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Grupo SER Educacional | Logística de Armazenagem 1 Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Direção Editorial ANDRÉA CÉSAR PEDROSA Projeto Gráfico MANUELA CÉSAR DE ARRUDA Autor MÔNICA PATRÍCIA ALCÂNTARA Desenvolvedor CAIO BENTO GOMES DOS SANTOS O Autor Mônica Patrícia Alcântara de Morais Olá. Meu nome é Mônica Alcântara. Sou formada em relações públicas com especialização em Administração em Marketing, com uma experiência técnico-profissional na área de gestão da cadeia de suprimentos de mais de 10 anos. Passei por empresas com a TIM Nordeste, Ericsson Gestão de Sistemas (EGS), Estaleiro Atlântico Sul e vários outros empreendimentos, sempre na área de Logística e Supply Chain . Participei da implantação do sistema SAP-R3 na TIM e de vários outros sistemas de automação e gestão empresarial. Estruturei vários projetos logísticos, como o da Rede TELEPORT de Educação, com unidades de ensino espalhadas em 13 estados da federação. Sou apaixonada pelo que faço e adora transmitir minha experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas profissõe s. Por isso fui convidada pela Editora TELESAPIENS a integrar seu elenco de autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Então, conte comigo! MÔNICA PATRÍCIA ALCÂNTARA “ Iconográficos Olá. Meu nome é Manuela César de Arruda. Sou o responsável pelo projeto gráfico de seu material. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: INTRODUÇÃO para o início do desenvolvimento de uma nova competência; DEFINIÇÃO houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA quando forem necessários observações ou complementações para o seu conhecimento; IMPORTANTE as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você; EXPLICANDO MELHOR algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS textos, referências bibliográficas e links para aprofundamento do seu conhecimento; REFLITA se houver a necessidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou discutido sobre; ACESSE se for preciso acessar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últimas abordagens; ATIVIDADES quando alguma atividade de autoaprendizagem for aplicada; TESTANDO quando o desenvolvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; Sumário 1 Políticas de Gerenciamento de Estoques ......................................................... 8 1.1 O que é Gerenciamento de Estoques? ................................................................ 9 1.2 Administração de Materiais ............................................................................. 10 1.3 Formas de Controle de Estoque ....................................................................... 11 1.3.1 Controle Permanente ................................................................................... 11 1.3.2 Controle Periódico ....................................................................................... 12 1.3.3 Controle Reativo .......................................................................................... 12 1.4 Política de Gestão de Estoque ......................................................................... 13 1.4.1 Gestão por Nível de Serviço .......................................................................... 13 1.4.2 Gestão por Giro de Mercadorias ................................................................... 13 1.4.3 Gestão por Cobertura de Estoques ................................................................ 14 1.5 Inventário de Estoque ..................................................................................... 14 1.5.1 Tipos de Inventários:.................................................................................... 15 Considerações Finais ............................................................................................ 17 Atividades de Autoaprendizagem .......................................................................... 17 Questionário Avaliativo ........................................................................................ 17 Bibliografia.......................................................................................................... 