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Saídas – plano de gerenciamento das 
comunicações 
Ele é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto. Pode ser formal ou 
informal, altamente detalhado ou amplamente estruturado, dependendo das 
necessidades do projeto. 
O desenvolvimento de um plano de comunicação eficaz deve ter como objetivo 
atingir os seguintes propósitos: 
 Assegurar que as informações importantes cheguem às partes corretas nos prazos
adequados;
 Apontar e identificar problemas potenciais, por meio de reportes de andamento
programados e consistentes;
 Gerar entusiasmo e empolgação para com o projeto;
 Facilitar a tomada de decisão e o controle de mudanças;
 Oferecer um processo específico para feedback e resolução de conflitos;
 Melhorar e facilitar o trabalho em equipe, a cooperação e colaboração.
De um modo geral, é importante que todos os planos observem os seguintes aspectos 
básicos: 
a) Propósito – os objetivos da comunicação do projeto;
b) Métodos – os mecanismos e formatos da comunicação;
c) Frequência – o momento (data e evento) das atividades formais da
comunicação.
A definição da estratégia do plano de comunicações depende do entendimento da 
natureza do projeto e dos seus requisitos de comunicação. O enfoque do plano de 
comunicação deve variar em função das necessidades, complexidade e porte do projeto. 
Em atividades formais de comunicação, a maior importância em grandes projetos no 
plano corporativo do que em projetos internos departamentais, que têm foco mais 
limitado e um número muito menor de participantes. 
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O gerente do projeto não deve impor aos interessados as informações que estes devem 
receber. Ao contrário, deve-se planejar a comunicação levando em conta o que os 
interessados desejam receber. 
Ao planejar as comunicações, é necessário que se identifique as necessidades de 
informações e discuta o plano com os interessados, de forma que este seja o mais 
aderente possível às suas necessidades no que se refere ao nível de detalhamento de 
informações, mídia, periodicidade, etc. 
O plano constituirá uma seção do plano de gerenciamento do projeto, definindo todo o 
planejamento do gerenciamento da comunicação por meio de um documento de fácil 
entendimento. 
Este documento deverá incluir: 
 Os procedimentos para a coleta das informações do projeto;
 Local onde as informações coletadas serão armazenadas e como serão
compartilhadas;
 Lista de distribuição de informações, na qual constará quem produziu, para que
parte interessada será destinada e em que formato e com que frequência será
enviada;
 Modelos padronizados a serem usados na comunicação;
 Cronograma com a periodicidade de cada informação distribuída e a pessoa
responsável pela sua geração;
 Cronograma das reuniões a serem realizadas.
O gerente do projeto está no centro de toda a comunicação e é fundamental obter a 
informação certa na hora para o seu sucesso. 
Com informação atualizada, é possível preparar relatórios quase automaticamente e boa 
documentação significa menos discussões e conflitos. 
Assim, um plano bem estruturado e compreensível pode trazer muita economia de 
tempo, energia e preocupações para o gerente do projeto e sua equipe. 
Em linhas gerais, a estrutura básica do plano de gerenciamento das comunicações 
deverá conter no mínimo os elementos a seguir: 
 Partes interessadas;
 Mensagens customizadas;
 Método adequado de comunicar cada mensagem;
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 Pessoa responsável pela comunicação;
 Esquema de tempo da comunicação.
O gerenciamento do projeto requer um considerável grau de integração e um controle 
das interfaces com muitos grupos e pessoas. O gerente do projeto precisa interagir com 
todas as partes interessadas, as quais podem representar um papel significativo no 
alcance dos objetivos do projeto. 
As interfaces com as partes interessadas precisam ser eficazes para ganhar a sua 
confiança e garantir a sua cooperação. A ideia básica é criar um verdadeiro espírito de 
equipe, onde cada um ajuda a otimizar a contribuição dos outros para o sucesso do 
projeto. Nesse contexto, o processo de comunicação é o principal recurso que o gerente 
do projeto utiliza para gerenciar o seu relacionamento com as partes interessadas. 
Em síntese, o plano precisa definir, com base na análise das partes interessadas o que se 
pretende enviar/receber, em termos de informação, para as partes interessadas, ou 
delas e sob qual formato e mídia de comunicação. 
O desenvolvimento da mensagem deve ser feito, na medida do possível, em função do 
tempo e recursos disponíveis, de forma customizada, visando a uma maior eficiência. No 
entanto, é fundamental a eficácia no cumprimento da estratégia de comunicação do 
projeto. 
Veja a seguir uma matriz simples de plano que poderá ser utilizada.