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Artigo publicado na edição 34 w w w . r e v i s t a m u n d o l o g i s t i c a . c o m . b r m a i o e j u n h o d e 2 0 1 3 Assine a revista através do nosso site 14 www.revistamundologistica.com.br :: artigo marco antonio Oliveira neves diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística Ltda. Conceito de Torre de Controle aplicado à Gestão de Transportes Dispor de informação em tempo REAL deixou de ser um luxo e passou a ser uma necessidade para as empresas que desejam ter a logística como um diferencial competitivo. Conheça o conceito de TORRE DE CONTROLE, aplicado ao transporte rodoviário de cargas! não faltam motivações para uma melhor gestão de transportes. Como principal custo logístico e im-portante viabilizador no nível de serviço, a gestão da atividade de transportes deve ser encarada como algo crítico e estratégico para todas as empresas, independen- temente do ramo de atuação, localização, porte etc. O aperfeiçoamento dos mecanismos de planejamento e controle serão imprescindíveis diante da nova legislação que disciplina a jornada dos motoristas e do aumento dos custos e da complexidade operacional, decorrente de diversos fatores como: • A ampliação das restrições à circulação de veículos de porte grande e médio nas ci- dades mais populosas do Brasil, permitindo apenas a utilização de equipamentos de menor porte como Veículos Leves de Carga (comprimento máximo de 6,30 m), Veículos Urbanos de Car- ga (comprimento máximo de 5,50 m), vans e utilitários. • A redução da velocidade de circulação dos veículos em função dos congestionamen- tos nas regiões urbanas, que acaba impactan- do diretamente na produtividade dos veículos, reduzindo de forma significativa o número de entregas e a quilometragem percorrida dia- riamente. • O aumento do número de itens comercializados e a redução no tamanho dos pedidos, resultando em maiores dificuldades para a unitização das cargas e em um maior número de viagens (em veículos de menor porte) para o atendimento da demanda do cliente. • A ampliação dos canais de distribuição, exigindo a realização de coletas e entregas em diferentes locais como grandes e médias redes atacadistas e varejistas, pequenos supermercados, padarias, empórios, quitan- das, avícolas, bares e botecos, lojas de conveniência em postos de gasolina, shoppings e centros comer- ciais, restaurantes, escritórios de empresas, cameló- dromos, residências de clientes etc. • O aumento dos requerimentos dos serviços exigi- dos pelos clientes, relacionados ao agendamento das cargas e descargas, redução dos tempos de resposta, horários de entregas e coletas, tipos de veículos uti- lizados etc. • O aumento das exigências por parte das seguradoras, tornando o Plano (ou Programa) de Gerenciamento de Risco cada vez mais rigoroso e difícil de ser cum- prido. Portanto, não faltam obstáculos e desafios para o profissional de transportes. Nesse novo ambiente, alta- mente complexo e competitivo, contar com informação em tempo real deixou de ser um luxo desnecessário, e 15 passou a ser uma condição sine qua non para a sobrevi- vência e perpetuação das empresas. COnCeitOs reLaCiOnadOs à GestãO de transpOrtes A atividade de gestão de transporte compreende uma série de ações envolvendo a esfera estratégica, tática e operacional. Atividades desenvolvidas nas “células” de gestão de transportes: • Contratação de Transporte • Planejamento e Execução de Embarques • Otimização da Capacidade Disponível • Auditoria e Pagamento de Fretes • Administração de Não Conformidades em Transporte • Relatórios de Desempenho em Transporte • Visibilidade da Operação • Programa de Excelência em Transporte • Gerenciamento de Risco • Projetos em Transporte • Soluções em Transporte Global • Logística Reversa • Serviços Especiais (entregas noturnas, entregas em fi- nais de semana etc.) Infelizmente, pouco tempo é realmente dedicado pe- los gerentes e diretores da área de logística às atividades de cunho estratégico. No Brasil, nos dedicamos fervoro- samente ao “durante”, porém pouca ênfase é dada ao “antes” e ao “muito antes”. Até mesmo o “depois” apre- senta imperfeições, com representado na figura abaixo. Pior do que tudo isso é ainda valorizar o profissional “bombeiro” como a solução ideal para a gestão de trans- portes. Bombeiros apagam incêndios, continuamente, sem atuar na causa raiz. Bombeiros custam caro, embora possam parecer a solução para os problemas. Bombeiros “emburrecerão” com o tempo, e se transformarão em obstáculos para as mudanças necessárias na empresa. A esfera estratégica compreende ações relacionadas ao desenho e dimensionamento da malha logística, pla- nejamento da demanda por transporte, identificação das mais adequadas fontes de transportes, definição do nível de serviço, políticas tarifárias, utilização de tecnologias para o apoio à operação etc. No nível tático temos