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ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO O PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO: UMA FERRAMENTA DE GESTÃO DA PRODUÇÃO EM PROCESSOS DE UMA INSTITUIÇÃO FINANCEIRA TRABALHO DE CONCLUSÃO DO CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO ANA CLAUDIA MOUTTE DE LIMA Orientador: Wilson Kendy Tachibana São Carlos, 10 de novembro de 2010. ANA CLAUDIA MOUTTE DE LIMA O PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO: UMA FERRAMENTA DE GESTÃO DA PRODUÇÃO EM PROCESSOS DE UMA INSTITUIÇÃO FINANCEIRA Trabalho de conclusão de curso, apresentado como parte das atividades, para obtenção do título de bacharel em Engenharia de Produção Mecânica da Escola de Engenharia de São Carlos – UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Profº Orientador: Wilson Kendy Tachibana São Carlos, 2010 LIMA, Ana Claudia Moutte de O processo de negociação: uma ferramenta de gestão da produção em processos de uma instituição financeira Trabalho de conclusão de curso, apresentado como parte das atividades, para obtenção do título de bacharel em Engenharia de Produção Mecânica da Escola de Engenharia de São Carlos – UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Aprovado em: Banca Examinadora: __________________________ Prof. Wilson Kendy Tachibana Escola de Engenharia de São Carlos - Universidade de São Paulo __________________________ Prof. Marcel Andreotti Musetti Escola de Engenharia de São Carlos - Universidade de São Paulo __________________________ Doutoranda: Catarina B. Careta Escola de Engenharia de São Carlos - Universidade de São Paulo RESUMO Esse texto propõe-se a ressaltar a importância crescente que o tema negociação vem assumindo nos dias de hoje e mostrar como o conhecimento e a utilização dos estilos de negociação e dos diferentes perfis de negociadores podem auxiliar no encaminhamento e na resolução de conflitos. No passado a negociação era ganha-perde, visava atender apenas as suas próprias necessidades. Hoje, a negociação ganha-ganha é a busca de um relacionamento duradouro, que leva a novas negociações no futuro e que mantenha, ou melhore, o contato entre as partes envolvidas. Esse estudo foi realizado em uma instituição financeira, onde foram coletados dados e analisados com um comparativo com o método teórico de negociação do Projeto de Negociação de Harvard. Tal projeto diz que o problema da negociação está na barganha pelas posições, a alternativa que ele propõe é o método da negociação dos méritos. O principal resultado foi a dificuldade encontrada em aplicar esse método na prática dessa instituição. Palavras-chave: negociações, negociação ganha-ganha, Projeto de Negociação de Harvard SUMÁRIO 1.INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 1 1.1.RELEVÂNCIA DO TEMA PROPOSTO ......................................................................... 1 1.2.DEFINIÇÃO DO PROBLEMA ....................................................................................... 4 1.3.OBJETIVOS .................................................................................................................... 4 1.3.1.Objetivo Geral ............................................................................................................... 4 1.3.2.Objetivos Específicos .................................................................................................... 4 2. METODOLOGIA DE PESQUISA ..................................................................................... 5 2.1. MÉTODO DE ABORDAGEM ....................................................................................... 5 2.2. MÉTODO DO PROCEDIMENTO ................................................................................. 6 3. NEGOCIAÇÃO ................................................................................................................. 8 3.1. CONCEITOS .................................................................................................................. 8 3.1.1. Negociação voltada exclusivamente para obter vantagem ............................................ 8 3.1.2. O uso da informação e do poder ................................................................................... 8 3.1.3. Importância da comunicação ........................................................................................ 8 3.1.4. Busca do acordo ........................................................................................................... 9 3.1.5. Negociação como instrumento de satisfação das necessidades ...................................... 9 3.1.6. Negociação e relacionamento humano .......................................................................... 9 3.1.7. Busca de interesses comuns .......................................................................................... 9 3.1.8. Todos negociamos sempre .......................................................................................... 10 3.1.9. Uso da barganha no processo de negociação ............................................................... 10 3.2. PROJETO DE NEGOCIAÇÃO DE HARVARD .......................................................... 11 3.2.1. Separe as pessoas do problema ................................................................................... 12 3.2.1.1. Os negociadores são pessoas ................................................................................... 12 3.2.1.2. Todo negociador tem dois tipos de interesse: substância e relação ........................... 12 3.2.1.3. A reação tende a confundir-se com o problema ........................................................ 12 3.2.1.4. A barganha posicional põe o relacionamento e a substância em conflito .................. 13 3.2.1.5. Separe a relação da substância ................................................................................. 13 3.2.1.6. Percepção ................................................................................................................ 13 3.2.1.7. Ponha-se no lugar do outro ...................................................................................... 14 3.2.1.8. Não deduza as intenções do outro a partir de seus próprios medos ........................... 14 3.2.1.9. Não culpe o outro por seu problema ........................................................................ 15 3.2.1.10. Discuta as percepções de cada um ......................................................................... 15 3.2.1.11. Certificando-se de que o outro lado tenha interesse no resultado ............................ 15 3.2.1.12. Torne suas propostas compatíveis com os valores dos outrosa ............................... 16 3.2.1.13. Emoção ................................................................................................................. 16 3.2.1.14. Reconheça e compreenda as emoções .................................................................... 16 3.2.1.15. Explicite as emoções e reconheça-lhes a legitimidade ............................................ 16 3.2.1.16. Deixe que o outro lado desabafe ............................................................................ 17 3.2.1.17. Não reaja às explosões emocionais ........................................................................ 17 3.2.1.18. Use gestos simbólicos ............................................................................................ 17 3.2.1.19. Comunicação ......................................................................................................... 17 3.2.2. Concentre-se nos interesses, não nas posições ............................................................ 20 3.2.2.1. Os interesses definem oproblema ............................................................................ 20 3.2.2.2. Valorize seus interesses ........................................................................................... 21 3.2.2.3. Reconheça os interesses dos outros .......................................................................... 22 3.2.2.4. Olhe para frente e seja flexível ................................................................................ 22 3.2.2.5. Seja rigoroso com o problema e não com as pessoas ................................................ 22 3.2.3. Invente opções de ganhos mútuos ............................................................................... 22 3.2.3.1. Separe as alternativas das decisões .......................................................................... 23 3.2.3.2. Amplie suas opções ................................................................................................. 23 3.2.3.3. Observe através dos olhos de diferentes especialistas ............................................... 24 3.2.3.4. Invente acordos de alcance e pesos diferentes .......................................................... 24 3.2.3.5. Procure ganhos mútuos ............................................................................................ 24 3.2.3.6. Harmonize os interesses diferentes .......................................................................... 25 3.2.3.7. Indague sobre as preferências dos outros ................................................................. 25 3.2.3.8. Facilite a decisão do outro ....................................................................................... 25 3.2.4. Critérios Objetivos ..................................................................................................... 25 3.2.4.1. Elabore critérios objetivos ....................................................................................... 