Como planejar e desenhar um fluxograma

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Como planejar e desenhar um fluxograma? 
 
O fluxograma é composto por três etapas que são: 
 
 Início 
• Defina sua meta e seu escopo: O que você espera alcançar? Você está 
estudando as coisas certas, com pontos iniciais e finais, adequadas para 
realizar essa meta? Seja detalhado na sua pesquisa, porém simplifique o 
seu gráfico para se comunicar melhor com seu público-alvo. 
 Processo 
• Identifique as tarefas em ordem cronológica: Pode ser necessário 
conversar com participantes, observar um processo e/ou analisar 
documentações existentes. Você pode escrever as etapas em formato de 
notas, ou iniciar um rascunho. 
• Organize-os por tipo e forma correspondente: Tal como processo, 
decisão, dados, entradas ou saídas. 
 Fim 
• Desenhe o seu gráfico: Seja à mão ou usando um programa. 
• Confirme seu fluxograma: Percorrendo as etapas com as pessoas que 
participam do processo. Observe o processo para se certificar de que não 
esqueceu nada de importante para a sua meta. 
 Mais dicas de fluxogramas 
Mantenha todos os envolvidos no processo em mente, direcionando os 
detalhes do seu fluxograma a eles. Comunicações claras e sucintas são os 
objetivos chave dos gráficos. Caso o processo mapeado envolver diversas 
áreas ou equipes, use um diagrama de raias para que a responsabilidade de 
cada um seja visível. Para melhor organização, utilize conectores na página 
ou fora dela, para que a edição do gráfico flua de maneira lógica. 
Segue abaixo os Tipos, Descrição e Exemplo dos Fluxos: 
 Fluxograma de blocos 
Mais conhecido como fluxo linear ou macro fluxo o Fluxograma de blocos é 
um diagrama mais sucinto, composto apenas por blocos que ilustram apenas 
a sequências de funcionamentos de um processo ou procedimento, ou seja, 
pode ser utilizado para instruções de trabalho simples como se fosse um 
checklist gráfico. 
 
 
 
 Fluxograma de processo simples 
 
É um diagrama que contém pontos de decisão. Indica a sequência detalhada 
de percurso em um processo simples, que depende de uma condição 
específica para executar uma atividade. 
 
 
 
 
 Fluxograma funcional 
 
Mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas ou 
seções por onde ele acontece. É muito útil para processos transversais, 
que passam por diversas áreas até ser concluído. Nele se inclui também 
os responsáveis pelos setores e áreas e pode indicar gargalos no 
processo. 
 
 
 
 
 
Fluxograma vertical 
Também conhecido como diagrama de processo, é um diagrama de formato 
diferente, composto por colunas verticais onde estão disponíveis simbologias 
referentes aos tipos de processo, descrição e outras informações. 
 
 
 
 que é e para que serve o fluxograma? 
 
O fluxograma é uma das 7 ferramentas da qualidade, que tem como objetivo 
descrever um devido processo por etapas sequenciais. Também chamado de 
diagrama de processo, gráfico de processos, gráfico de procedimentos, mapa de 
processo, fluxograma funcional, mapeamento de processo de negócio, notação 
de modelagem de processo de negócio (BPMN) ou digrama de fluxo de processo 
(PFD), o fluxograma é a ferramenta que mais atende no momento de entender 
de forma rápida a sistemática de um processo ou procedimento. Utilizado em 
diversas áreas para documentar, planejar, melhorar, estudar e comunicar etapas 
do processo de forma sucinta. 
Estruturado por símbolos geométricos que indicam quais são os materiais, 
recursos, serviços e envolvidos em um processo o fluxograma ilustra o caminho 
exato que deve ser percorrido para o êxito de uma atividade. 
 
Os símbolos geométricos que compõe o fluxograma são: 
 
 
 
 Quando e Como o Fluxograma é Utilizado em Cada Área 
 
O fluxograma é uma ferramenta fundamental tanto para o planejamento 
(elaboração do processo) como para o aperfeiçoamento (análise crítica e 
alteração) do processo, pode ser utilizado no planejamento de projetos, na 
documentação de processos, no estudo de melhorias de processos, no 
desenvolvimento da comunicação entre as pessoas envolvidas e na execução e 
compreensão de como um processo é executado. 
Um fluxograma pode ser desenvolvido para: 
o Documentar e analisar um processo ou procedimento. 
o Padronizar um processo ou procedimento buscando obter a 
eficiência e qualidade. 
o Comunicar um processo ou procedimento para treinamento ou 
compreensão de outras áreas de uma organização. 
o Identificar gargalos e etapas desnecessárias em um processo ou 
procedimentos, e realizar as melhorias. 
 
