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E-BOOK: COMO MELHORAR O CONTROLE 
OPERACIONAL UTILIZANDO UM PLANO DE AÇÃO 
http://www.checklistfacil.com.br/
03 Introdução
05 O que é e para que serve um plano de ação?
08 Qual a importância de identificar problemas e criar um plano de ação?
13 Quais são os passos para criar e executar um plano de ação?
18 O que um plano de ação deve conter?
21 Como um checklist ajuda nessa fase?
24 Conclusão
26 Sobre o Checklist Fácil
INTRODUÇÃO
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Tudo é incerto na vida, menos os problemas. Você não sabe quando e nem de onde eles virão, mas é 
certo que em algum momento terá que enfrentá-los. E, nesse momento, como se organizar para obter 
uma solução efetiva? Um bom plano de ação é a melhor saída.
Elencar questões que precisam ser resolvidas 
e definir, para cada uma delas, a medida de 
correção mais adequada não deve ser um 
problema em si. O ideal é que o plano de ação 
seja o seu maior aliado e, para isso, é possível 
recorrer a ferramentas de gestão, como 
checagens e indicadores de desempenho.
O plano de ação terá como consequência 
um processo bem estruturado de 
identificação dos problemas e de 
definição de estratégias. É o que vamos 
detalhar neste e-book. Além de explicar como 
planejar suas ações, este guia traz orientações 
sobre mensuração de desempenho, facilitando 
a verificação dos resultados. Boa leitura! 
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O QUE É E PARA 
QUE SERVE UM 
PLANO DE AÇÃO?
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Como ferramenta de gestão, o plano de ação 
precisa ser completo, detalhando passo a passo 
cada etapa de forma clara e indicando quem ficará 
responsável pelas atividades a serem executadas. 
Assim, podemos utilizar o seguinte conceito para 
descrever esse importante recurso gerencial:
O plano de ação é uma lista de medidas 
que devem ser adotadas para atingir uma 
determinada meta.
Consagrado como um dos principais especialistas 
em marketing, o professor estadunidense Philip 
Kotler é uma das referências no assunto. O livro 
“A Bíblia da Inovação — princípios fundamentais 
para levar a cultura da inovação contínua às 
organizações”, escrito por Kotler em coautoria com 
o economista espanhol Fernando Trías de Bes, 
destaca a importância do plano de ação e traz dicas 
simples e práticas sobre como adotá-lo.
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Por todas essas características, o plano de 
ação torna-se uma ferramenta de gestão que 
pode ser adotada para atender a diferentes 
finalidades, como:
 » correção de problemas prejudiciais às 
atividades da empresa;
 » definição e acompanhamento do 
planejamento estratégico;
 » monitoramento das atividades diárias;
 » prevenção de riscos;
 » execução de projetos específicos.
Aqui estão os pilares de um bom plano de ação, 
mas como identificar a necessidade de adotá-lo? 
É isso que vamos explicar na sequência.
Os autores descrevem o plano de 
ação como um manual básico que deve 
conter basicamente:
 » uma lista de ações e atividades;
 » a data de início de cada tarefa;
 » o orçamento necessário específico 
para iniciativa;
 » quem são os líderes de cada ação;
 » os objetivos e a programação 
específicos;
 » a previsão de riscos que possam 
comprometer a execução do plano de 
ação e quais medidas de contingência 
devem ser adotadas nesse caso.
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QUAL A IMPORTÂNCIA 
DE IDENTIFICAR 
PROBLEMAS E CRIAR 
UM PLANO DE AÇÃO?
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As atividades empresariais ocorrem em três áreas principais:
 » financeira;
 » administrativa;
 » operacional.
Espera-se que esses setores gerem o retorno 
compatível com os objetivos do negócio. Mas é 
possível que, em alguns momentos, as coisas não 
funcionem tão bem, e alguns riscos são bastante 
comuns e até previsíveis. 
Entre os problemas financeiros estão aqueles relacionados 
à lucratividade, dívidas, retorno dos investimentos, custos, 
entre outros. Na esfera administrativa, entram questões 
como os recursos humanos da empresa e processos de 
gestão. Já os riscos operacionais envolvem aspectos como 
produtividade, desvio de prazos e desperdício.
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Perceba como, naturalmente, temos uma 
noção sobre onde podem estar os problemas. 