26 3.2.4.2. A negociação com critérios objetivos....................................................................... 26 3.2.4.3. Táticas traiçoeiras .................................................................................................... 27 3.2.4.4. Fraude deliberada .................................................................................................... 27 3.2.4.5. Táticas de pressão posicional ................................................................................... 27 3.3. COMUNICAÇÃO ........................................................................................................ 28 3.4. FATORES QUE INFLUEM A NEGOCIAÇÃO ........................................................... 29 3.4.1. Poderes Pessoais ........................................................................................................ 30 3.4.2. Poderes circunstanciais ............................................................................................... 31 3.4.3. Tempo ........................................................................................................................ 34 3.4.4. Informação ................................................................................................................. 35 3.5. PRINCÍPIOS DO GANHA-GANHA ............................................................................ 35 3.6. ÉTICA NAS NEGOCIAÇÕES ..................................................................................... 37 3.6.1. Critérios para a tomada de decisões éticas .................................................................. 39 3.6.2. Fatores que afetam as decisões éticas ......................................................................... 39 3.6.2.1. Características Demográficas ................................................................................... 39 3.6.2.2. Fatores Situacionais ................................................................................................. 40 4. ESTUDO DE CASO ........................................................................................................ 41 4.1. A EMPRESA ............................................................................................................... 41 4.2. LEVANTAMENTOS DE DADOS ............................................................................... 41 4.3. A NEGOCIAÇÃO ........................................................................................................ 44 4.4. IDENTIFICAÇÃO DE PROBLEMAS .......................................................................... 45 4.5. ENTREVISTA .............................................................................................................. 47 4.6. CONFLITO DE INTERESSES ..................................................................................... 49 4.7. ANÁLISE DOS DADOS .............................................................................................. 50 4.7.1. Pessoas ....................................................................................................................... 50 4.7.2. Interesses ................................................................................................................... 50 4.7.3. Opções ....................................................................................................................... 51 4.7.4. Critérios ..................................................................................................................... 51 4.8. ÉTICA .......................................................................................................................... 52 5. CONCLUSÕES ............................................................................................................... 53 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................................. 55 1 1. INTRODUÇÃO 1.1. RELEVÂNCIA DO TEMA PROPOSTO As pessoas negociam o tempo todo. Amigos negociam para decidir onde jantar. Crianças negociam para decidir a que programa de televisão assistir. Empresas negociam a compra e venda de seus produtos. Advogados negociam acordos sobre processos legais. Nações negociam para abrir suas fronteiras ao livre comercio. A negociação não é um processo reservado apenas ao diplomata habilidoso, ao melhor vencedor ou a um ótimo advogado: é algo que todos fazem, quase diariamente. Embora os interesses não sejam tão importantes quanto acordos de paz ou fusões de grandes empresas, todos negociam. A estrutura e o processo de negociação são fundamentalmente os mesmos tanto em nível pessoal quanto em termos diplomáticos e corporativos. A necessidade de se tratar condições contratuais, compatibilizar fases de empreendimentos, assegurar prazos de entrega, garantir níveis e padrões de qualidade, assim como tantas outras variáveis, tem feito com que o perfil dos técnicos, engenheiros e arquitetos responsáveis por tais empreendimentos venha se modificando drástica e rapidamente. As observações e artigos recentes indicam características como liderança, comunicação, fluência, e negociação sendo de capital importância na composição do perfil profissional. Com a modernização das relações de trabalho entre profissionais e empresas, bem como devido à crescente complexidade dos projetos que exigem cada vez mais a participação de diversos profissionais especializados, a negociação se tornou, entre todas, uma habilidade mais crítica e desejada dos administradores e executivos destes projetos. O bom negociador não é aquele que "arrasa" o oponente, derrota, supera, impõe a sua posição, mas aquele que consegue vencer junto com o outro lado, tirar o máximo de proveito da negociação sem esquecer-se de preservar o relacionamento, ou até mesmo acrescentar mais confiança neste relacionamento, aumentando a disposição das partes para negociações futuras. O estilo “durão” na negociaçãopode ter seus aspectos positivos, mas sem dúvidas estes estarão ligados a resultados no curto prazo. A objetividade e a determinação na obtenção dos resultados são características muito desejáveis e normalmente estão presentes no estilo durão. Por outro lado o estilo “bonzinho”, que à primeira vista aparenta debilidade, insegurança e fraqueza, em médio prazo adquire força extraordinária ao desenvolver relacionamentos de 2 confiança entre as partes permitindo negociações cada vez mais significativas para o conjunto como um todo. Assim fica o dilema: qual estilo é o melhor? A maioria das vezes que esta questão tem sido colocada nos cursos de negociação as respostas vêm precedidas de um "depende". Depende das circunstâncias, depende do que se negocia, depende da importância e das conseqüências de cada negociação, e assim por diante. Se para cada situação deveríamos adotar um estilo diferente, então estaríamos diante de um problema com infinitas soluções, e sem uma orientação mais genérica que nos permitisse aprender negociação. Na verdade deve-se adotar uma postura que incorpore as vantagens de cada um dos estilos, ou seja, ser duro com os problemas e suave com as pessoas. Esta postura consiste em enxergar negociação sob um novo prisma, um novo paradigma. O que as partes colocam logo no início de uma negociação normalmente é a sua posição e não seu real interesse. O interesse é o que as pessoas querem, o que elas realmente precisam, ou o que elas temem, o que realmente desejam evitar. A posição apresentada é a fachada, o interesse real está sempre um pouco mais para dentro, e precisa ser descoberto, entendido e mesmo sentido, sob pena de se perder totalmente o sentido da negociação. Nos projetos de engenharia, por exemplo, as especificações consistem em posições bem claras a serem atendidas pelas partes, e os interesses reais normalmente estão por traz dos números, limites e condições estabelecidas, e não são na maioria das vezes tão claros assim. Quando se especifica a espessura de uma camada de tinta, isto é apenas a posição, o interesse real é, por exemplo, proteção ou durabilidade. Quando se especifica o consumo mínimo de cimento em determinado traço de concreto isto é mais uma vez apenas a posição, o interesse real será durabilidade ou resistência a algum meio especialmente agressivo. Negociar com base nas posições, inevitavelmente não explora todo o potencial do negócio, deixa de considerar aspectos importantes, tanto da outra parte como até mesmo dos próprios interesses, uma vez que se está focado na fachada e não no centro das questões. Desta maneira o resultado final consistirá em forçar as pessoas a aceitarem algo que na melhor das hipóteses atende parcialmente os interesses, ou seja, está-se sendo “duro” com as pessoas e “bonzinho” com os problemas. Exatamente o contrário do que se procura. Qualquer tipo de negociação pode ser julgado por três critérios: deve produzir um acordo sensato; deve ser eficiente; deve aprimorar, ou não interferir e prejudicar o acordo entre as partes. O que se pode chamar de acordo sensato seria um acordo em que atende aos interesses de ambas as partes na medida do possível, resolve os interesses, tem um longo período de 3 duração e leva em conta os interesses da comunidade envolvida. Quando é tomada posição numa negociação pode se chegar a acordos aceitáveis, mas pode-se chegar a esses fins de outras maneiras. A barganha posicional não preenche os critérios básicos de produzir um acordo prudente, de maneira eficiente e amistosa. À medida que se presta maior atenção às posições, menor atenção fica voltada ao atendimento dos interesses das partes. Dessa maneira o acordo torna-se menos provável. Qualquer