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Aula 05
Arquivologia p/ Concursos - Curso
Regular (Com Videoaulas) 2021
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 05
3 de Janeiro de 2021
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Sumário 
Gestão de Documentos e Arquivo Corrente .............................................................................................. 3 
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 3 
2 - Gestão de Documentos ........................................................................................................................ 5 
2.1 - Introdução ........................................................................................................................................ 5 
2.2 - Conceitos ......................................................................................................................................... 7 
2.3 - Objetivos .......................................................................................................................................... 7 
2.4 - Fases ................................................................................................................................................. 9 
2.5 - Atividades ...................................................................................................................................... 11 
2.6 - Instrumentos .................................................................................................................................. 18 
2.7 - Contribuição de Gestão de Documentos para a Arquivística ............................................... 21 
3 - Programas e Sistemas de Gestão de Documentos ........................................................................ 24 
3.1 - Introdução ...................................................................................................................................... 24 
3.2 - SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo ........................................................ 24 
3.3 - Níveis de aplicação de programas de Gestão de Documentos ........................................... 29 
4 - Fundamentos legais de Gestão de Documentos ........................................................................... 31 
4.1 - Introdução ...................................................................................................................................... 31 
4.2 - Legislação aplicada ...................................................................................................................... 31 
5 - Gestão de Documentos nos arquivos correntes ............................................................................ 34 
5.1 - Arquivos Correntes ....................................................................................................................... 34 
5.2 - Introdução ao Protocolo .............................................................................................................. 35 
6 - Terminologia Arquivística Aplicada .................................................................................................. 37 
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7 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 43 
Questões Comentadas ................................................................................................................................. 44 
Gabarito .......................................................................................................................................................... 78 
Resumo ........................................................................................................................................................... 80 
 
 
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GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO CORRENTE 
1 - Considerações Iniciais 
Vamos em frente pessoal! 
Iniciamos agora a nossa sexta aula do curso completo de Arquivologia. 
Hoje trataremos de um tema importantíssimo: Gestão de Documentos! 
Você deve lembrar de nosso raio-X (se não lembre volte lá na aula 00 para dar uma conferida). 
Dizíamos lá que Gestão de Documentos é um dos assuntos mais cobrado em provas, ao lado da Introdução 
à Arquivologia (conceitos, princípios, etc.) e a Teoria das 3 Idades ou Ciclo de Vida Documental. 
Portanto, prepare-se! Hoje teremos mais uma aula recheada de conceitos importantes e ilustrada 
por inúmeras questões recentes de prova. 
Além de entendermos o que é, para que serve e qual a importância de Gestão de Documentos, 
falaremos também do SIGA, o Sistema Integrado de Gestão Arquivística. 
Criado em 2003 pelo Decreto 4.915, como já vimos, o SIGA é o responsável por organizar, na forma 
de sistemas, todo o processo de Gestão de Documentos nos órgãos arquivísticos federais. Já falamos sobre 
ele em aula anterior, mas hoje entraremos nos detalhes das finalidades, composição e funcionamento do 
órgão. 
Ainda em relação à Gestão de Documentos, falaremos de toda sua sustentação legal. Desde a 
Constituição Federal até normas específicas que regulamentam a atividade. Mais adiante no curso teremos 
aula específica sobre legislação arquivística, porém já é importante que você vá conhecendo, ao menos em 
linhas gerais, o que regulamenta a atividade. 
Por fim, e aproveitando que já toquei no assunto de próximas aulas, falaremos um pouquinho sobre 
arquivo corrente e protocolo, assunto específico da próxima aula. Faremos só uma introdução, relacionada 
à Gestão de Documentos. 
 Note mais uma vez que já falamos disso no passado, mas, nunca se esqueça e aproveite, pois os 
assuntos estão mesmo entrelaçados e fica cada vez mais difícil falar de qualquer um dos temas de maneira 
isolada. É sempre esse vai e vem em relação a aulas passadas e futuras e, vai por mim, assim você aprende 
mais! 
Ao final da aula mais uma vez trarei os termos do DBTA, com comentários ligando cada um deles ao 
que acabamos de ver. Vimos também no raio-x que há chance de definições literais aparecerem em prova, 
então não dá para ignorar... 
Vamos lá. Aqueça os motores e prepare-se para mais uma largada! 
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Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões. 
Boa aula! 
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2 - Gestão de Documentos 
2.1 - Introdução 
O conceito de gestão de documentos surge após a Segunda Grande Guerra, quando ocorre o 
fenômeno da explosão documental como já vimos em aulas passadas. Isso imediatamente torna 
necessária a criação de um procedimento que possa racionalizar e controlar o crescimento das massas 
documentais que passaram a ser acumuladas pelas organizações públicas e privadas. 
O avanço científico e tecnológico da época ocasionou significativo crescimento na produção de 
documentos, comprometendo a capacidade de controle e organização da documentação por parte das 
instituições, que passaram a buscar novas soluções para gerir a massa documental criada. 
As primeiras soluções nesse sentido começaram a surgir em países como os Estados Unidos e o 
Canadá. A palavra-chave das administrações daqueles países, principalmente dos EUA, passou a ser 
eficiência. 
Neste contexto,esses países passam a aplicar os princípios da administração científica à gestão de 
documentos, tendo em vista a urgente necessidade de racionalizar e modernizar as administrações, 
atrelando as atividades de gestão de documentos à busca de economia e eficácia na produção, tramitação, 
uso, avaliação, arquivamento e destinação final dos documentos. 
Tudo isso ocorre nas idades corrente e intermediária dos documentos e cobre todo o ciclo de 
existência dos documentos desde sua produção até sua eliminação ou recolhimento para o arquivo 
permanente. 
Além da economia e da eficácia, a implantação de um programa de gestão de documentos garante 
aos seus usuários o controle sobre as informações que produzem ou recebem e a agilidade na recuperação 
das informações, no momento em que elas são requisitadas. 
Para isso, um programa de gestão documental deverá definir normas e procedimentos técnicos 
referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante o 
seu ciclo de vida, com a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final. 
Esses requisitos valem, inclusive, para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão de 
informações. 
Importante lembrar também que, quando se fala e, sobretudo, se pratica, a gestão de documentos, 
não se tem preocupação só com os resultados de curto prazo, mas também com a indispensável 
preservação de documentos de valor secundário, que devem ser recolhidos e custodiados de forma 
definitiva nos arquivos permanentes. 
A execução das atividades de gestão, classificação e avaliação (atividades espalhadas por todo a 
cadeia de gestão de documentos), permitem ainda a elaboração do Plano de Classificação e de Tabela de 
Temporalidade de Documentos de Arquivo. 
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São os instrumentos mais importantes em gestão de documentos e falaremos deles mais adiante, 
ao longo da aula. São fundamentais para a prática de uma eficiente gestão de documentos, garantindo a 
simplificação, a racionalização e conferindo maior agilidade a todo o processo. 
Note que ao longo dessa introdução falamos algumas vezes sobre racionalização do processo. Não 
é por acaso. A racionalização (seja na produção ou no processo de eliminação) e a agilidade na busca e 
disponibilização das informações são certamente os dois maiores alvos da atividade de gestão de 
documentos. Falaremos bastante sobre isso ao longo da aula, mas grave sempre as palavras 
racionalização, eficiência, eficácia e agilidade. Estão todas diretamente ligadas à gestão de documentos. 
 
