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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO FERNANDO DE SOUZA Trabalho de Conclusão do Curso de Administração Proposta de Implantação do Programa Cinco Sensos no Setor de Obras da Empresa Cassol Pré Fabricados Ltda. TIJUCAS 2014 FERNANDO DE SOUZA TRABALHO DE CONCLUSÃO DO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA CINCO SENSOS NA EMPRESA CASSOL PRÉ FABRICADOS LTDA. Projeto de Estágio desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas – Gestão da Universidade do Vale do Itajaí. Orientador: Ronaldo Telles TIJUCAS 2014 AGRADECIMENTOS Agradecer, a Deus, pela força e coragem durante a longa caminhada deste bacharelado, também pela saúde e oportunidade de poder prosseguir nesta jornada de aprendizagem que passamos na academia, pelos amigos conquistados por todos os professores que em particular davam seus ensinamentos de grande valia para nossas vidas profissionais e pessoais. Agradeço também minha linda namorada, Francine Serpa, que de forma especial teve paciência em meus momentos de estresse, me apoiando nos momentos de dificuldade. Aos meus Pais, João Roque de Souza e Dorotéa Dalcin de Souza, mesmo longe, lá do Rio Grande do Sul, que sempre me apoiaram e incentivaram nas minhas escolhas e decisões. Aos meus irmãos, Fabi e Celo e claro aos meus melhores afilhados, Nathan e Nathalie. Agradecer ao meu orientador Professor Ronaldo Telles, pela paciência e experiência, sempre orientando de forma a instigar o aluno buscar, pesquisar e resolver seus próprios problemas. Pouco conhecimento faz com que as pessoas se sintam orgulhosas. Muito conhecimento, que se sintam humildes. È assim que as espigas sem grãos erguem desdenhosamente a cabeça para o céu, enquanto que as cheias as baixam para a terra, sua mãe. ( Leonardo da Vinci) “Existe o risco que você não pode jamais correr, e existe o risco que você não pode deixar de correr” ( Peter Drucker) EQUIPE TÉCNICA A) Nome do estagiário Fernando de Souza B) Área de estágio Organizações, Sistemas e Métodos – OSM C) Supervisor de campo Thiago Basso Zin D) Orientador do estágio Ronaldo telles E) Responsável pelo estágio supervisionado em administração Prof. Marisa Pigatto DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA a) Razão social Cassol Pré Fabricados Ltda. b) Endereço Rodovia BR 101, Km 182 – Bairro Areias – Governador Celso Ramos – SC. c) Setor de desenvolvimento do estágio Setor de Obras d) Duração do estágio 240 horas e) Nome e cargo do orientador de campo Thiago Basso Zin – Gerente F) Carimbo e visto da empresa AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA Tijucas, 09 de Junho de 2014. A Cassol Pré Fabricados Ltda, pelo presente instrumento, autoriza a universidade do vale do Itajaí – Univali, a publicar, em sua biblioteca, o trabalho de conclusão de curso de estágio executado durante o estágio supervisionado, pelo acadêmico Fernando de Souza. Thiago Basso Zin RESUMO O presente trabalho tem como objetivo explorar a teoria do Programa 5S e incentivar sua aplicação na Cassol Pré Fabricados ltda. A exploração do tema foi de fundamental importância para sedimentação de conhecimentos por parte do discente, e a aplicação será de grande valia para a Cassol, empresa de grande porte que busca sempre expandir com foco em qualidade, buscando obter vantagens competitivas frente ao mercado. Este trabalho abalizou-se ao aprofundamento sobre o Programa Cinco Sensos (5S) e propondo sua implantação ao setor do almoxarifado de obras da Cassol Pré Fabricados Ltda, através de um Manual de Implantação, apresentando os benefícios propostos por cada etapa do programa. A tipologia deste trabalho foi a Proposição de Planos. A população foi composta 6 colaboradores dos setor citado acima. No levantamento dos dados foram utilizados questionários, análise qualitativa e quantitativa do ambiente bem como a observação direta. Como resultado a pesquisa possibilitou a elaboração do Manual de Implantação de acordo com as reais necessidades do setor estudo. PALAVRAS-CHAVE: Qualidade, Cinco Sensos (5s), Manual de Implantação. LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 01 Etapas do PDCA ...................................................................................... 33 Quadro 01 Significado do Seiri ................................................................................. 37 Quadro 02 Significado do Seiton .............................................................................. 38 Quadro 03 Significado do Seiso ............................................................................... 39 Quadro 04 Significado do Seiketsu .......................................................................... 40 Quadro 05 Significado do Shitsuke .......................................................................... 41 Figura 02 Senso de Utilização .................................................................................. 43 Figura 03 Senso de Organização ............................................................................. 44 Figura 04 Senso de Limpeza .................................................................................... 44 Figura 05 Senso de Padronização ........................................................................... 45 Figura 06 Senso de Utilização .................................................................................. 46 Figura 07 Madeireira Cassol .................................................................................... 52 Figura 08 Unidade de Santa Catarina ...................................................................... 53 Figura 09 Unidade do Paraná .................................................................................. 54 Figura 10 Unidade do Rio Grande do Sul ................................................................ 54 Figura 11 Unidade do Rio de Janeiro ....................................................................... 55 Figura 12 Unidade de São Paulo ............................................................................. 55 Figura 13 Nova Unidade de Santa Catarina ............................................................. 56 Figura 14 Logotipos grupo Cassol ............................................................................ 57 Figura 15 Estrutura Organizacional .......................................................................... 59 Figura 16 Situação de pedido ................................................................................... 60 Figura 17 Laboratório de pesquisas ......................................................................... 61 Figura 18 Mapa demográfico de atendimento .......................................................... 62 Figura 19 Clientes atendidos .................................................................................... 63 Quadro 06 Aspectos dos cinco sensos .................................................................... 64 Gráfico 01 Resistência a mudanças ......................................................................... 65 Gráfico 02 Questionário cinco 5S ............................................................................. 66 Gráfico 03 Questionário cinco 5S ............................................................................. 66 Gráfico 04 Questionário cinco 5S ............................................................................. 67 Gráfico 05 Questionário cinco 5S ............................................................................. 67 Gráfico 06 Questionário cinco 5S............................................................................. 68 Gráfico 07 Questionário cinco 5S ............................................................................. 68 Gráfico 08 Questionário cinco 5S ............................................................................. 69 Gráfico 09 Questionário cinco 5S ............................................................................. 69 Gráfico 10 Questionário cinco 5S ............................................................................. 70 Gráfico 11 Questionário cinco 5S ............................................................................. 70 Gráfico 12 Questionário cinco 5S ............................................................................. 71 Gráfico 13 Questionário cinco 5S ............................................................................. 72 Figura 20 Almoxarifado antes do 5S......................................................................... 73 Figura 21 Almoxarifado antes do 5S......................................................................... 74 Figura 22 Almoxarifado antes do 5S......................................................................... 74 Figura 23 Almoxarifado antes do 5S......................................................................... 77 Figura 24 Almoxarifado antes do 5S......................................................................... 78 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................13 1.1 Objetivo Geral ....................................................................................................14 1.2 Objetivos Específicos .......................................................................................14 1.3 Justificativa ........................................................................................................15 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .............................................................................16 2.1 A Administração sua Contextualização e Aspectos Conceituais .................16 2.1.1 Teoria geral da administração ......................................................................... 