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RELACIONAMENTO INTERPESSOAL E PROFISSIONAL NO AMBIENTE DE TRABALHO APRIMORANDO AS RELAÇÕES PARA UMA CARREIRA DE SUCESSO! Bem-vindos à Escola de Governo SUPERINTENDÊNCIA DE ESCOLA DE GOVERNO ©2020. Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – Superintendência da Escola de Governo. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610). Informações e contatos Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão Superintendência da Escola de Governo] Centro Político Administrativo, Bloco III, Rua C – CEP: 78049-005 – Cuiabá/MT Telefone (65) 3613-3695 www.escoladegoverno.mt.gov.br Secretário de Estado de Planejamento e Gestão Basílio Bezerra Guimarães dos Santos Secretária Adjunta de Gestão de Pessoas Miramar Januário de Oliveira Superintendente da Escola de Governo Josué Riberio da Silva Nunes Coordenador Gestão da Educação em substituição Luiz Corrêa de Mello Neto Coordenadora de Gestão Administrativa Clara Sandra De Araújo Silva Lima Unidade de Cursos Presenciais Conteudista Luciana Martins Almeida Cavalcanti Equipe Técnica Ana Paula Leite Bilego Rejane Cristina da Silva Barros Gestão do Tempo Aprenda a fazer mais em menos tempo. QUE BOM TER VOCÊS CONOSCO! Olá, Prezado Servidor e Prezada Servidora, Esse curso foi elaborado pela Superintendência da Escola de Governo para proporcionar maior desenvolvimento e crescimento pessoal e profissional a vocês nesse período delicado que estamos atravessando em todo o MUNDO. Esperamos que vocês aproveitem essas horas de estudos com muita qualidade e comprometimento, podendo assim, trazer maiores e melhores resultados ao serviço público. Contem conosco, pois, mesmo a distância, estamos juntos! Cordialmente, Equipe da Escola de Governo de MT. Orientações importantes Sabemos que Ensino a Distancia exige um pouquinho mais de nós, então, separei umas DICAS para que você possa aproveitar melhor os seus estudos: 1. Tenha disciplina e organização: Diferentemente dos cursos presenciais, o seu aprendizado nesse momento dependerá muito mais de você do que de outros recursos. Então, estabeleça e cumpra seus horários de estudo com disciplina. 2. Escolha seu ambiente de estudos e organize-o: Assim, você pode se concentrar e aproveitar ao máximo o conteúdo. 3. Lembre-se de usar a internet, livros, artigos e outros meios de pesquisa a seu favor. Seja curioso e busque mais conhecimento sobre o assunto. 4. Descanse: Sim, é isso mesmo! Não exagere nas horas de estudo para “acabar logo”. A mente descansada trabalha e absorve melhor os conteúdos. 5. Aproveite! Esse curso é pra você e esperamos que usufrua bem esse momento! LEMBRE- SE: Nós retemos: 10% do que lemos, 20% do que ouvimos, 30% do que vemos, 50% do que vemos e executamos, 70% do que ouvimos e logo discutimos, e 90% do que ouvimos e logo realizamos Realize todas as atividades propostas dentro do prazo. Você será responsável pelo seu aprendizado, aproveite essa oportunidade ! O que os teóricos dizem: Peter Drucker, é conhecido como o pai da administração moderna. Neil Fiore , Ph.D. Especialista em produtividade e Sucesso. Tempo é Dinheiro!? Introdução O que você entende por Gestão do Tempo? Gestão do Tempo, ou administração do tempo é o processo de organizar e planejar a divisão do tempo que será utilizado para a execução das atividades de uma rotina. Ou seja, a quantidade de tempo despendido para executar cada tarefa do seu dia. Esperamos que, antes de começar seus estudos, você tenha estabelecido algum tipo de organização, pensou no local mais adequado , o tempo de dedicação, separou o material que iria utilizar, etc. Enfim, fez a Gestão do Tempo para realizar esse curso. Sim! Você já faz gestão do tempo, então vamos aprimorar suas técnicas para otimizar seus resultados? A Gestão do Tempo começa com a avaliação de como utilizamos o nosso tempo, quando identificamos o que não é produtivo e o que desejamos mudar. Lembre-se : Gerenciar o tempo é muito mais abrangente que simplesmente se organizar para realizar suas rotinas. É conhecer suas prioridades, identificar suas metas, obrigações e, principalmente dar importância para o seu tempo. O Tempo gasto de forma inadequada impacta diretamente na sua qualidade de vida e nos seus