Competências Secretariais

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Competências secretariais
Desde a década de 1950, a profissão secretarial vem evoluindo, em qualidade 
e quantidade, aperfeiçoando seu perfil com base nas transformações do mundo do 
trabalho e nos critérios de excelência e competitividade empresarial. É uma profissão 
em ascensão, visto que o profissional tem se destacado no universo organizacional 
pela suas competências, que permitem uma atuação ainda mais assertiva, estratégica 
e comprometida com o sucesso do negócio.
Neste capítulo, busca-se conduzir o leitor a compreender o perfil atual do secre-
tário, elucidando as competências necessárias para o pleno desempenho desse profis-
sional. Inicia-se com a discussão do termo competência, seguindo com a exposição das 
competências técnicas, analíticas, de ação, comportamentais e relacionais.
Entendendo o termo “competência” 
O contexto econômico vigente imprime uma nova lógica no processo de traba-
lho, que requer competências relacionadas ao conhecimento, ao comportamento e à 
capacidade de abstração. Requer um perfil profissional que privilegia a criatividade, a 
interatividade, a flexibilidade e o aprendizado contínuo, que seja capaz de interpretar 
dados e sinais emitidos pelos novos sistemas, agindo proativamente a partir desses 
dados, atuando como agente do processo de inovação.
Hirata (2002, p. 130) explica que o modelo produtivo flexível exige qualificações 
profissionais que contrastam com os modelos anteriores. Trata-se “[...] da capacidade 
de pensar, de decidir, de ter iniciativa e responsabilidade, de fabricar e consertar, de 
administrar a produção e a qualidade”. Em outras palavras, refere-se ao profissional fle-
xível, polivalente e multifuncional, que sabe lidar com uma variedade de funções, sabe 
integrar-se a diferentes formas de agregação e mobilização de trabalhos. Isso porque o 
principal objetivo das organizações passa a ser a flexibilidade às mudanças, a inovação 
através da criatividade dos seus funcionários e a melhoria contínua dos produtos, ser-
viços e processos organizacionais.
Verifica-se, nesta conjuntura, que o saber fazer é insuficiente. É necessário agregar 
outras capacidades como a de saber aprender ou aprender a aprender. O conhecimen-
to técnico por si só não atende a maneira atual de trabalhar a informação, a comple-
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xidade dos processos e os critérios de excelência. Por isso, o ser humano deve buscar 
aprendizagens que o levem a ter conhecimento integral e não apenas do fazer, desta-
cando que essa busca é contínua, por toda a vida, ou seja, desde seu nascimento até a 
morte. Portanto, são mudanças de paradigmas que exigem maior formação, qualifica-
ção e capacidade intelectual dos profissionais.
No tocante ao conhecimento integral, a Comissão Internacional sobre a Educação 
para o Século XXI, no relatório para a Unesco, coordenado por Delors (1999), apontou 
quatro aprendizagens como os pilares do conhecimento da pessoa ao longo de sua vida:
 Aprender a conhecer: adquirir os instrumentos da compreensão; aprender a 
aprender, exercitando a atenção, a memória e o pensamento.
 Aprender a fazer: adquirir qualificação profissional e social em termos de com-
petências que tornem o indivíduo apto a enfrentar as diversas situações, a tra-
balhar em equipe e a agir sobre o meio em que está inserido.
 Aprender a viver juntos: desenvolver a capacidade de participação e coopera-
ção da pessoa; aumentar a compreensão do outro e o respeito pelos valores 
pluralistas; tomar consciência das semelhanças e interdependências dos seres 
humanos.
 Aprender a ser: desenvolver a pessoa em suas diversas dimensões, para que 
tenha pensamentos autônomos e críticos, assim como liberdade de discerni-
mento, sentimento e imaginação, necessários para ampliar os seus talentos e 
ser dono de seu destino.
Diante do exposto, o termo competência é utilizado para representar um conjun-
to de conhecimentos, habilidades e atitudes, que agregam valor à organização e ao 
indivíduo. Deste modo, a competência compreende o domínio de diferentes saberes: 
saber, saber fazer e saber ser, de tal modo que competência e aprendizagem estão 
conectadas, servindo-se uma da outra. Uma competência demanda novas aprendi-
zagens, assim como a aprendizagem pode levar a uma nova competência. Portanto, 
competência envolve formação, ação, resultado e autodesenvolvimento, sobretudo, a 
permanente aprendizagem e qualificação.