17 2.1.2 Funções da administração .............................................................................. 18 2.2 Áreas da administração ................................................................................... 20 2.2.1 Administração da produção ............................................................................. 20 2.2.2 Administração de materiais ............................................................................. 21 2.2.3 Administração de recursos humanos .............................................................. 23 2.2.4 Administração financeira ................................................................................. 25 2.2.5 Marketing ......................................................................................................... 26 2.2.6 Organizações, sistemas e métodos ................................................................ 27 2.3 Qualidade Total ................................................................................................ 28 2.3.1 Qualidade na prestação de serviço ................................................................ 30 2.4 PDCA ................................................................................................................. 32 2.5 Melhoria Contínua – Kaizen ............................................................................ 34 2.6 Cinco Sensos .................................................................................................... 35 2.6.1 Origem dos cinco sensos ................................................................................ 35 2.6.2 Significado dos cinco sensos .......................................................................... 36 2.6.2.1 Senso de Utilização (SEIRI) ......................................................................... 36 2.6.2.2 Senso de Ordenação (SEITON) ................................................................... 37 2.6.2.3 Senso de Limpeza (SEISO) ......................................................................... 38 2.6.2.4 Senso de Padronização (SEIKETSU) .......................................................... 40 2.6.2.5 Senso de Disciplina (SHITSUKE) ................................................................. 41 2.6.3 Objetivos dos cinco sensos ............................................................................. 42 2.6.4 Benefícios dos cinco sensos ........................................................................... 43 2.7 5W2H .................................................................................................................. 46 2.8 Diagnóstico ....................................................................................................... 47 3 METODOLOGIA.................................................................................................... 49 31. Delineamento da pesquisa ................................................................................. 49 3.2 População da pesquisa ...................................................................................... 49 3.3 Instrumentos de coleta de dados ....................................................................... 50 3.4 Análise de dados ................................................................................................ 50 4 DESENVOLVIMENTO DA PESQUISA ................................................................. 52 4.1 Caracterização da empresa ............................................................................... 52 4.1.1 Histórico da empresa ....................................................................................... 52 4.1.2 Missão, visão, e valores .................................................................................. 57 4.1.3 Estrutura organizacional .................................................................................. 58 4.1.4 Clientes ............................................................................................................ 60 4.2 Resultados da pesquisa .................................................................................. 64 4.2.1 Etapas e benefícios do programa .................................................................... 64 4.2.2 Necessidades da empresa .............................................................................. 65 4.2.3 Elaboração do Manual de Implantação ........................................................... 72 5 IMPLANTAÇÃO PARCIAL DO PROGRAMA CINCO SENSOS........................... 73 5.1 Situação do setor antes do 5S ........................................................................... 73 5.2 Reunião se sensibilização .................................................................................. 75 5.3 Reunião para apresentação do Senso de Arrumação ....................................... 75 5.4 Plano de ação ..................................................................................................... 76 5.5 Resultados com a implantação parcial do senso de arrumação ........................ 76 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................. 79 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................ 81 APÊNDICE I ............................................................................................................. 84 APÊNDICE II ............................................................................................................ 85 DECLARAÇÃO DE CUMPRIMENTO DE CARGA HORÁRIA ................................ 88 ANEXO I .................................................................................................................102 ANEXO II, III ........................................................................................................... 103 ANEXO IV..... ......................................................................................................... 104 13 1 INTRODUÇÃO A atualidade econômica atormenta as organizações dos setores produtivos, que num processo infinito buscam inovações com extrema competência, persistência e agressividade, pelo simples fato de satisfazer as necessidades de uma sociedade, clientes que estão em constantes mudanças, pressões de outras organizações que competem pela sobrevivência. A respeito desse assunto, como já estudava o autor Peter Drucker nos anos 90: “A economia mundial será bastante diferente daquilo que os empresários, políticos e economistas ainda tomam por certo” (Drucker, 1996, p. 1). O presente cenário obriga as organizações a adotarem padrões de qualidade para conquistar seus clientes, garantir segurança pessoal aos seus empregados, respeito ao meio ambiente, compromisso social das organizações, esses são alguns fatores que a sociedade moderna exige. Há alguns anos a globalização era apenas uma palavra da moda, dita e repetida sem uma maior compreensão do real conteúdo. Hoje percebe-se, economicamente, que produções seguem de forma acelerada, para atender um mercado. De acordo com Drucker (1996), uma empresa que queira manter-se numa posição de liderança no mercado, ela precisa ter a capacidade de pesquisar, conceber, desenvolver, projetar e produzir em qualquer esfera econômica. Um ponto específico, se não o principal, para se buscar a excelência, nas organizações, é orientar-se estritamente pelo mercado, acompanhar as inovações tecnológicas, seleção das melhores pessoas e criar condições para transformar suas capacidades criativas em vantagens competitivas, para isso torna-se obrigatoriamente o investimento contínuo em educação e treinamento. Após ter a consciência de que a qualidade deve receber prioridade, iniciar campanhas e distribuir materiais, raramente resultam numa mudança de comportamento, porque estas campanhas não identificam as tarefas a serem feitas, esses trabalhos não fornecem conteúdo suficiente para chegar ao objetivo desejado (JURAN, 1995). Assim, as organizações com o objetivo da busca de melhoria da qualidade de vida no trabalho, criam no programa 5S uma ferramenta que servirá como base para o desenvolvimento dessa qualidade. Não só os aspectos de qualidade e produtividade devem ser delegados aos funcionários, o mesmo deve ocorrer com relação à organização da área de trabalho, gerando descarte dos itens sem utilidade, 14 liberação de espaço, padrões de arrumação, facilitando ao próprio funcionário saber o que está certo e o que está errado, manutenção da arrumação, limpeza, áreas isentas de pó, condições padronizadas que clareiam a mente do funcionário e a disciplina necessária para realizar um bom trabalho, em equipe, e dia após dia. Com tantas mudanças e alta complexidade da sociedade, as organizações que querem destacar-se deveriam atentar não apenas em oferecer produtos e serviços à sociedade, mas também competitividade e bem estar social. É neste contexto que pensou-se na seguinte pergunta de pesquisa: De que forma a implantação do programa cinco sensos (5S) irá contribuir para o aperfeiçoamento da empresa Cassol Pré Fabricados Ltda? 1.1 Objetivo Geral O objetivo geral define o propósito do trabalho. Num projeto, não é suficiente definir apenas objetivos gerais, visto que estes são amplos e dificilmente podem ser avaliados. (ROESCH, 1996, p. 89). Nesse sentido o objetivo deste trabalho é apresentar uma proposta de implantação de um programa de qualidade na empresa Cassol Pré Fabricados Ltda. 1.2 Objetivos Específicos Conforme ROESCH (1996) o objetivo geral, é elaborado de forma genérica e ampla, assim o torna insuficiente para expressar uma ideia detalhada de como o trabalho será desenvolvido, portanto, identificar os objetivos específicos é de suma importância para traçar o caminho até o objetivo desejado. Para que esse trabalho chegue ao seu objetivo geral, deve-se traçar alguns objetivos específicos, como: - Verificar as etapas e processos do programa cinco sensos; - Analisar as necessidades da empresa; - Apresentar os benefícios que um programa de qualidade pode trazer à organização; - Sugerir o manual de implantação. 