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+ PROJETO APLICADO III Como se caracteriza a área de projetos nos dias atuais? “Projeto é um esforço para se alcançar um objetivo específico por meio de um conjunto único de atividades inter-relacionadas e da utilização de recursos” (GUIDO, J.; CLEMENTS, J.; BAKER, R. Gestão de Projetos, 2015. – pg.3) com a finalidade de entregar resultados positivos. SE UM PROJETO TEM A PROPOSTA DE ENTREGAR UM OBJETIVO PONTUAL, É IMPORTANTE RESSALTAR QUE TODO PROJETO É ÚNICO E DEVE TER UM CICLO DE VIDA COM INÍCIO, MEIO E FIM. PROJETO PROCESSOS CONTÍNUOS Criar um novo negócio. Administrar um negócio consolidado (já existente). Lançar um novo modelo de tablet. Gerenciar o fornecimento de peças para a linha de montagem do tablet. Introduzir um novo sistema de controle de estoque. Administrar o estoque rotineiramente. Levantar os requisitos e realizar o o desenvolvimento do site de uma empresa. Realizar a manutenção das informações de site de uma empresa. Qual é o primeiro passo para se pensar em projetos? Entender que um projeto NÃO é um PLANO DE NEGÓCIOS com rotina e processos contínuos. Um projeto pode ser entendido como uma série de atividades para realizar uma entrega pontual com um objetivo específico a fim de criar valor de negócio, resolver um problema organizacional e/ou implementar uma melhoria. Análise das perspectivas geradoras do Plano do Projeto: - Cliente; - Empresarial; - Técnica e executiva. Perspectiva empresarial Perspectiva técnica e executiva Perspectiva do cliente O ponto gerador de um PROJETO com mais chance de sucesso é a intersecção das perspectivas do cliente, empresarial e técnica e executiva. X QUESTIONAMENTOS COMPLEMENTARES PARA ENTENDER A NECESSIDADE DE UM PROJETO Conceito O projeto tem um propósito válido? É viável de se executar? Objetivos Os objetivos estão claros? Não há dúvidas? Estrutura A estrutura administrativa é ideal e ajudará o projeto? Planejamento Há um plano viável? Existe uma organização e sequência? Programação Todas as atividades foram programadas? Há recursos para executá-las? Monitoramento Há controle das tarefas? Todas as atividades e gastos estão monitorados? Competência A equipe é condizente? Possui uma liderança adequada? Fonte tabela: Keeling (2012, p.4). O ESCOPO PARA, ENFIM, INICIAR O SEU PROJETO. O escopo do projeto é o conjunto de características e funções que descrevem o resultado (esperado) com a especificação de todo o trabalho que será necessário para a entrega final com seus requisitos, como critérios de aceitação, funcionalidades, tarefas, entre outros. • Descrição clara e concisa do objeto a ser entregue; • Declaração de entregas intermediárias ou secundárias de viabilidade, plano de negócios, chamada ou edital para a proposição do projeto; • Levantamento de todos os requisitos funcionais e não funcionais atípicos solicitados pelo cliente/área demandante; • Definição de critérios de aceitação – destacar nível de prioridades e itens essenciais para aceitação do projeto; • Tornar explícito até aqueles itens que não fazem parte do projeto. O QUE DEVE/PODE SER ESTABELECIDO PARA DETERMINAR O ESCOPO DE UM PROJETO? Vamos ver alguns exemplos de como definir um escopo? Identificação de problema ou necessidade melhoria Definição de objetivo específico Resumo do Escopo do Projeto Comunicação descentralizada e informal entre colaboradores, falta de informação sobre processos da empresa e falta de engajamento de equipe. Melhorar a comunicação official da empresa para informar colaboradores e estimular o engajamento da equipe. Implantar ferramenta de Rede Social interna da empresa para centralizar informação e interação de colaboradores. ANÁLISE DE CASO 1 (parte 1 de 2): GRANDE EMPRESA DE COMPUTAÇÃO GRÁFICA Características e detalhes do escopo do projeto Informações necessárias e obrigatoriedades do escopo Requisitos e atividades pertinentes ao escopo Ferramenta de Rede Social fechada com disponibilidade de criação de perfis com e-mails corporativos; espaços de chat, mural de mensagens, chamadas de áudio e video, transmissão ao vivo, grupos (para gerências) e aplicativo para celular. Definição de ferramenta com respectivos termos legais e adequação à LGPD, criação de perfis dos colaboradores, treinamento de uso da ferramenta, contrato de utilização da ferramenta, entre outros. Aquisição de licença da ferramenta, contratação de treinamento para colaboradores, divulgação de ferramenta para equipes e campanha de estímulo para criação de perfis e uso da ferramenta. ANÁLISE DE CASO 1 (parte 2 de 2): GRANDE EMPRESA DE COMPUTAÇÃO GRÁFICA Identificação de problema ou necessidade melhoria Definição de objetivo específico Resumo do Escopo do Projeto Ponto próximo a uma região de grande movimento, mas com espaço reduzido e a localização desprivilegiada que tem como consequência uma baixa exposição da marca para pessoas do bairro. Ampliar a penetração para pessoas do bairro onde o salão de beleza está inserido. Lançar atendimento em domicílio com principais serviços de beleza do salão para pessoas do bairro. ANÁLISE DE CASO 2 (parte 1 de 2): SALÃO DE BELEZA DE MÉDIO PORTE ANÁLISE