que responder a importantes questões como: • qual o perfil mais adequado das empresas de trans- portes nas parcerias a serem estabelecidas? • quantas transportadoras utilizar e como dividi-las ge- ograficamente? • qual o tamanho e perfil da frota necessária para o atendimento da demanda prevista? • qual a infraestrutura de apoio necessária à operação? • como deve ser e o que deve constar no contrato fir- mado entre as partes? • que indicadores de desempenho medir e quais as me- tas a serem alcançadas? • que planos contingenciais serão necessários? • como integrar as informações e uniformizar conceitos junto a todos os parceiros? Na operação, serão desenvolvidas atividades como: • emissão de documentos e apontamentos diversos • apuração dos indicadores de desempenho e geração dos relatórios gerenciais diários • elaboração das escalas de trabalho e alocação da tri- pulação • designação e alocação dos veículos • elaboração dos programas de viagens (rotogramas) • roteirização e rastreamento das cargas • elaboração de manuais operacionais (manuseio, acon- dicionamento e transporte dos materiais) • aplicação de check-lists na entrada e saída dos veículos • atendimento a outros departamentos internos • atendimento a motoristas e clientes • atendimento a fornecedores (empresas de gerencia- mento de risco, por exemplo) Logicamente, a esfera operacional demandará uma maior parcela de tempo da equipe de gestão de trans- portes, mas é preciso dedicar tempo para as atividades táticas e estratégicas. pLanejamentO OperaçãOGestãO COntrOLe muito antes antes durante depois 16 www.revistamundologistica.com.br COnCeitO de tOrre de COntrOLe Pense no funcionamento de um aeroporto e adapte essa realidade ao transporte rodoviário de cargas. Ima- gine um departamento atuando como uma Torre de Controle, utilizando informações em tempo real para a tomada de decisão. É uma metodologia de gestão que tem como obje- tivo primário agilizar o processo de tomada de decisão em transportes, fornecendo à equipe operacional infor- mações de forma rápida, objetiva e em tempo real, in- tegrando os três níveis de decisão: operacional, tático e estratégico. A Torre de Controle atuará no planejamento dos re- cursos, no monitoramento da disponibilidade de veículos e motoristas, no nível de utilização dos ativos operacio- nais e no nível de serviço e custos obtidos. A Torre de Controle envolve o monitoramento de variáveis-chave da operação em tempo real; esse modelo de gestão permite que alterações significativas em indi- cadores de alta e média criticidade sejam rapidamente identificadas e corrigidas. Variáveis-chave monitoradas na Torre de Controle: • Atendimento da demanda por transporte • Tempos improdutivos, que envolve o tempo parado em congestionamentos e o tempo de espera para car- ga e descarga nos Clientes • Aproveitamento do frete-retorno • Produtividade da frota (quilometragem rodada men- salmente/número de viagens realizadas / total de cole- tas e entregas feitas) • Nível de aproveitamento dacapacidade do veículo • Controle do consumo e do rendimento dos insumos produtivos (diesel, peças de veículos e pneus) • Custos operacionais • Indicadores de avarias, furtos e extravios • Nível de serviço ao cliente (pontualidade na entrega, documentação correta, nenhum material faltante) • Turn-over e Absenteísmo de motoristas • Reclamações de Clientes O aprendizado diário levará à adoção de mecanismos de prevenção, transformados, provavelmente, em políti- cas de gestão da área de transportes. Através da “Torre de Controle”, conseguiremos balancear a performance entre planejamento, gestão e operação. estrutura da tOrre de COntrOLe Para o perfeito funcionamento da Torre de Controle, é necessário definir claramente os papéis desempenhados por Gerentes (ou Coordenadores), Analistas e Assisten- tes de Logística. Normalmente identificamos analistas atuando como assistentes, desempenhando atividades repetitivas, que poderiam (e deveriam) ser totalmente ou parcialmente automatizadas, e gerentes sobrecarregados, sendo “obri- gados” a descer e ocupar o espaço vago deixado pelos analistas. Resumindo: ninguém desenvolve satisfatoria- mente as atribuições para as quais foi contratado, ou para as quais se preparou. Paralelamente às atividades de execução, recomenda- mos que a Torre de Controle contemple a alocação de recursos voltados exclusivamente à engenharia logística, dedicados aos projetos de melhoria contínua na área. Esse profissionais atuarão, por exemplo, em projetos que envolvam modelos fiscais, embalagens e unitização de cargas, novas tecnologias, seguros de cargas, etc.Exemplo de organograma na figura 1. Ao Gerente de Logística caberá o planejamento estra- tégico de operações, a disponibilização de meios para a execução do trabalho e realização das metas da empresa, a definição das políticas de gestão de transportes e nível de serviço, a realização da interface com