Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
Cursos Online Grátis? Acesse: Cursos Online Grátis? Acesse: APOSTILA AUXILIAR ADMINISTRATIVO Unidade 1 – Contextualização da Atividade Introdução A função de auxiliar administrativo é essencial para o bom funcionamento de diversos departamentos de uma empresa. Por ser um profissional versátil, o auxiliar administrativo é muito requisitado no mercado. Atualmente, nos sites de vagas de empesas há milhares de vagas ativas para este profissional e, diariamente, mais e mais vagas são abertas no mercado. É uma área que está sempre se atualizando, renovando e as empresas estão sempre em busca de novos profissionais para compor seu corpo de funcionários. A possibilidade de crescimento é muito grande podendo sair de auxiliar, passando por assistente administrativo, indo para administrador ou quaisquer outras áreas que o profissional se especializar. O auxiliar administrativo é responsável por verificar a entrada e saída de correspondências, receber e enviar documentos, atender chamadas telefônicas, recepcionar o público em geral, fazer o arquivamento de documentos, manter atualizados os contatos e contratos da empresa, saber utilizar máquinas comuns em escritório, como por exemplo, impressoras, máquinas copiadoras, computadores e programas de planilhas em geral. Mercado de trabalho Por sua característica polivalente, o auxiliar administrativo costuma ter uma vasta área de atuação em diversos segmentos do mercado. Quaisquer estabelecimentos que necessitem manter a regularidade e organização de procedimentos e documentos no escritório devem possuir um auxiliar administrativo no seu corpo de funcionários. É um mercado interessante em especial para graduandos de administração que terão a oportunidade de vivenciar a rotina administrativa na prática. O Auxiliar Administrativo é o profissional que presta assistência na área administrativa de uma empresa, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle de gestão financeira, administração, organização de arquivos, gerência de informações, revisão de documentos, entre outras atividades. Este profissional controla os recebimentos e remessas de correspondências e documentos, coordenando as atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organizando os arquivos e gerenciando informações. Cursos Online Grátis? Acesse: Cursos Online Grátis? Acesse: Está sob a responsabilidade de um Auxiliar Administrativo receber e remeter correspondências e documentos, controlar as contas a pagar, controlar os recebimentos da empresa, emitir notas fiscais, preparar e encaminhar documentos, tirar cópias, coordenar o trabalho de logística da empresa, enviar documentos para o departamento contábil e fiscal, atender telefonemas e esclarecer dúvidas sobre o financeiro, elaborar e apresentar relatório financeiro coordenando o departamento de compras e sempre manter organizados arquivos e cadastros da empresa. O auxiliar administrativo deve estar em constante atualização relacionada à área, ter conhecimentos de informática, além de boa comunicação, responsabilidade, saber administrar bem o tempo, saber lidar com números, boa comunicação, boa memória, bom humor, paciência e confiabilidade. O auxiliar administrativo por ser um profissional que presta assistência, se relaciona com toda a área relacionada à Administração dentro de uma empresa. Formação Desejada de um auxiliar administrativo: # Ensino Médio Completo. # Curso Profissionalizante. # Curso Superior A carreira de auxiliar administrativo é uma das mais procuradas por quem quer lidar com gestão, atendimento e funções de uma organização. Trata-se de um cargo presente em editais de concursos públicos para todas as esferas, além de ter mercado de trabalho amplo no setor privado. A formação mínima necessária é de ensino médio, mas saem na frente aqueles que apresentem habilidades em algum idioma, cursos profissionalizantes na área ou superior em andamento. O Assistente Administrativo deve estar em constante atualização relacionada à área, ter conhecimentos de informática e boa comunicação. Outras habilidades desejadas são responsabilidade, administração do tempo, capacidade para lidar com números, boa comunicação e memória, relacionamento interpessoal e confiabilidade. Diante do perfil desejado, é possível compreender a importância desse profissional na