof. Leandro Ferreira de Almeida SÃO PAULO 2020 RESUMO No mundo que vivemos atualmente é impossível desenvolver uma empresa sem que haja uma visão total do seguimento por ela produzido ou vendido, afinal temos que estar sempre nos reinventando e adaptando nosso empreendimento a tudo que vem surgindo com a atualidade. É de suma importância que se tenha uma análise periódica dos pontos positivos da empresa, para que esses permaneçam, bem como dos negativos para que sejam supridos. É comum quando nos deparamos com lojas e/ou empresas que fluem muito bem no mercado imaginarmos que ela possui uma boa gestão, pois significa que ela tem sempre alguém atento a esses pontos que precisam ser mudados. Diferente do que a maioria pensa, gerenciar não é apenas chefiar e designar funções, é também liderar um projeto e entrega-lo da melhor forma possível. Pensando nisso, o presente projeto possui essa finalidade, analisar o que precisa ser melhorado em uma empresa escolhida. Palavras-chave: atualidade; análise; mudança; gestão. LISTA DE FIGURAS Figura 1 – EAP do projeto........................................................................................................13 Figura 2 – Organograma da equipe interna do projeto.............................................................16 Figura 3 – Modelagem do projeto.............................................................................................18 LISTA DE TABELAS Tabela 1 – Despesas para execução do projeto.........................................................................15 LISTA DE QUADROS Quadro 1 – Datas previstas para cada etapa do projeto............................................................13 Quadro 2 – Cronograma de atividades no período de 1 (um) ano............................................14 Quadro 3 – Contatos externos...................................................................................................15 Quadro 4 – Papeis e responsabilidades para funcionamento do projeto...................................16 Quadro 5 – Gerenciamento do projeto......................................................................................19 LISTA DE ABREVEATURAS E SIGLAS PMBOK – Project Management Body of Knowledge PMI – Project Management Institute EAP – Estrutura Analítica do Projeto PM Canvas - Project Model Canvas SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................... 8 1.1 Justificativa do projeto ........................................................................................................ 8 1.2 Objetivos do Projeto ............................................................................................................ 9 1.3 Objetivos específicos ........................................................................................................... 9 2. DESENVOLVIMENTO DO PROJETO .................................................................................... 10 2.1 Escopo do projeto .............................................................................................................. 10 2.2 Entregas do projeto ............................................................................................................ 12 2.3 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) .............................................................................. 13 2.4 Cronograma do projeto ..................................................................................................... 14 2.5 Orçamento do projeto ........................................................................................................ 14 2.6 Organização do Projeto ..................................................................................................... 15 2.6.1 Contatos Externos ............................................................................................... 15 2.6.2 Estrutura interna ................................................................................................. 15 2.6.3 Papeis e responsabilidade ................................................................................... 16 2.7 Plano Base do Projeto ....................................................................................................... 17 2.7.1 Plano Inicial ........................................................................................................ 17 2.7.2 Modelagem do projeto PM Canvas .................................................................... 18 2.8 Plano de gerenciamento de Projeto .................................................................................. 18 2.9 Plano de Encerramento...................................................................................................... 19 3 CONCLUSÃO ........................................................................................................................... 