15 1.3 Justificativa Visto que o cenário atual dispõe de um embaraçado conjunto de ordens, as empresas devem compreender que na atual conjuntura do mercado, níveis de exigência cada vez maiores são esperados, e por isso o dever de estar sempre atualizando em relação às possíveis melhorias que possam ser feitas em seu processo é de suma importância. Assim verifica-se que a empresa Cassol Pré Fabricados apresenta espaço para a elaboração de estratégias de melhorias como um novo sistema de qualidade, visto que esta experiência acadêmica nunca ocorreu na empresa em questão, o trabalho caracteriza-se como original para a mesma, possibilitando ao acadêmico pesquisar pela primeira vez sobre o tema dentro da organização e agregar experiência e conhecimento no assunto e principalmente trazendo benefícios em relação à qualidade. Este trabalho denomina-se viável pelo fato de não necessitar de investimentos monetários das partes envolvidas, somente será necessário o comprometimento e participação dos recursos humanos tomando assim algum tempo de sua carga horária para a realização do projeto. O presente trabalho justifica-se pela importância do assunto qualidade, tão buscado pelas organizações, bem como pela contribuição acadêmica pelo desenvolvimento do tema e por mostrar como um programa 5Ss que parece ser tão simples proporciona tantos benefícios para as organizações devido utilizar muito o trabalho em equipe, que é uma das características mais exigidas pelas organizações, e também por sua vez motivar a todos por estar em um ambiente de trabalho mais agradável. Neste contexto faz com que os colaboradores se sintam “importantes” pelo bom andamento produtivo, e até mesmo uma redução de custos, um importante fator na grande competitividade de um mercado cada vez mais globalizado. Na aplicação de um programa de qualidade, em que funcionários aprenderão como utilizar suas ferramentas de maneira mais ágil, não desperdiçar matérias na hora do processo produtivo, ensina aos colaboradores a importância de estar atento e alinhado aos objetivos da organização, melhorar o local de trabalho, melhorar o convívio entre funcionários, melhorar o layout e muitos outros fatores que serão abordados no decorrer da proposta. 16 O trabalho proposto, alcançando qualidade e profundidade necessárias, poderá contribuir para a implantação de um novo modo de agir e ser por todas as partes envolvidas neste projeto, a empresa terá seus custos reduzidos, eliminação de desperdícios, vai melhorar e aproveitar melhor seu espaço físico, melhor utilização de sua mão-de-obra que não estejam sendo bem utilizadas, ressaltando que para a academia o projeto é muito importante, devido ao conteúdo estudado possibilitando aos futuros acadêmicos mais uma fonte de dados para futuras pesquisas sobre implantação de um programa de qualidade. 16 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA O desenvolvimento deste trabalho tem como aporte teórico, pesquisas de grandes autores, para esmiuçar assuntos relativos ao conteúdo estudado. Elaborar uma implantação de um novo programa que diz respeito à qualidade e ainda conquistar a aceitação desta proposta é uma tarefa complexa, que exige conhecimento do programa em questão, qual a finalidade do programa, sua viabilidade e que benefícios trazem a uma organização este programa? São temas como este, que se perfaz das opiniões científicas de vários autores que trataram sobre o temaproposto, para fornecer embasamento teórico e provar a veracidade da implantação deste trabalho. Nesse sentido a presente fundamentação teórica está divida em: administração, sua contextualização e aspectos conceituais, teoria geral da administração, funções da administração, qualidade total, ciclo PDCA, melhoria contínua, 5Ss, 5W2H, diagnóstico. 2.1 A Administração sua Contextualização e Aspectos Conceituais A administração como ciência surgiu a partir dos estudos e conceitos da escola de administração científica, criada por Frederick Taylor. Formando uma nova visão surge paralelamente a escola clássica fundada por Henri Fayol. Descrevendo a administração a partir dos altos escalões, adotando princípios e funções para garantir o sucesso e especialização dos executivos. Além destes dois grandes nomes fundadores de escolas, destaca-se o revolucionário método operacional da indústria criado por Ford e também Stakhnov que racionalizou a produtividade industrial importando e adaptando o modelo usado no ocidente, são estes quatro os grandes nomes citados como precursores da administração. De acordo com Megginson (1998, p.13) A administração pode ser definida como trabalho com recursos humanos, financeiros e materiais, para atingir objetivos organizacionais através do desempenho das funções de planejar, organizar, liderar e controlar. Deve-se notar que a finalidade da administração é estabelecer e alcançar o objetivo, ou objetivos, da organização. 17 Assim, o processo administrativo é o conjunto e sequência das funções administrativas, cabe ao administrador buscar a alternativa e decidir a mais apropriada para se obter um desejado objetivo e para isso é de total responsabilidade dos administradores o domínio de conhecimento em funções administrativas, planejar, organizar, liderar e controlar. 2.1.1 Teoria geral da administração O crescimento de uma organização não acontecerá sem administração. As funções, objetivos e tudo que envolva pessoas, trabalho, recursos está relacionado a esta ciência ou arte e deve ser considerado indispensável para a criação e desenvolvimento de uma empresa. De acordo com Maximiano (2000) todas e qualquer tipo de organizações representam o cenário da ação administrativa. De fato, a principal razão para o estudo da administração é a existência de organizações. Administrar é um processo interativo da atividade organizacional que permeia nossa vida diária. A necessidade de administrar surge do confronto entre as variáveis que compõem uma atividade formalmente estruturada, como recursos materiais e humanos, tecnologia, restrições ambientais, entre outros. (KWASNICKA, 1990, p.17). A administração é universal com amplo campo de conhecimento, abrangendo princípios, guias diretivos e outros componentes da teoria da administração. Pode ser aplicado em um amplo campo de situações e todos os tipos possíveis de organizações, geralmente aplicável em todos os níveis de uma organização do mais baixo ao máximo. Portanto o administrador que conhece essas informações e sabe aplica-las em determinadas situações, será capaz de trabalhar eficazmente em qualquer posição, sabendo ser flexível e adaptando-se no surgimento de novas situações. Para Megginson (1998, p. 7) a administração é necessária em todas as organizações: Você pode achar que a administração se relaciona primordialmente ás empresas. Esta ideia é parcialmente correta, mas está incompleta – a administração é necessária em todos os tipos de atividades organizadas e em todos os tipos de organização. 18 2.1.2 Funções da administração Entende-se por planejar que é especificar os objetivos a serem alcançados e decidir antecipadamente as ações apropriadas a serem executadas para atingir esses objetivos. O plano é desenvolvido para um todo, para unidades específicas e para os indivíduos, que podem durar por longos períodos de tempo ou alguns dias e semanas. Em cada caso os responsáveis por planejar devem coletar e analisar as informações e transforma-las em ações do que precisa ser feito para alcançar os objetivos. Conforme Robbins (2000, p.116) “planejamento compreende a definição das metas de uma organização, o estabelecimento de uma estratégia global para alcançar essas metas e o desenvolvimento de uma hierarquia de planos abrangente para integrar e coordenar atividades”. Após o planejamento devemos organizar reunir e coordenar os recursos humanos, financeiros, físicos, comerciais e tudo que envolva os processos de uma organização facilitando o atingimento dos objetivos planejados pela empresa. A função organizar é o processo de estabelecer a utilização ordenada de todos os recursos de uma organização processando e engajando duas ou mais pessoas para trabalharem juntas de uma maneira estruturada a fim de alcançar algum objetivo específico ou um conjunto de objetivos, desmembrando os recursos organizacionais para atingir os objetivos estratégicos assumindo tarefas, alocando recursos e arranjando atividades coordenadas para implantação de planos, mobilizando pessoas e outros recursos para executar tarefas que sirvam a um propósito comum. Considera Chiavenato (2004, p. 282) que organizar significa agrupar, estruturar e integrar os recursos organizacionais, definir a estrutura de órgãos que deverão administra-los, estabelecer a divisão do trabalho através da diferenciação, definir os níveis de autoridade e de responsabilidade. Para que o planejamento e a organização possam ser eficazes, precisam ser complementados pela orientação a ser dada às pessoas por meio de uma adequada comunicação, da habilidade de liderança e da motivação. Planejadas e organizadas todas as atividades propostas a empresa terá maior agilidade e praticidade em realiza-las eficientemente, na próxima fase a empresa deverá executar o foi 19 