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A cópia do material didático utilizado ao longo do curso é de propriedade do(s) autor(es), não podendo a contratante vir a utilizá-la em qualquer época, de forma integral ou parcial. Todos os direitos em relação ao design deste material didático são reservados à Fundação Getulio Vargas. Todo o conteúdo deste material didático é de inteira responsabilidade do(s) autor(es), que autoriza(m) a citação/divulgação parcial, por qualquer meio convencional ou eletrônico, para fins de estudo e pesquisa, desde que citada a fonte. Adicionalmente, qualquer problema com sua turma/curso deve ser resolvido, em primeira instância, pela secretaria de sua unidade. Caso você não tenha obtido, junto a sua secretaria, as orientações e os esclarecimentos necessários, utilize o canal institucional da Ouvidoria. ouvidoria@fgv.br www.fgv.br/fgvmanagement SUMÁRIO 1. PROGRAMA DA DISCIPLINA ........................................................................... 1 1.1 EMENTA .......................................................................................................... 1 1.2 CARGA HORÁRIA TOTAL. .................................................................................. 1 1.3 OBJETIVOS ..................................................................................................... 1 1.4 CONTEÚDO PROGRAMÁTICO ............................................................................. 1 1.5 METODOLOGIA ................................................................................................ 1 1.6 CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ............................................................................... 1 1.7 BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA .......................................................................... 1 CURRICULUM VITAE DO PROFESSOR ....................................................................... 2 2. TEXTOS PARA ESTUDO .................................................................................... 3 2.1 INTRODUÇÃO .................................................................................................. 3 2.2 GESTÃO ECONÔMICA (GECON) E A CONTROLADORIA NA GESTÃO EMPRESARIAL .... 4 2.3. CONTROLADORIA E GERENCIAMENTO DE RISCO OPERACIONAL ........................... 9 2.4 CONTROLES INTERNOS .................................................................................. 13 INTRODUÇÃO À LEI SARBANES-OXLEY (SOX) ......................................................... 16 2.5 ESTRUTURA BÁSICA DE UM SISTEMA DE CUSTOS ............................................. 19 1 Controladoria 1. PROGRAMA DA DISCIPLINA 1.1 Ementa Função da controladoria. Salvaguarda de ativos e passivos. Controles internos e suas funções. Competitividade. Procedimentos: compras, contas a pagar, pagamentos; vendas, contas a receber, recebimentos; estoque, tesouraria, controle patrimonial, folha de pagamentos. Mapas de acompanhamento e controle, sistemas de custeio e classificação de custos e preços. Previsão Orçamentária. Gestão de Riscos. 1.2 Carga horária total. 24 horas/aula 1.3 Objetivos Apresentar e discutir conceitos e fundamentos sobre Controladoria, com foco na gestão estratégica e dos controles operacionais. 1.4 Conteúdo programático • A função da Controladoria e a Salva Guarda de Ativos e Passivos • Controles Internos e Compliance • Competitividade. • Gestão de Riscos • Sistemas de Custeio e Adequação a Empresa • Gestão de Riscos e aplicação na Prevenção 1.5 Metodologia Aulas expositivas, com apresentação de casos, dinâmicas e trabalhos de fixação de conhecimento 1.6 Critérios de avaliação A nota final que pode ser atribuída ao aluno seguirá a seguinte ponderação: a) Prova: 7 PONTOS b) Resenha e/ou apresentação: 3 PONTOS 1.7 Bibliografia recomendada CATELLI, Armando (coord.) – Controladoria: Uma abordagem da Gestão Econômica GECON, 2ª Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2014. GOMES, Josir Simeone e SALA, Joan M. Amat, Controle de Gestão: Uma abordagem contextual e organizacional, 3ª Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2001. SILVA, Carlos A. dos Santos, JR. José H. Perez, OLIVEIRA, Luís Martins de, Controladoria Estratégica, 6ª Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2010 KAPLAN, Robert S, NORTON, David P. 23ª Ed., A Estratégia em Ação, Rio de Janeiro: Editora Campus, 1997. 2 Controladoria NOLAN, Thomas W. (et. All), The Improvement Guide, USA: Jossey-Bass, 1996 PADOVEZE, BERTOLUCCI Gerenciamento do Risco Corporativo em Controladoria, Ed. Atlas, 2013 Curriculum vitae do professor Pierre Wagner é Doutor em Economia e Mestre em Economia pela Universidade Católica de Brasília, MBA em Finanças pela FGV, cursos voltados à gestão e negócios pelo CEO- FGV, pela FDC, pela Universidad Autónoma de Barcelona-Barcelona/ESP, pelo Istituto dei Fratelli delle Scuole Cristiane-Roma/IT, MBA em Business and Management pela University of California-USA, formado em "Financial Programming and Policies" - International Monetary Fund (FMI) -Boston-USA. Experiências como Controller, Diretor Administrativo e Financeiro e Diretor Geral de instituições de grande porte. Vivência no exterior (Vaticano/Roma/IT) como Diretor de Planejamento e Controle das unidades da América Latina e África. Ex-reitor de Centro Universitário. Professor convidado da University of California, campus Los Angeles e Irvine, e pesquisador da UCLA e UCI na área de desenvolvimento de economias emergentes. Membro do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa. Membro de Conselho de Administração de Empresas Privadas. Docente de cursos de pós-graduação. 3 Controladoria 2. TEXTOS PARA ESTUDO 2.1 Introdução Em decorrência da dinamicidade do cenário atual, as empresas enfrentam situações incertas, riscos e oportunidades, as quais influenciam na escolha das estratégias, na definição dos objetivos e no processo de tomada de decisão. Nesse contexto, a informação ganha maior importância e pode ser considerada primordial como diferencial nos negócios. Considerando a relevância da informação no contexto empresarial e as exigências do ambiente atual, a Controladoria atua no processo de gestão de acordo com o formato definido pela administração e monitorando as suas fases por meio dos sistemas de informações gerenciais, que funcionam como elementos integradores entre os diversos subsistemas administrativos, permitindo a simulação de resultados e flexibilização do uso dos dados, a fim de poder contribuir para a harmonização sistêmica da organização e, também, auxiliar na eficaz tomada de decisão. O executivo chamado controller ou sua equipe passou a ter um papel de consultor interno, capaz de, juntamente com as equipes financeiras e contábeis, ser responsável pela salvaguarda dos ativos e passivos, mediante a antecipação de cenários internos e externos. A demonstração tangível de perdas financeiras, de clientes, de serviços e produtos para a concorrência, de fraudes internas ou possíveis pontos de atenção nas esferas de Ouvidorias, refletem a diversificação de atuação que a controladoria exerce no mundo moderno. Para tanto, o olhar estratégico dos riscos e sua gestão, da correta identificação da estratégia como o BSC (Balanced Scorecard) e o crivo da implantação de níveis de Governança que gerem a justa e equilibrada prestação de contas, representa o profissional moderno e conectado com as melhores práticas. O uso das análises críticas e gerenciais devem ser estimuladas com fatos quantitativos e qualitativos, fruto de um olhar além dos números, mas das perspectivas e tendências: é um uso de uma inteligência de negócios (BI) dentro das dinâmicas e controles operacionais submetidos a Controladoria. Por fim, cada caso sempre deve ser estudado separadamente, pois não há de se colocar como padrão algo que tem influencias internas características do modelo de desempenho,de gestão e de valores culturais da organização. 4 Controladoria 2.2 Gestão econômica (gecon) e a controladoria na gestão empresarial Por Roberto Vatan dos Santos O novo cenário mundial exige dos gestores uma visão holística e sistêmica das entidades empresariais, assumindo-se que a organização é um sistema, composto de subsistemas interdependentes e relacionados entre si, formando um todo. Devem ser capazes de atuar pró-ativamente neste, dominando os eventos econômicos (àqueles que impactam patrimonialmente a entidade), fazendo acontecer e manipulando os fluxos físico, operacionais, econômicos, financeiros e patrimoniais. A Controladoria ao longo do tempo como órgão administrativo desenvolveu-se, chegando alguns indivíduos a ocupar a presidência da empresa. No entanto dentro de uma forma mais genérica seu escopo era mais de produtor de informações, controlador dos gastos, com caráter intervencionista, fiscalizador, punitivo, apontador dos “fatos ruins”, das ineficiências e “derrotas” dos gestores. Postura esta, que não mais atende às necessidades empresariais de gestão do ambiente contemporâneo. Este trabalho propõe ousadamente uma visão alternativa para o nascimento de um novo ramo de conhecimento, denominado Teoria da Gestão Econômica, estruturado sistemicamente, com metodologia própria: o sistema de gestão econômica, com objeto de estudo: os eventos econômicos, unindo as teorias da decisão, mensuração e informação. Tendo por finalidade a identificação, mensuração, informação e decisão sobre os eventos econômicos. O sistema GECON é um modelo gerencial de administração por resultados econômicos, que incorpora um conjunto de conceitos integrados dentro de um enfoque holístico e sistêmico objetivando a eficácia empresarial e compreende basicamente os seguintes elementos integrados: um modelo de gestão empresarial, um sistema de gestão empresarial, um modelo de decisão, mensuração e informação do resultado econômico, apoiados por um sistema de informações para avaliação econômico-financeira. Desta forma, os conceitos de gestão econômica são distribuídos e incorporados culturalmente para decisão e ação, em todas as áreas de responsabilidade da empresa, dentro de uma visão de parceria, coparticipação, corresponsabilidade e “accountability”, caracterizando portanto uma “Controladoria Virtual”, com atuação à distância dentro de um conjunto único e integrado de conhecimentos. A seguir são descritos os vários componentes e principais conceitos do GECON. 