excelência de atendimento. Isso porque o profissional está presente na execução das mais diversas tarefas na rotina da empresa que, ao final, afetam a qualidade do atendimento ao cliente. Ainda neste sentido, o assistente administrativo deve se atualizar para exercer suas funções com excelência. Conhecendo os setores de uma empresa Cursos Online Grátis? Acesse: Cursos Online Grátis? Acesse: As empresas, geralmente, possuem uma divisão de departamentos, funções, organograma, ou seja, as atividades desenvolvidas por cada um dos departamentos. Tal divisão é fundamental para assegurar a organização e o sucesso do empreendimento, já que são esses departamentos que garantem a delimitação de tarefas, controle de atividades e outras funções importantes. Apesar de cada setor ser responsável por uma área específica, é o conjunto deles que irá assegurar o bom funcionamento do negócio. Os departamentos podem variar de acordo com o tamanho e a atividade exercida por cada corporação, mas há alguns setores que são indispensáveis para a boa gestão de qualquer empreendimento de pequeno, médio ou grande porte. Administrativo Tem a responsabilidade de elaborar as estratégias da empresa, gerenciar as tarefas, fiscalizar as atividades dos demais departamentos e tomar decisões importantes. É o departamento administrativo que deve liderar os demais setores e coordená-los para que haja alinhamento entre eles a fim de alcançar os resultados desejados pela empresa. Com base nas outras atividades exercidas pelos setores da empresa, o departamento administrativo também tem a função de reunir informações importantes para traçar novos objetivos e estratégias para a empresa. Por isso, é fundamental que esse departamento tenha conhecimento de todos os processos que acontecem dentro de uma organização. Compra e venda Uma empresa precisa organizar e atualizar o banco de dados de possíveis fornecedores e clientes para que não haja perda de tempo na hora de realização dos pedidos. Quando não houver fornecedores cadastrados neste banco, é preciso realizar uma cotação com pelo menos três fornecedores diferentes. O procedimento considera aspectos, como preço, formas de pagamento e prazo de entrega, além de realizar pesquisa para verificar a idoneidade do possível fornecedor. Também é importante não deixar pedidos de compras parados a fim de evitar atrasos no processo produtivo e nas entregas. Toda a organização precisa abastecer-se de materiais e, para que isso ocorra, precisa contar com um departamento de compras eficiente. Assim, é imprescindível manter banco de dados dos clientes atualizados para não haver perca de tempo procurando telefone, e- mail e outros dados. Financeiro O departamento financeiro é responsável por administrar todos os recursos de uma empresa. Sua função é exercer controle no fluxo de caixa, garantindo uma boa gestão sobre as despesas, receitas, repasse de recursos e demais movimentações financeiras. Cursos Online Grátis? Acesse: Cursos Online Grátis? Acesse: A boa administração de recursos, corte de custos e investimentos corretos podem refletir em melhores resultados e, consequentemente, trazer mais crescimento para a empresa. Recursos Humanos O RH tem papel fundamental para o sucesso da organização, sendo o departamento responsável por espalhar a cultura organizacional, capacitare estimular os funcionários, realizar a comunicação interna, garantir a segurança no trabalho etc.. Além disso, assume papel responsivo e operante nas estratégias da empresa de uma maneira geral. Assim, deve alinhar as políticas de cada setor com os objetivos e resultados desejados pela organização. O RH também tem a função de contratar e demitir pessoas e desempenha um importante papel para reter pessoas capacitadas e qualificadas. Você pode ver em muitos sites de empregos e periódicos que divulgam vagas que grande parte delas são de auxiliar administrativo. O nome pode se alterar conforme o local, mas geralmente os serviços são os mesmos, sem muitas distinções. Embora tenha muita concorrência, conta com muitas opções para atuação, além de um salário atrativo e chances de progresso na carreira, claro, se a pessoa se capacitar e se atualizar sempre. Esses fatores sempre chamam atenção e levam muitas pessoas a investir nessa área. A versatilidade ligada a tantas vantagens impressiona, por isso o curso de auxiliar administrativo