Principais competências necessárias aos secretários 
As mudanças no modo de produção e no perfil dos trabalhadores são facilmen-
te percebidas no campo secretarial. A atuação do secretário transformou-se de pura-
mente operacional para gerencial, logo, as competências exigidas não são apenas de 
ordem técnica, mas também cognitivas, analíticas, de relação, entre outras.
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Atualmente os secretários estão inseridos nos mais diversos tipos e áreas orga-
nizacionais:
 em organizações públicas, privadas e do terceiro setor;
 em micro, pequenas, médias e grandes empresas;
 em indústrias, comércio, serviços;
 em diferentes departamentos/setores empresarias: recepção, marketing, re-
cursos humanos, comércio exterior, contabilidade, diretoria, financeiro.
Independente do tipo e porte organizacional da empresa, o secretário desempe-
nha papel fundamental e vem se destacando pelas suas competências e contribuições 
ao sucesso da organização.
A lógica estabelecida é que para o pleno desempenho da profissão um leque 
de competências são necessárias. As atividades secretariais desenvolvidas numa or-
ganização pública poderão ser diferentes das da privada, do mesmo modo que as 
atividades desenvolvidas no setor de marketing não necessariamente são idênticas 
às da recepção, mas, as competências, por contemplarem diferentes saberes – saber, 
saber fazer e saber ser –, possibilitam a atuação apropriada do sujeito em qualquer 
ambiente em que atue. Deste modo, as competências são apontadas considerando 
as funções exercidas pelos secretários atualmente, de assessoria, gestão, consultoria e 
empreendedorismo.
Para melhor compreensão do perfil secretarial, as competências são subdivididas 
em três categorias: 1) técnica, 2) analítica e de ação e 3) comportamental e relacional. 
Destaca-se que algumas competências poderiam ser abordadas em mais de uma ca-
tegoria, entretanto, foram elencadas na categoria que melhor explica a especificidade 
do trabalho secretarial.
Competências técnicas 
As competências técnicas estão mais direcionadas ao saber fazer, no entanto, 
também exigem competência intelectual, cognitiva e analítica. O profissional que 
agregar à sua prática o conhecimento teórico, a abstração, o diagnóstico e a reflexão 
fará uso mais apropriado de tais técnicas e metodologias de trabalho. Além disso, sen-
tir-se-á mais bem embasado e preparado para modificar e melhorar a sua prática.
Ao secretário é necessário o domínio das técnicas secretariais, de tecnologias e de 
idiomas estrangeiros, para que o resultado do seu trabalho seja positivo.
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Técnicas secretariais: estão intimamente ligadas às atividades específicas da área 
secretarial: atendimento, agendamento, redação de documentos, arquivística, organi-
zação de viagens, eventos, reuniões. Cada uma dessas atividades possui determinadas 
técnicas para execução, que se desenvolvidas produzem melhores resultados. Deste 
modo, ao organizar um evento, por exemplo, se o secretário conhecer e utilizar as téc-
nicas e metodologias apropriadas nas três fases que compreendem o evento (planeja-
mento, execução e avaliação) economizará tempo, dinheiro e recursos humanos, além 
de atingir mais facilmente os objetivos almejados. A formação secretarial em nível téc-nico, tecnológico, bem como os primeiros semestres do bacharel enfatiza a apropria-
ção do aluno das técnicas secretariais, o que não significa que a atuação do secretário 
se restringe às técnicas, mas que o profissional não poderá inserir-se no mercado de 
trabalho sem o domínio de pelo menos esses conhecimentos.
Uso de tecnologias: atualmente muitos recursos tecnológicos estão disponíveis, 
e se conhecidos pelos secretários são mais bem usufruídos e muito contribuem na oti-
mização do trabalho e no resultado final. Não se imagina nos dias de hoje um secretário 
que não utiliza microcomputador, internet, e softwares como Word, Excel, Power Point. 
Essas ferramentas, apesar de populares, ainda não são totalmente absorvidas por desco-
nhecimento dos usuários. A mala direta disponível no Word é um exemplo; nem todos 
os secretários sabem trabalhar com essa ferramenta, que agiliza bastante o trabalho 
de endereçamento e destinação de correspondências. O Gerenciamento Eletrônico de 
Documentos (GED) também possibilita uma gama de ferramentas, no entanto, ainda é 
pouco utilizado pelos secretários. Tem-se também à disposição vários Sistemas de Infor-
mações Gerenciais (SIG) e Sistemas de Apoio à Decisão (SADs) com inúmeros recursos 
de aquisição, armazenamento, distribuição, tratamento e disponibilização das informa-
ções, que devem ser dominados pelos secretários, mesmo porque eles alimentam as 
bases de dados e fazem uso das informações e relatórios fornecidos por tais sistemas.
