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UNIVERSIDADE VALE DO RIO DOCE – UNIVALE FACULDADE DE ENGENHARIA – FAENG TRABALHO CONCLUSÃO CURSO – TCC WADSON BARCELLOS RIBEIRO O USO DO MAPEAMENTO DE PROCESSOS COMO FERRAMENTA DE OTIMIZAÇÃO DE NEGÓCIOS: Estudo de caso em uma indústria do ramo moveleiro. GOVERNADOR VALADARES 2014 WADSON BARCELLOS RIBEIRO O USO DO MAPEAMENTO DE PROCESSOS COMO FERRAMENTA DE OTIMIZAÇÃO DE NEGÓCIOS: Estudo de caso em uma indústria do ramo moveleiro. Trabalho de conclusão de curso apresentado à banca avaliadora do curso de Graduação em Engenharia de Produção, como requisito parcial para obtenção de título de Graduado em Engenharia de Produção. Orientador: Rafael Oliveira Dutra Governador Valadares 2014 WADSON BARCELLOS RIBEIRO O USO DO MAPEAMENTO DE PROCESSOS COMO FERRAMENTA DE OTIMIZAÇÃO DE NEGÓCIOS: Estudo de caso em uma indústria do ramo moveleiro. Trabalho de conclusão de curso apresentado à banca avaliadora do curso de Graduação em Engenharia de Produção, como requisito parcial para obtenção de título de Graduado em Engenharia de Produção. Orientador: Rafael Oliveira Dutra Governador Valadares, ___ de __________ de 2014. Banca Examinadora: _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ DEDICATÓRIA Dedicamos este trabalho aos nossos professores, familiares e amigos. AGRADECIMENTOS Agradecemos primeiramente a Deus e as nossas famílias por toda a força, amor e carinho. “Tudo o que temos de decidir é o que fazer com o tempo que nos é dado.” J. R. R. Tolkien RESUMO Diante de uma empresa, por consequência da globalização, surgem muitos desafios onde muitas vezes as influências do mundo batem às portas e sem pedir licença começam a mudar o modo de vida das pessoas e organizações. As empresas do ramo moveleiro, por serem oriundas da carpintaria, e serem de cunho familiar, estão em sua maioria atreladas ás culturas do lugar onde pertencem. Com a ascensão da China e outros países asiáticos e sua forte concorrência com as empresas do setor, um problema que ameaça a sobrevivência destas empresas se encontra instalado. Considerando a falta de estrutura destas organizações, procuramos estudar uma técnica ou ferramenta que ajudasse na sua reestruturação, para isto escolhemos o mapeamento de processos e buscamos investigar a sua eficiência e aplicabilidade, em uma empresa local do ramo moveleiro, esta que possui estruturas frágeis de organização e processos como a maioria das empresas do ramo. Foram aplicadas as técnicas de mapeamento, analise e modelagem dos processos organizacionais, onde foi possível identificar vários problemas de fluxo, estrutura e organização da empresa e seus processos. Através destas analises foi desenhado o mapa TO-BE, que apresentava o estado futuro dos processos contendo todas as soluções idealizadas para os problemas encontrados pelo mapeamento. As técnicas aplicadas se mostraram uteis para indicar soluções e caminhos para o desenvolvimento da empresa estudada, gerando conhecimento e amadurecimento da organização sobre os seus processos. Palavras-chave: Mapeamento de processos. Industria Moveleira. Analise. Redesenho. Alinhamento Estratégico. ABSTRACT Faced with a company in consequence of globalization, many challenges arise which often influences the world continue knocking on the doors and without asking begin to change the way of life of people and organizations. Companies in the furniture industry, being derived from the woodwork, and be familiar nature, are linked in their ace cultures where they belong most. With the rise of China and other Asian countries and its strong competition with companies in the sector, a problem that threatens the survival of these enterprises is installed. Considering the lack of structure of these organizations, we try to study a technique or tool to help in its restructuring to choose this mapping processes and we seek to investigate their effectiveness and applicability in a local company in the furniture industry, this possesses a fragile organizational structures and processes like most companies in the industry. Mapping techniques, analysis and modeling of organizational processes, where it was possible to identify various flow problems, structure and organization of the company and its processes were applied. Through these analyzes was drawn map TO- BE, which featured the future status of the proceedings containing all idealized solutions to problems encountered by the mapping. The applied techniques are useful to indicate solutions and pathways for the development of the studied company, generating knowledge and maturity of the organization about their processes. Keywords: Process Mapping. Furniture Industry. Analysis. Redesign. Strategic alignment. LISTA DE ILUSTRAÇÕES: FIGURA 1 - CADEIA PRODUTIVA SIMPLIFICADA DA INDÚSTRIA MOVELEIRA ........................................................... 22 FIGURA 2 - SALDO COMERCIAL BRASILEIRO DO SETOR DE MÓVEIS (EM US$ MILHÕES) ..................................... 26 FIGURA 3 - EXPORTAÇÕES MUNDIAIS DE MOVEIS (EM US$ MILHÕES) E PARTICIPAÇÃO DO BRASIL NO COMERCIO INTERNACIONAL DE MOVEIS (EM%) -2001-2011. ........................................................................................ 26 FIGURA 4 - COEFICIENTES DE EXPORTAÇÃO E DE PENETRAÇÃO DAS IMPORTAÇÕES DA ATIVIDADE “PRODUÇÃO DE ARTIGOS DE MOBILIÁRIO”, A PREÇOS CONSTANTES – BRASIL, 2001-2011 (EM%) ............................... 27 FIGURA 5 - DISTRIBUIÇÕES DO EMPREGO FORMAL DA INDÚSTRIA DE MÓVEIS ENTRE OS MUNICÍPIOS BRASILEIROS EM 2011 ........................................................................................................................................................ 28 FIGURA 6 - EXEMPLO: POLÍTICA DA QUALIDADE .................................................................................................. 31 FIGURA 7 - MACROPROCESSO GERENCIAR VENDAS ............................................................................................ 32 FIGURA 8 - PROCESSO DE GERENCIAR VENDAS EXPANDIDO. .............................................................................. 32 FIGURA 9 - AS REGRAS INFLUENCIANDO O PROCESSO. ....................................................................................... 34 FIGURA 10 - EXEMPLO DE PROCESSO E REGRAS POR SANTOS (2009). ............................................................. 35 FIGURA 11 - A REGRA DO NEGÓCIO DEPENDE DO CONTEXTO. ............................................................................ 35 FIGURA 12 - COMPOSIÇÃO DE PROCESSOS PRIMÁRIOS. ..................................................................................... 37 FIGURA 13 - PROCESSOS DE SUPORTE OU APOIO. .............................................................................................. 38 FIGURA 14 - AS 6 FASES DA BPM. ....................................................................................................................... 39 FIGURA 15 - DIFERENÇA DE INFORMAÇÃO DO DIAGRAMA AO MODELO. ............................................................... 41 FIGURA 16 - EXEMPLO DE MAPA DE PROCESSO. ..................................................................................................42 FIGURA 17: EXEMPLO DE BPMN - THE PIZZA COLLABORATION; ORDERING NA DELIVERING PIZZA ................... 44 FIGURA 18 - EXEMPLO DE FLUXOGRAMA.............................................................................................................. 45 FIGURA 19 - EXEMPLO DE EPC ............................................................................................................................ 46 FIGURA 20 - EXEMPLO DE UML. .......................................................................................................................... 47 FIGURA 21 - EXEMPLO DE IDEF-0. ...................................................................................................................... 48 FIGURA 22- EXEMPLO DE VSM ........................................................................................................................... 49 FIGURA 23 - EXEMPLO DE SWIMLANES (POOLS) ................................................................................................. 50 FIGURA 24 - EXEMPLO RAIA/PISCINA. .................................................................................................................. 51 FIGURA 25 - AS PERSPECTIVAS DE VALOR. ......................................................................................................... 52 FIGURA 26 - O FLUXO DE VALOR. ......................................................................................................................... 52 FIGURA 27 - A ESTRATÉGIA, OS PROCESSOS E A CADEIA DE VALOR. .................................................................. 53 FIGURA 28 - EXEMPLO DE CADEIA DE VALOR. ...................................................................................................... 53 FIGURA 29 - SIPOC .............................................................................................................................................. 55 FIGURA 30 - EXEMPLO DE SIPOC. ...................................................................................................................... 55 FIGURA 31 - EXEMPLO DE SISTEMAS DINÂMICOS. ............................................................................................... 56 FIGURA 32 - HANDOFFS: TRANSFERÊNCIA DE CONTROLE ................................................................................... 