(IADES/CAU-RO/Assistente Administrativo/2018) Assinale a alternativa que descreve a gestão de 
documentos na perspectiva da arquivologia. 
a) Sequência de operações que visam a distribuir os documentos de um arquivo. 
b) Conjunto de medidas visando à racionalização e à eficiência na criação, na tramitação, na classificação, 
no uso primário e na avaliação de arquivos. 
c) Sequência de diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora que visam a distribuir os 
documentos de um arquivo. 
d) Conjunto de medidas visando a distribuir os documentos de um arquivo. 
e) Coleção de documentos, naturalmente, no curso das ações, de maneira contínua e progressiva. 
Comentário: 
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. Só pela introdução que foi dada ao tema já podemos 
concluir que a atividade de gestão de documentos é um processo que visa a racionalização e a eficiência 
em toda a cadeia pela qual trafegam os documentos, a partir de sua criação. 
Note ainda o uso das palavras-chave "racionalização" e "eficiência", como havíamos salientado. As 
questões em relação a esse tema geralmente trazem termos como esses. 
Na alternativa A o examinador fala sobre a distribuição de documentos. Veremos mais adiante que gestão 
de documentos é um processo muito mais abrangente que "só" a distribuição de documentos. 
Na letra C fala-se novamente em distribuição e não se destacam os objetivos de eficiência, eficácia, 
racionalização, agilidade, etc., que vimos na primeira alternativa. 
A alternativa D reforça essa tentativa do examinador de atrelar gestão de documentos à distribuição. Não é 
isso. 
Por fim, na letra E fala do curso de ações de uma coleção de documentos. Definitivamente, também não é 
isso que vimos até aqui. 
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2.2 - Conceitos 
Para começarmos a entender os conceitos usados em prova para gestão de documentos, vamos ao 
DBTA. 
Diz o DBTA que gestão de documentos é: 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua 
eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos. 
Veja que o Dicionário fala em procedimentos e operações técnicas, diversas etapas do ciclo de vida 
do documento como sua produção, uso, até o arquivamento e restringe seu escopo as fases corrente e 
intermediária. 
Vamos ver agora o que diz a Lei 8.159/91, a Lei Nacional dos Arquivos, sobre gestão de 
documentos, em seu artigo 3o: 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Note que a definição á praticamente idêntica à que vimos no DBTA, desta forma não temos muito o 
que nos preocupar com a fonte quando do surgimento de perguntas sobre o conceito de gestão de 
documentos, visto que não há conflito entre diferentes autores ou referências. 
Caso a cobrança seja por uma definição literal, muito provavelmente deverá citar os procedimentos 
técnicos, as diversas etapas da cadeia documental e, por fim, sua relação com as fases corrente e 
intermediária. 
2.3 - Objetivos 
Já vimos que a gestão documental, em linhas gerais, procura racionalizar todas as atividades dos 
documentos ao longo do seu ciclo de vida e imprimir agilidade a todo o processo de busca e 
disponibilização das informações buscadas. 
Dessa forma podemos definir os principais objetivos da atividade de gestão de documentos: 
• Realizar todos os procedimentos referentes à gestão de documentos arquivísticos (produção, 
tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação) de forma eficiente e prezando pela 
economicidade. 
• Disponibilizar as informações no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas. 
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• Eliminar de forma segura os documentos destituídos de valor, realizando a avaliação e a seleção 
dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser 
eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais. 
• Utilizar de forma adequada os equipamentos disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos 
de gestão documental. 
 
• Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas. 
 
 
(DÉDALUS/CORE-RJ/Assistente Administrativo/2019) A gestão de documentos deve ser vista como um 
macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a 
obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais. 
Constituem objetivos da gestão de documentos, exceto: 
a) Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos. 
b) Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for 
solicitada. 
c) Assegurar o usoadequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas 
avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação. 
d) Disponibilizar os documentos a quem deles necessitar, por meio de processo automatizado de dados ou 
outro. 
e) Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus 
valores histórico e científico. 
Comentário: 
A alternativa D é a correta e é o gabarito da questão. Na verdade, na alternativa D temos a única 
afirmativa que não pode ser considerada um dos objetivos de gestão de documento pois os documentos 
nem sempre podem ser disponibilizados "a quem deles necessitar". 
Lembre-se sempre da questão do sigilo. Muitos documentos não são ostensivos, ou seja, não têm livre 
acesso a qualquer interessado. Justamente por isso que um dos objetivos de gestão de documentos é 
disponibilizar as informações no lugar certo, na hora certa, para as "pessoas certas", ou seja, de fato quem 
tem o direito de receber o livre acesso as informações do respectivo documento. Cuidado, pois, é uma 
casca de banana da banca! 
A alternativa A fala na eficiência do processo. Já vimos que está correto. 
Na B o examinador fala em garantir a disponibilização no tempo e no local corretos. Veja que ele não cita a 
pessoa correta justamente para criar a armadilha na letra D. 
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A alternativa C fala no uso correto dos instrumentos adequados e descreve alguns deles. Correto. 
Por último, na letra E a banca fala em garantias de acesso e preservação de documentos de valor 
secundário, o que também já vimos que está correto. 
 
2.4 - Fases 
A gestão de documentos pode ser dividida em três fases básicas: a produção, a utilização e a 
destinação. Atenção porque isso cai demais!! 
PRODUÇÃO 
A fase de produção de documentos refere-se à criação de documentos sempre de acordo com as 
atividades naturais de um órgão ou setor da instituição. Lembra-se dos princípios da organicidade e da 
naturalidade? Pois é. É deles que estamos falando agora. Se não se lembra, volte lá nas primeiras aulas pois 
isso é importante! 
É nessa fase que o profissional responsável deve evitar a criação de documentos desnecessários à 
instituição, assim como coibir a produção de duplicações, cópias ou vias que não sejam essenciais as 
atividades desempenhadas. 
Essa etapa já está diretamente relacionada a racionalização do processo, ou seja, só deve ser 
produzido o que é indispensável ao funcionamento da instituição. 
Atividades típicas da fase de Produção: gestão de modelos e formulários, otimização no uso dos 
recursos reprográficos e informáticos, difusão de normas e diretrizes necessárias ao bom desempenho 
institucional e escolha de equipamentos e do pessoal que irá desempenhar tarefas arquivísticas. 
UTILIZAÇÃO 
A fase de utilização refere-se a todo o fluxo percorrido pelo documento enquanto está cumprindo a 
sua função administrativa, assim como inclui também a sua guarda após o encerramento da sua 
tramitação. Ou seja, estamos falando do controle, do uso e do armazenamento desses documentos. 
Inclui as atividades de protocolo (que veremos em detalhes na próxima aula), de expedição, de 
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. 
Engloba também as atividades de elaboração de normas de acesso à documentação (especialmente 
empréstimos e consultas) e a recuperação de informações e suas técnicas específicas: classificação, 
organização e elaboração de instrumentos de recuperação. 
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO 
É a mais complexa das três fases. 
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Consiste na análise e avaliação dos documentos com o objetivo de estabelecer os seus prazos de 
guarda e a sua destinação final, ou seja, se deverão ser eliminados ou ser custodiados de forma definitiva 
em arquivos permanentes. 
As atividades típicas dessa fase consistem na análise e avaliação das séries documentais acumuladas 
nos arquivos, com vistas a estabelecer prazos de guarda, na eliminação periódica dos documentos sem 
valor de guarda permanente e nas transferências e recolhimentos dos documentos para os arquivos 
intermediários ou permanentes, respectivamente. 
Vejamos abaixo quais são as três fases da gestão de documentos, de forma resumida: 
 