Idiomas estrangeiros: o uso apropriado de idiomas estrangeiros é outra compe-
tência importante para os secretários, pois contatos telefônicos com clientes estrangei-
ros ou empresas multinacionais, tradução de textos técnicos, visitas de pessoas do ex-
terior ou até mesmo viagens internacionais têm sido rotina nas empresas. O secretário 
precisa se comunicar com os clientes estrangeiros, estabelecendo um vínculo efetivo 
entre a empresa e o cliente e para isso é essencial que domine especialmente o inglês 
e o espanhol. O inglês, por ser utilizado no mundo como língua franca, e o espanhol, 
por ser o idiomoa utilizado pela maioria dos países pertencentes ao Mercosul e por ser 
o segundo idioma mais utilizado em relações internacionais e comerciais, posterior 
ao inglês. O conhecimento do idioma pressupõe as habilidades de ler, escrever, falar 
e compreender, bem como o conhecimento da cultura, valores e hábitos que possam 
permitir a interação e a comunicação efetiva com outros povos.
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Competências analíticas e de ação 
As competências analíticas e de ação representam a análise apurada dos fatos, 
situações e problemas para posterior intervenção de acordo com os princípios, estra-
tégias e cultura organizacional. São também consideradas competências de gestão e 
requerem conhecimento amplo do negócio e do contexto em que este está inserido, 
bem como conhecimento cognitivo no sentido de saber lidar com as informações e 
saber aprender.
A formação em secretariado, em nível tecnológico e principalmente bacharel, 
possibilita o desenvolvimento das competências analíticas e de ação, que também são 
aperfeiçoadas diariamente com a prática profissional.
Planejamento: refere-se à atividade de formular objetivos, planos, metas e os 
meios para alcançá-los. O secretário projeta ações (o que fazer), delineia objetivos (para 
que fazer), define prioridades e prazos (quando fazer) e a metodologia a ser adotada na 
ação (como fazer), ou seja, pratica o planejamento em consonância com os propósitos 
e estratégias institucionais, que é essencial para evitar desperdícios de tempo, recursos 
e pessoas e reduzir imprevistos. Agendas, reuniões, viagens, eventos são atividades 
cotidianas do secretário e que exigem planejamento criterioso para que o resultado 
seja satisfatório.
Visão sistêmica: capacidade para perceber a integração e interdependência das 
partes que compõem o todo, visualizando tendências e possíveis ações capazes de in-
fluenciar o futuro, o que demanda conhecimento amplo da organização e do contexto 
em que ela está inserida. É uma competência muito importante aos secretários atual-
mente, tendo em vista as especificidades de sua atuação. O secretário funciona como 
elo entre pessoas, setores e níveis hierárquicos da empresa, para tanto, precisa compre-
ender as funções de cada um, as possibilidades de integração e principalmente a inter-
dependência entre eles. O secretário funciona ainda como referência ao público interno 
e externo. É comum colegas buscarem no secretário informações de onde conseguir 
determinado objetivo ou onde solicitar certo procedimento, assim como os clientes ini-
cialmente chegam ao secretário para resolver seus problemas. Tudo isso, exige que o se-
cretário tenha visão sistêmica da empresa, onde começa e termina cada processo, qual 
valor é agregado em cada setor envolvido no processo, para então agir com segurança, 
direcionar corretamente as pessoas e atender as expectativas de seu público.
Estratégia: o contexto de mudanças faz parte do cenário das organizações, exigindo 
constante adaptação para que sobrevivam nesse complexo ambiente a que estão sub-
metidas. Essa constatação tem desafiado as empresas a desenvolverem estratégias que 
permitam uma rápida adaptação às imposições do meio e um diferencial competitivo. 
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Estratégia consiste em um “[...] padrão ou plano que integra as principais metas e sequên-
cia de ações de uma organização em um todo coerente” (MINTZBERG; QUINN, 2001, p. 20). 
A atuação do secretário deve ser coerente com as estratégias organizacionais, além de 
colaborar na análise e redefinição das mesmas. Em contatos com os clientes, por exem-
plo, deve ter em mente as estratégias do negócio, para uma atuação coerente. Pensar 
e agir estrategicamente implica analisar os fatores internos e externos, bem como for-
mular, analisar e avaliar as diretrizes, por isso exige conhecimento de planejamento 
estratégico e perfil analítico.