DE CASO 2 (parte 2 de 2): SALÃO DE BELEZA DE MÉDIO PORTE Características e detalhes do escopo do projeto Informações necessárias e obrigatoriedades do escopo Requisitos e atividades pertinentes ao escopo Novo modelo de atendimento com agendamento prévio por telefone ou no site para visita do(a) profissional requisitado(a) devidamente equipado(a) para efetuar a prestação do serviço em domicílio com cobrança no local e envio de NF por e-mail. Políticas condominiais do bairro para atendimento em domicílio, levantamento de documentações necessárias, atualização de contrato social da empresa. Compra de equipamentos e instrumentos móveis, contratação de transportadora de pequenos percursos e volumes, implantação de aplicativo de cobrança móvel e treinamento de equipe para cobrança e fechamento de serviço, atualização do modelo de agendamento do site, divulgação do serviço. VAMOS VER MAIS ALGUNS EXEMPLOS DE MODELOS DE ESCOPO? Exemplo de escopo de sistema: https://treinamentowaei.files.wordpress.com/2014/07/captura-de-tela-de-2014-09-30-205725.png https://treinamentowaei.files.wordpress.com/2014/07/captura-de-tela-de-2014-09-30-205725.png Exemplo de escopo de evento (Rock in Sumaré): https://pt.slideshare.net/EliRodrigues/case-de-gerenciamento-de-projetos-rock-in-sumar/8 https://pt.slideshare.net/EliRodrigues/case-de-gerenciamento-de-projetos-rock-in-sumar/8 GERENTE DO PROJETO Clientes Público e sociedade Fornece- dores Equipe Outras equipes e gerências Patrocina- dores Usuários Apoiado- res QUEM SÃO AS PARTES INTERES- SADAS DO PROJETO? PROJETO Comuni- cação Tempo Riscos Partes interes- sadas QUAIS SÃO AS ÁREAS DE FOCO DE UM PROJETO? Escopo Custos Integra- çãoQuali- dade Recursos humanos Aquisi- ções Após algumas definições iniciais, é possível ter um embasamento para classificar um projeto. MATRIZ DE COMPLEXIDADE E INCERTEZA O desconhecimento sobre o futuro e um número reduzido de informações aumentam as incertezas em relação a um projeto, que podem se transformar em riscos. Ao mesmo tempo, a quantidade de variáveis existentes tornam qualquer projeto mais complexo. Para ter a precisão no desenvolvimento de um projeto, é necessário classificá-lo quanto a esses aspectos para antecipar problemas, reduzir riscos e aumentar o percentual de sucesso na entrega final do projeto. MATRIZ DE COMPLEXIDADE E INCERTEZA QUADRANTE 2 PROJETOS COMPLEXOS E INCERTOS Ex.: Missão espacial QUADRANTE 4 PROJETOS SIMPLES E INCERTOS Ex.: Criação de site sem briefing QUADRANTE 1 PROJETOS COMPLEXOS E BEM DEFINIDOS Ex.: Copa doMundo QUADRANTE 3 PROJETOS SIMPLES E BEM DEFINIDOS Ex.: Evento para 50 pessoas Mais complexidade gerencial Menos complexidade gerencial Mais incertezas técnicas Menos incertezas técnicas Projetos complexos e incertos: uma missão espacial a um planeta desconhecido – (muitas) dificuldades técnicas e alta complexidade gerencial. Projetos simples e incertos: criação de um site sem ter as informações necessárias para a sua implementação – dificuldades técnicas (problemas de definição) e baixa complexidade gerencial. Projetos simples e bem-definidos: organizar uma palestra para 50 pessoas de um tema específico – parte técnica facilmente definida e baixa complexidade gerencial. Projetos complexos e bem-definidos: organizar a próxima Copa do Mundo – parte técnica facilmente definida e alta complexidade gerencial. Que tal alguns exemplos de como classificar o seu projeto? Como utilizar tudo o que foi visto até agora para mitigar falhas de qualidade? Chegou a hora de aplicar o TRIÂNGULO DE RESTRIÇÕES. Tempo CustosEscopo QUALIDADE DO PROJETO O Triângulo de Restrições da Gestão de Projetos. Tipos de abordagem dentro da Gestão de Projetos • Abordagem preditiva ou tradicional (de cascata); • Abordagem adaptativa ou contingencial (métodos ágeis). Tradicional ou preditiva Racional e normativa, pode trazer simplificação e padronização dos processos. Embora, a sua aplicação a qualquer tipo de projeto seja questionável, dadas as diferentes complexidades e incertezas de cada projeto no cenário atual de negócios. Adaptativa ou contingencial Mais efetiva para cenários instáveis e imprevisíveis, pois a estratégia de gestão de cada projeto é adaptada às suas especificidades. Por outro lado, o grande número de projetos nos portfólios das empresas pode tornar inviável utilizar uma solução para a gestão de cada projeto e a menor exigência de padronização (ou até a falta) pode dificultar a melhoria de processos. “Gestão de Projetos em Empresas no Brasil: abordagem tamanho único?” Luiz José Marques Junior e Guilherme Ary Plonski (2011) Abordagem preditiva ou tradicional (em cascata) p o n t o s p o s i t i v o s p o n t o s n e g a t i v o s - Estabilidade; - Ênfase na previsibilidade; - Problema e solução devem ser conhecidos desde o início; - Pode ser aplicado a qualquer tipo de projeto. - Rigidez; - Dificuldade na estimativa precisa de tempo, custos e escopo; - Mudanças complexas; - Resultado entregue (geralmente) apenas ao término do projeto. - Não há um cronograma completo no início do projeto; - Escopo variável; - Documentação mínima; - Mais dificuldade para controlar e/ou melhorar