A questão é: como identificar as falhas de 
maneira precisa? Usar KPIs (do termo inglês 
Key Performance Indicators) é uma das 
medidas mais eficazes. 
Esses indicadores de desempenho 
nos ajudam a conferir se as atividades 
operacionais estão sendo realizadas com 
eficiência e qualidade. Entre os principais 
KPIs, podemos destacar os relacionados a:
 » produtividade;
 » lucratividade;
 » nível de endividamento;
 » rentabilidade. 
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Vale destacar que cada negócio tem necessidades específicas quanto ao desempenho. Por 
isso, não existe uma fórmula padrão. Ainda assim, podemos avaliar alguns pontos que são comuns às 
organizações, como os citados acima.
Ok, sabemos que é importante que 
uma empresa tenha elevados níveis de 
produtividade, lucratividade e rentabilidade. 
E, também, que ela deve controlar o 
endividamento. Mas como os KPIs podem 
ajudar? Calculando resultados. 
Vamos demonstrar usando estes pontos 
como exemplo:
PRODUTIVIDADE
É o quanto se consegue produzir de acordo 
um determinado referencial. Por exemplo, 
tempo (produtividade por hora, dia, semana 
etc.) ou força de trabalho (por funcionário). 
Cálculo: 
Produtividade = receita líquida 
 
número de colaboradores
LUCRATIVIDADE (%)
Representa o percentual de lucro obtido a 
partir das vendas (ou receitas) totais.
Cálculo:
Lucratividade = lucro líquido 
 
receita x 100
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Se existe algum problema 
na gestão do negócio e está 
difícil identificar de onde ele 
vem, adotar alguns KPIs pode 
evidenciar a origem das falhas. 
O importante é que você seja 
capaz de adotar indicadores 
compatíveis com suas 
necessidades.
Encontrou um problema? Está 
na hora de criar um plano de 
ação para corrigi-lo. Só que a 
importância dos KPIs não para 
aí. Afinal de contas, como saber 
se o plano de ação funcionou 
corretamente? E como 
evitar que novos desarranjos 
aconteçam? Acompanhando o 
desempenho, claro!
NÍVEL DE ENDIVIDAMENTO (%)
Depende da análise do balanço patrimonial e revela qual é 
o percentual de dívidas sobre o patrimônio da empresa.
Cálculo:
Nível de endividamento: passivo total 
 
ativo total x 100
RENTABILIDADE (%)
É o percentual de lucro sobre o investimento feito.
Cálculo:
Rentabilidade: lucro líquido 
 
investimento x 100 
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QUAIS SÃO OS 
PASSOS PARA CRIAR E 
EXECUTAR UM PLANO 
DE AÇÃO?
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A execução do plano de ação 
será mais assertiva se, desde 
a sua elaboração, houver 
um passo a passo eficiente. 
Sugerimos 5 etapas:
1. planejamento;
2. execução;
3. monitoramento;
4. encerramento;
5. análise. 
Confira a importância de cada 
uma dessas fases. 
1. PLANEJAMENTO
O planejamento consiste na estruturação do plano de ação. 
Inicialmente, é feito um levantamento de tudo o que o plano 
deve abranger. Uma forma bem simples é fazer uma listagem 
de todos os pontos a serem atendidos. Por exemplo, se for 
um plano de ação com o intuito de corrigir problemas, é 
preciso listar, um a um, os erros a serem corrigidos. Para cada 
umdeles, deve haver uma medida correspondente. 
Na sequência, é feita a organização das iniciativas por 
etapas, como neste passo a passo. Existe um problema a 
ser corrigido e existe uma medida de correção. Quais são os 
passos para executar essas medidas e quem é responsável 
por realizá-las? Todos esses aspectos podem ser elencados 
em uma planilha ou por meio de um programa de checklist 
eletrônico, que facilita a execução e o monitoramento, 
nossos passos seguintes.
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2. EXECUÇÃO
Com o planejamento feito, todas as 
etapas precisam estar registradas 
de forma clara e funcional para que 
todos que vão controlar e executar os 
procedimentos consigam identificar 
os processos a serem seguidos. 
As tarefas a serem cumpridas podem 
estar listadas em documentos, mas 
o ideal é que sejam exibidas em 
painéis de controle (dashboard), que 
tornam mais simples a identificação 
das atividades e permitem, ainda, 
que seja adotado um checklist. 