está sempre em alta. Administração Administração sempre foi a palavra da vez para muitos indivíduos, em diferentes perspectivas e situações do mercado corporativo. Há quem pense em se tornar um administrador desde as primeiras reflexões sobre a melhor carreira a seguir, pois, desde uma microempresa até uma multinacional, é fundamental contar com uma boa gestão para que tudo funcione bem: recursos, pessoas e negócios. Por meio de uma integração de diversas funções, a Administração se ramifica em muitos cargos essenciais para o funcionamento de uma corporação, das públicas às privadas. Logo, sempre há aquele que está em alta e é tendência no mercado mesmo em tempos de crise, como vivemos atualmente no Brasil. Justamente por essa versatilidade, não é à toa que a área chama atenção de milhões de pessoas. Obviamente, há muitos desafios a enfrentar, mas junto com essas dificuldades sempre vem a experiência e o aprendizado. Hoje em dia, as empresas brasileiras necessitam se reorganizarem, montando novas estratégias em meio à recessão econômica. Muitos gestores e todo o campo de Administração precisa se adaptar aos tempos difíceis, ou seja, essa é a hora de fazer a diferença e trabalhar bons valores sempre. Portanto, como a competitividade e o interesse Cursos Online Grátis? Acesse: Cursos Online Grátis? Acesse: são grandes, a pessoa que busca ir além sempre conseguirá se destacar, tanto em termos teóricos como práticos. A boa notícia é que, com ou sem crise econômica, a área de Administração e Negócios vai sempre oferecer oportunidades, pois empresas de todos os segmentos e portes precisam contar com gestores. Mas isso também não quer dizer que todos os candidatos conseguem boas vagas. A concorrência é grande, por isso torna-se fundamental ficar atualizado, lendo notícias, participando de palestras, workshops e fazendo cursos online com certificado, alternativas perfeitas para compreender vários aspectos, fortalecer o currículo e colocar esses conhecimentos em prática no dia a dia no trabalho. A Administração de Empresas, mais tradicional e interessante para muitas pessoas, é aquela que exige a atuação de vários profissionais interligados, divididos em cinco áreas essenciais: o setor administrativo em si, recursos humanos, marketing, financeiro e vendas. Ou seja, todas primordiais para empresas de grande, médio e pequeno porte. As funções do auxiliar administrativo se dão, basicamente, na primeira dessas áreas. Felizmente, elas são flexíveis e mudam bastante conforme a demanda. Assim, um auxiliar administrativo sempre irá adquirir muito conhecimento fazendo ''um pouco de tudo''. Isso é importante para crescer, pensar em se capacitar cada vez mais e fortalecer a carreira, bem como ter boas atitudes que precisam ser praticadas sempre. Funções do auxiliar de escritórios As atribuições de um auxiliar administrativo podem variar conforme o tipo de empresa e as necessidades do negócio, mas o fato é que esse profissional auxilia no controle dos processos que envolvem a administração da organização de várias formas. Confira algumas responsabilidades mais comuns ao cargo: # Fazer o correto preenchimento de formulários, planilhas e outros documentos; # Cuidar dos trâmites de correspondências e documentos; # Recepcionar os usuários dos serviços da organização, como fornecedores e prestadores de serviços; # Efetuar os registros de receitas e contas a pagar; # Emitir notas fiscais; # Criar ofícios, memorandos e outros documentos; # Executar serviços auxiliares de controle de estoque, registrando-os no sistema; # Responsável pela elaboração da minuta de relatórios financeiros, os quais serão posteriormente consolidados pelo departamento contábil; # Atualizar os arquivos e cadastros de informações; # Apoiar o setor de pessoal com a entrega de documentos para os colaboradores; # Assessorar os gestores com questões práticas da rotina de trabalho; # Responder e-mails; # Controlar a folha de ponto dos funcionários; # Realizar atendimento ao público pessoalmente, por e-mail, por redes sociais e por telefone. Cursos Online Grátis? Acesse: Cursos Online Grátis? Acesse: Quais as áreas que o auxiliar administrativo pode atuar? Como braço direito de muitos gestores, o auxiliar administrativo tem sempre muitas atividades a realizador. Ele pode auxiliar na área administrativa, financeira, contábil, vendas e