Viagens Corporativas Gestão, qualidade e compra de passagens com segurança

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Viagens Corporativas – Gestão, qualidade e compra de passagens com segurança
Por Thaís Margarida Reis de Paula
Sumário
· Introdução
· Capítulo 1 - As melhoras práticas para o gerenciamento de viagens corporativas
· 1.1 - Avaliações de desempenho dos processos realizadas trimestralmente
· 1.2 - Análises do potencial de acordos entre sua empresa e fornecedores
· 1.3 - Ênfase na gestão End-to-End dos processos na compra e utilização dos serviços
· 1.4 - Uso de meios de pagamentos desenvolvidos para viagens corporativas
· Capítulo 2 - As melhores dicas para economizar antes, durante e depois de uma viagem corporativa
· 2.1 - Crie uma Política de Viagens que respeite as características do seu negócio
· 2.2 - Acompanhe os principais indicadores
· 2.3 - Defina parceiros estratégicos
· 2.4 - Criar parcerias com uma agência de viagens corporativas (TMC)
· Capítulo 3 - A preparação para uma viagem corporativa
· Conclusão
· Bibliografia
Introdução
Diferentemente das viagens a lazer, as viagens corporativas são planejadas com muito mais rapidez e objetividade. Às vezes, nem tempo hábil existe para que um planejamento devidamente estruturado ocorra.
Afinal de contas, esse tipo de viagem está condicionado à necessidade e, principalmente, às oportunidades. Algo que, nem sempre, vem acompanhado de tempo, como pode ser o caso de uma possibilidade de venda.
O conceito de viagem corporativa, portanto, pode ser levado em consideração pela seguinte ideia: “Todo e qualquer deslocamento que se faça para outras cidades/Estados/países a serviço da corporação que você trabalha”.
Ou seja: com isso, o tema se torna ainda mais amplo e cheio de detalhes que devem ser levados em conta para que a viagem ocorra conforme o planejado!
Principalmente, por se tratar de uma viagem a negócios, deve ser planejada e muito bem definida para que todo tipo de imprevisto passe bem longe do seu itinerário.
Foi isso, inclusive, que motivou a produção deste e-book. Para que, ao final desta breve e proveitosa leitura, você tenha ao seu alcance todos os elementos necessários para fazer com que os seus roteiros sejam cumpridos à risca!
Confira e descubra como planejar e investir da melhor maneira possível em viagens corporativas!
Capítulo 1 - As melhoras práticas para o gerenciamento de viagens corporativas
A viagem corporativa deve, além de ser agendada com antecedência, seguir um roteiro específico e baseado em uma gestão responsável que preza pela eficácia, economia e objetividade.
Por isso, algumas boas práticas podem ser adotadas e adaptadas à realidade do seu negócio. Entre as principais, podemos citar:
1.1 - Avaliações de desempenho dos processos realizadas trimestralmente
Ao monitorar o desempenho de processos é possível encontrar valiosas informações a respeito da sua gestão de viagens corporativas, como:
· Onde se concentram os maiores gastos – e as possíveis maneiras de reduzir custos;
· A logística de todo o processo;
· Os principais tipos de hospedagem realizados.
· Antecedência de compra e seu impacto no orçamento;
· Quantidade de documentos (passagens) remarcadas e o custo adicional;
· Valores escolhidos acima do melhor preço/condição possível e disponível.
Com essas e outras informações armazenadas e analisadas a cada trimestre, cria-se um padrão ágil, eficiente e econômico para programar as viagens corporativas de sua empresa.
1.2 - Análises do potencial de acordos entre sua empresa e fornecedores
De passagens aéreas a aluguéis de carros e hotéis, existem fornecedores de todos os tipos que rondam as viagens corporativas.
E, por isso, ao analisar os principais meios utilizados, é possível gerir melhor as viagens a negócios realizadas, pois você ganha poder argumentativo para negociar melhores condições.
Afinal de contas, vale muito, para o fornecedor, fidelizar um cliente. E essa é uma possibilidade que potencializa mais quando o cliente em questão encontra vantagens no negócio.
Por isso, vale a pena rever os seus processos para encontrar boas oportunidades de negociação!
1.3 - Ênfase na gestão End-to-End dos processos na compra e utilização dos serviços
Que maneira melhor de trabalhar a gestão de viagens corporativas, além de monitorar todas as etapas do processo?
Com isso, fica fácil identificar desperdícios, carências, oportunidades e tornar a logística dos processos imune de imprevistos, já que sua equipe lida diretamente com todos os detalhes pertinentes a cada nova viagem a ser planejada.