planejado, observando-as de forma que não aconteçam desvios do objetivo proposto e assim passamos para a funções de direção. O liderar é estar à frente, estimular as pessoas a serem executoras. É dirigir, motivar e comunicar-se com os funcionários, individualmente e em grupos, envolvendo-se diariamente com as pessoas, ajudando, guiando e inspirando-as ao atingimentos dos objetivos. Incentivar os membros da organização por forma a criar as condições necessárias para que estes contribuam, voluntariamente e da melhor forma possível, para os interesses da organização, nomeadamente para que esta atinja os seus objetivos. Para Montana (2006, p. 243) a função liderar é: “Liderança é o processos pelo qual um indivíduo influência outros para alcançar os objetivos desejados. [...] a capacidade de influenciar subordinados e colegas por meio do controle dos recursos organizacionais é o que distingue a posição de liderança”. A direção é a função administrativa que se refere ao relacionamento interpessoal do administrador com seus subordinados, através da direção pode-se acompanhar o andamento das atividades no processo pela busca dos objetivos e verificar se serão alcançados da mesma forma como estão sendo conduzidas as propostas planejadas. Por fim, é importante enfatizar a importância da função controle, que é a função responsável por controlar monitorar e avaliar o desempenho das funções: planejamento, organização e direção. Controlar significa garantir que o planejamento seja bem executado e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados adequadamente. Para Chiavenato (2004), esta função está relacionada com a maneira que os objetivos devem ser alcançados, definido padrões, monitorando desempenho e efetuar ações corretivas garantindo os objetivos desejados. O autor ainda diz que, quanto mais completos, definidos e coordenados forem os planos, será fácil o controle e quanto mais complexo o planejamento e maior o seu horizonte também terá um controle complexo. Para atestar que controle é umafunção importantíssima na administração Chiavenato (2004, p. 512) diz: 20 O desempenho de uma organização e das pessoas que a compõem depende da maneira como cada pessoa e cada unidade organizacional desempenha seu papel e se move no sentido de alcançar os objetivos e metas comuns. O controle é o processo pelo qual são fornecidas as informações e retroação para manter as funções dentro de suas respectivas trilhas. A função controle está relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas que compõem a organização. O planejamento serve para definir os objetivos, traçar as estratégias para alcançá-los e estabelecer o plano de ação a ser tomado. A organização serve para estruturar as pessoas e recursos de maneira a se trabalhar de forma organizada e racional. A direção mostra os rumos e dinamiza as pessoas para que utilizem os recursos da melhor maneira possível. Por fim, o controle serve para que tudo funcione da maneira certa e no tempo certo. 2.2 Áreas da administração No decorrer deste item serão apresentadas as principais áreas da administração que são de suma importância para o desenvolvimento das organizações e o administrador tem por necessidade possuir noções destas áreas que serão apresentadas. 2.2.1 Administração da produção A administrar a produção compreende uma parte importantíssima para todas as áreas de uma empresa, pois foi o que deu vida a empresa e assim fundada com o objetivo de produzir produtos ou serviços. De acordo com MAYER (1984), a administração é a fabricação de um objeto material, mediante a utilização de homens podem ser eles, materiais e equipamentos. Também é o desempenho de uma função que tenha alguma utilidade, esta função varia em qualquer natureza de serviço, desde o conserto de um automóvel até a prestação de assessoria jurídica. Na perspectiva operacional, a administração da produção pode ser vista como um conjunto de componentes, cuja função é o estabelecimento de procedimentos para a obtenção de resultado, convertendo números de insumos em algum produto. Essa conversão é denominada processo de transformação. Um 21 componente pode ser uma máquina, uma pessoa, uma ferramenta, ou um sistema gerencial. Um insumo pode ser uma matéria-prima, uma pessoa ou um produto acabado de outro processo. A função produção é a atividade de transformação de matéria- prima em utilidades necessárias ao consumidor [...] o processo de transformação existe em todas as organizações, quer ela produza algo tangível ou um serviço, os elementos de entrada são transformados em serviços que facilitam o seu consumo. (LACAVA, 1990, p, 96) Segundo Slack (1996) a produção é a função central das organizações já que é aquela que vai se incumbir de alcançar o objetivo principal da empresa, ou seja, sua razão de existir. O processo de produção numa empresa consiste na transformação da matéria-prima em produto acabado bem como prestar serviços. Assim é imprescindível a utilização de um processo administrativo controlado e organizado dos materiais e serviços utilizados. 2.2.2 Administração de materiais Evidentemente que com o mercado globalizado e competitivo da atualidade, se torna necessário que as empresas preocupem-se em modernizar, minimizar custo, maximizar lucros e produzir com o máximo de eficiência e eficácia, porém, muitas vezes acabam pecando no controle de materiais. De acordo com DIAS (1995) o objetivo principal de uma empresa é maximizar o lucro sobre o capital investido, seja qual for à empresa deve fazer com que seu capital não fique inativo. A administração de materiais tem como enfoque fundamental determinar o quê, quanto e como adquirir ao menor custo desde o momento de sua concepção até seu consumo final para repor o estoque. Disponibilizando os materiais necessários, na quantidade, local e tempo certos, à disposição da produção da empresa. O objetivo fundamental da administração de materiais é determinar quando e quanto adquirir, para repor o estoque, o que determina que a estratégia do abastecimento sempre é acionada pelo usuário, à medida que, como consumidor, ele detona o processo. (VIANA, 2000, p, 35) 22 A redução de estoque é um tema que deve ser levado em consideração na hora de objetivos de atingimento de metas, assegurando o abastecimento contínuo dos itens que entram na fabricação dos bens e de outros em decorrência da programação conjunta das áreas de vendas e de produção garantindo uma melhor utilização dos recursos financeiros, deixando de investir em materiais que jamais seriam utilizados. A administração de materiais é dividida nas seguintes áreas: Estoque, garantindo que não faltara material para a produção dos produtos, porém, deve ser controlado, pois muita mataria prima em estoque significa dinheiro parado desvalorizando. Além da matéria prima temos estoque de produto acabado, que garante agilidade na medida em que o cliente solicita, deve-se tomar o cuidado para não ter mais produtos do que a demanda. Compras, especialização em adquirir produtos no menor preço possível e na hora certa, tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades necessárias, verificando se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Almoxarifado, ambiente destinado à guarda e conservação de materiais, adequado à sua natureza, assegurando que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário, impedindo que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza, preservando a qualidade e as quantidades exatas, zelando por instalações adequadas e recursos de movimentando e distribuindo de modo rápido e eficiente. Planejar e controlar a produção consiste na atividade de decidir sobre o melhor emprego dos recursos de produção, assegurando, assim, a execução do que foi previsto, com o objetivo maior de garantir que a produção ocorra eficazmente e produza produtos e serviços como foi objetivado. Importação é o ato de comprar um produto estrangeiro, de algo que não se encontra em seu país amparado por leis, estabelecidas pelo país comprador e vendedor. Transporte e distribuição, esta é por fim uma área de grande importância para as empresas, pois, é responsável por levar e distribuir os produtos aos clientes. 23 O objetivo fundamental da logística é atender o consumidor final, administrando globalmente a empresa e seus agentes logísticos externos através de um processo de gestão integrado, cooperativo e harmonioso de negócios, que de forma sistêmica e simbólica envolve toda a cadeia de demanda e suprimento [...] (JACOBSEN, 2011, p, 21). Portanto cabe destacar como é importante cada área da administração de materiais para o funcionamento de uma empresa e como cada uma destas áreas influenciam na cadeia administrativa. Porém nenhuma cadeia administrativa funcionaria sem as pessoas. Os recursos humanos é a área pensante, criativo e produtor de uma empresa que fazem com que ela alcance seus objetivos. 