1 FEA, USP, Departamento de Contabilidade e Atuária 5 Controladoria 1. Eficácia Empresarial e Sistema Empresa Por eficácia entende-se a capacidade gerencial de “fazer as coisas certas”, “fazer com que as coisas sejam realizadas”, ou atingir os resultados planejados. Defende- se que a eficácia não é um parâmetro dualista do tipo: atingiu ou não atingiu, mas sim que existem diferentes graus de atingimento. Então, a eficácia empresarial consistiria somente na maximização lucro? Não, o enfoque estritamente econômico é insuficiente para explicar o “todo” do comportamento organizacional. Na visão contemporânea, as empresas existem por delegação da sociedade para satisfazer continuamente às necessidades humanas, ou seja, segundo ARANTES (1994, p. 23) as entidades têm a responsabilidade de produzir coisas que sejam de valor para a sociedade, e que, portanto, contribuam para o crescimento social. O homem autoriza às organizações que façam por eles, de maneira mais produtiva, o que antes faziam sozinhos para sobreviver e progredir. Neste contexto, a eficácia empresarial se caracteriza pelo grau de atingimento da missão do negócio e garantia de continuidade da entidade. O atingimento da eficácia do sistema-empresa e de cada uma de suas partes implica em levar em consideração os seguintes requisitos fundamentais: produtividade, eficiência, satisfação, adaptabilidade do processo decisório e desenvolvimento. Se a eficácia empresarial é tão importante, surge a questão de como mensurá-la corretamente? Diversos pesquisadores propuseram a composição de um quadro referencial de metas para qualquer organização ser eficaz, tais como: posição no mercado, inovação, produtividade, recursos físicos e financeiros, rentabilidade, desempenho e desenvolvimento dos executivos, desempenho e atividade dos trabalhadores, responsabilidade pública. Estes diversos indicadores para mensuração da eficácia são aspectos, no nosso entender, são requisitos, pressupostos para atingimento da eficácia e não propriamente a eficácia. Por outro lado, todos os indicadores têm unidades de medidas diferentes, ficando difícil sua operacionalização como um todo. Destruindo a comparabilidade, ora uma entidade pode ser produtiva e não ser eficiente, pode ter inovação com fraca responsabilidade pública. Esta problemática nos conduz ao caminho de que o melhor indicador da eficácia empresarial é o lucro econômico, conceitualmente e corretamente mensurado, sintetizando os demais indicadores físico-financeiros. Se uma empresa é eficiente, este ponto estará refletido no lucro de forma positiva, o mesmo acontece se a mesma satisfazer seus clientes, ou tiver uma posição vantajosa no mercado, e assim também com os demais índices. No entanto, o lucro não é o contábil, o ortodoxo segundo a legislação ou normas contábeis, mas sim o lucro econômico, medido através de um sistema de mensuração que realmente espelhe o patrimônio econômico empresarial e suas mutações. 6 Controladoria 2. Modelo de Gestão Empresarial Entende-se que modelo pode ter duas concepções: Em primeiro lugar é uma representação simplificada da realidade ou de aspectos da realidade, como objetos, sistemas ou eventos reais. Em segundo representa um ideal, um padrão a ser seguido, um exemplo a ser imitado em ações, procedimentos, maneiras, etc. Conceitua-se como modelo de gestão empresarial, um conjunto de princípios, normas, práticas, ideias, valores e crenças “permanentes” estabelecidos para gestão de uma entidade pelos seus “donos”. O modelo de gestão empresarial tem por finalidade principal a potencialização do resultado econômico. Isto é, criar condições de natureza comportamental para que a gestão empreenda ações positivas sobre o meio-ambiente. Pode-se dizer que o modelo de gestão para uma empresa é como a “Constituição Federal” para um país, por estarem neste estabelecidos os princípios e regras básicos que regerão todas as suas atividades. Este ponto esclarece o caráter de “permanentes” e não “eternos” dos princípios estabelecidos no modelo de gestão, pois os mesmos poderão ser alterados ao longo do tempo, dependendo das mudanças das crenças e valores dos proprietários em sua interação sociocultural com o ambiente externo e interno. Assim, numa organização ideal, o modelo de gestão refletirá as ideias, crenças e valores dos proprietários, as quais estarão disseminadas por toda organização, sendo, pois, plenamente aceitas por todos os gestores, os quais buscarão neste as orientações para as suas decisões. Neste sentido, as principais funções do modelo gestão empresarial são: a) promover a interação entre gestores e donos do negócio; b) orientar os gestores na sua rotina de tomada de decisão; c) garantir o aproveitamento do potencial e capacidade dos gestores; e d) promover a estabilidade do ambiente interno da empresa. Sob a ótica do GECON, o modelo de gestão, de forma ideal, deve explicitar todas as regras básicas ou diretrizes principais para gestão da empresa. Dentre outras, deverão estar explícitas as diretrizes relativas aos seguintes pontos: estilo gerencial, processo de gestão, papéis e posturas dos gestores, delegação de poder e responsabilidades (autonomia gerencial) e critérios de avaliação de desempenho: 3. Sistema de Gestão Empresarial Gestão é um processo de tomada de decisões estruturado e orientado por um conjunto de princípios e conceitos, quevisa garantir o atingimento da missão da organização como um todo e em suas partes. Tem por finalidade principal o atingimento da eficácia empresarial. Considerando que a eficácia da organização depende da qualidade das decisões dos seus gestores, então o resultado econômico reflete as ações dos gestores. 7 Controladoria Demonstração do Resultado Econômico Receitas Operacionais (-) Custos Variáveis Operacionais (=) Margem de Contribuição Operacional Receitas Financeiras (-) Custos Financeiros (=) Margem de Contribuição Financeira (-) Custos Fixos (=) Resultado Econômico Nestes termos, cada área de responsabilidade possui um gestor empreendedor, “dono” do seu negócio, responsável pelo atingimento de resultados econômicos planejados. A dos resultados de cada uma das partes resulta no resultado da empresa como um todo, levando e em consideração que os interesses globais da empresa devem prevalecer sobre os interesses particulares de cada área. Neste clima gerencial o resultado econômico precisa ser otimizado através de um modelo de decisão (lógica do processo decisório sobre o evento econômico) que propicie à apuração deste resultado em todas as fases do processo de gestão. Geralmente as tarefas de administração estão ligadas às atividades de planejamento, organização, coordenação, direção, controle, motivação, etc. Estas tarefas são os meios e não a essência da gestão. O processo de gestão, de forma analítica para o GECON é caracterizado pelas fases de planejamento, execução e controle. 4. Mensuração Conceitualmente Correta do Resultado Econômico Um ponto fundamental para se administrar por resultados econômicos é que o mesmo deva ser corretamente mensurado. No sistema GECON é reconhecido que o valor da empresa aumenta com a agregação de valor econômico, validado pelo mercado, proporcionada pelo processo interno de geração de produtos e serviços nas diversas atividades através do consumo de recursos. O modelo de mensuração (base de conceitos para medir o resultado econômico do evento) identifica, mensura e reporta os resultados das atividades (receitas menos custos) nas respectivas áreas de responsabilidade, segregando os resultados operacionais dos financeiros, apurando as margens de contribuição e reconhecendo que o valor econômico de uma entidade aumenta ou diminui à medida que o mercado atribui um maior ou menor valor para os ativos que ela possui. As premissas utilizadas pelo modelo de mensuração do GECON para obtenção de um conceito de lucro e de patrimônio, segundo critérios econômicos, são elencadas por CATELLI (1996) como sendo demonstradas estruturalmente na figura 3. 5. Sistema de Informações para Avaliação Econômica O sistema de informações para avaliação econômica é especialmente desenhado para fornecer suporte ao processo de gestão em todas as suas fases. O dados e informações imputados no sistema devem ser obtidos diretamente dos sistemas de transações operacionais, permitindo assim maior integração, confiabilidade e qualidade. Assim sendo, 8 Controladoria é necessário um sistema de processamento de dados distribuído e acessado iterativamente e diretamente pelos gestores, conforme suas necessidades e atendendo plenamente o processo decisório, dentro de uma filosofia de banco de dados unificado e estruturado sem duplicidades. Necessita também gerar informações oportunas, permitindo assim ações gerenciais antes, durante e após a ocorrência dos eventos. O resultado econômico planejado precisa ser efetivado, e isto é conseguido através de um modelo de informação (lógica de elaboração e transmissão da informação) capaz de fornecer informações úteis, relevantes e oportunas ao processo de gestão. 