Tomada de decisão: decidir consiste na escolha entre duas ou mais alternativas 
de ação, e que possibilitem o resultado esperado. O processo decisório faz parte do 
trabalho secretarial, pois o secretário a todo momento toma decisões, identifica e solu-
ciona problemas inerentes ao seu trabalho, além de assessorar seus superiores nessas 
atividades, a partir do fornecimento de informações que o embasarão na decisão. 
A autonomia do secretário para tomar decisões vem aumentando consideravelmente 
e quando ele depende da decisão superior, leva a situação e também sugestões em 
forma de opções de encaminhamentos. Para uma atuação assertiva, além de perceber, 
analisar e compreender a situação/problema e suas inter-relações, necessita conhecer 
amplamente os processos, as estratégias e a dinâmica organizacional de forma a facili-
tar a arte de julgamento e a ação na solução.
Organização: diz respeito ao desenvolvimento de um conjunto de ações, visando 
atingir o que foi planejado, para tanto, é necessário distribuir tarefas, delegar funções, 
autoridades e responsabilidades e gerenciar os recursos internos (materiais, financei-
ros, humanos). Ao secretário cabe disponibilizar informações, materiais e os recursos 
necessários, delegar atribuições entre as pessoas, visando ao desenvolvimento ade-
quado. Precisa desenvolver o senso de organização para então organizar as atividades 
e o seu espaço de trabalho e o das pessoas que assessora. A organização do secretá-
rio pode ser percebida até mesmo na qualidade das informações que possui, se são 
confiáveis ou não; na quantidade de papéis e objetos sob sua mesa e dos superiores; 
na forma como os móveis e equipamentos estão disponibilizados no ambiente. Todos 
esses fatores influenciam na qualidade do trabalho e no resultado final.
Proatividade: significaa capacidade de interferir de maneira consciente, positiva 
e responsável e no tempo certo. Iniciativa e dinamismo fazem parte do comportamen-
to proativo, bem como agilidade, assertividade, prontidão e objetividade. Através do 
significado da competência podemos entender porque os secretários proativos são 
tão requisitados nos ambientes organizacionais. Profissionais que agem acertadamen-
te, de acordo com a situação, e após terem realizado análise da situação e suas inter- 
-relações. Portanto, ao perceber um problema, o profissional, antes de qualquer ação, 
irá analisar o fato buscando entender as causas que originaram o problema, irá dialo-
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gar com as pessoas envolvidas para, com segurança e objetividade, resolver a situação. 
Por isso, a agilidade por si só não representa proatividade, se a ação não for adequada. 
A ação necessita ser no momento ideal.
Controle: diz respeito ao processo de acompanhar e avaliar o progresso em direção 
às metas definidas no planejamento, identificando possíveis desvios a tempo de rever as 
ações. O controle é muito frequente na rotina secretarial: de receitas, despesas, informa-
ções, documentos, entrega, matéria-prima, materiais de expediente, notas fiscais, ponto 
dos funcionários, transporte, estoque, venda, compra, telefonemas, clientes, fornece-
dores, reclamações, processos, faturamento, entre inúmeros outros. Esses controles são 
necessários para o secretário e seus superiores terem conhecimento sempre atualizado 
do andamento do negócio e a partir disso tomarem as decisões cabíveis, assegurando o 
alcance das metas organizacionais. Os resultados obtidos devem ser avaliados constan-
temente a fim de modificar as ações e promover melhorias nos processos de trabalho. 
Os controles são importantes ferramentas de gestão, contudo, se usados em excesso, 
podem dificultar o trabalho ao invés de favorecer e podem coibir a interação entre as 
pessoas.
Competências comportamentais e relacionais 
As competências comportamentais e relacionais também são relativas à gestão, mas 
estas focalizam o aprender a ser e conviver com os outros, num clima propenso ao desen-
volvimento de todos, de respeito, cooperação e participação espontânea. Atenta para a 
capacidade de o secretário produzir pensamentos próprios e de aprofundar conhecimen-
to sobre si e sobre os outros, fazendo uso dessa capacidade na sua prática de trabalho.
Comunicação: o secretário comunica-se com diferentes públicos, internos e exter-
nos, e necessita se fazer entender, caso contrário poderá ocasionar conflitos, mal-entendi-
dos, perda de clientes, por isso essa competência é primordial. Comunicação oral, escrita, 
não verbal, todas são comuns no trabalho secretarial. Representa a capacidade de ouvir, 
expressar suas ideias de forma clara, entender o contexto da mensagem, argumentar 
com coerência, sobretudo, compreender o processo comunicativo em sua totalidade.