65 FIGURA 33 - DEMOSTRANDO A VARIAÇÃO DE UM PROCESSO SOB CONTROLE .................................................... 67 FIGURA 34 - EXEMPLO DE DIAGRAMA ORGANIZACIONAL ..................................................................................... 69 FIGURA 35 - EXEMPLO DE ORGANIZAÇÕES DIFERENCIADAS ................................................................................ 69 FIGURA 36 - MENU INICIAL VISIO 2013 DESTACADO O DIAGRAMA BPMN. ......................................................... 75 FIGURA 37 - MICROSOFT VISIO 2013 FERRAMENTA DE BRILHO .......................................................................... 75 FIGURA 38- MAPA AS-IS ...................................................................................................................................... 76 FIGURA 39 - MAPA AS-IS SEPARAÇÃO POR CORES ............................................................................................ 77 FIGURA 40 - DIVISÕES E COMPARTIMENTOS DE RESPONSABILIDADE .................................................................. 78 FIGURA 41 - MAPA MACROPROCESSO VENDER AS-IS ....................................................................................... 83 FIGURA 42 - MAPA MACROPROCESSO VENDER TO-BE ..................................................................................... 84 FIGURA 43 - MACROPROCESSO EFETIVAR VENDAS AS-IS ................................................................................. 85 FIGURA 44 – MAPA MACROPROCESSO EFETIVAR VENDAS TO-BE .................................................................... 86 FIGURA 45 - MAPA MACROPROCESSO GERENCIAR VENDAS AS-IS ................................................................... 87 FIGURA 46 - MAPA MACROPROCESSO GERENCIAR VENDAS TO-BE .................................................................. 88 FIGURA 47 - MAPA MACROPROCESSO PRODUZIR PEÇAS AS-IS ....................................................................... 89 FIGURA 48- MAPA MACROPROCESSO PRODUZIR PEÇAS TOBE ........................................................................ 90 FIGURA 49 – MAPA MACROPROCESSO MONTAR E PINTAR AS-IS ..................................................................... 91 FIGURA 50 - MAPA MACROPROCESSO MONTAR E PINTAR TO-BE..................................................................... 91 FIGURA 51 – MAPA MACROPROCESSO PESQUISAR TENDÊNCIAS DE MERCADO AS-IS ...................................... 92 FIGURA 52- MAPA MACROPROCESSO PLANEJAR NEGOCIO TO-BE .................................................................. 94 FIGURA 53- MAPA MACROPROCESSO CRIAR NOVOS PRODUTOS AS-IS............................................................. 95 FIGURA 54 - MAPA MACROPROCESSO CRIAR NOVOS PRODUTOS TO-BE .......................................................... 96 FIGURA 55 - MAPA MACROPROCESSO PESQUISAR TENDÊNCIAS DE DESIGN AS-IS ........................................... 97 FIGURA 56 - MAPA MACROPROCESSO PESQUISAR E CRIAR TENDÊNCIAS DE DESIGN TO-BE ........................... 98 FIGURA 57 - O MAPA TO-BE ............................................................................................................................. 100 LISTA DE TABELAS: TABELA 1: PRINCIPAIS PAÍSES EXPORTADORES DE MÓVEIS ................................................................................ 23 TABELA 2: PRINCIPAIS PAISES IMPORTADORES DE MÓVEIS ................................................................................. 24 TABELA 3: PRINCIPAIS PAÍSES DE ORIGEM DAS IMPORTAÇÕES BRASILEIRAS DE MÓVEIS ................................... 25 TABELA 4: TOP 10 DESAFIOS DE MODELAGEM DE PROCESSOS, EM TERMOS GERAIS ......................................... 42 LISTA DE ABREVIATURAS: ANSI - American National Standards Institute ABPMP- Association of Business Process Management Professionals BPM CBOK - Business Process Management Commom Body of Knowledge BPM –Business Process Management BPMN - Businesss Process Model and Notation EPC - Event-Driven Process Chain FIPS – Federal Information Processing Standard IDEF- Integration Definition for Function MDF- Médium Density Fibeboard OMG- Object Management Group SADT - Structured Analysis and Design Technique SIPOC - Supplier, Input, Process, Output, and Customer UML - Unified Modeling Language VSM - Value Stream Mapping SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 15 1.1 PROBLEMÁTICA DE PESQUISA ............................................................................................... 15 1.2 JUSTIFICATIVA DA PESQUISA ................................................................................................. 16 1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA ...................................................................................................... 17 1.3.1 Objetivo geral ................................................................................................................ 17 1.3.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 17 1.4 METODOLOGIA DA PESQUISA ............................................................................................... 18 1.4.1 O tipo de pesquisa ......................................................................................................... 18 1.4.2 Universoe amostra ....................................................................................................... 19 1.4.3 Método de análise ......................................................................................................... 19 2. A INDÚSTRIA MOVELEIRA ................................................................................................................. 20 2.1 OS SEGMENTOS. .......................................................................................................................... 20 2.2 A DINAMICA DO MERCADO ........................................................................................................ 20 2.2.1 Design ................................................................................................................................... 21 2.2.2 Maquinas e equipamentos ................................................................................................... 21 2.2.3 Materiais .............................................................................................................................. 22 2.2.4 O cenário mundial ................................................................................................................ 23 2.2.5 O cenário brasileiro aspectos de uma crise instalada .......................................................... 24 2.2.6 A empresa no cenário local .................................................................................................. 28 3. REFERENCIAL TEÓRICO ...................................................................................................................... 29 3.1 ATIVIDADES/TAREFAS ................................................................................................................. 29 3.2 PROCESSOS .................................................................................................................................. 30 3.2.1 Subprocessos, processos e macroprocessos ........................................................................ 31 3.3 NEGOCIO ..................................................................................................................................... 33 3.3.1 Regras de negócio ................................................................................................................ 33 3.3.2 Processos de negócios .......................................................................................................... 36 3.3.2.1 Processos primários ...................................................................................................... 36 3.3.2.2 Processos de suporte .................................................................................................... 37 3.3.2.3 Processos de gerenciamento ........................................................................................ 38 3.4 BPM – GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGOCIO ............................................................. 39 3.4.1 Mapeamentos de processos ................................................................................................ 40 3.4.2 Modelagem de processos de negocio .................................................................................. 41 3.4.2.1 Notações de modelagem de processos ........................................................................ 43 3.4.2.1.1 BPMN - Businesss Process Model and Notation .................................................... 43 3.4.2.1.2 Fluxograma ............................................................................................................ 45 3.4.2.1.3 EPC - Event-Driven Process Chain ......................................................................... 46 3.4.2.1.4 UML- Unified Modeling Language .......................................................................... 47 3.4.2.1.5 IDEF-0 ..................................................................................................................... 48 3.4.2.1.6 Value Stream Mapping ........................................................................................... 49 3.4.2.1.7 Raias de Piscinas (Swim Lanes) .............................................................................. 50 3.4.2.2 Abordagens especializadas para modelagem de processos ......................................... 