6. Avaliação de Desempenho e de Resultados Econômicos Avaliar significa julgar uma situação e é também uma tomada de decisão. Quando voltado para o contexto empresarial, a avaliação serve como um instrumento capaz de gerar uma gestão eficaz. Portanto, avaliação compreende a atribuição de conceitos perante expectativas preestabelecidas, ou seja, orçamentos e padrões para mensuração e desempenho. Avaliar também compreende a “accountability”, ou seja, a necessidade de prestação de contas pela autoridade delegada. Induz ao cumprimento de metas e objetivos, motiva os gestores para um desempenho melhor, implica em reconhecimento dos esforços através de melhor remuneração, competição, etc. A avaliação somente por parâmetros físico-operacionais ou de custos é heterogênea para as diversas áreas de responsabilidade. Não permitindo o reconhecimento do esforço individual dos diferentes gestores, através de uma única base de mensuração. Para o GECON a avaliação de desempenho corresponde a comparabilidade entre os resultados econômicos gerados pelas atividades desempenhadas por cada gestor em sua área de responsabilidade com os resultados planejados, é importante a contribuição econômica de cada área no resultado global da empresa. Por outro lado, a avaliação de resultados visa à comparabilidade entre os resultados econômicos gerados pelos produtos e serviços nas diversas atividades da organização e suas contribuições ao resultado global da entidade. 7. Controladoria Virtual, Novos Paradigmas: A Teoria da Gestão Econômica Como enfatizamos anteriormente a maximização dos resultados econômicos de cada área de responsabilidade isoladamente não resulta automaticamente no melhor resultado para a entidade como um todo. Pelo exposto os conceitos de gestão econômica deveriam estar disseminados e incorporados culturalmente em toda organização. O gestor de cada área de responsabilidade deve desenvolver procedimentos de autocontrole que lhe possibilitem prestar contas quanto ao resultado econômico obtido. As atividades internas desenvolvidas nas empresas são entendidas como “terceirizadas”, dentro de uma cadeia interna de relacionamento fornecedor-cliente. Cada gestor é o “dono” de sua área e, portanto, deve atuar como tal. A Controladoria em sua forma renovada também deveria estar engajada e ativa neste processo, gerindo sua área como “dona” em busca também de resultados econômicos. Dentro de uma visão de parceria, coparticipação, corresponsabilidade e “accountability”. 9 Controladoria Considerando a importância dos conhecimentos integrados, sua disseminação, sua utilização demonstrada e abrangência maior do que à visão de Controladoria e Contabilidade tradicionais. Propomos de forma inovadora a criação de uma área organizacional denominada Gestão Econômica, responsável, parceira, fiadora e coordenadora do processo de gestão econômica. Assim como existem outras áreas na empresa responsáveis pela gestão financeira, de marketing, de produção, etc. Esta área seria a única que possui o ferramental capaz de promover a otimização do resultado global da organização. Teria por consequência as seguintes atribuições: Efetuar a coordenação e combinação dos planos e do processo de planejamento elaborado nas diversas áreas de responsabilidade, conciliando-os e transformando-os em um plano geral e global, capaz de assegurar a otimização resultado e desempenho econômico global da entidade; Harmonizar e uniformizar os modelos de decisão, mensuração e informação dos eventos e resultados econômicos utilizados pelos gestores para o exercício pleno e efetivo da gestão econômica; Facilitar a ação dos gestores das diversas áreas, concebendo, implantando e mantendo um sistema de informações econômico-financeiro, capaz de mensurar corretamente os eventos econômicos e que apoie todas as fases do processo de gestão; Efetivar o controle dos desempenhos, estando atenta aos resultados alcançados pelas áreas, debatendo ações corretivas e indicando a otimização de cada área, no sentido de assegurar que o resultado econômico global seja efetivamente atingido. Sob este enfoque renovado a área de Gestão Econômica tem por missão assegurar a otimização do resultadoeconômico global da empresa. A fiadora da gestão econômica, assim como as demais áreas contribuem para o cumprimento da missão da organização e sua sobrevivência, no entanto sua atuação deve ter como referência a coordenação dos esforços individuais de forma sinérgica, onde o resultado global é superior a simples soma aritmética dos resultados individuais. 2.3. Controladoria e Gerenciamento de Risco Operacional por Paulo Giuseppe Lima de Araujo e Márcia de Luca A Controladoria pode ser considerada como forma de evolução da contabilidade, onde a geração de informações para os gestores tem maior importância do que a divulgação de 10 Controladoria informações para os usuários externos da empresa. E o que vem a ser Controladoria? Para Mosimann e Fisch (1999, p.88), a controladoria consiste em um corpo de doutrinas e conhecimentos relativos à gestão econômica. Pode ser visualizada sob dois enfoques: a. Como um órgão administrativo com uma missão, funções e princípios norteadores definidos no modelo de gestão do sistema empresa; e, b. Como uma área do conhecimento humano com fundamentos, conceitos, princípios e métodos oriundos de outras ciências. Os mesmos autores concluem (1999, p. 99): sob esse enfoque, a Controladoria pode ser conceituada como um conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente Contabilidade, que se ocupa da gestão econômica das empresas, com o fim de orientá-las para a eficácia. A controladoria não pode ser vista como um método, voltado ao como fazer. Para uma correta compreensão do todo, devemos cindi-la em dois vértices: o primeiro como ramo de conhecimento responsável pelo estabelecimento de toda base conceitual, e o segundo como órgão administrativo respondendo pela disseminação de conhecimento, modelagem e implantação de sistemas de informação. Já Padoveze (2004, p.3) diz que “a Controladoria pode ser definida, então, como a unidade administrativa responsável pela utilização de todo o conjunto da Ciência Contábil dentro da empresa”. Continua dizendo que “à Controladoria cabe a responsabilidade de implantar, desenvolver, aplicar e coordenar todo o ferramental da Ciência Contábil dentro da empresa, nas mais diversas necessidades” (PADOVEZE, 2004, p.3). Como se vê, a definição da Controladoria envolve duas correntes: uma como ciência; e outra como órgão administrativo. A Controladoria enquanto ramo do conhecimento, apoiada na Teoria da Contabilidade e numa visão multidisciplinar, é responsável pelo estabelecimento das bases teóricas e conceituais necessárias para a modelagem, construção e manutenção de Sistemas de Informações e Modelo de Gestão Econômica, que supram adequadamente as necessidades informativas dos Gestores e os induzam duramente o processo de gestão, quando requerido, a tomarem decisões ótimas. Pode ser também conceituada como o conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente da Contabilidade, que se ocupa da gestão econômica das empresas, com o fim de orientá- las para a obtenção de sua eficácia. Padoveze (2004) entende a Controladoria como uma evolução da Ciência Contábil, enfatiza ainda que representa um alargamento do campo de atuação da contabilidade. De acordo com Figueiredo e Caggiano (1997, p. 27), “o órgão administrativo Controladoria tem por finalidade garantir informações adequadas ao processo decisório, colaborando com 11 Controladoria os gestores na busca da eficácia gerencial”. Tem ainda a função de colaborar com os gestores em seus esforços para obtenção da eficácia de suas áreas quanto aos aspectos econômicos e assegurar a eficácia empresarial, também sob aspectos econômicos, através da coordenação dos esforços dos gestores das áreas (MOSIMANN e FISCH, 1999). A maioria dos autores entende que o controller deve fazer parte da cúpula administrativa e participar dos processos de planejamento e controle da gestão empresarial. Como principal gestor do sistema de controle interno, consequentemente das informações, está em posição de exercer o controle através da divulgação e interpretação das informações necessárias à tomada de decisões. Através do exercício de fornecer e interpretar, tempestivamente, as informações relevantes, o controller influencia as decisões, desempenhando um papel fundamental no direcionamento da empresa para o atendimento de seus objetivos. O controller deve atuar como o executivo que cria e divulga as informações na empresa. Para tanto, cabe-lhe a tarefa de projetar, implementar, coordenar e manter um sistema de controles internos capaz de atender adequadamente às necessidades de informação do processo de planejamento e controle da empresa. Neste contexto, indaga-se qual seria a missão da Controladoria. Mosimann e Fish (1999, p.89) afirmam que: A Controladoria, assim como todas as áreas de responsabilidade de uma empresa, deve esforçar-se para garantir o cumprimento da missão e continuidade da organização. Seu papel fundamental, nesse sentido, consiste em coordenar os esforços para conseguir um resultado global sinérgico, isto é, superior à soma dos resultados de cada área. Figueiredo e Caggiano (1997, p.26) dizem que a missão da Controladoria consiste em “zelar pela continuidade da empresa, assegurando a otimização do resultado global”. Ainda nesse estudo, a missão da Controladoria é “assegurar a otimização do resultado econômico da organização”. Para que essa missão seja atingida, faz-se necessário o atendimento dos seguintes objetivos: promoção da eficácia organizacional, viabilização da gestão econômica e promoção da integração das áreas de responsabilidade. Por ser a Controladoria o órgão responsável pela gestão da informação, servindo de suporte aos gestores no processo administrativo, cujo