2.2.3 Administração de recursos humanos A função de Recursos Humanos como setor nas organizações coube em passado não muito remoto, sob a denominação de Departamento de Pessoal, a tarefa simples de admitir, registrar legalmente, controlar as normas, punir e dispensar funcionários. Para Milkovich (2000), a administração de recursos humanos é uma série de decisões integradas formando as relações de trabalho, a qualidade destas relações influencia diretamente a capacidade da organização e de seus funcionários em atingir os objetivos. As organizações investem em estratégias, produtos inovadores em tecnologias de ponta, itens estes, poderosos para destacar-se no mercado, mas de nada adiantam quando confrontadoscom o talento humano. Portanto nada é mais importante para as empresas do que investirem no talento, num mercado competitivo as empresas buscam diferenciais, então buscar talentos e deter estes talentosos dentro das organizações é um forte diferencial competitivo. De acordo com Milkovich (2000), ainda que as instalações físicas, equipamentos e recursos financeiros sejam de extrema importância para a empresa, às pessoas é que particularmente são importantes. Devido ao aperfeiçoamento das teorias sobre Comportamento Organizacional, a ação da área de Recursos Humanos ficou cada vez mais orientada para a atração, fixação, remuneração, motivação, treinamento, desenvolvimento e encaminhamento das pessoas. Os funcionários passaram a ser 24 vistos como um recurso estratégico e não apenas como um recurso operacional que precisava ser tornado mais eficiente na obtenção dos resultados. Saber fazer certo era o grande objetivo. Para isso treinavam-se as pessoas até a exaustão fazendo delas robôs como “Carlitos em Tempos Modernos”. Quando o eficiente passou a não ser suficiente, assim cresceu a necessidade de se saber o que era prioritário fazer eficientemente, nesse momento surgiu o conceito de eficácia: saber fazer o certo as tarefas certas. A maneira como as pessoas e organizações se relacionam entre si para realizar a tarefa organizacional varia de organização para organização, onde umas são democráticas e abertas na maneira de tratar as pessoas, enquanto outras ainda estão paradas no tempo, adotando políticas ultrapassadas e retrógradas. As pessoas planejam e produzem os produtos e serviços, controlam a qualidade, vendem os produtos, alocam recursos financeiros e estabelecem as estratégias e objetivos para a organização. Sem pessoas eficazes, é simplesmente impossível para qualquer empresa atingir seus objetivos. (MILKOVICK, 2000, p, 19). Com a escassez de mão de obra que atormenta muitas organizações na atualidade cabe a administração de recursos humanos, desenvolver atrativos para chamar a atenção de novos candidatos, tarefa hoje nada fácil, sabendo que uma parcela considerável dos trabalhadores só quer realmente saber sobre a remuneração que irão receber em troca de seu trabalho, trabalhos estes que fazem parte de toda a sobrevivência da organização, subdivididos em funções onde são interligadas umas as outras, funções estas exercidas por pessoas que por sua vez executam seus trabalhos e são pagas por isso, denominado salário. Conforme Chiavenato (2006) as pessoas são os parceiros da organização e os únicos capazes de conduzi-la à excelência e o sucesso. Como parceiros, as pessoas se esforçam, dedicam-se, são responsáveis e comprometidas, na expectativa de colherem frutos desses investimentos tal como o salário. O salário por sua vez até ser liberado para pagamento tem que passar pela aprovação da próxima área da administração, importantíssima para o fornecimento de informações, com base nestas informações que a empresa toma as devidas decisões. 25 2.2.4 Administração financeira A administração financeira adquiriu uma enorme importância para o momento econômico, onde as informações de outros lados do mundo influenciam e atingem diretamente o mercado. Administrar um negócio, seja ele um modesto empreendimento ou uma grande organização, envolve muitas funções diferentes já vistas anteriormente. Mas, é a finanças que faz com que tudo prossiga; é o que movimenta todo o resto. Os resultados demonstrados pela área financeira são muito importantes na tomada de decisão de uma empresa, com estes resultados o administrador fará a escolha entre muitas alternativas. Conforme Gitman, (1997) a administração financeira engloba finanças de todos os tipos de empresas, financeiras ou não, privadas ou públicas, grandes ou pequenas, com ou sem fins lucrativos. Englobam uma vasta variedade de tarefas, como orçamentos, previsões financeiras, administração do caixa, administração de crédito, análise de investimentos e capitação de fundos. Para Groppelli, (2005) decisões internas de uma empresa que influenciam o resultado das vendas, ajudam a controlar os custos e determinam as políticas de preços. A maximização de riqueza da empresa, a administração de investimentos, créditos, fornecedores e tudo que envolva o capital da empresa, diz respeito à área de finanças, o administrador financeiro deve saber como administrar todas as atividades envolvidas no setor para garantir uma melhor rentabilidade sobe o capital investido. No ponto de vista de Lemes, (2005) o administrador financeiro é o principal responsável pela criação de valor; para isso, envolve-se cada vez mais com os negócios da empresa como um todo. Com as informações explicitadas transparentemente e corretas é que os administradores podem tomar as definitivas decisões com relação aos caminhos serão necessários percorrer para alcançar os objetivos de toda as empresas, que nada mais é gerar lucros. Também nestas informações que poderão se basear na formação de preços, pesquisar novos mercados, oferecer e divulgar os produtos ou serviço aos clientes, 26 que por sua vez entramos em outra área da administração, visando pesquisar a aceitação dos produtos e serviços que o mercado procura. 2.2.5 Marketing Atrair a atenção dos consumidores, descobrir suas necessidades e desejos são atividades desenvolvidas pelo marketing. Cabe ressaltar que a princípio é uma definição um tanto quanto simples, devido ao grande processo que engloba a descoberta de potenciais clientes. Para Cobra (1992) na busca pela sobrevivência, as organizações acabam por descobrir a importância de buscar desenvolver produtos, serviços e programas orientados pelas necessidades e exigências do mercado. De acordo com estudos de Kotler e Armstrong (1998) o processo social e gerencial da criação de valores e troca de produtos que indivíduos e grupos adquirem satisfazendo suas necessidades e desejos, pode assim definir a o marketing. A presença do marketing na rotina da população mostra o papel importantíssimo que esta função tem na sociedade, não apenas em manter uma relação cliente/fornecedor. Abrange desde o início da produção de um determinando produto até ser consumido pelo cliente e também após o consumo abrangendo além de simplesmente questões monetárias e sim pessoais, atenção, tempo e dedicação. “Marketing é o processo de planejamento e execução desde a concepção, apreçamento, promoção e distribuição de idéias, mercadorias e serviços para criar trocas que satisfaçam os objetivos individuais e organizacionais.” (COBRA, 1992). Muita gente vê o marketing apenas como propaganda ou venda. Mas o verdadeiro marketing não é simplesmente a arte de vender o que é produzido, mas sim de descobrir e saber o que produzir. É preciso saber que o marketing existe em tudo a nossa volta, não limitado aos fabricantes, atacadistas e varejistas e sim por todos os tipos de indivíduos e organizações. Para entender melhor todas as definições de marketing, é importante que o profissional desta área saiba que cada termo é interligado um ao outro formando os conceitos centrais do Marketing que são: necessidades, desejos, demandas, produtos, valor, satisfação, qualidade, troca, transações, relacionamentos, mercados. 27 De acordo com Rocha (1999), Marketing é uma função gerencial, que busca ajustara oferta da organização a demandas específicas do mercado, utilizando como ferramental um conjunto de princípios e técnicas. É neste sentido que as empresas caminham, buscando conformidade com as transformações e exigências do mercado, é indispensável que haja organização, bons sistemas e métodos. Promovendo e desenvolvendo uma constante melhoria em todos os aspectos da empresa. 2.2.6 Organizações, sistemas e métodos. Desde os primórdios da administração, uma constante evoluçãoestudava adaptar os humanos às máquinas, objeto de estudo das escolas, Clássica, Relações Humanas, as abordagens Estruturalista, Contingencial, com a intenção de fazer do homem próximo à perfeição de uma máquina e passando por excesso de zelo com os humanos e chegando aos dias de hoje, em que a incerteza domina o cenário das organizações. Para Araújo (1994), faz-se necessário a abordagem aos problemas e estudos da organização de acordo que os componentes comportamental, estrutural, tecnológico e estratégico tenham um tratamento de igual relevância, dando importância a cada componente, de acordo com as contingências internas ou ambientais. A OS&M encontra-se em todas as atividades e funções dentro das organizações, racionalizando o administrativo e operacional, atuando nas áreas de criatividade e qualidade, identificando maneiras para diminuir o desperdício, de simplificar o trabalho, aumentar a produtividade, treinamento adequado em novas tecnologias, assim, buscando padronização de métodos e procedimentos. Para Filho (2000), O&M traz em seu bojo a idéia de efetividade das coisas. Tal idéia traduz a preocupação com o sentido lógico de cada operação e cada sistema; é o questionamento do “porquê” e do “para quê”. Para que uma empresa funcione faz-se necessário conhecer e dominar a função organização e para que se organize é imprescindível o uso dos sistemas, construindo conceitos, métodos e aplicações de como planejar e organizar todo o processo e nada melhor que a ciência OS&M para promover essa contribuição na empresa. A organização nas empresas é ordenar e agrupar as atividades e seus recursos, visando o alcance de seus objetivos planejados, considerando o 28 desenvolvimento de aspectos como: a estrutura organizacional, rotinas e procedimentos administrativos, cuidando também de funções básicas como o planejamento, a direção e controle. Organizar é dispor os recursos materiais, humanos e tecnológicos da empresa de maneira