51 3.4.2.2.1 Cadeia de valor ....................................................................................................... 51 3.4.2.2.2 SIPOC ...................................................................................................................... 54 3.4.2.2.3 Dinâmica de Sistemas ............................................................................................ 56 3.4.2.3. Mapeamento orientado a entrega por meio dos objetos. .......................................... 57 3.4.2.3.1 O conceito de objeto .............................................................................................. 57 3.4.2.3.2 Conceitos “de baixo para cima” e “de fora para dentro” ...................................... 57 3.4.2.3.3 A Caixa preta .......................................................................................................... 58 3.4.3 Analise de processos ............................................................................................................ 59 3.4.3.1 Métodos de levantamento de informações .................................................................. 59 3.4.3.1.1 Pesquisa.................................................................................................................. 60 3.4.3.1.2 Entrevista ............................................................................................................... 60 3.4.3.1.3 Workshop estruturado ........................................................................................... 61 3.4.3.1.4 Conferência via web ............................................................................................... 61 3.4.3.1.5 Observação direta .................................................................................................. 62 3.4.3.1.6 Fazer em vez de observar ....................................................................................... 62 3.4.3.1.7 Análise de vídeo ..................................................................................................... 63 3.4.3.1.8 Simulação de atividades ......................................................................................... 63 3.4.3.2 Interações com clientes ................................................................................................ 64 3.4.3.3 Desempenho de processo ............................................................................................. 64 3.4.3.4 Handoffs ........................................................................................................................ 65 3.4.3.5 Capacidade ................................................................................................................... 66 3.4.3.6 Gargalo .......................................................................................................................... 66 3.4.3.7 Variação ......................................................................................................................... 66 3.4.3.8 Custo.............................................................................................................................. 67 3.4.4 Desenho de processos .......................................................................................................... 67 3.4.4.1 “AS-IS” - estado atual ................................................................................................... 68 3.4.4.2 Cultura organizacional ................................................................................................... 68 3.4.4.3 Níveis de modelo........................................................................................................... 70 3.4.4.4 “TO-BE” – desenho do novo processo .......................................................................... 70 3.4.4.4.1 Desenho de tarefas ................................................................................................ 71 3.4.4.4.2 Simplicidade no desenho de processos ................................................................. 71 3.4.4.4.3 Ideal versus possível ............................................................................................... 71 3.4.5 Simulação de processos ....................................................................................................... 71 3.4.5.1 Ambientes e ferramentas de simulação ....................................................................... 72 3.4.4.2 Simulação do “TO-BE” ................................................................................................... 72 4. METODOLOGIA APLICADA. ............................................................................................................... 73 4.1 AS ENTREVISTAS .......................................................................................................................... 73 4.2 O MAPEAMENTO ......................................................................................................................... 74 4.2.1 Notação ................................................................................................................................ 74 4.2.2 Os símbolos utilizados .......................................................................................................... 78 4.2.2.1 Glossário de símbolos ................................................................................................... 79 4.3 A IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS ............................................................................................ 80 4.4 OS MÉTODOS DE ANÁLISE APLICADOS AO NEGÓCIO ................................................................. 82 4.5 A construção do modelo TO-BE .................................................................................................. 83 4.5.1 Macroprocesso vender......................................................................................................... 83 4.5.2 Macroprocesso efetivar vendas ........................................................................................... 85 4.5.3 Macroprocesso gerenciar produção .................................................................................... 87 4.5.4 Macroprocesso produzir peças ............................................................................................ 89 4.5.5 Macroprocesso montar e pintar .......................................................................................... 90 4.5.6 Macroprocesso pesquisar tendências de mercado.............................................................. 92 4.5.6.1 Macroprocesso planejar negócio ...................................................................................... 93 4.5.7 Macroprocesso criar novos produtos .................................................................................. 95 4.5.8 Macroprocesso pesquisar tendências de design ................................................................. 97 4.5.8.1 Macroprocesso pesquisar e criar tendências de design ............................................... 98 4.5.9 O mapa TO-BE ...................................................................................................................... 99 5.CONCLUSÃO ..................................................................................................................................... 101 REFERÊNCIAS ....................................................................................................................................... 102 15 1 INTRODUÇÃO Este trabalho foi realizado em uma empresa tradicional do ramo moveleiro da região de Governador Valadares, buscando investigar a eficiência do mapeamento de processos como ferramenta de análise e otimização dos processos de negócios sem a necessidade da aplicação de uma gestão por processos – BPM. Mesmo que o uso desta ferramenta esteja atualmente sempre atrelado a esta filosofia de gestão, e o estudo dos processos de uma organização possibilite a aplicação da gestão por processos – BPM, uma empresa necessita de um nível de maturidade organizacional no entendimento de seus processos para que a BPM seja efetivamente aplicada. Considerando a fragilidade da gestão praticada nas organizações do ramo escolhido, principalmente da organização pesquisada, e a importância em criar conhecimento sobre os processos destas empresas e também a dificuldade que seria implantar a BPM sem a maturidade organizacional em processos necessária. Estudamos a aplicação do mapeamento de processos como ferramenta, que com sua utilização possibilitaria alguma melhoria nos processos da empresa e em segundo plano promoveria o conhecimento dos processos da organização pela sua administração, tendo como resultado o amadurecimento da gestão organizacional em relação aos seus processos de negócio. O maior incentivo deste estudo está na situação atual das empresas do ramo, e na necessidade de promover a geração de conhecimento sobre as mesmas para que este conhecimento sirva de insumo para sua sobrevivência e ou promover o seu crescimento como organização e sua maturidade como negócio. 1.1 PROBLEMÁTICA DE PESQUISA A indústria moveleira da região é formada por empresas de pequeno porte. Estas geralmente são marcenarias de caráter familiar que trabalham por encomenda ou possuem suas próprias lojas na praça local, a qual é destinada sua produção. 