objetivo final é a otimização do resultado da empresa, convém identificar suas atribuições. O Financial Executive Institute diz que as atribuições da Controladoria incluem (OLIVEIRA, PEREZ Jr. e SILVA, 2002): a. Estabelecer, coordenar e manter um plano para o controle das operações; b. Medir o desempenho entre os planos operacionais aprovados e os padrões, divulgar e interpretar os resultados das operações dos diversos níveis gerenciais; c. Medir e divulgar a eficiência dos negócios e a efetividade das políticas, estrutura organizacional e procedimentos implantados para que os objetivos sejam atingidos; 12 Controladoria d. Fornecer adequada proteção para os ativos da empresa; e. Avaliar a eficiência dos sistemas de controles internos; f. Gerir os custos da empresa, através de sugestões para a redução de custos; g. Acompanhar o cumprimento dos planos e objetivos traçados pela organização; h. Analisar as causas de desvios nos planos da empresa ou nos sistemas de controle interno e sugerir correção dos mesmos; i. Analisar a adequação na utilização dos recursos da empresa sejam materiais ou humanos; j. Revisar e analisar os objetivos e métodos de todas as áreas da empresa. Após a definição das principais funções da Controladoria, buscou-se identificar as áreas das empresas que estão sob sua gestão direta. A seguir são relacionadas as áreas comumente subordinadas à Controladoria, considerando a contribuição dos diversos autores: a. Contabilidade financeira: responsável pela escrituração contábil e preparação das demonstrações financeiras. b. Contabilidade gerencial: responsável pela preparação de orçamentos e relatórios gerenciais sobre o desempenho das áreas e da empresa como um todo. c. Contabilidade de custos: acompanhamento e apuração dos custos de produção. d. Gestão fiscal: responsável pelo registro, apuração e liquidação das obrigações fiscais, nos âmbitos federal, estadual e municipal. e. Gestão patrimonial: controle dos bens do ativo fixo. f. Relacionamento com terceiros:relacionamento com os auditores externos e demais órgãos externos. g. Gestão financeira: preparação e acompanhamento do fluxo de caixa, além de gerir as áreas de crédito e cobrança, suprimentos, contas a receber e a pagar. h. Gestão da tecnologia da informação: participação ativa na aquisição e/ou desenvolvimento de sistemas de informação. 13 Controladoria 2.4 Controles Internos Segundo o American Institute of Certified Public Accountants – AICPA O controle interno, no sentido amplo, compreende controles que se podem caracterizar como contábeis ou como administrativos, como segue: a) Controles contábeis compreendem o plano da organização e todos os métodos e procedimentos referentes e diretamente relacionados com a salvaguarda do ativo e fidedignidade dos registros financeiros. Geralmente compreendem controles tais como: sistemas de autorização e aprovação, separação entre tarefas relativas à manutenção de registros, elaboração de relatórios e aquelas que dizem respeito à operação ou custódia do ativo, controles físicos sobre o ativo e auditoria interna; b) Controles administrativos são os que compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos referentes, principalmente à eficiência operacional e obediência às diretrizes administrativas e que normalmente se relacionam apenas indiretamente com os registros contábeis e financeiros. Em geral, incluem controles como análises estatísticas, estudos de tempo e movimento, relatórios de desempenho, programas de treinamento de empregados e controle de qualidade”. O Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO (2005) diz que controle interno é um processo efetuado pelo conselho de administração, diretoria, gerência e outros profissionais, desenhado para promover razoável segurança de que os seguintes objetivos das empresas serão atingidos: confiabilidade das demonstrações contábeis; eficácia e eficiência das operações; e adequado cumprimento das normas e regulamentos. Diz ainda que o controle interno é composto por: a) Ambiente de controle: está relacionado com a consciência de controle da alta administração da empresa, considerando fatores como ética e integridade, além de enfatizar, para todos os profissionais da organização, a importância dos controles internos e sua preocupação em saber se os controles implantados estão sendo executados como previamente previstos. b) Análise de riscos: envolve a identificação dos fatores internos e externos às operações da empresa que, de alguma forma, poderiam afetar a realização de seus objetivos e metas. Esta avaliação de risco deve ser efetuada de forma constante e contínua e os controles internos devem ser periodicamente reavaliados de forma que possa considerar a existência de novos riscos ou riscos que não foram previamente identificados. c) Atividade de controle: são consideradas as políticas internas da empresa que asseguram que os planos definidos pela alta administração estão sendo implantados e atingidos em todos os níveis hierárquicos da organização, incluindo o sistema de tecnologia da informação. 14 Controladoria d) Informação e comunicação: relacionam-se com a produção de informações operacionais, financeiras e de conformidade com os normativos (compliance), necessárias para a administração da empresa. As informações geradas são utilizadas por usuários internos e externos e deve seguir um fluxo, que atenda a todos os níveis hierárquicos da organização. e) Monitoramento: representa o constante acompanhamento das operações e atividades regulares da empresa, decorrente do desempenho de seus profissionais. Este elemento também envolve a comunicação das deficiências identificadas ao gestor responsável pelo controle das operações. Para o adequado funcionamento do sistema de controles internos de uma empresa, faz se necessário que todos os cinco elementos estejam implantados e funcionando em relação a cada um dos objetivos do controle interno. Os objetivos do sistema de controle interno são: a proteção dos ativos das empresas; verificação da exatidão e a fidedignidade dos dados contábeis; promoção da eficiência operacional; e encorajar a adesão à política traçada pela administração. Neste mesmo sentido, Grazziotin (2002, p.13) diz que, os objetivos principais do processo de controle interno, fundamentais a qualquer negócio, podem ser caracterizados como segue: Eficiência e eficácia das operações (objetivos operacionais). Confiabilidade e integridade da informação financeira e gerencial (objetivos de informação). Aderência com leis e regulamentos aplicáveis (objetivos de compliance). Os problemas nos controles internos das empresas podem ser agrupados nas seguintes categorias: (a) entender o negócio; (b) responsabilidade; (c) segregação de funções; (d) administração de riscos; e (e) controle sobre falhas. Na administração do risco, o mesmo autor salienta que os gestores da entidade devem possuir mecanismos para assegurar que os fatores internos e externos que poderiam afetar, de alguma forma, os negócios, na busca para atingir os objetivos ou na realização das estratégias da empresa, possam ser identificados e avaliados. A Federation of European Risk Management Associations – FERMA (2005) diz que risco é a probabilidade de um evento vir a acontecer e de suas consequências. Diz ainda que “o simples fato de existir atividade, abre a possibilidade de ocorrência de eventos ou situações cujas consequências constituem oportunidade para obter vantagens (lado positivo) ou então ameaças ao sucesso (lado negativo) ”. A gestão de riscos consiste em um processo através dos quais as organizações analisam, metodicamente, os riscos inerentes às respectivas atividades, com o objetivo de atingirem 15 Controladoria uma vantagem sustentada em cada atividade individual e no conjunto de todas as atividades”. O processo de identificar, analisar e gerir os riscos é um fator crítico do sistema de controle interno. E, considerando que as mudanças no mundo dos negócios é um fator constante, o sistema de controle interno deve estar capacitado a identificar estas mudanças, bem como os gestores devem estar habilitados para tomar as ações necessárias visando responder às mudanças identificadas, principalmente através de revisões e novas adaptações no sistema existente. O processo de identificação e análise de risco deve considerar se os principais objetivos da empresa foram definidos e comunicados adequadamente; se os fatores a serem considerados na análise de riscos, tais como a significância dos riscos, a probabilidade de sua ocorrência e as ações a serem tomadas no caso de sua identificação, foram estabelecidas; se existem instrumentos para antecipar, identificar e reagir sobre as mudanças ambientais que possam vir a ter efeito na empresa, principalmente quanto ao atendimento dos objetivos e metas estabelecidos pela alta administração. Contudo, se a Controladoria e o seu sistema contábil possui mecanismos para identificar qualquer mudança nos princípios contábeis e normas de contabilidade aplicadas, bem como possui instrumentos para relacionar as mudanças ocorridas na indústria da entidade, relacionada principalmente com divulgações obrigatória s e/ou envio de informações a órgãos reguladores. Surge então a indagação sobre quais são os tipos de riscos que podem afetar as empresas. Os riscos podem ser: - externos (riscos financeiros e riscos estratégicos); - internos (riscos operacionais) às atividades da empresa. Pode-se dizer que os riscos financeiros envolvem a capacidade das empresas em liquidar suas obrigações. Riscos estratégicos relacionam-se com a sobrevivência da empresa e sua capacidade de crescimento, como a concorrência, alterações no ramo de negócios, fusões e aquisições (fatores externos) e desenvolvimento interno, seja da capacidade dos profissionais ou de novos produtos (fatores internos).A possibilidade de que os sistemas, métodos e práticas da empresa não sejam capazes de resistir à falhas humanas ou situações adversas de mercado é definido como risco operacional, o que envolve falhas no sistema de controles internos, identificação e definição de um adequado sistema de recrutamento de pessoal (fatores internos) e o cumprimento de regulamentos (fatores externos). O Comitê da Basiléia define risco operacional como “risco de perdas associadas à falhas ou inadequações relacionadas a processos internos, pessoas e sistemas, ou, ainda, a eventos externos. Inclui risco legal, mas não inclui risco de reputação ou de estratégias”. 