resultados profissionais. Vantagens da Gestão do Tempo ❖Evita Estresse. Gerenciar seu tempo reduz diretamente os níveis de estresse, sobra tempo para dedicar mais horas naquilo que for realmente importante para o seu dia. Imprevistos podem acontecer, mas você estará mais preparado para contorná-los. ❖Otimiza seu tempo. Com a Gestão do Tempo você reduz a possibilidade de ser pego de surpresa por um prazo apertado e, consequentemente otimiza seus resultados e entregas. ❖Diminui o retrabalho. A organização está diretamente relacionada com menos retrabalho e menos erros. Se você não faz Gestão do Tempo provavelmente também não se atém aos detalhes ou as instruções dadas, gerando trabalho extra. ❖Mais tempo para novas oportunidades. Fazendo bom uso do tempo você estará apto e melhor preparado para novas oportunidades. ❖Melhora na reputação: Tanto na vida profissional quanto na pessoal você será sempre aquela pessoa com as qual todos podem contar, pois sabem que você será responsável e cumprirá seus prazos. ❖Menos problemas. Seja uma reunião que foi esquecida, ou um prazo não cumprido, deixar de gerenciar o tempo pode resultar em atritos nas variadas e áreas da vida. Planejar e organizar seu dia evita problemas. Estratégias para a Gestão do Tempo Já falamos sobre a importância da organização para usar o seu tempo de maneira mais eficiente. Planejar a Gestão do Tempo não é fácil e não acontece do dia para a noite, é importante ter consciência de que esse é um processo individual. Não existe um plano fixo, nem uma receita a ser seguida. A forma com a qual seu colega gerencia o tempo, pode não funcionar para você. Apresentaremos algumas estratégias para que você possa avaliar qual ou quais se adequarão ao seu modo de trabalho e rotina. Estratégias para a Gestão do Tempo 1- Delegue as tarefas: Evite executar tarefas que não são suas. Tenha clareza das suas atribuições. Converse com seu gestor e equipe sobre a importância da definição dos processos e rotinas da unidade. Se todos tiverem consciência das suas funções, a gestão do tempo fica mais fácil. A produtividade aumenta à medida que cada membro da equipe, executa seu trabalho melhorando até mesmo o clima organizacional. 2- Priorize o trabalho: Antes de começar suas atividades escreva uma lista das tarefas, por ordem de prioridade. Leve em consideração o tempo que será despendido para a execução de cada ação e o prazo de entrega. Estratégias para a Gestão do Tempo 3- Evite a procrastinação: Procrastinar significa transferir para outro dia ou deixar para depois; adiar, delongar, postergar, protrair. Dica da facilitadora: Você já sabe a importância do seu trabalho, já se planejou e elegeu prioridades. Vamos refletir sobre o motivo da procrastinação? Geralmente ela acontece quando estamos tendo dificuldades com o trabalho, ou até por questões pessoais. Avalie a situação e peça ajuda sempre que precisar, procure orientação do seu gestor para que juntos possam encontrar uma solução. Não postergue o prazo, se avaliar que não está em condições de executar determinada tarefa é melhor delegar para um colega. Estratégias para a Gestão do Tempo 4- Agende as tarefas: Você pode utilizar a agenda do seu aplicativo de e-mail, do celular ou mesmo um caderno de anotações, e seja sincero consigo mesmo, não adianta agendar uma tarefa complexa para o fim da tarde de um dia exaustivo. Você já estará cansado e provavelmente não conseguirá atingir sua meta. Causando frustação e ansiedade. Revise sua agenda ao fim do dia e semanalmente, isso o ajudará a manter o foco e organização do seu tempo. Seja o gestor doseu tempo. 5- Evite o estresse: A produtividade é decorrência do seu bem-estar. Quando você aceita mais atribuições do que realmente pode executar ou não se organiza para fazê-las, seu organismo automaticamente responde criando sensações de estresse: dor de cabeça, irritabilidade, cansaço, entre outros. Observe-se e evite o estresse. Estratégias para a Gestão do Tempo 6- Estabeleça deadlines (termo inglês que significa – data limite/ prazo final). Assim que você assumir uma tarefa, defina um deadline real para a tarefa, nem tão curto nem longo demais, mas o suficiente para a entrega e mantenha-se nele. 7- Evite a síndrome de mulher maravilha/super-homem: Mantenha o foco em uma tarefa de cada vez. Temos a tendência de querer fazer tudo ao mesmo tempo, mas tentar ser multitarefas só irá sabotar sua produtividade. Estratégias para a Gestão do Tempo 8- Comece cedo: Estabeleça um horário para acordar e planeje seu dia conforme a necessidade para cada atividade. Por exemplo: Você precisa fazer exercícios ou tem um relatório complexo para elaborar, prefira o horário no qual se sente mais disposto para executar essas tarefas. Estudos comprovam que nosso nível de energia diminui ao longo do dia, o que afeta nossa produtividade, disposição e humor. Não é à toa que existe aquele famoso ditado. 9- Crie rotinas de pausas: Estabeleça horários para realizar seu lanche, conversar com os colegas, dar uma volta pelo setor. Isso ajuda a relaxar, renova a energia e lhe proporciona mais ânimo para concluir suas atividades. Lembre-se, somos seres humanos e nosso corpo precisa de pausas. Estratégias para a Gestão do Tempo 10- Aprenda a dizer não: Já falamos sobre delegar e evitar o estresse, agora vamos aprender a dizer não. Sim, você não só pode como deve dizer não, quando não se sentir habilitado para realizar determinada tarefa ou caso esteja sobrecarregado. Diga “ não” de maneira educada e explique seus motivos de forma técnica. Antes de tomar a decisão de assumir ou não uma nova tarefa, avalie seu planejamento/agenda. Não adianta assumir uma responsabilidade nova e deixar de lado as que você já possui. Como priorizar as demandas: o que é importante e urgente? Existem diversas técnicas, métodos, ferramentas e aplicativos que auxiliam a priorização das demandas, separamos algumas eficazes de fácil utilização para você. “Sistema ABC de Prioridades”. Esse sistema é simples de ser aplicado, faça uma planilha contendo suas tarefas, depois as classifique com uma letra , sendo: A: aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, pois é de prioridade alta ; B: aquela tarefa que é importante, mas que não precisa ser realizada imediatamente, prioridade média; C: aquela tarefa que deve ser feita, mas não existe urgência, prioridade baixa. Estabelecer metas claras irá o auxilia a não perder o foco e a visualizar o objetivo final de determinada atividade. Técnica Pomodoro A chamada técnica Pomodoro (tomate, em italiano) é bastante utilizada por alunos que buscam um melhor aproveitamento nos estudos e é ideal para pessoas que possuem dificuldade de concentração. Criada na década de 1980 por Francesco Cirilo, a técnica prega a divisão de fluxos de trabalho em intervalos de tempo (chamados de “pomodoro”, cada qual de 25 minutos), com o objetivo de estimular o foco e agilidade do funcionamento do cérebro. As etapas do método seriam: 1) Listar: Elabore uma lista contendo as tarefas que precisa realizar. 2) Cronometrar: programe um cronômetro para 25 minutos 3) Trabalhar sem pausas: da lista inicial, selecione uma tarefa para realizar primeiramente e trabalhe nela sem interrupções (é essencial não pausar a tarefa nesse período!) 4) Pausa: assim que os 25 minutos acabarem, faça uma pausa de 5 minutos, aproveite esse tempo para fazer algo que te relaxe. 5) Retomada: após o intervalo, retome as atividades por mais um “pomodoro”. Realize intervalos ao final de cada um. 6) Pausa Longa: após quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa – de 30 minutos – e, depois, recomece a tarefa. 7) Tarefa concluída: apenas ao terminar, risque a tarefa de sua lista inicial. Dica da Facilitadora: Utilize um papel para anotar se algo lhe tirou a atenção (toque do telefone, fome, interrupções dos colegas, etc.). Ao final da atividade, você saberá quantas vezes foi interrompido, como isso interferiu no seu trabalho e quais são os pontos que mais te tiram a atenção. Ter consciência disso te ajudará a melhorar sua gestão do tempo. Método GTD A sigla GTD vem do inglês “Getting Things Done” (fazer as coisas) refere-se à metodologia criada por David Allen e ensinada no livro: “A arte de fazer acontecer". É um método simples e efetivo de 5 etapas que vão fazer você gerenciar todas as suas tarefas com mais eficiência. Esse método pretende melhorar sua organização, minimizar a procrastinação, lembrar de todos os compromissos, aumentar sua produtividade, diminuindo o estresse e a ansiedade. Método GTD O método deve ser aplicado em 5 etapas.: 1ª Etapa – Coletar: o objetivo é coletar tudo o que merece sua atenção e organizar. Faça uma lista de tarefas que estão pendentes, você pode utilizar o computador, seu smartphone, algum aplicativo (na internet você encontra várias dicas sobre aplicativos gratuitos) ou no próprio papel. 