Gerencie os Stakeholders (Afetados, evolvidos e Impactados pelo Projeto) 
Apresenta o conceito das Partes interessadas (Stakeholders) no projeto. 
 
 Definição 
 
Partes interessadas no projeto são pessoas e organizações ativamente 
envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da 
execução ou do término do projeto. Eles podem também exercer influência sobre 
os objetivos e resultados do projeto. A Figura abaixo ilustra a relação entre as 
partes interessadas e a equipe do projeto. 
 
 
 
 Na Prática 
 
Desde o início do projeto, ou seja, desde a elaboração do “Termo de Abertura 
do Projeto” devemos nos preparar para o Gerenciamento das partes que são 
Afetadas, Envolvidas e/ou Influenciadas com o projeto, podendo cada qual atuar 
de forma positiva aos objetivos do projeto, mas também se posicionar de forma 
negativa, ou seja, ir contra aos objetivos do projeto. Faz total sentido nas 
reuniões de Planejamento alinharmos nosso “Plano de Comunicação” 
(documentos do projeto, periodicidade, canal, emissor e receptor) com os 
Stakeholders, e deixar transparente a responsabilidade de cada um no projeto. 
Na reunião de “Kick off” (apresentação do “Plano do Projeto” aos Stakeholders 
ratificando o início da Execução), devemos contemplar os representantes dos 
membros da equipe do projeto, e também de outras pessoas/grupos como o 
Patrocinador (Sponsor), Cliente Interno e Influenciadores. E nos ciclos de 
Monitoramento e Controle dentre outros itens, devemos executar o plano 
previsto de comunicação para mantermos o alinhamento com todas as partes. 
Agindo dessa maneira estaremos realizando o Gerenciamento das Partes 
Interessadas e consequentemente aumentando a possibilidade de Sucesso no 
seu Projeto. Devemos lembrar que uma das características de qualquer projeto 
é a Elaboração Progressiva, isso significa que, gradativamente devemos 
levantar informações para gerenciar as partes interessadas. Sem dúvida alguma, 
essas mesmas informações são amadurecidas e incrementadas no decorrer do 
projeto, cabe a Você, o Dono do Projeto gerenciá-las. Veja através do Ciclo de 
Vida do Projeto os pontos relevantes para implantação deste processo. 
 
 
 
 Definições auxiliares 
 
As principais partes interessadas em todos os projetos incluem: 
 
• Gerente de projetos: A pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto. 
• Cliente/usuário: A pessoa ou organização que utilizará o produto do projeto. 
• Organização executora: A empresa cujos funcionários estão mais 
diretamente envolvidos na execução do trabalho do projeto. 
• Membros da equipe do projeto: O grupo que está executando o trabalho do 
projeto. 
• Equipe de gerenciamento de projetos: Os membros da equipe do projeto 
que estão diretamente envolvidos nas atividades de gerenciamento de projetos. 
• Patrocinador: A pessoa ou o grupo que fornece os recursos financeiros, em 
dinheiro ou em espécie, para o projeto. 
• Influenciadores: Pessoas ou grupos que não estão diretamente relacionados 
à aquisição ou ao uso do produto do projeto, mas que, devido à posição de uma 
pessoa na organização do cliente ou na organização executora, podem 
influenciar, positiva ou negativamente, no andamento do projeto. 
 • PMO = EGP (Escritório de Gerenciamento de Projeto): O PMO poderá ser 
uma parte interessada se tiver responsabilidade direta ou indireta pelo resultado 
do projeto. 
 
ConsideraçõesFinais 
 
A equipe de gerenciamento de projetos precisa identificar as partes 
interessadas, determinar suas necessidades e expectativas e, na medida do 
possível, gerenciar sua influência em relação aos requisitos para garantir um 
projeto bem-sucedido.