acordo obtido pode refletir uma divisão mecânica da diferença entre as posições finais, em vez de uma solução cuidadosamente elaborada para atender aos interesses legítimos das partes. O resultado é, com freqüência, um acordo menos satisfatório do que poderiam ter sido para ambos os lados. Como se trata de relação entre pessoas, ter posições opostas pode gerar desavenças. Cada um dos lados tenta, através da mera força de vontade, forçar o outro a alterar a sua posição, gerando, freqüentemente, raiva e ressentimento. A tarefa de ter uma resposta aceitável tende a transformar-se numa batalha, onde ambos querem as suas vontades satisfeitas. Por esses motivos o resultado de muitas negociações destrói o relacionamento existente entre as partes. E alguns desses relacionamentos são afetados para sempre. A dificuldade de negociação aumenta junto com o número de pessoas envolvidas em uma barganha. Se duas pessoas em uma negociação já tomam partidos opostos, mais pessoas tornam mais graves os inconvenientes da barganha posicional. Quando ocorre esse tipo de negociação com mais pessoas, a barganha posicional fica de certa maneira impossível. Tendo muitas pessoas num grupo é mais difícil chegar a um acordo comum. E quando definem um acordo comum, torna-se praticamente impossível a mudança posterior. As concessões recíprocas são mais difíceis, pois o número de apoiadores de uma opinião pode ser maior do que de outra e assim podem querer ceder menos, ocasionando mais conflitos. Por reconhecem os problemas elevados de se fazer uma barganha com rígidas posições, muitos adotam o estilo gentil de negociação. Ao contrário de ver o negociador como “inimigo”, que tem pretensões diferentes, vê o outro negociador como um “amigo”. E ao invés de terem o objetivo da vitória, priorizam a necessidade de se chegar a um acordo. Essa maneira de negociar é vista como afável. Além do estilo afável de negociação há o áspero, que vê os participantes como adversários e não é flexível com o resultado da barganha, quer sempre a vitória. De maneira mais curta e objetiva, afável é flexível e concessor, e áspero é rígido e inflexível. Em uma negociação com pessoas de cada um dos estilos, a negociação fica 4 tendenciosa, favorecendo o que joga duro, o áspero. Produzindo assim um acordo, mas talvez não sendo o mais sensato. 1.2. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA Existem diferentes métodos que colaboram para que as negociações aconteçam da melhor forma. O método de negociação ganha-ganha é citado na maioria das vezes que se estuda negociação, pois o objetivo do estudo é obter sempre um resultado favorável para todos, na medida do possível, em cada situação onde existe conflito de interesses. Porém, ao lidar-se com negociações no dia a dia percebe-se que não é tão simples chegar a um acordo bom para ambos os lados. Com todos os métodos que existem, funcionários treinados, ainda assim o interesse individual prevalece. Assim, o problema básico desse trabalho é verificar como o processo de negociação, em uma instituição financeira fica próxima do método ganha-ganha. 1.3. OBJETIVOS 1.3.1. Objetivo Geral o Analisar processos de negociações e identificar onde a teoria encontra dificuldades na prática. 1.3.2. Objetivos Específicos o Estudar métodos de negociações e fatores que influenciam nelas o Analisar as negociações de uma área de negociações de um banco e identificar as dificuldades desses processos através de um estudo de caso o Identificar o confronto entre teoria e prática e identificar a razão disso 5 2. METODOLOGIA DE PESQUISA 2.1. MÉTODO DE ABORDAGEM Neste estudo, o método de abordagem que foi utilizado é o qualitativo. De acordo com Minayo (2000, p.21), a pesquisa qualitativa trabalha com “um espaço mais profundo das relações, dos processos e dos fenômenos que não podem ser reduzidos à operacionalização de variáveis”. O método qualitativo oferece uma perspectiva integrada dos fenômenos, que podem ser mais bem compreendidos no contexto em que ocorrem e do qual fazem parte,levando ao entendimento da dinâmica de suas relações (GODOY, 1995). Assim, tal método foi escolhido como referência para a elaboração do estudo por oferecer a possibilidade de um nível maior de detalhe ao descrever os processos que ocorrem durante as fases de negociações entre uma instituição financeira e seus clientes. Desse modo acredita-se que a realidade pode ser melhor descrita por meio de um entendimento mais sistêmico das relações existente entre as variáveis, proporcionando assim uma maior validade a pesquisa. Para a classificação da pesquisa, o presente estudo utilizou a classificação de Roesch (1999), que categoriza uma pesquisa quanto aos fins e quanto aos meios. Quanto aos fins, esta pesquisa pode ser classificada, num primeiro momento, como exploratória num segundo momento, como descritiva. Exploratória porque passou pela etapa de escolha do tópico de investigação, de delimitação do problema, de definição do objeto e dos objetivos, de construção do marco teórico conceitual e dos instrumentos de coleta de dados (MINAYO, 1996). Descritiva porque expõe características de determinada população ou de determinado fenômeno, do mesmo modo que estabelece correlações entre as variáveis em estudo (VERGARA, 2000). Assim, a presente pesquisa pode ser caracterizada como exploratória-descritiva, pois tem como objetivo descrever um dos processo de negociações que acontecem em um banco como forma de trazer maior validade a este, além de contribuir para teoria estratégica em geral. Quanto aos meios, esta pesquisa utilizou a ferramenta do estudo de caso em virtude da profundidade de análise que este método oferece. 6 De acordo com Vergara (2000), um estudo de caso deve estar circunscrito a uma ou poucas unidades de estudo e tem caráter de profundidade e detalhamento. Tal método tem sido preferido quando os estudos procuram responder questões “como” e o “porquê” de certos fenômenos ocorrem, quando há pouca possibilidade de controle sobre os eventos estudados e/ou quando o foco de interesse é sobre fenômenos atuais, que só poderão ser analisados dentro de algum contexto da vida real (GODOY, 1995). Os estudos de caso levam consigo um caráter particular, ou seja, que suas conclusões não se aplicam necessariamente a outros casos (BRUYNE et al, 1977). 2.2. MÉTODO DO PROCEDIMENTO O método de procedimento busca responder detalhadamente como será realizada a pesquisa e quem são os sujeitos da mesma. Para tanto, aqui serão descritos os processos de escolha e desenvolvimento das técnicas de coleta de dados, o tratamento e análise dos dados coletados e quem são os sujeitos da pesquisa. Sendo que a escolha dos instrumentos e técnicas de coleta de dados deve ser influenciada pelo tipo de estudo e seus objetivos, buscou-se escolher aquelas que melhor se adaptam ao estudo de caso. Dessa forma, Yin (2001) aponta seis fontes de evidências para pesquisas em forma de estudo de caso: a documentação, os registros em arquivos, a entrevista, a observação direta, a observação participante e os artefatos físicos. De acordo com Roesch (1999), os dados de uma pesquisa podem ser divididos em primários e secundários. Os primeiros são colhidos diretamente pelo pesquisador, por diferentes métodos de coleta, ao passo que os do segundo tipo são os dados que não são obtidos diretamente pelo pesquisador, por exemplo: os arquivos, os bancos de dados e os relatórios. Dessa forma, os métodos de coleta de dados nesta pesquisa devem ser utilizados de acordo com sua fonte de origem: (a) Dados primários: Coletados por meio de entrevista semi-estruturada e observação direta ou livre; (b) Dados secundários: Coletados por meio da documentação, de registros em arquivos e bases de dados e da pesquisa bibliográfica. 7 Dentre as técnicas de coleta de dados que se pretende utilizar neste estudo, foram utilizados principalmente os dados secundários, visto que a área possui algumas bases de dados que poderão ser utilizadas, porém a observação é muito importante, muitas informações só foram obtidas pela experiência e convivência dentro da área do estudo de caso. Além disso, uma entrevista foi feita para obter-se informações de outras perspectivas. Como afirma Triviños (1987) sobre a entrevista semi-estruturada, “o mesmo tempo em que valoriza a presença do investigador, oferece todas as perspectivas possíveis para que o informante alcance a liberdade e a espontaneidade necessárias, enriquecendo a investigação." Para o tratamento dos dados coletados para este estudo, utilizou-se a técnica da análise de conteúdo. Segundo Bardin (1977, apud MINAYO, 1996), a análise de conteúdo é um conjunto de técnicas de análise das comunicações, visando, por procedimentos sistemáticos e objetivos de descrição do conteúdo das mensagens, obter indicadores quantitativos ou não, que permitam a inferência de conhecimentos relativos às condições de produção/recepção destas mensagens. 8 3. NEGOCIAÇÃO 3.1. CONCEITOS 3.1.1. Negociação voltada exclusivamente para obter vantagem “Negociação é um campo de conhecimento e empenho que visa à conquista de pessoas de quem se deseja alguma coisa” (Cohen, 1980:13) Essa definição demonstra o desejo de negociar com pessoas visando o interesse de conseguir algo da outra parte. Nesse caso o objetivo da negociação é obter vantagem. Nota-se a condução da negociação para um lado que proporcione ao outro prejuízo, obtendo ganhos e vantagens específicas. Aparentemente, este conceito estaria se encaminhando para uma negociação “ganha-perde”. 