 
 
(FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) A gestão de documentos compreende três fases, 
denominadas de: 
Assinale a alternativa correta. 
a) Produção, Utilização, Avaliação e destinação. 
b) Produção, Avaliação e destinação, Armazenamento. 
c) Avaliação e destinação, Utilização, Arquivamento. 
d) Utilização, Organização, Avaliação e destinação. 
e) Produção, Classificação, Arquivamento. 
•Racionalização na criação de documentos.
•Otimização do uso de recursos.
•Escolha criteriosa dos equipamentos e pessoas empregados no processo.
PRODUÇÃO
•Fluxo percorrido pelo documento no cumprimento de sua função administrativa.
•Armazenamento após o encerramento.
•Atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento.
UTILIZAÇÃO
•Estabelecimento de prazos de guarda e destinação final.
•Eliminação periódica de documentos.
•Transferência e recolhimentos de documentos para seus respectivos arquivos.
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
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Comentário: 
Antes de avaliar as alternativas, vale a pena relembrarmos a teoria. Quais são as três fases da gestão de 
documentos? Acabamos de ver: produção, utilização e avaliação e destinação. Não dá para errar questão 
como essa e eu sei que aluno do Estratégia não erra! 
A alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. As demais não citam as três fases de maneira 
correta. 
2.5 - Atividades 
As principais atividades de gestão de documentos são: classificação, avaliação, seleção e 
destinação. Vamos conhecer cada uma delas: 
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 
A classificação recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que 
determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais. 
Para o DBTA, a definição de classificação que nos interessa a esta altura é: 
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob 
a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 
A utilização da classificação tem o objetivo principal de agrupar os documentos sob um mesmo 
assunto com o intuito de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas subsequentes relativas à avalição, 
seleção, eliminação, transferência / recolhimento e acesso a esses documentos. 
A classificação deve ocorrer no protocolo, no momento do registro do documento, o que também 
facilita as tarefas arquivísticas que vêm em seguida. 
Podemos dividir a atividade de classificação em duas operações: 
• Estudo: leitura de cada documento para a identificação do assunto ao qual se refere e sob o 
qual deverá ser classificado. 
• Codificação: aplicação do código correspondente ao assunto de que trata o documento, 
identificado na operação de estudo (acima). 
Existem alguns métodos de classificação, que devem ser conhecidos. São os métodos de 
classificação de Schellenberg. De acordo com o estudioso, há três elementos principais que devem ser 
considerados nesse processo de classificação (resultando nos três métodos de classificação): a ação a que 
os documentos se referem (funcional), a estrutura do órgão que os produz (organizacional) e os assuntos 
dos documentos (por assuntos) . 
 
 
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O processo de classificação funcional representa a lógica das funções, das subfunções e atividades 
do organismo produtor. É a mais apropriada para órgãos públicos pelas constantes alterações estruturais 
em função de mudanças políticas. Dessa forma, mesmo com a mudança estrutural é possível que as 
funções permaneçam estáveis, preservando a classificação utilizada. 
As maiores vantagens da classificação funcional são: 
• as funções e atividades permanecem inalteradas; 
• identifica a totalidade das funções e atividades do organismo produtor; 
• as atividades e documentos comuns às várias unidades da estrutura do organismo constarão 
uma única vez no Plano de Classificação. 
Vejamos alguns exemplos de classificação funcional, listados por Ieda Pimenta Bernardes e Hilda 
Delatorre em sua publicação "Gestão Documental Aplicada". Note que são relacionadas as funções, 
subfunções e atividades da instituição. Em seguida surgem os documentos relacionados àquela atividade. 
 
 
 
MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE 
SCHELLENBERG
FUNCIONAL 
(ações do 
documento)
ORGANIZACIONAL 
(estrutura do órgão)
ASSUNTO 
(assunto do 
documento) 
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Veja que, neste caso, a classificação atribuída a folha de ponto é reflexo de cada um dos níveis 
considerados: função, subfunção, atividade e documento: 
 
Já o método de classificação organizacional (ou estrutural) representa os vários níveis de 
segmentação interna do organismo produtor: diretorias, coordenadorias, supervisões, departamentos e, 
sempre, com as suas respectivas divisões internas. 
Veja que neste caso (mais abaixo), ao invés da classificação refletir as funções da empresa (que 
geralmente continuam sendo exercidas mesmo após uma mudança estrutural), ela concentra-se no 
desenho da estrutura da empresa, ficando mais vulnerável a alterações de fluxo ou de organograma, o que 
não é raro especialmente em órgãos do poder Executivo. 
Nestes casos os documentos devem ser reclassificados para acompanhar o novo modelo pós 
reestruturação, o que acaba sendo um grande retrabalho. 
As maiores desvantagens da classificação estrutural são: 
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• estrutura muitas vezes não reflete na íntegra as funções da organização; 
• a estrutura está sujeita a constantes alterações; 
• um mesmo documento pode acabar tendo códigos distintos, bastando para isso estar 
relacionado a uma mesma função, porém em departamentos diferentes. 
Vamos a um exemplo prático, tratando da mesma folha de ponto que tratamos no exemplo anterior. 
 
 
 Veja que agora a segmentação do código não se dá por função, mas sim pela área da organização, 
passando por Diretoria, Gerência e Departamento. Depois disso chegamos finalmente à atividade que 
queremos classificar: controlar a frequência de funcionários. 
 