1.4 - Uso de meios de pagamentos desenvolvidos para viagens corporativas
Para empresas com alto volume de viagens corporativas, pode ser de fundamental importância adotar o uso de um meio de pagamento desenvolvido especificamente para essa finalidade.
Afinal de contas, concentrar os gastos em um só canal permite um controle mais rígido e eficiente dos custos – seja com passagens aéreas, transporte, alimentação e hospedagem, entre outras – e ajuda na gestão do setor como um todo.
Entretanto, a facilidade em usar essa modalidade de pagamento também pode afrouxar a atenção com os gastos, fazendo com que ocorram desperdícios em gastos supérfluos.
Por isso, o constante monitoramento dos gastos é uma tarefa importante e pode ser complementada com uma política de viagens corporativas que estipula um teto de gastos.
Consequentemente, a empresa fica mais organizada a partir de uma padronização que só tem a beneficiar todos os envolvidos.
Capítulo 2 - As melhores dicas para economizar antes, durante e depois de uma viagem corporativa
Além de empregar o controle de gastos e implementar uma política padronizada e eficiente nas viagens corporativas, existem diversas formas de economizar no planejamento.
Dessa forma, a redução de custos é palpável, já que você passa a aprender mais sobre o processo e a tornar cada viagem mais otimizada em eficiência e economia.
Para isso, separamos 4 dicas essenciais e que podem ajudar o seu negócio a economizar antes, durante e depois de uma viagem corporativa!
2.1 - Crie uma Política de Viagens que respeite as características do seu negócio
Primeiramente, idealize uma política de viagens que seja alinhada com o seu próprio negócio. Isso significa manter os custos em um patamar aceitável, a definição de orçamentos diários e, também, o perfil geral das viagens.
Com isso, você consegue contar com um documento objetivo e cujos resultados agreguem mais valor e resultados ao seu negócio, e não despesas desnecessárias.
Para chegar a essa política de viagens definitiva, entretanto, é importante encontrar um consenso entre todas as áreas que façam uso das viagens corporativas. Afinal de contas, é um modelo do qual todos deverão seguir, exigindo que a sua política seja democrática e benéfica para todos os envolvidos.
2.2 - Acompanhe os principais indicadores
Outro aspecto a ser levado em conta, para economizar no processo de planejamento de suas viagens corporativas, são os indicadores relativos a cada viagem. Isso inclui, entre outros indicadores:
· Antecedência da reserva;
· LostSaving;
· Não Voados;
· Reemissões;
· Reembolsos.
Saber a média de cada um desses indicadores ajuda a identificar ajustes que devem ser feitos em sua política de viagens, da mesma maneira que permite um cálculo mais preciso do que tem sido gasto de maneira eficaz e o que tem sido desperdiçado.
E, por mais que o planejamento de viagens corporativas não seja uma ciência exata, é possível manter constante acompanhamento da situação para encontrar um meio-termo atrativo e que facilite o seu planejamento.
2.3 - Defina parceiros estratégicos
Falamos brevemente sobre isso, anteriormente, mas vale o reforço. Principalmente, pelo valor que as parcerias podem agregar ao seu negócio.
Por isso, até a criação da política de viagens e o monitoramento de todas as etapas do processo são tão importantes. Pois é a partir dos resultados obtidos que se sabe mais a respeito do perfil geral das viagens corporativas de sua empresa.
Como consequência, é possível sempre pensar no melhor período e dia para comprar passagens aéreas, por exemplo,encontrar uma rede de hotéis de custo/benefício atraente e que atenda nos principais locais que suas equipes viajam, ou mesmo a melhor locadora de automóveis que atenda às suas necessidades.
Vale lembrar que o planejamento começa pela análise daquilo que a sua empresa já realizou. Daí a relevância em criar um padrão capaz de otimizar as suas viagens corporativas.
E isso pode ser profundamente complementado ao saber, exatamente, com quem realizar parcerias e otimizar a gestão de cada uma de suas viagens corporativas!
2.4 - Criar parcerias com uma TMC (agência de viagens corporativas)
Ao visar mais economia em seus processos, procurar por uma agência de viagens corporativas pode trazer um salto evolutivo à sua empresa.
Isso porque as atribuições desse tipo de empresa vão muito além da mera reserva de passagens aéreas. Uma TMC – como também são conhecidas essas empresas –, pode ser considerada uma verdadeira ferramenta estratégica para oferecer muitas vantagens ao seu negócio.
A começar pela expertise que ela tem a oferecer, que pode ser moldado e aperfeiçoado de acordo com as suas necessidades e objetivos.
Sem falar, também, que esse conhecimento de mercado é traduzido em tecnologias que facilitam a conversão dos seus dados obtidos em análises e apenas têm a agregar à sua política de viagens.