Criatividade: a criatividade advém do ato de pensar, pois quando se pensa 
provocam-se mudanças na consciência e na forma de ver e entender os fenômenos. 
O pensamento criativo produz uma nova ideia, que significa algum tipo de mudança. 
Assim, é por meio da reflexão que se criam novas soluções para dificuldades e proble-
mas, novos produtos, novos conhecimentos, melhorias no trabalho e nos processos or-
ganizacionais. O secretário que desenvolve sua criatividade está em constante busca, 
aprende e possibilita que a organização aprenda, registra e valoriza suas ideias e as da 
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equipe, fica atento ao seu redor, inova, sugere melhorias, percebe soluções inovadoras. 
Embora todas as pessoas sejam criativas em potencial, pois todas “pensam”, as organi-
zações disputam os trabalhadores que vão além das formas tradicionais de perceber 
os fenômenos, pois disso depende a competitividade do negócio.
Flexibilidade: o cenário atual, caracterizado por constantes mudanças e incerte-
zas, intensifica a necessidade de flexibilidade por parte das empresas e dos trabalha-
dores para que se adaptem a tais transformações. Isso significa que os padrões ante-
riores, as formas de realizar as atividades, de perceber o mundo são apenas referências 
para a prática atual. O contexto se modificou e aos poucos os profissionais precisam 
abandonar os modelos tradicionais que não atendem satisfatoriamente a nova rea-
lidade. Na área secretarial, a flexibilidade a mudanças foi uma das responsáveis pela 
transformação do perfil profissional, que no século XX focalizava a eficiência, a sub-
missão aos superiores e a execução das técnicas secretariais e que hoje participa e 
pensa estrategicamente o negócio, age com mais autonomia e gerencia o seu trabalho. 
A flexibilidade do secretário é percebida até mesmo na relação com os diferentes pú-
blicos, na atuação em áreas e setores empresariais distintos e no fato de assessorar 
outros profissionais, com pensamentos e características diferentes, o que exige flexi-
bilidade do secretário para se adaptar ao perfil e contexto de cada um. Além disso, o 
secretário demonstra flexibilidade ao estar aberto a inovações, novas metodologias 
e incentivando a desconstrução de modelos mentais impregnados. Esse é um papel 
fundamental nas empresas que desejam se manter no mercado.
Relação interpessoal: o secretário interage constantemente com pessoas de 
diferentes níveis culturais, intelectuais e hierárquicos, necessitando relacionar-se de 
acordo com a situação e o perfil das pessoas, isso é competência interpessoal. Onde há 
pessoas, há conflitos, mas estes devem ser encarados como positivos, visto que mobi-
lizam energias, desafiam a acomodação e rompem o equilíbrio da rotina. Para tanto, os 
conflitos devem ser administrados por meio do diálogo, da empatia, do feedback e da 
discussão das ideias, caso contrário poderão tornar-se negativos, ao promover a luta, 
a fuga e o excesso de competição entre as pessoas. Controle emocional, tolerância, 
harmonia, sensibilidade são habilidades necessárias, principalmente para contornar 
situações adversas e conflitantes.
Liderança: é o processo de designar pessoas, dirigir seus esforços, motivá-las, in-
fluenciá-las; capacidade de agregar pessoas em função de objetivos, visão e perspecti-
va comuns, o que exige conhecimentos sobre fundamentos de gestão de pessoas e de 
relações interpessoais. Essa competência é importante para os secretários pois, como 
já foi explicitado, eles estão em contato direto com diferentes públicos, mediando os 
relacionamentos, conciliando interesses individuais, grupais e institucionais, formando 
parcerias, catalisando os esforços grupais e estimulando o desenvolvimento da equipe. 
Neste caso, a empatia é uma habilidade que se destaca.
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Trabalho em equipe: a equipe é um grupo de pessoas com competências indivi-
duais complementares e que reúnem esforços em busca de objetivos comuns. Para o 
secretário é importante a capacidade de trabalhar em equipe, uma vez que estabelece 
com seus auxiliares e superiores uma equipe de trabalho, sendo a contribuição de cada 
integrante fundamental para o desempenho coletivo e para a geração de resultados 
satisfatórios. As qualidades de cada membro devem ser postas em evidência e as fra-
gilidades trabalhadas para que as pessoas e a equipe se desenvolvam. Comprometi-
mento, confiança, respeito e integração entre os membros elevam a produtividade e o 
resultado da equipe.