16 Controladoria Introdução à Lei Sarbanes-Oxley (SOX) A Lei Sarbanes-Oxley (Sarbanes-Oxley Act, normalmente abreviada em SOx ou Sarbox) é uma lei dos Estados Unidos criada em 30 de julho de 2002 por iniciativa do senador Paul Sarbanes (Democrata) e do deputado Michael Oxley (Republicano). Segundo a maioria dos analistas esta lei representa a maior reforma do mercado de capitais americano desde a introdução de sua regulamentação, logo após a crise financeira de 1929. A criação desta lei foi uma consequência das fraudes e escândalos contábeis que, na época, atingiram grandes corporações nos Estados Unidos (Enron, Arthur Andersen, WorldCom, Xerox etc...), e teve como intuito tentar evitar a fuga dos investidores causada pela insegurança e perda de confiança em relação as escriturações contábeis e aos princípios de governança nas empresas. A SOx se aplica a todas as empresas, sejam elas americanas ou estrangeiras, que tenham ações registradas na SEC (Securities and Exchange Comission, o equivalente americano da CVM brasileira). Isso inclui as empresas estrangeiras que possuem programas de ADRs (American Depositary Receipts), do nível 2 ou 3, nas bolsas de valores dos EUA. Dividida em onze títulos (capítulos), com um número variável de seções cada um, totalizando 69 seções (artigos), a SOx obriga as empresas a reestruturarem processos para aumentar os controles, a segurança e a transparência na condução dos negócios, na administração financeira, nas escriturações contábeis e na gestão e divulgação das informações. Na prática define por lei e rende obrigatórias uma série de medidas que já eram consideradas, no mundo todo, como práticas de boa governança corporativa. A SOx prevê a criação, nas empresas, de mecanismos de auditoria e segurança confiáveis, definindo regras para a criação de comitês encarregados de supervisionar suas atividades e operações, formados em boa parte por membros independentes. Isso com o intuito explícito de evitar a ocorrência de fraudes e criar meios de identificá-las quando ocorrem, reduzindo os riscos nos negócios e garantindo a transparência na gestão. A SOx torna os Diretores Executivos e Diretores Financeiros explicitamente responsáveis por estabelecer e monitorar a eficácia dos controles internos em relação aos relatórios financeiros e a divulgação de informações. As empresas de auditoria e os advogados contratados ganham maior independência, mas também aumenta muito o grau de responsabilidade sobre seus atos. Também aumenta muito a regulamentação sobre as modalidades de contratação de tais serviços (auditoria, legais etc...), sobre o relacionamento entre empresa e estes prestadores de serviços e sobre os limites de atuação (serviços que podem e não podem ser prestados) e a gestão de eventuais conflitos de interesses. Para supervisionar os processos de auditoria das empresas sujeitas a SOx, foi criado o Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB ou seja Conselho de Auditores de Companhias Abertas) que tem a missão de estabelecer as normas de auditoria, controle de qualidade, ética e independência em relação aos processos de inspeção e a emissão dos relatórios de auditoria. São previstas inspeções às empresas de auditoria para obrigá-las a cumprir as regras estabelecidas e estar sempre em consonância com a SEC. Os auditores de empresas sujeitas a SOx deverão registrar-se no PCAOB. 17 Controladoria A SOx se refere de forma explícita aos GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), na versão US GAAP, para a definição de quais sejam as normas e práticas contábeis a serem aplicadas. É em andamento, sob a coordenação da SEC, um processo oficial de adoção do padrão IFRS (International Financial Reporting Standards), de influência europeia e administrado pelo IASB (International Accounting Standards Board), no lugar do US GAAP, que deverá se concluir até 2016. Outra legislação relevante e explicitamente mencionada na SOx é o Securities Exchange Act de 1934. As penalidades pelo descumprimento da SOx, em relação a integridade e fidedignidade das demonstrações financeiras e a certificação de demonstrativos em desacordo com a lei, são uma multa de até USD 1.000.000 e/ou a reclusão por até 10 anos. Quando o descumprimento da lei for intencional (normalmente com finalidades fraudulentas) a multa aumenta para até USD 5.000.000 e a reclusão pode chegar a 20 anos. Os principais artigos da SOx (divididos por categoria) são os seguintes: PCAOB: • Artigo 101: Cria o Public Company Accounting Oversight Board. • Artigo 102: Trata da organização do PCAOB e de suas atribuições. • Artigo 103: Define regras e padrões de auditoria, controle de qualidade e independência. • Artigo 104: Determina que o PCAOB crie um programa permanente de inspeção nas empresas de auditoria registradas na SEC. • Artigo 109: Define o financiamento e taxas de funcionamento do PCAOB. Independência do auditor: • Artigo 201: Define serviços que são proibidos para os auditores dentro das companhias que auditam. • Artigo 202: Determina a necessidade da aprovação prévia do comitê de auditoria para qualquer outro serviço prestado pelos auditores independentes da companhia. • Artigo 203: Determina a rotatividade a cada 5 anos do sócio responsável por cada cliente, em empresa de auditoria. • Artigo 204: Cria regras para comunicação entre os auditores contratados e o comitê de auditoria da companhia. Responsabilidades da empresa: • Artigo 301: Define as funções atribuídas e nível de independência do comitê de auditoria em relação à direção da empresa. • Artigo 302: Determina a responsabilidade dos diretores das empresas, que devem assinar os relatórios certificando que as demonstrações e outras informações financeiras incluídas no relatório do período, apresentam todos os fatos materiais e que não contém nenhuma declaração falsa ou que fatos materiais tenham sido omitidos. Também devem declarar que divulgaram todas e quaisquer deficiências significativas de controles, insuficiências materiais e atos de fraude ao seu Comitê de Auditoria. • Artigo 303: Proíbe a conduta imprópria de auditor por influência fraudulenta, coação ou manipulação, não importando se intencional ou por negligência. Proíbe diretores e funcionários da empresa de tomar qualquer medida para influenciar os auditores. • Artigo 305: Define as responsabilidades e penalidades a cargo dos diretores da empresa. 18 Controladoria • Artigo 307: Cria regras de responsabilidade para advogados obrigando-os a relatar evidências de violação importante da companhia para a qual prestam serviços, devendo reportar-se ao comitê de auditoria, se não forem ouvidos pela diretoria. Aprimoramento das divulgações financeiras: • Artigo 401: Obriga a divulgação das informações trimestrais e anuais sobre todo fato material não relacionado com o balanço, patrimonial, tais como: transações, acordos, obrigações realizadas com entidades não consolidadas, contingências e outras. Também exige a divulgação de informações financeiras não relacionadas com as normas geralmente aceitas (de acordo com o GAAP). • Artigo 402: Obriga a divulgação das principais transações envolvendo a diretoria e os principais acionistas da companhia. Nenhum diretor ou funcionário graduado de companhia aberta poderáreceber, direta ou indiretamente, empréstimos em companhia aberta. • Artigo 404: Determina uma avaliação anual dos controles e procedimentos internos para a emissão de relatórios financeiros. Além disso, o auditor independente deve emitir um relatório distinto que ateste a asserção da administração sobre a eficácia dos controles internos e dos procedimentos executados para a emissão dos relatórios financeiros. • Artigo 406: Define o Código de ética para os administradores, alta gerência e gerência. • Artigo 409: Obriga a divulgação imediata e atual de informações adicionais relativas a mudanças importantes na situação financeiras ou nas operações da companhia. Responsabilidade por fraude corporativa ou criminal: • Artigo 802: Define as penalidades criminais por alteração / destruição / falsificação de documentos a serem utilizados nas vistorias da SEC. • Artigo 806: Cria os meios de proteção aos funcionários de empresas de capital aberto que denunciarem fraude na companhia em que trabalham. • Artigo 807: Define as penalidades criminais por prejudicar acionistas minoritários de empresas de capital aberto com informações inverídicas. Aumento das penalidades para crimes de colarinho branco: • Artigo 906: Aumenta a responsabilidade da diretoria sobre as demonstrações financeiras e define as penalidades para as infrações. 