recursos humanos. Na área administrativa Responsável por auxiliar o administrador em suas atividades rotineiras, esse profissional precisa entender sobre planilhas, conhecimentos profundos da língua portuguesa para redigir documentos oficiais, além de ser organizado para fazer o arquivamento de documentos físicos e virtuais. Na área financeira Auxilia nas atividades financeiras pertinentes a empresa. Faz o controle bancário e a emissão de relatórios do setor de contas a pagar, precisa entender de cobranças e investimentos, além de ter habilidades para trabalhar com cheques. Ter domínio de matemática básica e financeira é fundamental para esse funcionário executar corretamente a rotina que lhe é atribuída. Na área contábil Para o profissional trabalhar nessa área, precisa ter o mínimo de noção de contabilidade, pois vai analisar e fazer conciliações de contas, fazer registro de documentos nos órgãos competentes e escriturá-los em livros fiscais. Como trabalha auxiliando o contador de uma empresa, suas responsabilidades estão relacionadas a assuntos fiscais, patrimônio, impostos e emissão de notas de vendas, serviços e transferência. Na área de vendas O auxiliar administrativo realiza tarefas administrativas na área comercial. Deve possuir uma boa comunicação, pois estará sempre em contato com clientes e fornecedores. Além disso, precisa ser ágil, já que trabalhará atendendo vendedores e todos os profissionais da área. Para um bom desempenho das suas funções, o auxiliar administrativo deve está antenado com as práticas de preços no mercado para elaborar orçamentos e propostas comerciais adequadas. Na área de recursos humanos Com foco em ajudar o analista de RH e o departamento de pessoal, o profissional auxilia nos treinamentos e capacitações dos funcionários. Faz triagem de currículos, pode aplicar testes psicológicos e é o primeiro contato do candidato com a empresa. Cursos Online Grátis? Acesse: Cursos Online Grátis? Acesse: O auxiliar precisará saber trabalhar com o sistema interno de folha de pagamento para fazer a conferência correta. Terá o controle de contratos temporários, PCDs e menores aprendizes. A boa notícia é que, com ou sem crise econômica, a área de Administração e Negócios vai sempre oferecer oportunidades, pois empresas de todos os segmentose portes precisam contar com gestores. Mas isso também não quer dizer que todos os candidatos conseguem boas vagas. A concorrência é grande, por isso torna-se fundamental ficar por dentro do assunto lendo notícias, participando de palestras, workshops e fazendo cursos online com certificado, alternativas perfeitas para compreender vários aspectos, fortalecer o currículo e colocá-los em prática no dia a dia no trabalho. A Administração de Empresas, mais tradicional e interessante para muitas pessoas, é aquela que exige a atuação de vários profissionais interligados, divididos em cinco áreas essenciais: o setor administrativo em si, recursos humanos, marketing, financeiro e vendas. Ou seja, todas primordiais para empresas de grande, médio e pequeno porte. As funções do auxiliar administrativo se dão, basicamente, na primeira delas. Felizmente, elas são flexíveis e mudam bastante conforme a demanda. Assim, um auxiliar administrativo sempre irá adquirir muito conhecimento fazendo ''um pouco de tudo''. Isso é importante para crescer, pensar em se capacitar cada vez mais e fortalecer a carreira, paralelo a boas atitudes que precisam ser praticadas sempre. Ambiente de trabalho Um auxiliar administrativo pode atuar em empresas de porte grande, médio, pequeno e micro em quaisquer setores da economia, bem como nos mais variados segmentos. Há profissionais exercendo essa função tanto na iniciativa privada como em órgãos públicos e em autarquias. Princípios Administrativos O conceito de Administração representa uma governabilidade, gestão de uma empresa ou organização de forma que as atividades sejam administradas com planejamento, organização, direção e controle. Algumas teorias clássicas da Administração mostram sua subdivisão em cinco funções, sendo elas: # Prever (planejamento): traçar um programa de ação que estabeleça ações futuras. # Consiste em definir objetivos para traçar metas, identificando forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Interpretam-se dados, analisam-se recursos, realizam-se estudos e pesquisa, podendo