20 4 REFERÊNCIAS......................................................................................................................... 21 8 1 INTRODUÇÃO A PMBOK, material desenvolvido pelo PMI sobre gestão de projetos, define a atividade de gestão de projetos como: “Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos”. O presente projeto visa à análise de uma empresa em sua íntegra, tendo como foco principal a descoberta de um “defeito” presente nela, devendo ser apresentada uma forma para solução do problema encontrado. Para realização da gestão de projeto, foi escolhida a rede de lojas Handbook que, desde 1992 é referência no mercado. A marca começou comercializando apenas produtos com estilo surfista e atualmente conta com 28 filiais distribuídas no Estado de São Paulo, sendo marca referência para homens e mulheres com estilo despojado. Ocorre que, no decorrer da análise da empresa que, será devidamente descrita no corpo do projeto, foi possível observar que não há uma atenção especial da loja quanto à distribuição das mercadorias para suas filiais, fato que ocasiona a falta, ou excesso, de peças paradas em algumas lojas, cabendo ao presente aluno apresentar solução plausível para o problema existente. 1.1 Justificativa do projeto O presente projeto foi confeccionado para o estudo das dificuldade vivenciada na prática pelas empresas em geral, mostrando como é fundamental para a mesma ter um bom gestor que tenha como objetivo principal sempre inovar suas diretrizes, visando que ela esteja o mais preparada possível para o atendimento ao público, bem como compatível com mercado por ela atuante. http://pmisc.org.br/oportunidades/guia-pmbok/ 9 1.2 Objetivos do Projeto AHandbook não realiza nenhuma pesquisa de analise sobre como deveriam ocorrer às distribuições de suas mercadorias de acordo com o público alvo de cada loja, este é um problema real que pode facilmente ser resolvido pelo gerente de cada filial, bastando para isso analisar qual o tipo e tamanho dos produtos que o público da região da filial por ele gerenciado tem mais interesse. Trata-se de uma solução aparentemente simples, mas muito eficaz e que pode ser executada a qualquer momento. Com isso, o principal objetivo do projeto é que ao final do estudo a empresa tenha superado o problema existente no começo da análise, instruindo os gerentes para que façam a pesquisa junto aos vendedores de quais mercadorias devem realmente estar na sua loja, pois com isso haverá uma melhor distribuição dos produtos e contentamento dos clientes, evitando a perca de venda por falta de mercadoria. 1.3 Objetivos específicos ✓ Melhorar a distribuição das mercadorias entregues por filiais; ✓ Instruir os gerentes e vendedores a sempre solicitarem peças faltantes, para que o cliente encontre o que precisa ao visitar a loja; ✓ Implantar sistema de análise de vendas via aplicativo. 10 2. DESENVOLVIMENTO DO PROJETO 2.1 Escopo do projeto Analisando a empresa Handbook, detectou-se problemas na ausência de critérios para a distribuição de mercadoria para as filiais. As consequências geradas são de grande impacto para a empresa visto que, o principal objetivo do estabelecimento é alcançar um alto desempenho nas vendas mensais, semestrais e anuais visando a todo momento atingir e superar metas estabelecidas internamente. Destacando que, a empresa possui 28 filiais em todo Brasil sendo todas localizadas na parte interna de Shopping Centers, é de suma importância considerar o fato de que cada bairro, região e estado atrai públicos diferentes. Citando, a título de exemplo, a loja situada no Joinville Garten Shopping, Joinville Santa Catarina e a localizada no Uberlândia Shopping; em Uberlândia Minas Gerais é cristalino que ambas se encontram em estados diferentes onde os climas em algumas épocas do ano chegam a ser opostos. Ocorre que, o método utilizado pela empresa para separar a mercadoria a ser entregue para cada loja não traz vantagens para as vendas, uma vez que não é traçado o perfil do consumidor de cada filial. Visando solucionar o obstáculo identificado o projeto a seguir tem como objetivo transformar dados em estratégias para aumento de vendas. O projeto consiste em: 1- Elaborar uma plataforma própria para ter acesso aos dados da totalidade dos clientes atendidos no dia, deste modo será possível identificar a quantidade de consumidores que deixaram que comprar e o porquê (falta de tamanho; cor; modelo; dentre outros). O sistema deve também apresentar esses dados da filial ou de cada funcionário, separadamente, em gráficos no período selecionado. É necessário estar registrado no programa todos produtos comercializados pela marca de forma genérica (camisa maga longa social; vestido de festa curto; calça jeans; etc.) e um campo para que o vendedor possa inserir uma observação relevante do atendimento. Cada vendedor da empresa possuirá