3.1.2. O uso da informação e do poder “Negociação é o uso da informação e do poder, com o fim de influenciar o comportamento dentro de uma rede de tensão” (Cohen, 1980:14) Neste conceito, a informação é um aspecto fundamental no processo de negociação já que poderá influir decisivamente na direção seguida pela negociação. Quanto ao poder, este se divide em vários tipos que podem ser utilizados individual ou simultaneamente, dependendo do momento e do desenrolar da negociação e das pessoas envolvidas. 3.1.3. Importância da comunicação “Negociação é um processo de comunicação bilateral, com o objetivo de se chegar a uma decisão conjunta” (Fisher & Ury, 1994:30) A comunicação nunca é fácil e, para que a negociação seja bem sucedida, existem algumas condições que devem ser atendidas: escutar atentamente e registrar o que está sendo dito, falar para ser entendido (não somente aquilo que pensa, mas certificar-se de que se está fazendo compreender), falar sobre você e não sobre o outro e falar com objetivo. 9 Pela definição de Fisher e Ury (1994), percebe-se outro fator fundamental para o processo de comunicação, o fato de ela ser bilateral, ou seja, uma negociação ideal deve satisfazer ambos os lados envolvidos. 3.1.4. Busca do acordo “Negociação é o processo de comunicação com o propósito de atingir um acordo agradável sobre diferentes idéias e necessidades” (Acuff, 1993:21) Pela definição, há uma grande preocupação com a comunicação no processo de negociação, sendo que a negociação está mais relacionada com a persuasão do que com a utilização do poder. A negociação visa fazer o outro lado sentir-se bem com o resultado da negociação. Acuff afirma também que “negociação é uma coleção de comportamentos que envolve comunicação, vendas, marketing, psicologia, sociologia e resolução de conflito (Acuff, 1993). Nota-se, portanto, uma nova variável, o comportamento. 3.1.5. Negociação como instrumento de satisfação das necessidades Acuff afirma que o objetivo principal de uma negociação é o de “ajudar a pessoa a conseguir o que se pretende”, ou seja, “negociação é vista como um instrumento de satisfação das necessidades básicas daspessoas.” 3.1.6. Negociação e o relacionamento humano Nierenberg (1981:3) afirma na primeira edição do seu livro em 1968 que: “Negociação é uma atividade que pode afetar profundamente qualquer tipo de relacionamento humano e produzir benefícios duradouros para todos os participantes”. Segundo o autor, todo desejo que demanda satisfação é, pelo menos potencialmente, uma oportunidade para as pessoas iniciarem o processo de negociação. Sempre que pessoas trocam idéias com a intenção de formar relacionamentos, independentemente de chegar a um acordo, elas estão negociando. 3.1.7. Busca de interesses comuns 10 Segundo Matos (1989:240): “Negociação importa em acordo e, assim pressupõe a existência de afinidades, uma base comum de interesses que aproxime e leve as pessoas a conversarem”. Aqui observa-se a importância do diálogo, do relacionamento e da existência de interesse comuns para que se possa chegar a um acordo. Sem conversação não se pode negociar e esta, para ser eficaz, não se improvisa, mas nasce do hábito. Quem nunca conversou, ou não se dispõe a conversar ou a ouvir, trocar opiniões e experiências, não tem condições de se sentar a uma mesa para negociar, pois lhe falta tradição e credibilidade, não existindo confiança. O que reúne pessoas à mesa de entendimentos são motivos comuns que induzem à convergência de interesses, base das negociações. 3.1.8. Todos negociamos sempre Segundo Mills (1993 apud Martinelli, 1997), “todos nós negociamos, pois a negociação é simplesmente um modo muito eficiente de conseguir aquilo que queremos; negociamos para resolver nossas diferenças e negociamos por interesse próprio, para satisfazer nossas necessidades”. A negociação só tem sentido se ambos os lados estiverem presentes, pois os dois têm interesses em comum e interesses conflitantes. É interessante ressaltar que se todos os interesses são em comum a negociação perde o sentindo e sua razão de ser, por outro lado, se os interesse forem conflitantes, fica praticamente impossível negociar, pois os lados buscam sempre atingir o mesmo objetivo. 3.1.9. Uso da barganha no processo de negociação “Negociação envolve a tentativa, por parte de duas ou mais partes, de completar uma transação por meio do uso da barganha” Esta visão é, sem dúvida, uma das mais comuns. Nela está implícita a idéia de obter o que se pretende dando algo em troca. Essa possibilidade é fácil numa negociação, porém não implica a busca de interesses comuns que fortaleceria a negociação. Todas as definições apresentadas mostram apenas uma visão do problema de negociação. Na verdade, essas definições se completam, cada uma apresenta um ponto de vista do problema. 11 Portanto, uma negociação exige diferentes enfoques, além do tratamento mais abrangente do processo. (Figura 1) Finalmente, "Negociação é um processo em que duas ou mais partes, com interesses comuns e antagônicos, se reúnem para confrontar e discutir propostas explícitas, com o objetivo de alcançarem um acordo" (David Berlew,1990 apud Martinelli ,1997). Entradas (Influências) N E G O C I A Ç Ã O Saídas (Resultados) Diferenças individuais Conquista das pessoas Valores pessoais envolvidos Concessões Interesses comuns Persuasão Relacionamento humando Satisfação das Necessidades Participacao no processo Decisão conjunta Uso de informacao Acordo Comunicacao bilateral Solucao de conflitos Barganha Beneficios duradoures Flexibilidade Visão estratégica Figura 1 - Processo de negociação 3.2. PROJETO DE NEGOCIAÇÃO DE HARVARD O Método teórico que será utilizado para as análises do estudo de caso e para a conclusão é o método descrito por Fisher e Ury, (1994), baseado no Projeto de Negociação de Harvard. No Projeto de Negociação de Harvard foi elaborada uma alternativa à barganha posicional: um método de negociação destinado a obter resultados sensatos, eficientes e amistosos, chamado de negociação baseada em princípios ou negociação dos méritos. Pode ser resumido em quatro pontos fundamentais. o Pessoas: Separe as pessoas do problema. o Interesses: Concentre-se nos interesses, não nas posições. o Opções: Crie uma variedade de possibilidades antes de decidir o que fazer. o Critérios: Insista em que o resultado tenha por base algum padrão objetivo. Essas características definem uma forma direta de negociação que pode ser usado em qualquer situação e que foi utilizado como metodologia desse trabalho. 12 3.2.1. Separe as Pessoas do Problema Todos sabem como é difícil lidar com um problema sem que as pessoas se interpretem mal, zanguem-se ou fiquem irritadas e tomem as coisas em termos pessoais. A seguir estão os passos propostos para manter o negócio separado do pessoal 3.2.1.1. Os negociadores são pessoas Não são representantes abstratos do "outro lado", mas sim seres humanos com emoções, valores profundamente enraizados e diferentes antecedentes e pontos de vista; e são imprevisíveis. Esse aspecto humano da negociação pode ser útil ou desastroso. O processo de elaborar um acordo pode produzir um compromisso psicológico com um resultado mutuamente satisfatório. Uma relação de trabalho em que a confiança, a compreensão, o respeito e a amizade se constroem no tempo pode tornar cada nova negociação mais tranqüila e mais eficiente. As pessoas encaram o mundo a partir de sua própria perspectiva pessoal e freqüentemente confundem suas percepções com a realidade. Os mal-entendidos reforçam o preconceito e levam a reações que produzem reações contrárias, num círculo vicioso; a investigação racional das soluções possíveis torna-se inviável e a negociação fracassa. Deixar de lidar com os outros de maneira sensível, como seres humanos propensos a reações humanas, pode ser desastroso para a negociação. 3.2.1.2. Todo negociador tem dois tipos de interesse: na substância e na relação Todo negociador quer chegar a um acordo que satisfaça seus interesses substantivos.. No mínimo, o negociador quer manter uma relação de trabalho suficientemente boa para produzir um acordo aceitável, caso ele seja possível, dados os interesses de cada lado. Em geral, há mais coisas em jogo. A maioria das negociações ocorre no contexto de um relacionamento contínuo em que é importante conduzir cada negociação de maneira a que ajude, e não prejudique as relações futuras e as futuras negociações, o relacionamento contínuo é muito mais importante do que qualquer negociação em particular. 3.2.1.3. A relação tende a confundir-se com o problema. 13 Tendemos a tratar as pessoas e o problema como se fossem uma coisa só. Os egos tendem a ser envolvidos nas posições substantivas. Outra razão pela qual as questões substantivas confundem-se com as questões psicológicas é que as pessoas extraem dos comentários sobre a substância deduções infundadas, às quais passam então a tratar como verdades sobre as intenções e atitudes de outrem em relação a elas. Se não formos cuidadosos, esse processo será quase automático: raramente percebemos que outras explicações seriam igualmente válidas. 3.2.1.4. A barganha posicional põe o relacionamento e a substância em conflito A barganha posicional lida com os interesses do negociador, tanto pela substância como pelo bom relacionamento, colocando um contra o outro. Ou, se você se importar mais com uma solução favorável do que com ser respeitado ou querido pelo outro lado, poderá tentar trocar o relacionamento pela substância. E, no entanto, ceder num ponto substantivo talvez não garanta nenhuma amizade; talvez não faça mais do que convencer o outro lado de que você pode ser manobrado. 