Manual_de_Operacao_FS99999_001C_Alcadas_SC_PC

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Manual de Operação
	FÁBRICA DE SOFTWARE – TOTVS CASCAVEL
	Pacote:
	ALÇADAS – SOLICITAÇÃO DE COMPRAS / PEDIDO DE COMPRAS
	Produto:
	Microsiga Protheus 12
	Data da Publicação:
	SETEMBRO/2014
	Última Revisão:
	20/09/2018
	Projeto:
	FS99999_001C
1. OBJETIVO E VANTAGENS
Este produto tem por objetivo otimizar o processo de Controle de Alçadas para o departamento de Compras, contemplando os seguintes processos:
1) Solicitação de Compras (MATA110)
2) Gera Cotações (MATA130)
3) Analisa Cotações (MATA160)
4) Pedido de Compras (MATA120)
5) Documento de Entrada (MATA103)
6) Aprovação/Rejeição de Solicitação de Compra - via Workflow
7) Aprovação/Rejeição de Pedido de Compra - via Workflow
8) Consulta Status de Aprovação da SC e PC em alçadas
· CONTROLE DE APROVAÇÃO TRATA-SE POR DOCUMENTO E NÃO POR ITENS DE DOCUMENTO.
Esta automação utiliza o processo de Workflow via link para aprovação ou rejeição de documentos que estão em processo de alçadas.
A Liberação de Alçadas considera sempre por Documento e não por item, ou seja, no caso do documento ter e itens (solicitação de compra, pedido de compra, etc.) não terá liberação por item e sim o documento todo.
Este manual tem como objetivo auxiliar na utilização das novas funcionalidades disponibilizadas pelo Pacote.
Parâmetros de ativação dos processos:
	Parâmetro
	Descrição
	Conteúdo
	MV_X001000
	Habilita ADD-ON de Alçadas com Link de aprovação
	.T.
	MV_X001002
	Ativa o controle de alçadas para Solicitação de Compras
	.T.
	MV_X001003
	Ativa o controle de alçadas para Pedido de Compras
	.T.
	MV_X001011
	Ativa a liberacao de Tit. a Pagar automática se o parâmetro MV_CTLIPAG estiver habilidato. 
	3
	MV_X001012
	De acordo com parametro MV_X001011 (1), verifica para quais aprovadores será realizada a liberação automática do Contas a Pagar.
	
2. FLUXO DO PROCESSO:
2.1 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS
2.2 PEDIDO DE COMPRAS
	Processo padrão
	Processo customizado
3. CADASTROS
3.1 DESTINATÁRIOS PROCESSOS DE WORKFLOW
Esta rotina tem por objetivo cadastrados processos de Workflow customizados para definição dos e-mails destinatários de cada processo.
Este cadastro é para uso geral podendo ser vinculado à customizações específicas que envolvem geração de Workflow.
No caso deste pacote de Alçadas, é necessário cadastrar os seguintes processos:
	Função
	Descrição
	E-mails destino
	W001C02
	AVISO SOLICITACAO DE COMPRA (APROVADA/REJEITADA)
	
	W001C04
	AVISO PEDIDO DE COMPRA (APROVADO/REJEITADO)
	
FUNÇÃO: informe o nome da rotina customizada de Workflow.
DESCRIÇÃO: informe uma descrição para identificação do Workflow.
DESTINATÁRIOS: informe os e-mails dos destinatários para envio do Workflow; para informar vários e-mails separe com “;”.
3.2 REGRAS DE ALÇADAS
Esta rotina tem por objetivo cadastraras regras dos processos em controle de alçadas, utilizado para definir as regras de bloqueio dos documentos e os usuários aprovadores de cada processo.
OBS: os usuários envolvidos no processo (solicitantes, aprovadores) devem estar cadastrados como usuários do ERP no módulo Configurador e devem possuir e-mail.
Será apresentada tela de Browse contendo as regras já criadas.