durar meses ou até anos. # Organizar: constituir o duplo organismo, material e social da empresa. Preparar o processo a fim de obter os resultados esperados. # Comandar (direção): fazer funcionar as equipes dentro de cada função. O Cursos Online Grátis? Acesse: Cursos Online Grátis? Acesse: procedimento requer tomada de decisões para que os objetivos estabelecidos no planejamento sigam alinhados. # Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os esforços; # Controlar: fazer com que o planejado ocorra dentro das regras estabelecidas. Aqui, o administrador vislumbra todo o processo, desde a fase do planejamento, discernindo se o resultado foi o esperado. Assim, será possível recomeçar novo ciclo com mais planejamento e suas demais etapas. Cada grupo de operações ou funções corresponde a uma capacidade especial necessária ao pessoal da empresa. Dentro de uma empresa, existem todas as seis funções, cada uma repousando em um conjunto de aptidões, qualidades e conhecimentos que podem ser resumidos nos seguintes conceitos: # Habilidades técnicas: habilidades que necessitam de conhecimento especializado e procedimentos específicos e pode ser obtida através de instrução. # Conhecimentos especiais: relativos, unicamente, à função exercida, seja ela técnica, comercial, financeira, administrativa etc # Experiência: conhecimento resultante da prática das funções, adquirido na vivência de problemas reais e na própria realização de trabalho # Habilidades humanas: envolvem também aptidão, pois interage com as pessoas e suas atitudes, exige compreensão para liderar com eficiência. # Qualidades físicas: saúde, vigor, destreza, força muscular, agilidade, coordenação, rapidez e precisão. # Qualidades morais: energia, firmeza, coragem de aceitar as responsabilidades, iniciativa, decisão, tato e dignidade # Habilidades conceituais: englobam um conhecimento geral das organizações, o gestor precisa conhecer cada setor, como ele trabalha e para que ele existe; # Qualidades intelectuais: aptidão para compreender, aprender e ter discernimento, força e habilidades intelectuais, habilidade analítica, julgamento e engenhosidade; # Cultura geral: conhecimentos variados que não são exclusivamente da função exercida. Sendo assim, a capacidade principal de um diretor é a administrativa. A administração tem uma série de características. Entre elas, estão um circuito de atividades interligadas, como buscar de obtenção de resultados, proporcionar a utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis, envolver atividades de planejamento, organização, direção e controle. Princípios da Administração 1) Divisão do trabalho: faz parte da natureza e é uma imposição de ordem natural observada Cursos Online Grátis? Acesse: Cursos Online Grátis? Acesse: em todo o universo. A divisão do trabalho tem, por finalidade, produzir mais e melhor com o menor esforço. Cada mudança de ocupação ou tarefa implica em um esforço de adaptação que tem como causa a diminuição da produção. A divisão do trabalho permite reduzir o número de objetivos sob os quais devem ser aplicados a atenção e o esforço, tendo como consequência a especialização das funções e a separação dos poderes. Entretanto, a divisão do trabalho tem suas limitações que a experiência e o bom-senso ensinam a não ultrapassar. 2) Autoridade e responsabilidade: direito de comandar e fazer-se obedecer. Distingue-se em um chefe a autoridade estatutária, inerente à função concedida por lei à autoridade da pessoa com origem na inteligência, no saber, na experiência, no valor moral, na capacidade de comando e nos serviços prestados. 3) Disciplina: baseia-se na obediência, assiduidade e sinais externos de respeito, tudo de acordo com as convenções estabelecidas pela organização. 4) Unidade de Comando: sempre deverá ser de forma direta, ou seja, o agente não deve receber de mais de um chefe. 5) Unidade de Direção: um só chefe e programa para um conjunto de operações que visam o mesmo objetivo. É a condição necessária da unidade de ação, da coordenação de força, da convergência de esforços. 6) Subordinação de Interesse Particular: o interesse de um grupo não deve prevalecer sobre o da empresa; e o interesse da família deve estar acima de um de seus membros; que o interesse do estado deve sobrepor-se ao do cidadão. 