Note que agora, ao contrário do que vimos na classificação funcional, o código do assunto deriva da 
estrutura hierárquica da empresa. 
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Voltando às desvantagens relatadas, caso uma outra diretoria (ex: Diretoria de Marketing) tenha 
também suas folhas de ponto, elas terão um outro código, ou seja, teríamos a mesma função (e até um 
mesmo documento) representados por dois códigos diferentes. 
Por último, temos o processo de classificação por assunto. 
É um método mais raro pois geralmente os documentos públicos são classificados de acordo com a 
sua função ou a estrutura da instituição. Costuma ser aplicado a documentos específicos como os que não 
derivam da ação governamental e não estão vinculados à atividade da organização. 
A classificação por assunto na verdade deve ser evitada pois pode causar dificuldades ao processo 
de avaliação, que deve considerar conjuntos documentais e não assuntos ou unidades isoladas. 
Além disso, um mesmo tipo/série documental poderá ser associado a “assuntos” distintos, o que 
ocasionará dificuldades no momento da classificação. O “assunto” refere-se ao conteúdo informativo do 
documento e deverá ser identificado no momento da descrição, que é uma outra atividade da gestão 
documental. 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
A avaliação de documentos é o processo que estabelece os prazos de guarda e a destinação final 
de cada um dos documentos, definindo se e quando os documentos devem ser eliminados ou mesmo 
custodiados de forma permanente. Tudo isso baseia-se no valor atribuído ao documento. 
Note que para o DBTA a definição é coincidente com a introdução acima: 
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
Vamos relembrar quais são esses valores? 
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Valor Primário (também chamado de administrativo ou imediato) - valor atribuído a um documento em 
função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins 
administrativos, e seu valor legal e fiscal. Relaciona-se ao período de utilidade do documento para o 
cumprimento de cada um desses seus fins. 
Valor Secundário (conhecido também por histórico ou mediato) - valor atribuído a um documento em 
função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua 
utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. É um valor permanente 
que pode ser: 
Probatório: comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição. 
Informativo: contém informações críticas sobre temas com os quais a organização trabalha, seja para fins 
de estudo, pesquisa ou gestão do conhecimento. 
Um documento é guardado por uma instituição enquanto possui valor para ela. A identificação dos 
valores do documento, conforme vimos acima, é a principal variável considerada no estabelecimento dos 
prazos de guarda e da destinação final do documento, que pode variar entre seu arquivamento 
permanente ou sua eliminação. 
Documentos de valor primário podem ou não adquirir valor secundário ao longo de sua vida. Vale 
lembrar que os documentos de valor primário são geridos em arquivos correntes ou intermediários. 
Ao fim de sua função administrativa, caso não tenham adquirido valor secundário, devem ser 
eliminados ou (caso tenham adquirido o valor secundário acima descrito), deverão ser recolhidos para a 
guarda definitiva em arquivos permanentes. 
Mais adiante, ainda nessa aula, falaremos dos instrumentos da gestão de documentos, 
especialmente a tabela de temporalidade e o plano de classificação. 
A tabela de temporalidade traz duas informações críticas para a atividade de avaliação, que 
estamos estudando: o prazo de guarda e a destinação final do documento. 
O prazo de guarda, em linhas gerais, é basicamente o período que o documento deverá ficar 
arquivado nos arquivos corrente e intermediário, cumprindo seus prazos prescricionais e precaucionais 
(falaremos disso com mais detalhes em aula específica). É a informação que diz exatamente quando aquele 
determinado documento deve ser eliminado ou recolhido para guarda permanente. 
Já a destinação final é outra informação trazida também pela tabela de temporalidade que aponta 
se o documento, após cumprido seu prazo de guarda, deverá ser eliminado (quando não tem valor 
histórico) ou deverá ser permanentemente custodiado (quando, aí sim, possuivalor histórico). 
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A complexidade e a profundidade de conhecimento exigido para a execução da função avaliação 
(como o estabelecimento do valor dos documentos) requer a participação de especialistas e exímios 
conhecedores das funções da organização de que fazem parte. 
Dessa forma são constituídas equipes mistas de avaliação conhecidas por Comissões Permanentes 
de Avaliação de Documentos, integradas por arquivistas e representantes das áreas de negócio da 
instituição. 
 
(COPEVE/UFMG/Técnico Arquivo/2018) Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal, 
será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, com a responsabilidade de 
a) orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados 
no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a 
eliminação dos destituídos de valor. 
b) proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante 
atualização. 
c) garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente. 
d) promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação. 
Comentário: 
Acabamos de falar desse tema, não é mesmo? 
Considerando a complexidade e a profundidade de conhecimento exigido para a execução da função 
avaliação (como o estabelecimento do valor dos documentos), o que requer a participação de especialistas 
e exímios conhecedores das funções da organização de que fazem parte, são constituídas equipes de 
avaliação conhecidas por Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, integradas por arquivistas 
e representantes das áreas de negócio da instituição. 
Sendo assim a alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. 
As demais alternativas não trazem o real papel das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos. 
SELEÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação, apontada pela 
tabela de temporalidade. 
Veja que mesmo para o DBTA as duas atividades estão bastante interligadas: 
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SELEÇÃO - Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de 
eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de 
temporalidade. 
DESTINAÇÃO - Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de 
documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. 
O documento pode ter 3 tipos de destinação: 
- Eliminação: destruição após o cumprimento do prazo de guarda e não existência de valor 
secundário. 
- Transferência: envio dos documentos para arquivo intermediário para cumprimento do prazo de 
guarda e espera de sua destinação final. A Transferência pode ser permanente (realizada em intervalos 
irregulares) ou periódica (seguindo cronograma de intervalos regulares). 
- Recolhimento: envio dos documentos para arquivo permanente considerando que já cumpriu 
seus prazos de guarda e possui valor secundário, seja ele histórico, probatório ou informativo. O 
Recolhimento, por sua vez, pode ser sistemático (de acordo com cronograma), regular (sempre que 
ultrapassado o limite de uso primário) ou selvagem (sem qualquer critério). 
 
 
 
2.6 - Instrumentos 
Os principais instrumentos utilizados na gestão de documentos são o plano de classificação e a 
tabela de temporalidade de documentos e isso cai bastante em prova! 
TIPOS DE DESTINAÇÃO
Eliminação Transferência
Permanente
Periódica
Recolhimento
Sistemático
Regular
Selvagem
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
Segundo o DBTA, Plano de Classificação é: 
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de 
arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma 
instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em 
arquivos correntes. 
Esta ferramenta serve para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um 
órgão no exercício de suas funções ou atividades. 
Veja abaixo exemplos de planos de classificação, primeiro um estrutural e depois, outro, funcional. 
Importante conhecer a imagem pois algumas vezes ela é cobrada em provas, misturada a imagem da 
tabela de temporalidade, que tem elementos parecidos e pode confundir o candidato. 
 
 
Plano de Classificação Estrutural 
 
 
 
Plano de Classificação Funcional 
 
 
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TABELA DE TEMPORALIDADE 
Segundo o DBTA, Tabela de Temporalidade de Documentos é: 
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos 
e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou 
eliminação de documentos. 
Veja também um exemplo de Tabela: 
 
Não se preocupe com os detalhes da tabela. Vamos estudá-la ainda mais a fundo em aula mais 
adiante. Preocupe-se apenas com seu formato e aparência e note que, no cabeçalho, traz os indicativos das 
informações disponibilizadas: atividades, documentos (com seus respectivos códigos), prazos de guarda, 
destinação e observações. 
 