harmônica, de modo que o conjunto formado seja capaz de realizar um trabalho integrado, eficiente e eficaz, apresentando boa produtividade e boa qualidade a baixos custos e com o mínimo de riscos e de esforço humano. (FILHO, 2000, p, 39). Os sistemas são formados por um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, num todo, formam uma única unidade com seus determinados objetivos para efetuarem determinada função. Eles existem no intuito de buscar melhorias dentro das empresas em geral, claro que não são detentores de poderes para mudar as pessoas, função esta que a administração de recursos humanos possibilita, criando meios para que as pessoas ai sim se transformem. Métodos é a metodologia que será aplicada para o desenvolvimento de determinados trabalhos, buscando descrever e definir os objetivos de cada trabalho e para isso é imprescindível que a empresa tenha idéia suficientemente clara da estrutura de suas tarefas. De acordo com o autor Filho (2000, p, 38), “[...] O termo Método, por sua vez, refere-se à economia de esforços, tempo e movimentos por meio da simplificação do trabalho, tendo, como resultados diretos, o aumento da produtividade e diminuição de despesas”. Visto que, organização, sistemas e métodos estão presentes em todas as atividades de uma empresa, sendo assim, deve ser constantemente observados, analisados e atualizados para não haver divergências em sua aplicação. Para Cury (2005, p, 24) “Uma organização eficaz não é produto aleatório. Igualmente, não resulta essa eficácia de sua origem, natureza ou objetivos. Uma organização eficaz é, antes de mais nada, o fruto do trabalho humano”. Então para que se busque esta eficácia é imprescindível o comprometimento com a qualidade por parte de todos, atingindo a empresa toda. 2.3 Qualidade total A preocupação com a qualidade é requerido por todas as organizações seja em seus produtos e ou serviços. A qualidade precisa estender-se desde o início de 29 criação de um dado produto até alcançar todas as divisões e empregados da empresa. Quando a qualidade enfatizar somente inspeção, isto significa que a qualidade esta limitada praticamente ao setor ou alguém responsável por inspecionar. Quando está voltado para um programa que enfatiza o processo de produção o envolvimento engloba, linhas de montagem, aos subcontratantes e as divisões de engenharia de produção, compras e marketing. Já numa aplicação mais avançada envolve a todos dentro de uma organização, fazendo com que as abordagens anteriores sobre qualidade, sejam insuficientes. A participação de todos é a peça chave do bom controle, quando se diz um todo realmente estamos falando do total da empresa, isso engloba o planejamento, no projeto e na pesquisa de novos produtos. Os que fazem parte da divisão de fabricação e os que integram as divisões de contabilidade, pessoal e relações trabalhistas, sem exceções. A divisão de marketing precisa desempenhar um ótimo papel, pois é o setor onde as opiniões dos consumidores podem ser coletadas. Estas opiniões devem ser passadas ao planejamento, assim forma - se um processo com possíveis produtos e serviços que atendam realmente as necessidades e desejos do mercado. De acordo com Ishikawa (1993) “Se a garantia de qualidade precisa ser implementada bem no início do estágio de desenvolvimento de um novo produto, significa que todas as divisões de uma dada empresa e todos os seus empregados precisam participar do controle de qualidade”. A qualidade esta atrelada em todos os sentidos dentro de uma organização e até mesmo no dia-a-dia das pessoas é claro. A amplitude e importância do tema qualidade são vastas, por exemplo, uma empresa que zela pela qualidade do bem estar no trabalho, logo o funcionário que trabalha contente executara seu trabalho da melhor forma possível, porque ele gosta de trabalhar na empresa e faz tudo de forma que não seja excluído do quadro de funcionários, isso faz com que o setor de recursos humanos também trabalhe motivado porque vê resultados em sua gestão, que deixa contente o setor financeiro por não aumentar seus custos operacionais com demissões, que faz com que a setor produtivo tenha uma melhor produtividade levando em consideração o tempo de permanência do funcionário na empresa, logo deixa vendas motivado a vender mais porque sabem da qualidade dos produtos produzidos devido a aqueles funcionários que anos se dedicam ao trabalho, que por sua vez gera lucros, lucros estes festejados pelos gestores e diretores que investem em novas tecnologias e melhorias para a organização. De modo resumido e nada 30 complexo como é um processo de qualidade total, pode-se visualizar a importância da prática da qualidade num todo, o quão importante a relação da gestão de qualidade de uma forma sistêmica, inter-relacionando e criando interdependência também de todos os níveis da empresa para o alcance da qualidade desejada. Para Moller (1999) é difícil imaginar uma empresa satisfazendo com consistência os requisitos de qualidade do mundo exterior, sem um alto nível de qualidade interna, sem que cada indivíduo tenha dentro da organização tenha o sentimento de qualidade. A qualidade em todas as áreas conduz a uma cultura de qualidade a qual influencia toda a empresa. Não é possível discorrer do assunto qualidade sem destacar o papel dos japoneses, foi no Japão mais especificamente nas indústrias japonesas que se iniciou a percepção da importância da qualidade e quanto este fator influenciava para seus clientes. De acordo com Paladini (2000, p. 15): A estrutura e o funcionamento do processo de gestão da qualidade envolvem um conjunto de referencias que direcionam todas as suas ações. Os mais relevantes, é evidente, referem-se à forma como se entende a qualidade, ou seja, o conceito da qualidade adotado em cada organização. Na busca pela satisfação de clientes e obtençãode novos, é importante que toda a empresa assuma e sejam responsáveis pela garantia da qualidade dos produtos e serviços, todos os funcionários e setores, com base nas necessidades e expectativas dos clientes é que a empresa precisa tomar suas decisões para atender aos requisitos solicitados. 2.3.1 Qualidade na Prestação de serviços Criar um produto que busque a satisfação dos clientes atendendo suas necessidades é um objetivo mensurável e atingível, porque se trata de um produto material e tangível que pode ser investigado e testado sua aceitação e também medir a qualidade percebida, mas quando se fala em um produto também mensurável, porém, certo grau de intangibilidade, assim a busca por satisfazer as necessidades dos clientes fica mais complexa, visto que não temos algo palpável para ser mensurado. 31 De acordo com Moller (1999), a qualidade na prestação de serviço, pode ser definida como o grau até o qual um serviço satisfaz as exigências, os desejos e as expectativas. Geralmente o que se vê no mercado são empresas focadas em baixos preços para atrair um determinado público, sabe-se que não é somente com o preço que o cliente se satisfaz e sim, quando ele busca adquirir um serviço espera encontrar qualidade de desempenho, atendimento e o custo. A qualidade é percebida pelo cliente como superior ou inferior, dependendo da experiência, a qualidade só será melhor quando o cliente sente que o é superior. Porém alguns serviços, para serem realizados, precisam da presença do cliente. É o exemplo do dentista executando uma limpeza nos dentes, ou uma consulta médica. Em outros serviços como o conserto de um carro, a presença do cliente não é necessária. Na presença dos clientes é importante tomar alguns cuidados para agradar os clientes, como uma boa decoração de ambiente, uma boa música, conversas amenas, com pequenos detalhes uma empresa pode fidelizar clientes e também perdê-los. Para que uma empresa ofereça um serviço de qualidade é necessário que os funcionários sejam qualificados, então investir em treinamento é fundamental, fazendo com que os funcionários se sintam confiantes em seu potencial, pois fazer um atendimento de qualidade é questão do conhecimento e de habilidade. Para realizar um bom atendimento é imprescindível que o atendente saiba agir com sensibilidade, calma e esteja satisfeito e motivado com seu trabalho. Portanto Casas (1999), diz que a qualidade não se limita apenas aos clientes externos, a qualidade em serviços engloba, além dos clientes externos, todos os que com ela interagem, ou seja, funcionários e administradores. Uma empresa pode achar que os seus serviços sejam excelentes, ótimos, mas se os clientes discordam desta idéia, pode ter certeza que há algo errado com a execução de suas tarefas. Para Casas (1999, p. 17) “Os clientes percebem serviços de forma diferenciada conforme foi visto, uma vez que a qualidade do serviço é variável de acordo com cada tipo de pessoa”. “Para encantar o cliente, é preciso prestar um bom serviço e, para prestar um bom serviço, é preciso estar preparado não só tecnicamente, mas também pessoalmente, com ensinamentos com os quais se possa melhorar a atuação dentro da empresa, e com a consciência da real 32 importância do bom desempenho para a empresa em que prestamos o serviço e o bom reflexo que esses ensinamentos terão em nossa vida pessoal”. Barbulho (2001, p, 15). O cliente vem sempre em primeiro lugar, esta frase exprime uma postura indispensável para que qualquer organização alcance o êxito, em qualquer situação os clientes devem ser bem tratados e com respeito. O objetivo comum a todas as empresas é fornecer soluções para as necessidades de seus clientes, logo seu sucesso resultará em fazer com que seu cliente fique satisfeito. Assim, para que tudo aconteça, é necessário contar com técnicas e ferramentas que as permitam, identificar quais são os requisitos desejados pelos clientes, depois medir e monitorar como atender esses requisitos, e por fim a equipe, que deve trabalhar em equipe nunca deixando que o serviço dependa de uma única pessoa evitando prejudicar o todo, nesse pensamento as empresas e suas equipes devem buscar continuamente a melhoria no atendimento. 