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01 LUIZ HENRIQUE MACHADO HATA – R.A. 2102858 REDE MULTIDROGAS FARMA GUIDI Projeto Integrado Multidisciplinar PIM I AVARÉ 2021 01 LUIZ HENRIQUE MACHADO HATA – R.A. 2102858 REDE MULTIDROGAS FARMA GUIDI Projeto Integrado Multidisciplinar PIM I Projeto Integrado Multidisciplinar I apresentado à Universidade Paulista – UNIP, como parte da avaliação para obtenção do título de Gestor Público, sob a coordenação da Professora Dra. Solimar Garcia Professor Orientador: Rodrigo Marchesin Oliveira AVARÉ 2021 01 RESUMO Este projeto foi desenvolvido visando encontrar as quatro funções administrativas dentro de uma Organização: Planejar, Organizar, Dirigir e controlar, estas aplicadas em uma análise dos Princípios da Administração, da forma que a equipe se organiza na realização das tarefas diárias de cada setor e o objetivo de oferecer aos consumidores os melhores produtos e excelência no atendimento. Em um primeiro momento foi realizada uma descrição organizacional da empresa, com dados, segmentos que ela atua, concorrentes, atuação no mercado dentre outras informações. Em seguida, foi elaborada uma análise na comunicação e informatização, considerando as perspectivas internas e externas, a experiência de compra, o contato com os vendedores e o momento de fidelização com o cliente. Foram observados também o comportamento do consumidor na decisão de escolher onde comprar. Foi possível concluir as ações de merchandising que a empresa poderia aplicar, e como a empresa poderia aumentar o número de clientes. Palavras-chave: Administração. Organização. Marketing. Merchandising 01 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ....................................................................................................... 01 2. FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO.......................................................... 02 2.1 Administração e seus Princípios............................................................................... 02 2.2 Papéis do Administrador.......................................................................................... 04 2.3 Categorias................................................................................................................. 05 2.3.1 Categoria Interpessoal........................................................................................... 05 2.3.2 Categoria Informacional ....................................................................................... 05 2.3.3 Categoria Decisorial ..............................................................................................05 3.COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL....................................................................... 07 3.1 Comunicação Externa............................................................................................... 07 3.2 Comunicação Interna................................................................................................ 08 3.3 Comunicação Interpessoal no Trabalho em Equipe................................................. 09 4. TÉCNICAS DE INFORMÁTICA.......................................................................... 09 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...................................................................................... 12 REFERÊNCIAS ........................................................................................................... 13 01 1.INTRODUÇÃO O presente trabalho tem como proposta a construção do conhecimento prático e teórico a partir na análise estrutural de uma empresa como objeto de estudo apoiado em diferentes fontes bibliográficas. Confrontando assim os resultados adquiridos da pesquisa realizada com os saberes adquiridos nas disciplinas cursadas no bimestre corrente (Fundamentos da Administração, Comunicação Empresarial e Técnicas de Informática), evidencia-se a suma importância do conhecimento adquirido na construção de saberes teóricos e prático do profissional no mercado do trabalho. A empresa escolhida é a Rede Multidrogas Farma Guidi, está localizada na cidade de Avaré interior de São Paulo e tem como ramo de atividade Comércio de Medicamentos (Drogas), Laboratório de Manipulação de Medicamentos e Cosméticos, Perfumaria, atualmente gerando 20 empregos, há quase 30 anos no mercado. Serão levantadas informações da Empresa que abrangem temas como o modelo usado na Administração, formas de organização, informações de como é regida a comunicação empresarial tanto no âmbito interno, externo e interpessoal, bem como suas definições e a utilização da Tecnologia da Informação, uso de Redes Sociais e seus conceitos e objetivos e as técnicas de informática adotadas pela empresa no dia-a-dia. A empresa conta gestores com perfil de Líder? Possui projetos sociais em prol ao meio -ambiente ou sociedade? Oferece vagas para negros ou deficientes? Como ela se diferencia dos concorrentes e atrai seus clientes e os fideliza? Existe um planejamento para a continuidade desta fidelização? Todos estes quesitos serão analisados no decorrer deste trabalho e com base nos estudos serão apontados possíveis erros e sugestões de melhorias para empresa. 