processos. Abordagem adaptativa ou contingencial (métodos ágeis) p o n t o s p o s i t i v o s p o n t o s n e g a t i v o s - Entregas parciais e/ou constantes; - Flexibilidade; - Maior motivação e autonomia da equipe do projeto; - Menor risco do resultado final ser inadequado ou desatualizado. Na gestão de projetos, como a própria PMBOK 6ª Edição aponta, todas as recomendações são boas práticas e o líder do projeto pode e deve se adaptar ao seu cenário para garantir a melhor entrega. O CONCEITO DE TAILORING NA GESTÃO DE PROJETOS “A adaptação é necessária porque cada projeto é único. Nem todo processo, ferramenta, técnica, entrada ou saída identificado no Guia PMBOK® é necessário em cada projeto. A adaptação deve abordar as restrições simultâneas de escopo, cronograma, custos, recursos, qualidade e risco. A importância de cada restrição é diferente para cada projeto, e o gerente de projetos adapta a abordagem para gerenciar essas restrições com base em ambiente do projeto, cultura da organização, necessidades das partes interessadas e outras variáveis”. PMBOK 6ª Edição, pg 28 – O CONCEITO DE TAILORING Normalmente, os gerentes de projeto aplicam uma metodologia de gerenciamento de projetos ao seu trabalho. Uma metodologia é um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usadas por aqueles que trabalham numa disciplina. No gerenciamento de projetos, o conceito de TAILORING pressupõe que não há nada imóvel ou fixo. O conceito refere-se à capacidade de adaptação e resiliência a potenciais imprevistos e riscos que podem surgir durante a realização de diferentes fluxos de trabalho, aplicando os recursos necessários. Em outras palavras, é a capacidade de sair da zona de conforto e redesenhar um plano de acordo com as circunstâncias e os diferentes níveis do projeto. VAMOS VISUALIZAR UMA FERRAMENTA ESTRATÉGICA PARA AUXILIAR NOSSO PROJETO? E TAMBÉM QUALQUER OUTRO TIPO DE MODELO DE NEGÓCIO. R E P R E S E N T A Ç Ã O V I S U A L D O C A N V A S . INTRODUÇÃO AO CANVAS Modelo de negócio defendido pelo especialista Steve Blank para facilitar a “impressão” de uma “fotografia” real do que é ou será o negócio/projeto. DORNELAS, José; BIM, Adriana; FREITAS, Gustavo; USHIKUBO, Rafaela. Plano de Negócio com o Modelo Canvas. Rio de Janeiro, 2017. O QUE É O MODELO DE NEGÓCIOS CANVAS? Também chamado de “QUADRO DO MODELO DE NEGÓCIOS”, o Canvas é uma ferramenta de gerenciamento estratégica que foi criada nos meados dos anos 2000 e apresenta o projeto (ou plano de negócios) em um esquema ou mapa visual para facilitar o entendimento e esquematização de todas as atividades. Lembre-se de que: PLANO DE NEGÓCIOS MODELO DE NEGÓCIOS = DIRECIONAR UM NEGÓCIO • Necessidades • Objetivos • Metas empresariais ANALISAR UM NEGÓCIO • Avaliação • Previsão • Entendimento sobre a sustentabilidade BENEFÍCIOS DO CANVAS NA GESTÃO DE PROJETOS • Esquematização visual que facilita o entendimento de atividades e variáveis do projeto; • Combinação de informações de uma forma prática para analisar o projeto; • Integração de diferentes áreas de foco em uma representação visual para toda a equipe do projeto. COMO O CANVAS PODE SE INTEGRAR A UM PROJETO? IDEIA CANVAS PESQUISA PRIMÁRIA • Brainstorming • Seleção de ideias • Modelo de negócio do projeto • Validação do modelo de negócio com o público-alvo primário • Análises de viabilidade • Estratégia e execução PROJETO COMO COMEÇAR UM CANVAS? • O que será criado/feito? • Para quem será criado/feito? • Como será criado/feito? • Quanto custará para ter retorno? COMO? O QUE? PARA QUEM? Relacionamento com o cliente Canais Segmento de clientesProposta de valorAtividades-chave Recursos principais Parceiros QUANTO? Estrutura de custos Receitas VAMOS VER UM EXEMPLO NA PRÁTICA? Canvas da Printi: canal MePoupe no YouTube -https://www.youtube.com/watch?v=gTLMz8mz4nQ Vamos ver o exemplo do Canvas de uma empresa real? https://www.youtube.com/watch?v=gTLMz8mz4nQ COMO? O QUE? PARA QUEM? Relacionamento com o cliente Canais Segmento de clientesProposta de valorAtividades-chave Recursos principais Parceiros QUANTO? Estrutura de custos Receitas DESENVOLVIMENTO DE INFRAESTRUTURA SOFTWARE DESENVOLVEDORES FORNECEDORES PARA AUMENTAR O PORTFÓLIO FACILIDADE TRANSPARÊNCIA CUSTO-BENEFÍCIO PERFIL ONLINE SUPORTE E-COMMERCE (LOJA VIRTUAL) EMPRESAS (CLIENTES B2B) VENDA DE PRODUTOS PERSONALIZADOS CRIAÇÃO DE ARTE CRIAÇÃO DE SITE FORNECEDORES DIVULGAÇÃO FINALIZAMOS O CANVAS, MAS É SÓ ISSO? COMPLEMENTO DO CANVAS: PESQUISA PRIMÁRIA. • Validar hipóteses junto ao público-alvo primário; • Questionário objetivo e direto com poucas questões (indicação de Steve Blank é de 10 a 15 perguntas); • Perguntas de múltipla escolha em pesquisa quantitativa evitando perguntas subjetivas e/ou abertas. • Analisar e ajustar o Canvas com o entendimento/resultado da Pesquisa Primária. Vamos lembrar: quais são as duas características de todo projeto? Todo projeto sempre pode ser caracterizado pelos aspectos de “temporário” e “único”. Como podemos dividir o Ciclo de Vidana Gestão de um Projeto (CVGP)? Em “conjuntos de atividades relacionadas de uma maneira lógica que culminam na conclusão de uma ou mais entregas”: são as chamadas fases (ou ciclos). Definição pela PMBOK para abordagens preditivas (tradicional) – 6ª Edição (2018) Quais são as fases/ciclos do CVGP na abordagem preditiva? 