2.4 PDCA Qualquer processo pode ser melhorado, planejando, executando, checando e agindo corretivamente. Assim o PDCA pode facilitar na resolução de problemas que acontecem dentro das empresas, pode também propiciar melhorias na repetição de problemas já conhecidos. Na utilização deste método de gestão, evita, por exemplo, o corre-corre no surgimento de algum problema dentro da empresa que todos ficam desnorteados atrás da resolução sem caminho definido, execução sem rumos, controles nem existem e a única verificação de resultados é se o problema foi ou não embora, enfim, o PDCA faz com que todos estes processos sejam definidos e registrados, para que no futuro um determinado problema ressurja sabem-se exatamente quais procedimentos tomar. Conforme Araújo e Redi (1997, p, 76) dizem que “quando surge um problema na empresa é aquele corre-corre, todo mundo quer fazer tudo ao mesmo tempo. A maioria não sabe nem por que está tendo determinada atitude”. Abaixo a figura 1 apresenta o Ciclo PDCA de controle de processos. 33 B PLAIN D DO C CHECK A ACTION DEFINIR METAS E MÉTODOS PARA ATINGI- LAS EDUCAR E TREINAR EXECUTAR A TAREFA VERIFICAR OS RESULTADOS DAS TAREFAS EXECUTADAS Figura 01 – Etapas do PDCA Fonte:Elaborado pelo acadêmico A fase planejamento (PLAN) do ciclo PDCA é subdividida em cinco etapas, identificação do problema, estabelecimento de metas, análise dos fenômenos, análise dos processos e plano de ação. Executar (do) o plano consiste no treinamento de todos os envolvidos no método a ser empregado, a execução propriamente dita e a coleta de dados para depois ser analisada. A verificação (check) é a terceira fase, que cuida da análise dos resultados alcançados e dados coletados. Esta etapa pode ocorrer concomitante ao plano, verificando se o trabalho está devidamente alinhado com o planejado, ou após sua execução, onde são feitas as análises estatísticas dos dados e verificados os itens de controle, podem também nesta fase detectar erros ou falhas. ATUAR CORRETIVA MENTE 34 E por fim o agir (act), realizando ações corretivas, caso as falhas sejam detectadas, também padronizando as ações executadas, cuja eficácia verificada na fase anterior. É nessa fase que inicia novamente o ciclo de melhoria contínua, buscando sempre melhorar, pois todos os processos são passíveis de melhorias, todo o ser humano precisa de melhorias e só pode melhorar e crescer, incentivado pela sua empresa. Para Barbulho (2001), a empresa tem que propiciar aos colaboradores oportunidades de carreiras, fazer com que eles sintam confiança e segurança na gestão, clareza e abertura na comunicação, pontos estes que possivelmente farão com que as equipes se comprometam com a empresa e respectivamente tratarão melhor os clientes. 2.5 Melhoria contínua – Kaizen As empresas de modo geral, prezam por seus clientes, oferecendo serviços e produtos de qualidade, tendo que lutar diariamente com a concorrência para mantê-los satisfeitos, procurando aumentar ainda mais a qualidade de seus serviços e produtos. É com este intuito que a aplicação do método kaizen facilita esta busca pela qualidade, podendo mensurar e controlar custos para gerar uma maior competitividade, livrando produtos e serviços de defeitos, controlando o tempo e os processos, baseando-se na eliminação de desperdícios por meio de soluções baratas e baseadas na motivação e criatividade dos funcionários. Segundo Imai (1990, p. 3) KAIZEN significa contínuo melhoramento envolvendo todos, inclusive gerentese operários. A filosofia do KAIZEN afirma que o nosso modo devida – seja no trabalho, na sociedade ou em casa – merece ser constantemente melhorado. O kaizen possui diversas maneiras de organização, mas seu aspecto essencial é orientado para equipes de trabalho que, através de intenso envolvimento pessoal, sugerem, analisam e propõem, apesar da predominância orientação para o processo (diga-se de passagem, que o resultado final só será afetado quando houver alguma mudança no processo), portanto, é necessário o envolvimento e 35 esforço das pessoas. É uma das ferramentas administrativas mais completas, abrangendo diversas outras técnicas, tais como: - Orientação para o consumidor; - TQC (controle da qualidade total); - Automação; - Disciplina no local de trabalho; - Kanban; - Melhoramento da qualidade; - Zero defeitos; - Relações cooperativas entre administração e mão-de-obra. Diante do apresentado, muitas empresas procuram programas, e ou modelos para o alcance da qualidade, seja ela em serviços e ou produtos. Portanto, iniciar a implantação das ferramentas de qualidade pelo programa 5S é uma opção a adoção de Sistemas da Qualidade na empresa. 2.6 Cinco Sensos A história dos cinco sensos, sua origem, significado e os benefícios serão apresentados neste capítulo. Para a implantação do programa cincos sensos a organização precisa seguir diversas etapas e processos para que tudo possa ocorrer trazendo bons resultados. 2.6.1 Origem dos cinco sensos Os 5’Ss como cultura organizacional, é praticado no Japão, onde o ensinamento começa na família, sendo que, os filhos aprendem sobre princípios educacionais que os acompanharão até se tornarem adultos. É um conjunto de técnicas utilizadas inicialmente pelas donas-de-casa japonesas para envolver todos os membros da família na administração e organização do lar. Para Ribeiro (1994), quando esta prática foi ocidentalizada, passou a se chamar housekeeping, podendo ela ser praticada em qualquer ambiente, abrangendo desde nossas casas e nossos trabalhos. Apesar dos 5’Ss ser reconhecido mundialmente como originário do Japão, sua essência está presente em qualquer população, nação, sociedade, família ou pessoa que pratique bons hábitos, que zele pela higiene, segurança, bem estar, sensatez e respeito ao próximo. 36 O programa cinco sensos não apenas proporciona melhora nos processos operacionais da empresa, mas também no ambiente de trabalho e na vida das pessoas envolvidas no programa. Segundo Bertaglia (2003), este programa, representa não somente uma mudança no local físico onde se trabalha, mas também uma modificação no ambiente de trabalho que proporciona aos funcionários bem estar, melhor organização das idéias e consequentemente maior produtividade e redução de custos para a empresa. 2.6.2 Significado dos cincos sensos É importante salientar, o quão necessário o entendimento e estruturação exata dos cincos sensos para que sejam alcançados de forma eficaz. O termo 5S é derivado de cinco palavras japonesas iniciadas com a letra S, em japonês são: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Em português, foram adaptadas para: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina. A seguir apresenta-se o significado de cada um. 2.6.2.1 Senso de utilização (SEIRI) Seiri o senso de utilização é identificar os materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados que são necessários e também desnecessários. Todo material ou informação julgada como desnecessário será descartada ou disponibilizada para outros locais, deixando-as disponíveis a outras pessoas. No caso dos que permanecerão devem ser alocados organizadamente e identificados para serem utilizados assim que solicitado. Conforme Ribeiro (1994, p. 17) Seiri significa “separar as coisas necessárias das que são desnecessárias, dando um destino para aquelas que deixaram de ser úteis para aquele ambiente”. Mantém-se no ambiente de trabalho somente aquilo que os indivíduos necessitarem e usam para desempenhar suas respectivas funções. Segundo Ballesterro-Alvarez (2001, p. 296) “O conceito chave para o Seiri é a utilidade; no entanto, ao identificar as inutilidades, devemos estar atentos às informações e ou documentos importantes, para não serem descartados”. A organização é imprescindível nesta etapa, para que nada seja desperdiçado, e que cada material tenha o destino correto. Abaixo apresentando o conceito, atitudes, e valores do senso de utilização. 37 SEIRI Resumo Colocar em ordem o que está desarrumado Significado Utilização – é saber usar sem desperdiçar Atitudes resultantes - Redução de consumo; - Manutenção dos recursos úteis em condições adequadas; - Reutilização dos recursos desnecessários; - Disponibilização dos recursos desnecessários; - Compartilhamento dos recursos; - Descarte adequado dos recursos inúteis; Valores resgatados - Carinho com os recursos úteis; - Perda de apego com as coisas materiais - Melhor conhecimento do próximo, pelo ato de compartilhar. Quadro 01 – Significado do Seiri Fonte: Adaptado de Ribeiro (2006) A prática desse senso estimulará não só a capacidade identificar e perceber a dimensão útil dos materiais pertencentes ao ambiente, mas também permitirá a ampliação da percepção quanto à dimensão útil dos procedimentos e atitudes adotados no dia-a-dia organizacional. 2.6.2.2 Senso de ordenação (SEITON) O senso de Ordenação consiste em arrumar aquilo que se utiliza. Após a prática do Seiri é necessário organizar e ordenar aquilo que ficou no ambiente de trabalho. Para Ribeiro (1994, p. 71) o seiton “é uma atividade de estudo do 'layout' adequado para o ambiente e os objetos”. Garantindo um ambiente mais agradável e, consequentemente, mais produtivo. Após o descarte dos materiais desnecessários, é preciso ordenar os necessários, possibilitando a facilidade do acesso a estes materiais, reduzindo o tempo e o desgaste físico de quem os procura. O senso de ordenação possibilitará aos envolvidos, determinar o melhor local para guardar, materiais e objetos de forma que possam ser localizados facilmente e rapidamente quando necessitados. 