02 2.FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO 2.1 Administração e seus Princípios A Empresa pesquisada para a construção do presente trabalho tem como nome Rede Multidrogas, a primeira rede Associativa do varejo farmacêutico do Brasil. Criada em 1994, atualmente, a Rede possui Farmácias Associadas no interior de São Paulo, Minas Gerais e no Mato Grosso do Sul, chegando a marca de 436 farmácias filiadas a Rede Multidrogas. A Rede é formada por empresários distintos que operam sob uma única bandeira, são donos da empresa e, portanto, têm poder de decisão. A Associação oferece como diferencial aos associados: campanhas de marketing e promoções de vendas, treinamento técnico e comportamental aos associados e funcionários, Central como prestadora de serviços, parcerias comerciais, intercâmbio de experiências empresariais e programas de captação de recursos financeiros. O escritório central de apoio para os associados, localiza-se na cidade de São José do Rio Preto, possui os seguintes departamentos: Recepção, Convênio, Informática, Marketing, Financeiro, Recursos Humanos, Relacionamentos, Projeto e Serviços Gerais. A Central possui ainda, apoio jurídico e contábil. A Rede também conta com uma cooperativa onde são realizadas compras centralizadas oferecendo maior organização e preços mais atraentes para os associados. A Rede objetiva criar um diferencial competitivo no mercado, gerando assim, possibilidades de crescimento aos associados. Atraído pela proposta da Rede Multidrogas, o proprietário, da antiga Farmácia São Paulo, tornou-se um associado e trouxe para Avaré a Rede Multidrogas Farma Guidi, com CNPJ 60.161.148/0001-30 , IE 194032296119, com ramo de atividade manipulação de fórmulas (medicamentos prescritos pelo médico), manipulação de cosméticos e comércio de drogas, insumos farmacêuticos, perfumaria e correlatos, compreendendo o de dispensação e o de atendimento privativo de unidade hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistência médica. Atualmente conta com 20 colaboradores, sendo 01 Farmacêuticos(as) e 08 Colaboradoresdo Laboratório, e no comércio de medicamentos, 01 Gerente, 02 03 Farmacêuticos (as), 04 Atendentes de Balcão, 01 Perfumaria, 02 Caixas e 01 Entregador de Moto. No administrativo presta serviço o proprietário da Farmácia Sr. Aristeu Guidi. Figura 01: Fachada Rede Multidrogras Farma Guidi Figura 02: Colaboradores Fonte: Foto original autor Fonte: Foto original autor Figura 03: Laboratório de Manipulação Figura 04: Interior da Loja Fonte: Foto original autor Fonte: Foto original autor Poderia se elaborar com o dia-a-dia uma definição do que se entende por administração, afinal, estamos constantemente administrando várias atividades e recursos, planejando, dirigindo e controlando objetivos e resultados esperados. 04 Na empresa a idéia é a mesma! Tudo que se espera atingir deve ser planejado e administrado para que desta forma a organização consiga prosperar no mercado em que se atua. Segundo Chiavenato (2000,p.5), “administração é o ato de trabalhar com e através de pessoas para realizar, tanto os objetivos da organização, quanto de seus membros” Por meio desta definição, podemos perceber que administrar é sincronizar as atividades da empresa, realizadas por pessoas, e estas precisam ter seus objetivos pessoais alinhados aos objetivos da empresa. Ou seja, se a empresa é inovadora, ousada e busca resultados agressivos, os funcionários também precisam ser pessoas com estas características, pois assim o sucesso da empresa, também será o sucesso do profissional que nela trabalha. Carvalho (2016), abordando as diretrizes organizacionais aponta a definição de missão, visão e valor e sua importância, assim apresenta a missão sendo a razão de ser da empresa, a visão sendo direcionamento da mesma e os valores os padrões de comportamento do corpo empresarial, assim sendo apoiado desse saber foi constatado que a empresa estudada tem como missão Orientar, apoiar e contribuir para que os consumidores – pacientes encontrem seus medicamentos, melhor atendimento e excelentes preços baixos. Tem como visão ser reconhecida na cidade e região uma rede de farmácias com direcionamento para a eficiência na gestão de custos e referência nos preços baixos e tem como valores: Comprometimento: crenças, princípios e valores, os quais são inegociáveis; Unidade: Como grupo, agir em unidade e coesão, garantindo o sucesso individual e coletivo; Excelência: Busca sempre a excelência na gestão, acreditando na máxima de que tudo sempre pode ser melhorado; Foco no Resultado: Buscar incansavelmente, criar um ambiente onde consumidores funcionários e fornecedores tenham confiança e prazer de frequentar. 