1) Iniciação 2) Planejamento 3) Execução 4) Controle 5) Encerramento Divisão de fases do CVGP de acordo com CLEMENTS, James P. Gestão de projetos. São Paulo: Cengage Learning, 2014. ESFORÇO TEMPO FONTE: https://renatacollins11.wordpress.com/2015/12/07/renata-collins-3/ https://renatacollins11.wordpress.com/2015/12/07/renata-collins-3/ • Nomes, quantidade determinada e a duração das fases do projeto são determinados pelas necessidades identificadas pela Gestão do Projeto de acordo com as organizações envolvidas, pela natureza do projeto em si e sua área de aplicação. • As fases têm prazo definido, com um ponto de início, fim ou controle. • As fases podem ser sequenciais, iterativas ou sobrepostas. Uma reflexão sobre o CVGP de acordo com a PMBOK. INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO CONTROLE ENCERRAMENTO • Propósito do projeto. • Informações necessárias. • Definição do projeto. • Formalização do projeto. • Detalhamento de atividades. • Organização do projeto. • Ordenação de atividades. • Gerenciar realização de atividades. • Controlar necessidades. • Implementar mudanças necessárias. • Monitorar execução de atividades. • Garantir padrão de qualidade. • Gestão de riscos. • Verificar aceitação de entrega final. • Arquivar informações geradas. • Desmobilizar equipe e transição para rotina. Breve entendimento sobre as fases do CVGP. ANTES DE SEGUIR O CVGP, ONDE E COMO VALIDAR O PROJETO? INICIAÇÃO PLANEJAMENTO REVISÃO É viável? NÃO SIM EXECUÇÃO CONTROLE ENCERRA- MENTO O QUE É E COMO FAZER A ANÁLISE DE VIABILIDADE DO SEU PROJETO? Atividade voltada a estudar a condição de realização de um projeto com êxito. No mundo corporativo, a análise de viabilidade pode ser feita pela soma do entendimento de aceitação do objeto final apresentado pelo escopo do projeto com a projeção financeira entre saídas e entradas. QUANDO ANALISAR A VIABILIDADE DE UM PROJETO? IDEIA PLANEJAMENTO INICIAÇÃO PRÉ-ANÁLISE DE VIABILIDADE ANÁLISE DE VIABILIDADE PRÉ-ANÁLISE DE VIABILIDADE + ANÁLISE DE VIABILIDADE. A análise de viabilidade deve ser realizada quanto antes para incrementar musculatura ao futuro projeto ou economizar esforços desnecessários do Gerente de Projetos. O QUE FAZER NA PRÉ-ANÁLISE DE VIABILIDADE? • Defina a ideia de entrega final do projeto (resumo do escopo); • Faça uma pesquisa básica para projetá-la no mercado e testar sua aceitação; • Projete a ideia no mercado; • Compreenda os recursos disponíveis para sua realização; • Estime gastos necessários para sua realização; • Entenda os resultados que sua realização pode trazer. O QUE FAZER EM UM SEGUNDO MOMENTO DE ANÁLISE DA VIABILIDADE? • Confirmação de utilidade da ideia – pesquisas de usabilidade ou com mais profundidade; • Atualização de necessidades funcionais, despesas e investimentos; • Projeção de receitas futuras e do fluxo de caixa; • Payback - indicador que mede quanto tempo um projeto levará para gerar os retornos que paguem o investimento. CHEGOU A HORA DE INICIAR O PROJETO! ITENS DA FASE DE INICIAÇÃO • Coletar informações primárias que justifiquem o projeto e como caracterizá-lo para alinhar expectativas (entender incertezas e complexidades); • Definir problema ou melhoria necessária para definir o escopo do projeto, além de entender requisitos e obrigatoriedades para o cumprimento do objetivo declarado; • Identificar, reconhecer e declarar as partes interessadas e as áreas de foco do projeto; • Estudar e levantar em um nível de detalhe maior a extensão e composição (detalhamento do escopo e base para a fase de Planejamento); • Formalizar a existência do projeto (Termo de Abertura do Projeto – TAP). TAP O QUE É O TERMO DE ABERTURA DO PROJETO? Guia PMBOK – 7 ª Edição, 2017, p. 70 “Documento que formalmente autoriza a existência de um projeto e fornece ao gerente do projeto a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto.” OS PRINCIPAIS PROPÓSITOS DO TAP • Reunir informações necessárias. • Estabelecer a parceria entre a organização executora do projeto e o solicitante. • Formalizar o início do projeto. COMPONENTES MAIS COMUNS DO TAP • Título do projeto, gerente, patrocinador e principais stakeholders. • Objetivos estratégicos que o projeto pretende atender. • Justificativa e objetivo do projeto. • Escopo. • Premissas, restrições e riscos. • Tempo e custo. • Assinaturas de responsáveis pelo projeto. PRINCIPAIS ELEMENTOS DA FASE DE PLANEJAMENTO NO CVGP. A fase de planejamento é extensa e define os parâmetros que transformarão o projeto em realidade. • Criação da EAP – Estrutura Analítica do Projeto – a partir do Escopo; • Criação do cronograma de execução do projeto; • Levantamento (confirmação) de custos necessários e recursos disponíveis para a execução do projeto – planilha de fluxo de caixa. O QUE É A EAP OU ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO? Decomposição hierárquica do trabalho do projeto orientada às entregas. A EAP subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis para facilitar o entendimento de cada etapa durante, principalmente, as fases planejamento e execução. FONTE: https://universoprojeto.wordpress.com/tag/estrutura-analitica-do-projeto/ REPRODUÇÃO DE UMA EAP: https://universoprojeto.wordpress.com/tag/estrutura-analitica-do-projeto/ VAMOS EXEMPLIFICAR UM POUCO MAIS? FONTE: https://alvarocamargo.com/2010/03/29/estrutura-analitica-de-projeto-o-erro-mais-comum/ COMO CRIAR A EAP CORRETAMENTE DE ACORDO COM A DIVISÃO DE FASES E ENTREGAS? https://alvarocamargo.com/2010/03/29/estrutura-analitica-de-projeto-o-erro-mais-comum/ FONTE: https://alvarocamargo.com/2010/03/29/estrutura-analitica-de-projeto-o-erro-mais-comum/ MAIS UM MODELO CORRETO PARA CRIAR A EAP DE UM PROJETO. O desenho correto de uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) parte de um princípio que toda entrega está relacionada diretamente a sua atividade (fase ou etapa) e cada fase ou etapa deve ter no mínimo duas entregas para poder ser considerada como uma das atividades principais (caso uma atividade tenha apenas uma entrega, ela não pode ser considerada como algo principal para entrar no nível de fase/entrega). https://alvarocamargo.com/2010/03/29/estrutura-analitica-de-projeto-o-erro-mais-comum/ FONTE: https://alvarocamargo.com/2010/03/29/estrutura-analitica-de-projeto-o-erro-mais-comum/ A PARTIR DOS DETALHES DE MODELOS CORRETOS, COMO NÃO CRIAR A SUA EAP? https://alvarocamargo.com/2010/03/29/estrutura-analitica-de-projeto-o-erro-mais-comum/ AULA DE GESTÃO DE PROJETOS Criação de apresentação Planejamento de conteúdo Teste do material Aplicação da aula Definição de tema Preparação de roteiro Modo de apresentação Exportar arquivo PDF Abertura de sala on-line Utilização do material Apresentação PowerPoint Apresentação colaborativa AULA DE GESTÃO DE PROJETOS Criação de apresentação Planejamento de conteúdo Teste do material Aplicação da aula Definição de tema Preparação de roteiro Modo de apresentação Exportar arquivo PDF Abertura de sala on-line Utilização do material Apresentação PowerPoint Apresentação colaborativa O PRIMEIRO NÍVEL É UTILIZADO PARA DIVIDIR AS FASES DE UMA FORMA EVOLUTIVA DA ESQUERDA PARA DIRETA E AS PRINCIPAIS ATIVIDADES PODEM SER UTILIZADA COMO NOME DE CADA UMA DAS RESPECTIVAS FASES. O CABEÇALHO SEMPRE É O PROJETO DE UMA FORMA CLARA E OBJETIVA. O SEGUNDO NÍVEL CONTÉM AS PRINCIPAIS ENTREGAS DE CADA FASE POR ORDEMDE PRIORIDADE E DEPENDÊNCIA. QUAL É O PRÓXIMO PASSO APÓS A ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP)? A CRIAÇÃO DO CRONOGRAMA DO PROJETO A PARTIR DA EAP (ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO). A) Identificar fases pelas principais atividades e as respectivas entregas mais importantes: utilizar EAP. B) Listar e sequenciar as entregas de cada uma das principais atividades (fases): avaliar dependências para definir a sequência de execução. C) Estimar durações das atividades/entregas e os recursos necessários para a realização de cada. D) Construir o cronograma efetivo. COMO CONSTRUIR O CRONOGRAMA EFETIVO DO PROJETO? • Refinar as estimativas de duração das atividades e entregas; • Revisar o calendário efetivo de custos necessários e disponibilidade de recursos para a realização das atividades e entregas do projeto; • Atribuir datas específicas de início e término de cada atividade; • Considerar o calendário geral e contemplar paradas, folgas, feriados, etc. VAMOS VER ALGUNS EXEMPLOS DE MODELOS DE CRONOGRAMA? FONTE: https://slideplayer.com.br/slide/10677050/ https://slideplayer.com.br/slide/10677050/ MAIS EXEMPLOS DE CRONOGRAMA. PROJETO: Atualizar sistema biométrico de check-ins da Gol. Autores (referência): REIS, Edna; CARDOSO, Ester; SILVA, Geovanna Feitoza; SILVA, Kelly Roberta; PAULINO, Leonardo Fainchi. 2020. Alunos do 4º semestre de Técnico em Gestão de Recursos Humanos da Universidade Anhembi Morumbi. FATORES ESSENCIAIS PARA O SUCESSO DO CRONOGRAMA. • Estimativas agressivas, mas realistas. • Determinar um período regular de análise e ter relatórios para comparar o progresso real com o planejado. • Atualizar o cronograma de acordo com as ações corretivas que são tomadas para compensar e/ou ajustar escopo, tempo e custo. • Calcular programação e orçamentos utilizados ao fim de cada relatório periódico. INTRODUÇÃO AO DIAGRAMA DE GANTT. • Inspirado na primeira versão da ferramenta, desenvolvida engenheiro polonês Karol Adamiecki em 1890. • Adaptada e melhorada por Henry Gantt para torná-la mais clara e fácil. • Utilizada como uma ferramenta gráfica na indústria para auxiliar no planejamento de atividades, organização das atividades e controle da produção. • Otimizou o controle dos estoques das indústrias para mantê-los abastecidos sem desperdícios de insumos e garantir a atividade constante dos operários. ENFIM, O QUE É E PARA QUE SERVE O DIAGRAMA DE GANTT? Ferramenta gráfica utilizada para controlar e gerenciar o cronograma de um projeto por meio da listagem das atividades a serem executadas com suas respectivas datas, duração, interdependências e responsável direto. FASE DE EXECUÇÃO • Desenvolver e gerenciar o trabalho do projeto de maneira integrada; • Controlar as mudanças e aplicações do projeto; • Recomendar ações preventivas para antecipar problemas; • Garantir apenas a implementação de mudanças aprovadas e benéficas ao projeto. • Gerenciar a execução do projeto e de suas atividades, visando completá-lo e realizar suas entregas. É IMPORTANTE LEMBRAR QUE A EXECUÇÃO DEVE SER ENTENDIDA COMO A FASE NA QUAL AS ATIVIDADES SÃO REALIZADAS PARA MATERIALIZAR O PROJETO. PRINCIPAIS ATIVIDADES DURANTE A FASE DE EXECUÇÃO: • Gerenciamento de Escopo e do Cronograma; • Gerenciamento de Integração; • Gerenciamento dos Stakeholders; • Gerenciamento das Aquisições e dos Custos; • Gerenciamento dos Recursos Humanos; • Gerenciamento de Comunicações; • Gerenciamento da Qualidade (atividade presente na FASE DE CONTROLE); • Gerenciamento de Riscos.