16 Estas empresas de caráter familiar têm os seus processos tradicionais oriundos do conhecimento empírico, no caso a marcenaria é uma atividade produtiva que evoluiu da carpintaria, esta que é uma arte milenar de épocas onde a produção humana era feita de modo artesanal e o conhecimento era passado de pai para filho através das gerações. Por se tratar de uma atividade tão antiga e essencial a marcenaria pode ser realizada de inúmeras formas. Formas estas que variam do artesanal à produção em massa totalmente padronizada, dependendo do porte da empresa. As empresas da região por serem de pequeno porte, mesmo possuindo alguns equipamentos modernos, ainda utilizam métodos rústicos e empíricos de produção. Percebendo a necessidade do estudo cientifico destes métodos, para que possam ser aplicadas técnicas de melhoria na produção do setor, escolhemos uma empresa local onde utilizaremos o mapeamento de processos como ferramenta para otimização dos processos de negócios desta. Este estudo será confeccionado de modo a informar os processos onde cabem melhorias e os que estão com problemas. Utilizando de todo Know-how adquirido no curso buscaremos soluções aos problemas encontrados em cada etapa, assim como estudaremos as melhorias necessárias ao processo e seus impactos nas atividades da organização. 1.2 JUSTIFICATIVA DA PESQUISA Transformar a vida das pessoas, promover o desenvolvimento não é uma empreitada fácil, para isto e preciso acreditar e seguir sempre em frente; errar a cada passo e aprender com cada erro. O conhecimento humano representa a evolução da própria espécie, tanto que alguns acreditam existir memoria no nosso DNA, mas o que todos concordamos e da importância da tradição como referência de um povo e a importância da profissão para um indivíduo e sua família. A investigação cientifica de uma atividade humana é empregada como ferramenta de mudança e transformação, pois as profissões são como as espécies, ou elas evoluem ou elas morrem. Com a automação industrial e a globalizaçãomuitas profissões estão ameaçadas de extinção, pois seus processos e utilidades são facilmente substituídos 17 pelas máquinas, computadores e melhores tecnologias. Os marceneiros por serem profissionais em uma arte “antiga”, já estão na eminencia de enfrentar este problema, devido a facilidade da compra de produtos similares provenientes de outros países como a China, Índia, por preços mais atraentes. Este estudo de caso será desenvolvido considerando a grande importância da indústria moveleira no Brasil e na região, os processos utilizados em sua fabricação e as necessidades dos seus produtos no cotidiano de cada indivíduo. Considerando um estudo buscando a melhoria nos processos de negócios da empresa abordada, o mesmo será extremamente útil a sociedade por promover uma produção mais barata; ao meio ambiente por encontrar soluções mais limpas e um melhor aproveitamento da matéria prima; e a organização por trazer competitividade, através do domínio dos seus recursos e do conhecimento da sua capacidade produtiva, facilitando o uso de estratégias de gestão com maior eficiência. 1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA 1.3.1 Objetivo geral Investigar a eficiência do mapeamento de processos como ferramenta de análise e otimização de negócios, em empresas que não possuem uma estrutura robusta o suficiente para implantar a – BPM. 1.3.2 Objetivos específicos ▪ Realizar o mapeamento dos principais processos de negócio da organização estudada. ▪ Analisar as possibilidades de melhorias dos processos mapeados e sugerir estas através da elaboração de um mapa TO-BE. ▪ Gerar conhecimento sobre os processos da organização promovendo o amadurecimento da sua gestão em relação a estes. 18 ▪ Estruturar os processos da organização segundo os padrões de modelos de negócios mais praticados atualmente. ▪ Buscar soluções para os problemas encontrados se preocupando em não interferir nos processos que estão funcionando sem problemas. ▪ Sugerir soluções que tenham como princípio, a escassez de recursos e a certeza de um retorno positivo para a empresa. 1.4 METODOLOGIA DA PESQUISA 1.4.1 O tipo de pesquisa A pesquisa será descritiva, segundo Cervo, Bervian e Silva: A pesquisa descritiva “[...] observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenômenos (variáveis) sem manipulá-los. Busca descobrir, com a maior precisão possível, a frequência com que um fenômeno ocorre, sua relação e conexão com outros, sua natureza e suas características.” Normalmente esses fatos e fenômenos, quando associados diretamente a uma população, não estão consolidados em documentos e os dados têm que ser coletados diretamente onde são encontrados, ou seja, na realidade natural da população pesquisada (CERVO; BERVIAN; SILVA, 2007, p. 65). Como meio usaremos a Pesquisa de campo “é feita no local onde ocorre ou ocorreu um determinado fenômeno, havendo nestes elementos que permitam explicá- lo, sendo os dados coletados por intermédio de entrevistas, questionários, testes ou observação participativa (VERGARA, 2000, p. 58)”. Que será feita em loco, em duas etapas; a primeira buscará informações dos funcionários através de entrevistas. Na segunda etapa será feita a observação dos locais de trabalho, e dos processos produtivos com a finalidade de identificar possíveis processos não relatados nas entrevistas. 19 1.4.2 Universo e amostra A população ou universo da amostra pode ser definido como: Um conjunto definido de elementos que possuem determinadas características. Comumente fala-se de população como referência ao total de habitantes de um determinado lugar. Todavia, em termos estatísticos, uma população pode ser definida como o conjunto de alunos matriculados numa escola, os operários filiados a um sindicato, todos os integrantes de um rebanho de determinada localidade, o total de indústrias de uma cidade, toda a produção de televisores de uma fábrica etc (GIL, 1995 p.78). A pesquisa será aplicada em uma empresa da região de Governador Valadares; do ramo moveleiro onde serão mapeados e analisados os principais processos de negócios da empresa para que sejam sugeridas melhorias. 1.4.3 Método de análise Análise e interpretação dos dados caminham juntas na pesquisa. De maneira geral, pode-se dizer que a análise refere-se a um esforço de sumarização dos dados, para que os mesmos possibilitem o fornecimento de respostas aos problemas propostos, enquanto que a interpretação se refere à tentativa de obter um significado maior nessas respostas, por intermédio da ligação entre as mesmas e o conhecimento existente (GIL, 1995 p.23). Serão feitos mapeamentos dos processos de negócio para identificar as principais gatilhos e gaps, para que possam ser sugeridas soluções. A análise do estado atual AS-IS, levando em consideração os principais pontos chaves, onde ocorrem os problemas dos processos será a principal ferramenta de trabalho para a construção das soluções. Estas soluções serão expressas na forma de um novo modelo de processos, apresentado na forma do mapa TO-BE. 20 2. A INDÚSTRIA MOVELEIRA 2.1 OS SEGMENTOS. São usados alguns critérios para segmentar as industrias deste setor, que são: o design utilizado o tipo de material predominante no processo produtivo, o uso ao qual se destinam seus produtos e a forma de processo produtivo. Quanto ao design se dividem em dois grupos, os moveis torneados onde o uso de madeira maciça é maior e os moveis retilíneos que são confeccionados com madeira aglomerada. Com relação ao tipo de matéria prima predominante no processo produtivo destacam-se os (1) moveis de madeira que representam 78.9% do mercado e se dividem em madeira maciça e painéis de madeira reconstituída; (2) moveis de metal ;(3) moveis de plástico e (4) moveis estofados. Quanto ao uso ou seja mercado a que se destina a produção existem os seguintes seguimentos, os moveis residenciais, os moveis para escritório e os moveis institucionais. Por fim quanto ao processo produtivo podem ser por encomenda ou seriados. Com as combinações destes critérios citados acima se caracterizam os segmentos da indústria moveleira, onde o de maior expressão é o de moveis de madeira para uso residencial pois segundo o portal do moveleiro “reúnem 77.5% do total das empresas, 73.5% do total da mão de obra empregada e 65% do total de valor adicionado, sendo responsável pela maioria das pequenas empresas deste setor (PORTAL DO MOVELEIRO, 2014, p.1). 2.2 A DINAMICA DO MERCADO A indústria moveleira é muito antiga pois deriva da carpintaria esta atividade milenar que coma revolução industrial passou a utilizar maquinas para poupar esforço e tempo.Com a industrialização foi possível a padronização e os ganhos de escala ou 21 seja os moveis deixaram de ser produtos artesanais e se tornaram produtos industrializados. Devido a sua trajetória a indústria moveleira atualmente é considerada uma indústria tradicional, com uma tecnologia de produção de certo modo consolidada e amplamente difundida. Sendo assim o diferencial tecnológico é determinado pelo aprimoramento do design, pelo tipo de maquinas e equipamentos do processo produtivo e pelo uso de novos materiais. 2.2.1 Design O design sendo considerado fator único de inovação desta indústria é um bem intangível que se concretiza na forma de um objeto, mais nem por isso pode ser definido unicamente como aparência e estética dos produtos. Pois é o conjunto de todos os aspectos da concepção do produto que possibilitam a empresa se diferenciar e obter vantagens sobre os concorrentes são estes: ergonomia, durabilidade, conforto, manufaturabilidade, qualidade, utilização de novos materiais entre outro. Deste modo cada empresa tentando inovar em designspróprios acaba por criar uma identidade para seus moveis, sendo este um dos elementos principais para as condições de concorrência nesta indústria. 