Assim, cada processo executado pode 
ser classificado como concluído e, 
automaticamente, remetido para o 
próximo pela etapa seguinte.
Essa é uma forma eficiente de cumprir com uma 
necessidade vital para qualquer plano de ação: a 
comunicação. Se as fases não são adequadamente 
comunicadas para os responsáveis, como na 
entrega de uma etapa para outra, as chances de 
insucesso aumentam. 
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4. ENCERRAMENTO
A conclusão dos passos presentes no 
plano de ação deve estar alinhada com os 
objetivos traçados. Ou seja, a fase final é 
extremamente importante, pois indica se 
todos os pontos foram cumpridos. Essa é a 
primeira verificação a ser feita, pois pode 
ser necessário fazer algum ajuste antes de 
considerar que todos os procedimentos 
foram, de fato, encerrados.
5. ANÁLISE
Processos planejados, executados, 
monitorados e encerrados. Pronto, hora 
de verificar os resultados. Essa análise é 
fundamental para comparar a situação antes 
e depois da execução do plano de ação. 
3. MONITORAMENTO
Os líderes responsáveis pela gestão dos 
processos precisam acompanhar e orientar 
a execução. Novamente, a comunicação, 
aqui, é imprescindível. As formas de fazer 
o monitoramento são variadas, mas devem 
ser facilitadas ao máximo para otimizar o 
cumprimento das ações.
A lista de checagem é um dos recursos mais 
comuns, mesmo por meio de modelos bem 
simples, como os manuais. É claro que, com a 
digitalização, o uso de planilhas e ferramentas 
de gestão tem facilitado esse controle. 
O importante é checar se todos os pontos 
estão sendo realizados de acordo com o que 
foi programado. 
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Se o objetivo não foi atingido, mas as etapas 
do planejamento foram realizadas de acordo 
com o que estava previsto, isso quer dizer 
que houve alguma falha na identificação dos 
problemas ou na elaboração das medidas.
Se tudo foi cumprido adequadamente e 
as metas foram atingidas, o plano de ação 
deve passar a servir como um modelo de 
procedimentos a ser adotado em ocasiões 
semelhantes. Afinal de contas, ele foi 
bem-sucedido.
Além disso, tenha-o como referência para 
o constante aprimoramento dos 
processos. Os bons resultados alcançados 
precisam ser mantidos. Usando KPIs para 
mensuração e o próprio plano de ações 
como padrão a ser atingido, os processos 
tendem a ficar cada vez mais eficientes.
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O QUE UM PLANO DE 
AÇÃO DEVE CONTER?
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O planejamento, que é o ponto de partida do seu plano, deve seguir metodologias alinhadas com a 
tomada de decisões estratégicas. Um dos métodos mais eficazes é o 5W2H, que se resume a 7 perguntas 
que precisam ser respondidas antes da definição das ações necessárias. O termo 5W2H é utilizado 
porque sua origem vem do inglês. Confira:
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 » o objetivo do plano de ação;
 » os processos adotados;
 » os locais (áreas ou setores) nos 
quais as ações serão executadas;
 » os prazos;
 » as responsabilidades;
 » o método de trabalho;
 » os custos.
Seu plano de ação deve 
conter todos esses tópicos 
para que seja possível 
aplicá-lo corretamente.
 » What? — O que fazer?
 » Why? — Por que fazer?
 » Where? — Onde a ação será executada? 
 » When? — Quando fazer?
 » Who? — Quem vai executar os processos?
 » How? — Como as etapas devem ser 
realizadas?
 » How much? — Qual será o custo para 
executar os planos?
Note que essa é uma estrutura compatível com a 
indicada por Kotler e Bes. Ao responder o 5W2H, 
você estará, na prática, definindo:
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COMO UM CHECKLIST 
AJUDA NESSA FASE?
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Você já deve ter notado alguns termos 
recorrentes neste e-book, como 
checagem, listagem e checklist. 
Isso porque é impossível falar 
em plano de ação sem usar esses 
recursos. Basta relembrar o conceito:
O plano de ação é uma lista 
de medidas que devem ser 
adotadas para atingir uma 
determinada meta.
Em resumo: não se consegue aplicar 
os processos necessários se eles 
estiverem soltos, se forem ideias vagas. 