18 Trilha de Aprendizagem Olá. Meu nome é Andréa César. Sou responsável pela direção editorial deste livro didático e de todos os demais recursos relacionados com a sua trilha de aprendizagem. Você está iniciando seus estudos sobre LOGÍSTICA DE ARMAZENAGEM, e o nosso objetivo é auxiliar você no desenvolvimento das competências necessárias ao seu exercício profissional. Para isto, distribuímos os conteúdos didáticos deste livro em quatro semanas de estudo, onde, em cada uma delas, haverá uma competência a ser construída. Cada uma dessas competências será desenvolvida por meio de quatro atividades de estudo, que podemos chamar de “aulas”. Em cada aula, você terá uma introdução ao tema abordado, os objetivos a serem alcançados, uma atividade de autoaprendizagem proposta e uma lista de exercícios a serem respondidos. Quer saber quais serão as competências que você irá desenvolver ao longo dessas quatro semanas de estudo? Então vamos a elas: Conceituar os elementos relacionados com a função de armazenagem de materiais dentro do contexto da logística, compreendendo sua relação com as demais funções logísticas; Realizar os processos logísticos relacionados à movimentação, estocagem e coleta de materiais em unidades de armazenamento, lidando com equipamentos, componentes e instalações de armazenagem; Aplicar as técnicas de gestão de estoques de materiais, compreendendo desde os processos de aquisição, até os cálculos e previsões de demandas; Conhecer a forma de organização e leiautes de armazéns, lidando com equipamentos de movimentação e dispositivos de armazenagem de materiais. Ao longo desta semana iremos desenvolver a competência de número: 3. Vamos arregaçar as mangas? Ao trabalho! Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 7 3ª SEMANA DE ESTUDOS INTRODUÇÃO: o longo desta semana de estudos iremos abrir um parêntesis no que se refere ao gerenciamento de armazéns para iniciar os estudos sobre a administração dos materiais e produtos neles armazenados. Nesses estudos iremos compreender as técnicas que envolvem as aquisições e controle dos níveis de estoque desses itens, visando sempre à otimização desses níveis para a maximização das margens de lucratividade da empresa. Para isto será fundamental entendermos as técnicas de previsão e lotes econômicos de compra. Preparado para uma viagem rumo ao conhecimento? Então, aperte o cinto e boa viagem! OBJETIVOS: Ao término do desenvolvimento desta semana de estudos, você será capaz de: • Entender as diversas políticas de gestão de estoque, tendo em vista o crescimento da eficácia na cadeia de produção e abastecimento; • Utilizar técnicas diferentes para prever as vendas, visando garantir os níveis mínimos de estoques para aumentar a eficiência do estabelecimento; • Entender os variados modelos de gestão de estoques, sendo capaz assim de identificar o mais apropriado para cada perfil organizacional e circunstância; • Comunicar-se com os diversos setores da cadeia de suprimento, especialmente com o de compras, afim de regular o fluxo de abastecimento às necessidades financeiras da organização. ALogística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 8 1 Políticas de Gerenciamento de Estoques INTRODUÇÃO: Por volta de 1970, no Brasil, a logística deixou de ser responsável unicamente pela distribuição dos produtos acabados e se tornou, desde então, uma ciência que passou a interagir com a cadeia produtiva como um todo, estando presente desde o momento da entrada do pedido até a expedição da mercadoria finalizada para o cliente. A partir desse novo preceito todos os estoques passaram a ser vistos pelo departamento de logística, tendo esse departamento observado desde o estoque de matéria-prima até o estoque de mercadoria finalizada. No tocante aos processos de compras e gerenciamento dos estoques, podemos entendê-los como pertencentes à área de intersecção entre a Logística e a Cadeia de Suprimentos, o que não enfraquece, de modo algum, a importância do entendimento de todo este fluxo de procedimentos por parte dos profissionais de logística. OBJETIVO: Ao término desta aula você deverá ter aprendido como as empresas decidem as compras em função dos níveis de estoque, entendendo também os conceitos fundamentais sobre o gerenciamento dos estoques e as políticas adotadas para a regulação de seus níveis. Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 9 1.1 O que é Gerenciamento de Estoques? Englobando todos os processos, técnicas e atividades que visam garantir o fornecimento da matéria-prima em quantidade e tempo correto ao longo da cadeia produtiva, podendo estar ou não organizados, a gestão de estoque se preocupa com a administração desse processo como um todo. Existem duas funções que norteiam a finalidade do estoque, que são essenciais para uma boa gestão dos mesmos, essas funções são: O suprimento de vendas e a alimentação de produção. A primeira função tem o objetivo de suprir as vendas. A segunda visa atender a produção de forma continuada com o propósito de eliminar riscos de interrupção na linha de produção provenientes de possíveis falhas de abastecimento. Caso ocorra o descontrole dos estoques toda a cadeia produtiva é afetada, visto que existe uma relação do setor de estoque (suprimento) com os setores da empresa, tais como produção, financeiro e compras. O descontrole pode causar sérias consequências à empresa, causando, por exemplo o aumento de despesas financeiras e de custos, ocasionando também a ociosidade de recursos e a redução de lucros. Os administradores do setor de estoques devem saber que as atividades de manutenção e organização dos mesmos configuram elevados custos para a empresa. Por representar altos custos os administradores dos estoques devem manter os mesmos sempre, Figura 1 – Estoque de produtos já acabados. Fonte: http://uselouro.com.br/wp- content/uploads/2015/06/como- organizar-as-prateleiras.png (Acesso em 30/05/2017) DEFINIÇÃO Gerenciamento de estoques é a atividade que visa oferecer a garantia da disponibilidade dos suprimentos necessários ao adequado funcionamento da organização, evitando ou mitigando os riscos da falta de produtos e de eventuais suspensões na cadeia de produção. Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 10 no mínimo, seguro e aceitável, observando que estes estoques devem sempre possuir uma garantia de abastecimento para a empresa, para que a produção seja sempre contínua e não ocorram falhas por falta de material, e se necessário o estoque ainda deve ser capaz de fornecer produtos para o cliente. Podemos dizer que os principais objetivos para a gestão de estoques são: • Manter o abastecimento em níveis seguros; • Reduzir o estoque para o mínimo de mercadorias aceitáveis, reduzindo assim o custo da empresa; 1.2 Administração de Materiais Antes de falarmos em gerenciamento de estoques, precisamos entender que esse grupo de processos se posiciona como parte de algo maior, conhecido como “Administração de Materiais”. Sem esse posicionamento, a atividade de gerenciamento de estoques fica solta dentro da organização, desconectada da cadeia de suprimentos da empresa como um todo. A administração de materiais deve envolver as seguintes ativ idades: • Codificação e cadastramento: - Padronização e unificação dos produtos ou materiais; - Cadastramento dos itens de estoque no sistema informatizado; - Definição de grupos e subgrupos; - Codificação dos itens; • Planejamento e programação de estoques: - Priorização dos materiais de acordo com a curva ABC 1; - Análise da variação dos níveis dos estoques em função da demanda de consumo histórica; - Previsão das demandas de consumo; 1 A Curva ABC é uma técnica de priorização de produtos, c lassificando -os em três famíl ias conforme sua importância estratégica para a empresa, como veremos mais adiante. DEFINIÇÃO Administração de materiais é a função da cadeia de suprimentos dedicada ao gerenciamento dos processos de aquisição (ou compra), cadastramento e gerenciamento do estoque de materiais ou produtos acabados de uma organização. Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 11 - Dimensionamento dos níveis ideais de estoque para cada produto ou material, a partir dos quais devem ser disparados os processos de compras para ressuprimento; • Registro e controle: - Programação de compras em função do planejamento e programação realizados anteriormente; • Compras (realizado por departamento específico para este fim); • Recebimento (realizado pelas equipes dos armazéns); • Armazenagem e movimentação de materiais (idem); • Expedição (idem). 