19 Controladoria 2.5 Estrutura Básica de um Sistema de Custos Por Júlio César Zanluca Na estrutura básica de um sistema de custeamento, são reconhecidos os seguintes elementos: • sistema de custeio; • modalidade de custeio. Sistemas de Custeio Uma vez definido o sistema de acumulação de custos a ser utilizado pela empresa, passa- se à escolha do sistema de custeio a ser adotado. Essa escolha já não depende do sistema produtivo da empresa e sim, principalmente, do tipo de informação e de controle que a gerência pretende obter a partir do sistema de custeio a ser implantado. Os sistemas de custeio diferenciam-se entre si pela natureza dos dados contábeis utilizados - históricos ou predeterminados. Assim, são dois os sistemas de custeio: I - sistema de custeio baseado em dados reais, atuais ou históricos; e II - sistema de custeio baseado em dados estimados ou predeterminados. Sistema de custeio histórico O sistema de custeio baseado em custos históricos ou atuais pode ser definido como um sistema no qual os custos são registrados tais como ocorrem. Em consequência disso, nesse sistema, os custos só são determinados após o término da fabricação do produto ou da prestação do serviço da empresa. Sob esse sistema, o produto é debitado pelo custo atual do material usado, da mão-de- obra aplicada e por uma estimativa dos gastos gerais de fabricação. Dessa forma, o sistema de custo atual ou histórico contém, no que respeita aos gastos gerais de fabricação, um elemento do custo predeterminado. Obviamente, o sistema baseado em custos históricos pode ser usado tanto em um ambiente de acumulação de custos por ordem de produção como em um ambiente de acumulação de custos por processo de fabricação em série. De um modo geral, as seguintes limitações afetam a utilização do custo histórico: o custo histórico pode não ser um custo típico, podendo, mesmo, em alguns casos, ser qualificado como um custo acidental; devido ao prazo requerido para apuração dos custos históricos e para elaboração dos demonstrativos neles baseados, a sua eficácia gerencial é muito limitada; sob um sistema exclusivo de custo histórico, não existe medida de comparação 20 Controladoria para julgamento imediato do desempenho da empresa. A gerência fica sabendo, apenas, se o custo mais recentemente apurado foi maior ou menor do que aquele verificado em período anterior, mas não disporá de elementos de comparação para poder determinar as operações, os fatores de produção ou as causas das variações constatadas. Sistema de custeio predeterminado Como o próprio nome indica, custos predeterminados são custos estabelecidos com antecedência sobre as operações de produção. Assim, em um sistema de custeio baseado em custos predeterminados, tanto o material como a mão-de-obra e os gastos gerais de fabricação são contabilizados com base em preços, usos e volumes previstos. Os custos predeterminados são usados quando a gerência está interessada, primeiramente, em conhecer quais deveriam ser os seus custos, para depois compará-los com os custos reais. Dentro do sistema de custos predeterminados, contas de variações são usadas para contabilização das diferenças (a mais ou a menos), resultantes da comparação entre o custo realmente incorrido e o respectivo custo predeterminado. Os custos predeterminados podem ser estimados com base na "melhor informação disponível no momento" da sua fixação, ou podem ser "padrões" resultantes de um meticuloso estudo de engenharia. Os custos predeterminados, sejam estimados ou padrões, apresentam as seguintes principais vantagens e desvantagens: • tornam possível a aplicação do chamado princípio de exceção, que significa que a gerência passa a centralizar a sua atenção nos casos de variações significativas (para mais ou para menos) entre custos predeterminados e custos reais; • são importantes como incentivos aos trabalhadores, supervisores e executivos que passam a contar com um padrão de medida do seu desempenho; (inclusive, por exemplo, para avaliação objetiva de resultados em Plano de Participação nos Resultados da Empresa - Lei 10.101/2000). • permitem uma melhor formulação das políticas de preço e de produção da empresa; são medidas unitárias estáveis, das quais a administração pode servir-se para medir a eficiência das operações durante diferentes períodos de tempo; a principal desvantagem dos custos predeterminados refere-se ao trabalho e ao tempo requeridos para sua definição, notadamente quando se tratar da fixação de padrões. 21 Controladoria Modalidades de Custeio A terceira etapa na estruturação de um sistema de custos refere-se à modalidade de custeio a ser utilizada. A diferença entre as modalidades de custeio relaciona-se com o grau de variabilidade dos gastos apropriados aos produtos ou serviços produzidos pela empresa. Há duas modalidades de custeio: i. modalidade de custeio por absorção; e ii. modalidade de custeio variável ou direto. Ambas as modalidades podem ser utilizadas tanto em um sistema de custeio histórico como em um sistema de custeio predeterminado. Modalidade de custeio por absorção Quando, ao custear-se os produtos fabricados pela empresa, são atribuídos a esses produtos, além dos seus gastos variáveis, também os gastos fixos, diz-se que se está usando a modalidade de custeio por absorção. Esta atribuição de gastos fixos, entretanto, implica, naturalmente, a utilização de rateios. E nisso reside a principal falha do custeio por absorção como instrumento de controle. Por mais objetivos que pretendam ser os critérios de rateio, eles sempre apresentarão um forte componente arbitrário, que distorce os resultados apurados por produto e dificulta (quando não impede) as decisões da gerência com relação a assuntos de vital importância para a empresa, como, por exemplo, a determinação de preços de venda ou a descontinuação da fabricação de produtos deficitários. Para fins fiscais (Imposto de Renda), é obrigatório a utilização do custeio por absorção. Modalidade de custeio variável Em oposição à modalidade de custeio por absorção, o custeio variável ou direto toma em consideração, para custeamento dos produtos da empresa, apenas os gastos variáveis. Com isso, elimina-se a necessidade de rateios e, consequentemente, as distorções deles decorrentes. Assim, essa modalidade de custeio apresenta, sobre a modalidade anterior, significativas vantagens no que respeita à apuração dos resultados financeiros gerados pelos diferentes produtos da empresa e às decisões gerencias.22 Controladoria Entretanto, a grande falha deste sistema, é que não é aceito, perante a legislação do Imposto de Renda. Portanto, a empresa que desejar adotá-lo, deverá fazê-lo mediante controles e relatórios distintos, em complemento à informação contábil. Método de Custeio Baseado em Atividades: Custeio ABC Adaptado de G. C. de Araújo e Roberto P. Silva Os sistemas tradicionais de custeio partem da hipótese de que produtos e serviços fabricados nas empresas consomem recursos gerando os custos, entretanto, há muito mais do que isso, as atividades da empresa também consomem recursos pagos por essa produção, devendo ser consideradas nessa composição. Os custos indiretos têm aumentado significativamente nas últimas décadas, devido a maior flexibilidade da produção, que necessita de uma maior estrutura das atividades de apoio; a realidade dos negócios contempla questões como a estabilidade, funcionários e departamentos específicos que são fatores que elevam os custos indiretos da fabricação. Hoje são necessários aprimoramentos contínuos e integração multifuncional, com o intuito de oferecer respostas mais rápidas e ágeis aos clientes e a esse novo mercado. A competitividade, a concorrência e a globalização ditam as normas, as organizações que queiram sobreviver no mercado precisam se mostrar alertas e atuantes neste sentido, mesmo que se aumente os custos indiretos, é preciso ser dinâmica e apresentar bons resultados. O novo ambiente em que as organizações estão inseridas e a competição global, juntamente com as inovações tecnológicas, vêm transformando o mundo dos negócios e estão a exigir novas formas de utilização das informações financeiras e não financeiras na gestão delas, com uma exigência maior de informações relevantes, principalmente de custos e desempenho, com objetivo de apoiar o processo de decisão. Por isso, as organizações devem usar sistemas aperfeiçoados de gestão (Zanetti citando Kaplan e Cooper, 2003, p.1). Desta forma, o Custeio ABC, auxilia a compreensão, a mudança e o crescimento organizacional, pois se trata do mais avançado em termos de lógica dos critérios de alocação dos custos indiretos e mais um dos mais vinculados à realidade produtiva atual, enquanto ferramenta. Embora haja indícios de que o Custeio ABC tenha origem em trabalhos desenvolvidos na General Electric, na década de 60 nos Estados Unidos, somente com a intensificação da competição global, por volta da década de 80, quando as empresas despertaram para a nova realidade (satisfação dos clientes, treinamento, qualidade e etc.) e as novas tecnologias avançadas de produção e filosofia de gestão empresarial, o ABC, cujo propósito é de suprir essas necessidades sobre esses processos. Em outras palavras o objetivo do Custeio ABC é suprir a necessidade de informações precisas sobre o custo da necessidade de recursos de produtos, serviços, e canais específicos. 