(atividade presente na FASE DE CONTROLE). NA EXECUÇÃO, CADA ATIVIDADE DEVE TER UM PLANEJAMENTO ESPECÍFICO E A REVISÃO DO SEU PLANEJAMENTO PARA QUE A SUA REALIZAÇÃO SEJA PRECISA. COMO CADA ATIVIDADE É ESTRUTURADA DE ACORDO COM A PMBOK? • Gerenciamento de Escopo e do Cronograma; • Gerenciamento de Integração; • Gerenciamento dos Stakeholders; • Gerenciamento das Aquisições e dos Custos; • Gerenciamento dos Recursos Humanos; • Gerenciamento de Comunicações; • Gerenciamento da Qualidade; • Gerenciamento de Riscos. 1) PLANEJAR TRANSIÇÃO DA FASE DE PLANEJAMENTO PARA A FASE DE EXECUÇÃO. 2) GERENCIAR FASE DE EXECUÇÃO 3) CONTROLAR OU MONITORAR TRANSIÇÃO DA FASE DE EXECUÇÃO PARA A FASE DE CONTROLE 1. ENTRADAS • Definições realizadas durante as fases de Iniciação e Planejamento • Documentos necessários para a execução de cada atividade e o Plano de Gerenciamento do Projeto com a integração de outras atividades • Fatores ambientais da empresa e ativos de processos organizacionais 2. FERRAMENTAS E TÉCNICAS • Opinião especializada • Análise de requisitos envolvidos nas atividades • Levantamento de tecnologias necessárias e definição de métodos de trabalho 3. SAÍDAS • Plano de gerenciamento da atividade específica • Atualizações do plano de gerenciamento do projeto • Atualização de documentos do projeto 1. ENTRADAS • Plano de gerenciamento da atividade específica • Documentos do projeto e relatórios de desempenho do trabalho • Fatores ambientais da empresa e ativos de processos organizacionais 2. FERRAMENTAS E TÉCNICAS • Utilização de tecnologias e aplicação de métodos • Sistema de informações de gerenciamento da atividade • Reuniões 3. SAÍDAS • Realização da atividade específica • Atualizações do plano de gerenciamento do projeto • Atualizações de documentos do projeto e ativos de processos 1. ENTRADAS • Acompanhamento de atividade específica • Levantamento de indicadores para medição da atividade específica • Documentos do projeto e dados de desempenho do trabalho • Fatores ambientais da empresa e ativos de processos organizacionais 2. FERRAMENTAS E TÉCNICAS • Medição de indicadores • Opinião especializada e sistema de informações • Representação de dados • Reuniões 3. SAÍDAS • Informações sobre o desempenho do trabalho • Solicitações de mudança e atualizações do plano de gerenciamento do projeto • Atualizações de documentos do projeto PLANEJAR A ATIVIDADE GERENCIAR A EXECUÇÃO DA ATIVIDADE CONTROLAR OU MONITORAR A ATIVIDADE Visão geral do PLANEJAMENTO, GERENCIAMENTO E CONTROLE OU MONITORAMENTO de atividades de acordo com a PMBOK – 6ª Edição: INTRODUÇÃO AOS STAKEHOLDERS Na tradução, stakeholders são partes interessadas. Na prática da Gestão de Projetos, são as pessoas ou grupo(s) que legitimam as ações e atividades ao longo do projeto e que têm um papel ou podem ter um papel na gestão e nos resultados. Resumindo, os stakeholders são as pessoas que podem impactar ou serem impactadas de forma ativa ou passiva e direta ou indiretamente pela implementação do projeto e pelo resultado do final do projeto. COMO ESTRUTURAR O GERENCIAMENTO DE STAKEHOLDERS? • Liste todas as possíveis partes interessadas no projeto; • Aprofunde o entendimento dos interesses de cada stakeholder no projeto e classifique-os entre internos e externos, além de seu poder e interesse sobre o projeto. FASE DE INICIAÇÃO • Estabeleça a importância e prioridade de cada stakeholder; • Defina objetivos para cada grupo de stakeholders; • Determine tratativas e ações necessárias para cada stakeholder; • Alinhe as ações para seus stakeholders ao cronograma do projeto. FASE DE PLANEJAMENTO PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE STAKEHOLDERS • Execute as ações determinadas para cada stakeholder de acordo com a sua prioridade; • Acompanhe e monitore a execução das ações para cada stakeholder e seus resultados; • Mantenha ou ajuste as ações de cada stakeholder para alcançar/garantir os seus objetivos em relação ao projeto. FASES DE EXECUÇÃO E CONTROLE GERENCIAR E MONITORAR STAKEHOLDERS Evolução do Ciclo de Vida da Gestão do Projeto (CVGP) EXEMPLOS DE STAKEHOLDERS INTERNOS • Executivos e gestores da empresa: quem são? Qual perfil? • Patrocinadores: qual é o retorno esperado com o projeto? • Colaboradores: qual é atuação? Como pensam?