Quanto mais precisas forem as ações, 
melhor. E o fato é que nada melhor 
do que um checklist para elencar as 
medidas a serem adotadas e otimizar 
processos e etapas. Veja por quê:
 » checklists facilitam a identificação de 
problemas (e de oportunidades);
 » listar processos permite melhor verificação 
das ações a serem executadas;
 » por meio de checklists é possível 
otimizar processos;
 » as listas de checagem são fundamentais 
no monitoramento;
 » checklists servem como mecanismos de 
orientação e dão segurança a funcionários 
 e gestores;
 » conferência de itens, recursos e atividades por 
meio de checklists ajuda a prevenir perdas.
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No dia a dia, nem sempre nos damos conta, 
mas é comum que percamos tempo com 
esse tipo de tarefa. É inquestionável 
que o hábito de fazer o checklist é 
importantíssimo, mas ele não deve exigir 
de você mais tempo e esforço do que o 
necessário. A automatização dos processos 
por meio de softwares existe, justamente, para 
tornar mais viável e simples a checagem.
Produzir e acompanhar checklists pode 
ser mais prático e eficiente com a utilização 
de softwares. É claro que sempre pode-se 
recorrer às planilhas e formulários impressos, 
mas, se você já os utilizou, deve ter notado 
que perdeu mais tempo inserindo dados 
e informações do que cumprindo sua 
função específica. 
Se você está responsável por realizar algumas 
medidas previstas no plano de ação, não é tão 
fácil e ágil ter que, antes de se dedicar à sua 
função principal, buscar a relação de tarefas 
que tem a cumprir, listá-las registrando os 
dados principais e, ao final das etapas, ter 
que fazer a checagem, sinalizando o que 
foi realizado integralmente, etapas que 
precisaram de ajustes, processos que só 
puderam ser cumpridos parcialmente e ainda 
anotações sobre possíveis inconsistências.
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CONCLUSÃO
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O plano de ação é um dos recursos mais importantes para a gestão de negócios, presente desde o 
planejamento estratégico à adoção de medidas específicas. Isso porque torna mais fácil a identificação 
das necessidades e processos que fazem parte da rotina de qualquer organização.
Há, ainda, dois importantes benefícios gerados 
pelos planos de ações: eles favorecem a 
tomada de decisão e elevam a qualidade dos 
serviços executados.Tanto é assim que você 
vai encontrar métodos muito semelhantes aos 
que descrevemos aqui aplicados em processos 
decisórios e de gestão de qualidade. 
Adote o plano de ação no seu cotidiano e veja como 
ele fará a diferença na otimização de tempo e na 
eficiência dos processos realizados. Acesse este 
e-book sempre que precisar rever algum tópico, 
mas lembre-se de que cada empreendimento 
tem necessidades particulares. Customize seu 
planejamento e seus checklists para que eles 
fiquem ainda mais eficientes. Sucesso! 
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SOBRE O 
CHECKLIST 
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rockcontent.com
O Checklist Fácil é um sistema desenvolvido pela RZ2 Sistemas de Gestão. 
Trata-se de uma ferramenta que permite a customização e a aplicação de 
checklists. É a solução ideal para empresas que dependem de checagens 
operacionais e pode ser utilizada por companhias de diversos segmentos.
A ferramenta pode ser utilizada em tablets e smartphones e não depende do 
uso de wi-fi ou de dados móveis para o seu funcionamento. Ela apresenta 
uma compilação de dados em tempo real, o que garante mais controle no 
monitoramento de atividades, que podem ser acompanhadas a distância.
O Checklist Fácil é uma ferramenta customizável. Portanto, pode 
ser utilizada por empresas de diversos nichos, como restaurantes, 
lojas, farmácias, indústrias, hotéis e supermercados. É a opção ideal 
para melhorar a eficiência da gestão, pois ela se adapta às necessidades 
da companhia.
A implantação do Checklist Fácil é gratuita e a empresa ainda oferece 
treinamento para os seus clientes sem custo adicional. Além disso, tem 
uma equipe qualificada de pós-vendas e um suporte técnico para o auxílio 
nas dificuldades e exigências do cliente.
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	INTRODUÇÃO
	O que é e para que serve um plano de ação?
	Qual a importância de identificar problemas e criar um plano de ação?
	Quais são os passos para criar e executar um plano de ação?
	O que um plano de ação deve conter?
	Como um checklist ajuda nessa fase?
	Conclusão
	Sobre o Checklist Fácil