Existem três tipos de liberação das regras:
Liberação por Nível
Utilizado para definir regras de liberação por nível de hierarquia, ou seja, uma regra pode exigir a liberação de três usuários que estão em níveis de hierarquia diferentes, por exemplo:
	Seq.
	Tp. Liber.
	Nível
	Usuário
	Cargo/Departamento
	01
	Nível
	01
	APROVADOR 01
	Gerente de T.I.
	02
	Nível
	02
	APROVADOR 02
	Gerente de Compras
	03
	Nível
	03
	APROVADOR 03
	Diretor 1
	04
	Nível
	03
	APROVADOR 04
	Diretor 2
O controle de alçadas vai executar a primeira regra e enviar um workflow de aprovação para os usuários aprovadores do Nível 01, neste caso usuário “APROVADOR 01”. Após o mesmo aprovar o documento, será executada a segunda regra que enviará um workflow de aprovação para os usuários do Nível 02, “APROVADOR 02”. Após este aprovar, será executada a terceira regra que enviará um workflow para os dois usuários do Nível 03.Neste caso qualquer um deles pode aprovar o documento, pois estão no mesmo nível.
Somente após o último nível ter sido aprovado é que o documento em questão será liberado pelo controle de alçadas.
Caso algum usuário rejeite o documento, em qualquer nível, as regras seguintes não serão executadas e o documento ficará com Status “rejeitado”.
Liberação por Usuário
Utilizado para definir regras de liberação por usuário um ou mais usuários, sem considerar níveis de hierarquia. Exemplo:
	Seq.
	Tp. Liber.
	Nível
	Usuário
	Cargo/Departamento
	01
	Usuário
	-
	APROVADOR 01
	Gerente de T.I.
	02
	Usuário
	-
	APROVADOR 02
	Gerente de Compras
	03
	Usuário
	-
	APROVADOR 03
	Diretor 1
O controle de alçadas vai executar sequencialmente cada regra acima e exigir a aprovação de todos os usuários definidos.
Liberação por Documento
Utilizado quando não há diferenciação de níveis de hierarquia e quandohá vários usuários aprovadores, sendo que o documento será liberado quando qualquer um dos usuários aprovar, não exigindo a aprovação de todos.
	Seq.
	Tp. Liber.
	Nível
	Usuário
	Cargo/Departamento
	01
	Documento
	-
	APROVADOR 01
	Gerente de T.I.
	02
	Documento
	-
	APROVADOR 02
	Gerente de Compras
	03
	Documento
	-
	APROVADOR 03
	Diretor 1
Principais campos da tela de cadastro:
PROCESSO: informe o nome do programa ao qual serão criadas as regras para alçadas, no caso deste pacote são somente as rotinas abaixo:
	Rotina
	Descrição
	MATA110
	SOLICITACAO DE COMPRA
	MATA120
	PEDIDO DE COMPRA
DESCRIÇÃO: informe uma descrição ou nome para o processo, conforme a rotina.
WORKFLOW AVISO: informe o nome do workflow que será utilizado para o controle de alçadas enviar um e-mail de Aviso com o Status de liberação do documento (aprovado ou rejeitado).
É necessário que o mesmo esteja cadastrado na rotina “Destinatários de Workflow”.
Por padrão, o controle de alçadas sempre enviará o workflow de aviso para o usuário “solicitante” que incluiu o respectivo documento, porém é possível adicionar outros destinatários.
Para este pacote de alçadas informe:
	Processo
	Workflow
	Descrição
	MATA110
	W001C02
	AVISO SOLICITACAO DE COMPRA (APROVADA/REJEITADA)
	MATA120
	W001C04
	AVISO PEDIDO DE COMPRA (APROVADO/REJEITADO)
WORKFLOW ALIAS: informe o Alias da tabela principal do documento em alçadas, para uso pelo programa de envio do workflow de aviso.