7) Remuneração: prêmio pago pelo serviço prestado. Deve ser equitativo e, tanto quanto possível, satisfazer, ao mesmo tempo, ao pessoal e à empresa. A taxa de remuneração depende, em primeiro lugar, de circunstâncias independentes da vontade do patrão e do valor dos agentes. Estes incluem a carestia de vida, a abundância ou escassez de mão de obra (lei da oferta e procura), o estado geral dos negócios, o mercado de produtos e a situação econômico- financeira da empresa. Depende, ainda, da especialidade e do modo de remuneração (pagamento do dia, por tarefa, por peça). 8) Centralização e Descentralização: sistema de administração observada nos pequenos negócios nos quais as ordens vão diretamente aos agentes inferiores, neste caso, a centralização é Cursos Online Grátis? Acesse: Cursos Online Grátis? Acesse: absoluta. Na descentralização, as funções e decisões são delegadas, ou seja, não ficam nas mãos apenas do diretor ou presidente. 9) Hierarquia: constitui a hierarquia uma série de autoridades superiores e agentes subalternos. A via hierárquica é o caminho que todos seguem, passando por todos os graus as comunicações, que partem da autoridade superior ou que lhes são dirigidas. É uma cadeia de comando, ao longo da qual possa fluir a autoridade com eficiência e sem atrito. 10) Ordem: um lugar paracada coisa, cada coisa em seu lugar (ordem material). A fórmula de ordem social é idêntica: “um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar”. A ordem deve ter, como resultado, evitar as perdas de material e de tempo. 11) Equidade: combinação de vontade com justiça, tendo como base a justiça que decorre, por sua vez, do respeito às convenções estabelecidas. Como estas não podem prever tudo, é necessário interpretar ou suplementar sua insuficiência. Para isso, é necessário e, indispensável, a boa vontade e cooperação. 12) Estabilidade do Pessoal: adaptação a qualquer função requer tempo, ao longo do qual o agente chegará a desempenhá-la com eficiência, se provido dos atributos necessários. A experiência é obtida com o tempo, sendo o indivíduo apto a recebê-la. 13) Iniciativa: capacidade de sugerir soluções originais, decidir nos imprevistos, agir nas oportunidades e executar planos de concepção própria. É necessário encorajar e desenvolver essa faculdade, sempre mantendo-a dentro dos limites impostos pelo respeito à autoridade e a disciplina. 14) A União do Pessoal: a harmonia e a união do pessoal é uma grande fonte de vitalidade para a empresa. Deve-se evitar a dualidade de comando, as atribuições mal definidas e as censuras imerecidas. 15) Abuso das Comunicações Escritas: as comunicações devem ser escrita, mas também verbais, com isso se ganha rapidez, clareza e harmonia. Requisitos para a função Você pode começar trabalhando algumas habilidades que se fortalecem ao longo do trabalho, como: # A capacidade de concentração, para evitar deixar tudo para depois e ficar procrastinando na hora de fazer uma tarefa necessária; Cursos Online Grátis? Acesse: Cursos Online Grátis? Acesse: # A organização, essencial para manter o ambiente equilibrado e tudo sob controle, sobretudo quando se trata de documentos importantes; # O dinamismo de tarefas, para evitar a tão temida burocracia, melhorando todos os processos em si, para inspirar toda a empresa a seguir boas recomendações; # A autonomia, garantindo a qualidade de seu serviço e evitando que um tempo precioso seja gasto à toa, ou seja, realizar uma função além do solicitado e pensar estrategicamente (desde que com o aval do chefe) em procedimentos otimizados e novas ideias; # A comunicação, inerente a qualquer ambiente corporativo, para evitar problemas, transmitir uma informação clara de um setor para outro, lidar com todos os clientes e prestar ótimos atendimentos. # A responsabilidade em cumprir prazos e aprender a administrar o tempo. Nessa área, as tarefas precisam ser realizadas sempre com competência de acordo com o que foi determinado, logo, o engajamento é fundamental nas qualidades que são exigidas para desempenhar o cargo com excelência. Veja: # Capacidade de concentração; # Ter atenção aos detalhes; # Ser determinado; # Dinâmico; # Organizado; # Saber lidar com números; # Se comunicar de forma clara e direta; # Saber trabalhar sob pressão; # Administrar bem o tempo; # Ter bom humor; # Ser confiável; # Ter paciência; # Ser responsável; # Ter boa memória; # Ser proativo.
Compartilhar