2.2.2 Maquinas e equipamentos Em relação a tecnologia utilizada nos processos produtivos desta indústria, a mudança mais significativa ocorrida nas últimas décadas foi a substituição da base eletromecânica (maquinas tradicionais com componentes elétricos e mecânicos) para a microeletromecânica (maquinas menores e mais precisas com uso de sensores e computadores). Permitindo um maior aproveitamento do material, uma produção mais flexível e um produto final de maior qualidade. Mesmo esta indústria tendo como principal recurso a mão-de-obra, as inovações em tecnologia estão propiciando uma mudança neste cenário, principalmente nos seguimentos que podem utilizar dos processos contínuos de produção como é o caso dos moveis retilíneos seriados. 22 2.2.3 Materiais Quanto aos materiais a mudança foi significativa impulsionada pelas inovações ocorridas nas indústrias químicas e petroquímicas. Surgindo assim, materiais compostos, plásticos mais resistentes, novas tintas etc. Entretanto a tendência mundial da indústria moveleira é a substituição das madeiras nativas, por causa das restrições ecológicas. Estas que estão sendo substituídas ou por madeiras reflorestáveis como o pinus e o eucalipto, ou pelas chapas e painéis de madeira reconstituída. Quando falamos de painéis e toda esta indústria que se formou para dar suporte a indústria moveleira dentre todas as suas inovações destaca-se o MDF- Médium Density Fibeboard (Placas de fibras de média intensidade), esta que revolucionou a indústria moveleira desde o seu surgimento no mercado europeu da década de 80. Cujas suas principais características inovadoras eram apresentar resistência mecânica e estabilidade dimensional o que a transformou no substituto mais próximo da madeira maciça. Além do MDF a indústria de painéis lançou uma variedade de novos tipos de chapas de madeira reconstituída, destinada a diferentes aplicações, é bom lembrar que a maioria dos moveis é formado por uma combinação de chapas e de madeira maciça, visando sempre a melhoria na qualidade e a redução nos custos. Outros materiais também são utilizados com a madeira, como o vidro, metias, pedras, couros e plásticos. Podemos concluir que a evolução tecnológica do setor é uma relação das inovações conquistadas por seus fornecedores de maquinas e matérias primas com as inovações em design desenvolvidas pelas próprias empresas do setor moveleiro. Figura 1 - Cadeia produtiva simplificada da indústria moveleira Fonte: Elaboração BNDES. 23 2.2.4 O cenário mundial Até a década de 50 o comercio internacional de moveis era inexistente pois a indústria do setor era composta exclusivamente por pequenas empresas que tinham como finalidade atender as demandas do mercado interno. Quando nos anos 50 a indústria dinamarquesa se voltou para o mercado externo deu início a um comercio internacional de moveis que veio a se consolidar na década de 70 liderado pela indústria italiana, que permaneceu por mais de 30 anos ditando os principais parâmetros de design, produção e comercialização desta Industria, até que em 2005 foi ultrapassada pela indústria chinesa. Observando a tabela abaixo podemos ver que o mercado consumidor de moveis está concentrado nos países desenvolvidos onde os 10 maiores importadores absorvem aproximadamente 80% dos moveis ofertados no mercado internacional. Em relação aos países menos desenvolvidos a demanda de moveis é atendida basicamente pela produção local. Tabela 1: Principais países exportadores de móveis Fonte:UICC - Apex-Brasil, a partir de dados do Comtrade. 24 Tabela 2: Principais paises importadores de móveis Fonte:UICC - Apex-Brasil, a partir de dados do Comtrade. Esta segunda tabela mostra a relação dos 10 maiores exportadores de moveis e através dela podemos concluir que o comercio internacional de moveis está concentrado tanto em consumo quanto em produção nos países desenvolvidos com uma participação quase insignificante dos países emergentes. 2.2.5 O cenário brasileiro aspectos de uma crise instalada Como observado nos dados anteriores o Brasil não tem participação significativa no mercado internacional de moveis, apesar de ser um grande produtor, sua produção se destina a atender a demanda nacional. Enquanto este comercio era dominado por países europeus a situação da indústria brasileira de moveis era confortável, mais com a ascensão da China a situação vem gradativamente mudando e este setor tende a se desestabilizar, pois a concorrência Chinesa é uma ameaça inevitável quem vem provocando mudanças em vários setores produtivos em todo o mundo. Abaixo apresentamos em uma tabela dos principais países de origem das importações brasileiras de móveis onde podemos perceber não só a Ascenção da 25 China como de vários outros países asiáticos e também o crescimento exponencial destas importações ou seja o crescimento exponencial da concorrência estrangeira no setor. Apresentaremos também o gráfico da figura 2, que demonstra o saldo comercial brasileiro do setor no mesmo período, apesar de ainda ser positivo pois a indústria brasileira reagiu as importações buscando os mercados estrangeiros, sua trajetória é proporcionalmente inversa ao crescimento das importações indicando um período de grandes dificuldades para o setor e uma necessidade urgente de novas perspectivas e métodos de trabalho para enfrentar a concorrência estrangeira. Aqueles com visão otimista poderiam observar o gráfico da figura 2 um pouco mais abaixo e acreditar em uma possível estabilização do mercado e uma possível adaptação da indústria brasileira, compensando a parte do mercado interno tomado pela concorrência estrangeira com as exportações, por este motivo apresentaremos um segundo gráfico na figura 3, que demostra o crescimento das exportações mundiais do setor e o declínio significativo das exportações brasileiras. Tabela 3: Principais países de origem das importações brasileiras de móveis Fonte: UICC – Apex-Brasil, a partir de dados do Ministério do desenvolvimento, Industria e comercio Exterior. 26 Figura 2 - Saldo comercial brasileiro do setor de móveis (em US$ milhões) Fonte: UICC – Apex-Brasil, a partir de dados do Ministério do desenvolvimento, Industria e comercio Exterior. Figura 3 - Exportações mundiais de moveis (em US$ milhões) e participação do Brasil no comercio internacional de moveis (em%) -2001-2011. Fonte: UNCTAD 27 Oportunamente com este apresentaremos um outro gráfico na figura 4, que traça os coeficientes de importações e penetrações da atividade “produção de artigo de mobiliário” no brasil. Todos estes gráficos estão sendo apresentados para ilustrar uma situação clara de crise do setor, que aponta para um futuro nada promissor. Quanto a sua importância podemos observar na figura 5 logo abaixo o retrato da distribuição do emprego formal desta indústria no território nacional. A sua formação quase que na totalidade de pequenas empresas familiares espalhadas por todo pais, onde sua principal função e atender a praça local e confeccionar produtos adequados as suas regionalidades, como também ao poder aquisitivo de sua população. Nos leva a questionar as consequências de uma crise que leve ao fim desta atividade no Brasil. Tanto em termos de identidade cultural como no impacto social que o fim destas pequenas empresas causaria pois elas são se não a única a principal fonte de renda de milhares de famílias brasileiras. Figura 4 - Coeficientes de exportação e de penetração das importações da atividade “produção de artigos de mobiliário”, a preços constantes – Brasil, 2001-2011 (em%) Fonte: ElaboraçãoCNI/Funcex, com base em dados da Secex/MDIC. *Estimativas CNI/Funcex 28 Figura 5 - Distribuições do emprego formal da indústria de móveis entre os municípios brasileiros em 2011 Fonte: Elaboração BNDES, com base em dados de TEM/Rais (2011) 2.2.6 A empresa no cenário local A empresa que não identificaremos, por ser esta a sua vontade, é uma empresa tradicional, familiar, com tradição em produtos de qualidade e renome na praça local. Encontra-se em uma fase de estabilidade tendendo ao declino por estagnação e comodidade perante o mercado. Quanto ás suas estratégias de sobrevivência, apenas seque sem planejamento prévio, o bater diário buscando atender seus pedidos e manter seus estoques de matéria prima a nível de atender a demanda mensal. O nível de sua administração é precário, por ser tratar de uma empresa de origem familiar, onde os administradores não buscaram o aprimoramento da sua gestão, durante a vida da organização. Não existe gestão do conhecimento ou preocupação com as informações e saberes gerados em seus processos produtivos e criativos. 