2.2 Papéis do Administrador Cada atividades representa um papel que o administrador conduz para cumprir os processos administrativos ou as funções administrativas: Planejar, organizar, dirigir e controlar. (CHIAVENATO, 2014). 05 Todos exercem algum papel na sociedade, seja na família, na associação do bairro, como cidadão, entre outros. E dentro das organizações não é diferente, cada um deve desempenhar uma atividade específica. O professor e autor na área de administração Henry Mintzberg, Ph.D. pela MIT Sloan School of Management, fez um estudo referente ao comportamento de um grupo de altos executivos, concentrando-se nas atividades dos gerentes, e segundo o autor Mintzberg, citado pelo professor Chiavenato, este papel: “É um conjunto de expectativas da organização a respeito do comportamento de uma pessoa”. (CHIAVENATO, p. 07, 2014). Os papéis são divididos em três categorias: 1- Interpessoal: É o relacionamento do administrador com as pessoas, sejam subordinados, outras pessoas dentro da organização e até mesmo fora dela e estão relacionados as habilidades Humanas; 2- Informacional: Se refere a questões sobre informações, como as obtém e as transmitem, como opera com sua rede de informação. O administrador quando no nível institucional passa 75% do tempo trocando informações dentro e fora da organização e 3-Decisória: Como o próprio nome deixa claro, são ações referentes a decisões, suas escolhas, negociações. O administrador deve fazer escolhas. Requer tanto as habilidades Humanas quanto as Conceituais. Ao todos são dez os papéis que o administrador deve desempenhar: Representação; Liderança; Ligação; Monitoração; Disseminação; Porta-voz; Empreendimento; Resolução de conflitos; Alocação de recursos; e Negociação. E assim se distribuem em cada categoria conforme Mintzberg, citado por Chiavenato 2.3 Categorias 2.3.1Categoria Interpessoal Representação: Deveres cerimoniais e simbólicos, representa a organização, acompanha visitantes e assina documentos legais; Liderança: Dirige e monitora pessoas, treina, aconselha, oriente e se comunica com os subordinados; 06 Ligação: Mantém as redes de comunicação dentro e fora da organização, usa malotes, telefonemas e reuniões. 2.3.2 Categoria Informacional Monitoração: Manda e recebe informações, lê revistas e relatórios e mantém contatos pessoais; Disseminação: Envia informação para os membros de outras organizações, envia memorandos e relatórios, telefonemas e contatos; Porta-Voz: Transmite informações para pessoas de fora, por meio de conversas, relatórios e memorandos. 2.3.3 Categoria Decisórial Empreendimento: Inicia projetos, identifica novas ideias, assume riscos, delega responsabilidades de ideias para outros; Resolução de conflitos: Toma ação corretiva em disputas ou crises, resolve conflitos entre subordinados, adapta o grupo a crises e mudanças; Alocação de Recursos: Decide a quem retribuir recursos. Programa, orça e estabelece prioridades; Negociação: Representa interesses da organização em negociações com sindicatos, em vendas, compras ou financiamentos. Podemos fazer uma analogia de que a empresa apesar de apresentar traços de outros modelos de gestão foi possível observar que os gestores mantém um relacionamento com seus colaboradores de forma próxima, geralmente o diálogo entre gestor e empregado é feita de forma esporádica e em sua maioria reuniões particulares, exceto quando ocorre uma reunião geral onde se avalia o desenvolvimento da empresa, o feedback dos funcionários e novas metas a serem alcançadas ou atualizadas. Observa-se também que a empresa em questão está envolvida em ações de cunho social e ambiental. No social, existe cotas para negros, onde 20% dos funcionários ocupam as vagas de emprego, estando em falta apenas, vaga de deficiente. No que se refere ao meio ambiente, observa-se uma educação interna na separação de lixo orgânico, plásticos, vidros e papelão o qual um cidadão passa coletar, e bem como tampinhas 07 plásticas também são separadas para um projeto social chamado Patinhas Ecológicas que ajuda uma ONG de animais da cidade (troca de tampinhas de embalagens recicláveis por rações). 3.COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Comunicação empresarial é uma atividade estratégica que promove a reputação da empresa e transmite suas informações para diferentes públicos.por esse conjunto de ferramentas e métodos que adequa a mensagem ao público-alvo. Em uma empresa, as partes interessadas são várias: clientes, colaboradores, parceiros e a própria sociedade. Para cada público, é preciso ter uma estratégia exclusiva de comunicação. Segundo MATOS (2009), afirma que a comunicação empresarial é a relação da empresa com seu público, seja este interno ou externo envolvendo técnicas e procedimentosvoltado a comunicar seu desempenho, missão, objetivo, metas, instruções de serviços entre outros. Com base nos saberes adquiridos na disciplina de Comunicação Empresarial foram averiguados alguns pontos referentes à comunicação da empresa estudada como comunicação externa, comunicação interna, comunicação interpessoal e o atendimento ao cliente. Foi observada que para a empresa estudada a comunicação tanto interna quanto externa tem grande importância e sempre teve muito cuidado uma atenção particular e no que se diz respeito à comunicação. 