3.2.1.5. Separe a relação da substância Lidar com um problema substantivo e manter uma boa relação de trabalhonão precisam ser metas conflitantes, caso as partes estejam empenhadas e psicologicamente preparadas para tratar cada um desses objetivos separadamente, segundo seus próprios méritos legítimos. Lide diretamente com os problemas das pessoas; não tente solucioná-los através de concessões substantivas. Para lidar com problemas psicológicos, use técnicas psicológicas. Se as percepções forem inexatas, procure meios de esclarecê-las. Se as emoções se intensificarem, encontre meios para que cada pessoa envolvida possa extravasá-las. Se houver mal-entendidos, trabalhe no sentido de aprimorar a comunicação. Todos os diversos problemas das pessoas recaem em uma dessas três categorias básicas: percepção, emoção e comunicação. Ao negociar, você deve lidar não apenas com os problemas pessoais dos outros, mas também com os seus. As técnicas que se seguem aplicam- se igualmente a seus problemas pessoais e aos do outro lado. 3.2.1.6. Percepção 14 As diferenças são definidas pela diferença entre seu pensamento e o dele, que é o problema. As pessoas tendem a supor que aquilo que precisam conhecer melhor é o objeto ou o acontecimento. Em última instância, porém, o conflito não está na realidade objetiva, e sim na mente das pessoas. A verdade é apenas um argumento a mais, bom ou não, para lidar com a diferença que existe por existir no pensamento das pessoas. Os medos, ainda que infundados, são medos reais e precisam ser abordados. As esperanças, mesmo que não sejam realistas, podem provocar uma guerra. Os fatos, mesmo que bem estabelecidos, podem não contribuir em nada para solucionar um problema. Por mais útil que seja buscar a realidade objetiva, é a realidade tal como cada lado a vê que, em última instância, constitui o problema de uma negociação e abre caminho para uma solução. 3.2.1.7. Ponha-se no lugar do outro O modo como você vê o mundo depende do lugar onde você se encontra. As pessoas tendem a ver aquilo que querem ver. Cada lado de uma negociação pode ver apenas os méritos de sua situação e apenas as falhas do outro lado. Ver a situação como o outro a vê é uma das mais importantes habilidades de um negociador e não basta saber que eles vêem as coisas de maneira diferente, terá que se pôr no lugar do outro para mais fácil influenciá-los. Compreender o ponto de vista deles não equivale a concordar com ele. Entender o pensamento do outro pode levar a reflexões de seu próprio pensamento. Mas esse não é o ônus de compreender o ponto de vista de outrem, e sim o benefício. Ele lhe permite reduzir a área de conflito e também contribui para que você promova seus próprios interesses recém-esclarecidos. 3.2.1.8. Não deduza as intenções do outro a partir de seus próprios medos As pessoas tendem a pressupor que o que quer que temam é o que o outro lado pretende fazer, hábito de atribuir a pior das interpretações ao que o outro lado diz ou faz. E isso parece ser a coisa mais "segura" a fazer. Mas o preço de interpretar qualquer coisa que eles digam ou façam sob a ótica mais sombria é que as novas idéias no sentido de um acordo são desprezadas e as mudanças sutis de posição são ignoradas ou rejeitadas. 15 3.2.1.9. Não culpe o outro por seu problema É fácil incorrer no modelo da atribuição de culpa, especialmente quando se acha que o outro lado é realmente responsável. Contudo, ainda que a atribuição de culpa seja justificada, ela é geralmente contraproducente. Colocado sob ataque, o outro lado torna-se defensivo e resiste ao que você tem a dizer, deixando de ouvir, ou então procurando retaliar com seu próprio ataque. Atribuir culpa enreda firmemente as pessoas no problema. 3.2.1.10. Discuta as percepções de cada um Uma da formas de lidar com percepções diferentes consiste em explicitá-las e discuti-las com o outro lado. Desde que isso seja feito de maneira franca e honesta, sem que qualquer dos lados responsabilize o outro pelo problema tal como cada um o vê, essa discussão pode fornecer a compreensão de que ambos precisam para levar-se mutuamente a sério. Comunicar em voz alta e de modo convincente as coisas que você se dispõe a dizer e que eles gostariam de ouvir é um dos melhores investimentos que você pode fazer enquanto negociador. 3.2.1.11. Certificando-se de que o outro lado tenha interesse no resultado Quando você quer que o outro lado aceite uma conclusão desagradável, é crucial que o envolva no processo de chegar a essa conclusão, se não for envolvido, é muito pouco provável que o outro aprove. Isso é precisamente o que as pessoas tendem a não fazer. Quando se tem um problema com que é difícil lidar, há um impulso para deixar a parte mais árdua para o fim. O acordo torna-se mais fácil quando ambas as partes sentem-se donas das idéias. Cada crítica feita aos termos e sua mudança subseqüente, cada concessão é uma marca pessoal que o negociador deixa na proposta. Desenvolve-se assim uma proposta com sugestões suficientes de ambos os lados para que cada um deles a considere sua. Para compromissar o outro lado, faça com que ele se envolva desde o começo. Peca-lhe orientação. Dar crédito às idéias generosamente, sempre que possível, fornece a ele um interesse pessoal em defender essas idéias diante de terceiros. À parte os méritos substantivos, o sentimento de participação no processo talvez seja, isoladamente, o fator mais importante da 16 determinação da aceitação de uma proposta por um negociador. Em certo sentido, o processo é o produto. 3.2.1.12. Torne suas propostas compatíveis com os valores do outro Salvar as aparências reflete a necessidade que uma pessoa tem de conciliar a postura que assume numa negociação ou num acordo com seus princípios e com suas afirmações e ações passadas. Muitas vezes, numa negociação, as pessoas continuam a resistir não porque a proposta sobre a mesa seja intrinsecamente inaceitável, mas simplesmente por quererem evitar o sentimento ou a aparência de se estarem curvando ao outro lado. Se a substância puder ser redigida ou conceituada em termos diferentes, de tal modo que o resultado pareça justo, elas o aceitarão. Salvar as aparências envolve a conciliação de um acordo com os princípios e a auto-imagem dos negociadores. Sua importância não deve ser subestimada. 3.2.1.13. Emoção Numa negociação, particularmente numa disputa acirrada, os sentimentos podem ser mais importantes do que as palavras. Talvez as partes estejam mais preparadas para uma batalha do que para elaborarem conjuntamente uma solução para um problema comum. Freqüentemente, as pessoas entram numa negociação conscientes de que os riscos são altos e sentindo-se ameaçadas. As emoções de um lado geram emoções no outro. O medo pode gerar raiva, e a raiva, medo. As emoções podem levar rapidamente a negociação a um impasse ou ao fim. 3.2.1.14. Reconheça e compreenda as emoções, tanto do outro quanto as suas. Ao lidar com negociadores que representam organizações, é fácil tratá-los como meros porta- vozes desprovidos de emoções. E é importante lembrar que também eles, como você, têm sentimentos pessoais, medos, esperanças e sonhos. Talvez haja questões com respeito às quais eles sejam particularmente sensíveis, e outras de que se sintam especialmente orgulhosos. 3.2.1.15. Explicite as emoções e reconheça-lhes a legitimidade 17 Converse com as pessoas do outro lado sobre as emoções delas. Fale sobre as suas. Transformar seus sentimentos ou os deles num foco explícito de discussão não apenas sublinhará a gravidade do problema, como também tornará as negociações menos reativas e mais "proativas". Liberadas do fardo das emoções não exprimidas, as pessoas têm maior probabilidade de trabalhar no problema. 3.2.1.16. Deixe que o outro lado desabafe Um modo eficaz de lidarcom emoções negativas das pessoas consiste em ajudá-las a liberarem esses sentimentos. As pessoas obtêm uma descarga psicológica pelo simples processo de relatar suas queixas. O desabafo pode tornar mais fácil falar racionalmente mais tarde. Portanto, em vez de interromper os discursos polêmicos ou as retiradas do outro lado, você pode optar por controlar-se, ficar em silêncio, manter-se sentado e permitir-lhes que despejem suas queixas sobre você. Desse modo, você dá pouco apoio à substância inflamada, oferece ao orador todo o incentivo para que se expresse livremente, e deixa pouco ou nenhum resíduo que possa causar exasperação. 3.2.1.17. Não reaja às explosões emocionais A liberação de emoções pode revelar-se arriscada se levar a uma reação emocional. Se não for controlada, poderá resultar numa violenta discussão. 3.2.1.18. Use gestos simbólicos Em muitas ocasiões, um pedido de desculpas pode atenuar as emoções, mesmo quando não se reconhece a responsabilidade pessoal por uma ação ou se admite qualquer intenção de prejudicar. A desculpa é um dos investimentos menos dispendiosos e mais recompensadores que se podem fazer. 3.2.1.19. Comunicação Sem comunicação não há negociação. A negociação é um processo de comunicação bilateral com o objetivo de se chegar a uma decisão conjunta. 