• Acionistas: quais são seus interesses? Quem são? EXEMPLOS DE STAKEHOLDERS EXTERNOS • Fornecedores: quem são? • Concorrentes: como podem influenciar? • Clientes e seus familiares: qual é o perfil? • Sociedade no geral: quem se interessa? • Governo: pode influenciar ou ser impactado? • ONGs: têm interesse ou podem ajudar? • Mídia: gera repercussão? • Sindicatos: podem gerar impeditivos? • Meio ambiente: pode ser impactado? MATRIZ DE PODER E INTERESSE Baixo Alto Alto P O D E R INTERESSE Possíveis exemplos: • Patrocinadores • Equipe do projeto Possíveis exemplos: • Equipe do projeto • Clientes Possíveis exemplos: • Órgãos responsáveis • Fornecedores • Parceiros Possíveis exemplos: • Clientes • Outras áreas • Parceiros T E M I M P A C T O D IR E T O N O P R O J E T O T E M I M P A C T O IN D IR E T O N O P R O J E T O Considerados latentes MANTER SATISFEITO Considerados promotores GERENCIAR DE PERTO Considerados apáticos MONITORAR Considerados defensores MANTER INFORMADO MATRIZ DE PODER E INTERESSE Baixo Alto Alto P O D E R INTERESSE GRAU DE INTERESSE CLASSIFICAÇÃO PARA AUXILIAR NO EIXO DE INTERESSE DA MATRIZ. Desinformado: não possui conhecimento e não impacta ou não tem como impactar o projeto; Resistente: não está aberto a aceitar as mudanças propostas pelo projeto; Neutro: não está disposto ou não tem como apoiar, mas também não resiste ou não tem como resistir; Apoiador: aceita e estimula as mudanças propostas pelo projeto; Líder: ativo e engajado em garantir que o plano obtenha êxito. QUESTÕES PARA AUXILIAR NO EIXO DE PODER DA MATRIZ. • Eles podem impedir a realização do projeto? • Eles agregam no projeto de alguma forma? • O trabalho exercido por eles impacta o projeto? • As decisões tomadas por eles podem alterar o escopo do projeto? • Eles impactam o orçamento do projeto? • Eles afetam o resultado alcançado pelo projeto? • Eles influenciam o atingimento de metas significativas dentro do projeto? Após o entendimento sobre o impacto ou influência dos stakeholders no projeto, é possível classificá-los por grupos de prioridade. STAKEHOLDERS-CHAVE STAKEHOLDERS MAIS IMPORTANTES STAKEHOLDERS MENOS IMPORTANTES Grupo fundamental ao Projeto e com impacto direto – SERÁ foco obrigatório de outras ações de Gerenciamento durante a fase de Execução. Grupo que pode influenciar e ter alto impacto no Projeto – PODE OU NÃO ser foco obrigatório de outras ações de Gerenciamento durante a fase de Execução. Grupo que não pode influenciar nem impactar o Projeto – NÃO é foco obrigatório de outras ações de Gerenciamento durante a fase de Execução. DEPOIS DE ENTENDER MELHOR OS STAKEHOLDERS DO SEU PROJETO, O QUE FAZER PARA ATENDER ÀS SUAS NECESSIDADES E/OU CONQUISTAR O SEU APOIO? QUAIS ATIVIDADES PODEM SE INTEGRAR AO GERENCIAMENTO DE STAKEHOLDERS? Todas as atividades de gerenciamento da FASE DE EXECUÇÃO são complementares e contínuas, ou seja, são INTEGRADAS uma às outras para se alcançar o escopo inicial (ou ajustado) do projeto. GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÃO GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES E CUSTOS GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS ASPECTOS QUE PODEM CAUSAR AS FALHAS DOS PROJETOS PREDITIVOS? • Integração de conhecimentos e profissionais; • Prazos, alterações e mudanças; • Burocracia prática; • Atualizações mercadológicas; • Corpo; • Tempo e agilidade para execução. O QUE FAZER EM UM CENÁRIO INCONSISTENTE E HOSTIL À GESTÃO DE PROJETOS QUE UTILIZA A ABORDAGEM PREDITIVA? METODOLOGIAS ÁGEIS • Surgimento entre o final das décadas de 1990 e 2000 – a data mais popular é 2001; • Busca reduzir ou eliminar a rigidez e a formalidade na execução de projetos; • Idealizada para o desenvolvimento de softwares seguindo os 4 fundamentos-chave e os 12 princípios do Manifesto Ágil; • Ultrapassou as barreiras das empresas de tecnologia para outros segmentos e áreas. METODOLOGIAS ÁGEIS OS 4 FUNDAMENTOS-CHAVE DO MANIFESTO ÁGIL. • Indivíduos e interações acima de processos e ferramentas; • Software funcionando acima de documentação abrangente; • Colaboração com o consumidor/cliente acima de negociação de contratos; • Resposta às transformações/mudanças, mais do que seguir um plano. OS FUNDAMENTOS-CHAVE DO MANIFESTO ÁGIL EM OUTRAS ÁREAS. 1) Validar aprendizado mais do que seguir opiniões e convenções; 2) Colaboração com foco no cliente/consumidor(a) mais do que hierarquia; 3) Campanhas adaptativas e iterativas mais que grandes campanhas lineares; 4) Processo de descoberta do(a) cliente maior do que previsões estáticas; 5) Planejamento flexível ao invés de rígido; 6) Responder a mudanças mais do que seguir um plano; 7) Pequenos experimentos mais do que grandes apostas. Fundamentos do Agile Marketing. Fonte: https://agilemarketingmanifesto.org/resources https://agilemarketingmanifesto.org/resources Na abordagem tradicional ou preditiva, o projeto é efetuado em forma de cascata e o cliente/demandante, provavelmente, receberá o resultado apenas ao término do projeto. Por isso, uma das diferenças fundamentais da abordagem adaptativa, que utiliza as metodologias ágeis, é a realização de entregas com foco no benefício para o cliente e de forma incremental, onde o cliente pode visualizar retorno ou valor de acordo com as entregas que são feitas. PRINCIPAL