38 Araújo (1997, p. 105) descreve que: “O seiton é uma importante ferramenta em prol da qualidade e da produtividade. Trata-se de arrumar os materiais de acordo com seu grau de uso, deixando os mais utilizados á mão. Ou seja, resume-se em determinar o local onde qualquer coisa seja encontrada com muita facilidade”. O quadro abaixo apresenta conceito, atitudes e valores resgatados do senso de ordenação, possibilitando um melhor entendimento do senso SEITON. SEITON Resumo Colocar em ordem o que está desarrumado; Significado Ordenação – facilitar o acesso e a reposição Atitudes resultantes - planejar locais adequados para guardar os recursos otimizando espaço e tempo; - desenvolver visão espacial ( planejar espaço para materiais e objetos; Valores resgatados - desenvolvimento da capacidade de planejamento; - preocupação com a segurança, o conforto e a eficiência. Quadro 02 – Significado do SEITON Fonte: Adptado de Ribeiro (2006) Uma pronta localização dos objetos e materiais quando necessário e a classificação e codificação são imprescindíveis em qualquer ambiente seja ele de trabalho e ou sua própria casa, isso só será alcançado com o total entendimento do senso de ordenação e a boa execução. 2.6.2.3 Senso de limpeza (SEISO) Sujeira é sinal de serviço mal executado. O senso de limpeza diz respeito à manutenção de tudo o que é de responsabilidade de algum executante. Visa evitar o desperdício de materiais, a quebra de equipamento e de todo tipo de sujeira que possa prejudicar o bom funcionamento do trabalho. Embora o significado óbvio da palavra limpeza, seja eliminar qualquer tipo de sujeira,ela é de fundamental 39 importância, para a tecnologia, fazendo com que cada usuário conheça os procedimentos de limpeza necessária de seus equipamentos, além de manter o ambiente limpo e saudável para se trabalhar a limpeza garante uma vida útil mais longa aos equipamentos. Para Oliveira (1997, p. 36): “Devemos executar durante o Senso de Limpeza a rigorosa inspeção dos locais, objetos, equipamentos e ferramentas, de forma que possamos detectar antecipadamente futuros problemas que podem ser resolvidos antes de causar transtornos e até acidentes envolvendo pessoas”. Fazendo uso do quadro de Ribeiro (2006), onde apresenta conceito, atitudes e valores resgatados do senso de limpeza: SEISO Resumo Tornar limpo, livrar de limpezas, purificar ambiente. Significado Limpeza – é saber usar sem sujar, atacando as fontes de sujeira. Atitudes resultantes - evitar sujar desnecessariamente; - inspeções no momento da limpeza com zelo pelos recursos e instalações; - atacar fontes de sujeira; Valores resgatados - Preocupações com o meio ambiente, simplicidade e humildade; - percepção crítica e perceptiva. Quadro 03 – Significado do SEISO Fonte: Adaptado de Ribeiro(2006) A importância do senso de limpeza para o local de trabalho ultrapassa o conceito de simplesmente manter um local limpo, propiciando a purificação do ambiente, prevenindo a poluição em suas diversas formas, evitando acúmulo de poeiras, proliferação de insetos, proporcionando uma maior vida útil aos equipamentos e principalmente à saúde das pessoas que ali trabalham. O senso de limpeza deve se tornar um hábito, hábito este que trará a empresa uma melhor 40 imagem interna e externa e, para que isso acontece é imprescindível deixar de realizar uma constante manutenção, por meio do senso de padronização. 2.6.2.4 Senso de padronização (SEIKETSU) O senso padronização tem por intuito manter as condições de trabalho, de ordem física e mental, favorável para a saúde dos trabalhadores. A manutenção das ordens conquistadas nos três sensos iniciais e a extensão de tais ações aos próprios funcionários forma o senso de asseio como também é conhecido, nesta etapa, a preocupação é a higiene e a saúde do trabalhador, ou seja, eliminando tudo que possa prejudicar o trabalhador mantendo o que já se aprendeu nos sensos anteriores e principalmente não deixando retroceder os hábitos adquiridos. Isto é executado através da padronização dos hábitos. De acordo com Oliveira (1997), este senso cria uma harmonia ambiental que se estabelece com a prática e vigilância permanente da arrumação, ordenação e limpeza de tudo e todos, mantendo e melhorando permanentemente as condições físicas e de usos de materiais e equipamentos, padrões de operação e segurança das atividades do dia- a-dia e principalmente cuidado com a saúde física e mental. A seguir quadro simplificando os significados do senso de Arrumação. SEIKETSU Resumo Limpo, pureza, padrões e arrumação. Significado Saúde – A procura por um padrão que mantenha os três primeiros sensos no dia-a-dia, além de cuidar da saúde corporal e mental. Atitudes resultantes - melhorar educação alimentar - investir em todas as dimensões, na busca da felicidade (Corpo, espiritualidade, família, trabalho, sociabilidade e conhecimento); - evitar dependência química; Valores resgatados - Amor,felicidade, valor pela vida. Quadro 04 – Significado do SEIKETSU Fonte: Adaptado de Ribeiro (2006) 41 No Seiketsu, observa-se que por meio de ações de parceria, um estímulo à percepção da importância da saúde física, mental e emocional mantendo o corpo e mente em harmonia, para gerar um clima de trabalho e melhorar a qualidade de vida dos indivíduos visando sempre à motivação. E para manter este ciclo em harmonia é necessário da interação de todos os sensos e o comprometimento e disciplina de todos os envolvidos. 2.6.2.5 Senso da disciplina (SHITSUKE) O último senso finaliza o ciclo dos 5Ss, procurando corrigir o comportamento inadequado das pessoas que ainda não estão autodisciplinadas com os hábitos dos sensos. Nesta fase todos na organização devem seguir e comprometer-se com as normas, padrões técnicos, éticos e morais e os procedimentos formais e informais, incorporando assim o 5S como um modo de vida pessoal e profissional. Para Bertaglia (2009) tudo isto que se faz envolvendo as pessoas executando os sensos a todo o momento, faz com que elas compreendem e reconhecem as melhorias que o programa cria nelas mesmas. No quadro abaixo adaptado de Ribeiro (2006), o significado do senso de disciplina. SHITSUKE Resumo Respeito – obediência Significado Disciplina – é cumprir rigorosamente o que é estabelecido. Atitudes resultantes - aprender a conviver; - respeitar regras, normas e leis; - desenvolver espírito de equipe; Valores resgatados - cooperação; - respeito; - responsabilidade. Quadro 05 – Significado do Shitsuke Fonte: Adaptado de Ribeiro (2006) 42 O senso de disciplina por ser o último é muito importante para a continuidade do programa. Para garantir o sucesso é preciso treinamento contínuo rumo à melhoria, comprometimento por parte de todos, constante auto-análise e busca de aperfeiçoamento, iniciativa de identificar e resolver os problemas e tudo isso com uma dose de incentivos e recompensas pelo trabalho realizado com sucesso. 2.6.3 Objetivos dos cinco sensos Implantando os cinco sensos o principal objetivo a ser almejado é o bem estar dos envolvidos, com um alto nível de qualidade de pessoal e ambiental. Com o intuito da busca pela qualidade de vida total, englobando produtos, serviços e principalmente os que desenvolvem tudo isso, as pessoas. Para Oliveira (1997, p. 15) A praticados sensos visa, sobretudo, à qualidade de nossas de vidas, harmonizando os recursos ambientais disponíveis na Natureza e ao nosso redor com as diversas atividades que desenvolvemos no dia-a-dia nos ambientes que frequentamos: familiar, profissional, social etc. Assim como a qualidade, a segurança e melhoria da produtividade também fazem parte dos objetivos dos cinco sensos, prever acidentes é impossível, mas evita-los é previsto, mantendo o ambiente organizado com tudo no seu devido lugar tarefa essa facilmente de ser executada no senso de arrumação e organização, buscando assim a prevenção de acidentes, que em algumas vezes pode ser graves. De acordo com Oliveira (1997, p. 15) Nos ambientes arrumados, ordenados e limpos a quantidade de horas perdidas com acidentes reduz-se cada vez mais, diminuindo também o sofrimento das pessoas envolvidas nos acidentes. No que diz respeito ao desperdício é preciso o envolvimento de todos dentro da instituição, todos devem querer e fazer bem feito, saber usar os recursos de forma ordenada e consciente e para isso, é preciso que o treinamento seja constante para promover desenvolvimento das pessoas assim, pessoas qualificadas produzem melhor aumentando os índices de produtividade e consequentemente os lucros. Para Oliveira (1997, p, 17) O programa dos 5 sensos é também denominado de Programa de combate ao Desperdício, à medida que utilizarmos melhor e mais racionalmente os recursos disponíveis e matérias primas. 43 Então o programa cinco sensos reeduca os envolvidos, ensinando como fazer as coisas, de como utilizar os recursos e faz com que os envolvidos reflitam do que cada um pode e precisa fazer para conseguir o sucesso desejado com a implantação deste programa. 2.6.4 Benefícios dos cinco sensos A implantação do programa cinco sensos quando devidamente compreendidos e praticados podem alcançar alguns benefícios, abaixo serão apresentados de forma individual cada senso. 1. A prática do senso de utilização resultará em: liberação de espaço e melhor organização, racionalização do uso de materiais e de
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