18 Há três grandes problemas na comunicação. Primeiro, os negociadores podem não falar um com o outro, ou, pelo menos, não de maneira a serem entendidos. Freqüentemente, cada um dos lados já desistiu do outro, e não mais tenta qualquer comunicação séria com ele. Em vez de tentarem conduzir a negociação em direção a um resultado mutuamente agradável, tentam fazê-lo dar um passo em falso em vez de convencer o parceiro a dar um passo mais construtivo. Mesmo quando se fala direta e claramente com o outro, talvez ele não escute. Esse constitui o segundo problema da comunicação. Numa negociação, você pode estar tão empenhado em pensar no que vai dizer a seguir, em como irá responder àquela última colocação ou em como irá estruturar seu próximo argumento, que se esquece de escutar o que o outro lado está dizendo agora. Se você não ouvir o que o outro lado está dizendo, não haverá nenhuma comunicação. O terceiro problema da comunicação são os mal-entendidos. O que um diz pode ser mal interpretado pelo outro. Mesmo quando os negociadores acham-se na mesma sala, a comunicação de um para outro pode assemelhar-se ao envio de sinais de fumaça numa forte ventania. Quando as partes falam línguas diferentes, a probabilidade de erros de interpretação se multiplica. O que se pode fazer acerca desses três problemas da comunicação? Escute: A necessidade de escutar é óbvia, mas, apesar disso, é difícil escutar bem, especialmente sob a tensão de uma negociação em curso. Escutar permite que você compreenda as percepções do outro, sinta suas emoções e ouça o que ele está tentando dizer. As técnicas padronizadas da boa escuta consistem em prestar estreita atenção ao que é dito, pedir à outra parte que explicite com cuidado e clareza exatamente o que pretende dizer, e pedir que as idéias sejam repetidas quando houver qualquer ambigüidade ou incerteza. Ao escutar, faça com que sua tarefa seja não a de formular mentalmente uma resposta, mas sim a de compreender o outro tal como ele se vê. Leve em conta as percepções, necessidades e limitações dele. A menos que você reconheça o que ele está dizendo e demonstre compreendê-lo, ele poderá acreditar que você não o ouviu. Assim, quando você tentar explicar outro ponto de vista diferente, ele suporá que você ainda não captou o sentido dele e explicará novamente. Portanto, mostre que o entende. Ao repetir o que entendeu do que lhe disse o outro lado, formule positivamente as colocações do ponto de vista dele, deixando clara a força da argumentação do outro. Pode-se, ao mesmo 19 tempo, compreender perfeitamente e discordar completamente do que o outro lado está dizendo. Entretanto, a menos que possa convencê-lo de que você realmente apreende o modo como ele vê a situação, talvez você não consiga explicar-lhe seu próprio ponto de vista. Se você conseguir formular os argumentos da outra parte melhor do que ela a depois refutá-los, estará maximizando a probabilidade de iniciar um diálogo construtivo sobre os méritos e minimizando a probabilidade de ela acreditar que você a entendeu mal. Fale para ser entendido: Fale com o outro lado. Por vezes, é fácil esquecer que a negociação não é um debate, nem um julgamento. Portanto, é pouco persuasivo responsabilizar a outra parte pelo problema, trocar desaforos ou elevar a voz. Ao contrário, será benéfico reconhecer explicitamente que ela vê a situação de maneira diferente, e tentar seguir adiante como pessoas que têm uni problema em comum. Para reduzir o efeito dominador e dispersivo que têm a imprensa, as platéias domésticas e os terceiros, convém estabelecer meios privados e confidenciais de comunicação entre os dois lados. Também é possível aprimorar a comunicação limitando o tamanho do grupo que se reúne. Não importa quantas pessoas estejam envolvidas numa negociação, as decisões importantes são tipicamente tomadas quando não mais do que duas pessoas se acham na sala. Fale sobre você mesmo, e não sobre outro: Em muitas negociações, cada uma das partes explica e condena longamente as motivações e intenção da outra. Se você fizer uma afirmação sobre os outros que eles acreditem não ser verdadeira, eles irão ignorá-lo ou aborrecer-se; não irão concentrar-se em sua preocupação. Mas uma afirmação sobre como você se sente é difícil de questionar. E você transmite a mesma informação sem provocar uma reação defensiva que os impeça de acolhê-la. Fale com um objetivo: Por vezes, o problema não é a falta de comunicação, mas a comunicação excessiva. Há alguns pensamentos que é melhor não verbalizar. Em outras ocasiões, a revelação total de sua flexibilidade pode tornar mais difícil a obtenção de um acordo, e não mais fácil. A moral é: antes de fazer uma declaração significativa, saiba o que você deseja comunicar ou descobrir e saiba para que fim aquela informação se prestará. A prevenção é o que funciona melhor: As técnicas que acabamos de descrever para lidar com problemas de percepção, emoção e comunicação geralmente funcionam bem. Contudo momento de lidar com os problemas das pessoas é antes deles se tornarem problemas pessoais. Estabeleça uma relação de trabalho: Conhecer pessoalmente o outro lado é algo que realmente ajuda. Quanto mais depressa você puder transformar um estranho em alguém a quem conheça, 20 mais fácil tenderá a tornar-se a negociação. Você terá menos dificuldade em compreender de onde parte o outro. Terá uma base de confiança em que se apoiar numa negociação difícil. Terá rotinas serenas e familiares de comunicação. É mais fácil desfazer a tensão através de uma piada um aparte informal. A época de desenvolver tal relacionamento é antes de iniciar-se a negociação. Conheça as pessoas do outro lado, suas preferências e antipatias, como encontrá-las informalmente. Tente chegar cedo para conversar antes do horário marcado para o começo da negociação e fique mais um pouco depois que ela terminar. Enfrente o problema, não as pessoas: Quando os negociadores se encaram como adversários num confronto pessoal cara a cara, difícil separar seu relacionamento do problema substantivo. Cada um dos lados tenderá a tornar-se defensivo e reativo e a ignorar por completo os interesses legítimos da outra parte. Um modo mais eficaz de as partes pensarem em si mesmas é como parceiros numa busca obstinada, lado a lado, de um acordo justo e vantajoso para ambos. Os negociadores podem começar por ver um ao outro como adversários. Cada qual vê no outro um obstáculo. Terão queidentificar as necessidades de cada um e tratar o conjunto delas como um problema comum. Por mais difíceis que possam ser as relações pessoais entre nós, você e eu nos tornaremos mais aptos a chegar a uma conciliação amigável de nossos vários interesses quando aceitarmos essa tarefa como um problema comum e a enfrentarmos juntos. Você pode começar a tratar a negociação como um processo colateral e, através de suas ações, tornar desejável para os outros juntarem-se a ele, tornando o acordo a satisfazer ambos os lados. É útil sentar-se literalmente do mesmo lado de uma mesa e colocar diante dos olhos o contrato, o mapa, o bloco de papel em branco ou o que retrate o problema. Se vocês tiverem estabelecido uma base de confiança mútua, tanto melhor. Contudo, por mais precário que seja seu relacionamento, tentem estruturar a negociação como uma atividade lado a lado, na qual vocês dois — com seus interesses e percepções diferentes com seu envolvimento emocional — enfrentarão juntos uma tarefa comum. 3.2.2. Concentre-se nos interesses, não nas posições Para chegar a uma solução sensata, concilie interesses, e não posições. A diferença entre interesses e posições é crucial. 3.2.2.1. Os interesses definem o problema. 21 O problema básico de uma negociação é um conflito entre necessidades, desejos, interesses e temores de cada lado. A conciliação dos interesses, em vez de posições, funciona por dois motivos. Primeiro, para cada interesse, existem diversas posições possíveis capazes de satisfazê-lo. Segundo, por trás das posições opostas, há muito mais interesses em comum do que conflitantes Por trás das posições opostas, há interesses comuns e não só conflitantes. Um exame criterioso dos interesses subjacentes revela a existência de um número muito maior de interesses comuns ou compatíveis. Como se identificam os interesses? As posições tendem a ser concretas e explicitas; os interesses subjacentes a elas bem podem ser não-expressos, intangíveis e talvez incoerentes. Pergunte “por quê”. Coloque-se no lugar do outro. Examine cada posição que ele assumir e pergunte a si mesmo: Por quê? Qual é a preocupação fundamental dele? Pergunte “por que não?”. Pense na escolha do outro. Identificar a decisão básica que as pessoas do outro lado provavelmente acham que você está pedindo, e então perguntar a si próprio por que elas não tomaram tal decisão. Quais dos interesses delas funcionam como obstáculos? Aperceba--se de que cada lado tem interesses múltiplos. Um erro comum no diagnóstico consiste em supor que cada uma das pessoas do outro lado tem os mesmo interesses. Os interesses mais poderosos são as necessidades humanas básicas. As necessidades humanas básicas incluem: segurança, bem-estar econômico, um sentimento de pertença, reconhecimento, controle sobre a própria vida. Faca uma lista. Ajudará a recordá-los, permitirá aprimorar a qualidade da sua avaliação, situar os interesses numa ordem estimada da importância, e estimular idéias O objetivo de qualquer negociação é atender aos interesses das partes e a comunicação eficaz aumenta a probabilidade de que isso ocorra no final. Se você quer que o outro lado leve em conta seus interesses, você precisa explicá-lo de uma forma que ele entenda. 3.2.2.2. Valorize seus interesses Parte da tarefa de convencer o outro lado de seus interesses consiste em estabelecer a legitimidade desses interesse. Seja específico, pois os detalhes concretos não só dão credibilidade a sua descrição, como também acrescentam impacto. Desde que não pareça implicar que os interesses do outro lado são sem importância ou ilegítimos, você pode 22 permitir-se adotar uma posição firme ao expor a gravidade de suas preocupações. Convidar o outro lado a “corrigir-me se eu estiver errado”mostra sua abertura, e, se a outra parte não o corrigir, isso implica que ela aceita sua descrição da situação. Se você quer que alguém escute e compreenda seu raciocínio forneça primeiro seus interesses e razões e, mais tarde, suas conclusões ou propostas. 