1.3 Formas de Controle de Estoque Como manter os estoques em níveis ideais para garantir o ressuprimento da empresa? A resposta a esta pergunta é o que há de mais relevante para um sistema de gerenciamento de estoques, mas, infelizmente, ela não é trivial e, muito menos, idêntica para toda e qualquer organização. Dependendo do tipo de produto, a dinâmica das demandas dos clientes e margens de lucratividade que se pretende atingir, muitas podem ser as alternativas para se controlar esses estoques. A seguir elencamos alguns exemplos dessas alternativas, que podem ser adotadas isoladamente ou em conjunto com outras. 1.3.1 Controle Permanente Nesse processo, são efetuadas verificações diárias dos níveis de estoque de cada produto, com o objetivo de identificar necessidades de ressuprimento. Não estamos falando de IMPORTANTE É válido ressaltar que, apesar de serem atividades parecidas, Estoque e Armazenagem não são a mesma coisa. Enquanto a gestão de estoque se preocupa basicamente com o abastecimento, o foco da armazenagem é o armazenamento e transporte das mercadorias para facilitar a distribuição dos materiais. Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 12 inventários diários, pois com o advento dos sistemas informatizados isto não é necessário. Porém, a análise de relatórios da posição dos estoques deve ser, neste caso, realizada diariamente pelo encarregado do gerenciamento dos estoques da empresa. 1.3.2 Controle Periódico O controle periódico dos estoques é uma alternativa recomendada para estoques de médio a baixo giro, exercido em intervalos semanais ou mensais. O ponto básico de reabastecimento ajusta-se para ponderar a extensão dos intervalos entre as revisões de controle . 1.3.3 Controle Reativo Este tipo de controle é adotado quando uma empresa dispõe de tecnologia e métodos estatísticos apurados para previsão das demandas. No controle reativo de estoques, o processo de ressuprimento é acionado toda vez que determinado item de estoque chega aníveis considerados mínimos em relação às previsões de demanda. Com isto, a verificação dos estoques não possui uma periodicidade fixa, variando de acordo com as curvas de tendências de cada produto ou material estocado. NOTA Este método de controle é fortemente recomendável para estoques de alto giro, onde as demandas de pedidos e ressuprimentos é consideravelmente grande. EXPLICANDO MELHOR Em termos práticos, toda vez que um item chegar próximo ao seu nível de estoque mínimo, o sistema informatizado disparará uma mensagem automática para dar início ao processo de ressuprimento daquele produto ou material. Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 13 1.4 Política de Gestão de Estoque O que motiva as empresas a definirem seus níveis mínimos de estoque para cada produto? Atender bem ao cliente, garantindo que nunca falte o produto ou material desejado? Ou a margem de lucratividade é o fator mais importante para esta decisão? A seguir vamos discorrer sobre as políticas mais frequentes no processo decisório quanto ao ressuprimento dos estoques. 1.4.1 Gestão por Nível de Serviço Nesse tipo de gestão de estoques, são observados os níveis de estocagem bem como os prazos de reposição, observando se estes atendem às necessidades do mercado. Essa política é adotada quando a empresa não quer ou não pode correr o risco de falta de mercadoria em estoque, como pode ser observado em alguns tipos de estoque, como o de materiais hospitalares e fármacos dentro de um hospital, materiais em processo de fabricação, entre outros. Neste caso, a única maneira de se obter melhores margens de lucratividade é por meio da segregação de produtos por nível de serviço. 1.4.2 Gestão por Giro de Mercadorias Esta política visa unicamente a maximização das margens de lucratividade, minimizando os níveis de estoque dos produtos ou materiais de baixa rotatividade (“encalhados”) e priorizando o ritmo de ressuprimento daqueles que apresentam um alto índice de demanda. A análise, neste tipo de gestão, é feita com base na dinâmica das demandas, e não no quantitativo de itens estocados. EXPLICANDO MELHOR A ideia é simples: divide-se os produtos ou materiais da empresa em níveis de serviço, sendo um nível de serviço para cada tipo de cliente (interno ou externo), estabelecendo para grupo de itens uma prioridade diferente em termos de prazo de ressuprimento. Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 14 1.4.3 Gestão por Cobertura de Estoques Nesse método, verifica-se se o número de itens que há em estoque é o suficiente para cobrir a necessidade de demanda do mercado, devendo-se atentar para a sazonalidade de mercado, ou seja, épocas em que se vende mais, por um determinado período. 