aula 1 Assistente Administrativo

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Entendendo a Profissão
Assistente administrativo
VALÉRIA LINS
O Assistente Administrativo tem a função 
de atuar nas atividades administrativas de 
uma organização empresarial.
Auxiliar administrativo
O Auxiliar Administrativo atua em “serviço de
apoio” – ajuda uma ou mais pessoas
 Possui menos conhecimento
Assistente administrativo X Auxiliar administrativo
Assistente administrativo X Auxiliar administrativo
Assistente administrativo
 é um profissional que precisa enxergar mais longe, ou seja, precisa 
também focar resultados e, por isso, ser um profissional muito mais 
completo, pois nessa atividade não há “esse serviço não é meu” ou “eu 
não sei fazer isso”; nessa atividade o profissional é responsável pelo 
sucesso de seu trabalho e corresponsável pelo sucesso de sua equipe e 
de sua empresa
 São considerados Assistentes Administrativos: agente 
administrativo, assistente de administração, assistente de 
controlador de orçamento, assistente de controle 
administrativo, assistente de escritório, assistente de 
faturamento, assistente de finanças, assistente do setor de 
firmas e procurações, assistente técnico (serviço 
público), assistente técnico administrativo, encarregado de 
departamento de pessoal, encarregado de pessoal.
 Os assistentes administrativos executam atividades nas esferas 
públicas e privadas, apoiando áreas de recursos 
humanos, administração, finanças e logística.
Quais são as tarefas e 
responsabilidades de um 
Assistente Administrativo? 
1. Digitar e-
mails, relatórios, memorandos, ata
s de reunião e outros 
documentos. 
2. Preparar apresentações e 
planilhas.
3. Organizar 
reuniões, apresentações, jantar
es e outros eventos.
4. Manter organizado os arquivos 
da empresa ou setor.
5. Solicitar 
móveis, papéis, formulários e 
outros materiais usados no 
escritório.
6. Ajudar na recepção se 
necessário.
7. Elaborar orçamentos e relação 
de estoque.
8. Pagar contas, faturas 
bancárias e fazer faturamento.
9. Manter organizado o escritório 
e com bom layout.
10. Sugerir e implementar novos 
métodos de trabalho.
11. Treinar novos assistente 
administrativos. 
12. Conscientizar os funcionários 
para os procedimentos de 
segurança.
 Está também sob a responsabilidade de um Assistente
Administrativo controlar as contas a pagar, controlar os recebimentos
da empresa, emitir notas fiscais, preparar e encaminhar
documentos, tirar cópias, coordenar trabalho de logística da
empresa, enviar documentos para o departamento contábil e
fiscal, atender telefonemas e esclarecer dúvidas sobre o
financeiro, elaborar e apresentar relatórios, coordenar vários
departamentos e sempre manter organizados arquivos e cadastros da
empresa.
Quais são os requisitos 
para ser um Assistente 
administrativo?
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1. Boa habilidade de 
comunicação escrita e oral.
2. Boa habilidade em usar 
computadores, processadores 
de textos e planilhas eletrônicas.
3. Boa habilidade em resolução 
de problemas, planejamento e 
organização. 
4. Conhecimento em cálculos.
5. Saber trabalhar sob 
pressão, priorizar tarefas e honrar 
compromissos de datas e 
término de serviços.
6. Saber manter informações 
confidenciais.
7. Conhecer 
métodos, sistemas, procediment
os, equipamentos de trabalho 
em um escritório.
8. Deve saber o que cada pessoa 
da empresa faz. 
Competências pessoais
Características do Assistente Administrativo
 Discrição e seriedade
 Pontualidade e senso de urgência com compromissos
 Capacidade de organização e planejamento
 Espírito de cooperação e trabalho em equipe
 Disponibilidade e ação prestativa com todos
Características do Assistente Administrativo
 Sincera abertura a críticas
 Equilíbrio emocional
 Capacidade de tomar decisões
 Bom senso frente a situações delicadas
 Capacidade de liderança
 Autoconfiança, sem comprometer a humildade
 Iniciativa
 flexibilidade
 capacidade de negociação
 empatia (se colocar no lugar do outro)
 observação
 persistência
 facilidade de comunicação
 credibilidade
 criatividade 
 autocontrole.
Qual a formação necessária para 
ser um Assistente administrativo?
Por ser uma profissão de apoio e assistência, não há 
uma formação necessária, porém, a maioria das 
empresas exige que o profissional tenha, no 
mínimo, ensino médio completo. 
É exigido, geralmente, que o profissional tenha boa 
comunicação, conhecimentos de informática, além 
da constante atualização por meio de cursos e 
palestras da área.
Mercado de trabalho
O mercado de trabalho nessa área é 
amplo, visto que muitas novas empresas abrem 
vagas todos os anos, além de que a maioria das 
empresas deve ter um setor que cuida do 
financeiro e administrativo. 
O Assistente Administrativo deve estar em constante 
atualização relacionada à área ter conhecimentos de 
informática, (inglês) além de boa 
comunicação, responsabilidade, saber administrar bem 
o tempo, saber lidar com números, ter boa 
memória, bom humor, paciência e confiabilidade.