	Alias
	Tabela
	SC1
	SOLICITACAO DE COMPRA
	SC7
	PEDIDO DE COMPRA
REGRA ATIVA: informe se a regra está habilitada ou não para ser utilizada pelo controle de alçadas (Sim/Não).
No Grid que segue, informe a definição das regras para o processo conforme segue abaixo:
SEQUÊNCIA: código automático que indica a sequência de execução das regras.
TIPO LIBERAÇÃO: informe o tipo de liberação da regra:
· Por Nível
· Por Usuário
· Por Documento
NÍVEL: caso o tipo de liberação seja “por nível” informe o código dos níveis de liberação. Exemplo: 01, 02, 03...
TIPO BUSCA: informe como o controle de alçadas buscará e determinará o usuário aprovador que vai receber o workflow de aprovação:
· Por Entidade:será utilizada uma tabela externa que deve estar relacionada a tabela principal do documento em questão. Exemplo: tabela de Centro de Custos. Esta tabela relacionada deverá conter um campo customizado com o código do usuário aprovador/responsável.
· Por Usuário:deverá ser associado e relacionado um usuário específico para aprovação.
APROVADOR:somente se o tipo de busca for “por usuário”, informe o código do usuário do ERP que receberá o workflow para liberação do documento conforme a regra.
INDICE ALIAS:somentese o tipo de busca for “por entidade”, informe o código do índice de busca da tabela relacionada que contém o código do usuário que será utilizado.
CAMPO:somente se o tipo de busca for “por entidade”, informe o nome do campo da tabela relacionada que contém o código do usuário que será utilizado. 
Exemplo: se utilizar a tabela de Centro de Custos (CTT),esta tabela deverá conter um campo com o código do usuário responsável, exemplo: CTT_X_USR. O documento em questão deverá conter um relacionamento com a tabela CTT, por exemplo, se for Solicitação de Compras existe o campo C1_CC. Desta forma, a regra ficaria assim:
	Tp. Busca
	Índice Alias
	Campo
	Entidade
	1
	CTT_X_USR
O controle de alçadas vai buscar na tabela CTT utilizando o índice 1, o código do centro de custo na solicitação de compras pelo campo C1_CC, pegando o código do usuário que está no campo customizado CTT_X_USER.
OBS: estas regras devem ser definidas e customizadas durante a implantação em cada cliente, pois é necessário criar o campo customizado e a regra de relacionamento conforme a tabela que será utilizada.
EXPRESSÃO: opcionalmente, se necessário informe uma expressão ADVPL para determinar se a regra será executada ou não com base no documento em questão, a qual necessariamente deverá retornar: .T. ou .F. Pode ser utilizada uma função de usuário para efetuar um processamento sobre o documento e retornar a expressão.
Exemplo: no caso de pedido de compra, o pacote de alçadas contém uma variável pública “X001SC7TOT” que representa o valor total do pedido de compra. Com base nesta variável é possível definir faixas de valores para determinar as alçadas de aprovação:
	Seq.
	Nível
	Usuário
	Expressão
	01
	01
	APROVADOR 01
	X001SC7TOT> 0
	02
	02
	APROVADOR 02
	X001SC7TOT> 5000 .AND. X001SC7TOT<= 50000
	03
	03
	APROVADOR 03
	X001SC7TOT> 50000 .AND. X001SC7TOT<= 100000
	04
	03
	APROVADOR 04
	X001SC7TOT> 50000 .AND. X001SC7TOT<= 100000
OBS: as regras 03 e 04 possuem a mesma expressão pois tem dois usuários no mesmo nível.
PROC. WF: informe o nome do programa de workflow de liberação que será utilizado para o controle de alçadas enviar um e-mail contendo o link de aprovação do documento, para o usuário aprovador conforme as regras.
ALIAS:informe o Alias da tabela principal do documento em alçadas, para uso pelo programa de envio do workflow de liberação.