um cadastro protegido com senha 11 particular, onde apenas ele e o gerente responsável pela loja terão acesso. Na prática, o sistema deve atuar da seguinte forma: o consumidor ingressa em uma das filiais e é atendido pelo vendedor, no decorrer do atendimento a cliente relata que está em busca de vestidos para o dia a dia de trabalho no tamanho M. Na falta de produtos no tamanho desejado o vendedor utiliza de todas manobras possíveis para contornar a situação da ausência de numeração e tenta converter a mercadoria, objetivando convencer a cliente a adquirir outra vestimenta, ocorre que, a tentativa foi frustrada e o consumidor vai embora sem adquirir produto algum da empresa. Após a saída da cliente o funcionário responsável pelo atendimento deve dirigir-se ao aparelho portátil, escolher a opção de venda não convertida, selecionar o motivo “tamanho”, que no caso usado como modelo era “M” e por fim, escolher o produto procurado pela cliente “vestido”. Desta forma fica registrado na plataforma que há um desfalque no estoque da filial de vestidos no tamanho M. A plataforma será implementada nas filiais através de um aparelho portátil, sendo designado unicamente para essa função. 2- O gestor de cada filial deverá, todo final de mês, elaborar um relatório dos produtos faltantes em seu estoque, com base nos dados fornecidos pelo sistema, bem como apresenta-lo para o supervisor responsável pela loja, a fim de preencher a lacuna de mercadoria, resultando no aumento de vendas futuras. 3- O supervisor ao receber o documento deverá analisar as informações, e em seguida repassar para o setor encarregado da distribuição de mercadoria na fábrica a atual necessidade de cada loja. Desta maneira a seleção de produtos será realizada de forma isolada e em concordância com o perfil que a loja atende. A implantação do projeto na empresa Handbook tem como objetivo diminuir a porcentagem de vendas perdidas por falta de mercadoria em loja e evitar que produtos sem saída em uma determinada filial fiquem parados nos estoques visto que, estes podem configurar o perfil de outra loja da empresa. Grandes empresas situadas no Brasil como: chilli beans / melissa / Mr. Cat, aplicam o método supracitado e constataram um impacto relevante no que diz respeito a vendas. 12 2.2 Entregas do projeto O primeiro passo consiste na entrega do sistema de controle de vendas e produtos, que dará uma visão para a empresa das características do público frequente e das mercadorias alcançada em cada filial. A direção da Handbook deve contratar uma empresa de desenvolvimento de sistema e expor a presente necessidade junto ao projeto elaborado. O prazo ideal para a entrega da plataforma é de um mês, sendo necessário o treinamento e capacitação do novo dispositivo para todos os setores. Em seguida é fundamental providenciar a compra e instalação em cada filial do meio que será introduzido o programa, um aparelho portátil (tablet). A instituição prestadora de serviço contratada deve entregar o programa desenvolvido, posteriormente a isso ter o compromisso de oferecer treinamento ao gerente do projeto. Por sua vez, a empresa deve promover uma conferência aos supervisores, gestores de cada filial e ao setor responsável pela distribuição da mercadoria onde a pauta será a apresentação e capacitação do novo sistema implantado. No dia seguinte os gerentes devem repassar as informações e treinamento adequado para a equipe que está sob sua responsabilidade. Para que o projeto produza efeitos positivos todas as fases devem ser seguidas rigorosamente. Um mês após a plataforma ser aplicada na empresa, os gerentes de cada loja devem ter a responsabilidade de desenvolver um relatório com os principais motivos da não conversão da venda, bem como realizar a devida apresentação para seu superior. Na posse do documento, o supervisor precisa analisar os dados fornecidos e demandar para o setor incumbido da distribuição o critério montado especificamente para cada loja em concordância com o perfil os consumidores. 13 Quadro 1 – Datas previstas para cada etapa do projeto. Entregas Data Reunião de cada filial dos gerentes com a sua equipe de trabalho. 06/02/2021 Compra de Tablet para cada filial. 28/12/2020 Instalação do Tablet em cada filial. 30/12/2020 Entrega do sistema de controle de vendas e produtos. Apresentação, treinamento e capacitação do sistema para Diretores da empresa. 05/01/2021 Apresentação, treinamento e capacitação do sistema para supervisores da empresa e gerentes de cada filial. 07/01/2021 Apresentação,treinamento e capacitação do sistema para os subgerentes, vendedores, caixas e estoquistas de cada filial. 08/01/2021 Reunião de cada filial dos gerentes com a sua equipe de trabalho. 06/02/2021 Reunião dos gerentes com os supervisores responsáveis pelo seu grupo de loja. 09/02/2021 Reunião dos supervisores com os funcionários responsáveis pela distribuição de mercadoria da empresa. 