3.2.2.3. Reconheça os interesses dos outros As pessoas ouvem melhor quando sentem que você as compreende. Há um princípio da reciprocidade no processo de reconhecimento dos interesses. Portanto, se você quer que o outro lado reconheça seus interesses, comece por demonstrar que reconhece os dele. 3.2.2.4. Olhe para frente e seja flexível Em lugar de discutir com a outra parte sobre o passado, fale sobre o que você gostaria que acontecesse no futuro. Em vez de pedir-lhe que justifique o que fez ontem, pergunte: “Quem deve fazer o quê amanhã?”. Numa negociação, você precisa saber onde quer chegar, mas permanecer aberto às novas idéias. Para manter a sua flexibilidade, trate cada opção que formular como simplesmente ilustrativa. Pense em termos de mais de uma opção que atenda a seus interesses. Você deve entrar numa reunião tendo não apenas uma ou mais opções específicas capazes de satisfazer seus interesses legítimos, mas também com a mente aberta. 3.2.2.5. Seja rigoroso com o problema e não com as pessoas Uma regra empírica consiste em dar às pessoas do outro lado um apoio positivo de intensidade igual ao vigor com que você enfatiza o problema.Essa combinação de apoio e ataque é incoerente. Em termos psicológicos, as pessoas não gostam da incoerência e agem no sentido de eliminá-la. Ataque o problema sem culpar as pessoas. Vá ainda mais longe e dê seu apoio pessoal: escute o outro com respeito, seja cortês, expresse sua consciência do tempo e do esforço dele e assim por diante. 3.2.3. Invente opções de ganhos mútuos 23 Por mais valioso que seja contar com muitas opções, as pessoas envolvidas raramente sentem necessidade delas. Há quatro obstáculos fundamentais que inibem a invenção de uma multiplicidade de opções: o Julgamento prematuro: Inventar opções não é algo que ocorra naturalmente. Nada é tão prejudicial quanto o senso critico pronto a investir contra as desvantagens de qualquer idéia nova. Sob pressão, seu senso critico tende a aguçar-se. Sua criatividade pode enrijecer-se ainda mais com a presença das pessoas do outro lado. o A resposta única: As pessoas consideram que sua tarefa é estreitar o hiato entre as posições, e não ampliar as opções disponíveis. o A pressuposição de um bolo fixo: Cada um dos lados encara a situação como essencialmente excludente. o Pensar que “resolver o problema deles é problema deles”: Preocupação exclusiva de cada um dos lados com seus próprios interesses imediatos. 3.2.3.1. Separe as alternativas das decisões Invente primeiro, decida depois. Separe o processo de discussão de soluções possíveis do processo de seleção entre elas. O primeiro processo é divergente e criativo, enquanto que o segundo é convergente e deliberativo. Conduza uma sessão de brainstorm. Antes da sessão, defina seu objetivo; escolha os participantes; vá para outro ambiente; planeje uma atmosfera informal; escolha um facilitador. Durante a sessão de brainstorm: diminua as barreiras psicológicas; esclareças regras básicas; faça sugestões livres; registre as idéias à vista de todos. Depois da sessão: classifique as idéias mais promissoras; construa sobre as idéias; estipule um prazo para avaliar e decidir. Considere a possibilidade de fazer uma sessão de brainstorm com o outro lado. A fim de proteger-se, distinga-a explicitamente de uma sessão de negociação em que as pessoas formulam opiniões oficiais e fazem declarações públicas. 3.2.3.2. Amplie suas opções 24 A sessão de brainstorm libera as pessoas para pensarem criativamente. Uma vez liberadas, elas precisam de modos de refletir sobre seus problemas e gerar soluções construtivas. A tarefa de inventar opções envolve quatro tipos de raciocínio. Etapa 1. PROBLEMA:O que está errado na vida real O que está errado? Quais são os sintomas atuais? Quais são os fatos que não agradam, em contraste com uma situação preferível? Etapa 2. ANÁLISE: O que está errado na teoria Diagnostique o problema. Distribua os sintomas em categorias. Sugira causas. Observe o que falta. Assinale as barreiras à resolução do problema. Etapa 3. ABORDAGENS: O que pode ser feito na teoria Quais são as estratégias ou recomendações possíveis? Quais são alguns modelos teóricos? Gere idéias amplas sobre o que poderia ser feito. Etapa 4. AÇÃO: O que pode ser feito na vida real Que poderia ser feito? Que providências específicas poderiam ser tomadas para lidar com o problema? 3.2.3.3. Observe através dos olhos de diferentes especialistas Considere, alternadamente, como cada especialista diagnosticaria a situação, que tipo de abordagens cada um sugeriria e quais as sugestões práticas que decorreriam dessas abordagens. 3.2.3.4. Invente acordos de alcance e pesos diferentes Se você e o outro lado não puderem chegar a um acordo de primeira linha, conseguirão, em geral, chegar a um acordo de segunda ordem – isto é, poderão concordar naquilo que discordam. Considere a possibilidade de variar não apenas o peso do acordo, mas também seu alcance. 3.2.3.5. Procure ganhos mútuos Como negociador, você terá sempre que buscar soluções que satisfaçam também ao outro lado. Há três aspectos dos interesses comuns. 25 o Interesses comuns são latentes: Como não podem ser imediatamente evidentes, pergunte a si mesmo: será que temos um interesse comum em preservar nosso relacionamento? quais são as oportunidades de cooperação e benefício mútuo? o Interesses comuns são oportunidades: É conveniente explicitar o interesse comum e formulá-lo como uma meta comum. Faça dele algo concreto e voltado para o futuro. o Interesses comuns amenizam os conflitos: Enfatizar em interesses comuns torna a negociação mais serena e amistosa. 3.2.3.6. Harmonize os interesses diferentes Duas irmãs brigavam por uma laranja. Uma queria a fruta para comer e a outra apenas a casca para fazer um bolo. Os tipos de diferenças que mais se prestam a serem harmonizadas são as diferenças de interesses, crenças, valorização do tempo e a aversão ao risco. 3.2.3.7. Indague sobre as preferências do outro Você estará querendo saber o que é preferível, e não necessariamente o que é aceitável. A seguir, poderá tomar essa opção, trabalhá-la um pouco mais e novamente apresentar duas ou mais variantes, indagando qual delas a outra parte prefere. Procure elementos que representem um custo baixo para você e uma grande vantagem para o outro, e vice-versa. 3.2.3.8. Facilite a decisão do outro Visto que seu sucesso numa negociação depende de o outro lado tomar a decisão que você quer, você deve fazer o possível para tornar fácil essa decisão. Por mais complexo que pareça o processo decisório da outra parte, você o compreenderá melhor se escolher uma pessoa – provavelmente, a pessoa com quem está lidando – e observar o aspecto do problema segundo o ponto de vista dela. Poucas coisas facilitam tanto uma decisão quanto os precedentes. Procure por eles. Busque uma decisão ou uma declaração feita pelo outro lado numa situação semelhante e tente basear nela sua proposta de acordo. 3.2.4. Critérios Objetivos 26 Por mais que valorize o relacionamento, você quase sempre enfrentará a dura realidade dos interesses conflitantes. Tentar conciliar as diferenças de interesse com base na vontade – barganha posicional – cobra um preço elevado. A solução é negociar numa base independente da vontade de qualquer dos lados – ou seja, com base em critérios objetivos. Quanto mais você aplicar padrões de imparcialidade, eficiência ou mérito científico a seu problema específico, maior será sua probabilidade de produzir uma solução final sensata e justa. 3.2.4.1. Elabore critérios objetivos Em geral, você encontrará mais de um critério objetivo disponível como base para um acordo. Exemplos: valor de mercado, um precedente, reciprocidade, custos, etc. Em termos mínimos, os critérios objetivos precisam independer da vontade de qualquer dos lados, além de serem legítimos e práticos. Os critérios objetivos devem aplicar-se, pelos menos na teoria, a ambos os lados. Assim, você deve usar o teste da aplicabilidade recíproca para verificar se um critério proposto é imparcial e independente das vontades de qualquer das partes. A técnica do “um corta, o outro escolhe” consiste em as partes negociarem o que acreditam ser um acerto justo antes de decidirem seus respectivos papéis nele. Deixar que outra pessoa desempenhe um papel-chave numa decisão conjunta é um procedimento bem estabelecido, com variações quase infinitas. 3.2.4.2. A negociação com critérios objetivos Negociar com base nos méritos tem três elementos básicos. 1º Formule cada questão como uma busca conjunta de critérios objetivos Discutam o critério justo. Exemplo: “Vamos discutir o preço justo. Que padrões objetivos seriam mais pertinentes para isso?” Você e a outra parte podem ter interesses conflitantes, mas agora têm um objetivo comum: determinar os critério do preço justo. Pergunte “Qual é a sua teoria?”. Se a outra parte informar um preço, indague sobre a teoria por trás desse preço. Antes mesmo de considerar os termos possíveis, você precisa concordar quanto ao padrão ou padrões a serem aplicados. Sua argumentação terá maior impacto se for apresentada em termos dos critérios dele, e ele sentirá dificuldade em resistir a aplicar seus próprios critérios ao problema. 