OBSERVAÇÕES: informe algum texto de observação para a regra em questão, opcional.
Transferência de aprovador
Nesta opção é possível efetuar a transferência de documentos que estão pendentes para aprovação de determinado usuário aprovador, e passar para outro usuário. Motivo pode ser uma ausência não prevista do aprovador, por exemplo saúde, sendo que o documento precisa ser liberado.
Será apresentada a seguinte tela:
APROVADOR AUSENTE: informe o código do usuário que se ausentou. Após informar, serão exibidos no Grid os documentos que estão pendentes para o aprovador.
NOVO APROVADOR: informe o código do usuário que será o novo aprovador dos documentos.
Selecione os documentos que deseja transferir e confirme a operação no botão “Transferir”
3.3 AUSÊNCIA TEMPORÁRIA
Estecadastro tem por objetivo definir um usuário aprovador substituto, de forma temporária, no caso do aprovador principal ter um período ausente, por exemplo, férias.
Toda vez que um documento é avaliado pelas regras do controle de alçadas, o sistema consultará se o aprovador definido pela regra tem um período de ausência temporária cadastrado, com base na data do documento. Em caso afirmativo, será utilizado o aprovador substituto para liberação do documento.
APROVADOR: informe o usuário aprovador que estará ausente.
DATA SAÍDA: informe a data de saída do usuário aprovador. Tem que ser uma data futura, maior que a data atual do sistema.
DATA RETORNO: informe a data de retorno do usuário aprovador. Tem que ser uma data maior ou igual a data de saída.
SUBSTITUTO: informe o usuário aprovador que será o substituto do aprovador ausente.
3.4 VERBAS APROVADORES
Estecadastro tem por objetivo definir a verba disponível para aprovadores específicos e definir seus superiores no caso de transferência.
APROVADOR: informe o usuário aprovador que terá a verba a ser cadastrada.
PROCESSO: informe o nome da rotina onde será feito o controle de verba:
	Rotina
	Descrição
	MATA110
	SOLICITACAO DE COMPRA
	MATA120
	PEDIDO DE COMPRA
TIPO LIMITE: informe o tipo de período limite da verba.
SUPERIOR: informe o código do superior para efeito de transferência.
VALOR VERBA: informe o valor da verba.
GRUPO VERBA: informe o código do grupo de verba. Este código será comparado com o valor trazido pelo próximo campo para fins de validação.
EXP. GRUPO: informe uma expressão ADVPL que irá trazer o código do grupo de verba.
Na imagem exemplo, o campo Grupo Verba foi preenchido com o código de um produto especifico, ou seja, esta verba será para somente este produto.
O campo Exp. Grupo então precisa trazer o campo Código do Produto do cadastro de pedidos, que por sua vez trará o código que está dentro de Grupo Verba somente quando o produto for aquele especifico.
4. APROVAÇÕES (LIBERAÇÃO/REJEIÇÃO DE DOCUMENTOS)
Esta rotina tem por objetivo permitir a liberação ou rejeição de documento de forma manual, ou seja, via sistema e não Workflow.
Serão exibidos somente os registros/documentos que estão direcionados para o usuário logado no sistema, ou seja, o aprovador.
Na entrada da rotina é apresentada tela para selecionar o filtro de exibição dos documentos em alçadas conforme o Status:
Será apresentado na tela um Browse com os documentos em controle de alçadas e o respetivo Status conforme legenda:
Operações disponíveis:
Liberar
Será apresentada tela para aprovação do documento/registro posicionado, desde que esteja pendente aguardando liberação:
Dentro desta tela é possível acionar as seguintes opções:
· Visualizar Documento: mostra tela de visualização do documento conforme a sua rotina de origem, ou seja, se for uma solicitação de compras abrirá a visualização da solicitação de compras;
· Aprovar Documento: confirma a liberação do documento em alçadas
· Reprovar Documento: rejeita a liberação do documento em alçadas.
