FLUXOGRAMA AULA pdf

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 INTRODUCAO
 CONCEITOS
 OBJECTIVOS
 VANTAGENS / DESVANTAGENS DE ORGANOGRAMA
 TIPOS DE ORGANOGRAMA ( COMPLEXO, CLÁSSICO /VERTICAL E CIRCULAR)
 TIPOS DE FLUXOGRAMA (Descritivo ou Parcial e Sintético)
 INFORMAÇÕES BÁSICAS SOBRE OS FLUXOGRAMAS
 VANTAGENS E DESVANTAGENS DE FLUXOGRAMAS
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 INTRODUCAO
 O ambiente competitivo atual faz com que as
organizações busquem cada vez mais melhorias
contínuas nos processos, produtos e serviços.
 Várias ferramentas são utilizadas nesse caminho, e elas
são utilizadas para a Gestão da Qualidade nos processos
de rotinas, geralmente apresentadas nas bibliografias
referentes à Organização, Sistemas e Métodos (OSM) ou
Gestão para a Qualidade.
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Definição
 Organograma é uma representação gráfica feita para definir
de forma hierárquica a organização de uma instituição
qualquer; ou um negócio, uma empresa, etc.
 Organograma - é uma representação visual da estrutura
formal da organização, geralmente utilizado para expressar as
hierarquias e órgãos/sectores da empresa.
Objectivo
 É definir com perfeita ordem a função que desempenha cada
um na organização, definidas por postos e em forma de
pirâmide de acordo com o grau de compentência.
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MAS ANTES...
 Quando é que surgiu a necessidade de padronização de
processos?
 Porque é que as organizações usam organograma?
 Como fazer organograma?
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 Convenções
 A subordinação de uma unidade organizacional à outra é
representada por uma linha cheia;
 Órgãos de assessoria (contábilidade; legislativa; etc.) são
representados por linhas tracejadas*;
 Órgãos de consultoria e legislação são representados por
linhas pontilhadas*;
 Não se usa abreviação nos organogramas.
*Por convenção do analista, as linhas tracejadas e pontilhadas podem ser utilizadas
unicamente, desde que explicitada a condição do órgão representado.
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VANTAGENS DESVANTAGENS
Apresenta rápida compreensão
das hierarquias da organização;
Não indica todas as possíveis
relações Organizacionais existentes;
Apresenta órgãos de linha e
assessorias;
Estático;
Formaliza o processo de
comunicação;
Aumenta o grau de formalização e
burocracia na empresa.
facilita as decisões relacionadas
com a gestão e comunicação entre
os departamentos ou membros;
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 Exemplo de organig
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Fluxograma
Representação visual de um trabalho/actividade, de forma
analítica, caracterizando operações, responsáveis e unidades
organizacionais envolvidas no processo.
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Definição
Fluxograma – é uma representação gráfico feito com símbolos
padronizados com uma sequência lógica das etapas de realização de
um processo de trabalho.
Objectivos
 Promover a eficiência, uniformidade e melhoria da comuinicação
entre o pessoal da auditoria;
 Visão integrada do processo de trabalho;
 Visualização de detalhes críticos do processo de trabalho;
 Identificação do fluxo do processo de trabalho;
 Identificação das oportunidades de melhoria;
 Facilitar a leitura e o entendimento de todos e em especial do auditor.
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 Descrever os procedimentos graficamente e em
sequência lógica e critica.
 Actualização de procedimentos em cada auditoria;
 Verificar a existência de programas informáticos
com um conjunto definido de simbolos.
 A informação a registar deve limitar-se ao essencial;
 Se o sistema for particularmente complexo deve ser
feito um fluxograma sumário.
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 No lado esquerdo do fluxograma devem ser feitas breves
descrições das operações descritas;
 Em cada processo as operações devem ser enumeradas;
 A categoria ou posição da pessoa que efectua cada
procedimento deve ser incluída;
 O fluxo das transacções deve ser registado passo a passo;
 Cada fluxograma deve ser atribuído um número de
referência;
 Deve ser rubricado pelo responsável da auditoria, como
evidência da sua revisão.
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 Relaciona o tipo de operação que integra o circuito
de informações;
 Apresenta o sentido do fluxo de informações;
 Apresenta as unidades organizacionais onde se
realizam as operações;
 O volume de operações efetuadas;
 E os níveis hierárquicos que intervém nas operações do
método administrativo representado pelo fluxograma.