Negociação: capacidade de discutir, estimular e influenciar positivamente outras 
pessoas a colaborarem para a obtenção de consenso e atingir os propósitos institucio-
nais, o que não significa a imposição de ideias ou decisões. A negociação é inerente 
ao exercício da liderança e do trabalhoem equipe, por meio de acordos, cooperação 
e equilíbrio de soluções satisfatórias para as partes envolvidas. Na verdadeira nego-
ciação não há um vencedor, todos saem ganhando, mas isso depende da análise da 
situação, do planejamento da negociação, da discussão das alternativas e do estabe-
lecimento de um acordo. A negociação também implica capacidade de falar e ouvir o 
outro, persuadir, demonstrar segurança, coerência e credibilidade. O secretário que é 
um bom negociador, tanto com o público interno quanto externo, maximiza conside-
ravelmente sua empregabilidade e suas contribuições ao negócio.
Ética: o comportamento do secretário e a relação com os outros ainda são previs-
tos no Código de Ética Profissional da categoria, criado em 1989, que indica a atuação 
correta enquanto profissionais. A ética é fundamental em todas as situações e possibilita 
relações mais harmoniosas. Primar pelo profissionalismo, discrição, sigilo e atualização, 
cumprindo os deveres fundamentais, são as ênfases do presente código de ética.
Código de ética do profissional de secretariado
Publicado no Diário Oficial da União de 7 de julho de 1989.
Capítulo I – Dos Princípios Fundamentais
Art. 1.º Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa 
legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.
Art. 2.º O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos 
dos Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria 
categoria, com os poderes públicos e com a sociedade.
Art. 3.º Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a 
sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar 
a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais.
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Capítulo II – Dos Direitos
Art. 4.º Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as atribuições 
estabelecidas na Lei de Regulamentação; b) participar de entidades representativas da categoria; 
c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) 
defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria 
qualquer tipo de alusão desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada à dos profissionais 
de seu nível de escolaridade; f ) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja 
finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatível com a legislação 
trabalhista em vigor.
Capítulo III – Dos Deveres Fundamentais
Art. 5.º Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) considerar a profissão 
como um fim para a realização profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, 
sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, 
sempre procurando aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo 
de comunicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, 
sabendo colocar e expressar suas atividades; f ) procurar informar-se de todos os assuntos a 
respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de 
suas atividades; g) lutar pelo progresso da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; 
i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e 
orientações.
Capítulo IV – Do Sigilo Profissional
Art. 6.º A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, devem guardar absoluto sigilo 
sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.
Art. 7.º É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento 
da dignidade profissional da categoria.
Capítulo V – Das Relações entre Profissionais Secretários
Art. 8.º Compete às Secretárias e Secretários: a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, 
como forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional 
cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais; 
c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho 
político ou posição social; d) estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e 
competência.
Art. 9.º É vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício 
de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento 
de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário; 
c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou 
infração a este Código de Ética.
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Capítulo VI – Das Relações com a Empresa
Art. 10. Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a 
filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças 
administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua 
área de atuação; c) atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo 
de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação.
Art. 11. É vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para 
obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos 
demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho.
Capítulo VII – Das Relações com as Entidades da Categoria
Art. 12. A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas, 
colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos 
profissionais.
Art. 13. Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe.
Art. 14. Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se 
utilizar dessa posição em proveito próprio.
Art. 15. Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de 
atividade profissional.
Art. 16. As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e 
taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem.
Capítulo VIII – Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética
Art. 17. Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário.
Art. 18. Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos 
princípios e normas contidas neste Código.
Art. 19. As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a 
advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, 
através da Federação Nacional das Secretárias e Secretários.
Art. 20. Constituem infrações: a) transgredir preceitos deste Código; b) exercer a profissão sem que 
esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica; c) utilizar o nome da Categoria 
Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de 
Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/
ou em nível Nacional.
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Como vimos, a atuação secretarial nos dias de hoje requer as mais variadas com-
petências. O grau de necessidade de cada uma está relacionado com as funções e res-
ponsabilidades do profissional, podendo ser considerada competência principal ou 
complementar. Para o secretário que coordena uma equipe, por exemplo, a compe-
tência “trabalho em equipe” está entre as principais, enquanto paraoutros pode ter 
caráter complementar.
O quadro que segue tem o propósito de sintetizar essas competências, discutidas 
no decorrer do capítulo.