29 3. REFERENCIAL TEÓRICO 3.1 ATIVIDADES/TAREFAS Definir o que são atividades e tarefas, muitas vezes é bem confuso, cabe a cada um visualizar o conceito mais adequado a sua percepção, segundo Gart Capote (2011) podemos subdividir as atividades em tarefas menores, as quais também podem ser agrupadas formando processos e subprocessos e tem como objetivo descrever como aquele conhecimento ou área de conhecimento é executado na pratica. Para Gart Capote (2011 p. 70) “Uma tarefa é um componente menor e interno as atividades. Usualmente é definido por procedimentos – formais ou informais – estabelecidos pela organização e pertencentes ao processo.” Santos (2009, p. 65) define que as atividades “são coisas que ocorrem dentro do processo ou subprocesso. São geralmente realizadas por uma unidade (pessoa ou departamento) para produzir um resultado especifico. Elas constituem a maior parte dos fluxogramas”; já para Harmon (2003, p. 17) a atividade é a “menor porção apresentada nos modelos de processos, a partir da qual a descrição passará a ser textual.” Quanto as tarefas. Harrington, Esseling & Nimwegen (1997, p. 1) afirmam que “são elementos individuais e/ou subconjuntos de uma atividade. Normalmente, tarefas relatam como um item é executado especificamente.” Para Santos (2009, p 28) tarefa “é uma parte específica do trabalho, ou melhor, o menor esforço do processo, podendo ser um único elemento e/ou um subconjunto de uma atividade. Geralmente, está ligada à como um item desempenha uma incumbência específica.” Segundo Pavani & Scucuglia (2011, p. 18) “[...] essas definições se confundem a ponto de alguns autores defenderem que a atividade é maior ou contém a tarefa e outros defenderem exatamente o oposto.” 30 Os mesmos mais adiante [...]assumem o pressuposto que uma atividade, neste contexto representa um título de algo que tenha conexão com “o que fazer” no ambiente organizacional mais amplo, e a tarefa representará um título de algo que seja capaz de detalhar “o que fazer” em diversos itens por meio de explicações mais minuciosas acerca de “como fazer”. Nós para elaborar este trabalho usamos alguns conceitos destes autores e concordamos e aplicamos esta visão conceitual sobre o tema (PAVANI & SCUCUGLIA, 2011, p. 18). 3.2 PROCESSOS Já as os conceitos e definições sobre processos já estão mais consolidados e caminhando para definições cada dia mais simples como a de Gonçalves (2000, p2) onde resume que “processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico.” A (ABPMP Brasil 2013, p. 47) define “Processo é uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados.” Já a Norma NBR ISSO 9001:2008 estabelece como definição de processo “uma atividade ou conjunto de atividades que usa recursos e que é gerenciada de forma a possibilitar a transformação de entradas em saídas.” [...] Frequentemente a saída de um processo é a entrada para o processo seguinte”. (ABNT,2008). Segundo Davenport (1994) em uma definição mais abrangente diz que: Um processo é um conjunto de atividades estruturadas e medidas destinadas a resultar em um produto especificado para um determinado cliente ou mercado (...) é uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, e inputs e outputs claramente identificados: uma estrutura para a ação (DAVENPORT 1994, p. 20). Já Santos (2009, p. 5) simplifica ainda mais dizendo que “Processo é um conjunto de atividades relacionadas que tem o objetivo de atingir resultados.” Tomando uma definição em um contexto mais administrativo Hammer & Champy (1994 p. 68) definem processos como sendo um “conjunto de atividades que representam os métodos de execução de um trabalho necessário para alcançar um objetivo empresarial.” 31 Figura 6 - Exemplo: Política da Qualidade Fonte: Administração por Processos: Fundamentos - Rildo F Santos 2009. 3.2.1 Subprocessos, processos e macroprocessos Também é necessário que entendêssemos como classificar os processos de uma empresa diferenciando os em subprocessos, processos e macroprocessos para isto relembraremos o que é um processo na definição de Santos (2009, p. 28) que diz: “é um conjunto de atividades sequenciais (conectadas), relacionadas e lógicas que tomam um evento como entrada (input), acrescentam valor a este e produzem uma saída (output) para um cliente;” o mesmo define subprocesso dizendo que “é a parte que, inter-relacionada de forma lógica com outro subprocesso, realiza um objetivo específico em apoio ao macroprocesso e contribui para a missão deste;”(SANTOS 2009, p. 28) Enquanto que para Harrington, Esseling & Nimwegen (1997 p. 35) o subprocesso “é uma porção do processo principal que contém um objetivo específico do processo principal.” 32 Quanto ao macroprocesso Santos (2009, p. 28) afirma que “é um processo que usualmente envolve mais que uma função na estrutura organizacional, e a sua operação tem um impacto significativo na forma como a organização funciona;” O guia “D” Simplificação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão define macroprocesso como “Grandes conjuntos de atividades pelos quais a organização cumpre a sua missão, gerando valor. Correspondem às funções da organização que devem estar alinhadas aos objetivos de suas unidades organizacionais.” (MPOG/SEGES, 2006, p.41) O conceito do que é, de fato um Subprocesso, um processo, um macroprocesso é extremamente contingencial e não depende somente de logica da alta direção, somente a partir do organograma desenhado e do modelo mental vigente, nem tampouco somente da literatura acadêmica disponível. Trata-se de uma divisão complexa, com teorização indefinida. (PAVANI & SCUCUGLIA ,2011 p.98). As figuras abaixo representam um modelo de interpretação e diferenciação entre processos e macroprocessos: Figura 7 - Macroprocesso gerenciar vendas Fonte: Guia Para Formação de Analistas de Processos. Gart CAPOTE 2011. Figura 8 - Processo de gerenciar vendas expandido. Fonte: Guia Para Formação de Analistas de Processos. Gart CAPOTE 2011 33 3.3 NEGOCIO Gart Capote (2011) define negócio como sendo uma interação entre um grupo de indivíduos para realizar um conjunto de atividades com ou sem fins lucrativos. Seguindo a mesma ideia e sendo um pouco mais abrangente o BPM CBOK declara que: O termo “negócio”, conforme utilizado no BPM CBOK, refere-se a pessoas que interagem para executar um conjunto de atividades de entrega de valor para os clientes e gerar retorno às partes interessadas.Negócio abrange todos os tipos de organizações com ou sem fins lucrativos, públicas ou privadas, de qualquer porte e segmento de negócio.” (ABPMP Brasil 2013, p. 47). Maximiano (2005 p.28) por um ponto de vista mais organizacional diz que “a definição do negócio de uma organização é a definição de quais produtos e serviços a organização pretende fornecer, para quais mercados e quais clientes.” 3.3.1 Regras de negócio O BPM CBOK em duas de suas versões usa uma definição diferenciada do que são as regras de negócio, na sua versão publicada em 2009 define que as “regras de negócio são políticas, normas e padrões que influenciam ou guiam o comportamento do negócio.” (ABPMP,2009 p. 174). Já em 2013 com uma definição a nível de processos declara que as Regras de negócio impõem restrições e direcionam decisões que impactam a natureza e o desempenho do processo. Frequentemente, regras de negócio são criadas sem suficiente compreensão dos cenários que a organização pode encontrar ou se tornam desconectadas devido a Mudanças não gerenciadas. (ABPMP Brasil 2013). Demonstrando uma evolução clara dos conceitos em relação a gestão por processos – BPM. Ainda em 2013 o BPM CBOK acrescenta “se dados são o "sangue" que dá vida à operação, flui e mantém tudo vivo, regras de negócio, em uma analogia semelhante, são os "cérebros do grupo”. (ABPMP,2009 p. 177). 34 As regras definem O QUE será feito, QUANDO será feito, ONDE será feito, POR QUE será feito, COMO será feito e como tudo será gerenciado e governado. A necessidade por qualidade nas regras que conduzem o negócio é fundamental Se as regras são ineficazes, a operação de negócio será ineficaz.” (ABPMP Brasil 2013, p. 177). Para Davenport, (1998) nas empresas e organizações existem regras que definem o seu comportamento, essas regras são de assuntos gerais pertinentes a empresa e seu cotidiano. Santos (2009) explica que as regras de negócio fazem parte do processo e as atividades de um processo podem ser guiadas por uma ou mais regras de negócio. “As regras podem ser expressas (estabelecidas) por uma política, procedimento, regulamento, lei, norma de qualidade e etc.” (SANTOS, 2009 p. 29). Figura 9 - As regras influenciando o processo. Fonte: Administração por Processos: Fundamentos - Rildo F Santos 2009. Segundo a Business Rules Group (1993) as regras de negócio são declarações para definir ou restringir aspectos do negócio, são concebidas para afirmar a estrutura organizacional, controlando e influenciando o negócio. Segundo Eriksson; Penker (2000, p. 36) “a regra do é uma declaração que define algum aspecto do negócio representando o conhecimento do negócio e como ele deve ser praticado.” 