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 Os dois principais tipos de fluxograma são:
 Descritivo ou Parcial: Detalhado, oferecendo uma
visualização de todas as ações de um processo,
identificando executores, sectores, atividades, etc.;
 Sintético: Usado para representações sintéticas do
processo, não necessitando de simbologia, pois visa
apresentar um conhecimento superficial das rotinas
e processos, geralmente à novos ingressos , auditores e
visitantes.
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SIMBOLOGIA:
Por meio do fluxograma descritivo é possível compreender quais
tarefas/actividades estão sendo desenvolvidas e em que setor. Por
isso, necessita de padronização também quanto aos símbolos
utilizados.
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Terminal
Utilizado no 
início e
fim das tarefas.
Operação
Representa as ações
que serão
desenvolvidas.
Executor
Apresenta o cargo
ou área em que se
realiza a ação.
Decisão
Indica o
caminho a
ser seguido
Conferência
Confronto de
informações.
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RECEBE PEDIDO
VENDEDOR
FAZER 
PRODUTO
ENTREGA do PRODUTO
Cliente 
Recebeu
Recebe e faz 
pagamento
Tesouraria
FIM
S
NAO
Registo do 
pedido
INICIO
NB: Ao alterar o formato
das figuras, deve descrever
em
legenda o que
significa.
SECTOR
Processo 
pré-
definido
 Não necessitando de padronização quanto aos
 formatos dos quadros indicativos, o modelo sintético
 serve como um direcionador, necessitando de
 maiores explicações quanto aos processos.
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Recebe
O pedido de compra
Consulta Pedido de
Compra
Testes de Qualidade
no Laboratório
Envia lote ao
Depósito
Devolve lote
ao
Fornecedor
Vantagens Desvantagens
Descrevem qualquer tipo de 
rotina;
Os símbolos podem ser criados
pelos analistas, dificultando a
padronização;
Reduz a quantidade de 
interpretações;
Os usuários passam a usar 
apenas o fluxograma, deixando de
contribuir criativamente;
Facilita a leitura das rotinas; Não detalha exatamente todas 
as possibilidades de ação.
Permite comparações na hora da
resolução de problemas.
 Para a sua elaboração e
interpretação exige um treinamento
específico;
 A preparação de um fluxograma
requer muito tempo.
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 Vantagens – Cont
 É mais fácil compreender o funcionamento de um
sistema ou uma série sequencial de processos a partir
de uma representação gráfica;
 O fluxograma mostra os passos necessários e o fluxo
dos documentos gerados de pessoa para pessoa e de
departamento para departamento, na execução das
suas actividades em qualquer sistema
 O fluxograma evita longas narrativas para a descrição
de um sistema
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NOTAS:
 Fazer um rascunho geral, passando a limpo o que julga-se
importante;
 Ao elaborar um fluxograma buscar abordar a rotina como um todo;
 Cuidar com os excessos de detalhes;
 Solicitar a visão de outro analista e dos funcionários que utilizarão
o fluxograma;
 Ao utilizar símbolos próprios, inserir legenda no fluxograma para
evitar compreensões errôneas.
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EXERCÍCIO1
 Em equipes, escolham a empresa de um dos participantes e elaborem o organograma dessa
organização, levando em consideração os cargos, hierarquias e assessorias.
EXERCÍCIO 2
 Utilizando alguma rotina do setor/empresa em que trabalham, elaborem um fluxograma sintético
e um descritivo.
EXERCÍCIO 3
 Sendo estudante do 4º ano estando preste a terminar o curso, decidiu realizar um churrasco para
despedida, elabore um fluxograma descritivo.
Exercício 4
 Após a licenciatura o estudante foi selecionado para ocupar uma vaga como chefe dos RH, cuja
prova é elaborar um fluxograma para recrutamento do pessoal.
 Exercicio 5
 Elabore um questionário de controlo interno sobre o processamento, pagamento e
contabilização de salarios da empresa ABC.
 OBJECTIVO DO CONTROLO:VERIFICAR SE:
 Os salarios são pagos unicamente ao pessoal da empresa ou não;
 São devidamente autorizados;
 Determinados conforme os registos do tempo trabalhado;
 São adequadamente calculados e contabilizados.
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 Fluxograma Descritivo
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INICIO
Fazer uma lista de 
convidados
Inspeção 
da lista
Decidir a 
quem 
coconvidar
Fim
Telefonar 
para os 
convidados
Esperar 
confirmação
Fazer 
menu
Compra dos 
produtos
Prep.
Refeições
Ornamentação 
do salão
Confirmação
Dos 
convidados
confirmado
Comer a 
comida
Lavar a 
louça
Limpar 
salão