1.5 Inventário de Estoque O fato de um sistema informatizado ser devidamente implantado em uma organização não significa que a posição dos níveis de estoque calculada seja verdadeira. Em outras palavras, é possível que haja diferença entre as quantidades informadas pelo sistema e as verificadas in loco nos armazéns. Daí surge a necessidade de um procedimento conhecido como inventário. Figura 2 – Inventário nos estoques de produtos acabados nas prateleiras de um supermercado. Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Inv ent%C3%A1rio#/media/File:Clerk _inventory.JPG (Acesso em 03/06/2017) NOTA A diferença entre gestão por cobertura de estoques e por giro de mercadorias é bastante sutil. Quando a gestão se dá por giro, o ponto focal é a análise do comportamento da demanda. Já na gestão por cobertura, baseia-se unicamente nos níveis de estoque e nas previsões sazonais das demandas futuras. IMPORTANTE Independentemente de qual política seja adotada para a gestão dos estoques, o conhecimento estatístico sobre as demandas passadas e as previsões de demanda são fundamentais para o bom desempenho gerencial. Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 15 Esta é uma atividade bastante trabalhosa e deve ser minimizada, pois envolve custos e perda de tempo por parte da equipe encarregada da administração dos materiais. Por outro lado, se não há um bom grau de certeza quanto às posições reais dos níveis de estoque, não há outra forma de solucionar este problema senão por meio de inventários. 1.5.1 Tipos de Inventários: São esses os tipos de inventário que se pode realizar para garantir a fidelidade das informações acerca dos níveis de estoque dos produtos ou materiais armazenados pela empresa: • Inventários Periódicos: são realizados em intervalos regulares de tempo, envolvendo todo o acerco de itens estocados; • Inventários Rotativos: envolvem apenas os itens de maior giro ou relevância estratégica para a empresa, sendo realizados em intervalos menores de tempo (com maior frequência). DEFINIÇÃO Inventário é o processo de conferência visual entre as posições reais e calculadas dos estoques, visando maximizar a acurácia1 dessas informações. EXPLICANDO MELHOR Em outras palavras, inventariar um estoque é verificar fisicamente se eles existem, nas quantidades informadas pelo sistema. Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 16 Figura 3 – Consumidor e a compra de produtos acabados em exposição nas prateleiras de um supermercado. Fonte: http://img.ibxk.com.br/2014/11/05/05131554741336.jpg?w=1040 (Acesso em 03/06/2017) Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 17 Considerações Finais SAIBA MAIS: Quer se aprofundar no tema desta aula? Recomendamos o acesso às seguintes fontes de consulta e conhecimento: Vídeo: “Gestão de Compras e Estoques” (SEBRAE/MG, 2017), acessível pelo link https://youtu.be/_aQf-tKNrTs (Acesso em 03/06/2017) Atividades de Autoaprendizagem ATIVIDADES: Pronto para consolidar seus conhecimentos? Leia atentamente o enunciado de sua atividade de autoaprendizagem proposta para esta aula. Se você está fazendo o seu curso presencialmente, é só abrir o seu caderno de atividades. Se você estiver cursando na modalidade de EAD (Educação a Distância), acesse a sua trilha de aprendizagem no seu ambiente virtual e realize a atividade de modo online. Você pode desenvolver esta atividade sozinho ou em parceria com seus colegas de turma. Dificuldades? Poste suas dúvidas no fórum de discussões em seu ambiente virtual de aprendizagem. Concluiu a sua atividade? Submeta o resultado em uma postagem diretamente em seu ambiente virtual de aprendizagem e boa sorte! Questionário Avaliativo TESTANDO: Chegou a hora de você provar que aprendeu tudo o que foi abordado ao longo desta aula. Para isto, leia e resolva atentamente as questões do seu caderno de atividades. Se você estiver fazendo este curso a distância, acesse o QUIZ (Banco de Questões) em seu ambiente virtual de aprendizagem. https://youtu.be/_aQf-tKNrTs Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 18 Bibliografia SEBRAE/MG. (03 de Jun de 2017). Gestão de Compras e Estoques . Fonte: YouTube: https://youtu.be/_aQf-tKNrTs Logística de Armazenagem | Mônica Alcântara | 19