12/02/2021 Fonte: Elaborado pelo autor 2.3 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Figura 1 – EAP do projeto Fonte: Elaborado pelo autor 14 2.4 Cronograma do projeto Quadro 2 – Cronograma de atividades no período de 1 (um) ano Fonte: Elaborado pelo autor 2.5 Orçamento do projeto Para a consumação do projeto será necessária a contratação de um terceiro para desenvolver a principal ferramenta, o sistema. Em uma pesquisa de mercado e analisando orçamentos o custo estimado para o profissional mencionado é de aproximadamente R$10.000,00 (dez mil reais), salientando que a plataforma requer um treinamento para o gerente do projeto e manutenção dos aparelhos, bem como do sistema no decorrer do tempo. O instrumento que servirá de meio para instauração da plataforma nas filiais consiste em aparelho portátil, fazendo-se necessária a compra de uma unidade por loja. O apetrecho deve ser de qualidade intermediária pois será utilizado unicamente pelos funcionários para alimentação diária do sistema. Em média o gasto por item é de R$ 900,00 (novecentos reais), todavia, tendo em vista que no presente momento a Handbook soma 28 filiais o investimento total será de R$25.200,00 (vinte e cinco mil e duzentos reais). Por último, na reunião de apresentação e capacitação do sistema para os funcionários será necessário uma despesa com alimentação dos participantes seja com café da manhã ou almoço pois, estes estão se deslocando do local de trabalho. Importante atentar-se da 15 possibilidade do evento ter uma longa duração. A quantidade será de aproximadamente 40 pessoas, estimando-se o valor de R$ 1.000,00 (mil reais) com custas de refeição. Tabela 1 – Despesas para execução do projeto. Despesas VALOR Custo com a empresa de desenvolvimento de sistema R$ 10.000,00 Custa de compra de 28 aparelhos portáteis R$ 25.200,00 Custo com alimentação de funcionários em dias de deslocamento do trabalho R$ 1.000,00 Total R$ 36.200,00 Fonte: Elaborado pelo autor. 2.6 Organização do Projeto 2.6.1 Contatos Externos Se fez necessário a contratação de uma empresa externa para desenvolver o principal meio do projeto, a plataforma. Estabeleceu-se contato com inúmeras empresas no ramo, destacando-se a DRIMEL que forneceu um planejamento concreto para a produção da presente gestão de projeto. Quadro 3 – Contatos Externos Organização Contato Empresa Drimel contato@drimeltecnologia.com.br Analista de sistema Jorge Drimel Fonte: Elaborado pelo autor 2.6.2 Estrutura interna A estrutura interna organizacional é composta por todos aqueles que de certa irão contribuir para o desenvolvimento do projeto proposto. 16 Figura 2 - Organograma da equipe interna do projeto Fonte: Elaborado pelo autor. 2.6.3 Papeis e responsabilidade Para que um projeto produza resultados positivos é fundamental que cada membro participante cumpra com a responsabilidade titulada a ele. Importante complementar que cabe ao superior hierárquico averiguar o desenvolvimento da função do subordinado. A tabela a seguir exibe o setor participante do projeto, suas responsabilidades atribuídas e a quantidade de pessoas do departamento citado que realizarão as ações. Quadro 4 – Papeis e responsabilidades para funcionamento do projeto. Papel Responsabilidade Pessoa/ quantidade de funcionários Analista de sistema Desenvolver o sistema de vendas e serviço; disponibilizar manutenção deste Empresa DRIMEL Supervisores Demandar relatórios mensais dos gerentes; analisar e desenvolver, com base nos relatórios em sua posse, uma distribuição de mercadorias mais adequada de acordo com a necessidade de cada filial. 2 supervisores 17 Gerentes Efetuar treinamento do sistema implantado para os contratos sob sua responsabilidade; Promover reuniões mensais com os funcionários da sua filial; desempenhar relatório fundado nas informações coletadas na reunião e apresentar para o supervisor responsável da sua loja; Exigir dos vendedores o uso correto da plataforma 28 gerentes Vendedores Participar das reuniões mensais promovida pelo gerente de sua filial; utilizar adequadamente o novo sistema imposto; transmitir informações corretas nas reuniões mensais Aproximadamente 170 vendedores (o número de vendedores por loja não é igual) Fonte: Elaborado pelo autor 2.7 Plano Base do Projeto 2.7.1 Plano Inicial Conforme já mencionado em tópicos anteriores, o projeto consiste na aquisição de um sistema que possibilite a melhoria na distribuição de mercadorias comercializadas pela empresa Handbook. Para execução do projeto é necessário cumprimento de algumas etapas, quais sejam: ✓ Elaboração de uma plataforma própria implementada em aparelhos portáteis que possibilitem o acesso total dos produtos contidos na loja, bem como dos clientes que saíram frustrados pela falta da mercaria procurada. Na prática, cada vendedor deverá ter um cadastro no sistema para formalização de seus atendimentos, principalmente aqueles em que o cliente tenha se retirado da loja sem adquirir produto algum; ✓ Todo fim de mês, o gestor representante de cada filial deverá elaborar um relatório dos produtos que deixaram de vender em decorrência da falta no estoque, bem como apresentar o respectivo relatório ao seu supervisor para que a falta do mesmo seja sanada. 