Competências técnicas Competências analíticas e de ação
Competências 
comportamentais e 
relacionais
Idiomas estrangeiros
Técnicas secretariais
Uso de tecnologias
Controle
Estratégia
Organização
Planejamento
Proatividade
Tomada de decisão
Visão sistêmica
Comunicação
Criatividade
Ética
Flexibilidade
Relação interpessoal
Liderança
Negociação
Trabalho em equipe
Esse conjunto de competências, específicas e genéricas, contempla o domínio de 
conhecimento teórico, empírico, social, cognitivo e analítico e evidencia que a atua-
ção do secretário atualmente está mais direcionada à gestão do que à operacionali-
zação, ressaltando a transformação do perfil correspondente ao da segunda metade 
do século XX. É necessário, no entanto, que o secretário se posicione de maneira que a 
organização perceba o seu potencial.
Tais competências ainda integram os planos pessoal, profissional e social, que são 
fundamentais para o desenvolvimento do trabalhador em suas múltiplas dimensões. 
Ao mesmo tempo, deflagram o processo inacabado de aprendizagem, a busca contí-
nua pelo saber, saber fazer e saber ser, o que significa que o sujeito nunca está “pronto”, 
mas em constante “construção”.
Os secretários desenvolvem essas competências especialmente por meio da for-
mação superior em secretariado e da experiência profissional, à medida que refletem, 
questionam e modificam a sua prática de trabalho.
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Texto complementar
Resoluções do IV Fórum Nacional de Debates 
sobre competências profissionais: níveis de atuação 
XVI CONSEC e V SIMISEC
(FENASSEC, 2008)
A Fenassec – Federação Nacional das Secretárias e Secretários e Sindicatos filia-
dos, docentes, profissionais e discentes de Secretariado e demais participantes do 
IV Fórum Nacional de Debates sobre Competências Profissionais – Empregabilidade 
do Profissional de Secretariado; durante o XVI Congresso Nacional de Secretariado; e 
V Simpósio Internacional de Secretariado, realizados no período de 20 a 23 de maio 
de 2008, em Brasília/Distrito Federal, num total de 834 congressistas, conscientes 
que a profissão de Secretariado é, em todas as suas dimensões, um grande desafio 
para a sociedade; que a atuação profissional e qualidade dessa prestação de serviço 
é responsabilidade conjunta das Instituições de Ensino, Entidades Representativas e 
participação individual dos integrantes da categoria profissional; que a construção 
de uma sociedade mais equilibrada depende da participação de todos os segmen-
tos da sociedade, referendam as deliberações a seguir:
A estrutura funcional dessa profissão deve ser compreendida como área se-
cretarial, subdividida em quatro subáreas: processos administrativos, comunica-
ção, atendimento e apoio logístico. Essas subáreas compreendem as seguintes 
atribuições:
 Processos Administrativos – organização do ambiente; organização do ex-
pediente diário; sistematização do fluxo de atividades e gestão da área se-
cretarial.
 Atendimento – presencial; telefônico e virtual.
 Comunicação e expressão verbal (escrita e oral); não verbal e gestão infor-
macional.
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 Apoio logístico – organização de eventos; organização de viagens; contrata-
ção de serviços terceirizados; correios; telefonia, entre outras atividades de 
apoio organizacional.
Para atender essa demanda, a organização da categoria secretarial possui três 
níveis propostos de atuação e de formação, conforme a seguir:
TÉCNICO EM SECRETARIADO
Nível Operacional
Grupo –.
Competências:
1. dominar técnicas básicas de administração pública e privada;
2. atuar com eficiência na gestão do expediente administrativo;
3. intermediar as relações interpessoais internas e externas ao ambiente organizacional;
4. revelar eficiente domínio da comunicação por diferentes meios;
5. executar atividades sob supervisão.
I - capacidade de articulação e operacionalização com o público interno e externo, tanto
da gestão pública quanto da privada, à organização em que está inserido.
II - identificar e interpretar/operacionalizar as diretrizes do planejamento estratégico, do
planejamento tático e do plano diretor aplicáveis à gestão organizacional.
III - exercício de funções de operacionalização de atividades e/ou processos administrativos e de 
apoio logístico.
IV - utilização de raciocínio lógico, crítico e analítico, para interpretar e encaminhar situações orga-
nizacionais.
V - organizar e sistematizar procedimentos de trabalho, para assessoria das equipes que secretaria.
VI - estabelecer processo de comunicação verbal e não verbal, entre público interno e externo, via-
bilizando os inter-relacionamentos.
VII - organizar e administrar os fluxos informacionais.
VIII - utilizar instrumentos tecnológicos com habilidade, agilidade e racionalidade.
IX - intermediar as relações interpessoais focado na gestão de resultados.
X - zelar pela ética profissional e organizacional.
