Agenda 02

Prévia do material em texto

Agenda 02
Assunto: Re: orientações das agendas a serem realizadas no dia de hoje
Bom dia segui todas as orientações das agendas a serem realizadas no dia de hoje. 
1. As 10h00 Enviar relatório executivo das atividades do trimestre para o diretor geral da empresa em Recife. Como deve ser feito o procedimento para o envio: para enviar um relatório por e-mail é necessário exportar o relatório para o formato PDF e para isso:
· Acesse o relatório e com a ajuda dos filtros, pesquise o conteúdo a ser enviado;
· Clique em Imprimir;
· Em Informe o título para este relatório, insira o título e confirme;
· Em Visualizar impressão, clique em Arquivo > Exportar para PDF e confirme;
· Selecione a pasta para salvar o relatório e confirme.
E após salvar o relatório é só enviar o e-mail com o PDF anexo.
Dica: Também é possível exportar os relatórios em outros formatos, para maiores informações acesse exportar relatórios.
2. 11h00 Reunião com os cinco gerentes regionais da empresa para discutir estratégicas de venda. Faltava confirmação de dois participantes. Orientação: Solicitar duas confirmações de dois participantes: Abra o Gmail no computador. Clique em Escrever. Escreva o e-mail como você faria normalmente. No canto inferior direito, clique em Mais Opções   Solicitar confirmação de leitura. Envie a mensagem.
-Importante: as confirmações de leitura aparecerão na Caixa de entrada. Talvez a pessoa que recebeu a mensagem precise aprovar a confirmação para que você veja a notificação.
- 45 minutos antes da reunião: Quanto mais você souber sobre a reunião antecipadamente, mais eficazes serão as atas. Colabore com o líder da reunião para garantir que a agenda seja bem planejada, fácil de ser seguida e produtiva.Se possível, obtenha uma cópia da agenda da reunião para ajudar a desenvolver uma minuta e mantenha anotações estruturadas. A minuta deve deixar amplo espaço para escrever uma breve explicação de cada ação ou moção, bem como a hora em que cada ação foi tomada. Durante a reunião, você pode organizar suas anotações escrevendo o número do item da agenda a que cada ata corresponde. Isso deixa claro o que cada ata representa e elimina hipóteses. As agendas também fornecem os principais detalhes que precisam ser incluídos nas atas de reunião, como nomes dos participantes e palestrantes convidados. Material complementar, como folhetos ou documentos enviados com a agenda, deve ser anotado na seção apropriada. Cópias de documentos também devem ser armazenadas com as atas para aqueles que precisam de uma reciclagem ou não puderam participar da reunião.
Além disso, usar a ferramenta certa para o registro de atas é essencial para eficiência e precisão. Enquanto um digitador veloz se beneficia ao máximo de laptops e tabletes, outros podem preferir usar o tradicional lápis e papel. Em geral, não se recomenda que consultores jurídicos transcrevam anotações de um gravador de voz ou feitas em um aplicativo de registros para smartphone, pois o volume de detalhes pode ser maior do que o pretendido. Qualquer que seja a ferramenta escolhida, é essencial ter um backup das informações; você não quer passar pelo constrangimento de não ter anotações porque sua primeira opção falhou. Se você tiver uma maneira segura de armazenar e enviar atas de reunião, poderá enviá-las para a devida revisão dos participantes antes de finalizá-las e confirmá-las.
-Durante a reunião: Como regra de ouro, as atas de reunião incluem: A data, a hora e o local da reunião, Os nomes do líder e do secretário da reunião, Os nomes dos participantes presentes, inclusive todos os palestrantes e convidados, Uma visão geral das atas e dos resultados da reunião anterior, As decisões de cada item da agenda, inclusive: Ações tomadas, O texto exato das moções apresentadas, o resultado e o nome da pessoa que propôs a moção, Os diretores que votaram a favor, contra ou se abstiveram em cada uma das moções, Todos os conflitos de interesse e como o conflito foi tratado, Pontos de ordem e apelações, Novos negócios, A hora do adiamento, a data e a hora da próxima reunião, Indicar se a sessão executiva foi realizada (as atas de reunião não são registradas durante uma sessão executiva, que é, muitas vezes, o momento em que as questões dos funcionários e litígios pendentes são discutidas).
Durante a reunião, pergunte caso precise de esclarecimentos, especialmente se uma decisão tomada não estiver suficientemente clara ou se os próximos passos não eram óbvios. Lembre-se: registre cada decisão ou ação imediatamente, mas não liste todos os detalhes. Se você perder muito tempo com pequenos detalhes, as atas poderão tornar-se imprecisas e perder o foco. Concentre-se nos resultados acordados, evitando fazer anotações detalhadas da discussão. É comum encontrar anotações como “prosseguiu-se com uma discussão sobre as opções”.
-Após a reunião: Tenha como meta escrever a versão final das atas logo após o encerramento da reunião, enquanto os detalhes ainda estão frescos em sua mente. Revise as atas registradas e, se necessário, adicione anotações para maior clareza ou peça ao líder da reunião para explicar mais profundamente detalhes específicos. Garanta que cada ação adotada pelo conselho tenha uma explicação breve, bem como uma lógica para a decisão. Caso tenham sido incluídos outros documentos na reunião, faça uma anotação sobre onde eles podem ser encontrados ou anexe-os como apêndice, mas não resumidos. Envie com segurança as atas de reunião para o conselho para a devida revisão antes da finalização: e-mail, ferramentas de colaboração ou copias físicas. 
3. Para realizar a solicitação da cópia autenticada basta se dirigir a um tabelionato e pedir que o tabelião realize a cópia autentica do documento.
4. E demais atividades rotineiras: As principais atividades rotineiras e planejadas do secretário são correspondências, relatórios, documentos, arquivos, solicitações de serviços.