 
 
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(FCC/CL-DF/Técnico de Arquivo e Biblioteca/2018) Entre os principais instrumentos utilizados visando a 
apoiar operações e procedimentos técnicos da gestão arquivística de documentos eletrônicos ou 
convencionais encontram-se: 
a) plano de classificação e tabela de temporalidade. 
b) manual de gestão e Classificação Decimal Universal. 
c) vocabulário controlado e estrutura da organização. 
d) sistema informatizado de gestão e tesauro. 
e) normas de descrição arquivística e glossário. 
Comentário: 
Outro tema que acabamos de estudar. Esta é uma questão simples, que não pode ser desperdiçada. Vimos 
acima que o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade são os dois principais instrumentos 
utilizados na gestão de documentos. 
Sendo assim a alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. 
As demais alternativas não trazem instrumentos tão importantes à gestão de documentos como o Plano de 
Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos. 
 
2.7 - Contribuição de Gestão de Documentos para a Arquivística 
Segundo José Maria Jardim, um dos maiores autores e estudiosos da arquivologia, a gestão de 
documentos trouxe várias contribuições para as funções arquivísticas. As principais são: 
 
• Documentar adequadamente as políticas e atividades dos governos. 
• Reunir o menor número possível de documentos inúteis e transitórios àqueles de valor 
permanente. 
• Organizar de maneira efetiva os documentos que chegam a fase permanente. 
• Inibir a eliminação de documentos de valor permanente. 
• Definir de forma criteriosa a parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico 
de um país. 
 
Vamos agora a uma questão para relembrar boa parte do que estudamos: 
 
(DIRPS/UFU-MG/Auxiliar Administração/2017) Com relação aos conceitos de gestão de documentos, é 
INCORRETO afirmar que 
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a) a gestão de documentos de um órgão ouentidade pública é dividida em fases arquivísticas, que, em seu 
conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos. 
b) as fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a produção, a 
utilização e a destinação. 
c) métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de 
documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos. 
d) identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação documental é 
procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos. 
Comentário: 
Boa questão para reforçar os conceitos estudados. 
Note que o examinador quer justamente a única afirmativa incorreta. Vamos avaliar uma a uma. 
A - A gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é dividida em fases arquivísticas, que, em 
seu conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos - Já vimos que está correto! A gestão de documentos 
de fato se divide em 3 fases: Produção, Utilização e Destinação. Disso não podemos esquecer! E todas elas, 
juntas, representam o ciclo vital do documento, de seu nascimento (produção) até a sua destinação final, 
seja a eliminação ou a guarda permanente. 
B - As fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a produção, a 
utilização e a destinação - Está correto. Acabamos de passar por isso na afirmativa acima. 
C - Métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de 
documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos - Esta está errada. 
Os métodos de controle empregados pelo protocolo não ocorrem na primeira fase da gestão de 
documentos que é a produção, o nascimento do documento. Ocorrem sim na segunda, durante a utilização 
do documento. 
 
 
Não esqueça das 3 fases: Produção, Utilização e Destinação e não se confunda com primeira fase e 
primeira idade. É essa confusão que o examinador quer estabelecer na cabeça do candidato. Protocolo = 
primeira idade documental (arquivo corrente) e segunda fase de gestão de documentos (utilização). 
D - Por último: Identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação 
documental é procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos - Está perfeito. É 
justamente na terceira fase (Destinação) que ocorre a avaliação documental para que seja identificado o 
valor do documento e se ele já cumpriu ou não seu prazo de guarda, tomando-se a decisão sobre sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Mais uma vez, não se confunda com terceira idade e terceira fase. Preste bastante atenção nisso pois é 
motivo de erro clássico em prova. 
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Sendo assim a afirmativa C é a única incorreta e, portanto, alternativa C é a correta e é o gabarito da 
questão. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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3 - Programas e Sistemas de Gestão de Documentos 
3.1 - Introdução 
No Brasil, por meio do Decreto 4.915/2003, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos 
órgãos e entidades da administração pública federal estão organizadas sob a forma de sistema com a 
denominação de SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos. 
Os programas de gestão de documentos têm grande importância para todos os órgãos e entidades 
integrantes do SIGA, pois: 
• Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de documentos 
para um público/setor, conjunto institucional ou área geográfica; 
• Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo 
de intervenção, devendo seu desempenho ser passível de aferição com indicadores coerentes com 
os objetivos; 
• São instrumentos de organização que articulam as ações para enfrentar os problemas/questões; 
• Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s) 
produto(s). 
3.2 - SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo 
Nos anos 90 é concebido o Sistema Federal de Arquivos do Poder Executivo – SIFAR, como a 
primeira tentativa de articulação sistêmica das atividades de gestão de documentos, que entre os anos 
de 2000 e 2001 foi aperfeiçoado, passando a ser denominado Sistema de Gestão de Documentos e 
Informações – SGDI, do Poder Executivo Federal. 
Após esse momento, estudos e proposições são elaboradas visando à concretização do Sistema de 
Gestão de Documentos, o que resulta na edição do Decreto 4.915/2003, que cria o Sistema de Gestão de 
Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, organizando, sob a forma de sistema, as 
atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração 
Pública Federal. 
Este mesmo Decreto reforça em seu parágrafo primeiro a definição que temos usado para gestão 
de documentos (oriunda da Lei 8.159/1991), ou seja, "o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e 
intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente”. 
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Reforço esse ponto pois se o examinador perguntar se o Decreto 4.915/03 traz essa definição de 
gestão de documentos, está correto! A definição não é exclusiva da Lei 8.159/1991. 
Mas vamos entender um pouco mais sobre o SIGA 
De acordo com o artigo 2º do Decreto 4.915/03, vejamos quais são as principais finalidades do 
SIGA: 
I - Garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de 
forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, 
resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais; 
II - Integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas 
pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; 
III - Disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo; 
IV - Racionalizar a produção da documentação arquivística pública; 
V - Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação 
arquivística pública; 
VI - Preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal; 
VII - Articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão 
da informação pública federal. 
Veja que entre as finalidades do SIGA estão justamente aquelas que caracterizam a gestão de 
documentos, especialmente, a racionalização de todo o processo, redução de custos e o acesso ágil as 
informações. 
Além disso, cabe ao SIGA integrar e articular os órgãos e sistemas arquivísticos, disseminar normas 
e preservar o patrimônio documental. 
Vamos agora entender qual é a composição do SIGA: 
 I - como órgão central, o Arquivo Nacional; 
 II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades 
de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes; 
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 III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos 
equivalentes. 
Importante saber - e isso cai bastante em prova! - que o órgão central do SIGA é o Arquivo 
Nacional. Para que não se esqueça, relembre os órgãos centrais e/ou vinculação de cada um dos 
organismos arquivísticos, abaixo:Conarq-> vinculado ao Arquivo Nacional. 
SINAR -> Conarq é órgão central. 
SIGA -> Arquivo Nacional é o órgão central. 
Vamos agora entender o que compete ao órgão central do SIGA, o Arquivo Nacional: 
 I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas 
relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da 
Presidência da República; 
 II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de 
trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais; 
 III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o 
aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA; 
 IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e 
sistemas afins, nacionais e internacionais; 
 V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a 
reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo. 
Veja que cabe ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, a aplicação e disseminação de 
normas, além da gestão sobre as rotinas de trabalho (que derivam das normas) e o intercâmbio e 
capacitação das instituições e servidores dos sistemas envolvidos no processo. 
Apenas para que você leia e não vá para a prova sem sequer ter olhado esse conteúdo, veja abaixo 
agora as competências dos órgãos setoriais do SIGA, que são as unidades responsáveis pela coordenação 
das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes: 
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 I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de 
arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as 
normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; 
 II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de 
atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos 
relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, 
preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento 
ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas; 
 III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, 
com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e 
acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais; 
 IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e 
destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a 
administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais; 
 V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e 
de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após 
aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos 
de arquivo relativos às atividades-fim; 
 VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e 
sistemas afins, nacionais e internacionais; 
 VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de 
arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo 
constante atualização. 
Veja que cabe aos órgãos setoriais do SIGA a elaboração e aplicação dos planos de classificação e 
da tabela de temporalidade. Estes são os mais importantes instrumentos de gestão documental que 
acabamos de estudar. 
Por último, nesse processo de conhecimento mais profundo do SIGA, vale saber que o mesmo 
decreto cria uma comissão de coordenação do SIGA composta por: 
• Diretor Geral do Arquivo Nacional (seu órgão central). 
• Outro representante do Arquivo Nacional, nomeado por seu diretor geral e que será o 
coordenador geral do SIGA. 
• Um representante do SISP e outro do SISG. 
• Coordenadores de subcomissões de Ministérios e órgãos equivalentes. 
Esta comissão tem por finalidade: 
• Assessorar o órgão central. 
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• Propor políticas e normas relativas à gestão de documentos. 
• Propor alterações ou adaptações necessárias aos mecanismos de gestão de documentos. 
• Avaliar os resultados e propor os ajustes necessários para aprimorar o SIGA. 
 