27 2º Pondere e seja acessível às ponderações Insistir que um acordo se baseie em critérios objetivos não significa insistir em que ele se baseie exclusivamente no critério que você propõe. Um padrão de legitimidade não exclui a existência de outros. O que o outro lado acredita ser justo talvez não seja o que você acredita ser justo. Como alternativa, procure chegar a um acordo acerca de alguém a quem você e o outro considerem imparcial e dê a essa pessoa uma relação dos critérios propostos. Peça-lhe que determine quais são os mais justos ou os mais apropriados para sua situação. 3º Jamais ceda à pressão, mas tão-somente aos princípios 3.2.4.3. Táticas traiçoeiras Aprenda a identificar as táticas específicas que indicam a fraude, as que se destinam a embaraçá-lo e as que fecham o outro lado numa dada posição. Depois de identificá-la, aborde- a perante o outro lado. Discutir a tática não apenas a torna menos eficaz como pode também levar o outro lado a preocupar-se com a possibilidade de afastar você por completo. O objetivo mais importante de explicitar a tática, entretanto, é dar a você mesmo uma oportunidade de negociar as regras do jogo. 3.2.4.4. Fraude deliberada Dados falsos: faça com que a negociação transcorra independentemente da confiança. Ela deve ser baseada nos méritos. Autoridade ambígua: antes de entrar em qualquer negociação, verifique a autoridade do outro lado da mesa. Intenções duvidosas: inclua cláusulas de não-cumprimento no próprio acordo. Guerra psicológica Situações com tensão: esteja ciente da escolha do ambiente físico e dos efeitos que pode ter. Ataques pessoais: abordá-los explicitamente tende a impedir que eles se repitam. Sequência mocinho/bandido: se puder reconhecê-la, não será enganado. Ameaças: a melhor resposta a uma ameaça é agir com base em princípios. 3.2.4.5. Táticas de pressão posicional 28 Recusa a negociar: sugira negociar através de terceiros. Exigências extremadas: peça uma justificativa da posição da outra parte, com base em princípios. Escalada de exigências: faça uma pausa para evitar as reações impulsivas e insista nos princípios.O sócio implacável: peça para falar diretamente com o sócio implacável. O atraso calculado: busque condições objetivas para estabelecer prazos. “É pegar ou largar”: experimente ignorá-la e volte para os méritos 3.3. COMUNICAÇÃO A comunicação é vital para todas as atividades dentro da administração, seja em termos de comunicação formal ou informal, verbal ou não verbal, envolvendo apenas duas ou mesmo mais pessoas. É interessante observar que os administradores gastam 80% ou mais do seu tempo em comunicações diretas com outras pessoas. Os 20% restantes do trabalho de um executivo são feitos na sua mesa, mas frequentemente soa comunicações, nas formas de leitura e escrita (Martinelli,1997). Pode-se apresentar o processo de comunicação como sendo constituído de quatro aspectos básicos: o Alvo – este deve ser claramente definido. É o propósito da comunicação, o que se deseja especificamente que o receptor compreenda ou faça como resultado da comunicação. o Método (meios) – Deve-se pesar qual o melhor método para se atingir o objetivo almejado. o Estrutura – A maneira como se estrutura a comunicação é importante para o resultado final. o Feedback – para assegurar se a mensagem foi compreendida e avaliar as emoções do receptor em relação à ela. Num processo de comunicação tem-se normalmente os seguintes elementos presentes: o Transmissor – manda uma mensagem através de um canal, utilizando algum tipo de comunicação. o Receptor – recebe a mensagem transmitida, decodificando-a. o Mensagem – é a formulação tangível de uma idéia para ser enviada a um receptor. 29 o Canal – é o veículo utilizado para transmitir a mensagem. o Feedback – é a resposta de um receptor à comunicação de um transmissor. O feedback pode ser definido como qualquer reação a um determinado estímulo recebido. O objetivo é proporcionar informações a outra pessoa sobre como percebe o estímulo recebido e como este afeta o seu comportamento. Visto que o processo de comunicação normalmente é complexo, as chances de se enviar ou receber mensagens errôneas são enormes. Além disso, o processo de comunicação depende excessivamente da questão da percepção, que varia muito de pessoa para pessoa. Várias vezes, tenta-se transmitir algo e o que é captado pelo receptor é totalmente diferente daquilo que o transmissor enviou. Trata-se do problema dos ruídos na comunicação, que ocorrem com muita freqüência e que podem distorcer e alterar ou até invalidar um processo de comunicação. Por isso, o feedback é fundamental, de maneira a se poder avaliar e rever aquilo que foi transmitido e captado, o que ajuda no prosseguimento num processo de negociação e a obtenção do melhor acordo dentro dos interesses dos envolvidos. Um bom feedback deve ser simples, constante, positivo, imediato, objetivo, relacionado a uma meta, permanente, obtido diretamente pelo emissor. A boa comunicação não deve necessitar de uma amizade ou um contato anterior já estabelecido. A comunicação efetiva com aqueles com os quais se tem discordâncias fundamentais pode ser mais difícil, porem, provavelmente, será mais importante do que aquela com as pessoas com que há uma identificação maior. A comunicação pobre também é facilmente identificável, através de alguns sintomas claros, como desinteresse, falta de atenção, olhar distante, perguntas repetitivas ou que voltem a pontos já discutidos. As pessoas tendem a se sentir desconfortáveis quando isso acontece e ate a se esquivar ou se omitir no processo de comunicação. A comunicação pode ser considerada o coração do processo de negociação. Sem comunicação, a negociação não seria nada mais do que uma série de lances e ofertas entre partes. Não haveria informações adicionais para dar suporte a um lance ou a uma oferta, nem haveria informações para justificar porque esse lance ou oferta seria inaceitável. Sem informações não existiriam razoes, a não ser a passagem do tempo, para as partes fazerem concessões. Em suma, não haveria negociação. 3.4. FATORES QUE INFLUEM A NEGOCIAÇÃO 30 “Qualquer que seja o objetivo da negociação, sua importância e oportunidade, haverá três variáveis básicas que condicionam este processo: poder, tempo e informação” (Martinelli 1997:65). De acordo com Martinelli, para se ter uma negociação efetiva é necessário ter pelo menos duas das três variáveis presentes e, se possível, interligadas, alem de saber utilizá-las corretamente. O poder é uma ferramenta que os negociadores podem usar para obter uma vantagem ou aumentar a probabilidade de alcançar seus próprios objetivos. Ele dá ao negociador dá uma vantagem sobre a outra parte. Quando se reclama do uso do poder, é porque ele não esta sendo usado adequadamente, ou seja, quando o poder é sobre alguém e não poder de fazer algo. De acordo com Cohen (1980:52) “o poder não deve ser um objetivo em si, e sim um meio para se chegar a um fim”. Dentro dos limites razoáveis, é possível conseguir tudo o que se deseja, se se estiver ciente das opções, testar suposições, correr riscos calculados e basear-se em informações sólidas. Isto é uma forma positiva de poder que a negociação utiliza, e não o poder negativo, que prejudica, iludi e humilha. 3.4.1. Poderes Pessoais São poderes natos, presente em qualquer situação, independente do papel desempenhado, dos conhecimentos e das habilidades para lidar com pessoas (Martinelli, 1997). Pode-se dividi-los em: A. Poder da Moralidade Este poder está relacionado com a cultura de cada um. Ao se negociar, deve se considerar os padrões éticos, já que o que tem um significado para alguns pode ter outro significado para outros. Uma boa maneira de se utilizar o poder da moralidade constitui-se em, ao ser ofendido ou receber algo que lhe desagrada, perguntar ao outro lado se considera isso justo e direito. Essa pergunta tende a abalar, visto que a maioria das pessoas com quem se entra em contato é do nosso próprio meio cultural. B. Poder da atitude 31 É importante desenvolver a atitude de não se preocupar demasiadamente com um conflito a ser resolvido. Essa atitude terá recompensas como: mais energia e disposição para se fazer o que gosta, menor tensão e obtenção de melhores resultados, transmitindo, assim, confiança. Deve-se desenvolver a atitude de preocupar-se com os contatos de um modo geral, bem como com as negociações. Entretanto, essa preocupação não pode tornar-se excessiva. O excesso de tensão pode colocá-lo em uma posição de enfraquecimento em relação ao outro. Conseguir separar-se do conflito é colocar em prática o poder de atitude. C. Poder da persistência Persistência é diferente de insistência. Esta pode acabar com seu poder, enquanto aquela pode reforçá-lo. A insistência começa a cansá-lo até o ponto de desistir. A persistência é a certeza naquilo que se quer, mas buscando com certa paciência e compreensão, envolve perseverança. Normalmente falta persistência às pessoas, já que tendem facilmente abandonar algumas atividades, desistindo de tudo que foi conseguido até determinado momento. D. Poder da capacidade persuasiva Persuadir pessoas é mostrar-lhes a importância de algum fato que ocorre. Utiliza-se de fatos comparativos, exemplos, analogias. Como negociador, o objetivo é convencer outras pessoas que o que se está dando é mais valioso do que eles podem realizar. Esse esforço é usado para influenciar, ou ate mesmo modificar posições, percepções, opiniões e atitudes, ou seja, persuadir. O negociador pode ser mais efetivo na persuasão se determinar como desviar-se da contra-argumentação do oponente; uma boa possibilidade seria distraí-lo com algum outro fato da negociação, ou mesmo com um assunto alheio ao negócio. O poder da persuasão pode ser usado também para fazer a outra parte retornar
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