Empregabilidade do Profissional
 Currículo: é uma espécie de “propaganda pessoal”, onde você coloca
suas informações profissionais, seu nível de escolaridade e cursos
extracurriculares para que você possa concorrer a uma vaga de
emprego.
Empregabilidade do Profissional
Dicas de um bom currículo:
 Tenha atenção na ortografia
 Tenha clareza na hora de escrever
 Não minta nem omita sobre suas informações
 Seja o mais formal possível
 Não se esqueça de seus dados básicos (nome, telefone, endereço)
Importante!
 Fazer a barba antes do trabalho (homens)
 Pentear os cabelos
 Usar roupas dentro do padrão da empresa
 Não usar saia muito curta ou decote muito grande (mulheres)
 Não usar maquiagem pesada (mulheres)
 Não usar perfume em excesso
 Não mascar chiclete
Faixa salarial
Salário Assistente Administrativo
(2013)
MÍNIMO R$1.632,00
MÉDIO R$ 2.096,00
MÁXIMO R$ 2.870,00
http://www.guiarh.com.br/tabeladesalarios.htm
*Vale lembrar que cada empresa possui uma realidade e adequada a 
cada cargo conforme seus objetivos e plano de cargos e salários.
http://www.guiarh.com.br/tabeladesalarios.htm
O QUE FAZER PARA TER ÊXITO 
NA PROFISSÃO?
Mercado de Trabalho
Para um assistente administrativo ter êxito em sua profissão necessita:
 Fazer cursos de qualificação para atender as necessidades da empresa
 Participar de treinamentos
 Investir em outros idiomas
 Cursos na área de informática
 Se quiser crescer ainda mais, deve cursar uma Universidade
Mercado de Trabalho
 Liderança: No caso do trabalho em equipe, para conduzir as pessoas do
grupo, para alcançar os resultados planejados
 Motivação: Um funcionário motivado tem um bom rendimento, seus colegas
ficam motivados e seu líder também fica motivado.
 Comunicação: Saber interagir com as demais pessoas, clientes, seus líderes, etc
Mercado de Trabalho
 Assiduidade: Não faltar serviço e se acontecer que seja com justificativa
 Pontualidade: A pontualidade define a personalidade de uma pessoa, se você
costuma se atrasar é sinal de que algo não está indo bem
 Criatividade:O profissional deve ser criativo para fugir das situações difíceis e
solucionar problemas relacionados ao trabalho
 Iniciativa: Se aproximar dos colegas de trabalho não ficar esperando de
braços cruzados que alguém te motive
PRATICANDO...
QUE ANIMAL VOCÊ 
GOSTARIA SER?
LeãoPássaro
Cachorro
Tigre
Falcão
Cavalo
Onça
Gavião
Urso
Gato
RESPOSTAS
CONHECA O SEU PRÓPRIO PERFIL 
PSICOLÓGICO!
Leão, Tigre, Onça
 Quem se identifica com esses 
animais, os felinos de grande 
porte, tem um perfil forte de 
liderança, um perfil agressivo.
 São pessoas que tomam a 
dianteira dos problemas e que 
gostam de liderar e direcionar 
equipes. 
 Durante a entrevista de 
emprego, este é o perfil procurado 
para profissionais de cargo de 
gerência.
Pássaro
 Quem gostaria de ser um 
pássaro, em geral são pessoas de 
um perfil flexível e que se adaptam 
bem a mudança.
 São pessoas que prezam muito a 
liberdade e que vão se adaptar 
melhor a empregos dinâmicos e 
que demandam uma certa dose 
de criatividade.
 Durante uma entrevista de 
emprego, este é o perfil procurado 
para preencher vagas de emprego 
de cargos de criação.
Águia, Falcão, Gavião
 Quem responde águia, falcão ou gavião ( 
grandes pássaros caçadores ) tem um perfil 
hibrido, é um perfil que tem algumas 
características dos grandes felinos e algumas 
características dos pássaros.
 Quem se identifica com a águia, além de ter 
um certo espírito de liderança ( afinal a 
águia, é forte, caçadora, independente ) 
também preza a liberdade e gosta de um 
ambiente criativo. Na entrevista de 
emprego, este é o perfil buscado para 
cargos de gerência, mas que demandam 
uma maior flexibilidade e negociação.
Cachorro, Urso, Cavalo
 Quem se identifica com os 
cães, ursos e cavalos em geral são 
pessoas esforçadas e sóbrias. Quem 
tem este perfil psicológico é 
confiável e busca sempre fazer o 
melhor, visando subir na carreira.
 Não tem um perfil de liderança, mas 
podem atuar muito bem em 
supervisão. 
 Durante a entrevista de emprego 
este é o perfil psicológico buscado 
para cargos de supervisão, sub-
gerência ou então auxiliar de 
gerência.
Gato
 Quem gostaria de ser um gato, em 
geral são pessoas inteligentes mas 
que não tem a mesma capacidade 
de esforço da personalidade do 
cachorro.
 O principal atributo de quem se 
identifica com os gatos é a 
inteligência e capacidade de 
adaptação a situações ruins. 
 Durante a entrevista de emprego este 
é o perfil buscado para cargos que 
demandam flexibilidade em geral.