XI - habilidade de lidar com modelos inovadores de gestão.
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TECNÓLOGO EM SECRETARIADO
Nível Tático
Grupo – profissionais que atuem em médias e grandes empresas.
Competências:
1. deter sólidos domínios tecnológicos específicos de seu campo de atuação;
2. assessorar na gestão de processos administrativos na gestão pública e privada;
3. assessorar os centros decisórios e equipes;
4. dominar os diferentes meios de comunicação no seu idioma nativo e outros idiomas;
5. ser articulador em negociações que precedam à tomada de decisões.
I - capacidade de articulação com diferentes níveis de empresas e instituições públicas ou privadas.
II - visão generalista da organização e das suas relações com o mercado.
III - exercício de funções gerenciais, com domínio dos três níveis (estratégico, tático e operacional), e 
habilidade para assessorar os centros decisórios em organizações públicas e privadas.
IV - utilização de raciocínio lógico, crítico e analítico, para interpretar e encaminhar situações e rela-
ções organizacionais.
V - coordenar e organizar procedimentos de trabalhos administrativos, para a gestão da área secre-
tarial.
VI - capacidade de interpretar e lidar com modelos inovadores de gestão.
VII - desenvolver expressão e comunicação compatíveis com o exercício profissional, inclusive nos 
processos de negociação e nas comunicações interpessoais ou intergrupais.
VIII-gerenciar as informações e os inter-relacionamentos profissionais, com foco na gestão de resul-
tados.
IX - dominar e otimizar os instrumentos tecnológicos visando à eficácia na utilização e operaciona-
lização.
X - receptividade e liderança para o trabalho em equipe, na busca da sinergia.
XI - fornecer apoio logístico, disponibilizando informações e alternativas para decisões dos centros 
decisórios.
BACHAREL EM SECRETARIADO EXECUTIVO
Nível Estratégico
Grupo – profissionais que atuem em médias e grandes empresas. Competências:
1. capacidade de análise, interpretação e articulação de conceitos da administração pública e pri-
vada;
2. ter postura reflexiva e visão crítica que fomente a capacidade de gerir e administrar processos e 
pessoas (observados os níveis graduais de tomada de decisões);
3. atuar nos três níveis do comportamento organizacional: micro, meso e macro-organizacional.
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I - capacidade de articulação com diferentes níveis de empresas e instituições públicas ou privadas;
II - visão generalista da organização e das peculiares relações hierárquicas intersetoriais;
III- exercício de funções gerenciais, com sólido domínio sobre planejamento, organização, controle 
e direção;
IV - utilização do raciocínio lógico, crítico e analítico, operando com valores e estabelecendo rela-
ções formais e causais entre fenômenos e situações organizacionais;
V - habilidade de lidar com modelos inovadores de gestão;
VI - desenvolver expressão e comunicação compatíveis com o exercício profissional, inclusive nos 
processos de negociação e nas comunicações interpessoais ou intergrupais;
VII - ter iniciativa, criatividade, determinação, vontade de aprender, abertura às mudanças,
consciência das implicações e responsabilidades éticas do seu exercício profissional;
VIII - receptividade e liderança para o trabalho em equipe, na busca da sinergia;
IX - reconhecer necessidades e equacionar soluções, para a adoção de meios alternativos relaciona-
dos com a melhoria da qualidade e da produtividade dos serviços;
X - gerenciamento de informações, assegurando uniformidade e referencial para diferentes usuá-
rios;
XI - gestão e assessoria administrativa focadas nos objetivos e metas departamentais e empresa-
riais;
XII - maximização e otimização dos recursos tecnológicos
Recomendar à Fenassec a criação de uma Comissão Científica em Secretariado 
a ser composta por docentes/especialistas/pesquisadores para fortalecer a credibili-
dade dos eventos científicos e incentivar a produção intelectual na área.
A diretora de assuntos técnicos e profissionais da Fenassec, Sra. Rita Moreira, 
lançou, ao final dos trabalhos do IV Fórum Nacional de Debates sobre Competên-
cias Profissionais o tema para o V Fórum Nacional sobre Competências Profissionais: 
Atuação do Profissional na Gestão Pública e na Gestão Privada, que realizar-se-á em 
2010, em Fortaleza/Ceará.
Composição da Equipe Técnica: Maria Bernadete Lira Lieuthier (Presidente Fe-
nassec) Rita Góes (Diretora Fenassec/BA), Nilzenir Ribeiro (Diretora da Fenassec/MA), 
Márcia Siqueira (Assessora da Fenassec).
Brasília, 22 de maio de 2008.
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