· Cancelar: fecha a tela.
Cons. Aprov.
Será apresentada tela para consulta do Status dos movimentos de aprovação/rejeição do documento posicionado:
Visualiza Doc.
Será apresentada a tela de visualização do documento conforme a sua rotina de origem, ou seja, se for uma solicitação de compras abrirá a tela de visualização da rotina solicitação de compras;
5. PROCESSOS INTEGRADOS COM AS ALÇADAS - COMPRAS
5.1 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS(MATA110)
Rotina padrão do módulo de Compras a qual foi integrada com o processo de controle de alçadas.
Para ativar/desativar a integração verifique o parâmetro: MV_X001002
Legenda:
Operações:
· Inclusão:serão avaliadas as regras das alçadas cadastradas para o processo MATA110 e executado o bloqueio do documento (SC) conforme as regras definidas.
· Alteração: toda vez que efetuar a alteração de um documento em alçadas, as regras serão avaliadas novamente e será gerado um novo registro no processo de alçadas (inclusão) e o registro anterior será excluído.
· Cópia:idem a inclusão.
· Exclusão: serão excluídos os movimentos vinculados das alçadas, se houver.
· Cons. Alçadas: será apresentada tela para consulta do Status dos movimentos de aprovação/rejeição do documento;
5.2 Gera Cotações (MATA130)
Rotina padrão do módulo de Compras a qual foi integrada com o processo de controle de alçadas.
Para ativar/desativar a integração verifique o parâmetro: MV_X001002
Serão exibidas somente as solicitações de compra que estão liberadas (aprovadas) pelo controle de alçadas.
5.3 Analisa Cotações (MATA160)
Rotina padrão do módulo de Compras a qual foi integrada com o processo de controle de alçadas.
Para ativar/desativar a integração verifique o parâmetro: MV_X001003
Os pedidos de compra gerados pela rotina serão avaliados e bloqueados conforme o processo de aladas.
5.4 Pedido de Compras (MATA120)
Rotina padrão do módulo de Compras a qual foi integrada com o processo de controle de alçadas.
Para ativar/desativar a integração verifique o parâmetro: MV_X001003
Legenda:
Operações:
· Inclusão: serão avaliadas as regras das alçadas cadastradas para o processo MATA120 e executado o bloqueio do documento(PC) conforme as regras definidas.
· Alteração: toda vez que efetuar a alteração de um documento em alçadas, as regras serão avaliadas novamente e será gerado um novo registro no processo de alçadas (inclusão) e o registro anterior será excluído.
· Cópia: idem a inclusão.
· Exclusão: serão excluídos os movimentos vinculados das alçadas, se houver.
· Cons. Alçadas: será apresentada tela para consulta do Status dos movimentos de aprovação/rejeição do documento;
Caso utilize as opções de Solicitação (F4) ou Solicitação por item (F5) para buscar as Solicitações de Compras para o pedido, serão exibidas somente as solicitações de compra que estão liberadas (aprovadas) pelo controle de alçadas.
5.5 Documento de Entrada (MATA103)
Rotina padrão do módulo de Compras a qual foi integrada com o processo de controle de alçadas.
Para ativar/desativar a integração verifique o parâmetro: MV_X001003
Caso utilize as opções de Pedido (F5) ou Pedido por item (F6) para buscar os Pedidos de Compras para a nota, serão exibidos somente os pedidos que estão liberados (aprovados) pelo controle de alçadas.
Após a inclusão da Nota Fiscal de Entrada relacionada relacionada a Pedidos de Compra que foram aprovados pelo controle de alçadas, e se existe controle de liberação de títulos para a carteira de Contas a Pagar (MV_CTLIPAG), será possível efetuar a liberação automática do título, através da configuração dos parâmetros MV_X001011 e MV_X001012.
Fábrica de Software – TOTVS Cascavel	Página: 	3