3.1 Comunicação Externa Não há níveis hierárquicos na comunicação externa, existindo vários receptores, como fornecedores de materiais, prestadores de serviços, clientes, parceiros, governo e a sociedade como um todo. A principal diferença é que a comunicação sai de dentro da empresa e se destina aos agentes externos. A comunicação externa da empresa objeto deste é realizada com particular atenção em sua execução sob supervisão dos gestores, ela é realizada por diversas vias, principalmente internet (Redes Sociais), mas também se faz como uma das principais, 08 panfletos, atendimento pessoal (via whatsapp) e o famoso “boca a boca” (recomendações dos clientes aos amigos e familiares). Figura 05: Panfleto Figura 06: Whatsapp Fonte: Panfleto virtual Fonte: Print do autor 3.2 Comunicação Interna A empresa realiza a comunicação interna por meio de reuniões particulares e gerais, onde são ajustadas as metas e direções de trabalho, bem como leva-se em pauta mediações de conflitos e resoluções de problemas do dia-a-dia. Com os avanços tecnológicos a empresa adotou redes sociais e aplicativos de troca de mensagens para manter o contato com os funcionários em quesito profissional, no intuito de gerar laços pessoais e fortalecer o espírito de trabalho em equipe. “A comunicação é o processo de troca de informações entre duas ou mais pessoas. Desde os tempos mais remotos, a necessidade de comunicar do homem é uma questão de sobrevivência. No sistema organizacional também é assim. Boa parte das empresas necessita de funcionários influentes, integrados e informados do que acontece dentro e fora delas, fazendo-os sentir da corporação. A partir desta necessidade a comunicação interna tornasse hoje uma ferramenta indispensável às organizações” (MELO,2006). Objetiva -se na comunicação interna a transmissão e compartilhamento de informações dentro da empresa, tendo como público-alvo os colaboradores, alinhando as atividades dos profissionais à cultura organizacional, garantindo que todos fiquem bem informados e engajados em seu trabalho. 09 3.3 Comunicação Interpessoal no Trabalho em Equipe Comunicação interpessoal é o termo que, dentro do macrotema “comunicação”, define a troca de informações entre duas ou mais pessoas, seja ela orientada por sinais verbais ou não verbais. Melhorar a comunicação no ambiente de trabalho também contribui para a criatividade e facilita a liderança das equipes. Os profissionais não devem ter medo de expor suas ideias, apenas devem estar atentos para falar de forma a serem compreendidos, ou seja, de maneira objetiva e clara. Na empresa Rede Multidrogas, que trata-se de uma franquia existente em várias cidades, oferecem em seus treinamentos o estímulo ao diálogo aberto entre gestores e funcionários, a pesar de ter sua equipe dividida em três unidades, esse diálogo se define nas reuniões gerais, e é acompanhada e gerida ao decorrer do ano em reuniões particulares entre o gestor e o funcionário, é importante salientar o diálogo dos funcionários com os clientes durante o atendimento que exige uma atenção especial, tanto na questão da excelência de atendimento, quanto visando que este atendimento tem como alvo a saúde do cliente, sendo assim necessário o repasse das informações de forma padronizada, ética e seguindo os protocolos de segurança da ANVISA quanto a necessidade de receituários para a venda de determinados medicamentos. A empresa disponibiliza um telefone comercial, este de atendimento ao cliente, tanto para vendas, orientações, informações ou reclamações, sem necessariamente tratar- se de um canal SAC, ou ouvidoria, ou reclame aqui, e bem como um canal de vendas via Whatsapp. 4.0 Técnicas de Informática A tecnologia da informação assumiu um papel estratégico nas organizações e passou a obter características de apoio ao cenário diversificado organizacional nos ciclos de gestão. 