18 ✓ Por fim, fica o supervisor de cada loja responsável por passar as informações ao setor da fábrica de distribuição de mercadorias, determinando a necessidade de produtos de cada loja de acordo com a pesquisa e perfil dos clientes de cada filial. 2.7.2 Modelagem do projeto PM Canvas Figura 3 – Modelagem do Projeto Fonte: Elaborado pelo autor. 2.8 Plano de gerenciamento de Projeto Todo projeto dispõe de uma porcentagem de riscos e este não é diferente. Na tabela abaixo encontra-se os riscos relevantes para o desenvolvimento e conclusão do projeto, bem como a probabilidade de acontecer, o nível de impacto provocado e a medida preventiva que a empresa deve elaborar para evitar tais cenários. 19 Quadro 5 – Gerenciamento do Projeto Risco Probabilidade Impacto Prevenção Sistema falhar Baixa Alto Prolongar os serviços da empresa contratada para o desenvolvimento do sistema assegurando assim a manutenção imediata. Aparelho portátil e/ou seus acessórios danificarem Média Alto Disponibilizar um fundo de caixa para eventuais problemas técnicos com o meio de utilização do sistema. Gestores fornecerem informações erradas no relatório mensal. Baixa Médio O supervisor deve comparar os dados oferecidos pelo sistema com os relatórios apresentados. Funcionários novos preencherem de forma errada a plataforma Médio Alto Os gerentes e subgerentes devem proporcionar apresentação e treinamento para todos os funcionários de suas filiais. Fonte: Elaborado pelo autor. 2.9 Plano de Encerramento Para que haja eficácia no presente projeto, é necessário que todos os responsáveis se adaptem a cumprir com as etapas especificadas no decorrer deste. Precisa-se que os vendedores incluam no sistema todas as suas vendas frustradas e o motivo principalmente quando a causa for por falta de mercadoria ou do tamanho da mesma, bem como que os gerentes passem as informações aos supervisores para que a fábrica daempresa consiga fazer a distribuição de forma mais eficaz, permitindo assim o aumento das vendas. O projeto estará encerrado quando restar nítido que o sistema tornou-se rotina para todos, ou seja, quando cada responsável pela gestão do projeto adaptar-se a cumprir com a sua função para o bom funcionamento, bem como que o número de clientes saindo da loja sem o produto desejado estiver menor. 20 3 CONCLUSÃO No decorrer da elaboração do presente projeto não houve identificação de dificuldades posto que, foi estabelecido contato com a empresa selecionada e Handbook disponibilizou todas as informações necessárias para que ocorresse uma pesquisa e análise da mesma. Dado o exposto observou-se um problema em relação de critérios para distribuição de mercadoria para cada filial, afetando assim o desempenho das vendas por loja. Levando-se em consideração esse aspecto, o principal propósito do projeto era apresentar uma solução para a instituição escolhida, logo, desenvolveu-se um planejamento para aumentar a taxa de conversão por loja, evitando perder venda por falta de mercadoria. Em virtude do que foi mencionado, o projeto produzido busca aumentar as vendas da empresa, disponibilizando em cada filial os produtos em conformidade com o perfil dos consumidores. A empresa Handbook confecciona todos os seus produtos comercializados, em função disso a distribuição de mercadoria merece uma atenção especial, visto que esta ocorre dentro da Fábrica por um setor responsável próprio. O recurso apresentado equivale a uma plataforma digital onde os interessados tem acesso ao motivo da não conversão de venda, podendo assim solucioná-lo e consequentemente aumentar o valor de caixa de cada loja. Utilizando corretamente o programa desenvolvido, ao cada fim de mês os gerentes das filiais apresentam para os supervisores um relatório das causas de perca de venda, estes por sua vez elaboram uma estratégia para melhorar a distribuição de mercadoria. Cada setor interno da empresa dispõe de um papel relevante para a concretização do projeto buscando sempre o resultado positivo, aumentar o número de vendas. 21 4 REFERÊNCIAS DRIMEL. Tecnologia da Informação. Disponível em: <http://drimeltecnologia.com.br/> Acesso em 27 de novembro de 2020; HANDBOOK. Site. Loja Online. Disponível em: <https://handbookonline.com.br/about-us> Acesso em 28 de novembro de 2020; SBCOATHING. Gestão de projetos: o que é, para que serve e como aplicar. 2019. Disponível em: <http://www.sbcoathing.com.br/blog/gestao-de-projetos/> Acesso em 22 de novembro de 2020.
Compartilhar