 
(NC-UFPR/UFPR/Arquivista/2017) O Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, organiza sob a forma 
de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), as atividades 
de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal. Em 
relação aos seus integrantes, a função de órgão central é exercida: 
a) pelo Ministério da Justiça. 
b) pelo Conselho Nacional de Arquivos. 
c) pelo Arquivo Nacional. 
d) pela Casa Civil da Presidência da República. 
e) pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. 
Comentário: 
 
Acabamos de estudar em relação ao SIGA que seu órgão central é o Arquivo Nacional. Veja o que diz o 
inciso I do artigo 3o do Decreto 4.915/2003: 
Art. 3o - Integram o SIGA: 
I - como órgão central, o Arquivo Nacional. 
Dessa forma, a alternativa C é a correta e é o gabarito da questão. 
Não confunda! 
Conarq-> vinculado ao Arquivo Nacional. 
SINAR -> Conarq é órgão central. 
SIGA -> Arquivo Nacional é o órgão central. 
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3.3 - Níveis de aplicação de programas de Gestão de Documentos 
 
Em relação aos níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos, a título de prova, 
necessário saber que temos 4 níveis: 
NÍVEL MÍNIMO 
Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de 
documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente. 
NÍVEL MÍNIMO AMPLIADO 
Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. 
 
NIVEL INTERMEDIÁRIO 
 
O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como a 
adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elaboração e gestão de formulários, 
elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc. 
NÍVEL MÁXIMO 
O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e intermediário), 
complementados por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de 
máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc. 
 
(IDECAN/SEP-PR/Agente Administrativo/2014) De acordo com Indolfo et al (1993, p. 15-16), a aplicação 
de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis: mínimo, 
mínimo ampliado, intermediário e máximo. Diante do exposto, é correto afirmar que um órgão que 
pretende aplicar um programa de gestão de documentos no nível mínimo deve 
a) implantar sistemas de arquivos. 
b) ter um ou mais centros de arquivamento intermediário. 
c) adotar programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondência. 
d) possuir gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação. 
e) contar com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para 
recolher à instituição arquivística públicas aqueles de valor permanente. 
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Comentário: 
Antes de analisar as alternativas, vamos voltar à teoria. 
Vimos acima que o nível mínimo de aplicação de um programa de gestão de documentos consiste em 
contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para 
recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente. 
Assim, a alternativa E é a correta e é o gabarito da questão. Note que traz a definição literal de nível 
mínimo de aplicação de um programa de gestão de documentos. 
Na letra A o examinador fala na implantação de sistemas de arquivos, que não alcança sequer o nível 
mínimo da implantação dos programas de gestão de documentos. 
A alternativa B por sua vez traz a definição de nível mínimo ampliado, com a existência de arquivos 
intermediários. 
Na letra C o examinador lista características do nível intermediário, como programas básicos de elaboração 
e gestão de formulários e correspondência. 
Na alternativa D a definição já atinge o nível máximo da aplicação de programas de gestão de documentos, 
com a gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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4 - Fundamentos legais de Gestão de Documentos 
 
4.1 - Introdução 
Já tivemos a oportunidade de observar e debater a inclusão do tema gestão de documentos na 
legislação. 
Desde a Constituição Federal de 1988 até, especialmente, a Lei Nacional de Arquivos, Lei 
8.159/1991, alguns instrumentos trazem em seus textos referências à atividade de gestão de documentos. 
Como vimos, tal normatização foi significativamente importante pois trouxe outro papel à atividade 
arquivística. Definiu suas competências e, sobretudo, atribuiu claras responsabilidades ao Estado e as 
demais instituições envolvidas, acerca de todo o processo de gestão de documentos, do nascimento até 
sua destinação final, tendo sempre como maiores objetivos a garantia do acesso e da transparência, a 
eficácia e a eficiência de todo o processo e a preservação do patrimônio arquivístico nacional. 
As bancas, sabendo disso, cobram algumas referências legais dos candidatos. Por isso trago aqui 
algumas referências legais que costumam ser cobradas em prova. Veja a seguir. 
4.2 - Legislação aplicada 
Vale começar pela Constituição Federal de 1988. Em seu artigo 216, parágrafo 2o, temos a seguinte 
referência ao papel do Estado: 
Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação 
governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. 
Note que estamos falando de uma clara atribuição ao Poder Público em relação a gestão e acesso 
as informações sob sua responsabilidade, endereçando diretamente as questões de acesso, transparência 
e gestão do processo, acima descritas. 
A Lei Federal 8.159/1991 vai na mesma linha e reforça a atribuição ao Poder Público da 
responsabilidade de gestão e preservação de documentos de arquivos. Vejamos seu artigo 1o: 
É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de 
arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento 
científico e como elemento de prova e informação. 
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Veja que a Lei 8.159/91, além de reforçar a responsabilidade sobre a gestão do processo, traz ainda 
claramente a questão da proteção e/ou preservação dos documentos como instrumentos de apoio a várias 
frentes do Estado. 
Saindo do geral e caminhando mais para o específico, a mesma lei em seu artigo 3o define agora o 
que é gestão de documentos. Isso cai bastante. Grave esta definição e seus principais termos. Anote aí: 
 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes 
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Bem, avançando um pouco mais, vamos agora a atribuição dos papéis aos demais integrantes deste 
processo, ou seja, seus Estados, DF e Municípios. Veja que a própria Lei Nacional dos Arquivos entra nesse 
âmbito na sequência, em seu artigo 17: 
A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições 
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 
Em seguida e para concluir, a própria Lei 8.159/91 atribui as legislações específicas a definição dos 
critérios e normas para a gestão documental em cada um dos entes citados. Veja o artigo 21: 
Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e 
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos 
documentos observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei. 
Dessa forma note que após o surgimento dos papéis do Estado na CF 88, a Lei Nacional de Arquivos 
endereça novamente o tema, define especificamente o que deve ser entendido por gestão de documentos 
e atribui ao estados, Distrito Federal e municípios a responsabilidade de gestão e legislação apropriada 
sobre o tema, deixando claros os papéis e responsabilidades sobre quem faz o que. 
 