2ª Etapa – Processar: Nessa etapa você irá analisar cada coisa que você coletou e decidir o que vai fazer com ela. Para cada uma você irá definir a necessidade de “criar uma ação” ou “não fazer nada”. 3ª Etapa – Organizar: organize os itens que permaneceram da etapa anterior da maneira de sua preferência. Faça listas e separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre elas. Exemplo: A – Trabalho, B: Pessoal, C: Viagens 4ª Etapa – Revisar: Crie uma rotina revisão periódica, de preferência uma vez por semana. Reavalie as prioridades de todas as suas tarefas, compromissos e projetos, acrescente novas obrigações e acompanhe a execução dos itens que foram delegados. Dica: Para você realmente garantir que vai fazer a revisão, agende ela no seu calendário. 5ª Etapa – Fazer: é o momento de executar, de fato, as tarefas selecionadas em suas listas. Método Kanban O método kanban é mais do que uma metodologia de gestão do tempo, é uma técnica de gerenciamento de projetos amplamente empregada. É uma ferramenta visual, que irá o auxiliar no planejamento, organização e gestão do seu tempo. Criado na década de 1960 pela Toyota Motor Corporation, e o termo “Kanban” significa cartão, em japonês. Essa metodologia consiste em agrupar tarefas em um quadro dividido por listas. Manualmente (ou com ajuda de um software), cada tarefa deve ser escrita em um cartão e transferida de acordo com o andamento de seu processo. Método Kanban Exemplo : Método Kanban No Kanban, as tarefas podem ser divididas em três partes: ➢Quadro: é o panorama completo da sua rotina, que inclui os cartões (tarefas) e as colunas (status ou estágio atual de cada uma das ações). ➢ Cartão: é a menor parte de um Kanban. No cartão, você vai listar a tarefa ou ação que precisa ser executada. ➢ Coluna: ela indica a evolução e a situação de cada tarefa. Você pode estabelecer no mínimo três: A- Tarefas para fazer, B- Tarefas em execução e C- Tarefas concluídas. As colunas podem ser adequadas conforme a sua necessidade. O importante é que você monitore a execução das suas ações e movimente os cartões entre as colunas de acordo com o progresso das tarefas. Dicas para o trabalho remoto: Em tempos de isolamento, precisamos adequar nosso rotina para garantir nosso bem- estar físico e mental. ❖Você só vai dominar o método com o tempo e com a prática. E você vai falhar no caminho, é natural. Não fique frustrado se não sair tudo como esperava: volte e tente de novo. ❖Fique atento ao relógio, estabeleça horários fixos para as refeições, higiene pessoal, exercícios físicos, contato com família e amigos ; cumpra o expediente do trabalho conforme orientação da sua chefia.Organizar seus horários irá diminuir a ansiedade e lhe dará a sensação de rotina, o que lhe ajudará a passar por esses dias de incerteza ❖Mantenha seus hábitos diários, tente adequá-los ao momento. Vista-se como se fosse trabalhar, planeje seu almoço, monte um espaço em casa para funcionar como o seu escritório. Ações como essas lhe ajudarão a sentir-se mais confortável. ❖Utilize uma das técnicas que você aprendeu para elaborar seu cronograma de atividades, aproveite esses dias de isolamento para fazer coisas que estava procrastinando. Você sentirá satisfação após concluí-las. Exercícios Práticos Agora você já conhece algumas estratégias e ferramentas de Gestão do Tempo, vamos praticar? 