35 Figura 10 - Exemplo de processo e regras por santos (2009). Fonte: Administração por Processos: Fundamentos - Rildo F Santos 2009 Figura 11 - A regra do negócio depende do contexto. Fonte: Coletânea ELO GROUP de ideias e tendências em BPM (ELO GROUP, 2012) 36 3.3.2 Processos de negócios Segundo Gonçalves (2000, p. 72). “Os processos de negócio (ou cliente) são aqueles que caracterizam a atuação da empresa e que são suportados por outros processos internos, resultando do produto ou serviço que é recebido por um cliente externo;” O BPM CBOK considera que: No contexto de BPM, um processo de negócio é um trabalho que entrega valor para os clientes ou apoia/gerencia outros processos.” E ainda acrescenta que “Processos são compostos por atividades inter-relacionadas que solucionam uma questão específica. Essas atividades são governadas por regras de negócio e vistas no contexto de seu relacionamento com outras atividades para fornecer uma visão de sequência e fluxo. (ABPMP BRASIL ,2013, p. 56). Para Santos (2009, p21) os “” Processos de Negócio: Estão ligados diretamente a cadeia de valor, “core business” ou ao negócio principal da empresa. De acordo com Davenport (1994 p. 6) o processo de negócio “é uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo, com um começo, um fim e entradas e saídas claramente identificados: uma estrutura para a ação.” 3.3.2.1 Processos primários Processos Primários (Core Process) Relação direta com os clientes. São os processos que ultrapassam qualquer fronteira funcional corporativa e possui como sua mais marcante característica, o contato direto com os clientes. Os processos primários, também conhecidos como Core Process – ou processos essenciais –quando agrupados aos outros processos primários tendem a traduzir a cadeia de valor das organizações. (Gart Capote, 2011, p.73) Para Gonçalves (2000) os processos primários são constituídos por atividades que agregam valor aos clientes, podem ainda ser entendidos como aqueles que dão origem aos produtos sendo apoiados por processos internos e tendo como finalidade atender um cliente externo. Segundo o BPM CBOK o processo primário é um processo interfuncional ou Inter organizacional que agrega valor ao cliente e estes são frequentemente destacados como processos essenciais ou finalísticos pois constituem a percepção 37 de valor do cliente pois são diretamente responsáveis pela experiência de consumo do produto ou serviço. Figura 12 - Composição de processos primários. Fonte: Guia Para Formação de Analistas de Processos. Gart CAPOTE 2011 3.3.2.2 Processos de suporte Processos de Suporte ou Apoio Colaboram com a realização dos processos primários. São os processos estabelecidos formalmente na organização e que visam dar suporte aos processos primários. Possuem como características marcantes a ausência de relacionamento direto com os clientes, e também, o forte e evidente vínculo à visão funcional tradicional. (Gart Capote,2011, p. 75) Para Gonçalves (2000) os processos de suporte são os conjuntos de atividades que garantem o apoio necessário ao funcionamento adequado dos processos primários. Segundo o BPM CBOK a finalidade dos processos de suporte e prover suporte aos processos primários mais também podem prover outros processos de suporte ou de gerenciamento, sendo classificados em níveis, sendo a principal diferença dos processos de suporte é que eles estão destinados a entregar valor a outros processos (Clientes internos). (ABPMP Brasil 2013). 38 Já para Santos (2009) os processos de suporte são processos que apoiam o negócio desempenhando papeis como, orientar, controlar capacitar ou fornecer recursos aos processos de negócios ou outros processos. Figura 13 - Processos de suporte ou apoio. Fonte: Guia Para Formação de Analistas de Processos. Gart CAPOTE 2011. 3.3.2.3 Processos de gerenciamento De acordo com a (ABPMP Brasil 2013) Um processo de gerenciamento tem o propósito de para medir, monitorar, controlar atividades e administrar o presente e o futuro do negócio. Processos de gerenciamento, assim como os processos de suporte, não agregam valor diretamente para os clientes, mas são necessários para assegurar que a organização opere de acordo com seus objetivos e metas de desempenho. (ABPMP Brasil 2013). Segundo Davenport (1994) os processos de gerenciais constituem, planejar, traçar metas, monitorar, comunicar, e tomar decisões e sobre os aos ‘processos ativos operacionais-chave’ de uma organização. 39 Gart Capote (2013) acrescenta que são processos com a finalidade de coordenar os processos de suporte e primários. Devem buscar garantir que os processos por ele gerenciados atinjam suas metas operacionais, financeiras, regulatórias e legais. Santos (2009) os nomeia de “Processos Reguladores ou de Controle” e sua literatura diz que são políticas, regulamentações, regras e procedimentos que governam um processo de negócio. 3.4 BPM – GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGOCIO De acordo com o BPM CBOK a BPMé uma técnica de gestão que une as metas estratégias e objetivos de uma empresa com os desejos e necessidades dos seus clientes, por meio do estudo dos processos ponta a ponta (ABPMP Brasil 2013). Segundo Valle e Oliveira (2009), a finalidade de gerir os processos de negócio e fazer uma ponte entre todas as coisas desenvolvidas na organização ligando as facilitando a cooperação e a comunicação entre os diferentes setores da organização. Gart Capote (2013) em seu livro BPM para todos escreve que: O Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é a mudança de mentalidade necessária a toda e qualquer organização, com ou sem fins lucrativos, de iniciativa pública ou privada, que reconhece que seus processos são a chave para um bom planejamento. E que um bom planejamento pode levar aos melhores, mais desejados e tão necessários resultados. (Gart Capote,2013 p.) Figura 14 - As 6 fases da BPM. Fonte: Guia Para Formação de Analistas de Processos. Gart CAPOTE 2011 40 Khan (2003, p. 53) resume que o BPM “é a disciplina de modelar, automatizar, gerenciar e otimizar processos de negócios através de seu ciclo de vida com propósito de lhes agregar valor.” 3.4.1 Mapeamentos de processos Segundo HUNT (1996) o mapeamento de processos é um instrumento de comunicação analítico e gerencial que tem como principal proposito ajudar a otimizar os processos existentes ou possibilitar uma gestão por processos. Segundo Hunt (1996) O modelo atual de mapeamento foi desenvolvido e implementado pela General Eletric (GE) compunha suas estratégias de otimização de desempenho, sendo utilizado para descrever, em fluxogramas e textos de apoio, cada importante passo dos seus processos de negócio. Porém, o mapeamento do processo teve suas origens em uma variedade de áreas, sendo que, a origem da maioria das técnicas como o diagrama de fluxo, o diagrama de cadeia, o diagrama de movimento, os registros fotográficos, os gráficos de atividades múltiplas e os gráficos de processo podem ser atribuídas a Taylor e a seus estudos de melhores métodos de se realizar tarefas e organização racional do trabalho na Midvale Steel Works” (Johansson et al., 1995 p.20). Para Santos (2009, p. 86) “o mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial e de comunicação que têm a intenção de ajudar a melhorar os processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos.” Santos (2009) acrescenta que a análise dos processos, possibilita simplificar e reduzir os custos de produção e criação ajuda a reduzir as falhas de integração entre processos e/ou sistemas otimizando o desempenho da empresa além de ser uma excelente forma de gerar conhecimento sobre os processos da empresa. E ainda afirma que o mapeamento de processos deve ser apresentado de forma gráfica, buscando a simplicidade para facilitar o entendimento de todos e permitir: a) Exibir os detalhes do processo de modo gradual e controlado; b) Encorajar precisão na descrição do processo; c) Focar a atenção nas interfaces do mapa do processo e; d) Prover uma análise de processos poderosa e consistente com o vocabulário de negócio.” (Santos, 2009). 41 Figura 15 - Diferença de informação do diagrama ao modelo. Fonte: Guia Para Formação de Analistas de Processos. Gart CAPOTE 2011 3.4.2 Modelagem de processos de negocio A modelagem de processos de negócio nada mais é que um conjunto de atividades necessárias para a criação de representações de processos existentes, ou que ainda estão em planejamento ou sendo projetados. Uma característica bastante marcante sobre a modelagem de processos de negócio, conforme a própria definição do tipo do processo denota, é que este tipo de modelagem deve contemplar e cobrir os processos de forma completa, ou, ponta-a-ponta. Esta abrangência da modelagem é prevista para todos os tipos de processos – processos primários, de suporte e de gestão. (Gart Capote, 2011 p.115). Torres (2002) define que a modelagem é representar um processo real observando e indicando suas características com o nível de detalhe desejado. Para Szilagyi (2010) a modelagem BPM é uma ciência que gera conhecimento para ser aplicada no desenvolvimento do negócio da empresa, que ajuda a mapear suas reais necessidades, facilitando o aprendizado sobre a estrutura organizacional. Para Santos (2009, p. 59) “é a elaboração de um diagrama ou mapa do processo de negócio e a documentação que descreve suas propriedades e características, que identifica as atividades realizadas e as informações e que fluem entre elas.” 42 Figura 16 - Exemplo de mapa de processo. Fonte: Administração por Processos: Fundamentos - Rildo F Santos 2009 Tabela 4: Top 10 desafios de modelagem de processos, em termos gerais Fonte: Coletânea ELO GROUP de ideias e tendências em BPM (ELO GROUP, 2012) 43 “A modelagem de processos é um requisito fundamental em muitos projetos de gestão e de Sistemas de Informação, e no entanto ainda representa um desafio significativo para muitas organizações.” (ELO Group,2012, p. 148). 3.4.2.1 Notações de modelagem de processos O BPM CBOK define “Notação é um conjunto padronizado de símbolos e regras que determinam o significado desses símbolos.” (ABPMP Brasil 2013, p. 77). Segundo Oliveira e Almeida Neto (2009), a modelagem busca criar um modelo documentando os processos construindo diagramas funcionais sobre seu comportamento. Santos em sua literatura descreve que a modelagem é primordial para as principais estratégias de gestão moderna, ela permite em uma representação gráfica, documentar as tarefas, atividades e os papeis responsabilidade e fluxo de trabalho. A notação ainda define alguns elementos: a) objetivo o processo; b) especifica as entradas; c) especifica as saídas; d) recursos consumidos; e) atividades feitas em alguma ordem (Fluxo de trabalho) e eventos que conduzem o processo. - ato de notar, de representar algo por meio de símbolos ou caracteres - sistema de representação gráfica de elementos de determinado campo de conhecimento (por exemplo: música, lógica, matemática, química etc.) - símbolo ou conjunto de símbolos ou caracteres com que é feita essa representação.” (Santos,2009). 