 
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(CESPE/ICMBio/Técnico Administrativo/2014) A respeito de arquivologia e da legislação arquivística, 
julgue o item a seguir. 
 
A responsabilidade pela gestão dos documentos dos órgãos públicos é do Arquivo Nacional. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está ERRADA. 
Vimos agora que a responsabilidade pela gestão dos arquivos públicos cabe à União, aos Estados, ao 
Distrito Federal e aos Municípios, e deve ser regulamentada por legislação específica segundo a Lei 
8.159/91. 
A própria Lei Nacional dos Arquivos atribui ao Arquivo Nacional as suas responsabilidades. Veja quais são 
elas no artigo 18 da lei. Note que apenas a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e 
recebidos pelo Poder Executivo Federal está a cargo do Arquivo Nacional: 
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos 
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e 
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. 
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades 
regionais. Nos demais casos a gestão e o recolhimento dos documentos dos órgãos públicos variam de 
acordo com o Poder e a esfera federativa. 
Veja os artigos abaixo, da mesma Lei: 
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e 
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e 
oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua 
guarda. 
Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e 
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado 
o disposto na Constituição Federal e nesta Lei. 
 
(CESPE/PF/Escrivão de Polícia Federal/2013) Acerca de arquivologia, julgue o item. 
A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação arquivística brasileira, visa garantirque os 
arquivos sejam instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e 
elementos de prova e informação. 
a) Certo 
b) Errado 
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Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Estudamos isso no artigo 1o da Lei 8.159/1991, lembra? Reveja o que diz o artigo: 
"É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como 
instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de 
prova e informação", ou seja, literalmente o enunciado da questão. 
5 - Gestão de Documentos nos arquivos correntes 
 
5.1 - Arquivos Correntes 
Bem, antes de falar da gestão de documentos nos arquivos correntes, vale lembrar o próprio 
conceito de arquivo corrente. 
O chamado arquivo corrente é o arquivo de primeira idade ou primeira fase do ciclo documental. 
São compostos pelos conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam 
objeto de consultas frequentes. Todos os documentos de arquivo passam necessariamente pelo arquivo 
corrente. 
Devem sempre permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois existem em 
função do cumprimento de sua finalidade administrativa. Possuem valor primário e sua consulta é restrita 
ao produtor. Essa é a primeira fase do ciclo de vida dos documentos. 
Para complementar veja as definições do DBTA e da Lei 8.159/1991 para arquivo Corrente: 
Para o DBTA... 
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto 
de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua 
administração. 
...e para a Lei Nacional dos Arquivos. 
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e 
permanentes. 
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem 
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. 
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5.2 - Introdução ao Protocolo 
A normatização para o tratamento de documentos em fase corrente leva a otimização do emprego 
dos recursos humanos e materiais existentes, assim como permite que se aproveite ao máximo a 
disponibilidade de informações para o processo de tomada de decisão da instituição, possivelmente o 
maior objetivo da gestão arquivística. 
Nunca se esqueça que essa normatização - que se aplica especialmente ao arquivo corrente por ser 
esse o que apresenta a maior frequência de uso em relação aos documentos custodiados - visa facilitar a 
recuperação mais rápida dos documentos e a disponibilização da informação neles contida, além de 
racionalizar sua guarda e conservação. 
O documento em estágio corrente é aquele que se mostra mais necessário ao desenvolvimento das 
atividades de uma organização, dessa forma, todos os procedimentos relativos à sua classificação, registro, 
autuação, controle de tramitação, expedição e arquivamento tem o maior objetivo de facilitar o acesso as 
informações nele contidas. 
Todas essas operações caracterizam os serviços de gestão de documentos correntes, cuja unidade 
responsável é o PROTOCOLO, que estudaremos em detalhes na próxima aula. 
 
Preste atenção pois isso cai em prova como pegadinha! O Protocolo (embora esteja diretamente 
relacionado ao arquivo corrente, de primeira idade), faz parte da 2a fase do processo de gestão de 
documentos, a utilização (as três fases são: produção, utilização e destinação, não se esqueça). 
Dentro desse contexto, as maiores vantagens da gestão de documentos no arquivo corrente são: 
• Disponibilizar rapidamente informações sensíveis e importantes para o processo de tomada 
de decisões nos mais diversos níveis (estratégico, tático e operacional); 
• Otimizar o aproveitamento dos recursos humanos, orçamentários e materiais disponíveis; 
• Aumentar a eficiência no desempenho das atividades administrativas, potencializando os 
resultados e as metas propostas; 
• Agilizar e manter a segurança do processo de busca e recuperação das informações; 
• Contribuir para a guarda adequada da documentação e para o aperfeiçoamento da política 
de preservação dos documentos. 
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(CESPE/STM/Técnico Judiciário/2018) A respeito da gestão de documentos, julgue o item. 
O protocolo é uma atividade da fase de utilização do programa de gestão de documentos. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Esta questão é excelente para evitar que o candidato caia nessa pegadinha clássica das bancas. 
O Protocolo faz parte da SEGUNDA fase da gestão de documentos. Relembre: 
 
Preste atenção nisso pois é muito comum o candidato se confundir e, assumindo que o Protocolo está 
ligado ao arquivo corrente e a tudo que ocorre na primeira idade documental (e isto está correto!), acabe 
achando também que tudo isso faz parte da primeira fase da gestão de documentos, mas não faz! Faz 
parte da segunda. 
A primeira fase da gestão de documentos diz respeito a criação, ao nascimento do documento. As 
atividades de protocolo vêm mais adiante. 
 