1-)Utilize as ferramentas apresentadas durante o curso e avalie sua produtividade durante essa semana. a) Sistema ABC de prioridades b) Método Pomodoro c) Método GTD d) Kanban Exercícios Práticos Respondas as perguntas a seguir, com base na avaliação da sua produtividade durante essa semana: Como você organiza sua rotina diária? Seus gestores o consideram uma pessoa pontual? Você estabelece metas e determina prioridades? Você avalia sua carga horária de trabalho, como adequada para a execução das suas atribuições? Suas entregas são feitas dentro do prazo? Você consegue realizar atividades de lazer sem prejudicar seu trabalho? Faz atividades físicas? O tempo que você dedica à sua família, é satisfatório? Gerenciamento do estresse e Cuidados com a saúde Os profissionais de saúde alertam que, o estado constante de estresse prejudica a saúde: enfraquece o sistema imunológico, causa dores musculares, insônia, dores de cabeça, pressão alta, doenças cardíacas e aumenta o risco de depressão e ansiedade. Gerenciamento do estresse e Cuidados com a saúde Listamos algumas dicas que irão lhe ajudar a gerenciar o estresse e cuidar da saúde: ❖Busque viver uma vida equilibrada; ❖Pratique autoconhecimento, conheça suas forças e potencialidades; ❖Lide com os problemas com naturalidade; foque em soluções; ❖Assuma as consequências das suas escolhas; Gerenciamento do estresse e Cuidados com a saúde ❖Determine metas e propósitos para a sua vida; ❖Pare de reclamar; ❖Conheça novas pessoas e mantenha suas amizades e relacionamentos sociais. ❖Desenvolva a capacidade de conversas com as pessoas sobre emoções e sentimentos. Gerenciamento do estresse e Cuidados com a saúde ❖Respeite seus limites e o direito dos outros. ❖Pratique alguma atividade física regularmente. ❖Consulte profissionais de saúde mental sempre que necessário. ❖Reduza o contato com informações e pessoas que lhe causam ansiedade ou estresse. Cuide-se você é muito importante! Sugestões de Leitura: Obrigada! Psicóloga, MBA- Executivo em Gestão de Pessoas; Especialista em Terapia Cognitiva Comportamental; Analista Comportamental; Pós-graduanda em Pedagogia Empresarial; Servidora pública do Poder Executivo Estadual; Analista Administrativa. Atua desde 2017, como líder de processos e programas na Superintendência da Escola de Governo – SEPLAG , coordenando o Programa Academia de Novos Líderes e demais projetos especiais da entidade. Contato: lucianacavalcanti@seplag.mt.gov.br Currículo da Facilitadora: Luciana Martins Almeida Cavalcanti Avaliação Final Parabéns! Você concluiu a etapa teórica do curso. O questionário a seguir (resumido e parcial) verifica qual esfera da Tríade do Tempo tem sido mais predominante em sua vida. Esse questionário está dividido em três grupos de 3 questões (A,B,C), às quais devem ser atribuídos valores, conforme a escala abaixo: / http://avidaquevocequer.com.br/teste-como-voce-usa-seu-tempo/ Perguntas 1 = Nunca 2 = Raramente 3 = Às Vezes 4 = Quase Sempre 5 = Sempre 1. Tenho realizado tarefas que não me trazem resultado pessoal ou profissional, por comodidade, necessidade, ordens ou falta de opção. 2. Não consigo realizar tudo que me propus fazer no dia e preciso fazer hora extra ou levar trabalho para casa. 3. Quando recebo um novo e-mail, costumo dar uma olhada para checar o conteúdo. 4. Tenho dedicado regularmente tempo para pessoas importantes em minha vida. 5. Costumo resolver problemas e urgências que acontecem inesperadamente no meu dia-a-dia. 6. Costumo aceitar facilmente tarefas que outras pessoas me pedem. 7. Consigo tempo para esporte, lazer e atividades pessoais. 8. Tenho o hábito de deixar para a última hora a conclusão de atividades diversas. 9. Escrevo metas, bem especificadas e com passos para alcançá-las, para os sonhos que desejo realizar a curto, médio e longo prazo. Orientações para certificação: 1. Você deverá acessar e preencher a Avaliação de Reação, disponível no link: https://forms.gle/2hGsksU9q3BbyCLu8 , como requisito final e obrigatório para a Certificação e comprovação de frequência, conforme Instrução Normativa nº 08/2020/SEPLAG; 2. O link com o formulário de Avaliação de Reação deverá ser preenchido somente após o término e transcurso da carga horária do curso; 3. Em razão da pandemia do novo coronavírus (COVID-19) não serão entregues, neste momento de isolamento social, os certificados impressos; 4. Para fins do cumprimento da Instrução Normativa nº 08/2020/SEPLAG e de frequência, a Escola de Governo enviará uma lista de servidores que cumpriram a carga horária dos cursos às setoriais de Gestão de Pessoas dos órgãos e entidades no final de cada mês. Cordialmente, Equipe da Escola de Governo. / https://forms.gle/2hGsksU9q3BbyCLu8 http://avidaquevocequer.com.br/teste-como-voce-usa-seu-tempo/