3.4.2.1.1 BPMN - Businesss Process Model and Notation “Trata-se da maior e mais amplamente aceita notação para modelagem de processo. É a notação mais moderna, com adoção de um parâmetro de simbologia 44 que resolve uma serie de lacunas de modelagem de métodos anteriores.” (Pavani & Scucuglia ,2011, p. 50). Segundo Kalil (2010) o primeiro objetivo do BPMN é fornecer uma notação democrática de fácil compreensão, sendo assim seria compreendida desde os analistas de processos de negócio, até as pessoas que monitoram ou gerenciam os processos no dia a dia. O (BPMI) Process Management Initiative foi um consorcio de normatização formado por 58 membros que representaram 35 organizações que em 2001 desenvolveu o padrão BPMN, este que ficou responsável pelo seu desenvolvimento até 2005 quando foi incorporado pelo (OMG) Object Management Group, este que estabelece padrões para sistemas de informação (www.omg.org). Essa notação apresenta um conjunto robusto de símbolos para modelagem de diferentes aspectos de processos de negócio. Como na maioria das notações, os símbolos descrevem relacionamentos claramente definidos, tais como fluxo de atividades e ordem de precedência (ABPMP Brasil 2013 p.79). Figura 17: Exemplo de BPMN - The pizza collaboration; ordering na delivering pizza Fonte: OMG. BPMN 2.0 by Example, V2.0. 2010. Disponível em: (http://www.bpmn.org) 45 3.4.2.1.2 Fluxograma A (ANSI) American National Standards Institute, uma organização americana da mesma natureza que a ABNT adotou em 1970º fluxograma como padrão de representaçãode sistemas. Por ser uma notação simples o fluxograma foi amplamente utilizado e em algumas funções sofreu alteração com esquemas e símbolos diferentes, específicos destas funções ou ambientes onde são executadas, um exemplo foram os engenheiros indústrias que adaptaram os fluxogramas para mapeamentos específicos (ABPMP Brasil 2013). Para Simcsik (2001) o fluxograma é um método gráfico que facilita a análise de dados, informações e sistemas completos, e que possui alto grau de detalhamento, pondo em evidência os inúmeros fatores que intervê em num processo qualquer. Trata-se de um conjunto simples de simbologia para elementos primários do processo. Embora não permita a representação de todas as características e singularidades do BPMN, geralmente trata-se de uma notação mais facilmente interpretada e compreendida pelos colaboradores da organização em todos os níveis. (PAVANI & SCUCUGLIA, 2011 p. 52) Figura 18 - Exemplo de fluxograma. Fonte: Administração por Processos: Fundamentos - Rildo F Santos 2009 http://www.google.com.br/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0CBwQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.ansi.org%2F&ei=RdDvU-2RJ8ngsASTx4LQAQ&usg=AFQjCNHLxTPJlhFJewMyrYweTOzQAS17PA&bvm=bv.73231344,d.cWc 46 3.4.2.1.3 EPC - Event-Driven Process Chain EPC varia do muito simples ao muito complexo e descreve eventos desencadeantes ou resultantes de uma etapa do processo, chamada de “função” Assim, o fluxo é normalmente evento-função-evento. EPC se baseia em operadores lógicos E, OU e OU EXCLUSIVOS chamados “regras”. Regras expressam decisões, testes, paralelismo e convergência no fluxo de processo. Um EPC simples consiste de apenas esses objetos mais setas que definem suas relações.” (ABPMP BRASIL 2013, p. 85). Em Keller et al. (1998 p. 55),” o EPC é apresentado como um conceito de modelagem para representar dependências temporais e lógicos nos processos de negócio.” Segundo Pavani & Scucuglia (2011) é uma notação simples que se assemelha aos fluxogramas cuja diferença básica são os conceitos de operadores lógicos usados pelo EPC exemplos (OR, AND, XOR). Na abordagem do EPC as tarefas são seguidas dos eventos que são os resultados. O EPC foi desenvolvido em ARIS no ano de 1990. É mais usado na transição na transição dos processos para simulação. Figura 19 - Exemplo de EPC Fonte:Sciammarella (2004) 47 3.4.2.1.4 UML- Unified Modeling Language Unified Modeling Language (UML) é uma linguagem de modelagem não proprietária de terceira geração. A UML não é uma metodologia de desenvolvimento, o que significa que ela não diz para você o que fazer primeiro e em seguida ou como projetar seu sistema, mas ela lhe auxilia a visualizar seu desenho e a comunicação entre os objetos (SPIN, 2014, p.1). A UML fornece um conjunto-padrão de técnicas de diagramação e notações para descrever requisitos de sistemas de informação. Embora a UML seja usada para análise e desenho de sistemas, algumas organizações também usam o diagrama de atividades da UML para modelar processos de negócio. A UML é mantida pelo OMG, o mesmo grupo que mantém a BPMN (ABPMP Brasil 2013). “É uma notação utilizada para descrever requisitos de Sistemas de informação. Algumas organizações, no entanto, usam diagramas de atividades UML para descrever processos de negócio.” (Pavani & Scucuglia ,2011p. 55). Figura 20 - Exemplo de UML. Fonte: Administração por Processos: Fundamentos - Rildo F Santos 2009 48 3.4.2.1.5 IDEF-0 IDEF-0 é um padrão federal de processamento de informação (FIPS– Federal Information Processing Standard) desenvolvido pela Força Aérea dos EUA. É uma notação e técnica que faz parte da metodologia para definir processos de trabalho e sistemas de informação em ambientes de manufatura. Foi utilizado e disponibilizado em várias ferramentas de modelagem e agora é de domínio público (ABPMP BRASIL 2013 p.88). Quanto a aplicação do IDEF-0 Melo (2006, p. 28) enfatiza que “o método é uma orientação que através de padrões e critérios de análise, reduz o nível de dificuldade encontrado, não o grau de complexidade real do sistema, nem sua integridade.” Sobre a origem do IDEF-0 Oliveira (2010) escreve que IDEF (Integration DEFinition) é baseada na Técnica de Análise e Projetos Estruturados SADT (Structured Analysis and Design Techinique), que é uma abordagem gráfica para a descrição de um sistema, introduzida por Douglas T. Ross na década de 70. E Pavani & Scucuglia (2011, p.56) complementam que “é um padrão de documentação de processos de fabricação criado pela Força Aérea Americana. Foi amplamente utilizado e esteve disponível em muitas ferramentas de diagramação por muitos anos e agora é domínio público.” Figura 21 - Exemplo de IDEF-0. Fonte: Administração por Processos: Fundamentos - Rildo F Santos 2009 49 3.4.2.1.6 Value Stream Mapping Mapeamento do fluxo de valor (Value Stream Mapping) é uma técnica utilizada em Lean. Não devendo ser confundido com notação de cadeia de valor (Value Chain notation), o mapeamento do fluxo de valor expressa o ambiente físico e o fluxo de materiais e produtos. Na Toyota, onde se originou, a técnica é conhecida como "mapeamento de fluxo de materiais e informações" (Material and Information Flow Mapping). O mapeamento do fluxo de valor é utilizado para adicionar custos de recursos do processo e elementos de tempo em um modelo de processos para incorporar uma visão da eficiência do processo. (ABPMP BRASIL 2013). O Léxico Lean (2003) diz que o VSM é um diagrama simples para usar em todas as etapas desde o fluxo de material até a entrega do pedido. Segundo Pavani & Scucuglia (2011 p.58) “trata-se de uma notação muito utilizada em programas de” Lean manufacturing”. Busca expressar o ambiente físico e o fluxo de materiais em uma manufatura, com objetivo de retratar desperdícios, índices de produtividade e pontos de controle fabris.” Figura 22- Exemplo de VSM Fonte: Candido (2009) disponível em: sandrocan.wordpress.com 50 3.4.2.1.7 Raias de Piscinas (Swim Lanes) Segundo o blog da iprocess “swimlanes são os elementos de BPMN utilizados para organizar os processos de um diagrama, definindo o escopo de cada processo e possibilitando identificar os papéis responsáveis pela execução de cada atividade do processo. Estes elementos são definidos em uma estrutura semelhante a uma piscina (pool) e suas raias (lanes).” (IPROCESS, 2014, p.1) Raias de piscina não representam uma notação específica, mas uma construção útil para outras notações. Introduzidas por Rummler and Brache, raias são um complemento a "caixas e setas" que representam como os fluxos de trabalho cruzam funções ou transferem o controle de um papel para outro. Realizado por meio da utilização de linhas dispostas horizontal ou verticalmente (raias), representam uma área funcional, papel ou, em alguns casos, organização externa. Essas linhas lembram as faixas de marcação em piscinas de natação. Ao organizar o fluxo de atividades e tarefas entre essas linhas é mais fácil visualizar handoffs no trabalho, um aspecto-chave da análise de processos de Rummler-Brache que se concentra em minimizar e gerenciar handoffs. Raias de piscina são muitas vezes incorporadas no BPMN, EPC, UML ou fluxogramas como meio para definir o executor responsável pela realização de uma ou mais atividades (ABPMP BRASIL 2013 p.91). Para Pavani & Scucuglia (2011 p.53) “a vantagem da utilização das raias é que a notação permite uma fácil visualização de handoffs.” Figura 23 - Exemplo de Swimlanes (Pools) Fonte: Administração por Processos: Fundamentos - Rildo F Santos 2009 51 Figura 24 - Exemplo Raia/Piscina. Fonte: Administração por Processos: Fundamentos - Rildo F Santos 2009 3.4.2.2 Abordagens especializadas para modelagem de processos
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