10 “Um sistema de informação gerencial pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, armazenar e distribuir informação coma finalidade de auxiliar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório das organizações.” (K.LAUDON:J.LAUDON,1996). A tecnologia esta presente em todos os setores de uma empresa, servindo como base em todas as operações e setores, ao mesmo tempo contribui na gestão, avaliação de desempenho, gestão financeira e planejamento estratégico do negócio, por isso é necessário uma visão ampla da TI em relação ao negócio. (FRITZEN,2016). A partir desse pressuposto foi averiguado que a empresa aqui referida entende a importância da T.I e suas técnicas e ferramentas para o desenvolvimento da empresa e total funcionamento. A rede utiliza um programa desenvolvido para todas as franquias da rede, este chama-se SIM + “Sistemas Integrados Multidrogas +”, o qual controla toda entrada e saída de medicamentos e produtos (outros) vendidos pela farmácia, permite busca pelo nome ou código, consulta de quantidade em estoque, preço, possibilidades de descontos, pedidos de fórmulas para o laboratório de manipulação, consultar cadastro de clientes (atualizar, gerar pedidos, entregas) e fechamento das comprar para envio de recebimento via sistema ao caixa. Figura 07: Programa Informática SIM+ Fonte: Foto original autor A utilização dos recursos de T.I torna-se imprescindível para o funcionamento, organização e crescimento da empresa aqui estudada. Fritzen (2016) afirma que a governança de TI vem a ser um conjunto estruturado de estratégias, métodos, processos e atividades, tendo como seu objetivo o alinhamento da TI com a gestão e objetivos do 11 negócio. A governança de T.I é de responsabilidade dos diretores e gestores da empresa que devem se preocupar em como o impacto da tecnologia e sua entrega de valor para o negócio contribui para os resultados da empresa. 12 Considerações Finais Com base nos resultados propostos do estudo e com bem como no levantamento da pesquisa da empresa, apesar da mesma estar em estabilidade diante da fase que nossa economia esta passando, podemos levar em consideração alguns pontos em relação ao modelo de administração assumida, mesclando outros vários modelos e moldando a sua realidade cotidiana. Na comunicação a empresa se mostrou empenhada, tanto no meio externo, quanto no meio interno, porém podemos sugerir a aquisição de uma assessoria imprensa para atuar com maior êxito e maior clareza na comunicação geral da mesma. Criar um plano de incentivo aos colaboradores no sentido de aumentar o percentual da comissão, visto que este ramos de atividade foi um dos que não foram atingidos pela crise econômica, ao contrário, ocorreu maior consumo de medicamentos devido a pandemia e bem como foi a atividadeque trabalhou continuamente neste pouco mais de um ano de COVID 19. Com relação a Tecnologia de Informação e ferramentas usadas é necessária atenção pois o mundo da tecnologia esta em constante evolução e já não é apenas uma ferramenta de apoio, mas os programas se tornaram imprescindíveis ao processo de gestão se fazendo necessário um alinhamento de forma mais estreita as tecnologias de informação neste processo de gestão. Para fidelização de clientes firmar convênios com consultórios médicos oferecendo descontos em fórmulas e bem como para clientes que indicarem a farmácia para outro cliente. Observa-se grande número de manipulados encomendados e não retirados, estes sem necessidades de receituários, pode- se fazer uma queima de estoque pela metade do preço afim de evitar a perda desses medicamentos. Concluo que o presente trabalho possui valor inestimável para a formação teórica e prática na formação de um profissional, agregando o conhecimento prático junto a empresa e ao conteúdo das disciplinas estudadas preparando para os desafios do mercado de trabalho. 13 REFERÊNCIAS CARVALHO, Eduardo. SANTOS, Rita Maria. As Diretrizes Organizacionais: uma análise prática da missão, visão e valores em uma pequena empresa em Mossoró- RN. Revista FOCO.ISSN: 1981-223X.V.9, nº1.Jan/jul.2016. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração.6 ed. Rio de Janeiro: Campus,2000. CHIAVENATO, Idalberto. Fundamentos da Administração: planejamento, organização, direção e controle para incrementar competitividade e sustentabilidade. 9ª edição. São Paulo: Manole, 2014. OBS.: Artigo publicado originalmente no blog https://www.administracaoparatodos.com.br FRITZEN, Cledison Eduardo. Fundamentos da Governança de TI e sua importância para as empresas. Administradores.com, 15 mar 2016. Disponível em: http://http://www.administradores.com.br/artigod/tecnologia/fundamentos-da- governanca-de-ti-sua-importancia-para-as-empresas/94178/. Acesso em 12 abr 2021. LAUDON, Kenneth C., LAUDON, Jane Price. Gerenciamento de Sistemas de Informação.3. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999ª. 443p MATOS, Gustavo Gomes de. Comunicação Empresarial sem complicação.2ª edição.Barueri, SP: Manole,2009. MELO, Vanêssa Pontes Chaves de. A comunicação interna e sua importância nas organizações. Universidade Tiradentes, 2006. https://www.administracaoparatodos.com.br/ http://http/www.administradores.com.br/artigod/tecnologia/fundamentos-da-governanca-de-ti-sua-importancia-para-as-empresas/94178/ http://http/www.administradores.com.br/artigod/tecnologia/fundamentos-da-governanca-de-ti-sua-importancia-para-as-empresas/94178/
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