DIFERENÇA ENTRE ABORDAGEM PREDITIVA E AS METODOLOGIAS ÁGEIS GESTÃO DE PROJETOS PREDITIVA GESTÃO DE PROJETOS ÁGIL Requisitos são definidos previamente, antes do início do desenvolvimento. Requisitos são elaborados com frequência durante a entrega. Entrega planos para a entrega final. Em seguida, entregar apenas um único produto final, no fim do projeto. Entregas acontecem com frequência de acordo com os subconjuntos avaliados pelo cliente de todo o produto. Atividades são iniciadas apenas ao término da anterior – metodologia Waterfall (ou cascata) Atividades são iniciados simultaneamente de acordo com possibilidades e prioridades para a entrega. Mudanças são restritas tanto quanto possível. Mudanças são incorporadas em tempo real durante a entrega. Partes interessadas chave são envolvidas em marcos específicos. Partes interessadas chave são envolvidas constantemente. Riscos e custos são controlados pelo planejamento detalhado dos aspectos mais importantes. Riscos e custos são controlados na medida em que surgem requisitos e restrições. O plano do projeto é o que dirige o trabalho. O valor e a entrega dirigem o trabalho. ORGANIZAÇÃO DO CICLO DE VIDA E DOCUMENTAÇÕES AGREGAR VALOR PELA ORIENTAÇÃO ÀS ENTREGAS OS PRINCIPAIS VALORES DE CADA ABORDAGEM. Abordagem Tradicional ou Preditiva. Abordagem Adaptativa ou Ágil. Demonstrativo entre metodologia por cascata X ágil. Acesso em 2/11/2019 às 20h33: https://s3.amazonaws.com/nerit-cms/robsoncamargo/text-editor/o_que_sao_metodologias_ageis_e_q.jpeg Linha do tempo do projeto https://s3.amazonaws.com/nerit-cms/robsoncamargo/text-editor/o_que_sao_metodologias_ageis_e_q.jpeg OS 12 PRINCÍPIOS DA METODOLOGIA ÁGIL: 1. Ter como prioridade a satisfação do cliente por meio de entregas de valor contínuas e rápidas; 2. Ser receptivo a alterações nos requisitos em qualquer fase do processo. Aliás, ambientes mutáveis são empregados em toda etapa do projeto para entregar ao cliente vantagem competitiva; 3. Realizar entregas frequentes (do produto ou serviço) no menor período de tempo possível; OS 12 PRINCÍPIOS DA METODOLOGIA ÁGIL: 4. Manter a colaboração das partes envolvidas em todo o projeto, diariamente; 5. Fornecer o ambiente, as ferramentas e o suporte necessários aos indivíduos do projeto, além de acreditar neles para realizar as atividades; 6. Estimular a comunicação pessoal, que transmite as informações necessárias ao time de colaboradores, sendo o meio mais eficiente. Nesse ponto,atenção especial para reuniões presenciais, consideradas mais eficazes para o sucesso do projeto; OS 12 PRINCÍPIOS DA METODOLOGIA ÁGIL: 7. Um produto final de trabalho corresponde à medida final do êxito. No caso da tecnologia, a medida primária de progresso consiste no software em funcionamento; 8. Os profissionais envolvidos no processo precisam manter um ritmo constante, de modo indefinido, pois fluxos ágeis estimulam um desenvolvimento sustentável. Da mesma maneira, o desenvolvimento sustentável é feito por intermédio de processos ágeis, por meio dos quais as partes interessadas conseguem manter um ritmo contínuo e cíclico; 9. Manter atenção frequente à excelência de design e técnica eleva ou aprimora a agilidade; OS 12 PRINCÍPIOS DA METODOLOGIA ÁGIL: 10.Eliminar o máximo de esforços que não geram valor ao produto, pois a simplicidade é fundamental; 11.Equipes auto-organizáveis propiciam os melhores designs e arquiteturas, além de atenderem aos requisitos do projeto; 12.Por meio de intervalos regulares, o time de colaboradores do projeto reflete sobre como melhorar a sua eficiência e eficácia para otimizar o seu comportamento. CARACTERÍSTICAS DAS METODOLOGIAS ÁGEIS. • Priorização com entregas parciais que agreguem valor; • Feedbacks constantes e colaboração dos clientes; • Incentivo à inovação; • Corpo mais enxuto – equipes menores; • Resposta mais eficiente a alterações e mudanças de escopo. A METODOLOGIA ÁGIL É UMA FORMA DE PENSAR BUSCANDO A PRIORIZAÇÃO E O VALOR DAS ENTREGAS, MAS NÃO É UM MÉTODO DE TRABALHO. MÉTODOS ÁGEIS. A forma de pensar buscando agilidade é pautada por frameworks ou modelos que oferecem padrões para acelerar o processo de desenvolvimento de um projeto, de uma forma coesa e funcional. Esses são os métodos ágeis. • LEAN: propõe a entrega mínima viável. • PDCA (Plan, Do, Check, Act): melhoria constante em torno da entrega necessária. • Extreme Programming (XP): foco na organização estrutural da equipe. • Kanban: modelo de gestão aparente. • Scrum: estrutura de trabalho voltada a ciclos. OS PRINCIPAIS MÉTODOS ÁGEIS. A Metodologia Híbrida é a combinação de métodos e ferramentas que reúne os aspectos positivos da gestão tradicional e de diferentes metodologias ágeis com a finalidade de obter os melhores resultados durante o planejamento, execução ou monitoramento dos projetos. OS MÉTODOS HÍBRIDOS. • CLEMENTS, James P. Gestão de projetos. São Paulo: Cengage Learning, 2014. • CAVALCANTI, Francisco Rodrigo P. Fundamentos de gestão de projetos. Rio de Janeiro: Atlas, 2016 • PMI, Project Manage Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) – 6ª edição, 2018.
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