23 Controladoria O Custeio ABC, possibilita um cálculo mais acurado do custo dos produtos individuais. Sua principal vantagem é o fato que pode ser usado como uma ferramenta gerencial que estimula e suporta a melhoria contínua dos processos, da qualidade, dos parâmetros de desempenho da empresa e das próprias pessoas, pois focaliza os possíveis problemas ou oportunidades de melhora. Sua mais séria restrição é a dificuldade imposta à sua implantação pela carência e pelo custo das informações necessárias para o ABC. Porém com as novas tecnologias como os coletores eletrônicos de dados e os Sistemas Integrados de Administração Empresarial (ERP) e uma série de inovações a perspectiva é que o uso do ABC se amplie, principalmente nos mercados competitivos onde o conhecimento dos custos e de onde eles ocorrem é uma questão de sobrevivência. Dimensão de controle físico- financeira A dimensão de controle físico-financeira pode ser definida como aquela voltada para o registro e o controle de todos os eventos que tenham repercussão econômica para uma organização. É a esfera administrativa onde deve ser possível obter-se explicações detalhadas sobre qualquer dado ou fato que justifique o resultado econômico decorrente da utilização de um determinado recurso da empresa, tanto em nível global como em nível de área de responsabilidade. Conceitua-se essa dimensão de controle como aquela que supre as atividades operacionais com o nível de informação necessário para a irrigação da ação decisorial através de informações oportunas, completas e precisas que induzam à reflexão necessária para a obtenção de resultados otimizados. Essa dimensão tem como característica o registro de cada transação econômica realizada na empresa. Compõe-se de sistemas de controle que cumprem funções mais amplas do que o simples armazenamento de dados: são as fontes das informações que permitem o rastreamento dos consumos dos recursos usados na operação e dos resultados decorrentes e, também, o suprimento dos gestores com as informações necessárias para o processo decisório. Os atributos dessa dimensão de controle a tornam uma peça-chave para a manutenção da segurança dos ativos da empresa para a explicação e divulgação de seus resultados econômicos a todos aqueles por ela interessados. Por essa razão, pode-se considerá-la uma das bases para o alcance das melhores práticas de governança corporativa e, se apropriadamente conservada, como um dos fatores que possibilitam a redução de conflitos entre principal e agentes. São vários os sistemas componentes da dimensão de controle físico-financeira. Entre eles, os principais são os sistemas de controle contábil, de custos, de ativos fixos, de recursos humanos, de estoques e outros. Esse estudo, entretanto, abordará apenas parte deles, isto é, tratará daqueles que permitem uma melhor compreensão e caracterização da dimensão de controle físico- financeira. 24 Controladoria Saliente-se que os sistemas da dimensão físico- financeira são alimentados pela ação humana, o que não permite afirmar que sejam infalíveis. Falhas em sua alimentação e manutenção ou erros intencionais podem comprometer a qualidade das informações que geram. A segurança e a confiabilidade dessas informações dependem da robustez e eficácia de uma outra dimensão de controle, a prescritiva, sobre a qual se desenvolverão comentários em seção específica desse trabalho. Controle contábil A contabilidade é um sistema de informação e avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade-objeto de contabilização (CVM, 2004). O objetivo principal da contabilidade é a divulgação de informações que se destinam a “apoiar os acionistas e outros indivíduos na tomada de decisões financeiras, ajudando-os a predizer os fluxos de caixa da empresa”, como prover seus gestores a tomarem as decisões operacionais, fomentando, dessa forma, a eficácia e a continuidade da organização. Para desempenhar adequadamente tal tarefa, a contabilidade está alicerçada em bases conceituais que visam dar consistência às informações, permitindo o apropriado julgamento sobre o resultado das operações da empresa. Essas bases são compreendidas em postulados, princípios contábeis propriamente ditos e convenções, que foram aprovadas pela CVM através da Deliberação nº 29/86. O sistema contábil é considerado um elemento importante da estrutura do controle interno da empresa, assim como sua apropriada manutenção é um dos principais focos da controladoria. O sistema contábil eficaz compreende os princípios, métodos e procedimentos, assim como também registros que visam: • identificar corretamente e registrar todas as transações válidas; • descrever as transações pontualmente e com detalhes suficientes para permitir sua adequada classificação para a geração de informações financeiras; • determinar o período de tempo para que ocorram as transações, medir de maneiraque permita registrá-las em seu adequado período contábil; • medir o valor da transação de um modo que permita registrar o exato valor monetário nas demonstrações contábeis; • permitir adequada apresentação das transações e em nível de detalhe requerido nas demonstrações contábeis. 25 Controladoria O sistema contábil é suprido com dados gerados por todas as áreas. Ele possui a função de transformá-los em informações econômicas capazes de proporcionar à área de controladoria os meios para avaliar a qualidade dos resultados econômicos gerados pela gestão da empresa, instrumentalizando o responsável por essa área com os meios que lhe permitam manter os gestores informados sobre sua performance em relação àquela esperada. Por essa razão, entre outras, o sistema contábil converte-se em um dos principais meios de que a área de controladoria dispõe para direcionar a administração aos rumos que os proprietários da empresa, ou seus representantes, esperam para o empreendimento. Controle de custos O sistema de mensuração e controle de custos caracteriza-se pela capacidade que têm de fornecer informações úteis para a tomada de decisões, abrangendo o planejamento do uso dos recursos por elas demandados e o controle dos meios segundo os quais eles são utilizados. Constituem-se, dessa forma, em um importante instrumento gerencial para a promoção da competitividade da empresa em relação a seus concorrentes. Leone (2000) considera a contabilidade de custos um centro processador de informações, que recebe dados, acumula-os de forma organizada, analisa-os e interpreta-os, produzindo informações para os diversos níveis gerenciais. O citado autor complementa que as atividades consumidoras de recursos, com o fito de obtenção de receitas, são os níveis gerenciais que tanto geram como recebem informações sobre os custos dos bens produzidos pela organização, alimentando, como um ciclo, a dimensão de controle físico-financeira, na forma como definida nessa pesquisa. Assim, somas e às funções da contabilidade de custos, além da responsabilidade por controlar o consumo dos recursos demandados pela produção, o papel de prover os gestores com informações que os levem ao julgamento adequado sobre as forma s apropriadas de utilização dos mencionados recursos, no sentido de permitir à gestão da empresa conduzi- la aos resultados desejados. Ou seja, orienta o gestor em sua busca pela otimização do resultado, priorizando, dessa forma, os interesses dos proprietários no que se refere a seu encontro com os resultados que eles esperam auferir com o empreendimento. Nesse contexto, são várias as informações providas pela contabilidade de custos, visando facilitar as decisões operacionais. Entre outras, podem-se mencionar aquelas relacionadas à margem de contribuição dos produtos, ao ponto de equilíbrio, à alavancagem operacional. Além desses indicadores, é possível identificar outros que auxiliam o gestor na melhor condução de suas atividades ou em sua rotina de tomar decisões. Os objetivos visados pelos sistemas de controle de custos podem variar de uma empresa para outra. Roehl-Anderson e Bragg (1996) destacam entre os principais: o controle dos custos, o planejamento e a melhoria da produtividade na produção, a determinação dos valores dos estoques e o estabelecimento dos preços de venda. Acrescente-se que tais objetivos têm focos que permitem o uso das informações sob duas diferentes perspectivas: facilitar a tomada de decisões e controlar o consumo do recurso ocorrido a partir delas. 26 Controladoria Enfatize-se que a segunda perspectiva inclui a possibilidade de monitoramento da ação decisorial quanto à manipulação dos ativos da empresa e, consequentemente, de fortalecimento da transparência dos atos administrativos, tonificando, assim, os desejáveis mecanismos de governança corporativa. A contabilidade de custos pode ser considerada um sistema ou um centro de processamento, pois, como tal, se abastece com dados que são os seus inputs, transformando-os em produtos, que são informações úteis para o processo decisório ou para o controle operacional. Se adequadamente formatados e mantidos, podem converter-se numa fonte que permite a detecção das decisões ou atividades que agregam valor ao resultado da organização ou que o corroem. Na empresa, as áreas geradoras de tais dados e consumidoras das informações decorrentes são as mesmas, destacando-se as áreas de vendas, de marketing, de pesquisa e desenvolvimento, de produção, de compras e de recursos humanos. O controle de custos, independentemente das técnicas utilizadas para tal, pode se transformar em fator diferenciador da empresa em relação a seus concorrentes. Porter (1986), quando discorre sobre as vantagens competitivas de uma empresa, aponta a liderança do mercado em função da gestão dos custos como uma delas. Entretanto, talvez a principal função desse elemento da dimensão físico- financeira de controle, o controle de custos, seja monitorar a ação gerencial, o que faz através da mensuração de resultados e da avaliação do desempenho dos gestores responsáveis por sua materialização, sendo isso possível a partir da comparação entre o resultado esperado, estabelecido no planejamento operacional, e aquele que de fato se realizou, ou que expressa o produto das ações e decisões dos gestores. Esse monitoramento é realizado pela área de controladoria, que tem como uma de suas funções assegurar que cada recurso consumido em uma decisão convirja para objetivos da organização, isto é, que atenda às expectativas de seus proprietários ou da alta administração que os representa. Controle de ativos fixos O controle de ativos fixos engloba os ativos fixos, tais como: edifícios, móveis, máquinas, veículos etc., e em alguns casos bens de natureza