Como exemplo, podemos citar um gerenciamento melhor dos produtos e serviços que sua equipe necessita em cada viagem corporativa e a agência de viagens corporativas pode providenciar com muito mais praticidade e eficiência.
Capítulo 3 - A preparação para uma viagem corporativa
Agora que já temos contabilizados os principais aspectos a serem gerenciados, a respeito das viagens corporativas, e das melhores práticas para tornar a sua rotina mais econômica a partir de um bom planejamento estratégico, vamos conferir quais são os principais pontos a serem considerados para se preparar para as suas viagens?
A seguir, selecionamos os principais itens que devem acompanhar você em suas bagagens, como:
· Documentos necessários para o embarque e no destino (como credenciais para workshops e congressos ou mesmo contratos);
· Passaporte e visto (para viagens internacionais, e mediante a necessidade);
· A carteira de vacinação em dia (mediante necessidade também);
· Um check-list de todos os materiais que serão necessários e utilizados durante a viagem corporativa;
· Um estudo prévio a respeito do destino de viagem, para a montagem de uma bagagem adequada para o local;
· Cuidados para a prestação de contas com a empresa, posteriormente.
Vale ressaltar que cada viagem corporativa pode ter um objetivo diferente, bem como uma duração variada. Esses pontos mencionados, entretanto, ajudam a nortear de maneira geral a otimização de sua bagagem para que não fique nada para trás.
Planejamento e uma boa preparação são as palavras-chave que tornam uma viagem corporativa imune a imprevistos, praticamente.
Conclusão
Como vimos neste trabalho, tratar as viagens corporativas de sua empresa como um elemento próprio é um importante primeiro passo para otimizar o processo.
Afinal de contas, esse tipo de planejamento oferece significativos dados para otimizar a reserva de voos, a aquisição de passagens aéreas, o tipo e a localização da hospedagem, o orçamento ideal para cada viagem e mais uma série de informações relevantes.
Vimos, também, que a partir desse esforço de coletar e analisar os dados das viagens é possível gerar um impacto ainda mais positivo em sua rotina ao contratar uma agência de viagens corporativas (TMC)?
E vantagens para considerar a contratação de uma agência especializada dessas não faltam. Afinal, ela pode oferecer ao seu negócio uma gestão mais otimizada, econômica e prevenida, com assessoria a absolutamente tudo em suas viagens.
Além disso, esse tipo de empresa atua como um verdadeiro parceiro de negócios, buscando a compreensão da sua realidade, necessidades, desafios e objetivos. Dessa maneira, estratégias personalizadas ganham forma e são aplicadas para que a sua gestão de viagens corporativas seja ainda mais assertiva.
Isso tudo se define como um planejamento estratégico, que remove as incertezas e surpresas da gestão do seu negócio, deixando-o mais profissional. Afinal de contas, uma agência de viagens corporativas como a Tour House oferece para os seus clientes:
· Atendimento personalizado, focado exclusivamente na realidade do seu negócio;
· Expertise de quem conhece o ramo de ponta a ponta;
· Consultoria focada na identificação e aquisição dos melhores voos, estadias, serviços e preparação de documentação;
· Relacionamento sólido com fornecedores diversos para negociações comerciais;
· Garantia de aplicação dos Acordos Comerciais (aéreo, hotel, transporte terrestre e serviços);
· Entendimento, absorção e cumprimento da Política de Viagens da sua empresa;
· Suporte e assessoria em eventualidades diversas, como alterações, extravio de bagagens e listas de espera;
· Atuação exemplar em Economias Invisíveis (quebra de no-shows, redução de tarifas etc.);
· Rastreabilidade, que equivale a mais segurança aos seus processos;
· Consolidação da informação;
· Gestão profissional dos seus investimentos, Savings e LostSavings, tickets não voados, reembolsos, despesas (Expense Management), gestão Orçamentária (ITM Budget Control) e sobre o desvio de política e performance com fornecedores.
Bibliografia
CHÉR, Rogério. Engajamento: Melhores práticas de liderança, cultura organizacional e
felicidade no trabalho. Rio de Janeiro; Alta Books, 2014. 
DAVENPORT, Thomas H. PRUSAK, Laurence. Conhecimento Empresarial. Rio de
Janeiro: Campus, 1998. 
WADA, E. K. Turismo de negócios: viagens corporativas, eventos e incentivos. In:
PANOSSO NETTO, Alexandre; ANSARAH, Marília G.R (editores). Segmentação do
Mercado Turístico: estudos, produtos e perspectivas. Barueri, SP: Manole, 2009.