outros depar- tamentos e com Clientes, a gestão da equipe, o controle da performance operacional através de indicadores de desempenho e o desenvolvimento de ações preventivas e corretivas, o monitoramento dos planos de ação, a ad- ministração dos programas de excelência em transportes op er aç ão pl an ej am en to nível de atividade tempo real curto prazo médio prazo longo prazo 17 e o atendimento dos requisitos técnicos do contrato e das normas e diretrizes estabelecidas pelos órgãos de re- gulação (Anvisa, por exemplo). Os Analistas de Projetos (ou Engenheiros Logísticos) deverão zelar pela melhoria contínua na operação, em projetos internos ou em soluções que envolvam Forne- cedores e/ou Clientes. Os projetos de melhoria contínua poderão lidar simultaneamente com diferentes frentes de atuação, como processos, infraestrutura, tecnologia, pessoas e sistemas de gestão. Também poderão atuar no start-up de novas operações (abertura de um novo Cen- tro de Distribuição, por exemplo). Já os Analistas de Logística se envolverão com a con- tratação e administração de parceiros, cotações de fre- tes regulares e eventuais, planejamento de embarques e otimização da capacidade de carga disponível, roteiriza- ção da entrega e alocação dos veículos e da tripulação, administração das não conformidades em transportes, a conferência e autorização de fretes a pagar, a geração de relatórios de desempenho em transporte e dos indica- dores de performance, a elaboração e manutenção de manuais de procedimentos operacionais e a realização de interfaces internas e externas. Os Assistentes de Logística se encarregarão do regis- tro de dados em sistemas informatizados ou em plani- lhas paralelas, a realização de apontamentos diversos, o rastreamento e monitoramento de veículos, o apoio a motoristas em viagem, o acerto de contas com motoris- tas, o atendimento a Clientes e a execução de atividades administrativas diversas. fatOres de suCessO para a impLantaçãO da tOrre de COntrOLe As palavras-chave para o sucesso na implantação da Torre de Controle são VISIBILIDADE e COLABORA- ÇÃO. É necessário, desde o princípio, selecionar parceiros adequados ao seu propósito, de obter informação em tempo real, e mais do que isso, poder atuar em tempo real na reversão de possíveis efeitos indesejados, evitando retrabalho e custos adicionais. Isso deverá representar, na prática, custos adicionais em transportes. Mas nesse caso é importante avaliar a relação custo benefício. Por exem- plo: um aumento de 20% no frete permitirá um aumento nas vendas, em patamares superiores a 30%? Mais do que selecionar adequadamente os seus par- ceiros, é importante atuar de forma COLABORATIVA. O Embarcador não deve abdicar de suas responsabilidades e deveres, mas sim atuar de forma harmoniosa e comple- mentar junto as suas Transportadoras e Operadores Lo- gísticos. No mínimo, devemos somar competências, pois o ideal seria multiplicá-las. A VISIBILIDADE também é fundamental. Com as tec- nologias GPS, GPRS, WEB/WAP e com os sistemas de telemetria, é possível obter as informações em campo e trabalha-las em tempo REAL! Será necessário, obvia- mente, desenvolver interfaces entre os sistemas dos Em- barcadores e dos parceiros logísticos para a captura e tratamento dos dados. A partir da captura dos dados, teremos outro proble- ma: o que fazer com tanta informação? A empresa deverá decidir e optar pelo tipo de informação desejada. Ela poderá optar por atuar apenas nas não conformidades operacionais. Outros Embarcadores poderão definir raios de atuação, especificando claramente onde ela atuará e onde seu parceiros trabalharão. Aí voltamos novamente para a questão da COLABORAÇÃO. Portanto, invista em COLABORAÇÃO e VISIBILIDA- DE! COnCLusãO Se para a sua empresa a logística é realmente um dife- rencial estratégico de competitividade, está mais do que na hora de buscar informações em tempo real, para a decisão imediata. A defasagem temporal entre o fato e a informação de- verá ser reduzida de alguns dias para alguns SEGUNDOS! Do que adianta saber de algo que já ocorreu, e para a qual não existe mais nada a ser feito, apenas lamentar? E precisamos pensar adiante, ou seja, imaginar o que poderá acontecer antes que realmente aconteça! Parece difícil, mas não é impossível! Já pensou em receber a in- formação antes da entrega efetiva? Com a Torre de Controle deixaremos de atuar de for- ma passiva e reativa, e passaremos a pensar e agir de forma proativa. Deixaremos de lado as desculpas e lamentações, que serão substituídas por ações positivas e realmente efi- cazes, que levarão a menores custos e maiores níveis de serviço, equacionando o difícil “trampolim” ao qual o pro- fissional de logística é submetido diariamente. Figura 1. Organograma anaLista de prOjetOs (1) Gerente OperaCiOnaL (1) anaLista de transpOrte (2) assistente de LOGístiCa (4)
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