 
•Racionalização na criação de documentos.
•Otimização do uso de recursos.
•Escolha criteriosa dos equipamentos e pessoas empregados no processo.
1a FASE - PRODUÇÃO
•Fluxo percorrido pelo documento no cumprimento de sua função administrativa.
•Armazenamento após o encerramento.
•Atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento.
2a FASE - UTILIZAÇÃO
•Estabelecimento de prazos de guarda e destinação final.
•Eliminação periódica de documentos.
•Transferência e recolhimentos de documentos para seus respectivos arquivos.
3a FASE - AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
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6 - Terminologia Arquivística Aplicada 
Como nas demais aulas, vamos agora mais uma vez ao Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística estudar mais alguns termos e suas definições literais. 
Lembro sempre que essa é uma tarefa imprescindível do estudante de Arquivologia. As bancas 
cobram com frequência o conhecimento literal de certas definições e, o único jeito de matar essas 
questões, é estudando o dicionário. 
Toda aula estudamos parte dele, sempre relacionada ao que acabamos de ver em aula. 
Vamos a mais alguns termos! 
 
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Para este termo o DBTA não traz definição específica, apenas refere-se à gestão de 
documentos, ou seja, os consideram sinônimos. Importante saber isso para a prova! 
ARQUIVO CORRENTE 
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas 
frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 
Junto com o arquivo intermediário é o local onde ocorre todo o processo de gestão de 
documentos. Nunca se esqueça que é um local de consultas frequentes e que acumula de forma 
natural e orgânica documentos revestidos de valor primário, ou seja, importante para as 
atividades da organização sob o ponto de vista administrativo. 
AVALIAÇÃO 
 
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Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, 
de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
É uma das atividades da gestão de documentos, ao lado da classificação, seleção e destinação.O mais importante aqui é lembrar que na avaliação define-se o prazo de guarda e a destinação 
do documento: eliminação ou guarda permanente. É isso que cai em prova! 
 
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 
 
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda 
permanente ou eliminação. 
O Ciclo Vital abrange as três idades documentais e os arquivos corrente, intermediário e 
permanente. Fundamental lembrar e não confundir: a gestão de documentos ocorre nos 
arquivos corrente e intermediário! 
CLASSIFICAÇÃO 
 
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual 
sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 
A Classificação tem várias definições no DBTA. Essa é a que particularmente nos interessa nesse 
momento. É mais uma das atividades da gestão de documentos ao lado da avaliação, seleção e 
destinação. 
Neste momento do curso, classificação é, na prática, a identificação do documento com base no 
seu assunto principal e a atribuição a ele de um código, que permitirá que seja feita a avaliação, 
seleção e destinação, que são as próximas atividades da gestão de documentos. 
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO 
 
Código derivado de um plano de classificação. 
É o código que é atribuído ao documento, após identificado o seu assunto e sua 
correspondência no plano de classificação adotado. 
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO 
 
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela 
elaboração de tabela de temporalidade. 
 
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Vimos no Decreto 4.915/2003, que normatiza o SIGA, uma referência concreta a Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos, comissão mista, responsável, entre outras coisas, por 
elaborar e aplicar a tabela de temporalidade e destinação de documentos. 
Veja o inciso V do artigo 5o do Decreto que diz que "Compete aos órgãos setoriais" do SIGA: 
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que 
trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do 
Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos 
às atividades-fim. 
O Decreto 4.073/2002 em seu artigo 18, por sua vez, define as Comissões Permanentes de 
Avaliação de Documentos. Vejamos: 
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão 
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o 
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu 
âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e 
a eliminação dos destituídos de valor. 
DESCARTE 
 
Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação. 
Importante conhecer o termo pois, pelo próprio DBTA é equiparável à eliminação. Portanto, se o 
examinador se referir a descarte, entenda que está falando do que chamamos de eliminação 
até aqui. 
DESTINAÇÃO 
 
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda 
permanente, descarte ou eliminação. 
Outra atividade do processo de gestão de documentos ao lado da classificação, avaliação e 
seleção. Note que a destinação ocorre com base na avaliação e completa-se com a seleção que 
propriamente separa os documentos elimináveis dos de valor secundário e que, portanto, 
devem ser preservados. 
ELIMINAÇÃO 
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Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também 
chamada expurgo de documentos. 
Vimos acima que o termo eliminação é equiparável a descarte e aqui vemos que é também 
equiparável a expurgo. Dessa forma, não se confunda: Eliminação = Descarte = Expurgo. 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou 
recolhimento. Também chamado administração de documentos. 
Bem, essa é a definição que mais tratamos em aula. Note que é basicamente a mesma prevista 
na Lei 8.159/1991 e cita o "conjunto de procedimentos e operações", as fases "corrente e 
intermediária" e a sua "eliminação ou recolhimento". 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
 
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento 
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do 
arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. 
O Plano de Classificação é, ao lado da Tabela de Temporalidade, um dos mais importantes 
documentos do processo de gestão de documentos. Deve classificar todo e qualquer documento 
produzido ou recebido por um órgão no exercício das suas atividades. 
PLANO DE DESTINAÇÃO 
 
Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos. 
É o plano gerado a partir da avaliação e decisão da destinação final do documento. 
PRAZO DE ELIMINAÇÃO 
 
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor 
permanente deverão ser eliminados. 
Estudaremos esse tema mais a fundo, mas, por enquanto, fundamental saber que o prazo de 
eliminação vem indicado na tabela de temporalidade, deixando claro após que período o 
documento sem valor permanente deve ser eliminado. 
PRAZO DE GUARDA 
 
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Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos 
deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é 
efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção. 
Também entraremos mais a fundo nesse tema adiante, mas importante saber que o prazo de 
guarda indica após que momento a decisão sobre a destinação é, de fato, implementada, 
levando o documento à eliminação ou ao recolhimento para custódia permanente. Baseia-se na 
legislação vigente e nas necessidades administrativas da instituição. 
PROCESSAMENTO TÉCNICO 
 
Expressão utilizada para indicar as atividades de identificação, classificação, arranjo, descrição e 
conservação de arquivos. Também chamado processamento arquivístico, tratamento arquivístico ou 
tratamento técnico. 
Termo que designa grupo de atividades que abrange boa parte do processo de gestão de 
documentos. 
PROTOCOLO 
 
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e 
expedição de documentos. Ver também arquivo corrente e unidade protocolizadora. 
 
 
O Protocolo será o principal tema de nossa próxima aula. Agrupa uma lista de atividades que 
fazem parte do arquivo corrente e do processo de gestão de documentos. Nunca se esqueça: o 
Protocolo faz parte do Arquivo Corrente (primeira idade), porém faz parte da segunda fase do 
processo de gestão de documentos, a Utilização! 
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO 
 
Identificação ou localização da informação desejada. 
Lembre-se que esse é sempre um dos maiores, senão o maior objetivo, do processo de gestão de 
documentos: garantir o acesso e a localização, de maneira simples e rápida, da informação 
certa, para a pessoa certa na hora certa. 
SELEÇÃO 
 
Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante 
critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. 
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