intangível, como patentes e marcas. A composição do ativo varia de negócio para negócio, dependendo do segmento de mercado em que a empresa atua. Entretanto, os bens imobilizados constituem a estrutura básica de toda atividade empresarial e o êxito em seu controle é vital para o desenvolvimento da empresa, tanto a curto como a longo prazo (TUNG, 1993). Essa afirmação se justifica considerando que os ativos fixos representam “os potenciais de fluxos de serviços ou direitos a benefícios futuros sob o controle de uma organização” 27 Controladoria As empresas possuem, normalmente, grande quantidade de bens imobilizados, sendo por isso relevante o uso de um sistema informatizado como apoio para o registro individual desses ativos, para facilitar o controle físico e escritural dos itens a ele pertencentes, além de permitir sua adequada valorização contábil e seu controle fiscal e gerencial. Destaque- se que a manutenção de tal sistema faz parte do escopo de atividades da área de controladoria, que tem como incumbência o controle, a análise dos relatórios relativos ao imobilizado e a comunicação à administração do resultado dessa análise. A área de controladoria tem responsabilidades definidas sobre a salvaguarda dos ativos em geral e dos imobilizados em particular desde a elaboração do plano de investimentos, determinantes para suas aquisições, através da análise dos retornos que deles se espera, até suas aquisições e disponibilização aos usuários que os manusearão, incluindo nessa tarefa o monitoramento permanente da existência física do ativo, bem como de suas condições de uso e de venda. A controladoria deve estar consciente dos distintos tipos de controle, que devem estar interconectados para criar um sistema que salvaguarde suficientemente os ativos da empresa: controles contábeis, administrativos e operacionais. Os controles contábeis definem-se como o modelo organizativo e todos os métodos e procedimentos relacionados à proteção dos ativos. Geralmente incluem: os sistemas de autorização e aprovação para aquisição e venda, ou ainda para uso, a segregação da informação contábil, a identificaçãodos responsáveis pela custódia ou guarda e os controles físicos propriamente ditos. Estes são os controles sobre os quais atua tradicionalmente a área de controladoria. O controle administrativo compreende os métodos e procedimentos que se relacionam com a eficiência operacional e a adesão às normas administrativas, que usualmente convergem indiretamente para os registros contábeis. Entre eles figuram a análise estatística, os estudos de tempo e movimento, os informes sobre o rendimento, os programas de formação de empregados e o controle de qualidade. O controle operacional corresponde ao estabelecimento das normas e diretrizes básicas mediante as quais deve ocorrer o uso dos ativos. 28 Controladoria ESTUDO DE CASO 1 – CONTROLADORIA FGV A empresa GFCA é uma loja com 3 linhas de produtos: Tapeçaria, Móveis e Eletrodomésticos. Na reunião da diretoria do ano recém encerrado, o Diretor de Produção sugeriu em acabar com a linha de produto Móveis, dado que seu resultado não foi satisfatório. Os demonstrativos de resultados de cada produto, para o período em discussão, são apresentados a seguir (os resultados são em milhares de reais). ITENS TAPEÇARIA MÓVEIS ELETROD. TOTAL Receita 1.000 3.000 2.000 6.000 Custos e Impostos 500 2.100 1.200 3.800 Margem de Contribuição 500 900 800 2.200 Despesas Fixas 255 1.020 425 1.700 Lucro Operacional 245 (120) 375 500 O presidente apresentava-se confuso sobre o problema em eliminar a linha de produto que deu origem a empresa. Estava, também, sem compreender claramente o significado dos valores apresentados. Portanto, solicitou ao Sr. Real, o Diretor Financeiro da empresa, uma exposição detalhada das contas acima. Sr. Real explicou que os custos e impostos referem-se aos custos dos produtos vendidos, mais os impostos indiretos sobre as respectivas vendas, como ICMS, etc. As despesas fixas, totalizando $1.700.000, foram rateadas aos produtos de acordo com a área ocupada por cada linha de produto na loja. Tapeçaria ocupa 15% da área da loja; Móveis, 60%; e Eletrodomésticos, 25%. A discriminação das contas que compõem as despesas fixas são: ITENS VALOR $ Despesas com pessoal da linha de tapeçarias 70.000 Despesas com pessoal da linha de móveis 150.000 Despesas com pessoal da linha de eletrodomésticos 120.000 Despesas com pessoal da administração geral (diretores, etc.) 70.000 Propaganda com a linha tapeçarias 30.000 Propaganda com a linha móveis 150.000 Propaganda com a linha eletrodomésticos 80.000 Propaganda institucional 10.000 Aluguel da loja 600.000 Segurança 20.000 Força e luz 300.000 Imposto predial 100.000 Despesas Fixas: Total 1.700.000 Retirando os móveis as despesas fixas diminuirão 35.000. O presidente, sabendo sua competência como Controller, o contratou para aconselhar a diretoria se retira ou não o produto de linha. 29 Controladoria ESTUDO DE CASO 2 - CONTROLADORIA Diversificando seu ramo de atividade, recentemente o Grupo "Nazaré" adquiriu uma pequena indústria de móveis escolares. De posse da estrutura de custos recebida solicita à Controladoria que elabore uma análise sobre o negócio. Despesas de Publicidade e Propaganda 1.500,00 Salário dos 12 funcionários da Prod.MOD 10.800,00 Salários dos Funcionários da ADM 8.000,00 Depreciação da fábrica 800,00 Aluguel do galpão da fábrica 1.000,00 Material de escritório consumido na ADM. 150,00 Salário do supervisor da fábrica MOI 3.000,00 Energia elétrica da fábrica 450,00 Fretes sobre entrega da matéria-prima 400,00 Matéria-prima consumida 25.000,00 Fretes sobre vendas 2.550,00 Comissões de vendedores 4.250,00 IPTU da fábrica 200,00 Despesas financeiras 1.000,00 TOTAL GERAL DOS GASTOS 59.100,00 Outras informações: *A empresa produz dois tipos de móveis: Cadeiras escolares e Carteiras (mesa) escolares. *No mês foram produzidas 400 conjuntos de Cadeiras e Carteiras.(400 unidades de cada.) *No início do mês, a entidade apresentava um estoque inicial de 45 cadeiras (R$1.028,00) e 45 carteiras (R$ 3.102,50). *Restou no estoque apenas 6 peças de cada produto. Impostos de 18% s/faturamento. Com base nas informações fornecidas, pede-se: 1 - Organizar um plano: a) Apropriando os custos aos produtos fabricados pela empresa. Considerar que 80% da Matéria-Prima total utilizada foi destinada à produção de Carteiras e 20% na produção de Cadeiras. b) No caso da Mão-de-Obra Direta, sabe-se que 8 operários dedicam-se, exclusivamente, à produção de Carteiras e 4 na produção de Cadeiras. Os operários têm o mesmo salário. c) Apropriando os Custos Indiretos de Fabricação proporcionalmente à matéria-prima utilizada na fabricação dos dois produtos. d) A empresa utiliza o método de avaliação de estoques PREÇO MÉDIO (CUSTO MÉDIO PONDERADO). e) Calcular o preço – Considerar o custo unitário do mês. Dados para cálculo do preço: - Impostos sobre o faturamento = 18% ; Despesas de entrega = 3% ; Comissão de vendedores = 5% - Lucro desejado = 25% 30 Controladoria 2 - Calcular o resultado previsto da empresa no período, demonstrando: a) A Receita Bruta de Vendas b) O Custo das Mercadorias Vendidas c) O Lucro Líquido do Mês d) Qual o produto mais rentável 3 – A empresa projeta para o mês seguinte um Custo Fixo Total de R$ 72.000,00. Não pretende mexer na estrutura de custos unitários e preços. As cadeiras representarão 60% do Mix e as carteiras 40%. Qual o ponto de equilíbrio do Mix dos produtos? 31 Controladoria Estudo de caso 3 32 Controladoria Estudo de caso 4 - Controladoria – Fundação Getúlio Vargas A empresa Perfume de Mulher é uma empresa de varejo no mercado de perfumes e fragrâncias que nos últimos meses vem tendo problemas no seu planejamento financeiro. Os executivos pedem que o Departamento de Controladoria analise o fluxo de caixa da empresa para os próximos 3 trimestres de forma a detectar quaisquer problemas para os quais eles possam, de imediato, pró-agir. No processo de análise foram projetadas as despesas e as receitas para o período: Meses Vendas de Mercadorias Despesas com Pessoal Aluguéis Compra de MP Venda de Veículos Usados Despesas Adminis- trativas Despesas com Impostos Compra Material de Consumo Compra de Equipa- mento Outubro 10.000,00 2.000,00 500,00 3.000,00 - 700,00 1.700,00 1.000,00 - Novembro 12.000,00 2.500,00 500,00 5.000,00 - 750,00 2.040,00 1.100,00 - Dezembro 15.000,00 3.000,00 500,00 4.000,00 3.000,00 800,00 2.550,00 1.200,00 - Janeiro 8.000,00 3.000,00 875,00 3.600,00 3.000,00 900,00 1.360,00 1.000,00 5.000,00 Fevereiro 7.000,00 2.500,00 875,00 2.000,00 3.000,00 1.000,00 1.190,00 1.200,00 5.000,00 Março 10.000,00 3.000,00 875,00 3.000,00 3.000,00 1.000,00 1.700,00 1.100,00 - Abril 15.000,00 3.500,00 875,00 4.000,00 3.000,00 1.200,00 2.550,00 1.050,00 - Maio 20.000,00 4.000,00 875,00 5.000,00 - 1.100,00 3.400,00 1.250,00 - Junho 25.000,00 4.000,00 875,00 5.000,00 - 1.300,00 4.250,00 1.300,00 - MP - Matéria Prima INFORMAÇÕES ADICIONAIS: 1) A política de vendas da empresa, para os próximos meses foi definida da seguinte forma: 20% a vista, sendo o saldo devedor pago da seguinte forma (fora o mês): 50% com prazo de recebimento de 30 dias; 20% com prazo de recebimento de 60 dias; 30% com prazo de recebimento de 90 dias; 2) Os Salários e os respectivos encargos sociais são pagos no último dia do mês; 3) As despesas com vendas correspondem a 10% das vendas ocorridas no mês, sendo pagas no mês seguinte; 4) As compras de matéria-prima são pagas da seguinte forma: 10% no mês da aquisição e o saldo restante em 4 parcelas iguais e mensais, fora o mês da compra; 5) Todas as demais contas serão pagas e recebidas no respectivo mês de competência; 6) O saldo inicial do caixa
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